資料の作成に時間がかかってしまう...。時間がかかりすぎと怒られた...。なんて悩みを持っている方もいるのではないでしょうか。資料作りは、目的と作り方のコツを理解していないとどうしても時間がかかってしまうもの。この記事では、資料作の時間を大幅に早める方法を紹介していきます。平均どのくらいの時間がかかるの?資料作成に時間がかかってしまう3つの理由とは?1.構成を先に考えないまま作成を始めている2.情報が足りていない3.PCの操作方法を理解していない資料作成を圧倒的に時短する4つの方法!1.まず構成から考えるリサーチを入念にしよう!3.上司や先輩に頼るPCの操作を覚えるどうしても時間がかかってしまう場合はオンライン秘書を活用しよう!まとめ資料作成には平均どのくらいの時間がかかるの?美人秘書みなさんは一体どのくらいの時間をかけて作っているのでしょう?質のいいデザインの資料を1ページ作るのに大体30分~1時間ほどかかると言われています。これは作成者に一定のスキルがあり、構成・情報が揃っている場合。苦手な方だとさらにこの倍ほどの時間がかかると見ていいでしょう。美人秘書1ページに2時間もかかってしまっては他の業務に支障をきたしますよね...資料作成に時間がかかってしまう3つの理由とは?美人秘書なぜこんなに時間がかかってしまうのでしょう?資料の作成に時間がかかってしまう原因にはどんなものがあるのでしょうか?まずは主な原因3つとその共通点を解説していきます。順番に見ていきましょう!1.構成を先に考えないまま作成を始めている全体の構成を考える前にパソコンに向かってはいませんか?構成を考えずに資料の作成を始めるのは、知らない街で地図を持たずに買い物に出かけるようなもの。「この構成のままで大丈夫なのかな・・・」と迷ってしまい、何度も手が止まってしまうことになります。後半で詳しい構成の作り方を説明しますね2.情報が足りていない資料内容に落とし込むべき内容が曖昧なまま資料を作成していませんか?相手に現状と解決策を突きつける武器になるのが情報。正確でインパクトのある情報があると、それが骨子になり資料の作成が捗ります。情報が足りていないと、資料内容に自信がもてなくなるので「この内容であってるのかな・・・」とますます手が止まってしまいます。上司からの指示やクライアントのニーズも曖昧にしてはいけません。資料を見せる対象の正確なニーズを汲んでおかないと、こちらも自信の喪失に繋がり手が止まります。資料を作る目的を考えて情報を集めるのがカギになります3.PCの操作方法を理解していない美人秘書どういう操作をすればいいのかわからない...PCの操作が苦手だという方もいるのではないでしょうか?たとえ良質な構成・情報が揃ったとしても、PCの操作がタジタジでは、もちろん時間がかかってしまいます。パワーポイントやエクセル・ワードの使い方や操作を短縮するショートカットキーなどなど、知っておかないとその都度調べることになるので手が止まってしまいます。「どうやって操作すればいいんだろう・・・」といった「迷い」のせいで手が止まってしまい、時間がかかってしまっているんです。「迷い」を潰してから資料作成を開始するのがカギとなります。資料作成を圧倒的に時短する4つの方法!美人秘書では、具体的にどうすることで資料作成を素早くできるの?原因がわかったところで、資料作成の時間を早める具体的な方法を4つ紹介していきます!資料作成を時短する方法まず構成から考える綿密なリサーチをする上司や先輩に頼るPC操作やショートカットキーを覚える1.まず構成から考える構成を先に考えることで、「次に何をすればいいか」と迷わなくなりますし、書いているうちに論理が破綻するのを防ぐことになります。構成は全体の中で一番時間がかかる作業ですが、ここに時間をかけることが一番の近道です。目的を考えよう目的とはズバリ「誰に、何をしてほしいのか?」です。上司に企画を提案し、通してもらいたい客先に商品・サービスを紹介し、購入・契約してもらいたいわかりやすい報告をし、上司に認められたいなどなど。この目的が明確でない資料は、誰に向けて訴えてるのかわからない質の低いものになってしまいます。目的を明確にしたら、続いて構成を組みましょう。構成を組む際は、ビジネスでよく使われる「空・雨・傘」の考え方が役に立ちます。空・雨・傘ってどんな考え方?空・雨・傘とはビジネスのシーンでしばしば利用される、資料やプレゼンを構成のフォーマットのこと。一連の流れを確かめることができます。誰かに電子タバコをすすめる場合に空・雨・傘の考え方を使うと電子タバコの例タバコを吸うことで、肺がんのリスクが○%高まる(事実)タバコに含まれる70種類の成分に発がん物質がある(原因)電子タバコに変えることで発がん物質の接種を避けられる(解決策)といった流れを示すことができます。手っ取り早く構成を練ることができますね!パターンを覚えよう毎回1から構成を考えて資料を作るのは非常に労力と時間を使います。一度作成した資料のパターンは保存してストックしておくようにしましょう。上司や先輩が作った実績のある資料や、インターネット上にある優秀なフォーマットを参考にするのもありです。先人の知恵を上手く利用して時間を削減しましょう!リサーチを入念にしよう!情報が足りないと「資料で何を示せばいいのか」が不明確になり、作成時に手が止まってしまいます。質のいい情報は資料作りを簡単にしてくれるんです。資料作成において情報は構成と同じくらい大切なもの。問題が明確に定義できるデータ改善点が一目でわかるデータ日常に寄り添ったデータを集めるようにすると、問題点・改善するメリットを想像させやすくなるのでおすすめですよ。美人秘書なるべくインパクトのある情報にしましょう!構成・情報を揃えるのは時間がかかりますが、これさえ覚えておけば後は無駄に手を止めることなく完成させられるので、ぜひ習得するようにしてください。3.上司や先輩に頼るビジネス書やインターネットで調べるのもいいですが、やはりマンツーマンで教わるスピードには敵いません。その仕事で通用する思わぬ時短方法や裏技を聞けるかもしれないので、一度聞いてみるのがおすすめです。「こうやると早いよ」なんてことを教えてもらえると楽ですよねPCの操作を覚える構成・リサーチがどれだけ上手くても、PCの操作がわからなければまた更に手を止めてしまうことになりかねません。資料作りに利用するエクセル・パワーポイントなどの基本操作方法は時間がある時に確認しておくと時短につなります。資料作りに便利なショートカットキーも覚えておくと便利です。印刷・プリントなどは資料作成において頻繁に利用するので覚えておいて損は無いです。サービス比較ランキングTOP10どうしても時間がかかってしまう場合はオンライン秘書を活用しよう!資料作成は向き不向きがありますし、ベテランであっても数時間単位の時間はかかってしまうものです。資料作成の時間をどうしても削減したいという方はオンライン秘書を活用するのがおすすめ。メリットとしてはメリット短時間で資料を仕上げてもらえる資料作成のプロに作成してもらえる今後も参照できる資料作成のノウハウを得ることができる自分は他の業務に着手できるなどがあります。苦手な業務に時間をとられて他の業務が疎かになるよりも、資料作成はプロに任せて浮いた時間で他の業務で成果を出した方が会社としてもありがたいはず。秘書の導入を考えている人は『一人社長が秘書を雇う時の注意点・メリット・デメリットについて解説』を読んでみてくださいね!まとめ資料作成に時間がかかってしまう人向けに時短方法を紹介してきました。資料の作成はスピードは、構成とリサーチができているかできていないかで大きな差が出ます。無駄にしている時間は「ああでもない、こうでもない」と試行錯誤をしている時間がほとんど。PCの操作方法などを覚えたうえで、基礎となる地盤を固めてから作成に着手するようにすれば、意外とサクッと終わるものです。当記事の内容を活かして資料作成を素早く終わらせてしまいましょう!おすすめのオンライン秘書3選よし!オンラインで秘書を雇おう!と思った時に参考にすべきTOP3をまとめました。4つの点から一番お勧めできる3つのオンライン秘書サービスをご紹介します。採用率1%の狭き門をくぐった経験豊富なアシスタントのみに絞られており、ハイクオリティな業務を低価格で提供してくれます。その影響からか、満足度も非常に高く、継続率が97%となっています。オンラインアシスタントでは基本的に月額10万円が相場のところ、月額47,000円〜依頼ができ、業界でも最安値を誇っています。無料お試しプランもあるので、気軽に利用開始できます。セキュリティが世界水準で定められており、顧客情報が絶対に外部に漏れないように徹底されています。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。