―バックオフィスチームを率いるリーダーに聞いてみた。1981年創業、IT業界で長い歴史を持つNDIソリューションズ株式会社。西村さんは、業務の自動化や効率化につきものの、現場メンバーからの不安とどう向き合ったのか?その心構えを聞いてみました。美保(にしむら・みほ)さん(以下敬略)2001年に中途採用で入社。営業アシスタントやインサイドセールスなど、社内で営業をサポートする15名のメンバーを率いる。このままのやり方でいいのか?という危機感まず、バックオフィス業務を自動化しようと思い立ったきっかけをお伺いしたいのですが。いつごろから着手されたんですか?2016年から2017年にかけてです。当時から営業事務のリーダー的な役割をしていたのですが、チームのメンバーで産休や育休を取る人が続出しまして。組織変更もあって、どうしても人手が足りない状況になってしまったんです。業務マニュアルとか、引き継ぎの手続きも整備されていなくて。人手も足りない、引継ぎもうまくいかない。リーダーとしては大ピンチですね。当時は、会社の戦略が大きく変化した時期でもあったんですよね。扱う商材が増えたことで、対応する業務フローも多様化せざるを得ない状況で。お話を聞いているだけで、現場の混乱が容易に想像できます。結果的に、バックオフィス業務のサービスの品質が低下してしまって。このままのやり方ではまずいなという危機感を持ちました。メンバーも疲弊していきますし、ちょっとでも手が空かないか、業務に余裕を持たせられないかということでRPA化(自動化)に挑戦しました。手始めに、トランザクション量がものすごい、手作業のものを自動化したんです。自動化に着手するのって、すごく大きなチャレンジですね。どなたか相談できるかたはいらっしゃったんですか?弊社の開発部門ですね。開発部門とうまく連携されて。自動化してどのぐらいの効果が出たんですか?ピーク時では派遣社員も合わせて16人のメンバーで運用していましたが、現在は11人で業務をこなせるようになりました。効果が実感できると、改善のアイデアが芋づる式に出てくる16人が11人に!劇的な変化ですね。現場のみなさんにも変化が出てくるのではないでしょうか?はい。目に見えた効果が出ると、チームのメンバーがやる気になってくれて。そこからは、けっこう芋づる式に、ここ自動化したらどうですか?ここはどうでしょう。みたいな感じで、改善のアイデアがどんどん出てくるようになりました。出てきたアイデアの活用は、どのように進めていかれたんですか?自動化で空いた時間をどうするかという検討のなかで、「わたしたちの社内の問題ってどこだろうね?」っていうディスカッションに発展しまして。自分たちのなかで不足しているのは、やっぱり情報連携とか、情報の一元化じゃないかっていう話がでてきたんですよね。それで、kintoneを使い始めたんですけれども。今では、受発注業務の各部門のデータのやり取りやコミュニケーションを、全部kintoneで統一しています。kintoneがうまく業務改善に一役買っているというか。ツールとしてうまく使ってくださっているっていう感じなんですかね。チームのメンバーもなにか問題があったときに、「じゃkintoneでやってみよう」っていうアイデアが自然と出てきますね。ここはシステム化したいなとか、ペーパーレス化したいなとなったら、「kintoneのアプリ作ってみましょう」みたいな意見が、メンバーから自然と出る?そうです。自分でアプリを作ったりする人もたくさんいますし。「とりあえずアプリ作ってみよう」とか、やってますね。テストで作ったアプリとか含めると、もう数十個ぐらいは作っていて、実際に動いてるのは10数個とかですかね。ほかの部門もあわせたら、もっとずっと多いですけど。kintoneを導入して、他部門との情報共有がスムーズにできるようになったので、自部門だけではなくほかの部門を含めた業務フローを見直そうという発想が生まれやすくなったと感じています。kintoneがあることで、全社のビジネスプロセスを見える化できるようになりました。kintoneの操作とかはそんなに抵抗なく、みなさんやられているんですね。コードが書けなくてもカスタマイズに挑戦ただやっぱり、JavaScriptとか書かなきゃいけないような、ちょっと込み入ったものになるとだいぶ難しくなりますよね。Customineっていう、JavaScriptを書かずにメニューで操作できるっていうのも、導入を進めたりしています。したカスタマイズに挑戦するだけで、すごく便利になりますし。kintoneの標準機能だけでは足りないところは、カスタマイズで実現されているんですね。今は、クラウドサインを使いたくて。契約に同意するとアプリに貼り付けられる。「これいけるな!」と思ったんですけど。ハードルが高い部分もあって、苦戦しています。それも西村さんのチームのメンバーが?はい。チームのメンバーが、わたしの席の隣で、「うーん」ってなりながら。悪戦苦闘してます(笑)クラウドサインは契約書の管理が目的ですか?弊社に常駐いただいているSEのかたの契約の管理とかですね。今までは担当者の個人任せという感じになってまして。個人のPCの個人フォルダの中に、前回の契約書データとか、更新状況を管理したExcelが入っているという状況でした。契約は3か月更新だったりするんですけど、やっぱり忘れちゃうんですよね。kintoneのアプリで管理して、アラート機能を使って、更新日の2か月前に「そろそろ更新だよ」っていう連絡がいくように通知を飛ばしてます。