取引文書の書き方と注意点とは取引文書の書き方と注意点とは2017年12月25日ビジネスにおいて、必要不可欠な「ビジネス文書」。...等々、「ビジネス文書-社外」のカテゴリの中には、実に様々な文書が含まれます。取引先とのやり取りを円滑に行うためにも、文書の作成は必須です。当サイトでは、テンプレート内に文例が入った様々なカテゴリのビジネス文書テンプレートを用意しており、必要な部分の修正のみでパッと簡単に作成できます。ビジネスを行ううえでの取り決め等を行う際に作成し、先方へ提出する文書のことです。取引文書は、取引先とのやり取りを行ううえでとても重要になる書類です。最初に取り決めが行われた内容の証拠となります。口頭でのやり取りでは、言った・言ってないのトラブルになりかねませんし、契約内容が曖昧なままだと、受注側の受け取り方によっては追加見積りなどになってしまうケースもありえます。いったトラブルを防ぐためにも、事前に取引文書を交わすことはとても重要なのです。取引の「証拠」となる以上、文書の作成・取り扱いには注意が必要です。記載内容のミスや紛失がないよう、気を付けてください。「~と思われる」、「~頃」といった曖昧な表現や、長い文章、専門用語の多用は理解しにくく、トラブルのもとになるので気をつけましょう。本文には、前文(頭語・時候の挨拶・感謝)、主文(要件)、末文(しめくくり・結語)を記入するのが一般的です。作成後に、記載間違いがないこともしっかり確認することを忘れずに。間違いやすい表記に注意!取引文書に必須な「敬称」は、意外に間違えやすいので注意が必要です。敬称で「皆様」をあらわします。「様」「殿」をつけてしまうと、二重敬語となり、NGです。役職の後に「様」をつけるのは二重敬語になり、NGです。組織宛の敬称は「御中」としましょう。「様」は個人宛の敬称となります。「株式会社」は、(株)などに省略しないのがマナーです。敬称の間違いがあると、取引先にあまりよい印象をもたれません。このあとの取引を円滑に進めるためにも、表記間違いがないように文書を作成しましょう。ビジネス文書テンプレートを多数ご用意しました。それぞれ文例が入っていますが、ワードで適宜内容を書き換えてご利用ください。