プロジェクト管理が上手くいくフォルダ構成のルール!失敗例も紹介|ITトレンド資料請求リストに製品が追加されていません。最終更新プロジェクト管理ツールの製品一覧プロジェクト管理ではメンバー間で情報を共有するため、フォルダ構成を適切に行う必要があります。どのようにフォルダ構成を行えば良いか分からずに困ったことはありませんか。共有フォルダが整理できていないと、正しい情報を交換できず失敗しやすいです。この記事では、プロジェクト管理が上手くいくフォルダ構成のルールを紹介します。ファイル管理の失敗例も併せて紹介するので参考にしてください。今週のランキング第1位は?プロジェクトにおけるフォルダ管理の必要性プロジェクトでは複数のメンバーでフォルダを使用するため、適切に管理していなければ業務の効率が悪くなります。古いバージョンのファイルがよく利用する場所にあれば、間違って使ってしまうこともあるでしょう。保管されているファイルが整理されていないと、必要なデータを探すとき時間がかかってしまいます。フォルダを管理するルールが決まっていなければ無法地帯となり、メンバーが整理するモチベーションの低下を招きます。プロジェクトの後半になるにつれて管理が煩雑になり、大事なデータを共有できず納期に遅れてしまうこともあるでしょう。プロジェクト管理を適切に行うためにはフォルダ管理を行い、必要な情報を効果的に共有できる体制が求められます。プロジェクト管理におけるフォルダ構成のルールつづいて、プロジェクト管理におけるフォルダ作成のルールを見ていきましょう。1:ファイル名は日時を表記するプロジェクト管理を効果的に行うためには、保管するファイルの名前に日時を入れることがおすすめです。フォルダ管理では、一目で誰でもわかるように情報を共有します。1日ごとに更新するようなファイルであれば、日時が入っているだけで最新のファイルか分かるでしょう。長期間行っているプロジェクトであれば、年・月・日を入れましょう。1日に何回も更新するようなファイルであれば時間も入れます。することで、検索する際の効率化にもつながるでしょう。2:階層は簡潔にするフォルダは階層を作って管理できますが、なるべくシンプルにしなければなりません。ファイル名やフォルダ名が思い出せないときは、各階層のフォルダの中身を確認しなければなりません。階層が深ければ、求めているファイルを見つけるのに時間がかかるでしょう。日々使う業務のフォルダであれば、辿りつくプロセスが複雑になります。ファイル数が多いときも作成するフォルダを工夫して、階層を少なくしましょう。3:使わないファイルは捨てるタスクが完了して使わないファイルができたら捨てるルールを作る必要があります。整理されていないフォルダの特徴は、使用しないファイルがフォルダ内に混在していることです。複数のファイルがフォルダ内に存在していれば、目視で確認しずらくなるでしょう。必要なデータを捨ててしまうことが恐いのであれば、ゴミ箱の代わりになるフォルダを作成すると良いでしょう。重要なことはフォルダ内を整理して見やすくすることです。完了したタスクの不要なファイルは「ゴミ箱」「完了済」などの名前を付けたフォルダに移動させましょう。4:ショートカットを効率的に使用する普段から使用頻度が多いフォルダ・ファイルがあればショートカットを作成することがおすすめです。ショートカットを作成すれば、深い階層にあるデータでも一発でアクセスできます。今まで目的のファイルに辿りつくまでに時間がかかっていたのなら、その分時間短縮できるでしょう。毎日アクセスするフォルダがある場合は活用するのがおすすめです。この際、ショートカットが増えすぎないように注意しましょう。共有フォルダのショートカットは自分のデスクトップ上にも作成できるので、活用してみてください。最後に、ファイル管理でよく起こる失敗例を見ていきましょう。デスクトップにファイルを保存プロジェクトで使う共有のファイルをデスクトップに保存するのは、よくやってしまうミスでしょう。各PCのデスクトップは社内ネットワークに繋がっていないため、他のメンバーのPCからはアクセスできません。デスクトップのファイルを保存したまま、担当者が出張にいけば誰も該当するファイルを操作できないでしょう。このミスでプロジェクトが遅れるケースもあるため、デスクトップに保存しないようにルール化することが大切です。ファイル名から時系列がわからないファイル名に日時を入れることで効果的に管理できますが、何回も修正すると時系列がわからなくなるでしょう。「○○プロジェクト【最終版】」というファイルを修正する場合、どのような名前を付ければ良いでしょうか。「○○プロジェクト【最終版その2】」などのようにしてしまうと、どれが最終版なのか分からなくなります。重要なのはファイル名に使用しない言葉を決めることです。適切なファイル名にしなければ、古いファイルと間違える可能性が高くなるでしょう。ダウンロードしたファイルが散在ファイルをダウンロードする機会は多いですが、複数のファイルが散在する原因になりかねません。ダウンロードする設定によって保存される場所も異なるため、同じファイルがさまざまな場所に存在することが多いです。ファイル名を変えずに編集していれば、どれが作業をしていたファイルか分かりません。個人のデスクトップ上でも混乱するため、チームで共有しているフォルダであればより複雑でしょう。同じファイルを何回もダウンロードしないように意識し、増えすぎた無駄なファイルは削除するようにルール化します。簡潔なフォルダ構成でプロジェクトを管理しよう!プロジェクト管理ではチームで共有するフォルダの構成を効率化しなければなりません。今必要なデータ・ファイルは、誰でもわかるように保管する必要があります。ルール化していないと、最新ファイルの発見に手間取る上、古いファイルを開いて時間を無駄にしてしまうでしょう。ファイル名に日時を入れることやフォルダの構成をシンプルにすることが大切です。簡潔なフォルダ構成でプロジェクトのファイルを適切に管理しましょう。選び方ガイド製品を選ぶときのポイントがわかる!どんな企業が導入すべきかがわかる!選び方ガイドのダウンロードはこちらこのカテゴリーに関連する記事プロジェクト管理の計画書とは?初級者でも記載すべき項目がわかる!プロジェクト管理の体制とは?PMとPLの違いをわかりやすく解説プロジェクトにおける成果物とは?適切な管理方法も解説!カンバン方式とは?概要やメリット・デメリットをわかりやすく解説!プロジェクトにおけるチケット管理とは?メリット・デメリットを紹介プロジェクトの基本的な進め方とは?失敗例やポイントを解説!プロジェクト管理の基本「QCD」を解説!達成するためには?課題管理とは?概要や管理表の作成ポイントについて解説!WBSとは?導入のメリット・基本の作成方法をわかりやすく解説!IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「プロジェクト管理が上手くいくフォルダ構成のルール!失敗例も紹介」というテーマについて解説しています。プロジェクト管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。ワークフロー、BIによるデータ分析、活用を行えます。低コストで拡張性できることが特徴。BI、ワークフロー、グループウェアに対応したクラウドERP。市販の財務会計システムと連携可能。プロジェクト管理ツールです。使いやすく高度な財務分析、キャパシティ計画、リスク管理、コスト管理を提供します。いった機能をしっかりと網羅。一連の業務を一元管理。進捗をリアルタイムに把握できます。案件ごとの原価を捉え、適切な収支管理が行えます。初期費用0円、月額30,000円から使える低価格クラウドERP。あらゆるデータを案件に紐づけて管理することで、正確な案件別収支を”見える化”します。一覧を見る新着記事プロジェクト管理におけるPDCAとは?回し方のコツまで解説!プロジェクト管理において重要な「PDCA」。PDCAの...プロジェクト管理ツールとは?選び方・おすすめ製品18選を紹介プロジェクト管理ツールは効率的なプロジェクト運...プロジェクト管理で使うドキュメントの種類は?整理するコツを紹介!プロジェクト管理に使うドキュメントにはどのよう...プロジェクト管理に必要な要員管理!4つのプロセスを解説プロジェクト管理における要員管理とはどのような...なぜなぜ分析とは?用語の意味からやり方、注意点まで徹底解説!「なぜなぜ分析」という言葉があります。トヨタ自...プロジェクト管理で残業を減らすには?理由やタスク管理方法を紹介!プロジェクト管理が上手くいかないことが原因で、...CMMIとは?5つの指標から注意点までをやさしく解説!CMMIとはどのようなものなのでしょうか。プロジェ...複数のプロジェクトを上手に管理しよう!ポイントを分かりやすく解説1つのチームで複数のプロジェクトを進めることも...大規模プロジェクト管理を絶対に成功させるコツ・方法とは?大規模なプロジェクトを失敗させないためにはプロ...プロジェクトにおける成果物とは?適切な管理方法も解説!プロジェクトに欠かせない「成果物」という言葉。資料請求フォームはこちらplay_circle_outline0件の製品が資料請求リストにあります。すべての製品に資料請求するplay_circle_outline。