カギ!正確なデータベースをつくるコツお知らせ2017.12.12管理者向けスキャン運用ノウハウSansanは、名刺をこまめにスキャン頂くことで、常に最新の名刺情報をクラウド上で確認できるサービスです。過去の名刺を大量にスキャンされる際は、「名刺交換日」にご注意いただくことで、Sansanにより正確なデータベースをつくることができます。名刺交換日の重要性Sansanは名刺交換日を元に名刺の新旧を管理しています。そのため、名刺交換日が同じ名刺(名刺交換日不明も含む)を大量にSansan上に登録すると、場合によっては、古い名刺が新しいと判断され、Sansanの機能を十二分にお使いいただけない場合があります。この状態は、複数のユーザーがSansanを一定期間お使いいただくことで「新しい名刺がスキャンされ」自然に解消されていきますが、導入初期にちょっとしたルールを設けることで、Sansanのメリットが発揮されます。名刺交換日に注意する3つのメリットさらに、名刺交換日をなるべく正確に記録することで、こんなメリットも得られます。名刺交換日から名刺情報をらくらく検索Sansan上で、名刺交換日から名刺情報を検索することができます。展示会で名刺交換をした人に情報発信をする際に、名刺交換日で指定して一括でタグづけをすればすぐにメール配信することができます。過去に同じ人物と名刺交換をしたことがある場合、名刺交換日から新旧を判断、自動で名刺情報の経歴を作成します。この機能を利用すれば、重要な取引先のキーマンの昇進歴や過去の出向先などもひと目で確認できます。名刺交換日で名刺の新旧が判断され、新しい名刺上で部署や役職の変更があると、Sansanのニュース機能で異動情報として共有されます。異動情報を発信しなくとも、社内のメンバーにも自動でお知らせすることができます。早めに設定しよう!最適な名刺取込ルール導入初期から最新の名刺情報を使えるように、名刺交換日を設定するおすすめのルールをご紹介します。1.最新の名刺を区別して取り込むSansanに名刺を大量に取り込む際、明らかに「これは最新の名刺」とわかっているものを区別しておき、その名刺群はSansan導入月の日付などでスキャンします。2.古い名刺は「名刺交換日は不明」「手書きの名刺交換日を優先する」にチェック過去に交換した名刺は、名刺交換日がいつかわからないケースがほとんどです。その場合、それらの名刺は「名刺交換日は不明」と「手書きの名刺交換日を優先する」にチェックを入れてスキャンします。「名刺交換日は不明」にチェックを入れてスキャンすると、その名刺は最も古い名刺として扱われます。3.既に知り合いの方でも、新しい名刺に変わった際は再度名刺交換する既存のお客様とのやりとりが多いユーザ様は、改めて名刺交換をする機会は少ないかもしれません。お客様の部署や役職変更のタイミングでも名刺をいただくことで、Sansanのデータを最新に保つことができるため、名刺交換はこまめに行うことをおすすめします。Sansan導入直後に大量の名刺をスキャンする場合には、名刺交換日に少し注意を払うだけで、より便利にご利用いただけます。Sansanの効果を最大限にご活用ください。