スマートワーク総研ITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。Officeで業務効率アップ!【第26回】差し込み印刷を使えるようにしておこう(2)前回は、差し込み印刷の方法を紹介した。普通に印刷ができるようになったことだろう。実は、さらに今風に活用する方法がある。今回はメールの送信を差し込む方法を紹介していこう。覚メール用のリストを作成する一般的な差し込み印刷は、宛名や名前などを差し込んで印刷する。ところが、最近では、書類を郵送するよりもメールを送ってさまざまな情報を伝えるケースの方が多いだろう。そこでも差し込み印刷機能の活用をおすすめする。メールを一斉送信し、それぞれに宛先を変更し、さらに文面の文字まで差し込んでいける。これはなかなか便利だ。宛先になるリストの作成も、前回同様に行っていく。表の項目には、宛先としてメールアドレスを記載することをお忘れなく。こちらも、すでに持っているアドレス帳などのデータをCSV型式などで書き出して、貼り付けていけば間違いがなくていい。今回は、メールで送信するだけでなく、相手ごとに異なる担当者もリストに入れている。このリストを差し込んでメールの文面を作成するので、相手ごとに異なる担当者を入れていけるわけだ。リストにはメールアドレスも入れた文面を作る続いて文面を作成する。前回は印刷する書類の文面を作成したが、今度はメールの文章を作ればいい。HTML型式でメールが送信されるのだが、通常のメールと文面は同じように作成する。送信はOutlookを利用する。Gmailなどでは利用できないので注意してほしい。Outlookで送受信する設定は終わっていることが前提だ。文面が完成したら、各フィールドを指定していく。この手順は前回と同様なので、悩むことはないはずだ。差し込みの指定が終わったら、「結果のプレビュー」で完成した状態をチェックしておこう。文面が完成したら、前回同様に差し込んでいくフィールドの指定の手順は同様だ。新しく作ったリストから選択することになるフィールドの指定を終えた差し込んだ状態をプレビューしたメールで送信する差し込みフィールドの設定が完了したら、印刷するのではなくメールを送る。ここが前回までとの最大の違いだ。タブの右にある「完了と差し込み」で「電子メールメッセージの送信」を選べばいい。宛先は、リストに作成しておいた「メールアドレス」を指定するだけだ。あとは、手順通りに進めていけば問題なく送信される。顧客に送る前に社内のメンバーなどに送信してテストしておくことをおすすめする。印刷と違って、送ってしまったらそれで完了なので、ミスも見つけにくいためだ。「完了と差し込み」で「電子メールメッセージの送信」をクリックする宛先にリストに指定しておいたメールアドレスを選ぶメールの件名も入力する。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。掲載の関連記事をご紹介。ご覧になりたい記事をお選びください。【第25回】差し込み印刷を使えるようにしておこう(1)手紙用の宛名印刷が減って、忘れられがちな「差し込み印刷」だが、多人数に同じ内容の文書を配布する機会はけっこうある。その際に会社名や肩書、名前などを個別に入れるには「差し込み印刷」が重宝する。使い方を押さえておこう。2019/11/26【第12回】Excelから簡単に分析できるPowerBI超入門(2)PowerBI入門の2回目をお届けしよう。PowerBIは耳慣れないので、なんだか難しそうなツールに思える。Excelでグラフを作るよりも簡単に見栄えのよい資料が作成できるので、ぜひ使っていきたい。紙の資料を作るためだけに使うのではもったいない。完成した資料は動的に使えるので、プレゼンの利用にもおすすめだ。Officeでも、ファイルを簡単に共有できるようになっている。僕の会社でも、さまざまなリストを共有し、メンバーがそれぞれに入力することで業務の効率化が一気に進んでいる。そんな共有だが、誰もが自由にファイルを変更できるという落とし穴がある。便利だけれど、実はちょっとした危険性も秘めているので、うまく使うための作法を確認しておきたい。2019/11/05【第30回】GoogleマップにExcelのデータを表示する(2)前回は、Googleマップ上に顧客の所在地をラベルで表示した。今回は、さらに一歩進んで、そのラベルに数値を示す可視化機能を持たせていく。手間がかかるのだが、地域に関連するマーケティングにはかなり役立つ機能だ。ラベルを色分けすることもできるので、地図をデータの可視化に役立てられる。2020/01/07【第28回】便利なExcelのアドインを使いこなそう(2)Excelのアドインの基本的な使い方は前回説明してるので、まだお読みでない方はそちらから順にチェックしていただきたい。今回はよりビュジュアルに優れたアドインを2本紹介する。どちらも簡単に使えるものを選んだが、慣れてきたらさらに高度なアドインを使うのもおすすめだ。うまく使えれば、人と被ることがない目を引くシートを作成できるはずだ。Officeで業務効率アップ!」INDEXビジネスマンの生産性向上には、IT活用が必須だ。ITツールを上手く使いこなせば効率化が図れ、作業時間の短縮が可能になる。Officeの利用技術向上こそが、最も効率化アップに貢献できる。ITの達人、戸田覚がOfficeの主要3アプリ、Word、Excel、PowerPointの使いこなしを指南する。2020/01/21【第15回】Wordでアイデアを整理する方法(2)連載2回目は、アウトラインから書類やスライドを作成する方法を紹介する。アイデアを片っ端から取りだして整理したアウトラインのファイルから、企画書やスライドが自動的に作成できてしまうのがとても便利なのだ。これぞ、Wordでアイデアを整理する最大のメリットと言える。2019/09/10【第7回】RPAの前にマクロを使おう(2)RPAよりも手軽で便利なマクロの紹介の2回目だ。そもそもマクロは、ちょっとした作業の効率化に向いている。簡単なマクロなら、ちょっとした作業が素早く効率化できるのがいいところだ。今回は、作成したマクロをテンプレートとして使う方法、また、素早く実行する方法を紹介しよう。2019/07/16【第20回】脚注を利用してスッキリ読める書類を作る「書類が読みづらい」とか「冗長だ」といわれることはないだろうか。重要な事を全部書いていくと、書類はいつも長くなる。大切なことが抜けていると「書いていなかった」と言われ、全部書くと「読みづらい」と言われるのは困ったもの。そこで、解決策を提案したいのだ。それが、脚注の活用だ。2019/10/15【第19回】今日から超役立つExcelショートカットキー(2)今回も便利なショートカットキーを紹介していこう。ショートカットキーには、作業を短縮するものだけでなく、実はメニューから作業するよりも使いやすい機能もある。いうことで、今回はキーボードショートカットに加え、便利なズームの使い方も紹介する。Officeを効率的に使う連載をスタートする。おなじみのExcel、PowerPoint、Wordをちょっと使いこなすだけで、大きな省力化になる。ビジネスで最も長時間使われているアプリケーションを効率的に使うことは、当然生産性向上や時短につながる。この連載では、そんな、簡単で効果絶大なワザを紹介していこう。2019/06/04【第29回】GoogleマップにExcelのデータを表示する(1)昔は、セールスなどで地図帳をよく使ったものだ。ところが、今や誰しもがスマホを利用している。Googleマップは定番の地図となっている。そこで、今回はGoogleマップにExcelのデータを表示する方法を紹介しよう。顧客の住所録をもとに、いちいち入力することなく一気にGoogleマップに表示すれば自分だけの顧客マップができあがる。2019/12/24【第8回】メールを一瞬で予定やToDoにする方法(1)今回は、メールで届いた情報をそのままスケジュールやToDoにする方法を紹介する。TeamsやSlackなどのビジネスチャットが話題だが、顧客とのやりとりはほとんどがメールだ。打ち合わせの日程ややるべき作業の連絡が来たら、カレンダーやToDoリストに登録したいところ。Gmailを使うとそんな作業が一発でできるのだ。Officeは、ひんぱんにアップデートされて新機能が追加されるように進化している。こまめに情報をウォッチしていないと、便利な機能を見落としてしまいがちなのが困ったところだ。今回は、PowerPointに追加された機能「ズーム」を紹介しよう。2019/07/23【第11回】Excelから簡単に分析できるPowerBI超入門(1)今回から2回にわたって、PowerBIの使い方を説明していく。PowerBIは、マイクロソフトが力を入れているプログラムで、「対話型のデータ可視化BIツール」だ。簡単に言ってしまうと売上や在庫などのデータから、さまざまな形で情報を取りだしてグラフ等による可視化ができるものだ。Desktop」なら、だれでも無料で利用可能だ。Officeを効率的に使える技を紹介する連載。今回は、PowerPointのグラフをアニメーションで動かす2回目だ。お読みいただいていない方は、前回から順次読み進めていただきたい。2019/06/25【第27回】便利なExcelのアドインを使いこなそう(1)Excelには、「アドイン」という追加プログラムが用意されている。便利な機能なのだが、あまり知られていないのが実情だ。書類の見栄えをアップするのには重宝するのでぜひ使っていただきたい。今回は、まずアドインの基本的な使い方を紹介していく。2019/12/10【第40回】Suicaで交通費精算を簡単に(2)働き方改革は、自分自身の仕事を工夫して効率化することから始まる。それを「自分働き方改革(ジバラ)」と呼ぶ。本連載は、少しでも作業を効率化して、時間を効率的に使おうというのがコンセプトだ。今回は、モバイルSuicaを使った交通費精算の2回目だ。2019/04/23モバイルワークを支えるメッセージング製品[PC-Webzine]2016/03/29【第6回】RPAの前にマクロを使おう(1)RPAが空前のブームの様相を呈している。RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の頭文字を取った言葉で、パソコンのさまざまな作業をロボットを使って自動化させる仕組みだ。専用のソフトが必要なRPAを使わなくても、Excelでもマクロを使った作業の効率化が可能だ。Mobileには、標準でWord、Excel、PowerpointそしてOneNoteと、計4つのモバイル用アプリが収録されている。PCで編集したオフィス文書の閲覧はもちろん、編集も可能だ。Mobile搭載スマホで作業できる。2016/08/05【第9回】PowerPointの新機能「ズーム」を使いこなせ(2)PowerPointの新機能「ズーム」を使いこなす連載の2回目だ。今回は、3つあるズームの種類のうち、前回紹介した「サマリーズム」以外の残り2つ、「セクションズーム」と「スライドズーム」を紹介しつつ、使いこなしのポイントを取り上げていく。2019/07/30戸田覚がExcelの新機能の使い方を伝授[PC-Webzine]2019/12/19【第16回】会社のテンプレートを作成して配布する(1)IT系の会社や大手企業などでは、PowerPointで会社のロゴやマークの入ったスライドをよく見かける。自社製のスライドであることがわかるし、統一感もある。これは、ロゴの入ったテンプレートがあらかじめ作成、配布されているのだ。2019/09/17【第14回】Wordでアイデアを整理する方法(1)昔から、アイデアの整理にはさまざまな方法が提案されてきた。アナログな時代のカードや付せんを使って整理する方法から始まり、パソコンが普及するとアイデアプロセッサーも登場した。今やスマホでもチャート作成アプリを利用して発想することもできる。今回は、数多いアイデア整理のやり方から、Wordのアウトライン機能を使いこなす方法を紹介する。2019/09/03【第17回】会社のテンプレートを作成して配布する(2)会社用PowerPointテンプレートを作成して配布するための手順の仕上げ編だ。僕は、会社のテンプレートだけでなく、自分用のテンプレートをいくつか作って利用している。企画書用のテンプレートや、自分なりの工夫のあるプレゼン用のテンプレートなどだ。空き時間に自分なりのテンプレートを作成しておくことで、いつでもオリジナルデザインのスライドが作れる。Officeは大型アップデートがあまり行われなくなり、新機能が随時追加されるようになった。情報を集めておかないと、良い新機能も見逃してしまいがちだ。そこで、今回おすすめしたいのが、「3Dモデル」の活用だ。365との親和性を向上[PC-Webzine]2016/04/09【第42回】写真を切り抜いて資料のクォリティアップ(2)今回の自働(ジバラ)は、写真を切り抜いて活用する方法の2回目。活用編として、切り抜いた写真を書類に貼り付けていく。切り抜いていない写真を貼り付けていた、今までの書類とぜひ比較していただきたい。した手間はかかるが、その価値は十分にあるはずだ。海外の事例に学ぶフレキシブルな働き方とは?8【第6回】もう議事録は古い。最新の会議記録方法(1)9【第12回】Excelから簡単に分析できるPowerBI超入門(2)10リゾートテレワークをきっかけに関係人口を増やす茅野市、地域課題をテーマに宿泊体験イベントを実施1Surfaceとケーブル1本ですっきり接続。生産性が上がるSurface専用EIZOモニター2Wordで作成した重要文書の改訂作業を効率化!マイクロソフトWordのプラグインソフトなので便利に使える3ケーブル1本でモニター接続と充電が同時にできる働き方改革の必需品4手書きノートをデジタルファイルに変換するスマートパッド5カメラとモニターだけで監視システムを構築!PC不要、ソフトウェア不要ですぐに使える6温泉地特有の故障で客室のテレビが見られない!硫化対策ブラビアで宿泊客に快適な旅のひとときを提供7帳票業務をタブレットでペーパーレス化!ワークスタイル変革の第一歩として効果的8インクジェット対応プラスチックカードで社員証などの発行を内製化しよう9空気清浄機ではない。次亜塩素酸で空気を洗う「ジアイーノ」10申請業務の電子化が簡単にできる。ついてダイワボウ情報システム株式会社スマートワーク総研はダイワボウ情報システム株式会社によって運営されています。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。※パスワードを忘れた方はこちらログイン一般会員の方はこちら×お気に入り機能を使うには会員登録が必要です。ダウンロードするには会員登録が必要です。ログイン新規会員登録CLOSEITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。インタビュートレンドレビューテクノロジーイベント情報ソリューション。