WorkflowNintex2014年04月21日(月)インフォシェアブログをご覧の皆様、ごきげんよう!ロングトーク神田です。巷で話題の超大作「再利用を考えてみる」がついに最終章を迎えましたー!(/・ω・)/いやーついにこの日が来てしまいましたねー。最終章を早く見たいけど、終わってしまうのは悲しい。いう方も多いかとは思いますが、始まりがあれば終わりもあるのです。春は、出会いと別れの季節なのです(?_?)連載記事(Nintex)の目次はこちらから。えー、前回の記事「再利用を考える(中編)」では、ワークフローの再利用オプションとして、ユーザー定義アクションをご紹介させていただきました。※何度も言いますが、再利用オプションという言葉は、Nintexの正式名称ではありません。テンプレートをご紹介させていただきまーす。テンプレートさて、前回ご紹介したユーザー定義アクションは、必要最小限の設定項目でワークフローの再利用ができるように、複数のアクションと独自のパラメータを組み合わせて、1つのアクションにするというものでした。今回、初めにご紹介するスニペットは、複数のアクションを組み合わせてという意味では、ユーザー定義アクションと同じなのですが、1つのアクションにはしません。組み合わせておくだけです。1つのアクションにしないのか?詳しくご説明していきますねー。4.スニペットもはや言葉だけでは何のことかわかりませんねー。コードを書く方なら馴染みのある言葉かと思うのですが、コードを書かない方は聞いたこともないかもしれません。えー直訳すると「断片」という意味なのですが、その言葉の意味の通りワークフローを断片化してしまおうということなんですねー。複数のアクションを組み合わせて、1つのパーツとして再利用しよう!ということです。実際に作りながらご説明していきますねー。えー下図は、すでに見慣れた感のある「差戻、承認ワークフロー」です。このワークフローをスニペットにしてみます。やり方は、とっても簡単!リボンメニューの「保存」の▼をクリックすると「スニペットとして保存」というメニューが出てきまーす。あとは、スニペットに名前を付けて保存する。今回は「承認・差し戻し」という名前で保存しましたー。スニペット」というカテゴリができて、その中に先ほど保存した「承認・差し戻し」というスニペットが出てきます。アクションと同じで、ドラッグアンドドロップするだけです。スニペットをデザインキャンバスに配置するとどうなるか?静止画だとわかりにくいのですが。「じゃあ動画にしろよ」という声も聞こえてきますが。おぉ!複数のアクションが一気に配置されているではありませんか!そうなんです。アクションが、一気に配置されるのです。複数のアクションを組み合わせて、1つのパーツとして再利用しよう!というのは、こういうことなんですねー。テンプレートと同じじゃね?と思った方もいらっしゃるかもしれません。テンプレートは、ワークフローを新規作成するときに、1つのテンプレートを1度だけしか使えません。スニペットは、通常のワークフローアクションと同じように、ワークフロー作成中であれば、いつでも、どこでも、いくつでも使うことができるんです。これがパーツとして再利用するという意味です。このパーツのことをスニペットって呼ぶんですよーってことですねー。前回ご紹介したユーザー定義アクションとの大きな違いは、1つのアクションにしないという部分です。「今回作るワークフローは、承認された後にアイテムの権限変更したいんだよねー」って場合、ユーザー定義アクションだと「アイテムの権限の設定」アクションを加えた新たなユーザー定義アクションを作らなければダメですよね。スニペットは、1つのアクションになっていないので、普通に「アイテムの権限の設定」アクションを追加すればいいだけです。下図のような感じですね。スニペットというのは、複数のアクションをまとめて配置できるようにするためのもので、スニペットとして配置したアクションも、普通に配置したアクションも全く同じだということなんですねー。再利用する際に、各アクションの位置関係(ワークフローの流れ)やアクションの数は変わらず、各アクションの設定パラメータだけが変わるという場合は、ユーザー定義アクションを作成し、アクションの設定だけでなく、各アクションの位置関係やアクションの数も変わるという場合は、スニペットを作成するなど、うまく使い分けることで、再利用シーンの幅も広がっていくと思いまーす。ちなみにスニペットは、同一サイトコレクション内での再利用が可能になっていますので、他のサイトコレクションで再利用したい場合は、インポート/エクスポートで移して、スニペットとして保存。ふぅー、今回も長くなりそうな気配が。セットのご紹介でーす。セットこちらは、もう言葉のまんまです。アクションのセットを作るためのもの(アクション)です。アクションなんですねー。何も処理しませーん!ただただ、アクションのセットを作るだけです。実際に作って確認してみましょう!えー下図は、毎度おなじみ「差戻、承認ワークフロー」です。えーっと、赤枠で囲んでいる部分なんですが、承認や却下や差し戻しの後のアクションですねー。設定は異なりますが、同じアクションを使っていますよね。複数のアクションをまとめてコピペってなことができちゃうんですねー。えー、まず「Flexiタスクの割り当て」に続くアクションを消しております。あのー想定しているシーンは、これからワークフローを作っていくシーンです。セットを使うとどうなるか?ってことです。セットなんですが、下に枠がありますよね?この枠の中にアクションを入れて、セットを作ってね!ってことなんですね。入れてみると下図のような感じです。セット」のアクションをコピペで貼り付けて、それぞれのアクションの設定を変更していくー。セットの中に入れるアクションが2つしかないですし、貼り付けも2回しかしないので、あまりありがたみも感じませんが、10個のアクション群を5か所に貼り付けます。なると、だいぶありがたいですよねー。セットなんですが、コピペのためだけではなく処理の区切りをわかりやすくするためにも使ったりするんですねー。セットを使用していたのですが、比較的大きなワークフローで、処理も複雑なんですね。下図のように「このアクション群が、添付ファイルのURLを取得する処理」とか「ここからここまでが、Excelシートの値を取得する処理」といった感じで、処理の区切りをわかりやすくするために使っていたんですねー。コードを書くときにコメントアウトで区切っていくイメージですねー。コードを書かない方は、イメージが湧かないと思いますが。セットのメニューに「スニペットとして保存」っていうメニューがあるんですねー。セットが使えるのですねー。セットだけでなく、「ループ」や「条件付きで実行」など、処理範囲を限定する(枠で囲まれる系の)アクションは、スニペットとして保存できるようになっていまーす。3部に渡る超大作「再利用を考える」も終焉の時が近づいてまいりました。Workflowにはワークフローを作成する度に1から作り始めるのではなく、すでに作成済みのワークフローを無駄にせず、効率よく作成できるようにするための再利用オプションが多数用意されています。これらのオプションを組み合わせて使用することで、よりエコいワークフローを作れるようになりまーす!では、最後におまけです。Workflowでも「再利用可能ワークフロー」を作成することができます。SharePoint標準では、再利用可能なワークフローを他のサイトコレクションや他のファームで利用するのは、非常に手間がかかります。Workflowは、簡単にできてしまうのですねー。?簡単にインポート/エクスポートができるからですー。Workflowは、複雑なワークフローを簡単に作成できるだけでなく、作成したワークフローを簡単に再利用することもできる、とってもユーザーフレンドリーな製品なんですねー。Workflowの魅力は伝わりましたでしょうか?SharePointって、とてもいいワークフローエンジンを持っているんです。標準だとワークフローをデザインするのが難しいんですよねー。Workflowは、簡単な操作でSharePointのワークフローのポテンシャルを最大限に引き出してくれます。SharePointってワークフローが動くと一気に活用の幅が広がるんですよー。Workflowの魅力をお伝えしていきたいと思っておりますので、今後ともよろしくお願いしまーす。WorkflowNintex2014年04月16日(水)インフォシェアブログをご覧の皆様、ごきげんよう!エコ神田です。今回は、前後編に渡る大作、再利用を考えてみる(後編)をお届けする予定だったのですが、またしても長くなってしまいましたので、再利用を考えてみる(中編)とさせていただきます。前中後編の3部作になっちゃった!ってことです。しても勝手に目次変更!連載記事(Nintex)の目次はこちらから。テンプレートの2つをご紹介しました。※再利用オプションという言葉は、Nintexの正式名称ではありません。今回は、ユーザー定義アクションをご紹介させていただきまーす。セット(後編)えー前回ご紹介した再利用オプションは、どちらかというと「まるっと再利用」っていうシーンに適していると思います。開発環境で作成したワークフローを本番環境へ移行する場合とか、他のサイトやリスト/ライブラリで同じワークフローを使いたい場合などですねー。インポートしたワークフローやテンプレートから作成したワークフローも、アクションの追加/削除やアクションの設定変更も可能なのですが、ワークフローの一部だけ再利用したい場合や、再利用したいワークフローの設定が都度変わってくる場合には、今回と次回でご紹介する再利用オプションがとっても便利です。ユーザー定義アクションをご紹介しましょう。3.ユーザー定義アクション前回と違って読んだだけでは何のことかわかりにくいですねー。ま、わかってしまえば読んで字の如くだなーって理解できるのですが。複数のアクションを組み合わせて、1つのアクションとして定義してしまおう!ということなんです(。́・ω・)?あのー「意味わかんないんですけどー」って方も多いと思いますが、ちゃんとご説明しますので、ご安心をー。(設定)ボタンからメニューを出します。後ほど細かくご説明しますが、ユーザー定義アクションの作成は、必ずサイトレベルで作成します。2013」に「ユーザー定義アクションの管理」というのがあるんですねー。クリックすると下図のような画面が出ます。この画面は、ユーザー定義アクションの管理画面なのですが、ユーザー定義アクションを作成すると、この画面にリストアップされるんですー。この画面で何をするかは、後ほどご説明するとしまして、とりあえずリボンメニューの「作成」を押してみると、下図の画面が出てきます。これは、見慣れた画面ですよねー。いつものワークフローデザイン画面と一緒です。ここで、ユーザー定義アクションにしたいワークフローを作成していくわけなのですが、そもそも、ユーザー定義アクションは、何のために作成するのか?ワークフローの再利用ですよね。ワークフロー」の再利用シーンで考えてみましょう。上図は、「差戻、承認ワークフロー」を少し簡略化したものです。「Flexiタスクの割り当て」アクションの設定が未完了の状態です。出ているのは、設定が未完了ですよーって意味なんですねー。未完了なのか?このような承認ワークフローの再利用を考えたとき、再利用するサイトやリスト/ライブラリで、承認者の設定が異なることって考えられますよねー。営業部の承認者は上長1人だけど、経理部は上長+社長承認なんだよねー。そんな時、ユーザー定義アクションなら「ここは変動するパラメータですよー」っていう設定ができるんですねー。ここがユーザー定義アクションのいちばんのポイントです!では、どうやって設定するのか?えーまず、リボンメニューを見てみるとおぉ!いつもなら「ワークフローの設定」となっているボタンが、「UDAの設定」になっていますねー。Actionの略です。ユーザー定義アクションってことです。▼をクリックすると、「ワークフローの設定」にはない「パラメータ」っていうのがあります!ここで、変動するパラメータを定義してあげるんですねー。上図の例は、承認者1~3までパラメータを作った状態です。このパラメータを「Flexiタスクの割り当て」の承認者として設定するんですねー。下図のような感じでーす。後は発行するとユーザー定義アクションが作成される。ワークフローのデザイン画面です。アクションのリストです。ここに新たなカテゴリとして「ユーザー定義アクション」ができています。そのカテゴリの中に「承認・差し戻し」という名前のアクションがあります。これが、先ほど作成したユーザー定義アクションでーす。これが、最初に言いました複数のアクションを組み合わせて、1つのアクションとして定義してしまおう!ということなんですー。この「承認・差し戻し」のユーザー定義アクションの中には、「ステートマシン」や「Flexiタスク」、「レビューのリクエスト」、「状態の変更」といったアクションが含まれているんですねー。キャンバスに配置して設定画面を出すと、下図ような画面がでてきまーす。設定項目は、先ほどユーザー定義アクションを作成する際に出てきたパラメータです。独自のパラメータを作成して、ユーザー定義アクションの設定項目として使用する。先ほども言いましたが、ユーザー定義アクションのいちばんのポイントは、パラメータです。Workflowのワークフロー作成に慣れているユーザーなら、どのアクションのどのパラメータを設定すればいいかわかりますが、慣れていないユーザーはわからないですよねー。Workflowになれていないユーザーでも簡単にワークフローを作成することができるのですねー。今回の例では、簡単な承認・差し戻しのワークフローをユーザー定義アクションにしましたが、再利用するワークフローをパーツ化して、ユーザー定義アクションを作成しておくと、複雑なワークフローも簡単に作れるようになります。先ほどユーザー定義アクションは、必ずサイトレベルで作成します。言いましたが、ユーザー定義アクションの既定では、同一サイト内の再利用ができるようになっています。ユーザー定義アクションを他のサイトでも使えるようにするには、先ほど出てきた下図の「ユーザー定義アクションの管理画面」でサイトコレクションレベルに上げる、もしくはインポート/エクスポートを使って他のサイトのユーザー定義アクションに移すことで、他のサイトでも使えるようになります。ちなみにユーザー定義アクションは、ファームレベルまで上げることも可能です。ファームレベルまで上げると、同一ファーム内でユーザー定義アクションを再利用できるということですねー。このあたりは、再利用のシーンに合わせて使い分けていただく感じですね。セットをご紹介しまーす。話の長い人は嫌われます。WorkflowNintex2014年04月15日(火)インフォシェアブログをご覧の皆様、ごきげんよう!リユース神田です。Workflow連載記事の投稿でーす。連載記事(Nintex)の目次はこちらから。えー今回は、「再利用を考えてみる」というお題目なのですが、ワークフローの再利用ってどういうこと(。Workflowが考えるワークフローの再利用についてご説明いたします。ワークフロー)でしか、利用できませんが、下記、ワークフロー再利用のためのオプションを使用することにより、他のリスト/ライブラリ、及び他のサイトでも利用可能になります。※再利用オプションという言葉は、私が勝手に考えました。Nintexの正式名称ではありません。Workflowは、簡単にワークフローを横展開できちゃうのです!ということなんですねー。ひと言でワークフローの再利用と言っても、様々なケースが考えられるんですねー。「開発環境で作ったワークフローを本番環境に移行したいんだけど」とか、「差し戻し、承認ワークフローって、申請内容が違うだけで、どの申請でもほとんど一緒なんだよねぇ」とかとか。まるっと同じワークフローを再利用したい場合もあれば、ワークフローの一部分だけ再利用したい場合もありますよねー。細かく言えば、再利用するワークフローの各アクションは同じ設定なのか、とか、同じファームやサイトコレクション、サイト内で再利用するのか、などなど。Workflowには用意されているのですねー。1つずつご説明させていただきまーす。1.インポート/エクスポートこちらは、名前から想像つくかと思いますが、作成したワークフローをエクスポートして、別のリスト/ライブラリや別のサイトなどにインポートして再利用する方法ですねー。やり方は、とっても簡単!例えば、以前ご紹介させていただいた、下図の「差戻、承認ワークフロー」を別のリストでも使用したいとします。Workflowのリボンメニューを見てみると、「インポート」と「エクスポート」がありますねー。「エクスポート」をクリックすると、下図のようなメッセージバーが出てきます。ファイルのダウンロードなどで、よく見るやつですねー。「エクスポート」は、ワークフローをファイルとしてエクスポートするってことなんですねー。ちなみにエクスポートされるファイルは、上図にも出ていますが「.nwf」という拡張子になります。「インポート」をクリックすると、下図のようなダイアログが表示されまーす。説明するまでもないかとも思いますが、エクスポートした.nwfファイルを選択してインポートするわけですねー。Workflowの再利用オプションの中で、いちばん柔軟に対応できるオプションになるかと思います。インポート/エクスポートは、ワークフローをファイルにして再利用しますので、他のファーム、他のサイトコレクション、他のサイト、他のリスト/ライブラリ、どこからどこへでも持っていけるんですねー。手っ取り早く再利用となると、インポート/エクスポートってことになりますねー。ワークフローにインポートすることはできません。当たり前と言えば当たり前なのですが、すべて.nwfファイルになるので念のため。インポート/エクスポートは、手っ取り早く再利用できるのですが、例えば「同じワークフローを同じサイトコレクションやサイト内で何回も使うんだよねー」って場合、その都度インポートするのは面倒ですよねー。エクスポートした.nwfファイルを共有フォルダなどに置いておかないと、複数人で再利用するのも面倒になりますし。テンプレートこちらも読んで字の如くなのですが、作成したワークフローをテンプレートとして保存して、新たなワークフローを作成する際に保存したテンプレートを再利用する方法になりまーす。テンプレートの選択」というダイアログが表示されます。テンプレートが表示されるのですが、このダイアログに独自に作成したワークフローをテンプレートとして表示させて、そのテンプレートからワークフローを新規作成することで再利用する。ワークフローだけになります。テンプレートがないんですねー。ワークフローのデザイン画面を出します。下図は、先ほどの「差戻、承認ワークフロー」ですー。リボンメニューの「保存」の▼をクリックすると「テンプレートとして保存」というメニューがありまーす。クリックしますとー下図のようなダイアログが出まーす。テンプレートに名前を付けて、カテゴリを選んで、という感じですねー。テンプレートの選択」ダイアログのサイドリンクバーに表示されているやつです。テンプレートをカテゴリで分類して管理できるんですねー。ちなみにですが、カテゴリを新しく作ることも可能ですー。テンプレートから新規作成できる。テンプレートを作成した例です。テンプレートを作っておけば、再利用する度にインポートしなくて済みますねー。ギャラリーに保存されます。テンプレートは、サイトコレクションレベルで関連付けられるんですね。テンプレートとして保存する。いった感じになりまーす。アクションはもちろん、アクションの設定パラメーターもそのまま保存されます。