スマートワーク総研ITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。Officeで業務効率アップ!【第16回】会社のテンプレートを作成して配布する(1)IT系の会社や大手企業などでは、PowerPointで会社のロゴやマークの入ったスライドをよく見かける。自社製のスライドであることがわかるし、統一感もある。これは、ロゴの入ったテンプレートがあらかじめ作成、配布されているのだ。最近はPowerPointのプレゼンが当たり前のように行われている。企画書などもPowerPointで作るケースが増えている。書類作成の定番ツールとしても広く使われているのだ。そこで、よく見かけるのがテンプレートだ。会社のロゴやマークなどを入れたスライドを作成して配布している企業が多いのだ。今のところ、テンプレートを使っている企業は、ITへの関心が高い会社や大手が中心だ。あなたの会社でも、メンーバーが誰でもテンプレートを使えるように準備してはいかがだろう。自社製のスライドであることが簡単に伝わるし、統一感のあるスライドが作れるので、おすすめだ。テンプレートは簡単に作れるので、これから2回でその方法を説明していく。スライドマスターに切り替えるテンプレートを作るには、まず画面を「スライドマスター」に切り替えるのが一般的だ。普通にスライド作成と同じような手順でも作成可能だが、スライドマスターを使うことで、さまざまな構成のスライドでどのように表示できるのかがわかりやすく作業できるわけだ。画面をスライドマスターに切り替える画面が切り替わったスライドマスターの基本を知るスライドマスターでは、一番上に表示されている「スライドマスターの書式設定」の書式を変更すると、すべてのスライドで同一の内容になる。逆に、下に並んでいる各スライドの書式を変えると、そのスライドのみ変更される。ロゴなどを入れるなら、一番上のスライドマスターの書式設定に対して作業するべきなのだ。タイトルのみにロゴを入れるなら、下に並んでいるスライドからタイトルのスライドを選び、そこにだけロゴを入れればいい。ロゴ以外にも、文字サイズやフォントなども必要に応じて調整できる。凝った作業をする前に、1度シンプルなテンプレートを作成してみることをおすすめする。テンプレートを使いこなす手順をしっかりと把握してから、次のステップに進んだ方が時間を無駄にする可能性が少ない。上のスライドマスターの書式設定で背景を設定するすると、すべてのスライドの背景が変わった一部のスライドの背景を変更すると、そのスライドの構成でのみ背景が変わるロゴを貼り付けるでは、会社のロゴを貼り付けていこう。今回はすべてのスライドにロゴを入れたいので、スライドマスターの書式設定に貼り付ける。ロゴを貼り付ける操作は、普段写真などを貼り付けている作業と同じだ。ロゴは多くの会社で、画像形式で用意しているはずなので、そのまま貼り付ければOKだ。製品ごとにテンプレートを作成してもいいだろう。製品ごとの写真やロゴを貼り付けて同じように作業していくだけなので、案外簡単だ。次回は、ロゴをもう少しこだわった形で完成させ、さらに、テンプレートとして利用する手順を説明しよう。作業は写真を貼り付けるのと同じで、画像ファイルを選択すればいい。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。掲載の関連記事をご紹介。ご覧になりたい記事をお選びください。【第17回】会社のテンプレートを作成して配布する(2)会社用PowerPointテンプレートを作成して配布するための手順の仕上げ編だ。僕は、会社のテンプレートだけでなく、自分用のテンプレートをいくつか作って利用している。企画書用のテンプレートや、自分なりの工夫のあるプレゼン用のテンプレートなどだ。空き時間に自分なりのテンプレートを作成しておくことで、いつでもオリジナルデザインのスライドが作れる。2019/09/24【第15回】Wordでアイデアを整理する方法(2)連載2回目は、アウトラインから書類やスライドを作成する方法を紹介する。アイデアを片っ端から取りだして整理したアウトラインのファイルから、企画書やスライドが自動的に作成できてしまうのがとても便利なのだ。これぞ、Wordでアイデアを整理する最大のメリットと言える。2019/09/10【第33回】質の高い書類を時短で作るWordの秘密ワザ(1)自分の働き方を改革(「自分働き方改革」ジバラ)することは、小さな効率化かもしれないが、積み重なれば大きな差が生まれる。ジバラを推し進めるのが本連載の目的だ。今回は、Wordを使った質の高い書類作成を効率化する方法を紹介しよう。2019/03/05【第13回】Macの美しいスライドをPowerPointで使うプレゼンのスライド作成で、人と違ったデザインにこだわりたいこともある。個人的にはシンプルを突き詰めたスライドに関心があるのだが、派手さを求められる機会も少なくないだろう。PowerPointの標準テンプレートで作ったスライドは、どこか既視感がある。Macのプレゼンアプリ「Keynote」を使えば、人と被らないデザインが可能だ。2019/08/27【第31回】iPad、iPhoneで美しい文字をOfficeに入れるOfficeでも、さまざまなフォントの美しい文字を作成できる。ところが、標準機能では人と被ってしまう感が否めない。そこでお勧めなのが、専用アプリを利用した文字作成だ。プレゼンのタイトルやキーになるページには特に利用したい。したパンフレットなどを内製する際にも役立つだろう。2020/01/14【第12回】スライドは説明1枚3分の黄金則で作る(2)今回は、決め打ちした枚数のスライドに適正な内容を組み込んでいく、構成の作り方を紹介しよう。PowerPointの機能を使うと案外簡単に作っていけるので、ぜひ試していただきたい。Officeを効率的に使う連載をスタートする。おなじみのExcel、PowerPoint、Wordをちょっと使いこなすだけで、大きな省力化になる。ビジネスで最も長時間使われているアプリケーションを効率的に使うことは、当然生産性向上や時短につながる。この連載では、そんな、簡単で効果絶大なワザを紹介していこう。2019/06/04【第20回】「ウルトラ見やすい」グラフを作るワザ(2)プレゼンで見やすいグラフを作る2回目。前回の記事から続けて読んでいただきたい。自分働き方改革(ジバラ)を目指すなら、デザインにこだわりすぎるのは考えものだ。見やすくなければ自分が意図していることは伝わらない。できる限り時間をかけずに、伝わりやすいグラフを作るテクニックを身につけようではないか。ビジネスパースンでも、動画を簡単に撮影できるようになったのは喜ばしい。プレゼンの素材としても写真だけでなく、動画を貼り付けて積極的に使いたいものだ。Officeは、ひんぱんにアップデートされて新機能が追加されるように進化している。こまめに情報をウォッチしていないと、便利な機能を見落としてしまいがちなのが困ったところだ。今回は、PowerPointに追加された機能「ズーム」を紹介しよう。Officeで業務効率アップ!」INDEXビジネスマンの生産性向上には、IT活用が必須だ。ITツールを上手く使いこなせば効率化が図れ、作業時間の短縮が可能になる。Officeの利用技術向上こそが、最も効率化アップに貢献できる。ITの達人、戸田覚がOfficeの主要3アプリ、Word、Excel、PowerPointの使いこなしを指南する。2020/01/21【第30回】スライドショーを記録して渡す(2)自分の効率をアップするための働き方改革は、自分で行うしかない。これを「自働」(ジバラ)と命名している。今回は、プレゼンをスライドショーに記録して渡す方法の2回目。途中から読まれている方は、ぜひ前回から読んでいただきたい。2019/02/12【第7回】RPAの前にマクロを使おう(2)RPAよりも手軽で便利なマクロの紹介の2回目だ。そもそもマクロは、ちょっとした作業の効率化に向いている。簡単なマクロなら、ちょっとした作業が素早く効率化できるのがいいところだ。今回は、作成したマクロをテンプレートとして使う方法、また、素早く実行する方法を紹介しよう。2019/07/16【第34回】質の高い書類を時短で作るWordの秘密ワザ(2)自分の働き方を工夫して、少しでも時短につなげる「ジバラ」におすすめの書類作成ワザ、アウトライン機能を紹介する2回目。今回は本文を入力していく。見どころは、レイアウトまで一発で完成できることだ。この機能の時短ぶりを実感してもらえるだろう。今後は、あらゆる書類をアウトラインで作っていくことをおすすめしたい。2019/03/12【第29回】スライドショーを記録して渡す(1)自分の効率をアップするための働き方改革は、自分で行うしかない。これを自働(ジバラ)と命名している。今回から2回でプレゼンのスライドを渡す方法を紹介していこう。口頭で説明することが前提のプレゼンは紙の資料単体を見せても伝わりづらいため、スライドショーにして渡す方がいい。Officeを効率的に使える技を紹介する連載。今回は、PowerPointのグラフをアニメーションで動かす2回目だ。お読みいただいていない方は、前回から順次読み進めていただきたい。2019/06/25【第32回】ピクトグラムで書類の説得力を向上(2)前回に続いて、ピクトグラムの使い方を紹介していこう。ピクトグラムを使う最大のメリットは時短だ。手間と時間を掛けずに、図解が作れるので、まさに時短向き。自分働き方改革『自働』(ジバラ)には相当に役立つはずだ。2019/02/26【第14回】Wordでアイデアを整理する方法(1)昔から、アイデアの整理にはさまざまな方法が提案されてきた。アナログな時代のカードや付せんを使って整理する方法から始まり、パソコンが普及するとアイデアプロセッサーも登場した。今やスマホでもチャート作成アプリを利用して発想することもできる。今回は、数多いアイデア整理のやり方から、Wordのアウトライン機能を使いこなす方法を紹介する。2019/09/03【第36回】付せんやフローチャートで発想する(2)働き方改革は自分で行う「自分働き方改革(ジバラ)」を推奨する連載。発想やアイデアの整理方法を紹介する2回目をお届けする。前回は付せんを使ったアイデアの整理方法を紹介した。今回は、アプリを利用しフローチャートで整理する方法を解説する。2019/03/26戸田覚が伝授「スマホでパワポのスライドを作ろう」[PC-Webzine]2019/01/24戸田覚が教えるOfficeの機能を活用した読みやすい文章の書き方[PC-Webzine]2017/03/13戸田覚がプレゼンでの動画活用方を伝授[PC-Webzine]2018/01/19【第12回】Excelから簡単に分析できるPowerBI超入門(2)PowerBI入門の2回目をお届けしよう。PowerBIは耳慣れないので、なんだか難しそうなツールに思える。Excelでグラフを作るよりも簡単に見栄えのよい資料が作成できるので、ぜひ使っていきたい。紙の資料を作るためだけに使うのではもったいない。完成した資料は動的に使えるので、プレゼンの利用にもおすすめだ。2019/08/21【第9回】PowerPointの新機能「ズーム」を使いこなせ(2)PowerPointの新機能「ズーム」を使いこなす連載の2回目だ。今回は、3つあるズームの種類のうち、前回紹介した「サマリーズム」以外の残り2つ、「セクションズーム」と「スライドズーム」を紹介しつつ、使いこなしのポイントを取り上げていく。2019/07/30【第28回】便利なExcelのアドインを使いこなそう(2)Excelのアドインの基本的な使い方は前回説明してるので、まだお読みでない方はそちらから順にチェックしていただきたい。今回はよりビュジュアルに優れたアドインを2本紹介する。どちらも簡単に使えるものを選んだが、慣れてきたらさらに高度なアドインを使うのもおすすめだ。うまく使えれば、人と被ることがない目を引くシートを作成できるはずだ。Officeでも、ファイルを簡単に共有できるようになっている。僕の会社でも、さまざまなリストを共有し、メンバーがそれぞれに入力することで業務の効率化が一気に進んでいる。そんな共有だが、誰もが自由にファイルを変更できるという落とし穴がある。便利だけれど、実はちょっとした危険性も秘めているので、うまく使うための作法を確認しておきたい。2019/11/05【第31回】ピクトグラムで書類の説得力を向上(1)書類にビジュアルを入れるのは、説得力向上のためにとても役立つ。シンプルでわかりやすい書類を作れば、手間も掛けずに説得力が向上するわけだ。これぞ、自分働き方改革「自働(ジバラ)」にとっては最高の書類作成方法と言えるだろう。2019/02/19【第10回】書類を電子ブックリーダーで持ち歩く電子ブックリーダーでも書類を閲覧することが可能だ。Kindleのような安価なデバイスでも、PDF形式の書類を表示できる。軽量かつコンパクトなので、仕事の書類を持ち歩いて空いた時間に読んだり、各種マニュアル類をまとめておけばだれもが閲覧しやすい。OfficeのファイルもPDF形式で保存すれば表示できる。2019/08/06【第41回】写真を切り抜いて資料のクォリティアップ(1)「自分働き方改革」、略して自働(ジバラ)の連載。最近は仕事の資料に写真を入れるのは当たり前になってきた。会社で素材が用意されている場合にはいいのだが、自分で撮影せざるを得ないことも多い。そんな時に手軽に見栄えよくするためには、写真の切り抜きがおすすめだ。今回から2回連続で手順を紹介していこう。海外の事例に学ぶフレキシブルな働き方とは?8【第6回】もう議事録は古い。最新の会議記録方法(1)9【第12回】Excelから簡単に分析できるPowerBI超入門(2)10リゾートテレワークをきっかけに関係人口を増やす茅野市、地域課題をテーマに宿泊体験イベントを実施1Surfaceとケーブル1本ですっきり接続。生産性が上がるSurface専用EIZOモニター2Wordで作成した重要文書の改訂作業を効率化!マイクロソフトWordのプラグインソフトなので便利に使える3ケーブル1本でモニター接続と充電が同時にできる働き方改革の必需品4手書きノートをデジタルファイルに変換するスマートパッド5カメラとモニターだけで監視システムを構築!PC不要、ソフトウェア不要ですぐに使える6温泉地特有の故障で客室のテレビが見られない!硫化対策ブラビアで宿泊客に快適な旅のひとときを提供7帳票業務をタブレットでペーパーレス化!ワークスタイル変革の第一歩として効果的8インクジェット対応プラスチックカードで社員証などの発行を内製化しよう9空気清浄機ではない。次亜塩素酸で空気を洗う「ジアイーノ」10申請業務の電子化が簡単にできる。ついてダイワボウ情報システム株式会社スマートワーク総研はダイワボウ情報システム株式会社によって運営されています。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。※パスワードを忘れた方はこちらログイン一般会員の方はこちら×お気に入り機能を使うには会員登録が必要です。ダウンロードするには会員登録が必要です。ログイン新規会員登録CLOSEITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。インタビュートレンドレビューテクノロジーイベント情報ソリューション。