失敗しないセミナー当日運営(持ち物リスト&司会台本サンプル付き)/セミナー開催マニュアル3セミナー開催実践マニュアル失敗しないセミナー当日運営(持ち物リスト&司会台本サンプル付き)/セミナー開催マニュアル32つの便利なサンプルを活用してセミナー当日のオペレーションを乗り切ろう。「セミナー開催マニュアル」では、自社セミナー開催方法を4つのフェーズに分けて解説していく。今回はセミナー開催の第3フェーズ「セミナー当日運営編」をお届けする。(セミナーの開催方法をゼロから知りたい読者は第1フェーズ「セミナー企画編」からご覧いただきたい)今回は、セミナー当日の流れと役割分担を確認していくことにする。持ち物リストに目を通してもらいたい。一般的なビジネスセミナーにおいて必要になるものをまとめた簡易チェックシートになる。セミナー当日の持ち物リストをダウンロード!必要に応じてこの持ち物リストを修正し、当日必要なものを準備しておき、最終チェック時にバッグに入れながらリストにチェックマークを付けていくといいだろう。オフィスから距離のある会議室を借りて開催する場合などは、当日開場入りしてから慌てることがないよう、前日までに担当者全員が持ち物チェックをしておくことが望ましい。委託業者が仲介したり会議室を借りたりする場合は、誰が何をどこまで用意するのか、責任範囲を明確にしておくことがミスを未然に防ぐカギだ。開場1時間前~開場まででは、ここから当日の流れに沿って注意点を洗い出していこう。開場の1時間前までには担当スタッフとスピーカーが会場に揃っていることが望ましい。本来は会場の下見を済ませておくのが鉄則だが、当日初めて会場入りする場合は、できる限りの余裕を持って打ち合わせを行う必要がある。打ち合わせ当日の流れを担当者全員で確認する。規模が大きくなればなるほど、早めに会場入りして入念なチェックが必要になるだろう。会場設備に関してスムーズに調整できるように、会場担当者同席のもとで進める必要がある。来場者がすぐに判断できるように、スタッフにはバッジや名札を着用させ、カメラマンには腕章をつけさせる場合もある。リハーサル一度社内で行っている場合でも、会場で改めて確認する必要がある。講演者と来場者の位置関係、社員の配置などは会場でないと確認できないからだ。機材チェックパソコンやプロジェクターなどの動作確認を行う。講演中に電源コードなどが抜けないようにガムテープでしっかりと固定し、パソコンはスクリーンセーバーやウイルスソフト、メッセンジャー、ソフトウェアアップデートなどが起動しないように設定しておく。講演者対応マイクの有無や種類(スタンド、手持ち、ピン)、ホワイトボードやスクリーンの位置、講演者の立ち位置、ポインターや指示棒などの備品の有無は、必ず現場でリハーサルを行う。タイムキーパー、ページ送り、暗転のタイミング(キュー出し)は誰がどうやって指示を出すのか、当日の運営スケジュールに則った確認が不可欠となる。■パソコン=Windows、プレゼン=パワーポイントとは限らない一般的なプロジェクターの場合、パソコンとの接続にはD-sub(VGA)ケーブルを用いるのがほとんどだ。DisplayPort)。VGAが採用されていることが多く、これも変換ケーブルが必要になる。いずれにせよ、あらかじめ変換ケーブルを用意しておくとともに、会場に確認を入れる必要がある。プレゼン用のソフトウェアにも注意が必要だ。PowerPointには、大きく2003/2007のバージョンがあり、Mac版も存在する。互換性が保たれていればそれほど心配することはないが、作成者が意図したデザインが崩れてしまう可能性も否定できない。プレゼン用に使用するパソコンにインストールされているソフトウェアの種類とバージョンを確認しておき、心配な場合はスピーカーに自分のパソコンと変換ケーブルを持参してもらう。開場~セミナー開始まで開場時間が近づくと実際に参加者が会場に現れる。当然だがここまでに会場のセッティングと受付の用意を済ませておく。セミナー開始までに注意する点は、いかにして参加者を席までスムーズに誘導できるかだ。ネックになる、会場案内と参加者受付時のポイントを整理しておく。参加者はセミナー開始時刻の10分前に集中して来場するものだ。ここでいかにスムーズに参加者を誘導できるかがカギになる。最低3か所に案内用の立て看板やシートを配置し(余裕があれば人を立たせて)、参加者が迷うことなく受付にたどり着けるようにしておく。参加証・名刺の受け取り、セミナー資料の配付を行う。参加証を忘れた人への対応などイレギュラーなパターンも想定して準備を行い、可能な限りスムーズに進行できるようにしておく。出欠管理のために回収した参加証や名刺は個人情報になるので、慎重に管理すること。有償の場合は、あらかじめ領収書を用意しておくといい。参加証を忘れた名刺で本人確認を行う。集計時に他の参加者と区別できるようにチェックしておく。参加証を忘れた&名刺もない口頭で連絡先をメモする。集計時に他の参加者と区別できるようにチェックしておく。場合によっては入場をお断りする。参加申し込みを済ませていない(飛び入り参加)名刺で本人確認を行う。集計時に他の参加者と区別できるようにチェックしておく。場合によっては入場をお断りする。申込者が参加できなくなったので代理で来た当初の申込者を確認する。集計時に他の参加者と区別できるようにチェックしておく。急用が入ったので途中で退席したい退席時にスタッフに声をかけてもらうようアナウンスしておく。わかっている場合は、退席しやすい入り口付近の席に案内する。招待なので無料にしてほしい(有償セミナーの場合)名刺で本人確認を行い、招待した担当者に対応させる。担当者が現場にいない場合は引き継いだ人間が対応する。集計時に他の参加者と区別できるようにチェックしておく。セミナー開始~セミナー終了までいよいよセミナー開始。営業等を経験した後、Webマーケティング、企画コンサルティング会社を経て、2006年、株式会社シャノンへ。入社後は、セミナー運営に特化したASP「スマートセミナー」のサービス提供を担当。前職ではリアルな講座運営も多数手がけ、その豊富な実体験を基にしたノウハウの提供も行っている。最近(過去90日間)の記事で、Facebookの「いいね!」が多かった記事をお見逃し無く。ネット広告への強い嫌悪感、テレビや新聞の倍以上に。いいね!私は変人コレクター。CEM」の提供を開始LINEのマーケ活用術――ナーチャリングからリピーター醸成まで解説するセミナー2/20開催MaaSが普及したら「自家用車を手放すことを検討する」48%【アクセンチュア調べ】2019年にもっとも注視されたテレビCMは、クボタ「壁がある。2/19(水)@ステーションコンファレンス東京リピーターを呼び込む「究極の集客方法」。リピーターを呼び込む「究極の集客方法」。2019年12月すべて見るインフォメーションWeb担のメルマガを購読しませんか?Web担の記事がコンパクトに毎週届くメールマガジン「Web担ウィークリー」は、10万人が読んでいる人気メルマガ。忙しいあなたの情報収集力をアップさせる強い味方で、お得な情報もいち早く入手できます。編集後記サイトマップFAQ(よくある質問とその答)Web担に広告を掲載しませんか?購読者数10万人のメールマガジン広告をはじめとする広告サービスで、御社の認知向上やセミナー集客を強力にお手伝いいたします。