日々の運用の中で「記録」の重要さは、肌身で感じている。数日前まで、記録が「記録」の域を超えることは無かった...と書くと「記録の域ってなんだ?」と思われる方もいらっしゃるでしょう。私も初めは正直「なんだ?」と思った。整理してみようと取り組みから。今活きているドキュメントを一通り揃えてトップに見せたところ、トップが気づいた。トップ『一言で「記録」と云えども、その記録が持つ‘機能’があるんじゃないか。『...??』トップ『やったことを書き残す「記録」という機能や書かれたことを相手(第三者)に伝えるための「伝達」という機能は一般的にイメージし易い。当社のドキュメントには他の機能もありそう。...各役割の「日常活動フロー図」などは、仕事を遂行するに当たっての必要事項ややることを分析している「解析」という機能が有りそうだ。お客様の校正要求事項を書き取る「お客様ニーズ聞き取り表」などは、この通りに仕事を進めていけば仕事の品質が保証出来る「担保」という機能がありそう。当社のドキュメントを整理してみると、これからのドキュメントの考え方や、QMS構築のあり方のヒントが見えてくるかも知れないぞ。事を担保しているんだぞ!」と訴えかけてくる(ように感じる)。前回綴った「ドキュメント作りの基準→用語や表現の定義を決める」との合わせ技で考えると、当社のドキュメントは更に進化するかも!?ドキドキ!!ドキュメント作りの基準の構築や、機能毎の整理は現在進行中。次回は上段で綴った「記録の4つの機能」とは一体どういうことなのかを具体例と併せてお話ししようと思います。