ビジネススキル」「マーケティング」「モテ・恋愛」その他仕事や生活に役立つ本の紹介と、気になる文房具等の話題も満載!最近はキンドル本のセール情報も充実させています。プロの整理術』という本に「A4の紙で一元管理する」「クリアフォルダを多用する」お話があったので、思うところなんぞを。最近知ったサイトでも「A4」「クリアフォルダ」を前提にしていたので、一種の「セレンディピティ」なのかな、とか(笑)。■1.メールをそのままプリントアウトする時にA4だから◆吉越さんは、著作をお読みの方ならご存知のように、トリンプ時代に「早朝会議」なるものを毎日のように開いてらっしゃいました。その際、各個別案件はメールにて事前に届いており、それをプリントアウトして、自分の考え等を付記した上で、会議に臨まれていたそう。これは別にサイズ変えてもいいような気もしますが、ネットで調べ物をしてサイトをプリントアウトする場合でも、たいていがA4サイズ。結果的に、通常業務で使用するほぼ全ての用紙サイズがA4ということになります。仕事に使うツールは、シンプルで使いやすく、簡単に手に入る汎用的なものがいいのです。汎用性が高いツールを使いこなせるようになれば、どんな仕事にも、どんな状況でも、応用しやすいのです。■2.サイズを統一するため◆上記1.とも関連するのですが、書類のサイズがバラバラだと、整理しにくいですし、コピーをとるのも大変です。サイズを統一しておけば、効率的ですし、ムダがありません。その場合、オフィスにおいて最も多く使われるのがA4サイズですから、当然A4がファーストチョイスになります。◆ちなみに、つい数年前まで、所得税の申告書の用紙は、よくわからない縦長のサイズでした(笑)。それがA4サイズに統一されて、コピーも整理も大変ラクになったというのが、珍しく本業絡みの思い出(笑)。私が税理士試験に合格する前の法人税の申告書はB5サイズ(現在はA4)で、たまに古い申告書を見ると、奇異に感じます。■3.クリアファイル(クリアホルダー)を多用するから◆これも、厳密にはサイズが色々あるので、必ずしもA4である必然性はないのですが、A4サイズなら、大抵どこでも手に入りますし、値段的にも大量に買うと安いです。10枚程度で比較すると、B5の方が安いのですが、A4ですと100枚セットとかざら。それで比較すると、A4の方が安かったりします。吉越さんがおやりになっている色で区別するやり方は、A4でないと普通できませんね(詳しくは本書を)。■クリアフォルダでA4手帳を自作する◆最近目にしてウケたのが、この記事。Biz.ID要は、クリアフォルダの下の部分を切り取ってしまう、という荒業(笑)。そのままホチキスで留めてしまって「手帳」にしてらっしゃいます。◆なおここで紹介されていた、リフィルがダウンロードできるサイトも、実践される方にはありがたいかと。DIYNOTEとは?:DIYNOTEどうせA4サイズがはいる鞄を持ち歩くのであれば、確かに手帳はA4サイズでもOKですよね(外で立ったままだとなかなか記入できませんが(笑))。(Amazy)◆福島哲史さんが「クリアホルダー200%活用術」というページを担当されてらっしゃいます。ここにあったのが、「クリアホルダーをフル活用するための3カ条」。階層化して書類を整理する◆個人的にはデジカメとか入れちゃうのはどうかと思いますが(笑)、クリアホルダーを階層化するというのは、なかなか面白いと思います。◆通常は、階層化させるなら、クリアフォルダは個別フォルダにはさんで使うのかな、と。そこで、私はとある顧問先用の個別フォルダの内側に、クリアフォルダをセロテープで留めて使っていました。超アナログですけど、結構使い勝手良かったです(笑)。◆色々書いてきましたが、要は「A4マンセー」「クリアフォルダマンセー」ということで(笑)。この本も、はや増刷が決まったそう。ムダをなくし、劇的なスピードアップを実現することによって、会社の業績を飛躍的に伸ばした吉越流仕事術の中核には、シンプルで実用的な「書類の整理術」がある。その整理術の特徴は「ひと目でわかるようにする」ことにある。メールをプリントし、「やるべきこと」「気づいたこと」を書き込み、クリアファイルに入れて、「締め切り日」の順に収納する。必要な道具は、A4サイズの紙など、すぐに手に入る文房具だけである。ビジネスパーソンにとって、整理とは、「必要なときに、必要な情報が、すぐに取り出せるようにする」ことである。吉越氏はその理想的な仕組みを作り上げ、経営革新に必要なすべての情報を整理していた。紙を使う目的と方法を明確にすれば、仕事はぐんぐん速くなる——。前の記事│次の記事スポンサーリンクこの記事へのトラックバックURL●スパム防止のため、個別記事へのリンクのないトラックバックは受け付けておりません。●トラックバックは承認後反映されます。http://trackback.blogsys.jp/livedoor/smoothfoxxx/51575146この記事へのコメント先日自分のブログに取り上げたのと同じ日経ビジネスアソシエからのネタが!と思い、嬉しくて思わずコメントですwhttp://kosstyle.blog16.fc2.com/blog-entry-855.html確かにデジカメをクリヤフォルダに入れるのは衝撃的でしたwそして私も上記エントリに書いたとおりクリヤホルダーの階層化に興味を持ち、さっそく実践してみています。21:31>Koさんそうそう、Koさんの記事も拝見してたんでした。雑多になりすぎちゃいそうだったので、特にトラバとか打ちませんでしたがー(汗)。確かに「クリアフォルダにデジカメを入れる」、というのは、目的と手段が混同(ry吉越さんのご本は、従来の吉越本とはひと味違う内容でした。世代的にちょっと上の方のやり方なので、若い方はどう思われるのかな、と。モチベーション】『モチベーションを劇的に引き出す究極のメンタルコーチ術』鈴木颯人このブログはリンクフリーですランキング。