働き方0人類の長い歴史において、傑出した人物の多くがチームワークの美点について雄弁に語ってきました。独立独歩で有名なスティーブ・ジョブズですら、「偉大な事業は決して一人では成し得ない。チームによって成し遂げられるのだ」と言っています。このような素晴らしい格言の数々にも関わらず、多くのチームは、メンバーの主体的な関与、コミュニケーション、目的意識の欠如に悩んでいます。Engineering(邦題『人月の神話―狼人間を撃つ銀の弾はない』)の著者フレデリック・ブルックスは、チームに人員を追加すると、人員と責務をつなぐ線が増えるためにコミュニケーションと調整のコストが増すことを指摘しました。遅れているソフトウェアプロジェクトへの人員追加は、プロジェクトをさらに遅らせるだけである」として有名になりました。ブルックスが述べたのはソフトウェア開発についてでしたが、この法則は共通の目標を掲げるあらゆるチームに当てはまると言えます。チームの規模が大きくなれば、メンバー全員の足並みを揃えるのは難しくなります。メンバーがメールに気づかなかったり、通知を見逃してしまったりすることもあれば、全員が顔をあわせるミーティングを設定するのが物理的に不可能なこともあります。そのようにしてメンバー間で情報に偏りがでれば、真の意味でのイノベーションや協力の機会は失われてしまいます。チームとして最大限に効率的な共同作業を行うことができなければ、生産性は落ち、収益機会を逃し、顧客満足度は下がってしまうでしょう。結果として会社全体が苦しむことになります。「スペース」という新機能を導入しました。スペースを使えば、ノートやノートブックの活用方法がこれまでよりさらに広がり、チームとして効率的に情報を共有、検索、活用できるので、全体としての生産性が高まります。スペースでは、アイデアを具体的な作業に落とし込み、仕事を進めるために必要となる情報を、チーム全体で一元共有することができます。プロジェクト、チーム、あるいはトピック別にスペースを作成し、そこに関連するノート、ノートブック、PDF、画像、音声ファイルなどを保存しましょう。アカウントに属するユーザを招待することができ、招待されたユーザはスペース内のすべてのコンテンツを閲覧できます。スペースはチームのホームグラウンドとして機能し、すべての情報や作業進捗がここに集約されるので、メンバーは必要な情報をすぐに見つけたり、簡単に共同作業を行ったりできるのです。モバイルデバイスからもアクセス可能です。つの課題を洗い出しました。スペースを活用することで、これら一つ一つを解消し、チーム全体の作業効率を高めて最大限の力が発揮できるはずです。倍になるペースで増えてきたそうです。倍の量に増えていくと見込まれています。フラーはこれを「知識倍加カーブ」と名付けました。机上の理論としてではなく、現実に及ぼす影響を想像してみてください。時間もの時間を必要な情報を探すことに費やしているそうです。この時間は実際の仕事をしていない時間ということになります。スペースでは、チームが仕事をするのに必要な情報を一ヶ所で一元管理できるので、情報の洪水による問題が軽減されます。すべてをスペースに保存しておけば、情報の保管場所がわからなくなることはありません。チームメンバー全員のパソコンや社内サーバ、クラウドなどをいちいちすべて検索する必要もなくなります。強力な検索機能を活用すれば、保存した情報の中から必要な情報をすぐに見つけ出すことができます。組織において、従業員は入れ替わっていくものです。転職が珍しくなくなった現代ではなおさらです。従業員が組織を去る時、普通はその人の持つ知識も組織を去ります。欠員は新しい従業員が埋めるにしても、そうして人が入れ替わっていくうちに、数年前の仕事について覚えているメンバーが誰もいない、というときがやってきます。以前の従業員の知識がスペースに保存されていれば心配することはありません。必要な情報は常に関係者全員に共有されており、過去の情報の損失も起こりません。プロジェクトを完了したら、チームの気づきや反省点をまとめておきましょう。それをスペースに保存しておけば、後日同じミスが起きるのを防いだり、うまくいった方法を流用したりできます。新しいメンバーが加わったときにも、スペースに招待するだけで過去の情報をすべて共有できます。組織として従業員の入れ替わりは避けられません。「見える化」して保存しておけば、組織として知識を保持していくことが可能です。「早起きは三文の徳」と言いますが、仕事でも迅速なイノベーションを行い、他社に先んじて新製品を市場に投入することには大きな利益があります。チームが迅速に目標を達成しようとすれば、組織の形式や手順が追いついていかず、情報の透明性に問題がでてくることが多々あります。「スピード重視」のデメリットとして、各チームがばらばらに行動することで同じ作業を重複して行ってしまう危険性があげられます。同じチーム内ですら、他のメンバーが取り組んでいることに気づかずに、同じプロジェクトに取り組んでしまう場合もあります。蓄積0会社でわからないことがあった場合、みなさんだったらどうしますか?終身雇用が主流だった時代、わからないことがあればなんでも社歴の長い先輩に聞けばわかったかもしれません。非正規雇用が増加を続け「一生同じ会社で働くこと」が必ずしも普通ではなくなりつつある現代、会社の常識は変わりつつあります。社歴が長い人が近くにいるとは限らず、また仕事によっては、社員のみにとどまらず外部の協力会社やパートナー企業であったり、すでに会社を去ってしまった契約社員が重要な役割を担っていることもあります。「どの情報をどこに保存するか」というルールを作成して、チーム全体で徹底するようにしましょう。この際、複雑なルールを作成するのではなく、できるだけシンプルで誰にでも分かりやすくすることが重要です。書類、写真、音声ファイルなど、あらゆる形式の情報を保存しておくことができるほか、必要に応じてパソコンでもスマホでもタブレットでも欲しい情報を簡単に見つけ出すことができますので、コンピュータに不慣れな方でも簡単に使い始めることができます。連携もできますので、あちこちに保存された情報も一元的に管理できるようになります。保存された様々な記録、知識も、誰にも見られなければ宝の持ち腐れです。必要な情報を、それを必要とする人たちと共有しましょう。特定の人への共有、会社全体の共有など、コンテンツによって権限を変えることも簡単です。ノートリンクや目次を活用して、分かりやすい情報として共有しましょう。保存した情報は消えません。あなたが会社を去ったとしても、あなたが残した知識が構成まで会社に残り続けます。共有された情報が社内で知られるようになると、それに対してのコメントやフィードバックをもらうことができるようになります。「見られている」「フィードバックがもらえる」ということがさらに情報を共有しようというモチベーションとなり、さらに社内の情報共有が進むようになります。お使いのお客様からも、報告書やノートを他の誰かが読んでくれている、コメントがもらえる、ということから、その質が向上したという声を聞きます。以下の導入事例もぜひご覧ください。そんな経験は誰にもあるはずです。形態も様々なら、パソコンの中からサーバー、書類キャビネットなど置き場所も様々。パートナーや同僚とのやりとりは、メール、チャット、電話での会話、会議...と、様々な場所で行われています。それどころか保存すらされていない場合もあります。誰かにある情報について質問しようにも、その人が同じオフィスにいるとは限らず、海外支店とのやりとりとなればその回答はすぐには返ってきません。これは私たち現代の会社員が抱える一番の問題といっても過言ではありません。情報の分散は、生産性を阻害します。時間を何かを探すために使っているといいます。日間のうち、ほぼ丸一日を「探す」という行為に費やしてるということです。何かを探すために仕事を一時的に中断した場合、また作業に戻って集中した状態に戻るまでには時間がかかるため、これも生産性を下げてしまう一因です。上昇するとも言っています。時間ほどの時間を費やしているといいます。個ものサービスを使っていたそうです。したサービス同士は必ずしも連携していませんので、すべての情報を一気に検索することは不可能です。情報を見つけるために時間がかかるのも、不思議なことではありません。つのツールですべてを済ますのもまた無理があります。家が火事になっているときに、消防署にメールで連絡する人はいません。緊急を要する件に関しては電話で、回答が欲しい件についてはメッセージングツールでといった適材適所があります。よって、複数のサービスを上手に使い分けることが大切です。それでは、複数のサービスを、チームで使いこなすためにはどうしたらよいでしょうか?重要なのは、チーム全員がそれぞれのサービスをどのように使うかについて理解し、決めたルール通りに実行することです。お使いのユーザ様の中には、こんなルールで運用されているお客様がいらっしゃいます。保存すると決めておけば、蓄積した情報の海から必要なデータをすぐに見つけ出すことができるようになります。新入社員トレーニング時にこのルールについて徹底すれば、新しいチームメンバーでも、すぐに過去の情報まで見つけられるようになるでしょう。利用することで自分(またはチーム)の生産性が高まることを実感していただいているはずです。チーム全体の生産性という観点では、まだ課題がたくさん残っています。仕事効率化のコツはアプリを増やすことではなく、所有するアプリをうまく連携して使うことだと考えます。共有する価値のあるアイデアを思いつくのは、例えば同僚と雑談している時など、そのアイデア自体には関係ないタイミングかもしれません。本日は大人気のメッセージアプリ「Slack」との新しい連携機能を発表できることを大変嬉しく思います。つのアプリがつながることで、情報を探す時間が減り、より多くの仕事を片付けられるはずです。つの機能をご紹介します。今までも、アイデアを思いついた瞬間に記録することにこだわってきました。素晴らしいアイデアが頭に浮かんだのに、紙とペンあるいは同類のデジタルツールが手元に無くて困った経験はありませんか?せっかくの会話を中断してメモを書くためのものを探したり、どこに書いたか忘れてしまうのはもったいない話です。メッセージを交換していた場合にも起こる可能性があります。会話内容に関係することでも(「来月の営業成績をレビューする必要あり」)、全く関係ないことでも(「帰宅途中にスーパーでお茶を買う」)、それを即座に記録しないとすっかり忘れてしまう可能性が高まるだけです。「/note」コマンドを使って、会話を続けながらメモをとりましょう。リストやリマインダーを作成したりできる、デジタルのスクラップブックとしてご利用ください。会話相手には表示されませんのでご安心ください。チーム全員の知識を蓄積し、どこからでもアイデアを記録しながら、関連情報と一緒に保管できます。ノートとして保存できます。保存できるので、後で必要になった時に簡単に取り出せます。保存し、いつでも参照できるようにしましょう。その中に含まれた文字も検索可能になります。こんなやり取りから、ファイルを探し始めることはよくあるのではないでしょうか。内から検索し、他のメンバーにそのノートを共有することができます。個のノートを表示します。チャンネル上の投稿ボタンをクリックしない限りは自分のみが閲覧できる状態です。共有するには、検索結果の下に表示される「ここに投稿」ボタンをクリックすると、チャンネルに参加しているメンバー全員にも表示されるようになります。週間を切りましたが、みなさんの職場ではどのように準備を進めていますか?前回のブログ記事では、テレワーク・デイに私たち企業が参加する意義やその準備段階で考えておくことについてご説明しました。どのようにテレワークを実践しているのかを簡単にご紹介します。物理的に離れた場所から一緒に仕事をするためには、まずお互いのスケジュールを常に把握できることが大前提となります。各社員のカレンダーを社内で公開しています。ミーティングや休暇はもちろんですが、出張や家から働く日など、オフィスにいない場合はその旨も共有します。社員同士でいつでも予定を確認できるので、スケジュール調整もすぐに行うことができます。どの端末からでもデータの閲覧、編集、共有が簡単にできることは、テレワークを実践するうえで欠かせない条件です。