(昭和46年むつ市企業管理規程第4号)の全部を改正する。むつ市公営企業局(以下「局」という。)における文書取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、文書をもって行わなければならない。この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。)第2条第1項に規定する課をいう。処務規程第7条第1項に規定する局長をいう。処務規程第13条第1項に規定する課長、処務規程第15条第1項に規定する総括主幹をいう。むつ市公営企業局グループ制に関する規程(以下「グループ規程」という。)第3条第1項に規定するグループをいう。グループ制規程第6条第1項及び第2項に規定するグループリーダーをいう。管理者若しくはその委任を受けた者又は専決代決者(むつ市公営企業局の専決及び代決に関する規程(平成21年むつ市企業管理規程第3号)以下「専決及び代決に関する規程」という。)の規定により専決権又は代決権を有する者をいう。)がその権限に属する事務について、最終的にその意志を決定することをいう。専決及び代決に関する規程第3条から第8条までに定める事務について決裁することをいう。専決及び代決に関する規程第9条から第13条までに定める事務について決裁することをいう。決裁に至るまでの手続過程において、その意志を決定することをいう。決裁、決定若しくは承認を得るため、又は閲覧に供し、若しくは意見を調整するため、文書をその権限ある者に回付することをいう。決裁を受けるべき事案が2以上の課に関連があるとき、その承認を得るため順次関係課に回議することをいう。郵便その他の経路で局に到着した文書をいう。2条第1号に規定する総務課をいう。)が受領し、その文書に受領印を押し、必要な登録をして文書の到着を確認する手続を終えたものをいう。収受文書を総務課が所定の手続に従って主管課に配布したものをいう。事案の処理についての原案を記載した文書をいう。決裁を要する文書で、所定の手続に従って施行され、かつ、事案の処理を完結したものをいう。配布文書及び起案文書で、処理の終わらないものをいう。完結文書を総務課において保存するものをいう。保存文書で、保存年限を経過したとき、総務課において廃棄するものをいう。文書分類表に基づき、分類、整理し、かつ、別に定める簿冊名称の区分ごとに編集された簿冊をいう。事務の処理は、別に定めるものを除くほか、第8条に定める文書取扱者を経て職制の順に回付し、決裁を受けなければならない。決裁を受けた事務は、速やかにこれを施行しなければならない。事務の取扱に使用する帳票等の種類及び様式は、別表第1のとおりとする。完結文書の保存は、総務課で行うものとする。課における文書の処理は、課長総括のもと絶えず文書の迅速な処理に留意して行い、事実が完結するまでその経過を明らかにしておくとともに、文書の整理、保管及び引継ぎを完全にしなければならない。文書事務運営の中枢的役割を果たすため、課に文書取扱者を置く。文書取扱者は、課長が職員のうちから指名し、総務課長(処務規程第2条第1項に規定する総務課の長をいう。)に報告するものとする。文書取扱者は、上司の命を受けて、その課における次に掲げる事務を処理しなければならない。文書の受領、発送及び整理に関すること。システム(以下「全庁LAN」という。)グループウェアによる電子文書の回付に関すること。文書事務の促進に関すること。文書の保管及び引継ぎに関すること。総務課との連絡調整に関すること。文書取扱者が不在のときは、課長があらかじめ指定した職員が前項に掲げる事務を処理しなければならない。課長は、文書取扱者を変更したときは、速やかに総務課長に報告しなければならない。文書は、総務課備え付けの文書集配箱を用いて配布する。文書取扱者は、午前は10時までに1回、午後は3時30分までに1回総務課に出向いて、文書集配箱から文書を受領しなければならない。この場合において、この規程に基づき処理すべき文書があるときは、当該文書を携帯し、各課別の文書集配箱に投函するものとする。課に配布された文書で、当該課以外の課で処理することが適当であるもの及び誤って配布されたものであるときは、直ちに当該文書を総務課に返送しなければならない。文書記号は、別表第2に掲げるとおりとし、文書番号は、会計年度による一連番号を付するものとする。一連の関係文書は、同一番号とする。局に到着した文書は、総務課において収受し、次の各号に掲げる方法により処理しなければならない。到着文書は、次に掲げるものを除き、総務課がすべて開封し、その右上部余白に受付印(様式第1号)を押し、左上部に文書処理カード(様式第2号)を貼付し、文書発収簿(様式第3号)に所要事項を記入する。軽易な文書は、文書番号及び文書発収簿による手続を省略することができる。(様式第4号)に所要事項を記載する。領収行為をなすものにあっては、金券収受簿(様式第5号)に所要事項を記入の上総務課長に送付し、受領印を受けなければならない。請負契約書には、受付印を押してはならない。料金の不足又は未納の郵便物は、総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。総務課長は、誤って送られてきた文書があるときは、正当なあて先に転送しなければならない。文書の返戻には、付せん用紙(様式第8号)を用いるものとする。収受文書は、総務課が次の各号により、主管課の文書取扱者にこれを配布しなければならない。収受文書は、総務課においてその主管を決定する。主管課の判定において2以上の課に関する文書は、この関係の深い課にこれを決定する。文書取扱者は、配布文書に貼付してある文書処理カードの主管課受領日時欄に所要事項を記入し、直ちに課長の査閲に供しなければならない。主管課長は、文書を査閲し、課長自ら処理するものを除き、文書処理カードに次に掲げる処理に必要な指示事項を記入の上グループリーダー(グループを編成しない課にあっては、当該事務担当する総括主幹又は主幹をいう。)に指示し回付しなければならない。管理者又は局長の指示を求める必要がある場合は、その指示を受けた後に文書処理カードに必要な事項を記入するものとする。決裁の区分を明確に指示する。担当を明確に指示する。回答の必要欄の要、不要を○で囲み指示する。処理期日について明確に指示する。他課と合議を必要とする場合は、その課名を明確に指示する。処理の大要を指示する。上司から回付を受けたグループリーダーは、上司の指示に基づき、文書処理カードに次に掲げる処理に必要な指示事項を記入の上担当者に指示し、文書を回付しなければならない。担当者を明確に指示する。参考資料等他課から収集の必要があると認められる場合は、その旨を記入の上指示する。担当者は、上司の指示事項により処理する。期日内に処理することが困難と認められるものは、課長の承認を得て延長することができる。配布文書中重要かつ緊急を要するもので、管理者の指示によりその処理を明らかにすべきであると認めたものは、その文書を携行の上局長又は課長自ら管理者の指示を受けなければならない。文書の起案は、伺書(様式第9号)又は報告書(様式第10号)を用い、次に掲げる事項に留意し、具体的かつ要領よく作成しなければならない。決裁区分欄の該当箇所に○印を付し、不要となる上司の決裁欄は斜線で抹消する。起案年月日、課、グループ及び氏名を記入する。一事案ごとに作成し、件名はできるだけ起案の要旨を明からする。予算を伴う場合は、予算支出科目と所要額を記入する。用語は、原則として口語体を用い、漢字は努めて常用漢字を用いる。配布文書のうち起案を要するものは、当該文書を添付する。起案の経過をわかりやすくするため、必要に応じ、参考資料等を添付する。合議を要するものは、課外合議欄に関係の深い課から順次記入する。発送を要するものは、文書事務手続欄に所要事項を記入する。秘密又は親展としなければならない文書には、「秘」又は「親展」と表示し、他に漏れないように取扱わなければならない。)及び公示文書は、すべて公布簿(様式第15号)に登録し、番号を付さなければならない。公布簿は、総務グループに備付け、種類ごとに暦年により一連番号を付する。起案文書は、総務グループに回付し、総務グループにおいて文書発収簿により登録しなければならない。第11条第1号の規定により既に文書発収簿に登録してあるものについては、この限りでない。前条の規定により回付された文書は、総務グループにおいて登録前又は浄書前に照査するものとする。前項の照査は、次の各号に重点を置いて行い、訂正することにより文意を変えてはならない。前項により訂正すべき箇所が多くある場合は、起案者に返付し、再提出させなければならない。口頭又は電話による事務連絡又は通知を受けた場合は、必ず禁口伝票(様式第16号)に所要事項を記入し、その受付者が認印を押し、主管課に回付しなければならない。主管課長は、回付された禁口伝票中その内容により一般文書の取扱いをしなければならないと判断したものについては、総務グループに回付しなければならない。総務グループは、一般文書とみなし回付されたものは、収受文書として処理するものとする。決裁の区分は、専決及び代決に関する規程に定めるところによる。起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次その決裁権限を有するものに回議し、決裁を受けなければならない。他課に関係のある起案文書は、主管課長の決裁を経た後、その関係課長に合議しなければならない。合議の順序は、関連の深い課長から順次関係課長へ回議しなければならない。前項の合議を要する起案文書について関係課長の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、主管課が双方の意見を調整して上司の指示を受けるものとする。起案文書の回議を受けた場合において、当該文書の記載事項について加筆又は訂正をしたときは、その加筆又は訂正をした者が当該加筆又は訂正の箇所に認印し、特に重要な訂正の場合は、欄外等にその理由を記載しなければならない。その加筆又は訂正が記載事項に変更を生じない場合は、認印を省略することができる。合議を要する起案文書は、直ちに処理しなければならない。検討に日時を要する場合は、あらかじめその理由及び所要日時を主管課長に連絡しなければならない。緊急を要するもの、又は合議を要する課の多い場合は、会議をもって合議することができる。合議に経た起案文書について、その内容に重要な変更を加え、又は廃案となったときは、速やかに当該起案文書に合議先を回付し、又はその旨を通知しなければならない。合議を要する起案文書で、緊急に処理を要するもの、又は詳細に説明を要するものは、担当者又は当該主管課の職員(詳細な説明を要するものは、その内容を説明できる者に限る。)が合議書類を持ち回りして決裁を受けなければならない。合議を要する起案文書で、重要又は秘密に属するものは、原則として局長又は課長が自ら持ち回りして決裁を受けなければならない。起案文書で上司不在のため代決したものは、上司在庁の際その文書を後閲に供しなければならない。起案文書で決裁の終わったものは、主管課の文書取扱者において決裁年月日を記入する。専決代決者に係る起案で他の課長に会議を要しない文書にあっては、起案者が記入するものとする。浄書を要する文書は、原則として主管課において行うものとする。浄書後浄書及び照査の担当者は、伺書又は報告書の当該欄に認印するものとする。(昭和42年むつ市企業管理規程第1号)の定めるところにより公印(重要なものにあっては、契印を含む。)の押印を受けなければならない。前項の規定にかかわらず、軽易な通知及び照会に係る文書にあって、印刷又は謄写したものは、公印及び契印を省略することができる。文書の発信は、管理者名を用いる。委任された事項及び軽易なものについては、局長名若しくは課長名又は局名、課名若しくはグループ名を用いることができる。発送文書は、郵送又は使送の方法により総務グループでこれを行う。郵送は、原則として料金後納扱いとする。発行する郵便切手又は郵便葉書を使用することができる。料金後納扱いによる場合は、郵便物に料金後納郵便印を押印する。小包その他特殊の包装を必要とする文書及び物品は、各課において包装しなければならない。(様式第17号)に、使送によるものは使送簿(様式第18号)に所要事項を記入する。決裁済の文書で発送を要するものは、次に掲げる手続を経て、総務グループへ回付しなければならない。文書取扱者は、書留等特殊な扱いを要するものにあっては、封筒にその旨表示すること。封筒は、封緘すること。文書取扱者は、各担当者と互いに協力し、課の未完結文書を常に整理しておかなければならない。懸案文書は、担当職員が不在の場合においても、常にその事務処理状況を明らかにしておかなければならない。懸案文書は、滞らせることなく早急に処理するよう努めなければならない。文書は、登録番号により総務グループが保存する。文書取扱者は、完結文書を直ちに総務グループに回付しなければならない。文書の保存年限は、法令その他別に定めるもののほか、30年、10年、5年及び1年の4区分とし、保存年限の各区分の基準は、次条に定めるところによる。30年に属するものは、おおむね次のとおりとする。10年に属するものは、おおむね次のとおりとする。5年に属するもののほか、おおむね次のとおりとする。1年に属するものは、30年、10年及び5年に属しない文書とする。完結文書の編集は、次により担当課において行うものとする。編集は、会計年度をもって行うものとする。編集を要する文書は、前条に規定する文書の種別ごとの保存年限別にする。分類が2以上に関連する文書は、主題が最も関係の深い分類にする。編集簿冊の厚さは、1冊5センチメートルを限度とし、これを超えるものは分冊する。文書とともに編集することができないものは、別に袋に収容する。編集した文書は、保存表紙(様式第19号)及び背表紙(様式第20号)を付する。前条の規定により編集し終わった簿冊は、翌年の5月末日までに簿冊引継簿(様式第21号)2部を添えて、総務グループに引き継がなければならない。総務グループにおいて引継ぎを受けた簿冊は、文書保存目録簿(様式第22号)に記載し、総務課長の査閲を受けた後、書庫に収蔵しなければならない。書庫内の書棚は、常に閲覧しやすいようにしておかなければならない。書庫は、総務課長が管理する。書庫は常に整理し、特に重要なものは天災、地変に際しては直ちに持ち出せる状態にしておくとともに、紛失、盗難等の予防を完全にしなければならない。よって保存文書を照合しなければならない。保存文書を借用する場合は、保存文書貸出簿(様式第23号)に所要事項を記入して、総務課長に申し出なければならない。貸出期間は、原則として3日以内とする。総務課長の承認を得たときは、この期間を延長することができる。職員以外のものには、貸出し及び閲覧はしないものとする。総務課長の承認を得たときは、この限りでない。総務課長は、保存期間の満了した文書を関係する主管課長と合議の上廃棄する。法令により他の官公署と協議を要するものは、協議が終わってから廃棄しなければならない。保存期間を経過した簿冊であってもなお保存する必要があると認めるときは、更に年限を定めて保存することができる。第1項の規定により廃棄する場合、機密のもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却又は裁断等の適当な処置を講じなければならない。この規程は、平成17年3月14日から施行する。この規程の施行の際、現に有する用紙については、当分の間所要の調整をして使用することができる。則(平成19年3月26日企管規程第7号)この規程は、平成19年4月1日から施行する。則(平成19年9月13日企管規程第8号)この規程は、平成19年10月1日から施行する。則(平成21年3月30日企管規程第4号)この規程は、平成21年4月1日から施行する。則(平成22年3月30日企管規程第4号)この規程は、平成22年4月1日から施行する。則(平成23年3月30日企管規程第3号)この規程は、平成23年4月1日から施行する。則(平成27年3月30日企管規程第2号)この規程は、平成27年4月1日から施行する。則(平成28年4月1日企管規程第11号)この規程は、公布の日から施行する。則(平成29年3月31日企管規程第3号)この規程は、平成29年4月1日から施行する。企業管理規程第3号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