取扱規程等の策定2015.11.16これまで、中小企業向けにマイナンバー3分講座と称して、12回にわたって記事の投稿をしてきましたが、今回で最終回です。説明を行いましたが、企業がマイナンバー実務でしなければいけない最終ゴールが「取扱規定の策定」です。基づいて、マイナンバーの「取得」から「廃棄」までを適切に行うということです。その手順を定めることが「取扱規定の策定」ということになります。ガイドラインには、「取扱規定(等)の策定」について、以下のように定められています。(冒頭に「1A~C」にありますが、これはガイドラインの前の文章を指しています。無視ししてもらっても大丈夫です)1A~Cで明確化した事務において事務の流れを整理し、特定個人情報等の具体的な取扱いを定める取扱規程等を策定しなければならない。その任務等について定めることが考えられる。具体的に定める事項については、C~Fに記述する安全管理措置を織り込むことが重要である。(1)取得する段階(2)利用を行う段階(3)保存する段階(4)提供を行う段階(5)削除・廃棄を行う段階*源泉徴収票等を作成する事務の場合、例えば、次のような事務フローに即して、手続を明確にしておくことが重要である。変更となった場合、確実な引継ぎを行い、責任ある立場の者が確認する。特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)より引用マイナンバーを取得したタイミングから、それを廃棄するまで、以下の5つの段階が定義されています。基づいた業務手順を定めることになります。この場合の具体的な手順は、各企業の実情に合わせたものになります。ネットで検索すれば、取扱規定のひな形が見つかりますが、内容を確認せずに、そのまま流用するのはオススメできません。安全管理措置の対応の手順やレベルは各企業によって異なるためです。取扱規定の策定のためのチェックシート取扱規定とは、簡単に言えば「マイナンバーの取得から廃棄までの手順」を定めたものです。したがって、まず最初に上記の「取得から廃棄」までの各段階の手順をどのようにするかを確認することが大切です。そこで、チェックシートを用意しました。EXCEL)このチェックシートでは、マイナンバーを記載しなければいけない各書類をどのように取り扱うのか、を細かく分けて確認するようになっています。取得場面を例にすると「誰からもらうのか」「誰がもらうのか」「誰に渡すのか」「どうやって渡すのか」という風に細かく確認しておく必要があります。「従業員」が「所属部門の事務担当者」に「手渡し」で渡す。