Styleノマドワーカー・スタイル。「どこでもオフィス環境」で働くウェブディレクターが綴る「クラウド時代の知識生産術」。2010年12月12日日曜日iPhoneのEvernoteアプリを活用した今すぐできる名刺整理術http://www.nw-style.com/2010/12/iphoneevernote_12.htmliPhoneのEvernoteアプリを活用した今すぐできる名刺整理術Evernoteを活用した簡単な名刺管理のTipを紹介します。「管理をする」と言っても、実際は何もしません。(1)名刺をiPhoneで撮影して、(2)Evernoteに送るというだけの簡単のものです。↑Evernoteのスナップショットを選択します↑このときカメラが上を向いていることを確認しましょう。しないと、写真が横向きになってしまいますので。Evernoteのノートのタイトルに名前や日時などを書いておくのもいいかもしまれません。あとで検索しやすくなりますので。私の場合は、敢えてそのまま名刺画像をEvernoteにアップしています。タイトルを書き換えたりすることもしません。Evernoteには「無題スナップショットノート」というタイトルのものが溢れますが気にしません。いうのも、Evernoteには強力な英文OCR(文字認識技術)が付いているからです。日本語OCRはまだまだ発展途上ですが、英語に関しては精度が高いです。最近は名刺にローマ字名が書かれていたり、メールアドレスに社名が書かれていたりするので、あとからそれで検索をかけることができます。後日アポで会う人に以前会ったことがあるのか?新しくなった名刺を渡したかどうか?などを確認するために、さっと検索するときなどに普通に使えます。↑「ishizuka」で検索すると表示されました。「管理」と言っても、実際はこんなに簡易なものです。「管理」という名前に値しないかもしれません。それにしても、私は、なぜこんな「雑」な名刺管理をしているのか?私の場合、仕事で過去にやりとりをした人の連絡先はメールで確認することが多いためです。そのため名刺の管理に時間と手間をかけないようにしています。会食などで名刺を交換して興味を持った人には、翌日にご挨拶メールを出すようにすればいいわけです。返信メールには、シグネチャーに住所などの連絡先が書かれていることがほとんどです。ウェブ系の仕事をしていると、仕事に関わる人の部署異動がとても頻繁に起こります。急成長している会社だと、オフィスもよく移動します。そのため、名刺に書かれている住所や電話番号は変わっていることが多いのが実情です。ところが、メールアドレスというのは滅多に変わることはありません(子会社への出向や転職などをしないかぎり)。そのため、少なくとも私の場合、営業職ではないこともあって、名刺の管理よりもメールの管理・バックアップのほうが大切です。強力な検索機能が付いているGmailはその仕事を確実にこなしてくれます。『超整理法』で有名な野口悠紀雄さんは、20年以上前に名刺のデータをコンピュータに入力をするということをしたそうです。膨大な名刺データを整理して、検索によってすぐに探せるようにしたかったとのこと。当時はOCR技術も発達していなかったので、人海戦術で専用ソフトに入力をしたそうですから、その労力は相当なものだったでしょう。ところが、設備投資と人件費が膨大にかかった割に、実際に検索したのは2回。コストパフォーマンス的には、とても厳しい物のようでした。野口悠紀雄さんも言っていたのは、部署異動などで名刺情報が古くなってしまうこと。情報整理の達人も名刺管理には苦労していることが分かります。今回紹介したEvernoteによる管理法のメリットは、最小限の労力で高度な管理を実現している点です。将来的には日本語OCRも本格的に導入されていくことでしょう。なれば、Evernoteに保存した全ての名刺情報を検索可能になります。リスクがあるとすれば、Evernoteのサーバトラブルによるデータ消失や、Evernoteのサービス終了などによって、データが利用できなくなることです。Evernoteに限らず、クラウドを利用したサービス全般に言えることですが、各種のバックアップサービスなどを利用してリスク軽減も同時に進めていく必要はあるかもしれません。