ダイヤモンドダイニングさん(以下ダイヤモンドダイニング)の事例をご紹介します。制作依頼が上長に承認されていることを明確にしたい外部業者の方とスムーズに依頼・進捗を共有したい制作物の依頼から進捗管理まで私もダイヤモンドダイニングさんのレストランを使ったことがあって、面白い個性的なお店多いですよね。渋谷のキリストンカフェだったり、アリスの系列も何店舗か使ったことがあります。大学が英文科だったので周りに『不思議の国のアリス』を研究している人がいて、私としてはなじみのある題材なんです。ところで、同じ業態の店舗をたくさんやるんだと簡単かなというイメージがあるんですが、業態が増えると、大変じゃないですか?鶴田もともとは他の飲食企業がやっていないことをやろうと100店舗100業態を掲げて様々な飲食店を展開してきました。様々な問題で特定の食材が入手できない事態になった場合、一つの業態だと全部が打撃を受けてしまいます。いうリスクヘッジできるところも利点ですね。今まで気がつきませんでした。お二人はそのダイヤモンドダイニングの中ではどういうお仕事をされているんでしょうか。私たちは制作部門を担当していて、店舗のメニューや看板とかのデザインをしています。今、外部の業者さんを使っていくことを視野に業務を行っているのですが、社内外の情報管理が必要になったためkintoneを活用させていただいているところです。(内部の)制作部門に対する依頼の仕方がバラバラだったので、それを一元管理するためにkintone経由で依頼をする形にしていました。今回は外部業者さんに依頼する割合も増えたので、さらに管理しやすいルート整備ができるように、kintoneを利用させていただきました。社内の様々な部門で活用されていたということもあり導入させていただきました。社内からの紹介みたいな感じですね。当初は、理解も薄かったのですが、今回自分たちで管理しなければいけないということになって調べてみると、もっといろんなことができるんだなということがわかりました。制作物の依頼の管理をしています。各店舗から各種の依頼が上がってくるので、必ずkiintoneを通して、上長の承認を得た上で制作を始めるという流れが、今ではきちんと整ってきているんじゃないかと思います。今までkintoneを使わない時は、その案件が上長を通して来ているのか確認がとれていないため、制作に入っていいのかどうか判断しづらかったんです。制作していたらその上長が全然知らず、「その話、聞いてないからストップして」というようなこともたまにありました。いった確認の抜け漏れを防ぐため使わせていただいています。店舗の方からリクエストがあっても、上長が承認しないと制作の方で制作に入れない仕組みになっているんですね。制作に入った後、先ほどおっしゃっていた外部業者への依頼ということになるわけですか。外部の場合は、私たちを通さず社外に依頼ができるようにしていただいていますなるほど。社外の方はゲストアカウントでkintoneに入っていただいているんですね。割り振りはこちらの方で決めさせていただいていて、データを持っている同じ業者に頼んで下さい、ということにしています。案件申請者が依頼する段階で「自分の担当はここだから」ということで依頼する状態です。進捗の管理もkintone上でするような感じですか?鶴田はい進捗管理をしてそれが完了となると、1案件終わりみたいな感じでしょうか。依頼から完了まで上長が全部管理できるということと、遡って依頼した申請書とその時に作って提出した制作物がkintone上で一元的に管理できるのがすごく画期的だなと思っております。先ほど「遡って一元的に見られる」とおっしゃっていました。今のところまだ試用開始したばかりなのでまだ事例がないのですが、制作以外の他の部署の担当者にも制作物の共有が必要なことがあります。いう時に、kintoneの中から過去のものを探して利用できる点が効率が良いと感じています。kintoneを確認すればそこで完結するという状態ですよね。他のお客様でもそう仰っている方がいました。御社でもkintoneによる情報共有のメリットを感じておられるということですね。申請を一本化できたら嬉しい今後増やしたいアプリとかありますか?澤栁kintone以外にも、社内でお金かかることに関しては稟議申請が必要となっていますが、稟議申請を上げるルートと、kintoneの制作依頼が一本化されると、手間も省けるのかなと感じています。制作の申請は制作部に行くし、稟議の申請は別の部署に行くし、ということですよね。それはたしかに、申請を一つあげたら稟議と制作両方に行く方が、便利だし効率いいですよね。澤栁ただそうすると社内全体の話になっちゃって大きくなる気はするんですけれど(笑)そうですね。導入は大変になるかもしれないですけど、制作申請が既にできているのであれば、そこに稟議申請の流れをつけるだけで済みます。これ全部を最初から作ろうと思うと大変で、期間もかかりますし、テストも必要なんですけれど、半分できあがってる状態で機能を追加したいということなら、やりやすいかもしれないですね。部分部分でやっていった方が割と導入は楽と仰っているお客様が多いです。ここをこうして欲しいとか。鶴田(さっきと)同じことを言われます。稟議と両方やらなきゃいけないのが面倒だと。稟議を上げたら稟議ナンバーを記載してもらうようにしているんですがそれすらも面倒だと言われていて、今は解決策がないので人的にやってもらっているという感じです。Garoonの稟議ナンバーをkintoneに書き込むことはできるみたいなんです、自動的に。新しくレコードを作るのは無理かもしれないです。「kintoneの案件があって稟議ボタンを押すとGaroonの新規レポートを作る」というのは今はできないかもしれませんが......調査中です。なれば良い感じですか?鶴田それが一番いいと思います。店舗からの依頼はスマホから申請したいそうです。不具合があるので実際は使用していません。使ってみて感想はどうでしょう。画面の右のコメントのスペースに添付ができたらいいな、と当初は思っていたんです。鶴田そこで今は画像をやりとりする機能をKintone上に作っていただきました。最終のデータだけはそこに残るという状態になったので、外部の業者の進行状況も共有できるようになりました。コメントのところで画像が見られたら便利だな、ってことですね。店舗との行き違いや判断の経過を見られたらいいかもしれないですね。行き違いを防げたりってことですよね。細かいこと言ったらいっぱいあると思いますけれど。鶴田みなさん言うのは、kintoneのお知らせを見逃しがちだというんですよ。いろんなお知らせが来すぎて埋もれてしまったり。重要度が高いものについては色がつくとか、そういう機能があったらわかりやすくなるかもしれないですね。あまりにもkintoneのお知らせが来るので人が見落としていて、それでけっこう案件が止まるってことが多いので。私たちの方ではアイブリさんにお願いして最小限のお知らせが行くように設定してもらったと思いますが、店舗では他のkintoneアプリもたくさん使っているため、Garoonのトップにkintoneのお知らせが出るようにできないかなと思ったんですが結局見落としてしまい、あまりうまく解決できなかったなという印象がありました。通知の量か何か、調整が必要ということですよね。以前は、制作もステータスが上がるたびに一つずつお知らせが行くようになってたんです。他のアプリもそういう状態をデフォルトのままで使っているので、大量の通知が来るらしくて。それは全体を見て、通知の整理みたいなことをするのかもしれないですね。いう通知が届くのが理想なのか。店舗さんの業務の日々のフローから始まって、何が必要で何が必要じゃないか、という業務設計ですね。kintoneで通知の設定はあまり細かくはできないので、そこは申し訳ないですね。重要度で色分けできたり、アラートあがったりって設定できれば便利ですよね。一度最初から全部やり直すとなったときに変えたいものってありますか?最初っから全部やり直していいよ、って言われた時に「こういう設計になってるけど、ゼロベースだったらこうしてたな」みたいなことがもしあれば教えてください。鶴田ゼロベースだったらやっぱり稟議と紐付けるようにしてましたね。そこがやっぱり一番大きいんですね。一案件だと作るものに対しては稟議を上げることになっているので、ほぼすべてといった感じですね。上げ忘れも多い印象なので、稟議と政策以来を紐付けることによってそれも防止できるかなと思っています。月にしたら......100件くらいですかね。したら、一日5件くらいは上がるってことですもんね。それだとたしかに両方上げるっていうのが月100件来るんだったら、なんとか解決したいなって感じにはなりますよね......。サイボウズにちょっと言っておきたいとか、アイブリに言っておきたいとか。鶴田いつもありがとうございます。助けていただいて本当に助かってます。ありがとうございました。まとめ案件が承認されていることが明確にわかるようになった社外の人もゲストアカウントで依頼・進捗の共有ができる自分たちで管理するようにすると、より便利にできる方法が見えてくる通知の量を調整するには、業務設計から必要な場合もある。ワザのあるエンジニアへ。