1枚であれば、見る方も楽、作る方も楽。それを社内に徹底してもらえると、ものすごく効率化がはかれます。ページ数が多い資料を作って満足するのは、作った方の自己満足にすぎない。少ない枚数(できれば1枚)に、要点を織り込むのも大事な能力。最近、パワーポイントの資料が多くなっていますが、パワーポイントだとどうしても枚数が多くなりがちです。その方針は大事だと思います。(日)「自利即利他」の精神を感じられるように仏教の言葉で、「自利即利他」というのがあります。意味は、「自分の幸せは、他人を幸せにすること」。自分の幸せと他人の幸せを両立させることが、「自利即利他」というわけです。ビジネスも基本、自利即利他の精神で成り立っているものです。他人に何か良いものや、良いサービスを提供すれば、お客さんが喜んでくれ、結果として自分も儲かる。それがビジネスの本質。組織が大きくなったり、“単なる作業”しか指示されずに、仕事の全体像が見えなくなると、「何のためにこの仕事をしているのか?」とか、「自分は何のために働いているのか」といった疑問を抱くことがあります。仕事が、自分が担当している“パーツ”しか見えなくなっている状態。それでは、自利即利他を感じることができなくなります。他人の幸せのために、この仕事をしている。組織においては、すべての人がそう感じられるようにしてほしいものです。(土)役員同士が本音で話しをしないときどき、役員同士があまり本音で話しをしない会社があります。専務と常務、といった役職の人たちが、お互いに本音を言わない。それぞれ気を遣っているのか、お互い余計なことを言われたくないのか、差しさわりのないことしか話しをしない会社です。いって、派閥ができるとか、反目し合うということでもありません。何となく遠慮して、お互いの領域に踏み込まない。そんな会社を、何社か目にしました。人は、役職が上がれば上がるほど、プライドが高くなります。“肩書”を背負って仕事をするようになるからです。本音を言ったらバカにされる、と思うこともあるかもしれません。それを今さら(年齢的なこともあり)解決するのは難しいのかな、と思うのも正直なところ。本当はそれではいけないんですけどね。(金)最新技術は魅力はあるが技術の発達は急進しており、AI(人工知能)の活用などは、「もはや当たり前」のことのように言われています。IT技術をさまざまな場面で活用することを、“デジタルトランスフォーメーション”と言ったりもします。最新の技術を自社に取り入れられないか。それを模索している企業は多いことでしょう。「時代に取り残されない」ために、最新技術の研究をしているところもあると思います。当たり前のことですが、技術の導入はあくまでも「手段」であり、「目的」ではありません。目的が不明確なのに、『とにかく最新技術を取り入れよう』と号令を掛けている企業も存在します。“時代に取り残されない”危機感は必要ですが、最新技術を取り入れる必要が本当にあるのか、今一度考えてほしいと思うことがあります。(木)メールの言い回しの受け取られ方メールに記された文章。ときに、書いた本人には悪気はないのに、受け取った方は不快に思うことがあります。直に会って話しをしたり、電話で会話をすれば、それほど誤解に受け取られることはないのに、メールはあくまでも文面だけで印象を与えてしまいます。『“普通”って何だよ』とか、もしくは『こっちは“普通”じゃないのか』と受け取られてしまうことがあります。『単純にミスしてバカだと思っているのか」などと邪推してしまうかもしれません。ものすごく親しい相手はともかく、仕事の相手や幅広い関係者にメール文書を書く際は、一語一語に「相手がどう受け止めるか」を考慮する必要があります。今、運送業界は人手不足が顕著です。トラックドライバーが不足している。長距離を走るトラックは、ドライバーがいないため運行を断らざるを得ないという会社もあります。そのため、ドライバーがとにかく欲しい。一人でも多く採用したい。そんな運送会社が多くあります。ある中小の運送会社でも、『ドライバー募集の広告を出しても、応募がほとんどない』と言っています。応募があった場合は、とにかく面接に来てもらい、『ほぼ採用となる』とも。変な人でない限り採用。結果として、会社に合わない人が入ってきたり、質の悪い人がいるかもしれないが、『そうも言っていられない』とも。それほどまで、人手がひっ迫している業界です。(火)社長に連絡が取れなかったら災害などを見越して、企業のBCP(事業継続計画)を決めているところがあります。BCPという、しっかりした形のものでなくとも、非常時に何をどうすべきかを、予め決めていることでしょう。多くの中小企業では、非常時には「まず社長に連絡を入れる」ということを全員が認識しています。第一報として、トップに連絡することは、まずもって大事なことです。「もし、社長に連絡が取れなかったら?」という問いかけに対しては、明確になっていないことが、結構多くあります。「そのときは、そのときで考える」ことも必要かもしれません。非常時には、予め決めていたことも、その通りいかないことが大半です。そこで、出来れば“次のプラン”も決めておくと、行動する際の判断基準が明確になります。「まず、トップに連絡を入れる」を“第一の原則”として決めたとしたら、それが出来なかった場合の“第二の原則”も決めておく。非常時の混乱を少しでも抑えるためには、「次のプラン」を決めておくとよいでしょう。(月)業務の引継ぎをする相手とは異動や退職などで、業務の引継ぎをしなければならないときがあります。今担当してる業務を、相手に引き継ぐ。どの組織でも行われていると思います。引き継ぐ相手を「個人」に特定してしまってはいけません。個人に引き継ぐと、その業務は個人にしか理解されないことになります。Aさんの業務をBさんに引き継ぐ。すると、Aさんが行っていた業務は、Bさんにしか理解されないことになります。この場合、Bさんがいないと、Aさんが担当していた業務が、誰にも分らないという状況になってしまいます。いわゆる、「人に仕事が付く」状態です。そのため、業務を引き継ぐのは、「個人」ではなく「組織」です。Aさんは、Aさんが所属していた組織の人たちに、引継ぎをしなければいけません。組織に引き継ぎを行うには、Bさんの上司や同僚も引継ぎに立ち会うとか、できれば組織全員に引き継ぐ内容を伝えておくといった対応を取ることが必要です。引き継ぐ相手は、個人ではなく組織。業務を引き継ぐ際の鉄則です。(日)言ったことの〇割はやらない社内で、何かの取り決めをする。業務を改善することや、新たな取り組みなどについて。「〇〇をやろう」と言った、何割かはやらないままに終わります。それは、何割か?1割?2割?5割?時と場合によってさまざまでしょうが、会社によっては、常に3割以上やらないままで終わるというところがあります。いわゆる、言いっ放し。やらないでも許される。そんな社風の会社があります。当たり前のことと思えますが、それをやらない組織は、意外と少なくありません。(土)納品回数の削減施策ある食品メーカーの物流効率化のお手伝いをしています。物流の改善に向けた施策を検討していますが、その中で「納品回数を減らせられないか」という案が出ています。今は、毎日(週6回)受注をしていて、翌日には出荷をしています。それを、顧客ごとに週2回の出荷にしたらどうか、という案です。目的は、トラックの配送回数削減による、コスト低減。今、トラックが全体的に足りず、運賃が上昇傾向にあります。トラックが足りないため、「物が運べない」ということも現実に起こっています。そこで、納品回数を減らすことで、それらの効率化を図れないかということを考えています。注文する顧客側からすると、納品される回数が減るのは好ましくありません。いったハードルを考慮しつつ、実現に向けたプランを策定しつつあります。講演などで話しを聞く際、話し方によって理解度が全然違ってきます。大事なのは、間(ま)と抑揚。平板な話し方では、せっかくいい内容のものでも、印象に残りません。ときどき、プレゼン資料のパソコンのトラブルで、うまく画面が映らないことがあったりします。その時は、全員画面に注目するものです。それは、間が空き、「次に何を話すのか」と受け手が期待感をもって聞く姿勢を高めるからです。トラブルをあえて起こすわけにはいきませんが、時にそんな「間」を与えて、聞く人たちの期待感を高めるテクニックも有効です。(木)選ばれる会社になる会社が採用する人を選ぶのか。人が働く会社を選ぶのか。就職とは、選び、選ばれることとイコールです。昨今は、どちらかというと、会社が選ばれる時代。魅力ある会社でないと、働いてくれる人が集まりません。魅力ある会社とは?休日が多い。育児休暇や介護休暇が取りやすい。それも大事ですが、やはり本質は「やりがいのある仕事ができる」ではないでしょうか。やりがいのある仕事とは?これが一概に言えないところが、魅力ある会社の定義が難しいところではありますが...。仕事において、「調整する」という言い方をすることが、結構あります。『〇〇部署とは調整できているのか』とか。人に対する「調整する」という言葉は、何気に使うことが多くあります。冷静に考えてみると、「調整って何?」と思えます。物事をうまく行かせること。人とのやり取りにおいては、そういった意味で「調整」という言葉が使われます。経験のない新人や、ましてやロボットに「調整しておいて」と言っても、何をどうすればいいのか分かりません。あいまいな言葉の典型です。時と場合によって、“調整”を分解し、明確化しなければいけないことがあります。心と時間に余裕がないと、人はぞんざいな対応になりがちです。言い方が乱暴になったり、対処が雑になったりして、相手を不快にしてしいます。すると、余計にトラブルが発生して、また仕事を増やすことになりかねません。時間がないときも、できるだけ心に余裕を持たせたい。そんなときは、少しでも何も考えない時間を作る。仕事場を離れ、一旦気持ちをリセットすることで、多少はイライラがなくなります。最低3分気持ちを落ち着かせれば、少しリラックスできる。ときどきそんなことを実践しています。(月)部下を使うか、自分がやるか組織のマネジャー(経営者や管理者)には、いろいろなタイプの人がいます。自分で仕事を進めるのが好きな人。自分はあまり手を出さず、部下に仕事を任せようとする人。理想形は、後者の部下に仕事を任せる方が、良いマネジャーだと言われます。組織によっては、そもそも部下がいない(もしくは少ない)。部下がそこまでの仕事ができない。いう場合もあるでしょう。経営者であっても自分が動く。自分がやらなければ会社が回らない。中小企業では、そういった会社が、意外と多いように思えます。(日)上司が最大の問題(?)ビジネス誌を読んでいたら、以下のような記述がありました。アメリカの識者が書いた論文の一部です。「米国では、労働者の75%が仕事上の最大の問題は直属の上司だと答え、実に65%が別の上司の下で働けるなら給料が減っても構わないと答えている。実際に転職するかというと、そうでもない。」どこの、誰を対象にした調査か不明であり、また根拠が示されていないため、75%とか65%という数値が本当なのかは分かりません。直属の上司が仕事上の最大の問題だと思っている人は、少なくないでしょう。直属の上司によって、自分がやりがいをもって働けるか、そうでないかが決まるからです。理解のある上司であれば、自分を含めた部下のことをちゃんと考えてくれて指示を出す。反対の上司であれば、上司の都合だけで物事を振り回す。そんな状況になるからです。『部下は上司を選べない。』この悲劇(?)が、あちこちで繰り広げられているのは事実だと思います。(土)無料サービスでデータを集めるビジネスあるベンチャー企業の経営者から話を聞きました。そのベンチャー企業は、物流の倉庫管理のシステム(通称、WMSと呼ばれるもの)を無料で提供しています。在庫管理やロケーション管理を倉庫で行いたい企業は、無料でそのシステムを利用することができます。その無料サービスは、あくまでもデータを収集するためのもの。在庫管理のデータがつかめれば、過剰在庫を処分したい企業や、それらを安く仕入れたい企業とのマッチングを行える。ベンチャー企業は、それを狙いとしています。無料のWMSでデータを集め、在庫についての企業間のマッチングで、ベンチャー企業はビジネスの収益を得る。面白い発想だと思いました。今は未だマッチングによる収益は実現できていません。これから、そのビジネスがうまくいくかどうかは分かりません。マッチングには、さまざまなハードルがあることは確かです。それにしても、無料のサービスを提供し、それによってデータを集めるというビジネスは、これからも広がっていくことでしょう。昔、私が衣料品(肌着関係)の在庫管理を担当していた頃。仕入先の担当者の人から、「4デカしか納品できません」と言われたことがあります。そのときの商品は、1ケースに60枚が入っているのが基本。生産が間に合わないときがありました。その時に、「4デカしか......」という話があったのです。当時の私は「デカ」という呼び方を知らず、周りの人に『“デカ”って何ですか?』と聞きました。「デカ」とは、もともとは10の倍数を表す単位。「キロ」は1000の倍数を表しますが、10の倍数は「デカ」と表します。従って、衣料品の世界では、「1デカ」は10枚(靴下類は10足)になります。「4デカしか納品できない」とは、本来60枚納品のところ、40枚しか納品できないという意味。普段あまり使うことのない言い方ですが、「デカ」はそういった意味の単位です。(木)緊張を和らげるには「大して話は聞いていない」と思う講演やセミナーなどで、人前で話しをするときは緊張をします。私も、場数は踏んでいますが、緊張はゼロにはなりません。場面によっては、震えがくるような状況もあります。緊張を、多少なりとも和らげようとする際は、こんなことを思うようにしています。「自分の話など、大して聞いていない。目の前にいる人たちが、自分の話しに対して興味ない、あまり聞いていないと思えば、「勝手に話をするだけ」という気持ちになります。それで、多少は緊張が和らぐ。(水)管理者候補がいない社員数人の物流会社があります。そこの管理者が、事情があって退職することになりました。次の管理者(責任者)を決めなければいけません。否、むしろ候補者はいません。管理者になるには、経験はもちろん、マネジメントスキルや人望がなければいけません。それらを持った人材がいないのです。その中で、最も経験がある人は、マネジメントが苦手で、本人も管理者になりたいと思っていません。管理者などになりたくないと思っています。その会社では、外部から管理者を招くことも考えています。賃金など高い条件は出せないため、来てくれる人材がいるかはわかりません。人材が限られた企業では、管理者選びは容易ではありません。新聞に、こんな投稿がありました。運送会社が、スーパーに納品に行った時に、スーパーの担当者から言われたこと。「『検品してほしいんですが』と店側に伝えると、『ああん、ちょっと待ってろ!』また、『そこにハンコあるだろ!』とまるで人間扱いされていない。」スーパーの担当者からしたら、納品業者(運送会社)は、“自分より下の存在”と思っているのかもしれません。取引先の業者であっても、人間です。人間を、「人間扱いされていない」と感じさせる対応は、良くないことは間違いありません。(月)AIに選別されたら最近は、人の採用をAI(人工知能)が行っているというニュースを目にします。応募者が書いたエントリーシートをAIが読み込み、採用するか不採用にするかを決めているとのこと。膨大な数のエントリーシートを、一つ一つ読んで判断するのは、採用する側の負担が大きいというのが、その理由。AIによって選別されたら、どう感じるか。仮に不採用になった場合。AIだから人による恣意がなく、「公平に選別された」と思うか。それとも、「AIごときに何がわかるか」と思うか。AIに頼らず、人が判断したとしても、そこには恣意が働きます。その人を採用にしたのか、あるいは不採用にしたのかを、明確に回答できないこともあります。従って、人が判断することは必ずしも公平ではないのです。AIはその点において、“恣意”は働かせません。自分がAIによって不採用とされたら...。納得できるか、納得できないか。思いはそれぞれでしょう。(日)床にペンキを塗る今、製造業の経営改善のお手伝いをしています。工場があり、そこでの改善活動も進めています。しつけ)を始め、働きやすい環境を目指して改善を行っています。その中で、床のペンキ塗りを行いました。今まで、床はコンクリートのままで、工場も古くなっているため床の汚れも目立っていました。そこで、床に緑色のペンキを塗りました。緑のペンキを塗ると、工場が明るくなり、床の掃除も楽になりました。最初はペンキ塗りにあまり乗り気でなかった(面倒くさいので)工場の人たちも、塗って良かったと思っています。ペンキ塗りは、職場環境を良くするために大事なことだと、改めて感じました。会社に訪問したとき、社長室で打ち合わせをすることがあります。その社長室、社長によっては部屋の中が汚いところがあります。「汚い」最大の問題は、書類がごちゃごちゃに置かれていること。整理、整頓が出来ておらず、書類が山になって積まれている。必要なものなのか、すぐに使うものなのかが判別できていない。部屋全体が、ごちゃごちゃの印象の社長室。「仕事に抜け漏れがあったりしないか?」そのような不安を抱きます。そんな社長室があります。(金)会社は見た目が大事ある中小運送業者の話し。その会社(A社)では、ドライバーが不足し、募集を掛けています。運送業界全体がドライバー不足で悩んでいますが、A社も同様です。A社の待遇や労働条件は、それほど悪くありません。長距離運行もなく、日帰りで勤務できます。ドライバーが採用できない。理由の一つとして、会社の建物が古く、狭いことがあります。建物が老朽化しており、中も汚れが目立つ。休憩所なども狭く、あまり居心地が良いとは言えません。そのため、面接を受けに来た人が、「やっぱり止めます」と、就職することを拒む人がいるとのこと。就職(転職)したい人は、会社の雰囲気には敏感です。働くなら、きれいなところで働きたいと。ドライバー職で、トラックの中でほとんど仕事をする人でも、そう思うのは当然です。A社では、建物を改装することを考えています。(木)目の前の仕事を一生懸命やる、と仕事に対する姿勢として、「今、目の前にある仕事を一生懸命やることが大事」だと言われることがあります。全力で、今の仕事に取り組む。それが大事なことだと。それを続けると、いつの間に時間が過ぎて、「結局、仕事を片付けただけ」という思いになることも、まれにあります。「次(将来)につながることは、何もできなかった」と。若干の後悔が残ったりします。したらよいのか?次のことを考えながら、目の前のことを一生懸命やる。