突発的な出張でも柔軟に対応いただいているので、大変助かっています。突発的な出張でも柔軟に対応いただいているので、大変助かっています。PR0「新サービスで世の中を変えていきたい」という思いのもと、世界No.1のデジタルプロダクト開発企業を目指し成長を続ける、株式会社モンスター・ラボ(以下、モンスター・ラボ)。国や地域の特長を活かし、島根でのRuby開発やバンコクでのコワーキング事業、セブは開発だけではなくモンスター・アカデミアという教育系の事業など、15か国26拠点でサービスを展開しています。国を問わず最適な場所に最適な人材やサービスを提供し、今後も欧米での事業拡大や中東への新規進出など、さらなるグローバル展開を見据える同社で、コーポレート本部に所属する平子さんと、デジタル・パートナー事業部に所属する正地(しょうじ)さんに、出張手配・管理の状況を伺ってきました。多様性を活かす仕組みを創るためにも、社内ルールの適正化を目指す――お二人の業務・ミッションについて教えてください。正地さん:デジタル・パートナー事業部の事業推進に関わるところを担当しています。事業部に事務担当がいないところから始まり、業務効率化の観点でいろいろな改善を進めています。モンスター・ラボ』を掲げて取り組んでいて、コーポレート本部としては組織力の強化を目標に2019年をスタートしています。コーポレート本部は3つの部門から成り立っていて、個人としての成長だけではなく組織としての成長を安定的に実現するために、バックオフィスの強化に注力しています。「多様性を活かす仕組みを創る」ということが企業理念としてあるので、その実現を目指して業務効率化だけではなく社内ルールの適正化を総務として行っています。――BORDER導入前の出張はどのように手配されていましたか?平子さん:個人旅行と同じやり方で、総務が出張手配の手続きを一任してやっていました。海外拠点が増え出張者が増加していくにつれ、総務で手配することに限界を感じ始めていました。初めは大手代理店の利用を検討しましたが、電話・メール・ファックスでのコミュニケーションというところが多く、特に航空券は時間とともに割高になったり売り切れたりするリスクが高まるので、スピード感がないことがネックになっていました。スピード感のある出張手配と情報管理ができるサービスが他にないかなと探していた時に、ちょうどBORDERのサービスについてお話をうかがったのが検討のきっかけです。当時、クラウド出張手配というサービスは他になかったと思いますし、新しいサービスを利用してみるという会社のカルチャーともマッチして、利用を開始しました。実際に使ってみると、操作性が良く、チャットというコミュニケーション手段も会社に合っていると感じました。正地さん:導入当時は今より出張が多く、出張手配に時間を取られていました。手配依頼は突発的にくるため、他の業務が止まってしまうことも悩みの種でした。手配後の変更やキャンセルも多く、直接航空会社と連絡する必要がある場合などには、時差や言葉の壁も感じていました。平子さん:BORDERではそんな急に発生する変更にも、柔軟に対応していただけているので、大変助かっています。グループチャットでフォロー体制の整備もしやすい――導入後の社内での展開はどうでしたか?平子さん:基本的には出張手配を行う総務・事業推進の担当者に展開しています。出張者には本人の通常業務に集中してもらいたいと思っているので、出張者の希望を確認して、手配はこちらで進めています。簡単に操作できるため、社内での展開は楽でした。――出張手配の対応状況を教えてください。平子さん:少ないときは月に10件程度、多いときは月に30~40件ぐらい発生しています。正地さん:出張が決まると出張者が社内稟議を提出して、その後手配の依頼がきます。出張者の希望をもとに、私たちがBORDERを利用して手配しています。平子さん:業務時間外や休暇時など各手配担当が不在の際は、臨機応変にフォローし合っています。BORDERの手配内容はグループチャットで全てのデータが残るので、後からフォローする際も確認・連携がしやすいと感じています。正地さん:EチケットはBORDERからダウンロードして出張者に送っています。ツールがあると見落としてしまうリスクが増えますが、グループチャットでクロスチェックできるのが安心ですね。――2017年の夏ごろからご利用いただいて、効果はどうですか?平子さん:以前のやり方では、短くても半日はかかっていました。BORDERの場合は、早ければ30分で手配が終わることもあり、工数が減ったと実感しています。弊社は急な出張が多いのですが、迅速に対応していただけるので業務に支障をきたさずに済み、助かっています。正地さん:BORDERを導入したことにより、金額や条件が決定時期によってどう変化するかということがはっきり見えるようになったので、出張者に対していつまでに決めてほしいかを根拠をもって伝えられるようになりました。平子さん:出張手配全体で30%程度のコスト削減になっていると感じています。――管理機能の面では変化ありますか?平子さん:全体を可視化できていると感じます。どの部門の人が今どこにいるのかなどを一覧で確認でき、助かっています。BORDERを使う前は管理するための資料を作る必要がありましたが、今は事業部側で手配しているものも含め、一括して総務で確認できているので、危機管理としても機能しています。BORDERを導入して出張周りの業務が整理され、手配業務の効率化だけではなく旅費規程の最適化という面でも効果を感じます。シンプルでわかりやすいことが導入ハードルの引き下げに――今後のBORDERに期待することはありますか?正地さん:現状どうしても予算の都合上でLCC等の格安航空券を予約することもある状況です。平子さん:そういったものも含めて、すべての出張をBORDERで管理できるようになれば、翌年の予算策定なども楽になります。――追加してほしい機能、連携してほしいサービスはありますか?平子さん:BORDERのシステムは余計な機能がなく、一目でわかるようになっている点がいいと思っています。いろいろな機能をつけてごちゃごちゃしているものは結局使わなくなってしまうと感じているので、シンプルでわかりやすいことが導入ハードルを下げていると感じます。お忙しい中ご対応ありがとうございました!ビザがないと行けない地域や外国籍のメンバーの出張なども数多くあります。シンガポール・バンコク・ハノイ・ダナン・マニラ・セブ・ダッカ・コペンハーゲン・オーフス・ロンドン・マンチェスター・アムステルダム・ベルリン・プラハ・ドニプロ・ドバイ・ニューヨーク・ボルダー)で展開し、音楽配信事業、モバイルゲーム事業、コワーキングスペース事業、RPA(ロボットによる業務自動化)ツールなどの自社プロダクト事業も行っています。https://monstar-lab.com/※本内容はインタビュー当時(2019/4/15)のものです。