Managementとは、日本語的感覚でいう「コミュニケーションの管理」ではなく、むしろ『情報伝達のマネジメント』に近い、と書いた。伝達のトレーサビリティ確保が大事になる、と。今回はその続きである。一歩進んだあり方として、「ドキュメントのインデックス化」の話をしたいと思う。それはプロジェクトが作成する文書・図面類をリスト化して、多少の属性を付加したものである。「ドキュメント・リスト」と呼ばれる場合もある。なあんだ、そんなのならいつでも作ってるよ。いって、ドキュメントが保存されているサーバのプロジェクト・フォルダから、ファイルのリストを印字して持ってくる人がいる。ファイルサイズ、種類などの属性が並んでいる。--これのことでしょ?全然違うのだ。そんなリストは、プロマネにとってどんな行動の契機も与えない。どの図面が予定よりはるかに遅れて作成されたのか、問題発見の手がかりになるだろうか。プロジェクト・マネージャーという職種は、最初に計画を立て、実行段階ではその計画からの逸脱をチェックしながら、問題をつぶしたり変更を追いかけたり、決断を下したりして、なるべくプロジェクト全体の生み出す価値を高めていくのが仕事である。問題発見のツールをいろいろ持っていて、そのセンサー感度を上げる仕組みが必要だし、問題解決のためには、何がいつどこで起きたのかを、正確にさかのぼってたどれる道具が必要なのだ。ドキュメント・インデックスは、そのためのツールである。これ自体は、単純な表になっている。プロジェクトで作成しなければならないドキュメントを、すべて、重複も漏れも落ちもなく、計画段階であらかじめリストアップしておく。各ドキュメントは、誰が担当で作成するのか、WBSのどのアクティビティで作成するのか、したがっていつ作成される予定なのかを、あらかじめ決めて書いておく。ドキュメント・インデックスは、初期段階では「まだ存在していない文書の属性付きリスト」なのである。ファイル名のダンプリストじゃ役に立たないことは、おわかりだろう。それは「すでに存在している文書のリスト」を示すだけだ。System風のリストも、役に立たない点では変わりない。した道具立ては、存在しているファイルの『在庫管理』には有用だろう。存在しない、これから作成すべきドキュメントについてのコントロールには、あまり役に立たない。ドキュメント・インデックスというは次のような構造をしている。ドキュメントを構成する電子ファイルのリストすべてのドキュメントは、ユニークなIDを持っていなければならない。これは当たり前のことだ。従業員番号のない社員がいてはいけないのと同じである。何かをトラッキングしたりコントロールするためには、IDがいる。これは情報システムの世界では常識であろう。(それなのに、自分が仕事をする段になると、設計文書をタイトルだけで『管理』して平然としているシステム・エンジニアがいたりするのは若干、謎である)ドキュメントにはリビジョン番号があるのは当然だが、WBSの中のどのアクティビティで作成されるものかを示すことも(当然ながら)大事である。誰が担当で、いつ出来るのかは、それによって決まる。作られたら、次にどこのアクティビティで利用されることになるのかも、注意しなければならない。「仕事の最小単位--アクティビティの構造を学ぶ」にも書いたように、文書(情報)はアクティビティのアウトプットであると共に、次のアクティビティのインプットともなるからだ。No.を元にして構成している。一つのアクティビティから複数のドキュメントが作られるのが普通だから、後ろに連番をつける。それを電子ファイルの命名規約にもしている。ドキュメント番号やファイル名称を見ただけで、「これはポンプの調達仕様書だな」と分かる仕組みになっている。それから、インデックスには、何のために発行されるのかという目的がいる。Construction)だとか、あるいは据付工事後の最終納品版(As-Built)といった区別である。顧客に気に入られないと、承認用を2回も3回も出し直し、という事態だってありえる。リビジョン番号と発行目的は、1対1にはならないのである。ちなみに「発行」という用語は、英語のIssueの翻訳だが、耳慣れないと思う人もいるかもしれない。これは、正式版として社内関連部署や顧客や外注先に対して配布する作業を意味している。項目は自明だろう(スペースの関係で一つにしているが、実際には別々にするのが普通だ)。何よりも大事なのは、「発行予定日」と「発行実績日」である。プロジェクトの計画段階で、ドキュメント・インデックスを作る際に、個々のドキュメントの発行予定日を記入しておく。これは、プロジェクトのマスター・スケジュールに合致していなければいけない。遂行段階に入って、実際にどんどんドキュメントが作成されるようになったら、それぞれの実績日を記入していくのである。ドキュメントはこれとこれです。担当者はもし何か問題を抱えているようなら教えてください。」といった風に、週次のミーティングでいう訳である。実際に発行されたドキュメントは、必要とする関連部署(下流側のアクティビティに関わる部門)や外部ステークホルダーに送付するとともに、プロジェクトのセンター・ファイルに保管する。情報伝達のトラッキングが必要になったら、プロマネは(あるいは、もう少し大規模なプロジェクトの場合は、専任のライブラリアン役の担当者が)、そのセンター・ファイルと、インデックスの履歴をチェックする。これがドキュメント・コントロールの仕事である。わたしが勤務先でこのようなやり方を初めて知ったときは、その見通しと効率の良さに舌を巻いたが、わたしの先輩達はどうやら何十年か前に米国の同業者達のやり方に学んだらしい。したデータがあると、横軸に日付をとって、縦軸に発行予定ドキュメント数の累計をプロットしていけば、S字カーブが得られる。これに実績の線を書き加えれば、プロジェクト全体の遅れや進み具合が一目瞭然になる。一般に、設計作業の進捗は目に見えにくく、把握しづらい。ドキュメント・インデックスは、その進捗を可視化するためのツールになるのである。わたしの業界では(海外の大規模プロジェクトは特に)進捗に応じて顧客が支払う契約が多い。このとき、設計の進捗を、発行されたドキュメントの数で測るのである。全体で100部の図面やドキュメントを作成する予定であり、現時点では45部が発行済みだから進捗45%、といった計算である。単純だが、分かりやすい。図面には情報量の大小があるし、ドキュメントだって厚いのも薄いのもある。そんな進捗計算なんかナンセンスだと、いえないことはない。今日までに100部作成する予定なのに、まだ10部しか出来ていなかったら、やはり何かおかしいと判断するきっかけにはなる。測れないものは、マネジメントできない。設計をマネージしたいのなら、設計の進度を測る何らかの仕掛けが必要なのだ。最後は、そのドキュメントを構成するファイルのリストである。本文はWordだが添付資料はExcelの表です、といったものはよくある。したセットを、ひとつの「ドキュメント」として扱うのである。個別のファイル単位にしか属性を扱えないCMSみたいなツールは、ちょっと不便だということになる。ここまで読んだ読者の方は、二つの疑問を持たれるかもしれない。途中でどんどん増えてしまったりするのではないか。ドキュメントの発行予定日なんて、そんな初期に決められるはずがない。このような疑問は、プロジェクトの「初期の段階」という理解にズレがあるために生じると思われる。プロジェクトの初日に、ドキュメント・インデックスを作れる訳はない。プロジェクト計画がある程度進んで、WBSが作成され、マスター・スケジュールが出来上がったタイミングでなければ、もちろん作ることはできない。それはすなわち、プロジェクトの全体像の目鼻がついた段階だ。P-WBS)がだいたい決まり、かつ、それを作るまでのプロセス手順(F-WBS)が見えて、アクティビティ・マトリクスができた時点である。」参照のこと)もちろん、プロジェクトの遂行途上で、インデックスにドキュメントを追加せざるを得なくなったり、あるいは削除(キャンセル)することもあり得る。追加は、当然ながらユーザの意向でスコープの増加があった場合、そして当初の見積が不足していた場合の二つがある。この両者は区別できるようにしておかなければならない。Learned)を生かしたら良いかを、考える材料にするのである。したことをしない限り、見積の精度など向上する訳がない。ドキュメント・インデックスを作る理由は、まさに自分たちの予測能力を高めるためにあるのだ。ドキュメント・インデックス作成というのは、プロジェクトのマスター・スケジュールなどと似ていて、プロジェクト全体を表す一種の『モデル』なのである。プロジェクトという複雑な、かつ見通しにくいシステムをモデリングする事。最終形を見通さぬまま、なりゆきでドキュメントを積み上げていっただけでは、最後に手元に残ったリストを見ても、次に生かすのは至難の業だ。経験から学ぶためには、自分が何を見通して、何を見通せなかったかを、後から追えるようなトレーサビリティが必要なのである。xどうもはじめまして。現在プラント建設会社でコストエンジニアとして働いている若手社員です。2012.09.09の「コスト・エンジニアリングとは何か」の記事を拝見させていただきました。コストエンジニアとして働き始めてからまだ間もないこともあり、CEの本質を全く捉えられていない状態で日々の見積業務にただただ忙殺されるような日々を過ごしています。そこでコストエンジについて調べていたらこちらのブログに辿り着きました。CE,CC,CFなどの概念についてとても分かりやすくご説明されており勉強になりました。そこでコストエンジについてより詳しく学びたいと考えているのですが、実務に活かすことのできる知見を得られるようなおすすめの書籍があれば是非教えていただけないでしょうか。ちなみに現在コストエンジニアとしてだけでなくバイヤーとして調達業務にも従事しているため、調達関連でおすすめのものがあればそれも合わせて是非教えていただきたいです。急なお願いではありますが可能であればご教示いただけないでしょうか。19:49本サイトでは原則として、実名ないしそれに準ずる名前でのコメントのみにお答えすることにしています。上のようなご質問は、まず職場の先輩や上司にされるべきではないでしょうか。いう基本的なことも教えずに、ただ見積業務に放り込んで忙殺するというのは、何かが間違っていると思います。同業のよしみとして少しだけお答えしましょう。世の中には「なんとかBoK」と名のつく知識体系書が近年たくさん出ています。CEBoKで調べてみてはいかがですか。資材購買についても、日本にはちゃんと協会というものが存在します。ネットでお調べになってください。23:32はじめまして。22:20退路を断つことです。17:48本当にその通りですね。メッセージを入力してください。