共有機能を利用すれば、出張や在宅勤務などでオフィスにいないメンバーとも簡単に情報共有ができます。プロジェクトごとにノートブックを作成してそのまま共有します。決められたノートブックに各自が資料を追加していくことで、プロジェクトの進捗状況を把握しやすくなるほか、人に聞かなくても自分から必要な情報を確認できるので便利です。アプリから対応できる点も安心です。社員同士のコミュニケーションには、状況に応じてツールを使い分けています。ここでも、前述のカレンダーやノートと同様に、パソコンとモバイル端末のどちらでも不自由なく使えることが重要になります。簡単な質問や、ファイル(ノート)の共有依頼など、メールのやり取りを繰り返すよりもチャットの方が効率的な場合が多くあります。違う場所にいる複数のメンバーに相談したいことがある時も、チャットなら簡単にグループを作って議論ができるので便利です。記録に残す、という意味でメールは今でも欠かせないツールです。社内ルールとして、重要な知らせや依頼事項などは必ずメールに書くようにしています。チャットツールの場合、すべての会話が時系列に表示されるため、重要なトピックでも時間と共に流れていってしまうことがあるからです。会議システムを利用しています。会議は進行役がスクリーンを共有しながら、ノートに書かれたアジェンダに沿って進められます。同じノートに議事録をまとめて、会議が終了したらすぐに関係者全員に共有するのが通常の流れです。頃には既に米国は午後の定時まで数時間しかありません。朝に自宅からミーティングを行えるおかげで、米国本社にいる社員と連絡がとれるこの貴重な時間帯を有効活用できます。場所に縛られない働き方により「必要な時に、必要な仕事ができる」体制が整い、チーム全体の生産性が向上します。家事と仕事の両立をサポートする柔軟な働き方をオプションとして提供することで、社員の満足度も高まるはずです。災害時など通勤困難な状況においても仕事が成り立つ仕組みがあれば、最低限の事業を継続することが可能になります。NTTドコモによる寄稿です。やって組織で使ったらいいか」をよく聞かれます。個人では自分なりのルールを決めて便利に使っている方でも、自社やチームで使うとなると利用法に困ってしまうようです。参考になる導入事例はいくつもあるけれども、組織に最適な使い方をどうやって決めたら良いでしょうか?ヒントは仕事の内容や組織にあると考えます。ひとつ目は仕事内容の違いです。使うルールを単純化するのが良いでしょう。スキャンするなどが考えられます。み、重要度)をするとワークフローに沿った使い方が可能になります。作っておくと、タグを付ける際に候補が出て便利です。クリエイティブな仕事が多いチームでは、使い方のルールは枠組みだけにしましょう。具体的には、プロジェクトごとのノートブックを作って、関連情報を各メンバーが自由に保存する、自分のノートブックを公開して、仕事関連の記事やメモを保存する、といった使い方です。その際、タグはあまり使わず、検索しやすいタイトルは入れておくぐらいは決めておきましょう。どんなノートを入れていくかは各々にまかせたほうが、あとからコンテキストで自分だけでは得られなかった気付きがあるかもしれません。以上の使い方を逆にしてしまうと、利用が定着せず、あまり使われなくなってしまいます。自分のチームの仕事内容がどちらなのか、見極めが重要です。ふたつ目は組織構造の違いです。ピラミッド型の組織の場合、既存のワークフローに沿った、作業効率を高める使い方を考えましょう。この組織の場合、ワークフローがスムーズに進むことで、組織の生産性を上げることが可能です。前述したようなルーティンワークのチームと同じく、できるだけ手間を減らせるようなルールを作りましょう。フラットな組織の場合、あまりルールを決める必要はありません。そのかわり、各々の意見が出やすいような場を作ることが重要です。失敗しても制裁を加えられないこと、自分の発言を受け入れられている安心感があるという状態です。関連情報などを含めて、思考のプロセスをありのままに共有するのが良いのではないでしょうか。最後は、ノートブックのオーナーの違いです。ノートブックの共有は可能です。その場合、ノートブックのオーナーは個人になり、その他の人は見に行くという形になります。フリーランスの方であれば特に問題ありませんが、会社でこのように使うと、仮にノートブックのオーナーが退職した場合、情報はすべて個人のものなので、他の方からは見えなくなります。個人のノートブックに加えて、ビジネスノートブックとして会社が管理できるノートブックが作成可能です。このビジネスノートブックに情報を保存しておけば、情報は会社に残ります。ビジネスノートブックのノートは管理者権限がなければ、間違って削除されることはありません。NTTドコモのビジネスプラスから。アカウントからの請求書払いにも対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能です。無料で使えるキャンペーンも継続していますので、この機会にぜひお試し下さい。NTTドコモによる寄稿です。ついて改めてご紹介します。つに絞り、ご紹介します。個人ノートブックに加え、ビジネスノートブックという会社用のノートブックが存在します。プレミアムにはない機能として、チーム全員に公開する機能がありますので、共有先を個々に指定する必要がありません。チームで情報共有するとき、メールを頻繁に使う方も多いでしょう。メールより簡単な、ワークチャットで共有することが多いです。自分で作成したノート(議事録、書き溜めたアイデア等)をチャットで共有。「これ見ておいてね!」と送るだけです。メールでは相手に送信してしまった後に訂正箇所が発覚、といった場合、面倒ですよね。そんな時も、修正した内容を相手が見る前に変更してしまうこともできます。ユーザとも共有が可能なので、メールチェックに割く時間が大幅に減りますし、なによりメールよりも相手のレスポンスが早いです。共有する場合は、社内外どちらも、ノートやノートブックに権限設定ができますので、その点も安心ですね。ネットに繋がる環境なら、場所やデバイスを選ばずアクセスが可能です。ありがたいかは別として、どこでも仕事ができるようになります。それでも、限られた時間で企画書を作成する場合、ひとりで情報収集をするには、限界がありますよね。ひとつの企画を立ち上げる際、そのメンバーが同じノートブックに、必要な情報を蓄積していきます。集められた情報の中から、新しい企画を考えたり、資料を作成することで、企画書作成の時間が大幅に減り、残業も減ることでしょう。あるコンテキスト機能には、ノートに関連した参考情報を、日経電子版の記事やビジネスノートブックから自動でピックアップしてくれるので、自分で情報を検索する時間が減り、更に作業の質や効率を高めてくれますよ。ポイントになる部分が、会社に情報が残るというメリットです。脱退しても、ビジネスノートブックに入っている情報は会社のデータとして残り続けます。実はユーザがノートを削除しようとしても、管理権限がないと削除できない、というのもいいところです。累積容量が無制限なので、情報は蓄積され続けます。それは時として有力な情報になったり、資料作成のネタにもなります。いってみれば、会社の資産ともいえますね。異動や退職につきものの引き継ぎには、多くの時間は費やせないものです。そんな時、前任が残してくれた情報が生きた情報に変わります。誰に聞かずとも情報収集ができますので、とてもありがたいものです。NTTドコモのビジネスプラスからできます。ビジネスプラスでは、通常の請求書払いに対応してますので、会社で契約するのにクレジットカードなど必要ありません。無料で使えるキャンペーンも継続しておりますので、この機会にぜひお試し下さい。チーム内の知識共有をはじめましょう。登場0成功する企業はみな、チームメンバー全員の多様なスキルや専門知識を基礎として築かれています。従業員はみんな、個人での作業中も複数メンバーで協業中も、新しい情報やノウハウ、知識を手にしているものです。数年にわたり、みなさんのプライベートおよびビジネスにおいて重要な情報すべてを収集し、記憶するお手伝いをしてきました。「個人」を手助けすることがメインでした。