会計¶ここではイベントの会計関連作業について書きます。可能であれば、予算・会計担当として予算から会計までを同一人物が行うことが望ましいです(会計タスクには予算の理解が必要となるため)。スタッフの業務を中心に記載します。いしてよい内容かどうかを厳密に審議します。会計担当の働きにより、最終的な赤字を防ぎ、重要な支払いへの残金不足といった事態を防ぎます。(2018の支払依頼ルールはGoogleDriveにあります。簡略化したほうがよいです。(年内まで)その他メンバーが必要とする会計事務所とのコミュニケーションの窓口イベントの収支の概要を参加者向けに分かりやすく公開する利用ツール¶Freeehttps://www.freee.co.jp/2018以降は請求書の発行にのみ利用。2017までは会計業務に利用。請求書、領収書のキャプチャを保存してもらいます。してもらいます(管理が効率化します)。請求書(INU-437)_2018年08月24日払い_イベント保険JIRAhttps://pyconjp.atlassian.net/secure/Dashboard.jspa支払依頼の管理、会計事務所への業務依頼(入金確認等)に使用します。とアサインが変わります。メンバーのみが知っています。スポンサー料金などの入金情報の確認は、会計事務所に依頼します。記載して、JIRAにて会計担当に支払を依頼する。支払い依頼の内容・金額と本予算を比較して、会計上支払い可能かどうかを審査する。問題がなければ、同一JIRA課題を使って座長に「支払依頼」を送る。会計承認の内容を確認し、問題がなければ、同一JIRA課題を使って会計事務所に「支払依頼」を送る。依頼内容に従い、支払いを実行する。当初本予算との項目が一致しない、または金額が超過している場合:予算担当(場合によっては座長)と協議の上、本予算の変更を承認した上で会計承認します。不当だと思われる場合、妥当と考えるには情報不足の場合は、理由を添えて支払依頼を棄却します(情報を揃えての再依頼を促します)。リクエストを集めます。キーノートスピーカー交通費や、遠方支援含みます本予算上のどの項目に対して、各額面通貨がそれぞれ何枚必要かをスプレッドシートに入力してもらうと効率的です。(GoogleDriveに2018のものがあります)当日の予備費を現金で用意すると、出納帳を作ったり、使わなかった分を銀行に戻したり、といった手間が発生します。当日はバタバタするのでメモ忘れや二重にメモして数十円ズレたりしやすく、後日金額を合わせるのにかなりの手間がかかります。当日どうしても必要なものは、スタッフ各自立替で行い、立替申請をオススメします(これで金額の記録も残ります)。上がり、両替後枚数が11枚以上は540円かかります。両替ができるだけ発生しないように組み立てると良いでしょう(海外スピーカーの交通値などは上限金額を決めれば1円単位で厳密に扱う必要はないはずです)必要な当日現金について、一社の銀行口座担当者に準備を依頼します。当日現金は、JMBカードが使える三井住友銀行のATMを使って引き出します。窓口のある店舗のATMであれば1円単位で引き出しが可能です。現金の両替はどうしても必要になります(遠方支援のために1000円札が数十枚、等)。個人のATMで10000円両替引き出しをすることで、両替窓口の利用を回避できます。5000円札と硬貨は両替窓口を使って、1日10枚まで用意可能ですが、多い場合は手数料540円(消費税10%以降は550円)を含めて現金引き出しを行うとよいでしょう。受け取った現金を分配し、希望者に配布します。※証憑を受け取ることをリマインドしますイベント後、残金と証憑を各担当者から回収します。残金を、一社の銀行口座担当者に渡します。残金が出ないように運用しましょう。年間の作業スケジュール¶9月中旬開催の場合。イベントに関連するお金を扱います。イベントは収入よりも先に支出が発生する可能性があるため、運用資金を一社から借りて、キャッシュフロー上マイナスにならないようにします。一社からの借入金を確定するために、イベントの「仮予算」を立てて、一社に予算申請します。収入金額(協賛金)があるていど明確になったら「本予算」を確定します。イベント終了後も、協賛金の収入などを月次で確認します。11月頃にはほぼ全ての収支が出そろいます。この頃にイベント会計の決算を行い、一社会計に情報を引き継ぎます(2011~2014年は会計担当者が一社と共通だったため、実質的な引き継ぎはありませんでした)。一般社団法人の会計¶イベント以外のお金を扱います。イベントに関連して海外参加者に招聘書を送付する際の国際郵便の発送や、契約のための登記簿謄本取得など。プロバイダ契約などの単年のイベントとは異なり、年を超えて使用するサービスの契約等を行います。一社の決算月12月末には、決算を行います。決算は会計士の先生にほぼおまかせですが、各収支項目の科目や金額はすべて情報を揃えて会計士に引き渡す必要があります。勘定科目¶2017年度までは、イベント会計・一社会計がFreee上で収入と支出をそれぞれ以下の勘定科目に設定しました。2018年度からは、会計事務所が勘定科目を仕訳します。精算処理¶できるだけスタッフ自身のカードや現金での支払いは行わず、一般社団法人の銀行振込、カードで決済するようにしてください。これは、お金のやり取りが自動的に記録されて、会計業務が楽になるためです。チケットをJIRAで作成します。請求書/領収書の原本は会計担当に渡してください。完了してほしい期限JITAチケットの本文に以下のように振込に必要な情報を記入して下さい。1234567口座名義カード決済¶Amazonなどのようにカード決済で購入したい場合には、Visaデビット番号を発行して決裁が可能です。いう機能で、一時的に使用できるカード番号を発行できます。基本的な処理の流れは以下となります(一時的に発行する番号なので、決済が完了したら基本的に削除する)。カード決済したい人(担当者)がJIRAのissueを作成する。内容としてはカード番号が必要な理由を記載する。会計担当がVisaデビット番号を発行し、SlackのDM等でカード番号を担当者に伝える。担当者はカード番号を使用して、決済を実施。決済が完了したことをJIRAに記載する。会計担当はカード番号を削除し、解決してJIRAを担当者に返す。担当者はJIRAをクローズして終了する。領収書の原本は会計担当に渡してください。Webページの場合はPDFなどにしたファイルを渡すとよいです。銀行振込、カード決済いずれの方法も取れない場合には、スタッフによる立て替え払いをして下さい。領収書の原本は会計担当に渡してください。