当社のQMSは41のマニュアル(下位文書含む)で展開しています。社内イントラネット上に最新版を掲示しているため、社員の誰もがいつでもパソコンから閲覧・確認が出来ます。当社のマニュアルは、その名称を見れば何について書かれているか分かるようにしていますが、1つのフォルダに纏めてアップしているため、しょっちゅう使っている私はパパっと辿り着きますが、あまり慣れていない社員だと「どれを見たら良いのだろう...」と迷ってしまったり、探すのに相当の時間が掛かったりすることもあるようです。社員がマニュアルを見る時は、大概「仕事の進め方で迷った時」です。「どれだ?どれだ?」と探していたら、流れが止まり、無駄に時間だけが過ぎていきます。中には時間を掛けても探しくれなくて、「こうだろう」とうろ覚えの記憶や勘で進め、結果誤った処置をしてしまっていた...ということもありました。これでは一概に「マニュアルを確認しないのが悪い」とは言い切れません。探す手間がなくなるのになぁ...」と思いついたのが、‘プロセスとマニュアルの関連表’のようなもの。概要」「関連するQMS管理文書」と並んでいますので、該当するプロセスに関連するマニュアルが特定出来ます。冒頭で申し上げたように、名称からマニュアルの内容もあらかた分かるので、見たいマニュアルにすぐ辿り着けます。これで「マニュアルを探す」時間は削減可能です。この関連表のもう一つの活躍が...改善の種(不良・クレーム等)の是正時に、処置内容をマニュアルに反映させる際、該当するプロセスから「どれだけのマニュアルに反映しなければならないか」も特定できます。従来「どのマニュアルを直さなきゃいけなかったっけ??」と思い出していた時間も削減でき、反映漏れも防げます。ささやかですが、この一人二役の関連表は当社のQMS的働き方改革の要素の一つとなっています。