スケジュールを組む調整力はビジネスマンにとって必須のスキルです。スケジュールをビッチリ埋めることに価値はありません。予定は余裕を持たせることが理想です。普段タスク(仕事)に追われて自分にとって重要なことができないなら、自分の時間もタスク化してしまえという発想です。そもそもどうでもいいアポが、他人だからという理由で優先順位が勝る理由が分かりません。実はこれ、スティーブ・R・コヴィーの『7つの習慣』で有名になった「緊急ではないが重要なこと」(通称、第二領域)のことです。言い換えるなら「短期的には面倒だけど、長期間放置していたら後々もっと面倒くさいこと」。日常業務に追われていたら、いつまで経っても時間が取れないこの第二領域こそ、定期的にスケジュールに入れてしまえばいいのです。「やる気」や「モチベーション」に頼らず、淡々と「ルール化」「理由づけ」「残存エネルギーの配分」をするのが習慣化のコツです。このように、スケジュールは重要なことから埋めるのが基本。限りある資源をいかに使うかが自己管理の本質です。時間を自分の意思でコントロールできないようでは、いつまで経っても自己管理はできません。スケジュールが埋まっていない自由な時間こそ、自立を目指すビジネスパーソンが常に追い求めているものです。自由な時間を使って自分の采配で仕事をし、人に合い、学び、刺激を受ける。これほど充実した時間はないはずです。そのせっかくの時間を「価値を生み出さない時間」だと勘違いしているようでは話になりません。自由な時間を増やす唯一の手段は、ムダを省くことです。ただの報告会ならメールで済ます。確実に成果がでないと分かっていることはやってはいけませんが、成果が出るのか分からないのであればとりあえずやってみる。ようは、ムダを排除するにはムダを知ることが先決。ムダだと知ったら思い切って捨てるか、そのムダをできるだけ回避するための努力が必要になります。サラリーマン人生で一番惜しいことは、ただでさえ限られた時間の中で成果を出さなくてはいけないのに、見る人が見れば絶対にムダだと断言できることでも張本人は良かれと思って一生懸命やってしまうことです。組織の仕組みの中にムダが組み込まれていると、そのムダに気付きづらいからです。参考までにお伝えすると、会議は本来「意思決定」の場なので、その時間を使って何を決めるのか明確になっていない会議はムダです。報告会などの情報共有レベルであればメールや1対1の口頭ベースで十分でしょう。脳内の作業領域をワーキングメモリと言います。ワーキングメモリを最大限に使うことで仕事の処理速度や制度が如実に上がります。そのためにはその仕事以外のことで頭を使わない努力が必要です。普段の業務でワーキングメモリを節約する方法とはなんでしょうか。簡単なのはメモを取ることです。みなさん大事なことはメモに残すと思いますが、それは裏を返すと大事ではないことは覚えておくという意味にもとれます。大事ではないことにワーキングメモリを使うのは勿体なさ過ぎます。忘れる努力をするために取るのがメモの目的です。小川はメモがわりの付箋をいつも身に付けています。短期記憶(これがワーキングメモリの本来の意味)のかわりに使うものなので付箋で十分。アプリなどで管理しだすと、些細な用事のときに使わないので意味がありません。ノートの整理術で有名な高橋政史さんが「メモとノートは違う。メモは記憶するためのもの。ノートは考えるためのもの」と仰っていますが、まさに言い得て妙。労力をかけるならメモよりノートです。ワーキングメモリを節約して、思考力の容量を増やすこの続きは、次回に。