お役立ちスポンサードリンク新入社員や転職をして慣れない職場で外からかかってきた電話を取るのは結構勇気が入りますよね?聞き違いやよく聞き取れなかったりと不安材料が多く、電話恐怖症になる人も多くいます。「誰でも最初はそうだよ」と言われてもやっぱりドキドキします。そんな時はメモの取り方ひとつで解決する場合があります。そこで今回は新入社員が電話の内容をメモする時のコツを紹介します。これで電話も怖くなくなりますよ。まとめ電話の内容をメモする時のコツは3つ誰しも慣れない職場で、電話を取るのは不安です。そこで電話がかかってきたらメモを取るようにします。これは社会人として当たり前のことなんですが・・・。それと手を動かしてメモを取ることにはたくさんのメリットがあります。書くことことにより覚え易くなります。それに記録を残すことで後に内容をまとめやすくなります。メモを取ると言ってもコツがあるんですね。メモに夢中になり対応がお粗末になっては本末転倒です。そのコツとはどのようなことか見ていくことにしましょう。メモは要点だけを書く話の内容をすべてメモしようとしないでポイントだけを抑えるようにしましょう。仕事の電話であればメモする項目は下のように大体決まっているものです。担当者(電話をかけてきた人)誰に繋ぐのか?たったこれだけです。例、お世話になっています。商事の渡部と申しますが、資材の高橋課長いらっしゃいますか?この場合はメモはこのように取ります。シザタカハシ-カ1015(10時15分)このように自分でわかる略語を決めておくと便利です。ブ・・・部長カ・・・課長カカ・・係長メモする(書くことに)ことに集中しすぎないメモが目的ではありませんので、相手の話に集中して聞きます。メモはあくまでも念のための位置づけです。メモに集中しすぎて、沈黙が続くことがないようにしましょう。^^;聞きにくかったり、メモが合っているかどうか不安な場合は復唱して確認すればいいんです。メモはカタカナでメモは漢字よりもカタカナで書いたほうが早く書くことができます。担当者が不在の時は、代わりに要件を聞くことになります。早く正確に書けるということは大切なことなのです。電話の最後に復唱して相手に確認すると間違いが少なくなります。スポンサードリンク伝言メモ用紙は自分のオリジナルを作っておく電話での伝言はオリジナルの伝言メモを作っておくと便利ですよ。無料のテンプレートもありますのでそれを自分に合った内容に直して使うのもいいですね。無料でダウンロードできるサイトを紹介しますね。【KOKUYO】http://www.kokuyo-st.co.jp/stationery/kws/template/download/#H312【社内で使うビジネス関連のフリーテンプレート】https://freetemplate-download.com/template/dengonmemo.htmlなお、メモを使う場合はセロテープで止めないで、剥がれるノリを使って不在者のデスクなどに貼り付けておきましょう。電話のメモはノートに走り書きでOKオリジナルテンプレートをおすすめしましたが、電話を聞きながらのメモ取りは専用ノートに書き殴りで書いておいて、電話が終わったら伝言メモに書き写すといいですよ。専用ノートに書いておくと後々まで残るので、万が一メモを紛失したときでも確認することができます。相手によっては電話で聞き取りにくい人っていますよね?そんな時の確認方法は「タカサカ様のサカは大阪のサカでよろしいでしょうか?」と、このように聞くといいでしょう。違う場合は「いや、タサカです」と言ってくれますので確認できます。こちらの記事でも書いています。電話の声が聞き取れない原因と対処法!これで安心もう怖くない新入社員や会社に入ったばかりだと電話で相手の会社名や名前が聞き取れないことってありますよね。聞こえるんだけど、聞き取れない。...chie-log.com伝言メモの役目は相手に伝わって初めて終わる伝言メモは、デスクに貼り付けて終わりではありません。不在者がそのメモを読んで理解して初めて終わるものです。間違って読んだつもりで捨ててしまったりする場合もあります。そんな時は専用ノートが役に立ちます。ノートは済んだものはチェックマークを入れるとか、横線や☓で消すくらいにしておきましょう。間違っても消しゴムで消すようなことはしないで下さいね。ノートは100均で買えますからそこはケチるとこではありません。^^まとめメモの取り方のコツはたった3つ。要点だけを書く書くことに夢中にならないメモはカタカナで書く自分専用の伝言メモを作っておくと便利。専用ノートがあれば記録が残って役に立つ場合がある。復唱することを心がける。新入社員の時は多かれ少なかれ、だれでも間違えます。早く慣れるかがミソです。慣れればあんなに怖かった電話でも普通に対応できるようになりますよ。今のうちにたくさん間違えて一つひとつクリアーして行きましょう。大丈夫!きっとできますから。台風21号チェービー進路予想!福島県いわき市への影響は?今年の夏は異常なくらい暑かったですよね。涼しくなったと思ったら今度は台風です。親が年金受給者で健康保険など扶養家族...記事を読むモレスキンノートが理想?ダイスキンやセリスキンで十分!?モレスキンノートいいですよね。重曹を使う際、種類や用途に...記事を読む所得証明書の申請で必要になる委任状の書き方はこうする!住宅ローンを組むときや年金の請求など、いろいろなシーンで証明書が必要になってきます。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。名前メールアドレスサイト次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。新しい投稿をメールで受け取る知恵ろぐ管理人:ヒデこんにちは。当サイトを訪問していただきありがとうございます。東北の片田舎に住むアラフォーのヒデといいます。普段はブライダルをはじめ、企業PRやMVなどの映像制作を行っています。ここでは悩みや疑問、得する情報をその都度取り上げています。