この入力と出力は絶対的に存在するものであり、この場合、入力ファイルが、1点に対し、出力ファイルが2点。いったカウントを行い、作業量に換算反映いたします。この数が、多いほど、システムは規模が大きく、少ないほど規模は小さい、といった考え方ができます。日々、オンラインショップからダウンロードする『受注データ』を入力として読み込み、宛先情報を取得し、出力となる『納品書』と『請求書』を作成する。いったことを明確に定義し、システム仕様の一つとして位置付けてゆくのです。この例は、かなりシンプルな例となり、実際は、出力に必要な情報はさらに他のファイルを検索/参照し、取得する必要がある・・・というケースがほとんですので、ファイル設計においては、出力(※最終成果物)を生成するために、必要な情報は何なのか?ということを整理することが、重要な作業となります。続いて、データを入力する際の画面フォーム設計です。UserInterface設計と呼ばれ、システムの操作性に大きな影響をもたらすこととなります。いわゆる、『使い勝手が良い・悪い』といった点が、ほぼ決まってしまう重要な設計作業になります。ここでは、お客様から届く、Fax注文情報をデータ入力する例で、ご紹介いたしましょう。MENU画面には、2つのボタンがあります。アバウトな表現をすれば、実は、これこそが、いわゆる画面フォーム設計です。この例では、画面フォームの数が3種類です。それぞの画面フォーム内での必要要素もおおよそ把握できる状態です。Excel開発の場合は、仕様によっては、このフォームを使用するまでもなく、Sheet上のセルを活用する方法もあります。ここでのポイントは、必要な『画面フォームの点数』と『各フォームの項目数』、さらには、『画面の遷移』が把握できれば、要望を伝える準備資料としては、十分すぎるほど十分と言えます。最後に、出力結果となる一覧表や請求書などの帳票レイアウト設計です。受注一覧レポートと、請求書を例に、ご紹介いたしましょう。(A)(B)が必要となる帳票で、且つ、レイアウトや書体サイズ、右寄せ/左寄せ、項目の順序など、これらすべてが、ご支給いただいた内容に準拠、となれば、Excel開発においては、これがそのまま帳票レポート設計と言っても過言ではありません。ここで大切なことは、(A)はA4縦固定フォーマットに対し、(B)一覧表形式の帳票であることです。それぞれ、品番や住所1、住所2など、表示に必要な項目フィールド数も把握できる状態です。これがどんな進化を遂げようと、帳票レイアウトのベースとしては利用できますので、現行フォームがあれば、それを提示し、要望について補足するという方法も考えられます。開発言語を問わず、どんな帳票フォーマットで、表示に必要な項目は何なのか?項目はどのような順で並ぶべきなのか?どの項目をキーに照合し、どんなグループごとに、どの項目を合算集計すれば良いのか?といった細かい部分まで設計では行いますが、おおむね、このレイアウトのイメージがまず初めに必要となります。このレイアウトイメージさえあれば、あとは、おのずと、決めてゆくことができるのです。いかがでしたでしょうか?ほかにも、コード設計、テスト設計など、様々な作業がありますが、この3つの情報が整理されていれば、開発会社は、早い段階から、初回ラフ提案も行えますし、かなり内容の濃い打ち合わせを行うことができるので、進捗は一気に加速するのです!難しく考えればキリがありませんが、まずは、何が課題で、システム運用の流れや、帳票イメージを提示することができれば、スケジュールを前倒しすることにもつながる為、開発コスト削減という面では、大きな貢献をすることでしょう。予算がたっぷりあれば話は別で、『丸投げ』といったスタイルもありますが、要件や課題整理といった面でも重要なことですし、不要な機能を実装しないためにも、是非、チャレンジしてみてください。