加盟のご案内>>【重要】弊団体と類似の団体名を名乗るメールにご注意ください。会社で従業員扶養家族分のマイナンバーを集める際の注意点マイナンバー制度がスタートすると、民間企業も多くの個人情報を取り扱わなければいけなくなります。マイナンバーの目的は、一意の番号で個人を管理することで、社会保障や税金関連の手続きを簡略化しスムーズにすることだからです。取り扱うのは、従業員のマイナンバーだけではありません。社会保険料や納税額は、本人の所得だけで決定するものではないからです。いった手続きを滞りなく進めるためには、扶養家族の有無や人数が関係してきます。ここでは、会社内で従業員の扶養家族のマイナンバーを収集する際の注意点を解説いたします。マイナンバー情報取得の範囲マイナンバーは、法律や条令で定められた用途にしか利用できないことになっています。利用が認められている今後マイナンバーの適用範囲は順次拡大が検討されていますが、平成28年1月に運用スタートの時点では、社会保障分野と税金分野と災害対策分野という3種類の用途しか認められていません。企業には、従業員にかわって社会保障関係の申請手続きや源泉徴収などを行う義務がありますので、これらの目的のために従業員本人のマイナンバーを取得することは問題ありません。それでは、家族についてはどうなのでしょうか?扶養家族以外の家族についてはNG従業員の扶養家族については、所得税や住民税の控除額や社会保険料の算出に影響があります。書類には扶養家族のことを記入する欄もありますから、該当する家族のマイナンバーを取得することは正当な利用だといえるでしょう。一方で、扶養扱いでない家族の情報までを会社が取得していい理由はありません。マイナンバーと本人確認マイナンバーの利用に当たって最も懸念されるのは、第三者による「なりすまし」です。マイナンバーには重要な個人情報がたくさん紐付けされていますから、他人がなりすますようなことがあれば、プライバシーが脅かされる心配もありますし行政の側としても情報の管理が不十分になってしまいます。なりすましはマイナンバー制度の根幹に関わる問題なのです。そこで、日本のマイナンバー制度では必ず「番号確認+身元確認」という二重のチェックによる本人確認が徹底されます。番号だけでの本人確認はしないというルールになっています。本人確認は厳格に行う本人確認はどこまでも慎重に実行することが望ましいです。戸籍謄本や運転免許証など、複数の本人確認書類を必ず提出してもらうようにしましょう。個人番号カードに限っては1枚でOKただし、マイナンバーの個人番号カードだけは例外です。個人番号カードにはマイナンバーも顔写真も氏名も生年月日もすべて記載されていますので、身分証明書としての必要十分条件をこれ1枚だけで満たしてくれます。従業員の扶養家族についても、マイナンバーを取得する以上は本人確認が欠かせません。扶養家族というのは、なりすましをされると税収や各種手当てにかかる費用が変わってくるものですから、行政の側としては最も厳重に確認をとりたい部分だといえるでしょう。扶養家族の場合には利用目的によってその方法や確認を行う担当者が異なってくることに注意が必要です。所得税の年末調整の際は従業員本人が行う所得税の年末調整は、従業員自らの手によって書類が作成され、申請されるものです。そのため、扶養家族の個人情報は従業員自身によって提供されます。いうことは、手続き上は利用目的の通知や本人確認の義務は従業員本人が負うことになります。会社がわざわざ扶養家族の本人確認をする必要はありません。国民年金の第3号被保険者届出は、会社が確認するこれに対し、社会保障関連の申請は、あくまでも会社が行政に対して行うものです。そのため、扶養家族の本人確認は、会社に義務があるという形になります。会社が逐一本人確認書類をチェックしなければいけないというわけではありません。従業員本人に「確認を委託する」という手続きをとることは問題ありませんので、実務上は年末調整の場合と同様に扱うことも可能です。まとめ会社にとって、マイナンバーの取得や管理は小さくない負担となります。従業員自身のみならずその扶養家族の個人情報までとなると、その取り扱いにはより慎重にならざるを得ないでしょう。相手が誰であれ、実は基本的な部分は変わりません。利用目的を事前に通知すること目的外での利用をしないこと本人確認を徹底することこの3点をしっかりと徹底することができれば、それ以外は従業員のマイナンバーに準じた扱いをしても問題ありません。この度の地震により被災された皆様に、心からお見舞いを申し上げます。...企業担当者が知っておきたいマイナンバー取り扱いの4つのポイント平成28年1月より、マイナンバー制度の本格的な運用がはじまります。...マイナンバーによって明るみになる企業の不正とは平成28年1月、いよいよマイナンバー制度がはじまります。...企業でのマイナンバー開始に伴う社会保険手続きの変更とはマイナンバー制度のスタート(平成28年1月)がいよいよ迫ってきています。...中小企業にも関係。