先週、ある事業所のお客様の第2者監査がありました。監査をスムーズに進めるために、監査項目のエヴィデンスがスッと出せるように準備を指示すると、紙で保管していた資料はすぐに出せるのですが、電子ファイルの資料は「その資料は...あれ、どこだったけ?えっと、えっと...」パソコン内のファイルを探し出すのに、時間が掛かっていました。パソコン(サーバー)内の状態を見てみると、1つのフォルダに400以上のフォルダやファイルが入っていました。今では使用していない資料や古いメール案内etc.整理もせず、何でもかんでも放り込まれているような状態でした。普段使っていない人や、事業所外の人、異動者が見ると、どこに何があるのか、全く分からない...※日常業務で使用する品質記録は、最新版が使用される仕組みになっています。データは社内イントラネット内で使用していますので、意図しない紛失・流出はございません。誰が見ても『資料・情報がスムーズに取り出せない!?杜撰な情報保管』という問題は明らかです。近年は個人(事業所)に保管を任せた結果、このような状態になったことは非常に拙い。パソコン内は仕事情報の本棚。「パッと見て、スッと使えるデータ管理」を全社改善テーマに掲げました。パソコンは仕事で使用する道具。その中のデータは、所内/全社で活用する情報です。ポイントを置いた「データ管理の基本体制」の再構築をしなければ!です。