SNSの危機管理に関するセミナーに登壇しました弁護士持田大輔が景品表示法の景品規制について解説をしたインタビュー記事が公開されました。今年の5月30日に全面施行されました。この改正で、これまでは法の義務が課されていなかった多くの中小企業も、法の規制対象になりました。ほとんどすべての企業で、改正法にしたがった対策が必要になってきます。忙しい企業では、対応が後回しになっているところも多いかと思います。会社の「プライバシーポリシー(個人情報保護指針)」の作成・公表はお済みでしょうか?プライバシーポリシーは、「うちの会社は個人情報をしっかり取り扱っています」と宣言するための、いわば会社の「顔」になるものです。プライバシーポリシーの作成自体は法令上の義務ではありませんが、個人情報の重要性が高まっている昨今、早めに作成し、公表することが望ましいものです。望ましいかと言いますと、プライバシーポリシーに一定の事項を書いておくことで、個人情報保護法が企業に求めるいくつかの「義務」を果たすことができるからです。いうことなのか、以下で具体的に見ていきましょう。プライバシーポリシーには何を書くべきなのか?法律との関係で、プライバシーポリシーには、何を書くべきでしょうか?実は、法律には、「プライバシーポリシーはこう書くべき」といった指定はありません。何を書くかは、各社の自由に委ねられています。これまで個人情報のことをよく知らなかった企業からすると、「自由に書け」と言われても困りますね。改正前は、プライバシーポリシーの記載事項については、経済産業省が発表したガイドラインなどが要領よくまとめていました。このガイドラインは改正にともなって廃止(更新停止)されてしまいました。ウェブサイトを探しても、そのような便利な「まとめ」は見当たらないようです。そこで、以下では、プライバシーポリシーに最低限書いておくべき事項を、簡潔にまとめてみたいと思います。プライバシーポリシーの記載事項まず結論から書きますと、プライバシーポリシーでは、以下の内容を書いておくべきです。法令の義務に関する事項(A)と、それ以外の事項(B)に分けて整理します。プライバシーポリシーの改訂方法これらの事項を書くべき理由なぜ、これらの内容を書くべきなのでしょうか。【A:記載することで法令の義務をクリアできる事項】から言いますと、これらの事項は、「公表」したり、「(個人情報の主である)本人の知り得る状態」に置く義務が法律で定められています。プライバシーポリシーで書いて発表することで、これらの「公表」などの義務を果たすことができます。取得する個人情報の利用目的」については、あらかじめプライバシーポリシーで「公表」しておけば、個別に取得する際に本人に通知する必要がなくなります(法18条1項)。(ちなみに、利用目的は、どのように使われるのかが本人に想定できるように、「できる限り特定」して書く必要があります(法15条1項)。具体例は別のコラムで解説しましたので参照してください)。名称と、苦情の解決の申出先これらの事項は、プライバシーポリシーに書いて発表しておけば、「本人の知り得る状態」に置いておく義務を果たせます。・グループ企業間での個人データの共同利用を考えている会社では、法律の求めるいくつかの要件を「本人が容易に知り得る状態」に置いておく必要があります(法23条2項、23条5項3号参照)。これらの事項についても、プライバシーポリシーに書いて公表しておくことで、法律の義務を果たすことができます。このように、プライバシーポリシーを作成・公表しておくと、法律の義務をクリアできるという実益があるのです。【B:その他、法令の義務ではないが、記載することが望ましい事項】は、法律の義務ではありませんが、記載することによって企業としての個人情報への取り組みを宣言し、社会的信頼を高めることができます。プライバシーポリシーの具体例(大企業の場合を参考に)とはいえ、何をどう書けばいいのか、まだ具体的なイメージを持てない方も多いかと思います。そんな場合は、同業他社のプライバシーポリシーを参考に検討してみるのも一つの選択肢です。同業他社の場合は、とくに個人情報の「利用目的」が似ていることが多く、自社にも応用可能な場合が多いからです。実際に、いくつかの業種の、大企業のポリシーの例をならべておきますので、参考にしてください。http://www.sumitomocorp.co.jp/privacy/・株式会社セブン&アイ・ホールディングスhttp://www.7andi.com/privacy.html・楽天株式会社http://privacy.rakuten.co.jpまた、市販の本にも、プライバシーポリシーの記載例が載っています。新個人情報保護法-Q&Aと書式例-』(新日本法規出版、2017年)にも、プライバシーポリシーの書式例を載せてますので(256p以下)、参考にしてください。作成したプライバシーポリシーはどこに置けばいいか?そして、作成したプライバシーポリシーは、自社ホームページのトップページからリンクを1回クリックすればたどり着ける位置に置いておくべきです(ホームページがない会社では、求められたときにすぐに出せるように印刷しておいてください)。ガイドライン(通則編)2-11、3-4-2-1など参照)。このような実益があるため、多くの企業では、会社ホームページのトップページに「プライバシーポリシー(個人情報保護指針)」のリンクを張って、遷移した先にプライバシーポリシーの本文を置いています。終わりに最初に書いたように、プライバシーポリシーは、会社がどのように個人情報を取り扱っているかを示す「顔」になるものです。個人情報に関する事件が報道されることも増えました。ひとたび個人情報の取り扱いを誤ってしまうと、法的な責任が生じる上に、会社の名前や評判にも傷がつきかねません。本コラムを参考に、プライバシーポリシーというあなたの会社の「顔」のメンテナンスを鋭意進めてください。実際のビジネスの内容にマッチしたプライバシーポリシーの作成・修正に関するご依頼を随時受け付けております。現在、プライバシーポリシーをはじめとする個人情報保護法に関する新規のご相談につき、初回1時間まで無料にて対応をしております(※要予約制)。ご関心のある方は問い合わせフォームから、ご連絡を戴ければ幸いです。