スマートワーク総研ITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。Officeで業務効率アップ!【第10回】書類を電子ブックリーダーで持ち歩く電子ブックリーダーでも書類を閲覧することが可能だ。Kindleのような安価なデバイスでも、PDF形式の書類を表示できる。軽量かつコンパクトなので、仕事の書類を持ち歩いて空いた時間に読んだり、各種マニュアル類をまとめておけばだれもが閲覧しやすい。OfficeのファイルもPDF形式で保存すれば表示できる。OfficeのファイルなどをPDF形式で保存すれば、長文の論文を読んだり、プレゼンの練習に利用するなど、案外、幅広く使える。Officeの書類をPDFファイルに変換しておこう。作業は簡単で、「ファイル」-「名前を付けて保存」または「コピーを保存」で、ファイル形式にPDFを選べばOKだ。Word、PowerPoint、Excelなど、どんな書類でも利用可能だが、WordやPowerPointがおすすめだ。Excelのファイルは、表が大きすぎると適当に分割されたりしてしまう。どちらにしろ、何度か試してみると勘どころがわかってくるだろう。PDFファイルなら、基本的にはどんな書類でも電子ブックリーダーで閲覧可能だ。製品マニュアルなどはPDFで提供されることが多い。会社で使っている各種デバイスのマニュアルは、まとめて電子ブックリーダーに保存しておくと使いやすい。ファイルで保存していると、どこにあるのかわからなくなったり、誤って削除するなどの問題がある。ところが、この方法なら、マニュアルの情報を調べたくなった時点で電子ブックリーダーを利用すればいい。アナログな使い方だが、マニュアルには向いている。電子ブックリーダーは、液晶ではなく電子ペーパーなので、紙と同じ感覚で楽に読める。複合機などが不調でプリントアウトが難しい時も、手元に電子ブックリーダーを持ったままメンテナンスができるのも嬉しい。このプレゼンのスライドをPDFにする。Wordなどの書類でも同じように作業できる保存時のファイル形式をPDFにすればいいKindleの設定メニューから「マイアカウント」を開くあらかじめ設定されたメールアドレスが表示される表示されたアドレス宛にメールを送ればOKKindleにはメールで送るKindleにPDFファイルを転送するには、最初から設定されているメールアドレス宛に送信するだけなので簡単だ。KindleがWi-Fiに接続されていることが前提になる。メールアドレスは、あらかじめ設定されており、Kindleの「設定」メニューから「マイアカウント」を開けば確認できる。アドレスは、Amazonのウェブページで変更することも可能だ。メールアドレスさえ合っていれば、Kindleのホーム画面にPDFファイルが表示される。ファイルサイズが大きい場合は少し待たされるが、数分待っていればOKだ。あとは、ファイルをタップして開くだけだ。Kindleは縦表示の電子ブックリーダーなので、横表示が基本のプレゼンのスライドなどは、天地中央に横表示される。画面にムダがあるのだが、そんな場合には横表示に切り替えればOKだ。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。掲載の関連記事をご紹介。ご覧になりたい記事をお選びください。Officeでも、ファイルを簡単に共有できるようになっている。僕の会社でも、さまざまなリストを共有し、メンバーがそれぞれに入力することで業務の効率化が一気に進んでいる。そんな共有だが、誰もが自由にファイルを変更できるという落とし穴がある。便利だけれど、実はちょっとした危険性も秘めているので、うまく使うための作法を確認しておきたい。2019/11/05【第33回】質の高い書類を時短で作るWordの秘密ワザ(1)自分の働き方を改革(「自分働き方改革」ジバラ)することは、小さな効率化かもしれないが、積み重なれば大きな差が生まれる。ジバラを推し進めるのが本連載の目的だ。今回は、Wordを使った質の高い書類作成を効率化する方法を紹介しよう。2019/03/05【第37回】PDFの資料をしっかり読み込む(1)「自分働き方改革(ジバラ)」を促進するのが目的の連載。最近は、さまざまな資料をPDFファイルで受け取ることが増えている。契約書などの長いドキュメントなどをしっかり読み込んだり、部下の作った企画書をチェックして修正を促すようなこともあるだろう。今回から、2回連続でPDFファイルをじっくり読む効率的な方法を紹介していく。Signでワークフローを高度に電子化する[PC-Webzine]2019/09/18【第18回】5分で分析達人になるExcelの楽ちん機能(2)手元のExcelをちょっと使うだけで、高度な分析が簡単にできてしまうことをご存じだろうか?膨大なExcelの機能の中から、自分に役立つ物だけをささっと使いこなすのがスマートだ。2018/11/06【第38回】PDFの資料をしっかり読み込む(2)「自分働き方改革(ジバラ)」を促進するのが目的の連載。今回は、PDFファイルをじっくり読み込む方法を紹介する2回目だ。前回は、Wordを利用してPDFファイルを読む方法を紹介したが、今回はiPadでPDFファイルを読み込む。2019/04/09【第14回】Wordでアイデアを整理する方法(1)昔から、アイデアの整理にはさまざまな方法が提案されてきた。アナログな時代のカードや付せんを使って整理する方法から始まり、パソコンが普及するとアイデアプロセッサーも登場した。今やスマホでもチャート作成アプリを利用して発想することもできる。今回は、数多いアイデア整理のやり方から、Wordのアウトライン機能を使いこなす方法を紹介する。Journal】[PC-Webzine]2016/06/01【第2回】Excelの表を真ん中に印刷するテクニック(2)前回は、Excelの表を改ページプレビューを利用して1ページに収める方法を紹介した。今回は、いよいよ用紙の真ん中に印刷する方法を紹介する。これを知っているだけで、書類の見栄えがずいぶんよくなる。作業時間は数分増えるだけだが、仕上がりには大きな差がある。したことだが、ビジネスの書類は見た目も重要だから、ぜひ美しく作って欲しい。2019/06/11【第28回】便利なExcelのアドインを使いこなそう(2)Excelのアドインの基本的な使い方は前回説明してるので、まだお読みでない方はそちらから順にチェックしていただきたい。今回はよりビュジュアルに優れたアドインを2本紹介する。どちらも簡単に使えるものを選んだが、慣れてきたらさらに高度なアドインを使うのもおすすめだ。うまく使えれば、人と被ることがない目を引くシートを作成できるはずだ。PowerPointのグラフをアニメーションする(1)今回は、PowerPointでグラフをアニメーションするコツを紹介していこう。プレゼンでは、スライドの中でも見て欲しいところが決まっている。グラフをスライドに掲載する場合にも、1つのデータに注目して欲しいことが多いはずだ。そんな時には、ちょっとインパクトが足りない。アニメーションで動かすことで聞き手は、否が応でも注目してしまうはずだ。2019/06/18【第25回】差し込み印刷を使えるようにしておこう(1)手紙用の宛名印刷が減って、忘れられがちな「差し込み印刷」だが、多人数に同じ内容の文書を配布する機会はけっこうある。その際に会社名や肩書、名前などを個別に入れるには「差し込み印刷」が重宝する。使い方を押さえておこう。Signの組み合わせでワークフローの自動化を実現[iDATEN(韋駄天)]2019/10/15【第29回】GoogleマップにExcelのデータを表示する(1)昔は、セールスなどで地図帳をよく使ったものだ。ところが、今や誰しもがスマホを利用している。Googleマップは定番の地図となっている。そこで、今回はGoogleマップにExcelのデータを表示する方法を紹介しよう。顧客の住所録をもとに、いちいち入力することなく一気にGoogleマップに表示すれば自分だけの顧客マップができあがる。Excelで割合をわかりやすく見せるExcelのグラフについて少し深掘りして紹介する。そもそも、Excelのグラフには数え切れないほどのバリエーションがある。新しいグラフも随時追加されている。いえ、大事なのは種類が多くても、適材適所でグラフの種類を使い分けられないと意味がない。Officeを効率的に使う連載をスタートする。おなじみのExcel、PowerPoint、Wordをちょっと使いこなすだけで、大きな省力化になる。ビジネスで最も長時間使われているアプリケーションを効率的に使うことは、当然生産性向上や時短につながる。この連載では、そんな、簡単で効果絶大なワザを紹介していこう。PCと組み合わせるべし[PC-Webzine]2020/01/24【第12回】Excelから簡単に分析できるPowerBI超入門(2)PowerBI入門の2回目をお届けしよう。PowerBIは耳慣れないので、なんだか難しそうなツールに思える。Excelでグラフを作るよりも簡単に見栄えのよい資料が作成できるので、ぜひ使っていきたい。紙の資料を作るためだけに使うのではもったいない。完成した資料は動的に使えるので、プレゼンの利用にもおすすめだ。2019/08/21【第9回】PowerPointの新機能「ズーム」を使いこなせ(2)PowerPointの新機能「ズーム」を使いこなす連載の2回目だ。今回は、3つあるズームの種類のうち、前回紹介した「サマリーズム」以外の残り2つ、「セクションズーム」と「スライドズーム」を紹介しつつ、使いこなしのポイントを取り上げていく。Officeで業務効率アップ!」INDEXビジネスマンの生産性向上には、IT活用が必須だ。ITツールを上手く使いこなせば効率化が図れ、作業時間の短縮が可能になる。Officeの利用技術向上こそが、最も効率化アップに貢献できる。ITの達人、戸田覚がOfficeの主要3アプリ、Word、Excel、PowerPointの使いこなしを指南する。2020/01/21【第11回】Excelから簡単に分析できるPowerBI超入門(1)今回から2回にわたって、PowerBIの使い方を説明していく。PowerBIは、マイクロソフトが力を入れているプログラムで、「対話型のデータ可視化BIツール」だ。簡単に言ってしまうと売上や在庫などのデータから、さまざまな形で情報を取りだしてグラフ等による可視化ができるものだ。Desktop」なら、だれでも無料で利用可能だ。2019/08/13【第19回】今日から超役立つExcelショートカットキー(2)今回も便利なショートカットキーを紹介していこう。ショートカットキーには、作業を短縮するものだけでなく、実はメニューから作業するよりも使いやすい機能もある。いうことで、今回はキーボードショートカットに加え、便利なズームの使い方も紹介する。2019/10/08【第20回】脚注を利用してスッキリ読める書類を作る「書類が読みづらい」とか「冗長だ」といわれることはないだろうか。重要な事を全部書いていくと、書類はいつも長くなる。大切なことが抜けていると「書いていなかった」と言われ、全部書くと「読みづらい」と言われるのは困ったもの。そこで、解決策を提案したいのだ。それが、脚注の活用だ。2019/10/15【最終回】絵心なしでも「とりあえず」のイラストを用意する方法プレゼンや企画書などに、イラストを入れたいことが少なくない。フリーを含めた素材集にはなかなか思い通りのものが見つからない。見つかったとしても、ニーズに合った同じタッチの絵を複数揃えるのは至難の業だ。そこで、絵心がなくてもイラストを自分で用意しようというのが今回のテーマだ。2019/05/21【第15回】Wordでアイデアを整理する方法(2)連載2回目は、アウトラインから書類やスライドを作成する方法を紹介する。アイデアを片っ端から取りだして整理したアウトラインのファイルから、企画書やスライドが自動的に作成できてしまうのがとても便利なのだ。これぞ、Wordでアイデアを整理する最大のメリットと言える。2019/09/10【第13回】Macの美しいスライドをPowerPointで使うプレゼンのスライド作成で、人と違ったデザインにこだわりたいこともある。個人的にはシンプルを突き詰めたスライドに関心があるのだが、派手さを求められる機会も少なくないだろう。PowerPointの標準テンプレートで作ったスライドは、どこか既視感がある。Macのプレゼンアプリ「Keynote」を使えば、人と被らないデザインが可能だ。Officeを使いこなして仕事を効率化するのが目的の連載をお届けする。今回は、誤字脱字を減らす方法がテーマだ。自分で見直しをするのは大前提だが、大事な資料では、少しでもミスを少なくしたいところ。そこで、おすすめなのが読み上げだ。海外の事例に学ぶフレキシブルな働き方とは?8【第6回】もう議事録は古い。最新の会議記録方法(1)9【第12回】Excelから簡単に分析できるPowerBI超入門(2)10リゾートテレワークをきっかけに関係人口を増やす茅野市、地域課題をテーマに宿泊体験イベントを実施1Surfaceとケーブル1本ですっきり接続。生産性が上がるSurface専用EIZOモニター2Wordで作成した重要文書の改訂作業を効率化!マイクロソフトWordのプラグインソフトなので便利に使える3ケーブル1本でモニター接続と充電が同時にできる働き方改革の必需品4手書きノートをデジタルファイルに変換するスマートパッド5カメラとモニターだけで監視システムを構築!PC不要、ソフトウェア不要ですぐに使える6温泉地特有の故障で客室のテレビが見られない!硫化対策ブラビアで宿泊客に快適な旅のひとときを提供7帳票業務をタブレットでペーパーレス化!ワークスタイル変革の第一歩として効果的8インクジェット対応プラスチックカードで社員証などの発行を内製化しよう9空気清浄機ではない。次亜塩素酸で空気を洗う「ジアイーノ」10申請業務の電子化が簡単にできる。ついてダイワボウ情報システム株式会社スマートワーク総研はダイワボウ情報システム株式会社によって運営されています。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。※パスワードを忘れた方はこちらログイン一般会員の方はこちら×お気に入り機能を使うには会員登録が必要です。ダウンロードするには会員登録が必要です。ログイン新規会員登録CLOSEITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。インタビュートレンドレビューテクノロジーイベント情報ソリューション。