ビジネススキル」「マーケティング」「モテ・恋愛」その他仕事や生活に役立つ本の紹介と、気になる文房具等の話題も満載!最近はキンドル本のセール情報も充実させています。◆今日ご紹介するのは、一連の「ハック本」で名高い、小山龍介さんの新刊、「整理HACKS!」。こと、「人脈」までハックしてしまうという、まさに「小山さんらしさ」が十二分に発揮された1冊です。いつも通り、選りすぐられたハックの数は「89」(+1)。■打ち合わせ資料はメールで共有、保管する◆これは各種資料は、「紙ベース」ではなく、「メール添付のデジタルベース」でやりとりして、データ共有しましょう、というお話。税理士業界(というか、ウチだけ?)では、まだまだ難しい(というか、メールを使ってない顧問先も多い)のですが、先日から始まったTSUTAYAさんのフェアや、『宝島』の原稿等、メディア関係の仕事(仕事じゃないですがw)の資料は、私もすべて「メール」でやりとりしていますね。おかげで、自宅と職場で同じ資料を確認する事も可能。◆また、次のような指摘も。以前は、改ざん、転用される恐れもあって、こうしたデータの提供はいやがられていましたが、PDFにして送れば大丈夫。機密事項が漏れるのを心配するのであればパスワードをかけておけばよいでしょう。私の場合、さすがにパスワードがかかっていたことはないのですが、キチンとした機密保持が必要なお仕事であれば、こういうことも可能である、と。少なくとも、ファクスで送るよりは第三者の目に触れることもないですしね。◆本書では、次のような「メールアプリによる書類管理の利点」も挙げられています。・時系列での厳密な管理ができる・送信者による検索ができる・メール本文を参照すると文脈がわかる仕事の相手側にもこれらの点に納得してもらえれば、導入も進むと思われ。■書類はすべてスキャナーでデジタル化し、PCに取り込む◆私が「やろうやろう」と思いつつも踏ん切りがつかないのがコレ。何でもかんでもスキャンして紙を捨ててしまうというのがミソ。すべてをスキャンするという例外のないルールを設定することにより、判断のための時間が不要になります。何より、判断のために頭を使う必要がなくなるのです。確かに書類を「とっておくか・おかないか」というのは、高度な判断が必要となるところ。「悩む時間がもったいない」というのは一理あります。◆さらに、もう1つの利点が。判断がいらないということは、誰にでもできるということにもなります。自分の下に部下がついてくる立場の人も多くなってくると思いますが、そうしたときに部下に気軽に任せられるのです。アシスタント的な人がいる方なら、これは大きいかと。ウチの場合、基本が何でも一人なので、結局自分でやるしかないのですが。本書の中で紹介されている、小山さんの愛用機はこちら。(Amazy)私もスキャナー導入したくて、こんな雑誌まで買ったんですけどね・・・。(Amazy)■書籍をスキャンしてデジタル書棚をつくる◆小山さんの場合、書類だけでは飽き足らず(?)、とうとう禁断の「裁断しての書籍のスキャン」まで!先ほどのスキャナーに加えて裁断機を購入、本の背の部分を裁断して1枚ずつバラバラにすれば、あとは書類のスキャンと同じ。自動フィードで一気にスキャンすることができます。私も読み返す本は極めて少ないので、基本的に1度読んだ本はダンボールに詰め込んで、そのまま場所ばかり占領することになっています。それを考えたら、確かに裁断してスキャンしてしまった方が、使い勝手は良さそう。◆おまけに、スキャンしたデータは検索も可能なよう。すごいのが、検索機能。書籍の文章を読み取ってテキストデータとして保存するので、書籍の全文検索までできてしまうのです。「全文検索が可能」というのは、かなり魅力的です。私だってこんな記事書いてますしね。ギークなら知らないと恥ずかしい「ネット書籍サービス」の基礎知識ただ、やはり「本の裁断」という行為に対しては、「本好き」としての「メンタルブロック」が大きそう。アマゾンでは、上記のスキャナーと一緒に、こういう製品も買われているようですが・・・。(Amazy)■SugarSyncで「どこでもオフィス」を実現する◆ネットを通じて、複数のPC間でのデータの同期をとるサービスとしては、Dropboxが有名でした。ところがたまたま(?)本書で紹介されているSugarSyncが、それを上回っているのではないか、という記事が先日はてなブックマーク界隈では話題に。Dropboxを超えた?オンラインストレージ「SugarSync」:frnk*blog上記記事を読んで頂けると、概要がお分かりになるかと。HACKS!」なんて本も出されてますから、当たり前w)なので、上記記事にもあるiPhone専用アプリを使って、「iPhoneで家のPCの書類フォルダからプレゼンファイルを開いて見せる」といったデモンストレーションを行ったりするそう。なったら、確かに「どこでもオフィス」ですよね。紹介されていたのだとか。・・・自分も記事にしていながら忘れていましたが。リリースされていたようなのですが、私は今まで導入しておりませんでした(ブラウザがIEですと、IE7以降に対応しています)。Japan今般、本書に丁寧な図解入りで設定方法が記載されていたので、やっと導入。◆小山さんはToDoを自分宛にメールしており、それらが終わらないと受信箱にメールが残ったまま(アーカイブに移動できない)になり、ストレスに感じていたのだとか。それが、ToDoへの登録が可能となり、ToDo登録後はメールをアーカイブに移すようにしたところあっという間に受信箱がすっきりしたそう。そこで私も、受信箱に溜まっているのが、「あとで読む」を利用してメールとして送った「気になる本のアマゾンのページ」ばかりだったのを、すべてToDoリストに登録して、メール自体はアーカイブへ収納。すると確かにスッキリ爽快w。それらを、昨日一気に記事にして、ToDoリストもスッキリさせたのでした。■ペンを替えて思考のギアチェンジをする◆今までデジタル系ばかりだったので、ここらで1つアナログなハックを。大胆な図解には1.0�のペンを使っているそう。細いペンばかり使っていると大胆な思考ができなくなりますし、太いペンばかり使っていると細かなところの注意が散漫になってしまう。両方を使い分けることで、大胆にやるときには大胆に、細かくやるときには細かい思考を行うことができるのです。ペンの太さを替えるだけで、思考法が変わってくる、というのは意識していませんでした。◆今回は私の好みというか、長年の懸案事項である書類整理を中心にまとめてみました。本書は上記の目次でもわかるように、「環境ハック」「生活ハック」といった、アナログ的なものもあります。「二次会に参加しなくてすむテクニック」「服を時系列に整理して朝の迷いをなくす」なんて、「ITでどこでもオフィス」みたいなテーマからは、かけ離れたお話もちらほらwただ、本書の「はじめに」にはこうあります。「退屈な整理という作業をどれだけクリエイティブに、楽しく変えていけるか」ということが、仕事や人生のクリエイティビティや楽しさに繋がっていくのだという強い信念があるのです。◆また、むしろデジタルネタは賞味期限があったりします。今あるサービスがなくなるかもしれないし、もっと良いサービスが出てくる可能性も、当然あるわけですし。いって、新しいサービスに期待して、何も変えないのも考えもの。いう意味では、本書も「できるだけ早く読んで」、今行っているやり方より少しでも良くなり、かつ、その費用対効果が納得できるのであれば、「早めに実践すべき」、だと思います。◆私の場合、とりあえずGmailに「ToDoリスト」を加えましたが、「スキャナーの全面導入」には、まだ及び腰。◆テーマ的には、このブログではつらいのですが。前の記事│次の記事スポンサーリンクこの記事へのトラックバックURL●スパム防止のため、個別記事へのリンクのないトラックバックは受け付けておりません。●トラックバックは承認後反映されます。http://trackback.blogsys.jp/livedoor/smoothfoxxx/51684462この記事へのコメントちょっとご無沙汰してます。いつも、というかほぼ日課のように読んでおり、ついでにアマゾンアタックもかけてしまって・・・・(^-^;月の本代が心配になってきた今日この頃ですが(笑)、SugarSyncを使い出して数ヶ月になります。めっちゃくちゃ便利です!!特に、自動でバックアップしてくれるのと、私のように職場のデスクトップに自宅のPC,持ち運びのノートなど複数のパソコンを利用していると、それらすべてがネットから検索、ダウンロードできます。メモリーでファイルを持ち運ばなくてよいことや、変更した場合に自動で変更されることもいいです。13:00SugarSyncには2GBの無料版があるので試験的にに導入するのもアリです。(実際私も無料版+touchで運用中)この書籍も既に入手済みです。17:11>☆サトさんご無沙汰でした〜。その間もアマゾンアタックありがとうございます(涙)。SugarSync、そんなにいいですか!それは導入を考えないと。ちなみに、家と職場の両方のPCで作業するのって、私の場合このブログだけなんですよね(笑)。今は、下書きをGmailに添付してそれをDLしていて、それで特に不便でもないような?ただ、何か別の必要性が出てきたら、ぜひSugarSyncを使ってみたいと思います。ありがとうございました。>goyaさんお!さらにSugarSyncユーザーが(笑)。無料版なら気軽に試せそうですね。うーん、これはやはり吉澤さんにやってもらって、色々教えてもらおう(人頼みw)。モチベーション】『モチベーションを劇的に引き出す究極のメンタルコーチ術』鈴木颯人このブログはリンクフリーですランキング。