「健康診断の受診率もあがらない。「事務作業は正しくやって当たり前。人手不足の中、人事・総務等の業務をひとりで行っている「ひとり人事」です。そんなリカが、先日の人事向けセミナーで出会って仲良くなったユウコとカフェでお茶を飲んでいました。ユウコは人事歴10年の先輩でもあります。リカ「ユウコの会社はどう?」ユウコ「そうねえ。似たような問題はあったけど、ずいぶん改善されてきたかな。」リカ「どうやったら改善されたの?」ユウコ「私が気をつけたのは、ルールをしっかり作っておくことと、協力関係を築くことかな。」リカ「ルールと協力関係??」ルールをつくるユウコ「例えば・・・何でもかんでも聞いてくる社員とか、何回説明しても同じ間違いやトラブルを起こす社員っていない?」リカ「いるいる!けどさ~、社員に見せられるようなルールも整備されてないから、その都度私が調べて答えるしかないんだよね。この間も、何回代休の説明しても理解してくれない社員がいて。」ユウコ「代休って、法律の決まりもないから、各社でばらばらなんだよね。」リカ「しまいには、お前が勝手に決めたルールなんじゃないか、って怒り出しちゃったり。明確なルールがないと、人事担当者の事務効率が下がるばかりか、社員の側は恣意的に不利益に扱われているように感じ、信頼関係の崩壊につながることもあります。ユウコ「ひとり人事だからこそ、誰もが納得できるルールや、それを運用できる仕組みをきちんとしておく必要があるのよね。」リカ「だけど、ルールはあっても守ってもらうのが大変で。人事のいうことなんて聞いてもらえないし。社員との協力関係をつくるユウコ「例えば長時間労働対策をしなきゃいけないとするでしょ?そのためには現状把握が必要よね。勤務表は期限内に提出してもらえてる?」リカ「全然集まらなくて。出してもらっても間違いばかりで。データ収集に振り回されてる状態よ。」ユウコ「他の社員からみたら、人事とのやりとりなんて「本来の業務外」の「面倒くさい作業」だったりするからね(苦笑)。それをやってもらわないと、その先に進めないのよね。私たちの業務って、他の社員の協力なしには成り立たないのよね。リカは今まで、提出物を出すのは当たり前だと思っていました。みんなのおかげで自分の業務ができる。そんな風に考えたことはありませんでした。ユウコ「仮に無事勤怠データが集まったとしても、その先の対応はどう考える?」リカ「それも難しいのよね。本やネットの事例はいろいろあるけど、ノー残業デー作ったところで、別の日の残業が増えるだけのような気がするし。」ユウコ「他社の話が自社に効果があるかどうかは分からないもんね。原因ひとつとっても、実は単なる業務過多でなくてメンタル問題が隠れていたり。一般的な事例を自社で使えるようにアレンジして落とし込むには、相談相手や、一緒に取り組む仲間が必要よね。」リカ「ひとり人事って、ひとりだけどひとりじゃできないのね。ひとりだからこそ、仲間と協力し合って進めていくことが必要なのね。」とはいえリカの席は、業務の性質上、席も他部門とは別のフロアに設置されており、ただでさえコミュニケーションが疎遠になりがちです。相談できる相手や仲間はいません。「飲みニケーションだ!」なんて言ったって、スパイと勘違いされるか、一歩間違ったらパワハラ、セクハラにも間違えられかねません。そんなリカの戸惑いを察するかのようにユウコが言いました。従業員50人以上の会社で月1回開催すること、議事録を周知することが義務付けられています。詳しくはこちら(厚生労働省HPへのリンク)従業員50人未満の会社では、衛生委員会の開催義務はありませんが、「安全または衛生に関する事項について、関係労働者の意見を聞くための機会を設けるようにしなければならない」とされていますので、義務でなくても、同じことはやらなければならないのです。リカ、衛生委員会について考えるユウコ「衛生委員会って、社員側メンバーが出席してるでしょ。現場のことは現場に聞くのよ。議題のマンネリ化も防げるし。それに議事録を公開しなきゃならないから、他の社員とのコミュニケーションツールにもなるのよね。」リカ「衛生委員会かあ・・・」これまで何となく形だけやっていた「衛生委員会」の言葉が改めてリカの頭に残りました。News「クラウドの活用で給与計算と勤怠管理作業を効率化しよう!」外部サイトに寄稿しました。一緒に働く仲間を募集しています。高等学校のキャリア授業でお話させていただきました。受け入れ準備でやるべきこと。払えば解雇できる?もっと見るストレスチェックフィードバックこそ大事!ストレスチェックの結果を活用しようストレスチェック、導入初期にやるべきこと産業医の先生選びは重要です。見るひとり人事の職場改善クラウド勤怠管理で社内の働き方を見直そう就業規則で人材定着と採用力強化!?長時間労働を削減するには?~衛生委員会の活用4~もっと見るひとり人事リカのものがたり2.健康診断の受診率があがらない!1.孤独なひとり人事もっと見るコラムIT企業の労働時間管理。