スマートワーク総研ITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。Officeで業務効率アップ!【第25回】差し込み印刷を使えるようにしておこう(1)手紙用の宛名印刷が減って、忘れられがちな「差し込み印刷」だが、多人数に同じ内容の文書を配布する機会はけっこうある。その際に会社名や肩書、名前などを個別に入れるには「差し込み印刷」が重宝する。使い方を押さえておこう。覚Wordの代表的なテクニック一昔前まで、Wordのテクニック解説と言えば「差し込み印刷」と相場が決まっていた。そもそもWordにはExcelほど難しい機能がない。そこで、ちょっと手間の掛かる差し込み印刷に注目されたわけだ。差し込み印刷の用途は、宛名印刷が中心だったが、最近は、手紙を送ることも少なくなり、出番が減っている。ところが、先日知人から差し込み印刷の使い方を聞かれた。用途を尋ねると、会議出席者の名札を作りたいとのことだった。カードホルダーに入れて胸につけるおなじみの名札だ。このように、手紙の宛名以外の出番もそれなりにあるので、使い方を押さえておこう。必要に応じてこの連載を思い出していただいてもいいのだが。リストを用意する宛名のリストはExcelで作成しておくのが手っ取り早い。表に印刷に必要な情報が入っていればいいのだが、情報の種類が多くても、必要な項目だけを使えばOKだ。ネームカードを印刷するためのリストに、住所や郵便番号が入っていてもかまわないのだ。会社のデータベースなどに情報がある場合は、CSV型式で書き出してExcelに取り込めばいいだろう。数万枚という大規模な印刷なら専門の業者にまかせた方が安心で、せいぜい、1000~2000枚程度までが現実的だ。手慣れてくれば、5000枚でも問題なく印刷できるはずだが、慣れるまではテストしてみることをお忘れなく。Excelでリストを用意する文書を作る続いて、文書を作成する。できあがっている既存の文書を使ってもかまわない。言うまでもなく文書はWordのファイルになっていることが前提だ。わかりやすいように、差し込む名前などは「○○○」などの記号で入力しておくと、指定の漏れが少なくなるはずだ。この状態で、必要な装飾も済ませておこう。文字サイズや太字などなどの指定を差し込みエリアに対応させることもできる。書類が完成したら、「差し込み文書」タブでリストを先ほど作ったExcelのファイルに指定する。装飾もこの段階で済ませておこう「差し込み文書」タブを開く「宛名の選択」で「既存のリストを使用」を選ぶ作成しておいたExcelのファイルを指定する「テーブルの選択」が開いたら、シートを選ぶそれぞれのフィールドを指定する続いて、差し込み印刷する項目を指定していく。作成しておいた書類の「社名」「役職」などを選択して、「差し込みフィールドの挿入」から、該当するデータを選ぶ。Excelで作成したリストの見出しが表示されているはずなので、簡単に利用できるはずだ。文中の該当箇所を順次指定していけばOK。問題なく設定できたら、「結果のプレビュー」でそれぞれの内容を確認しておこう。元のデータさえ正しければ、問題なく差し込めているはず。ここで間違いがあったら、手順で指定ミスをしていることになる。実際の印刷はウィザードを利用して行うのが確実。こちらでは、今まで説明したデータの指定をする以外難しいことはない。次回は、差し込み印刷機能を利用してメールを送る方法を説明する。作成しておいた項目を選択して「差し込み文書」-「差し込みフィールドの挿入」から、項目を選択、指示していくこのようにすべて指定できればOKだ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。掲載の関連記事をご紹介。ご覧になりたい記事をお選びください。【第26回】差し込み印刷を使えるようにしておこう(2)前回は、差し込み印刷の方法を紹介した。普通に印刷ができるようになったことだろう。実は、さらに今風に活用する方法がある。今回はメールの送信を差し込む方法を紹介していこう。2019/12/03【第29回】GoogleマップにExcelのデータを表示する(1)昔は、セールスなどで地図帳をよく使ったものだ。ところが、今や誰しもがスマホを利用している。Googleマップは定番の地図となっている。そこで、今回はGoogleマップにExcelのデータを表示する方法を紹介しよう。顧客の住所録をもとに、いちいち入力することなく一気にGoogleマップに表示すれば自分だけの顧客マップができあがる。Officeを効率的に使う連載をスタートする。おなじみのExcel、PowerPoint、Wordをちょっと使いこなすだけで、大きな省力化になる。ビジネスで最も長時間使われているアプリケーションを効率的に使うことは、当然生産性向上や時短につながる。この連載では、そんな、簡単で効果絶大なワザを紹介していこう。2019/06/04【第30回】GoogleマップにExcelのデータを表示する(2)前回は、Googleマップ上に顧客の所在地をラベルで表示した。今回は、さらに一歩進んで、そのラベルに数値を示す可視化機能を持たせていく。手間がかかるのだが、地域に関連するマーケティングにはかなり役立つ機能だ。ラベルを色分けすることもできるので、地図をデータの可視化に役立てられる。2020/01/07【第27回】便利なExcelのアドインを使いこなそう(1)Excelには、「アドイン」という追加プログラムが用意されている。便利な機能なのだが、あまり知られていないのが実情だ。書類の見栄えをアップするのには重宝するのでぜひ使っていただきたい。今回は、まずアドインの基本的な使い方を紹介していく。2019/12/10【第11回】Excelから簡単に分析できるPowerBI超入門(1)今回から2回にわたって、PowerBIの使い方を説明していく。PowerBIは、マイクロソフトが力を入れているプログラムで、「対話型のデータ可視化BIツール」だ。簡単に言ってしまうと売上や在庫などのデータから、さまざまな形で情報を取りだしてグラフ等による可視化ができるものだ。Desktop」なら、だれでも無料で利用可能だ。Officeで業務効率アップ!」INDEXビジネスマンの生産性向上には、IT活用が必須だ。ITツールを上手く使いこなせば効率化が図れ、作業時間の短縮が可能になる。Officeの利用技術向上こそが、最も効率化アップに貢献できる。ITの達人、戸田覚がOfficeの主要3アプリ、Word、Excel、PowerPointの使いこなしを指南する。Officeは大型アップデートがあまり行われなくなり、新機能が随時追加されるようになった。情報を集めておかないと、良い新機能も見逃してしまいがちだ。そこで、今回おすすめしたいのが、「3Dモデル」の活用だ。2019/10/29【第2回】Excelの表を真ん中に印刷するテクニック(2)前回は、Excelの表を改ページプレビューを利用して1ページに収める方法を紹介した。今回は、いよいよ用紙の真ん中に印刷する方法を紹介する。これを知っているだけで、書類の見栄えがずいぶんよくなる。作業時間は数分増えるだけだが、仕上がりには大きな差がある。したことだが、ビジネスの書類は見た目も重要だから、ぜひ美しく作って欲しい。Officeを使いこなして仕事を効率化するのが目的の連載をお届けする。今回は、誤字脱字を減らす方法がテーマだ。自分で見直しをするのは大前提だが、大事な資料では、少しでもミスを少なくしたいところ。そこで、おすすめなのが読み上げだ。2019/07/02【第10回】書類を電子ブックリーダーで持ち歩く電子ブックリーダーでも書類を閲覧することが可能だ。Kindleのような安価なデバイスでも、PDF形式の書類を表示できる。軽量かつコンパクトなので、仕事の書類を持ち歩いて空いた時間に読んだり、各種マニュアル類をまとめておけばだれもが閲覧しやすい。OfficeのファイルもPDF形式で保存すれば表示できる。2019/08/06【第18回】今日から超役立つExcelショートカットキー(1)Excelのショートカットキーを2回に渡って紹介していこう。全部で200個以上あると言われるショートカットキーだが、特に便利なものをピックアップして取り上げていく。大切なのは、いかに時短ができるかだ。当然だが、利用頻度がある程度高くなければ、覚えても意味がない。今回は、コピーアンドペーストと文字装飾系のショートカットキーを紹介する。Officeは、ひんぱんにアップデートされて新機能が追加されるように進化している。こまめに情報をウォッチしていないと、便利な機能を見落としてしまいがちなのが困ったところだ。今回は、PowerPointに追加された機能「ズーム」を紹介しよう。2019/07/23【第6回】RPAの前にマクロを使おう(1)RPAが空前のブームの様相を呈している。RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の頭文字を取った言葉で、パソコンのさまざまな作業をロボットを使って自動化させる仕組みだ。専用のソフトが必要なRPAを使わなくても、Excelでもマクロを使った作業の効率化が可能だ。2019/07/09【第19回】今日から超役立つExcelショートカットキー(2)今回も便利なショートカットキーを紹介していこう。ショートカットキーには、作業を短縮するものだけでなく、実はメニューから作業するよりも使いやすい機能もある。いうことで、今回はキーボードショートカットに加え、便利なズームの使い方も紹介する。2019/10/08【第28回】便利なExcelのアドインを使いこなそう(2)Excelのアドインの基本的な使い方は前回説明してるので、まだお読みでない方はそちらから順にチェックしていただきたい。今回はよりビュジュアルに優れたアドインを2本紹介する。どちらも簡単に使えるものを選んだが、慣れてきたらさらに高度なアドインを使うのもおすすめだ。うまく使えれば、人と被ることがない目を引くシートを作成できるはずだ。2019/12/17戸田覚が伝授「スマホでパワポのスライドを作ろう」[PC-Webzine]2019/01/24【第9回】PowerPointの新機能「ズーム」を使いこなせ(2)PowerPointの新機能「ズーム」を使いこなす連載の2回目だ。今回は、3つあるズームの種類のうち、前回紹介した「サマリーズム」以外の残り2つ、「セクションズーム」と「スライドズーム」を紹介しつつ、使いこなしのポイントを取り上げていく。2019/07/30【第12回】Excelから簡単に分析できるPowerBI超入門(2)PowerBI入門の2回目をお届けしよう。PowerBIは耳慣れないので、なんだか難しそうなツールに思える。Excelでグラフを作るよりも簡単に見栄えのよい資料が作成できるので、ぜひ使っていきたい。紙の資料を作るためだけに使うのではもったいない。完成した資料は動的に使えるので、プレゼンの利用にもおすすめだ。Officeでも、ファイルを簡単に共有できるようになっている。僕の会社でも、さまざまなリストを共有し、メンバーがそれぞれに入力することで業務の効率化が一気に進んでいる。そんな共有だが、誰もが自由にファイルを変更できるという落とし穴がある。便利だけれど、実はちょっとした危険性も秘めているので、うまく使うための作法を確認しておきたい。2019/11/05【第15回】Wordでアイデアを整理する方法(2)連載2回目は、アウトラインから書類やスライドを作成する方法を紹介する。アイデアを片っ端から取りだして整理したアウトラインのファイルから、企画書やスライドが自動的に作成できてしまうのがとても便利なのだ。これぞ、Wordでアイデアを整理する最大のメリットと言える。2019/09/10【第16回】会社のテンプレートを作成して配布する(1)IT系の会社や大手企業などでは、PowerPointで会社のロゴやマークの入ったスライドをよく見かける。自社製のスライドであることがわかるし、統一感もある。これは、ロゴの入ったテンプレートがあらかじめ作成、配布されているのだ。Excelで割合をわかりやすく見せるExcelのグラフについて少し深掘りして紹介する。そもそも、Excelのグラフには数え切れないほどのバリエーションがある。新しいグラフも随時追加されている。いえ、大事なのは種類が多くても、適材適所でグラフの種類を使い分けられないと意味がない。2019/11/12【第17回】会社のテンプレートを作成して配布する(2)会社用PowerPointテンプレートを作成して配布するための手順の仕上げ編だ。僕は、会社のテンプレートだけでなく、自分用のテンプレートをいくつか作って利用している。企画書用のテンプレートや、自分なりの工夫のあるプレゼン用のテンプレートなどだ。空き時間に自分なりのテンプレートを作成しておくことで、いつでもオリジナルデザインのスライドが作れる。Mobileには、標準でWord、Excel、PowerpointそしてOneNoteと、計4つのモバイル用アプリが収録されている。PCで編集したオフィス文書の閲覧はもちろん、編集も可能だ。Mobile搭載スマホで作業できる。2016/08/05【第14回】Wordでアイデアを整理する方法(1)昔から、アイデアの整理にはさまざまな方法が提案されてきた。アナログな時代のカードや付せんを使って整理する方法から始まり、パソコンが普及するとアイデアプロセッサーも登場した。今やスマホでもチャート作成アプリを利用して発想することもできる。今回は、数多いアイデア整理のやり方から、Wordのアウトライン機能を使いこなす方法を紹介する。2019/09/03戸田覚がExcelの新機能の使い方を伝授[PC-Webzine]2019/12/19戸田覚が伝授するExcelのグラフ作成術[PC-Webzine]2018/02/21【第37回】PDFの資料をしっかり読み込む(1)「自分働き方改革(ジバラ)」を促進するのが目的の連載。最近は、さまざまな資料をPDFファイルで受け取ることが増えている。契約書などの長いドキュメントなどをしっかり読み込んだり、部下の作った企画書をチェックして修正を促すようなこともあるだろう。今回から、2回連続でPDFファイルをじっくり読む効率的な方法を紹介していく。海外の事例に学ぶフレキシブルな働き方とは?8【第6回】もう議事録は古い。最新の会議記録方法(1)9【第12回】Excelから簡単に分析できるPowerBI超入門(2)10リゾートテレワークをきっかけに関係人口を増やす茅野市、地域課題をテーマに宿泊体験イベントを実施1Surfaceとケーブル1本ですっきり接続。生産性が上がるSurface専用EIZOモニター2Wordで作成した重要文書の改訂作業を効率化!マイクロソフトWordのプラグインソフトなので便利に使える3ケーブル1本でモニター接続と充電が同時にできる働き方改革の必需品4手書きノートをデジタルファイルに変換するスマートパッド5カメラとモニターだけで監視システムを構築!PC不要、ソフトウェア不要ですぐに使える6温泉地特有の故障で客室のテレビが見られない!硫化対策ブラビアで宿泊客に快適な旅のひとときを提供7帳票業務をタブレットでペーパーレス化!ワークスタイル変革の第一歩として効果的8インクジェット対応プラスチックカードで社員証などの発行を内製化しよう9空気清浄機ではない。次亜塩素酸で空気を洗う「ジアイーノ」10申請業務の電子化が簡単にできる。ついてダイワボウ情報システム株式会社スマートワーク総研はダイワボウ情報システム株式会社によって運営されています。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。※パスワードを忘れた方はこちらログイン一般会員の方はこちら×お気に入り機能を使うには会員登録が必要です。ダウンロードするには会員登録が必要です。ログイン新規会員登録CLOSEITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。インタビュートレンドレビューテクノロジーイベント情報ソリューション。