今回ビーコミ加藤さんが訪ねたのは、Arm広報の坂元さん。外資系企業広報が行っているテンプレートを用いたシステマティックなやり方などをお聞きしました。加藤恭子さんが、活躍中の広報担当者にインタビューし、広報として役立つTipsを紹介する本連載。これまで日本企業の広報についてご紹介してきたが、今回は外資系企業の広報の働き方にスポットを当て、PR会社から外資系企業を経て、現在は英Arm(アーム)日本法人の広報責任者となった坂元章彦さんを訪ねた。外資ならではのノウハウは、日本企業にも活かせるものが多く、話題は多岐に渡るものになった。今回、インタビューから得た主な知見は、以下の通り。それぞれの項目については、記事後半のインタビューで詳しく紹介している。Tips場数を踏んでパワーアップしておく書籍やセミナーなどで先人から学べることも多いが、実体験に勝るものはない。記者会見も、社内報やブログなどの執筆業務も大量にやると能力が格段に上がる。テンプレートを活用することが多い。取材ならばブリーフィングノートと呼ばれるものがある。それを埋めるだけで取材に備えるために確認すべき必要な項目が網羅される。これがあれば社長が丸腰で取材を受けなくて済む。Work:業務仕様書)などのテンプレートを使うことで、1から制作するのではなく効率化ができるとともに漏れや抜けがなくなり、企画立案やメディア訪問など本来必要な部分に時間を使うことができる。テンプレートがない場合は、PR会社に作ってもらったり、友人の広報担当に教えてもらっても良い。いわゆる車輪の再発明を避けることが効率化につながる。一人広報はPR会社と「チーム」になれ!外資系企業の日本法人では一人広報が多い。そんな場合、頼りになるのは一緒に組むPR会社になる。記者会見を行うにしても自分が司会をしたら、全体に目配りをする人が他に必要になる。PR会社を「使う」のではなく一緒に「チーム」になる感覚で仕事に取り組むと大きな成果が得られる。英語は勉強しないで練習する留学経験がないと英語に苦手意識を持つ人も多い。英語もパソコンや車の運転などのように、仕事で使うスキルの1つと捉えて、使えるように練習するという姿勢で臨むのが良い。英語がある程度使えるようになると外資系企業への就職への道も開けるし、英語で発信されているPRの最先端の情報にも触れることができるようになる。広報、メディアにもっとも詳しい人になる広報、メディアについて社内で一番詳しい人になり、周りにそう認識してもらえれば、社内の協力も得られやすくなるし、相談されるようになる。仕事も良い方向に回り出す。早めに、広報やメディアの知識を身につけておく。坂元さんのご経歴の最初は、PR会社でしたよね。新卒でPR会社のプラップジャパンに入り、最初の3年くらいはクリエイティブ部門でPR誌や広告などの編集制作に携わりました。その後異動して、テクノロジー系クライアント企業の広報をサポートすることになり、大手外資系IT企業のPR実務を担当しました。日本のPR会社に入られたけれど、外資系企業(以下、外資)との接点があったんですね。外資では「PR会社と組む」というのがデフォルト(一般的)ともいえるので、私が担当したクライアント企業の8割以上が外資でした。そのときにお客様に学ばせていただいたことや経験は、現在も活きています。最初はインタビュー記事の執筆やコピーライティングなど、ひたすら書くことが多かったんですが、そのことで書くことが苦にならなくなりました。それは、PRの実務に携わったときに役立ちましたね。広報の仕事はコトバを使って相手に何かを伝えて、結果に近づくための努力をするので、書くスキルは重要です。グラフィックや動画などのビジュアル表現も大事ですが、そのためにクリエイターの方にイメージを的確に伝えることもコトバで行いますし。書けることは基礎になりますね。その後クリエイティブ部門からお客様のPR支援部門に移ったわけですが、日々ものすごい数の記者会見や取材対応をこなすことになりました。フォローアップをするのは私たちです。それを週に1回以上は行っていました。して場数をふめたので、インハウス(企業内広報担当)に移ってプレスイベントをするときにも、迷いなく対応できるようになりました。した経験を積まれたPR会社から、次は外資系企業に転職をされたんですね。IT系月刊誌、オンラインメディアでの記者・編集者を経て、BtoBのIT企業でPR/マーケティングマネージャーを歴任。2006年に個人事業としてビーコミュニケーションをスタート。2007年より株式会社ビーコミとして法人化。複数企業のPR/マーケティング支援を行うほか、各種媒体で執筆活動や企業・団体向けに講演活動もしている。PRSJ認定PRプランナー。Japanに入社し、広報担当として5年ほど在籍しました。「PR会社で経験を積んでいるから広報だったらなんとかなる」と思って入ったんですが、実際は使う筋肉、マインドが違うという印象をもちました。PRエージェンシーのなかでもお客さんとネタを作るところから支援するケースもあると思いますが、私がやってきたのは、ネタとなる発表内容は決まっていて、それをどうやって世の中にデリバリーするかが中心でした。インハウスの広報だとネタから作らなくてはいけないので、職種は似ているけれど、異なるものだという実感がありました。外資系なので、本社から出されるものをローカライズ(翻訳するだけでなく、その市場に合わせた形式に作り変えること)して展開するということもありますが、日本でのアクティビティにも注力しました。日本の社長に国内のビジネス戦略説明会や製品の記者会見に出てもらってビジネス現況を伝えてもらったり、事業部門長を集めて記者との懇親会を開催するなど、日本ならではの動きをしていきました。転職したばかりのときには、これまでやってきたこと、また他社さんのやり方を模倣することもありましたね。他社さんの記事を読んだり、広報どうしの会にはなるべく参加してノウハウやアイディアを得ていました。社外から学べることは大きいです。広報がうまくいっているように思える会社があれば、その担当者に会いに行くこともできると思います。現在はFacebookなどソーシャルメディアで簡単につながれますから。記者へのアプローチもメッセンジャーで行うなど、よりカジュアルにできるように変わってきていますよね。システマティックなところですかね。エグゼクティブの取材前に用意する事前説明資料(ブリーフィングノート)もテンプレート化されていますから、それを埋めていけばブリーフィング(簡潔な状況説明)できるようになっています。レポーティング(報告書)もほとんどの部分はテンプレ化されています。日本の企業でブリーフィングノートを作っているところは少ないようですね。以前、日系企業の広報の方から取材を受ける際の準備について質問があったので、「外資系ではブリーフィングノートを作っていますよ」と話したら、驚かれていました。ブリーフィングノートで、「この記者はどういう人でこんな質問が出るだろう」などが事前にわかっていれば、社長も取材を受けやすいですよね。ブリーフィングノートだけでなく、取材をアレンジする際のチェックリストもテンプレ化すると良いと思いますね。Publicity)なのか、お金の発生しない純粋な編集記事の取材なのか、純粋な取材ならば掲載前に原稿の確認はできるのかとか、いろいろとリスト化できますよね。加藤:そうしたテンプレートがあれば、とりあえずまわせそうですね。一通りまわせますし、効率化できるので、プランニングやメディアとの関係構築など本当に重要な仕事に時間を使えるようになります。広報のコミュニティで聞けば、チェックリストやブリーフィングノートのテンプレートのサンプルを教えてくれる人は多いと思います。私もサンプルであれば喜んで共有できますよ。外資系から取り入れるといい技は、1つは「テンプレ」ですね。1つは、場合によっては「PR会社と組む」ということですかね。自分でできることには限りがあるので、外部のプロフェッショナルの知見に頼るのは必須だと考えています。私は現在一人で広報を担当しているので、イベントで司会をしたらもう身動き取れません。プランニングやコンテンツ作りは主に社内で行いますが、その後のプロセスはほぼ全部、PR会社におまかせしています。proposal:提案依頼書)を作成して提案を受け、そのPR会社と一緒に何ができるのかを理解して依頼しないと、うまく回りませんよね。業務仕様書)を事前に合意して契約に組み込んでおきます。SoWにはやはりテンプレがあり、サービス内容や提供回数を明記しているので齟齬がおきにくいです。PRエージェンシーにもそれぞれ得意分野がありますし、すべてを求めるのではなく、それをいかんなく発揮してもらうことが、最良のアウトプットにつながると思っています。そのうえで、エージェンシーは同じチームの一員だと考えた方がいいですね。日本では発注主が偉いというマインドをいまだに見聞きすることがありますが、担当の方が心の底からその製品・サービスを広めたいと思ってもらえないと良い仕事なんてできっこないと思います。チームで動けば、パワーアップにつながりますね。予算規模によっては大きな総合型のPR会社と契約できない場合もあるかもしれませんが、フリーランスで並走しながらサポートしてくださる方もいると思いますので、良いパートナーを選べるのではないでしょうか。