紙の資料のデータ化や、そのデータをパソコンで共有するのに欠かせないのが、コピー機(複合機)のスキャナー機能です。この便利な機能をいざ使おうとする時、多くの方がスキャンの設定でつまづきます。当社では、キヤノン、リコー、Fuji(富士)ゼロックスをはじめ、シャープ、コニカミノルタ、京セラに至るまで、スキャン設定のご質問をよくいただきます。「スキャンができない」「パソコンやフォルダに保存できない」「PDFにする方法は」「スキャンしたら線が入る」などなど...。実は、スキャンのやり方や設定、トラブルの解決方法は、メーカー毎に大きな違いはありません。この記事では、コピー機のスキャンの使い方や、設定、トラブルの解決方法をご紹介します。設定の流れをご紹介まずはじめに、スキャンの設定方法についてご説明します。キヤノン、リコー、Fuji(富士)ゼロックス、シャープ、コニカミノルタ、京セラなど、コピー機(複合機)のスキャンの設定方法に、多少の違いはあるものの、全体の流れは変わりません。設定方法は以下の通りです。パソコンで共有フォルダ(スキャンデータの保存先)を作成する作成した共有フォルダの関連情報(パソコン名・フォルダのパスななど)を確認するコピー機に、共有フォルダの宛先を登録する共有フォルダの作成方法は、以下のページを参考にすると良いでしょう。昨日までできたスキャンが、急にできなくなった理由は、以下の6つの原因が考えられます。以下で、一つずつ詳しく解説していきます。ルーターを入れ替えたコピー機(複合機)やパソコンをはじめ、社内の様々な機器とネットワーク上で相互接続ができるようにする役割を担うのが「ルーター」です。この「ルーター」を入れ替えて、別の「ルーター」に変更をしてしまうと、コピー機でスキャンをしても、データが送信できなくなります。これは、「ルーター」の変更によって、パソコンのIPアドレス(宛先)が変わってしまうからです。「無線ルーター」導入時に発生しやすいので、注意しましょう。ネットワーク種類が変わったWindowsアップデートで、パソコンに新しい更新プログラムがインストールされたタイミングで設定が変わり、スキャンができなくなることがあります。具体的に言うと、Windowsアップデートの影響で「ネットワーク種類」が「プライベート」から「パブリック」に変わってしまい、スキャンができなくなることがあります。これが原因の場合は、「ネットワーク種類」を「プライベート」に戻すことで、解消されます。宛先(IPアドレス)が変更になったコピー機(複合機)と接続しているパソコンのIPアドレス(宛先)が変わると、スキャンができなくなることがあります。新しいIPアドレスをコピー機に登録し直せばスキャンができるようになりますが、この方法は、根本的な解決策ではありません。コピー機に登録する宛先は、パソコンのIPアドレスではなく、ホスト名(パソコンの名前)にするようにしましょう。すれば、例えIPアドレスが変わってもスキャンができなくなることはありません。パソコンのパスワードを変更したコピー機(複合機)の設定で、パスワードを入力(パスワード認証)してからスキャンを行うようにしていると、ある条件下でスキャンができなくなることがあります。それは、コピー機と接続しているパソコンのパスワードを変更した場合です。この場合は、パソコン側で変更したパスワードをコピー機に登録するとスキャンができるようになります。パスワードの登録は、コピー機の操作パネルで行います。ネットワーク回線のトラブル社内ネットワークにトラブルや障害が発生していると、スキャンができなくなります。同時に印刷もできなかったり、インターネットにも接続できない事象も発生します。このようなケースは、社内のネットワーク管理者などに連絡して、対応してもらいましょう。無線LANルーターを用いてコピー機(複合機)を接続している場合、電波が不安定になると、スキャンができなくなることがあります。時間を置いても症状が解消されない場合は、無線LAN環境の見直しが必要になります。無線LANルーターの設置場所の変更や、ルーターの性能が不足している可能性も考えられますので、ルーターの買い替えなどを検討する必要があります。紙の資料をデータで共有する方法として一般的なのが「PDF」化です。紙の資料をコピ―機(複合機)でスキャンして、「PDF」へデータ化。そのPDFを社内の共有フォルダに保存して、データを共有します。リーダー)」というソフトで開いて、確認することが可能です。スキャンした資料をPDFにする方法を以下でご案内します。PDFにする方法スキャンした資料をPDFにする設定の流れは以下の通りです。「スキャンしたデータを、外出先のスタッフとすぐに共有したい。」そんなシーンで役立つのが、スキャンデータのE-mail送信機能です。コピー機(複合機)でスキャンしたデータを添付して、指定のメールアドレスに送信できます。この一連の作業をコピー機だけで完結できます。スキャンデータをメール送信する方法を以下でご案内します。メール送信する方法スキャンデータのメール送信について、設定の流れは以下の通りです。社内のネットワーク管理者に確認し、メール送信サーバー(SMTP)の情報を用意する(SMTP情報例:smtp.gmail.com)ユーザー名(メールアドレス)とパスワード(メールパスワード)を用意する上記「1.」と「2.」の情報をコピー機のネットワーク設定画面に登録する。訪問設定サービススキャンしたデータを「USBに保存したい」コピー機(複合機)でスキャンしたデータを、直接USBメモリーに保存できることをご存知ですか。最近のコピー機は、USBメモリーを直接挿して、データを保存したり、コピー機に読み込ませたりできるようになっています。スキャンしたデータをUSBメモリーに保存する方法を以下でご案内します。USBに保存する方法スキャンをして、PDFやJPEG(画像データ)に変換したデータを、USBメモリーに保存する方法は以下の通りです。訪問設定サービススキャンしたデータを「パソコンに送信できない」コピー機(複合機)でスキャンしたデータを、「パソコンや共有フォルダに送信できない」。この場合、主に以下の原因が考えられます。ルーターを入れ替えたパソコンの更新で、ネットワーク種類が変わってしまった続いて、解決方法をご案内します。「パソコンに送信できない」時の解決方法スキャンしたデータが「パソコンに送信できない」時の解決方法は以下の通りです。1.ルーターを入れ替えた上記が原因の場合は、新しいルーターの環境に合わせて、コピー機のネットワーク設定をやり直す必要があります。前述でご紹介した設定方法を参考にして、スキャンの再設定を行いましょう。2.ネットワーク種類が変わってしまった上記が原因の場合は、ネットワーク種類を「パブリック」から「プライベート」に戻すことで解決します。Windows10の場合は、「コントロールパネル⇒ネットワークとインターネット⇒ネットワークと共有センター」より、ネットワーク種類を変更することができます。訪問設定サービススキャンしたデータが「薄い」コピー機(複合機)でスキャンしたデータが、「薄い」。この場合、主に以下の原因が考えられます。コピー機側で設定する原稿の種類が誤っている読み取りの解像度が低い続いて、解決方法をご案内します。データが「薄い」時の解決方法スキャンしたデータが「薄い」時の解決方法は以下の通りです。1.コピー機側で設定する原稿の種類が誤っている上記が原因の場合は、原稿の種類に合わせて、コピー機で設定を変更してください。コピー機のスキャナー画面に、原稿の種類を選択する項目がありますので、そこで変更が可能です。2.読み取りの解像度が低い読み取りの解像度を上げてスキャンをし直してみましょう。コピー機のスキャナー画面に、読み取り条件を選択できる項目があります。そこで解像度を変えみましょう。現在の解像度が「300dpi」だったら、「400dpi」に変更してスキャンを試してみましょう。訪問設定サービススキャンしたデータに「線が入る、汚れる」コピー機(複合機)でスキャンしたデータに、「線が入る」または「汚れている」。この場合、主に以下の原因が考えられます。ガラス面に汚れやほこりが付着しているスキャン用ミラーに汚れやほこりが付着している続いて、解決方法をご案内します。データに「線が入る」または「汚れている」時の解決方法スキャンしたデータに「線が入る」または「汚れている」時の解決方法は以下の通りです。1.ガラス面に汚れやほこりが付着している上記が原因の場合は、ガラス面を乾いた布で拭くと直ります。2.スキャン用ミラーに汚れやほこりが付着している上記が原因の場合は、機械内部に設置されているミラーのクリーニングが必要になります。ユーザー自身で行うと危険ですので、専門店に修理を依頼して直しましょう。コピー機の故障・トラブルを出張して、その場で解消します!スキャンしたデータが「大きい、重い」コピー機(複合機)でスキャンしたデータのサイズが「大き過ぎて」、送信するには「重い」ことがあります。この場合、主に以下の原因が考えられます。スキャンデータの解像度が高過ぎる続いて、解決方法をご案内します。データが「大きい、重い」時の解決方法スキャンしたデータが「大き過ぎて重い」時の解決方法は以下のように2通りあります。1.読み取りの解像度を下げる読み取りの解像度を下げてスキャンをし直してみましょう。コピー機のスキャナー画面に、読み取り条件を選択できる項目があります。そこで解像度を変えみましょう。現在の解像度が「600dpi」だったら、「200dpi」に変更してスキャンを試してみましょう。2.高圧縮PDF機能を使用する一部のコピー機には、データの読みやすさや見栄えは維持しつつ、PDFのデータサイズだけを小さくできる高圧縮PDFという機能が搭載されいます。搭載しているコピー機であれば、データを1/10の容量まで圧縮できますので、スキャン機能と合わせて活用してみましょう。訪問設定サービススキャンしたデータが「傾く・斜めになる・曲がる」コピー機(複合機)でスキャンしたデータが「傾く」、「斜めになる」、「曲がる」ことがあります。この場合、主に以下の原因が考えられます。自動原稿送り装置(ADF)のローラーが汚れている自動原稿送り装置(ADF)のスキャン確度がずれている自動原稿送り装置(ADF)が浮いている続いて、解決方法をご案内します。データが「傾く・斜めになる・曲がる」時の解決方法スキャンしたデータが「傾いたり」、「斜めになったり」、「曲がったり」する時の解決方法は以下の通りです。1.自動原稿送り装置(ADF)のローラーが汚れている上記が原因の場合は、自動原稿送り装置(ADF)内のローラーのクリーニングが必要です。専門店に修理を依頼して直しましょう。2.自動原稿送り装置(ADF)のスキャン確度がずれている上記が原因の場合は、自動原稿送り装置(ADF)のスキャン確度の再調整が必要です。専門店に修理を依頼して直しましょう。3.自動原稿送り装置(ADF)が浮いている上記が原因の場合は、自動原稿送り装置(ADF)の部品が破損しているので、装置の交換が必要です。専門店に依頼して、自動原稿送り装置を交換してもらいましょう。コピー機の故障・トラブルを出張して、その場で解消します!スキャンしたデータが「切れる」コピー機(複合機)でスキャンしたデータが「見切れて」しまい、不完全なことがあります。この場合、主に以下の原因が考えられます。スキャン設定の原稿のサイズが合っていない自動原稿送り装置(ADF)のスキャンの読み取り位置が合ってない自動原稿送り装置(ADF)が浮いている続いて、解決方法をご案内します。データが「切れた」時の解決方法スキャンしたデータが「見切れていた」時の解決方法は以下の通りです。1.スキャン設定の原稿のサイズが合っていない上記が原因の場合は、コピー機の操作パネルからスキャナー画面を呼び出して、セットしている原稿サイズと設定を合わせましょう。「B5原稿をA4サイズに拡大」といったように、変倍機能を利用してスキャンをする場合は、下記の「縮尺率表」を参考にして試してみましょう。2.自動原稿送り装置(ADF)のスキャンの読み取り位置が合ってない上記が原因の場合は、自動原稿送り装置(ADF)のシステム調整が必要になります。専門店に修理を依頼をして直しましょう。3.自動原稿送り装置(ADF)が浮いている上記が原因の場合は、自動原稿送り装置(ADF)の部品が破損しているので、装置の交換が必要です。専門店に依頼して、自動原稿送り装置を交換してもらいましょう。コピー機の故障・トラブルを出張して、その場で解消します!スキャンすると「紙が詰まる」コピー機(複合機)でスキャンをすると、「紙が詰まる」ことがあります。この場合、主に以下の原因が考えられます。続いて、解決方法をご案内します。「紙が詰まる」時の解決方法スキャンをして「紙が詰まった」時の解決方法は以下の通りです。1.自動原稿送り装置(ADF)のローラーが汚れているまたは劣化している上記が原因の場合は、自動原稿送り装置(ADF)のローラーのクリーニングまたは交換が必要です。専門店に修理を依頼して直しましょう。上記が原因の場合は、自動原稿送り装置(ADF)の部品が破損しているので、装置の交換が必要です。専門店に依頼して、自動原稿送り装置を交換してもらいましょう。コピー機の故障・トラブルを出張して、その場で解消します!まとめいかがでしたでしょうか。スキャンのトラブルは、設定ミスが原因だけではなく、機械の不具合で発生することがあります。その場合は、速やかに販売店や修理会社へ連絡をしましょう。スキャンのトラブルは、コピー機以外の周辺機器やネットワーク環境が原因で発生することもあり、一筋縄ではいかなこともあります。原因を特定するためにも、コピー機の販売店や修理会社に一度問い合わせてみてもよいでしょう。・複合機の修理対応、費用まとめ賈(コピー機エンジニア)株式会社エーワンに所属するコピー機専門のエンジニアです。シャープ製コピー機の整備を得意としており、知識に裏打ちされた適格なサポートで、お客様より常に高い評価をいただいています。おすすめ品10選このサイトは、OA機器リユースのプロ「株式会社エーワン」が運営しています。機器の導入やトラブルのご相談、買取、修理のご依頼までお気軽にお問い合わせ下さい。Co.,Ltd.この内容で送信します。よろしいですか?キャンセル。