導入事例オフィスの複合機配置の最適化を通し、ランニングコスト削減とセキュリティ強化。リスク対策紙文書の管理・活用ビギナーから専門的なニーズまで、目的に応じた多様な語学教育ソリューションを提供する株式会社アルク。2016年、都内に分散する拠点を東京・千代田区の新オフィスに統合した同社では、各拠点から集まった複合機の再配置が大きな課題になっていた。最新機種への移行でランニングコストを削減し、新たな費用負担なしに配置最適化を図った同社の取り組みは、課題だった出力環境のセキュリティ強化や、クラウド連携による紙資料の電子化の実現など、新たな効果をもたらしている。「セキュリティ強化はユーザーの協力が不可欠です。「グローバルコミュニケーションを求める全ての方に」をキーワードに多彩な語学教育サービスを提供する株式会社アルク。JOURNAL)を創刊。1本のカセットテープから始まった同誌は、47年たった今も「生きた英語」を学ぶ教材として高く評価されている。展開し、語学教育のトータルソリューションを提供する企業に成長している。2015年には、語学教育の専門研究機関「アルク教育総合研究所」を設立し、信頼性の一層の向上に努めている。EchoのAlexaスキル(利用コンテンツ)として英会話教材を提供。各種デバイスに対応したソフトウェア開発も手掛けていることでも、同社の取り組みは注目されている。新オフィスに統合した。その際に、各拠点から持ち込んだ複合機の利用状況が課題になっていた。複合機は合計で23台あり、中には導入から10年以上が経過し老朽化した機器も数多く含まれていた。そのためトラブルも頻発し、毎月複数回の修理対応が必要な状況が続いていたのだ。「従業員の多くがコンテンツ制作を手掛ける編集者ということもあり、社内にはゲラ(校正版)への赤入れをはじめ、紙出力を多用する業務フローが定着しています。そのためオフィス統合の際も、従来同様の利便性を確保する必要がありました。最適化配置によって最新鋭の複合機12台とプリンター5台に入れ替えたことで、約10%のランニングコスト削減を実現しているこうした状況を受け、田中氏は出力環境の全面的な見直しに着手。前提となったのは、機器の入れ替えに伴うイニシャルコストをランニングコストでカバーするという方針だった。「状況を見ると、最新機種に入れ替えることで修理にかかるランニングコストを圧縮できるのは明らかでした。当社の専属講師は教材のプリントに複合機を利用することもあり、毎月の出力枚数は17万枚にまで達していました。同社は、社内の複合機利用状況を調査したうえで、RFP(提案依頼書)を作成し、既存ベンダーも含めた複数のベンダーに提案を依頼。入念な検討の末に採用したのは、セキュリティソフト導入などで取引があった大塚商会の提案だった。高く評価したのは、機器配置の台数を大きく減らすことなく、イニシャルコストをランニングコストでカバーするという条件を満たした点にあった。「紙出力をベースにした業務フローが根付く当社の場合、複合機が一台故障するだけで部署の業務がマヒする状況はなんとしても避けたいところでした。教材販売事業では、FAXによる注文が今も大きな割合を占めている都合上、複合機の故障は営業的観点からも大きな問題につながります。個人認証を行ったうえで出力を行う仕組みは、ミスプリントの削減や機密情報を安全に出力できるなど、効果が実感できる面も多くユーザーにも好評だ同社では複合機の最適化配置とあわせて、大きく二つの点の改善している。一つは、個人認証機能による出力環境のセキュリティ強化だ。AE2』によって、社員証(ICカード)を複合機のパネルにかざし、個人認証したうえで出力する仕組みを採用。これによりミスプリントの削減と情報漏えい防止の強化につながっている。一つがスキャン操作の効率化だ。複合機で紙資料をスキャンする場合、データはファイルサーバーの所定フォルダーに一括で蓄積され、ユーザーがそのフォルダーにデータを取りにいくことが一般的だ。DirectoryおよびGoogleドライブの連携で、ストレスなく紙文書を電子化する環境を実現している。機器の入れ替えは2018年1~3月にかけて実施。業務への影響を最小限に抑えるため段階的に行われた。「ICカードによる個人認証の仕組みを取り入れたこともあり、導入時のトラブルの可能性も十分に考慮しました。出版関連企業である当社は、色をはじめとする出力品質についても非常にシビアです。現場の評価を確認しながら導入を進めたいという狙いもありました。導入効果は大きく三つに分けられる。一つ目がランニングコストの大幅な削減だ。23台あった複合機を、配置の最適化によって最新鋭の複合機12台とプリンター5台に入れ替えたことで、約10%のランニングコスト削減を実現している。二つ目が個人認証システムとの連携によるセキュリティの強化だ。出力するためにICカードをかざすという手間が増えることもあり、導入前は利用者の反発も懸念されたが、運用はスムーズに進み、利用現場での評価も高いという。「個人認証を行ったうえで出力を行う仕組みは、ミスプリントの削減や機密情報のプリントを機器に放置せず安全に出力できるなど、効果が実感できる面も多く利用する社員間でも好評です。V4』とGoogleドライブの連携による、よりスマートな紙文書の電子化だ。Suiteを利用していました。V4』とGoogleドライブを連携したのです。これにより、所属部署やユーザー個人のGoogleドライブへスキャンデータを直接保存できる仕組みを構築しました。今までは部署ごとに複合機を管理していたこともあり、ファイルサーバーに保存されたスキャン後のデータ管理まではなかなか手が回らないのが実情でした。今は、各自のGoogleドライブに保存されるので、データの取り忘れや消し忘れがなくなり、より安全な運用が実現しています。移行からおよそ半年が過ぎた今、同社は複数ページ印刷など複合機の機能活用に関する啓発を通し、今後一層の出力枚数の削減に努めていく考えだ。最新とはいえなくなった機器と今後やっていきたいことをお客様の業種に合わせて見直し、一従業員になったつもりで田中様と二人三脚で歩めました。その結果が業務効率向上、コスト削減に結果的につながったと思います。この事例を印刷、保存しますか?(無料)*内容は同じです印刷して、上司への説明に。印刷して、稟議書に添付して。取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。高級不動産に特化した不動産仲介会社が、複合機による電子化ソリューションを導入。いった課題や要望に対するソリューションをワンストップでご提供しています。あらゆるオフィス機器、ネットワーク設備、ソフトウェアの保守サービスを、当社が行う「自営保守」の原則があります。多くのスタッフや専用回線を持つたよれーるコンタクトセンター、全国に展開するサポート拠点、社内に数多く在籍する公的資格・メーカー認定資格者が、お客様を強力にサポートしています。大塚商会のサポートは、さまざまなメーカー・機器にも対応!お客様のお手間を取らせず、一つの窓口でいつでも対応します。導入後も支持される安心のアフターフォローとは?オフィスのIT全般の導入について、お気軽にご相談ください。「最適なソフトを教えてほしい」「費用はいくらくらい?」などのご相談も承っておりますので、気になることはお気軽にご相談ください。お問い合わせ資料請求・お見積り*メールでの連絡をご希望の方も、お問い合わせボタンをご利用ください。人材流出!人材の流出は企業の存在を脅かす大きなリスクとなります。このような事態を避けるために、社員の退職の傾向と原因を探り、人が集まる、魅力ある企業の在り方について考察してみましょう。不動産業界の契約管理業務では、いまだ紙が大半。そのアナログ業務の効率化に挑む「アットホーム株式会社」の事例から、不動産業務の電子化について探ります。Sign導入事例です。(34)ビジネススキルアップや業務に役立つさまざまなサービスをご用意しています。