進捗管理なしではスケジュールの意味がない進捗管理なしではスケジュールの意味がないプロジェクトの段取を図に落としたものがスケジュール表です。スケジュールを立てただけで満足している人がいますが、スケジュールは進捗を管理してこそ立てた意味があります。進捗管理なしにプロジェクトが予定通りに進むことはありえません。キックオフプロジェクトをスタートする際に、まずやるべきことは、一緒にプロジェクトをする仲間とのゴールイメージの共有です。キックオフミーティングなどを開く場合は、まずゴールイメージの再確認から始めましょう。ゴールイメージ共有のためのツールになります。プロジェクトを進めていく上で、さまざまにいろいろな場面で判断が必要なことがでてきますが、このとき、それがゴールイメージに沿っているかどうかが判断基準になります。ゴールイメージが共有できていれば、それぞれが判断しても、大きく逸れることがなくなります。確認サイクルスケジュールは立てただけでは意味がありません。よりますが、通常のときの確認サイクルは1週間単位が基本です。毎週金曜日の17時までとか、定刻を決めて進捗報告を受けます。期間が短期のときや進捗が遅れているとき、期日ま近かのときは、毎日進捗確認をしてもよいでしょう。大幅な遅れが出ているなど、管理強化が必要な状況では、朝と夕方2回進捗報告を求めることも必要です。基本は進捗会議を設けて、関係者に集まってもらい、スケジュールどおりに進んでいるか報告を受けるようにします。プロジェクトのキーパーソンに全体の進捗状況を把握してもらっておくことは非常に重要です。遅れがあれば、リカバリーする方法も報告してもらいます。その際に課題やすでに取り組んでいる課題解消の進捗状況を発表してもらい、参加者と共有します。可能ならスケジュールをプロジェクター等で写し、その場で進捗を更新していくと余計な手間がかかりません。情報共有ツールプロジェクトが長期に渡ったり、関係者が大きくなればなるほど、情報を共有する仕組みを用意しましょう。グループメールアドレスそのプロジェクトに関わるメンバー全員に知らせるためのメールアドレスです。基本はスケジュール表に名前が載っている実務者が対象ですが、常に情報共有しておくべきキーパーソンが居れば加えておきましょう。ここにスケジュール上には載っていない各メンバーの直属の上司を含めてもよいですが、できれば、メンバーとその上司の2つ、またはメンバーとメンバー+上司の2つのグループアドレスを作っておくと使い勝手がよいでしょう。情報を共有するためのツールです。社内のイントラネットに掲示板類のツールがあれば、プロジェクト用の掲示板を用意しましょう。ないなら社内ネットワーク上に共有フォルダを作り、そこで共有する情報を管理しましょう。Suite等の利用を検討しましょう。ネット上の無料サービスを使って共有することも可能ですが、セキュリティを考えると、有償の信頼できるサービスを選択すべきです。インフォーマル・コミュニケーションプロジェクト等が大きくなればなるほど、情報の透明化、風通しの良さが重要になってきます。メ―ルだけでは、小さなリスクや個人的な不満などは出てこず見落とされます。次にそれらが表にでてくるときは、「小さな」というレベルを超えたときです。なる前に対処するためには、実務者やその上司と直接会話することが重要です。同じフロアに居ない人とは、どうしてもコミュニケーションの機会が定例会議などのフォーマルな機会に限られてきます。このため少なくとも週に1度は、別の場所にいるメンバーのところに出かけ、軽く声をかけ、雑談して実務者の不満や気になることを引き出す行動が必要です。