課題:支払いに際し、過去の意思決定が確認できない。+老健施設(99ベッド)。職員数は300名程度。稼働率は94%(2016年度)。外部環境:川口市内に急性期病院は3医療機関。税理士法人による経理業務サポートを受けている。請求に対する支払理由の確認が困難であった為、法人内の意思決定フローおよび記録方法を見直すこととした。自身は2017年1月に転職。医療法人あかつき会の経理課長に着任した。転職前は、500床規模の急性期病院に勤務しており、その際は、稟議決裁は明確にルールが決められ、かつ過去のデータもかなりの年数分蓄積されていた。検索も容易に行うことができた。経理課長の業務として、個々の支払いの確認があるが、なぜこの支払が発生しているか、どういう意思決定がなされているか、時に確認することができなかった。支払いの遅延が発生することはなかったが、支払理由(意思決定がなされた経緯)を確認するために、かなりの手間を取られたため、法人内の意思決定フローおよび記録方法に問題があると見込み、運用を見直すこととした。支払いの発生理由としては、2つのパターンがある。ついては、すべてのケースについて稟議書(事務長または理事長による院内決裁)回議による、意思決定を行っていた。稟議書の回覧順序が決まっていなかったり、原本を直接本人が持っていたりするなどしたため、いざ支払いの際に、なぜこの支払が発生しているか、確認することが困難であった。経理部門に意思決定の経過を共有する必要があると考え、稟議書の回議順序の見直し、決裁後のデータの記録、原本の取り扱い方法を見直し、支払いに関する稟議書の行方が分からなくなることがないように、運用を見直した。2「契約に基づく定期的なもの」については、契約書のありかを確認していった際に、担当者が保管しているケースが多くみられた。重要な棚とうにバラバラにしまわれているケースが多くみられたため、各部署の重要な棚を確認するに至った。回議順序の見直し(必ず経理課長である、私の受付を行うようにした。)受付した稟議書の一覧表の作成。結果1~3月は、毎月3~4件程度の不明な支払いがあったが、運用を変えてから不明なものはなくなった。稟議書については、提出時の添付する資料の不足などが引き続きある(例:見積もりが取られていない)ため、情報の精査が必要なケースが多くみられる。この点については、周知を強化していく。契約書管理については、現在引き続き見直し中(院内の契約のすべてを発掘できていない。OpsRSSTerms。