会議をもっと効率的にツイート組織では、いろいろな会議、ミーティングが開かれます。そこで決まったこと、課題を会議の参加者や関係者と共有する、認識を合わせるには、議事録が役に立ちます。議事録の作成自体は、仕事本来の目的ではありませんので、議事録の作成に時間をかけ過ぎるべきではありません。常務会など重要な決定を行う会議では、決定に際してどういう議論が行われ、誰が反対したかなど、決定に至る経緯を明確にしておくことは大事です。このためこの種の会議では、議事録自体がひとつの成果物でもあります。それ以外なら議事録に労力をかけない逆に、決裁権限のない通常の会議やミーティングでは、議事録の作成に時間をかける必要はありません。大事なのは議論経緯ではなく、何が決まったのか、宿題は何かを共有することです。※「議事録」という言葉に抵抗があるなら、「会議メモ」でも「確認事項」でもなんでもかまいません。重要な会議でなくても会議をボイスレコーダーに録音し、それを聞きながら議事録を起こす人がいますが、そんなことに時間をかけるのは、ハッキリ言って時間の無駄です。そんな議事録の作成は、いわゆる「仕事のための仕事」で、そんなことに労力や時間をかけるべきではありません。議事録に残しておくべきこと決まったことは最終成果物に残す決まったことについては、議事録の中で何が決まったのかと、何故そう決めたのかを箇条書きで残します。開発や製造など、何かを作り上げるための仕事の中での会議なら、決まったことは議事録に残しておくよりも、設計書や仕様書など、最終の成果物に反映すべきです。宿題を明確にしておく会議の中で、課題がでてきます。それはすぐに取り組むべき課題であったり、将来的な課題であったり様々です。このうちすぐに取り組むべき課題、すくとも半年以内に取り組むべき課題については、誰が責任者として取り組むのかを明確にしておく必要があります。会議の最後で確認する時間をとるいろいろな話し合い、議論の過程・展開はあるでしょうが、この2つ(決まったこと、宿題)が参加者や仕事のメンバーに共有できれば、それで議事録はOKです。できれば、会議後に議事録を作成して確認するのではなく、会議の最後に、決まったこと、宿題を口頭で確認して、会議を終わるようにしましょう。会議中にすべてを終わらせるもう一歩進んで、可能なら、議事録作成者は、ノートパソコンを持ち込み、会議中に決まったこと、宿題を整理し、会議の最後にプロジェクターで写して確認する。それを後で、イントラネットの掲示板や共有フォルダにおいておけば完了です。テーマ)などは、前回の議事録のコピーからあらかじめ作り込んでおきます。すれば会議中は、決まったことと、宿題の記録を残すだけです。それだけであれば、会議中に作成し終えることも可能です。ポイントは決まったことと宿題だけですので、印刷しても、A41枚で収まる分量にしておくべきです。その程度の分量で箇条書き中心で記述するなら、議事録の作成は、EXCELの方が適しています。1議事録がA41枚以内なので、1会議1シートで記録を残していけば十分です。その会議が毎週月曜とか定期的に開かれる会議なら、次回の会議は、前回の会議の議事録の再確認からスタートします。この簡単な確認作業を行うことで、前回よりも1歩進んだ段階からミーティングをスタートできるようになります。