複数の案件を同時に抱えてもモヤモヤしない「プロジェクト管理」の具体的な方法とおすすめツール複数の案件を同時に抱えてもモヤモヤしない「プロジェクト管理」の具体的な方法とおすすめツール2017年11月14日10515VIEWS複数の案件を同時に抱えていて、管理ができずに「仕事が予定通り終わらない!」と悩んでいませんか?こんにちは、「残業ゼロ」サラリーマンの滝川です。あなたの気持ち、よくわかります。案件が半年、一年など長期にわたる時は仕事の見通しが全く立たず、「果たして一年後、僕は上司に殺されずに無事にこの仕事を終えているだろうか..」と不安になりますよね。僕自身も数年前はずっとそんな気持ちで、仕事中はもちろん、仕事が終わった後ですら常に悶々と過ごす日々を送っていました。僕自身は東証一部上場の大手金融機関に勤務していますが、数年前はそんな不安な気持ちもあり、朝7時から21時まで仕事をしていた時期もあります。タスク管理の「プロジェクト」という概念を知ってから数年経ち、今の僕はそんな悩みを抱えることはなくなってしまいました。それだけでなく、今は同じ会社に勤めながら「残業ゼロ」を実践するまでになりました。その経験で運良く出版もでき、今年の4月にはあの「シゴタノ!」のタスクカフェで「残業ゼロのタスクシュート入門」というテーマで登壇も果たしました。「残業ゼロのタスクシュート入門」はこちら↓です。シゴタノ!タスク管理、特にプロジェクト管理の方法を知れば、仕事の見通しが見えずに悶々とするストレスからおさらばすることができます。予定通り仕事を終わらせることも可能となります。いうわけで、今日は悩めるあなたにプロジェクト管理についてお伝えしたいと思います。プロジェクト管理の手法を学ぶことで、あなたも仕事のストレスから今後少しずつ解放されていくことになるでしょう。準備はいいでしょうか?それでは早速まいりましょう。そもそも「プロジェクト」とは何か一言で言えば、複数のタスクで構成された大きな固まりのタスクのことです。「Aさんに電話する」は一般的にタスクです。「セミナー開催の準備」は一般的にはプロジェクトです。シンプルに、感覚的に説明すると、何日にも分けてそのタスクに取り組む場合はプロジェクトと言っていいと思います。なんとなく、プロジェクトの概念について理解できましたか?次はプロジェクトを管理することについて説明していきましょう。プロジェクト管理のはじめの一歩プロジェクト管理の第一歩は、まずはじめにそのプロジェクトで実施するタスクを書き出すことです。以下はタスク管理ツールTodoistのiPhoneアプリの画面ですが(画像は拡大できます)、「セミナーを企画する」というプロジェクトの場合は、以下のようにタスクを分割し書き出すのです。Todoistこうしてやることを書き出すと、モヤモヤしていた気持ちがかなりスッキリすることを感じるはずです。それは仕事の見通しが見えるからなんですね。プロジェクト管理をするとモヤモヤが解消するのか「セミナーを企画する」であれ、「企画書を作る」であれ、プロジェクトは完遂するのにそれなりの時間がかかるはずです。すると、「セミナーを企画する」というプロジェクトをやらなければならないと漫然と思っていると、プレッシャーを感じてしまうのです。感覚的に言うと、「セミナー企画、けっこう時間がかかりそうだな。無事に仕事を終わらせることができるのだろうか」と思ってしまうんですね。あなたも心当たりがあると思います。そこで、タスクを書き出すことがそのモヤモヤを解消する大きなきっかけになるのです。タスクを書き出すことで、プロジェクトの全体像がぼんやり見えてくる。「けっこう時間がかかりそう」が、具体的に「全部で10時間くらいかかりそう」と想像することができる。してその仕事の見通しが見えると、僕達は大きな安心感を得ることができます。書き出した時点で見積もった「10時間」は不正確かもしれません。それはそれでいいのです。「タスクはどこまで書き出したらいいのだろう」。あなたのそんな声が聞こえてきました。タスクを書き出す単位についても説明しましょう。タスクを書き出す単位はどうしたらいいのかタスクの単位ですが、まずはあまり細かく考えず大きな項目で書き出し、それを細分化していくのがコツです。「セミナーを企画する」場合。先程のTodoistの画面のようにざっくりと大きな項目でやることを書き出します。「セミナーの会場を予約する」と書いてますが、これは大きな項目です。これで予約が完了するわけではなく、以下のような細かいタスクに分けることができます。候補の中から、価格をふまえ決める会場を実際に見に行く電話で予約手続きをするタスクはできる限り細かく分けたほうがいいでしょう。具体的に書き出せば書き出すほど、時間の見通しが立てやすいからです。実際に取りかからないとどんなことをやるかイメージがつきにくいこともあるでしょう。そんな時は「まずやってみる」のもありです。計画に時間をかけるのは大切ですが、計画だけに時間をかけていてはプロジェクトは前に進みません。ある程度時間をかけたら、とりあえずはじめてみるのも大切です。こればかりは経験値を増やして、自分のスタイルを確立していくしかありません。「タスクを書き出し後はどうするのか?」ですね。はい、書き出した後に具体的にどんな作業をしていくか。時間の見積もりも入れてみるまず、分解したタスクそれぞれに対し時間の見積もりを入れてみましょう。以下はExcelを使って実際に僕が会社で作成したプロジェクトのタスク一覧です(画像は拡大できます)。画像の一番左にはやること(タスク)が書いてあり、その横にはそのタスクの「見積時間」をいれておくのです。すると、ざっくりと感覚的なものにはなりますが、このプロジェクトの総所要時間がわかります。ちなみにこのプロジェクトの場合、210分でした(一番下に累計時間210分と書いてあります)。プロジェクトの総所要時間のイメージが掴めたら、次は各タスクのデッドラインを設定するとよりいいです。デッドラインも書いておく目安でもかまいません。各タスクのデッドライン(締め切り)も設定していきましょう。これは自分の中で「この作業はいつくらいまでにやろう」と計画することです。この日付は目安程度でかまいません。目的は、自分が当初計画したスケジュールでプロジェクトが進んでくるか否かを判断するためだからです。逆に日付をいれておかないと、ついつい先延ばしにしてしまい、「あとでまとめて片づければいいや」と夏休みの宿題化してしまうのです。それを防ぐためにも、事前に目安でいいので日付を入れておくことをおすすめします。タスク毎にデッドラインを設定しておくと、複数のプロジェクトが同時に動いていても大丈夫になります。デッドラインを確認することで、各プロジェクトのうち今日やらなければならないことが簡単に把握できるからです。Todoistを使えば、複数のプロジェクトから今日やるタスクを抽出することができます。複数のプロジェクトが同時に進行していたとしても。してデッドラインを活用して、「今日やらなければならないタスク」が見える化さえしていれば、モヤモヤすることもなくなるのです。プロジェクト管理ツールは何を使ったらいいのか巷には様々なプロジェクト管理ツールがありますが、どのプロジェクト管理ツールを使ったらいいのか。あなたも悩んでいると思います。ぶっちゃけて言うと、はじめはExcel(Macの場合はNumbers)がおすすめです。プロジェクト管理に必要な以下の要素の全てを兼ね備えたシンプルで使いやすいプロジェクト管理ツールが少ないからです。簡単にタスクを書き出せるタスクの見積もり時間を入れられて、計算ができるタスクのデッドラインを入れられるOmniFocusというツールは全てを兼ね備えているツールではあります。無料では使えない上に、はじめてプロジェクト管理ツールを使う人にとっては使いやすいとは決して言えない仕様になっていると個人的には思います。ダウンロード版しかしExcelであれば、自分で自分仕様にカスタマイズすることができます。いう意味で、僕はExcelをおすすめしたいと思います。スマホでとりあえずやりたいという方は、Todoistをおすすめします。無料でもある程度の機能は使えるし、シンプルで使いやすいからです。?なんとなくプロジェクト管理のイメージがついてきたのではないでしょうか。最後に、プロジェクト管理で一番大切なことをお伝えしましょう。プロジェクト管理で一番大切なことプロジェクト管理で一番大切なことは、とにかくプロジェクトを前に進めることです。そのためには、できるだけ毎日一定時間をそのプロジェクトにかけることです。極端に言えば、5個のプロジェクトを今抱えているとしたら、各プロジェクトを毎日20分ずつ取り組むだけでいいのです。それで仕事が破綻するようなら、あなたの今抱えている仕事量が多すぎるということです。仕事を断ったりして、減らすことを考えなければなりません。プロジェクト管理とは、あなたをプロジェクトに取り組みやすくする手段の一つなのです。やること、そして時間の見通しがたつことでプロジェクトに着手しやくなる。全体像が「見える化」することで、「終わらなかったらどうしよう」という不安が少なくなるということです。いうことで、プロジェクト管理で悩んだら。毎日できるだけ各プロジェクトに時間をかける。このことを意識して取り組むようにしてください。それだけであなたのプロジェクトは前に進んでいくはずです。最後にプロジェクト管理にとどまらず、「タスク管理をもっと詳しく知りたい!」という方はよかったら僕の講座を受講してください。僕の講座一覧はこちら↓です。Doorkeeperタスク管理の基礎をわかりやすくお伝えしています。今日はこの辺にしておきましょう。東証一部上場の金融機関で「残業ゼロ」を2016年4月から実践しています。シゴタノ!主宰のワークショップの非常勤講師も務めています。