資料として保存しておくのか。判断を下しますが、人が生活のなかで直面する問題をどう処理していくかの基本スタンスは、子供が親に問いかける「これって?」への返答の延長線にあると思うのです。「これって?これって?」という問いかけは、大人に対する「それはなに?それはどうするの?なんでそうするの?」という思考フローの確認にほかなりません。あと数年も経てば直接聞かれることは少なくなると思いますが、親の行動や会話など、日頃目にする様々な情報をインプットし自分独自の思考フロー、自分自身のOSを作って行くのでしょう。真面目過ぎるのでもなく、いい加減でもない、良い加減の判断基準。頑なに守るだけでなく、状況に応じ柔軟に方向修正の対応が出来るような思考フローを身につけて欲しいと思うのです。一日何百回と聞かれる「これって?」にはこれからも心して答えていきたいと思うのです。その2電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。NextActionとただのTodoリストとの違い■自分にとってのGTDGTDと出会って数年経ちますが、両者違いについて、自分の言葉で説明することがなかなか出来ませんでした。最近、やっと自分なりに納得の出来る解釈が出来るようになったので、再整理を行う意味で記事にしたいと思います。最初にGTD前の自分と後の自分で何が変わったかと言うと、仕事中も含め、日常生活上でのストレスが無くなったことだと思います。簡単にいうならば、何か心の中でモヤモヤするものが殆ど無くなったことが、GTDの最大の効果だった言えるでしょう。自分にとって、ただのTodoリストとGTDのNextActionの違いはこの部分にあると思いますので、この違いが何によってなされるのかについて再考したいと思います。最初のステップで頭の中にある気になること全てを書き出すようにと言われます。この作業で収集される物は、既に目の前に突きつけられている具体的なタスクだけでなく、心の中に引っかっている感情、将来の目標や夢、ふと頭に浮かんだ一言のフレーズなど、抽象的で、すぐに行動に移すことが出来ないものも含まれます。これらの雑多なリストに含まれる言葉は、いうならば私たちの心の中にある整理出来ていない考えや、気持ちです。これらのモヤモヤした気持ちが意識上に現れる事は滅多にありませんが、小さなきっかけで頭をもたげ、心を悩ます原因となります。それらは、一見透明に見える湖の底に沈んでいるゴミのようなものですね。普段、何もなければ静かに水底に沈んでいるものの、石が投げ込まれた瞬間、水面が波立つのと同時に、その水自体を濁らせます。それは水底に溜まったゴミを一つ一つ拾い集めることにほかなりません。GTDのフローを通すことは、その一つ一つを見極め、ゴミとして処理するのか、それとも綺麗にして水底に戻すかの選択作業になるのでしょう。書籍で言われている3時間という長い時間をかける事、「頭の中の気になること」を書き出すというフレーズがただのTodoリストをGTDのNextActionの違いを生む、最大のポイントなのです。GTDの提唱者であるデビット・アレンが「頭の中にあるやるべき事をすべて書き出しなさい」と言っていたら、GTDの方向性は全く異なっていたと思います。水底のごみ、心の奥底に刺さっている小さな棘に焦点をあて、それは何か?と問いかける作業には少なからず痛みが伴います。それが今見たくない物であれば、サムデイリストの中に放り込み、気が向いたときにGTDのフローに通せば良いでしょう。収集が終わり、気になること全てリスト中に入っているという信頼感さえ持てれば、今は安心して忘れておくことが出来るようになるからです。忘却が人の健全な心を守る安全装置だとするなら、GTDは気になることを安心して忘れさせてくれる為にあるのかもしれません。何か気になることがあれば、直ぐに鉛筆をとり、目に見える言葉にしてみましょう。それが、ストレスフリーを実現するためのNextActionとなる筈です。その2電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21EvernoteとGTDと人の脳の可能性について■思考の粒を拾い集めるEvernoteに沢山あるノートブックの中で「思考の粒」という名前のノートブックがあります。このノートブックには、ふとした瞬間に思いついた言葉やアイデア、そのときの気持ちを書き留めたメモが入っています。ここに少しずつ溜まって行くメモを読み返すと、たった一行、一言のメモであっても、それを書き留めた時に考えていたこと、気持ちをありありと思い出すことが出来ます。その一言一言がその時の思考、感情を想起させるトリガーとなっているのですね。逆に、そのようなトリガーを残していなければ、その殆どは時間とともに忘れさってしまいます。このようなメモを残すことで、自分自身が沢山の思考をそのまま流し去っていた事に気がつきました。考えると非常に勿体無い気がします。10年前からこのようなメモを残し、読み返し、バラバラの言葉を繋げ文章とし、内容を熟成させていたなら、そこからどんなアイデアや行動が生まれていたでしょう。人は考えてるようで、考えきれてない。人が何かを考えるためには、目の前に何について考えるか?という明確なリストが必要なのかもしれません。人が普段考えていることは、浮かんでは消え去る思考の粒のうち、目の前に突きつけられている事だけなのでしょう。人の脳で実際に使われているのはほんの数パーセントと言われています。最近では全ての部分が使われているという研究報告もあるようですが、書き留められずに忘れ去られていく沢山の思考の粒、忘れ去られることで、考えることも出来なかったアイデアは、まさに使われていない脳の大部分に似ていると思います。Evernoteは第二の脳、補助脳だと例えられますが、メモや様々な資料を人の脳の代わりに保存する記憶の倉庫としての役割と併せ、何かについて考えるきっかけを作ることで思考を広げ、深める役割も持っています。人は自分が認知できる範囲の外については考えることも儘なりませんが、その範囲内でも忘却という脳の安全装置により思考の量を制限されているように思えます。放っておけば消え去っていく思考の粒たち。それをしっかり掴み育てていくことが、人の脳のもつ可能性を引き出すことに繋がると思うのです。■忘れ去られるTodo私がGTDに出会う前、たまにふと隙間時間が出来ても「さて何をしよう?」と手が止まることが多々ありました。本当はやりたい事が沢山あるにも関わらずです。これは、自分の中のTodoリストを全て自分の頭の中で管理しようとしていたからでしょう。Evernoteの思考の粒と同じく、日常生活のなかで思いついたやりたい事、やるべき事は、その場で書き留めておかなければ、そのまま忘れ去られてしまいます。考えてみると、これもまた残念です。何かやりたい事が頭に浮かんでも、そのまま忘れ去ることで行動を起こすチャンスを失っていたわけですからね。学生の時、また社会人になってから、その一つ一つをInboxに入れ、「それは何か?」と自問し、具体的なNextactionまで落とし込んでいれば、どれだけ人生が変わっていたか想像もつきません。これも、自分の思考をしっかりと掴んでおくことが出来なかったことで、自分のもつ可能性を引き出せてなかったと言うことでしょう。■思考の粒たちこのノートブックに保存されているメモで、幾つか印象的なものを紹介しましょう。ほんの数文字のメモですが、これをメモった時、こんな事を考えていたようです。そのうちの幾つかはブログの記事や日刊になってアウトプットをすることが出来ました。人が何かの判断をする際の基準は人それぞれ違って、具体的なお金だったり、手間だったり、時間だったり、感情だったりする。時間に余裕があった時はお金だったかもしれないけど、最近は多少金額が高くても、時間の短縮が出来る方を選ぶようになったな。「リニア物流計画」これから更に加速する情報社会では、わざわざ人間を介して情報を運ぶ価値ってなくなるのでは?大抵のビジネスミーティングはオンラインで出来るようになると思うし、旅行に使うには殆どトンネル区間のリニア路線はつまらなさそう。それより24時間ベルトコンベアのように動き続ける物流の幹線にしたほうが効果的だと思う。設計で考慮する安全率も人を運ばなくて良いのなら低く設定出来る筈だ。「いいねサービス」google+が始まったけど、そのうちプラスの数が検索順位にも反映されるようになるのかな?グレーなサービスだけど、お金を払うことでプラスを押すようなサービスが生まれそう。「Todoリスト」GTDのNextactionとただのTodoリストの違いは何か?なかなか自分なりの答えが見つけられなかったが、最近やっと分かってきた感じがする。NHK(子供番組)を見てないとネタは分からないだろうね。寝起きにメモを残しておいたおかげで覚えておくことが出来ました。今回の記事の元ネタとなったメモですね。他にもまだまだ沢山のメモがあり、これから文章となって陽の目を浴びるのを待っているところです。その2電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。Action)Nozbeでは作成したタスクリストの中から「次に行動するアクション」を選択することが出来ます。これは大量のタスクリストの中から、今あなたが「今」実行出来るタスクのみを表示させる事で、他のタスクやプロジェクトに意識が削がれること無く、目の前の作業に集中するためです。どの様なタスクが「次の行動」になりますか?以下の条件になった場合、タスクが自動的に「次の行動」となり★マークが付きます。1.期限の過ぎたタスク2.実行日が今日になっているタスク条件の1、2をまとめて説明します。タスクに実行予定日を入力した時点で★マークを付いてなくても、日付が変わり、そのタスクの実行日になると自動的に★マークが付き、そのタスクが次の行動(NextAction)となります。これは、今日実行すべき次の行動(NextAction)リストの中に、今日実行しないNextActionが混じるのを避けるのに役立ちます。上の画像は次の行動から「明日が実行日のタスク」が無くなっているのが分かります。このように、実行日を設定することで、明日以降のクローズドタスクリストを作成しておくことが出来るのですね。期限切れのタスクも同じで、一度★を消しても日付が変わるたびに★マークが付くことで、リマインドをしてくれるのだと思います。3.他のユーザーから移譲されたタスクこれはNozbeのアカウントが「家族」以上の、複数アカウントを使用できる方のみ設定できる方法です。ちなみに私は20アカウントまで使用できるチームのアカウントで契約しています。この画像では、NextActionというタスクの実行者が私になっています。この段階では★マークが付いていないですね。タスクのオプション画面を開き、タスクの実行者を変更します。ここでは実行者をチームメンバーであるTskmasterさんに移譲します。Tskmasterのアカウントでログインし、タスクの詳細を確認するとタスクの実行者が自分(Tskmaster)になっており、★マーク付きのタスク「次の行動」になっているのが確認出来ます。これは、チームメンバーの誰かにタスクを移譲したさい、そのタスクを任されたメンバーがすぐに気づくようにという配慮でしょう。このようにNozbeでは色々な方法を用いて次の行動(NextAction)の設定が出来ます。今日実行すべきタスクを効率的に設定することで、面倒なタスク管理の手間を省きたいものです。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。この信頼できるシステムと言う言葉の意味する所はなかなか分かりにくく、Twitterのタイムラインでもよく議論されているのを目にします。このシステムという言葉については、さしあたり使用するツール、道具ということで問題ないでしょう。デビッド・アレン氏も著書の中で、デジタル、アナログ両方について使用する道具を色々と紹介しています。アナログで言えば手帳やメモ用紙、デジタルであれば、それこそ数えきれない程のiPhoneアプリやWebサービス、PCにインストールして使用する専用ソフトなどがあります。■信頼できるようになるには時間がかかるこのように沢山のツールがあるにも関わらず、自分で納得し信頼して使うことの出来るツールに出会うには時間が必要です。それは、GTD自体が基本的なタスク管理のワークフローであり、実践する人それぞれが独自の方法を持っているので、自分のタスクリストを単純に登録しただけでは、ツールの機能や開発者の意図した使い方と、GTD実践方法が上手く噛み合わないからです。そのツールが手に馴染むためには、試行錯誤を繰り返し、使い方を理解し、工夫し、自分自身のGTDワークフローを調節しながら、とことん使い込む必要があるのですね。そこまでしてやっと、使っているツールが信頼できる、という境地に立てるのだと思うのです。最低でも一ヶ月、そのツールにタスクリストを全部載せる事から始め、基本機能やオプションの設定、ほかのツールとの組み合わせの有無など、いろいろな視点でそのツールを眺め、出来る事出来ない事を把握してから、自分に合っているかどうかの判断をしないと、次から次へとツールを渡り歩くツール難民になってしまいます。■信頼できるシステムに必要な機能とはいえ、GTDのシステムとして使うツールとしては、やはり最低限の機能がないと基本フローが上手く回らず、実践自体に挫折したり、効果が半減してしまう可能性があります。私が色々なツールを渡り歩く中で、これは必須だと考えているツールの機能はこの様な物になります。•タスクリストを大分類で区別する事が出来る仕事、プライベートなどの大枠でプロジェクトやタスクの絞込みが出来る。•プロジェクトの階層化プロジェクト、サブプロジェクトみたいな感じで管理できる。•コンテキストでの絞込み場所や立場、時間など、色々な場面におけるタスクを抽出出来る。•入力の容易さ思いついたタスクを逃さないため、簡単にかつ色々な方法でタスクを登録できるこれだけの事が出来れば、後の付属機能はそれぞれの個性になると思いますので、UIやデザインなど自分の好みにあったツールを選択すれば良いでしょう。私は、上記の基本機能が備わった上で、次のような追加機能が気に入ったためNozbeを使っています。•カレンダーアプリとの連携googleカレンダーと完璧に連動してくれますよね。仕事は一人では出来ません。他の人とのタスク共有は必須です。仕事をする上での情報をnozbeに紐付けられるのはやはり便利。Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)EverNoteでGTDのベースを作る■信頼できるシステムは優秀な秘書?以上、機能という視点から信頼できるツールについて考察してみましたが、次に自分自身のツールの使い方という視点から考えてみたいと思います。Twitterのタイムラインで、GTDのシステムは秘書のようなものだというツイートを見かけました。これはとても共感出る例えですね。秘書は社長のスケジュール管理や雑多な事務処理を一手に引受け、必要なタイミングでやるべきことをリマインドしてくれますよね。イメージは「社長、今日の予定は何時から、、、」というものです。やって、社長の頭を日常の雑務から解き放つことで、社長が社長として考えるべき仕事に集中させてくれる。これがGTD的な秘書の役割だと思うのです。信頼出来る秘書は、細かいタスクからスケジュールを完璧に記憶し、然るべきタイミングでリマインドしてくれます。逆に信頼出来ない秘書は、メモを取らないので抜けがあり、仕事の予定も予定時刻を過ぎてから慌てて知らせてきます。自分が社長なら、どちらの秘書を雇いたいかは明らかですよね。その秘書が信頼出来ないとしたら、その秘書の使い方について一度振り返るべきだと思うのです。・例えば、週に三日しか出社しない契約になっているとか。・定期的な打合せの時間をとっていないとか。・伝えるべき事を伝えていないとか。・時間になってリマインドしてくれても実行しないとか、とかこれをGTDのワークフロー的に表現すると・ツールが常に手元にない・週次レビューをしていない・収集が完全ではない・タスクを先送りしてしまうなどですね。自分自身がこの様な秘書の使い方をしているようでは、秘書のほうも仕事がしにくいでしょう。したら優秀な秘書の能力を発揮させてないのは自分自身なのかもしれません。■信頼できるシステムとは結局何か?信頼できるシステムという言葉について考察を重ねてみましたが、結論として考えるのは、信頼できるツールとはツール単体ではなく、その使い方や、自分自身のGTDの実践方法など全てを含めた自分独自のワークフローだと思うのですね。人それぞれに、それぞれの人生があり仕事があり、それを管理する自分だけの方法があると思うのです。皆さんも試行錯誤を繰り返しながら、自分自身の信頼できるツールを創り上げてみては如何でしょうか。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21Nozbeの使い方~その10(意外と便利なワンクリック)タスクレビューを行う際に知っておくと便利な機能を一つ紹介します。Nozbeはこういった細かいところ、ユーザーの痒い所に手が届いている感じがとても好きですね。タスクレビューを行う際は、各プロジェクトをクリックし、そこに入っているタスクリストを確認します。今日実行するタスクについては☆を付けたり、逆に消したりしながらレビューの作業をすすめます。その際ちょっと面倒なのが、その度、各プロジェクトをクリックして行く作業です。PCにインストールして使用するアプリではないため、その作業の度にサーバーとのデータ通信やブラウザの画面描画で若干の時間がかかります。細かい所ですが、このような微妙なタイムラグってアプリを使用する際の精神的なネックになるんですよね。ここで知っておくと便利なのはこの機能。以下の状態でラベルの上のプロジェクトの部分をクリックするとこのように、そのプロジェクトに属するタスクリストが最大3個まで表示されるのですね。そのプロジェクトの中に3個以上のタスクが入っている場合は、その下の「すべてのタスクを表示」をクリックすると、すべてのタスクが展開されます。このようにして、表示画面にタスク一覧を一括して展開することで、全体をひと目で把握出来るようになると言うことですね。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。仕事術としてのGTDを実践する過程で、自分の内面が大きく変わった事がひとつあります。たいした話ではないのですが、何か気になること、問題が起きた時、起きそうな時、それに対して「それは何か?」という問いかけが出来るようになった事です。生活の中で生じる色々な問題、特に人間関係に関わるようなことは、少し気になったとしてもついつい先送りにしがちです。その問題を解決するのに必要な労力、気力よりも、時間が解決してくれることを願った現状維持を選択し問題を先送りにすることで、取り返しのつかない失敗をすることが良くありました。何か気になることがあっても、問題が明らかになり、それを方向修正するための時間や労力が生じるのが嫌で、目を背けてしまう。結局は、どうしようもない時期になって重い腰をあげチェックしてみると、案の定間違いが発覚し、対処の時間が遅くなった分だけ問題が大きくなってしまっている。ほんとうに、よくありました。いや、いまでもまだありますね。仕事、プライベート両方で言えたのは、問題に気がついた時、直ぐに対処しておけば良かったという後悔です。後悔先に立たずとはまさにこの事です。これまでの自分、まぁ、今の自分もまだまだですが、基本的な思考フローが「面倒な問題は先送り」という思考スタイルだったんでしょう。すると、先送りにする事で、問題がうやむやになったり、忘れ去られたり、別の問題が生じる事で問題にならなくなったりと、そんな駄目な成功体験を積み重ねた事で、悪い思考の癖が身に染みついていたのかもしれません。ここで出て来たのがGTDです。■GTD中の自分GTDでは身の回りの気になる事を全て洗い出す事を要求されます。ストレスフリーを実現させるためには、例外は認められません。この収集というフローを通す事で、目を背けていた問題や、先送りにしていた課題が白日の元に晒されます。次の処理というフローの中で、その問題に対して「それは何か?」という問いかけを求められます。そこで「やらない」という選択をする事も可能ですが、問題を完全に無視出来るほどの度胸はないので、やはり何らかのアクションを取ることを選択します。ここで明らかになった問題はやはり複雑で、簡単なワンアクションでは完了することはできません。問題を分解し、それを解決するためのアクションも小さく分割することになります。面白いことに、この段階になると、これまでは非常に気が重く、目を背けていた問題がそれ程大変には見えなくなっている事です。おまけに、その問題も最初のアクションを実行した時点で他の人のサポートが入ったり、実は問題ですら無く、最初の一歩を踏み出しただけで、あっという間に問題が消えてしまうこともありました。なってくると、一体自分は何を恐れ、何を躊躇っていたのだろうという気持ちになってしまいます。こんな事なら早く手を付けていれば良かったと、またまた後悔先に立たずです。毎日降りかかる大量の仕事を処理し、作業の効率化を高める。その過程の中でストレスフリーを実現するワークフローとしてのGTDも重要ですが、それ以上に問題を問題と認識し、解決して行くための思考フローを自然に身につける訓練が出来るのがGTDの持つもう一つの側面だと思うのです。早くこの思考術に出会うことが出来ればよかった。もって後悔先に立たずです。電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21ストレスフリーを実現するため毎朝確実にレビューしているタスクリスト■NozbeのタスクリストNozbeのタスクリストの中で、リピート設定を行い、毎朝仕事を始める前、確実にレビュー・実行しているものがあります。具体的にはこの様なリストになります。チェック最初は数個でしたが、使っているうちに少しずつ増えてて、今ではこの量になりました。■何がストレスになっているか?GTDを実践する事でストレスフリーを実現すると言われています。確かに色々な心配事や雑多なToDoなどが常に頭の中にフワフワ浮いていると相当なストレスになるでしょう。GTDの基本的なフローに従い、頭の中の気になる事を全て収集し、処理し、整理するだけでもかなりのストレス軽減に繋がると思います。大切なことはその気になることに対してコミットしたNextActionを実行し、そのToDoをリストから消して行くことが出来なければ、何のためのGTDか分かりません。■チリも積もれば山となる先ほどのリストで挙げているToDoは、基本的には二分以内、もしくは10分位で終わる物ばかりです。やればあっという間なのですが、午前中に締め切りのタスクがあったり、気持ちに余裕が無いと、ついつい出社して椅子に座った瞬間に仕事の資料を取り出し、メインの作業に取り掛かってしまいます。そんな日が何日も続くと、例え小さなタスクであっても結構な量になってしまい、やらなければならないけど、やってないタスクとしてどんどん溜まって行ってしまいます。溜まったタスクを一度に実行しようとすると、午前中の時間が丸々潰れてしまったりと、良いことなしです。そんな時は、いつもその場で早くやっておけばこんな思いをする事無かったのにと、後悔するばかりです。■一日のスタートは着実に、確実に先ほどあげた「始業時タスクリスト」は、そんな思いをしないため、少しの事を毎日確実に終わらせる方法としてとても効果的です。人によって仕事の内容、処理するタスクは異なると思いますので、完全に一緒にはならないと思いますが、一日の仕事の始まりの時間にちょっと立ち止まり、雑多なタスクを終わらせることは、その一日としても、またトータルとしてもストレスフリーを実現するのに効果的です。■今日やる事を明確にしてクローズドタスクリストを作るここまで説明したのは、毎朝レビューする事で雑多なタスクを処理し、つまらないストレスを溜め込まないようにする方法です。これはこれでストレスになるのですが、やはり一番のストレスの原因となるのは、メインの仕事で生じるタスクでしょう。私が感じて来たストレスを例にあげると「とにかく色々やる事が沢山あり過ぎて、今日一日何からてを付ければよいか分からない。手を動かしながらも他の仕事、タスクが気になってしょうがない」というものです。このようなストレスを無くすための手法がクローズドタスクリストという考え方です。詳細ははマニャーニャの法則という本で説明されていますが、要は今日実行するタスクで、これ以上は増やさないと決めた閉じたタスクリストのことです。急ぎのメール、電話があったとしても、それを今日のタスクに追加しない。明日実行出来れば良いタスクは明日のリストに追加することで、今日のリストに入っているタスクが完了すれば一日の仕事が終わるという完全に閉じたタスクリストの事です。このクローズドタスクリストを通勤途中に作り、今日一日で実行すれば良いタスクを明確にする事で、明日締切の重要なタスクがあったとしても、今日はそのタスクについて考えなくてもよくなるという事です。具体的にはこのような流れになります。Nozbeを開き、プロジェクトをタップこの状態だと、仕事、プライベート全てのプロジェクトが混在した状態で表示されれしまうので、ラベルを使ってフィルタリングを行います。ラベルをタップすると、そのラベル(仕事)に関するプロジェクトだけが表示されるので、それを一つ一つ開いて中身を確認します。下の画像の例では、佐倉寺崎というラベルには、11個のプロジェクトが入っている事がわかります。左の画像が、佐倉寺崎のラベルに入っているプロジェクトの一覧。各プロジェクトの右に表示されている数字が、そのプロジェクトに入っているタスクの数です。右の画像は、そのプロジェクトの中【佐倉-整地設計残工事】というプロジェクトの中を表示させたものです。タスクレビューの中で、そのタスク一覧の中から、今日実行するタスクに☆マークを付けます。この流れで、全てのラベルを開き、プロジェクトの一覧を確認しながら、今日実行するタスクを確認します。これで、ホーム画面にもどり、NextAactionを開くと、☆を付けたタスクだけがフィルタリングされます。この画面に表示されるリストがクローズドタスクということになります。ここまで出来たらその後は仕事の事を考える必要が無くなります。出社後、PCにログインしたらすぐにNozbeにアクセスし、Nextactionをクリック。上から順番にチェック、実行出来ればして行く事で一日の仕事を始めるという流れです。ここで、ちょっとしたテクニックなのですが、ただ単純にNextactionをクリックしただけでは仕事、プライベートの星つきタスクが混在して表示されてしまいます。これでは、視認性にも欠けますし、今実行する必要のないタスクが混ざっていると、意識もそれてしまいます。「Nozbeのショートカットを使いこなそう」の記事でも書きましたが、このNextActionの表示画面で、ショートカット「O」をタイプすると、このような画面が出てきます。ここで、今実行しようとしているタスクが属する「ラベル」「プロジェクト」「コンテキスト」などで、スター付きのタスクをフィルタリングすることで、今実行すべきNextActionだけを表示させる事が出来るのですね。順番にキーボードを打ってみてください。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。連携が完璧になった)Nozbeのアップデートで追加されたブックマークレットが思いのほか便利なので使い方、設定方法について紹介します。通常ブックマーク機能を使う場面として考えられるのは、たとえばWebブラウジングをしている最中、何か面白い情報に出会った時、そのページを忘れないようメモしておきたい時でしょう。これまでは単純にブラウザのブックマークへ追加したり、ソーシャルブックマークに追加していました。最近ではEvernoteにクリップし、タグをつけて管理していましたね。このような、ブックマークへページを追加するのは、そのページが自分にとってなにか興味をそそるものであり、後で読む、もしくは今後生じる作業に向けた情報収集が主な目的だと思います。ここで紹介するNozbeのブックマークレットをどの様な場面で使うかと言うと、その閲覧したページを見て、何か次のアクションを起こす、起こしたいと感じた時です。なにか欲しい物を見つけたらそのページをブックマーク(Nozbeにクリップ)します。することで、そのページのURLリンク付きのメモがNozbeのinboxに追加されます。同じように、行きたい場所、行きたいお店、読みたい本など、直ぐに、また何時かやりたいと思う事をWebで見つけたら、このブックマークレート機能でNozbeのタスクリストに追加することが出来るのですね。inboxに追加されたそれらのタスクはその場で、または週次レビューの中で処理を行い、具体的な次のアクションに繋げて行くと良いでしょう。■Gmailとの連携このブックマークレットの使い方として一番適しているのはGmailとの連携でしょう。仕事上のタスクが生じるのは、主に会議、電話、メールの3つだと思います。このメールによるタスクの追加、おもに他者から依頼される内容だと思いますが、これまではそのメールの内容を確認し、そのメールによって生じるネクストアクション、またはプロジェクトをNozbeに転記していました。これ結構面倒なのですよね。このブックマークレート機能を使うと、Gmailでメール本文を表示させ、タスクにつながる様な内容なら、その場でブックマークレットにクリップします。するとNozbeのinboxに、メールへのリンクが付加されたタスクが追加されるのです。後は、他のタスクと同じくGTDのフローにに乗せ処理して行くとよいでしょう。Applescriptの項目をクリックします。Applescriptのリンクををドラッグし、ブラウザのブックマークバーにドロップします。Nozbeが追加されるので、気になるページ、タスクにつながる様なメールが出てきた際には、このリンクをクリックして下さい。Nozbeをクリックし、ポップアップした画面に、そのタスク名を記入します。Nozbeに戻ってみると、inboxに先ほど入力したタスクが入っているのがわかります。メール本文までジャンプします。この機能があると、メールの本文をすぐに参照出来るので、そのタスクの内容、詳細、また添付ファイルなどが閲覧出来るとという事ですね。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。)Nozbeのインターフェイスがちょっと変わったなぁ~と思っていたら、変わったのは見た目だけではなくNozbeの使い方にぐっと広がりを持たせるようなアップデートが含まれていました。Googleカレンダーとデータの連携を取ることが出来ます。このデータというのは、追加したタスクの期日や見積もり時間の事です。これまでのインターフェイスでは、期日までの入力は比較的簡単に出来たのですが、その一日の中で、どの時間帯にどれくらいの時間を割くかの入力は非常に面倒なものでした。もり時間を入力することが出来るようになりました。タスクを入力し、info画面で日付の設定をボタンをクリックします。カレンダーが表示されるのはこれまでと同じですが、その下にスライドバーが追加されたのが大きな変更箇所です。ここで、そのタスクを開始する時間を設定することが出来るようになったんですね。この入力が終わると瞬時にGoogleカレンダーに情報が転送されます。Googleカレンダーを開きブラウザをリロードすると、一日のスケジュールのなかにタスク実行の時間帯が表示されます。この当たりのエントリーで実行していたタスク管理手法をNozbeとGoogleカレンダーだけで出来るようになりそうですね。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/22Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)Nozbeの売りの一つがEvernoteとデータ連携が出来ることです。Nozbe本体の機能にも、作業に必要なメモを残せるNote機能や、作業に必要なファイルをアップロード出来る機能はあるのですが、Webクリップから、iPhoneで撮影した写真、ボイスメモ、書類のスキャニングデータなど、データ化出来る物ならほぼ全ての物をインデックスできるEvernoteの方が使い勝手がよいでしょう。この二つのサービスの関連付けはとても簡単、全部で4ステップで完了します。Notesをクリック。するとEvernoteへの接続を行うか聞いてくるポップアップが出てきます。Evernoteをクリックすると、Evernoteへログインするための情報を入力する画面が表示されます。メモを直接参照することが出来るようになります。連携するにはEvernoteでメモに付加するタグの名称と、Nozbeで作成するプロジェクトの名称を同じするだけです、例えば私はEvernoteに「Inbox」と言う名称のタグを作っているのでNozbeで同じ名称のプロジェクトを作ると、そこに「Inbox」のタグを付けたノート表示されます。実際にはこのような感じで、Evernoteのメモが表示されます。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21Nozbeの使い方~その6(紙に印刷すると便利)複数のメンバーで仕事を進める際に定期的に行なうミーティング。その中で、作業の進捗確認、新たなタスクの洗い出し、そしてそれらのタスクを各担当にアサインしますよね。その打合せ資料として、Nozbeで管理しているプロジェクト一覧、タスクリストをプリントアウトしたものが非常に便利です。これがあると項目の追加、分割など、ネクストアクションの具体的な話が出来るんです。PCの画面を直接印刷しても良いのですが、リストが長くなると一枚に収まらなかったりと何かと不便、、、そんな時に使うのがこのタスクリストのプリントアウト機能です。プロジェクトのinfo画面下に表示されているプリンターアイコンがその機能です。これをクリックすると、チェックボックス付きのリストが表示されます。後は、これをプリントアウトすればOK。印刷のスタイルとしては、A4の他にポケットサイズや財布に入るサイズのレイアウトが可能です。管理はデジタルで行いたけど、出先での閲覧や手帳に貼るために紙でも欲しい半アナログ派の人には便利な機能ですね。ちなみに、ここで紹介しているサンプル画層は、仕事の打合せが入った際に処理するタスクリストの一覧です。合わせ後の細々とした作業項目、、、まぁ、リストにしなくても出来る内容ではありますが、毎回抜けはないかと考えるよりは、一回リストを作ってしまえば後は淡々とこの項目を処理していけばよいので、精神的に楽ってことですね。いうリストも作っています。繁忙期には、机に座った瞬間今日の作業に取り掛かりたくなるのですが、その気持をぐっと抑えて、今日実行すべきタスクリストを見直したり、また細々とした雑務が溜まって行かないようにしているのですね。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21Nozbeの使い方~その5(ショートカットを使いこなそう)Nozbeでは必要な操作の全てについてショートカットが準備されていますので、覚えておくと結構便利ですよ。」のショートカットです。Nozbeを使っている方は、一度このコマンドを実行してみてください。actionタスクが表示されるのですね。この画像では、仕事のタスクリストの中に、自宅の掃除に関するタスクが表示されてしまっています。actionに仕事とプライベートのタスクが混在してしまうと、非常に見難くなりストレスを感じます。actionの画面で【仕事】というラベルが付いたプロジェクトの中にあるタスクのみが抽出されるという訳ですね。その他にも、プロジェクトやコンテキストでもフィルタリング出来るので、これは絶対に使わないと損な機能です。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。ツールと言うのは実際に使ってみないと、作り手がその中に実装したした機能の意図を理解出来ないものですね。会社のチーム間でプロジェクト(タスク)の共有を行うために、NozbeのアカウントをFamily(5人で使用出来る)にアップグレードしたことで、チームでプロジェクト(タスクリスト)を共有する為の仕掛けが沢山隠されているのが分かりました。そもそも、一つの仕事、そしてその仕事を構成する複数のプロジェクト、更に沢山のタスクリストを1人で処理・実行することは無理でしょう。一つの仕事を進めるには、少なくとも数人、多ければ数十人が集まり、各人が幾つかのプロジェクト、タスクを担当する必要があります。ある意味、1人で出来るか仕事の量なんて、たかがしれているという事ですね。仕事の進捗を管理する管理職の立場になれば、部下にどのプロジェクトを担当させるか決める必要がありますし、割り振った後は定期的にそのプロジェクトの進捗状況を把握する必要があります。逆に実作業を行う担当者は、管理職から指示を受けたプロジェクトの内容を理解し、そのプロジェクトを完了させるのに必要なタスクを洗い出す事で、具体的にそのプロジェクトを進める必要があります。そのプロジェクトの中で、社内では出来ない内容(タスク)については協力会社にアウトソーシングする必要が出てくる場面もあると思いますので、その段取り手配、管理を行う必要があります。この様に、一つの仕事を進めるには色々な立場の人が、その立場におけるタスク管理を行い、チームとしてプロジェクト(タスク)の共有を行う必要があります。極端な言い方をするならば、自分一人で管理出来るタスクリストは、仕事全体から考えるとほんの一部でしか無いということですね。タスク管理は一つの仕事全体を俯瞰して実行する必要があるので、チーム全体で閲覧、タスクの追加、変更を行えるツールが無いか色々と探してきました。最初はExcelで作業分担表を作成したり、最近ではGoogleドキュメントのスプレッドシートを使ったりしていましたが、機能、使い勝手、一覧性などのユーザーインターフェースに納得行くものがなかなかありませんでした。今回、アカウントのアップグレードを行い、プロジェクトの共有機能について実験的な試みを行ったことで、Nozbeがこれまでの悩みを解決してくれるツールになる可能性が見えてきました。チーム内でのプロジェクトの共有方法、実践のレポートは今後、随時行うとして、今回はその共有を行うためのNozbeの機能について紹介したいと思います。■メールによるプロジェクトの共有機能これは、特定のプロジェクトに入っているタスクリスト、または特定のコンテキストが付加されているタスクリストを他の誰かに送信する事で、Nozbeを使っていない人とプロジェクトの共有を行う機能です。具体的な操作方法ですが、プロジェクト内のタスクリストを送信するには、そのオプション画面を開き「MAIL」をクリックします。表示される入力欄に送信対象者のメールアドレスを入力し、送信ボタンを押せば、対象プロジェクトに登録されているタスクリストがテキストで送信されます。コンテキストも同様な操作でタスクリストの送信が出来ます。■Nozbeユーザー同士のプロジェクト共有お互いがNozbeユーザーであれば、もっと簡単にプロジェクトの共有が行えます。仮に、プロジェクトAに入っているタスクリストをNozbeユーザーの誰かと共有したい時には、先ほど説明したプロジェクトのオプション画面を開き、共有ボタンをクリックします。ここで、タスクを共有したい相手のメールアドレスを入力することで、簡単にそのプロジェクト内のタスクリストを共有する事ができます。ここで面白いのは、共有したプロジェクト内に登録されているタスクリストは常に共有相手と同期されるのですが、自分で設定したコンテキストは共有した相手に受け渡されないということです。これは、コンテキスト設定方法は、タスクを実行する人の環境や、考え方で異なるため、敢えて同期させるタスクに付加させず、コンテキストの付加は、そのタスクを受取った共有相手に任されるという事です。次回はもっと本格的にプロジェクトの共有を行うTeam機能について紹介したいと思います。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。ラベル複数のシングルアクション(タスク)が集まったものがプロジェクトとなり、複数のプロジェクトが集まったものが一つの仕事だとすると。一般的な会社員の場合、1人で複数の仕事(案件)を担当していることでしょう。レビューを行い処理のステップに入ろうとしても混乱してしますよね。ラベルとコンテキストという機能です。このラベルとコンテキストの使い方に決まりは無いのですが、以下のような機能上の制限が有ることを踏まえると、大まかな使い分けは自ずから決まってきます。・ラベルはプロジェクトにのみ付加出来る。・一つのプロジェクトに複数のラベルを付加出来る。・コンテキストはタスクにのみ付加出来る。・一つのタスクに複数のコンテキストを付加出来る。登録した複数のプロジェクトから、関連のあるプロジェクトを絞りこ込み表示させるのがラベルです。担当している仕事が10件あり、その仕事全てに100個のプロジェクトがあるとします。仕事1に関係するプロジェクト、仕事2に関係するプロジェクトだけを抽出する事が出来るという事ですね。二つのラベルをつけてみました。「仕事」というラベルで絞り込みを行うと、全てのプロジェクトが表示されます。「物件名」で絞り込みを行うと、その物件名が付加されたプロジェクトのみが表示されます。全てのプロジェクトから横断的にタスクの絞り込みを行います。この使い方はラベル以上に自由度が高く、その人がタスク実行をどの様な場面で行うかによって、付加するコンテキストの種類が決まってきます。ラベルが、そのプロジェクトが何に属しているかを示すのに対し、コンテキストはタスクの実行場面を示すと言って良いでしょう。ちなみにコンテキストに設定出来るアイコンはこんな感じです。参考までにどの様な種類のコンテキストが作成出来るか幾つか例を挙げてみます。etc.主にタスクを実行する場所として設定しておきます。自宅で実行するタスク、会社で実行するするタスクを絞込みたい時には、各タスクにこのようなコンテキストを付加しておきましょう。・お店(デパート、スーパー、コンビニ)買い物リストを作成する際、その購入したい品物をタスクとし、何処で購入するかというお店の情報をコンテキストとして付加しておきます。【隙間時間】の様なコンテキストを作っておくと良いでしょう。人をベースとしたコンテキストタスク実行の際、そのタスクを誰と行うか、誰にお願いするかをコンテキストとして設定することも出来るでしょう。誕生日は記念日を繰り返しのタスクとして、対象となる人のコンテキストを付加しておくのは面白いかもしれませんね。自分の状態をベースとしたコンテキスト今ひとつ調子が上がらず頭が働かない、、、、。残業が遅い時間にまで達したり、体調が悪いとこんな状態になりますよね。業のタスクがあれば【頭が働かない時】の様なコンテキストを付加しておくと良いでしょう。他にも色々考えられると思いますが、使用する皆さんの環境に合わせ、1番効率的なタスクの絞込みが出来るコンテキストを作るとよいでしょう。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21Nozbeの使い方~その2(Outlookから乗り換えた理由)今回は、Outlookで実践していたGTDのタスクリストを、Nozbeに移した際に感じた事について紹介したいと思います。こちらのブログでは、Outlookを基本ツールとしてGTDを実践する方法について紹介してきましたが、最近になってプライベート関連のタスク管理はNozbeで実践するようになりました。その際、デスクトップでもiPhoneやPadでもタスクリストのデータをシームレスに処理出来るNozbeの使い勝手が非常に良かったので、Outlookで管理していた仕事のタスクリストを全てNozbeに移す実験をしてみました。これまで、仕事とプライベートのタスクリストを一つのツールで管理して来なかったのは、仕事中には実行出来ないプライベートのタスクリスト、またプライベートの時間には見たくない仕事のタスクリストが混在することで、自分自身がストレスを感じるのではという不安があったためです。その実験の結果ですが、属性の異なるタスク混在することで生じる違和感やストレスを感じる事はまったく有りませんでした。後のエントリーで紹介しますが、これは、ラベルとコンテキストによるタスクの絞り込みにより、今フォーカスすべきプロジェクト、タスクリスト以外を一時的に非表示とする事が出来たからでしょう。逆接的に言うと、カレンダー機能が充実していないタスク管理ツールは自分にとって使えない物だったのです。Nozbe自体のカレンダー機能は貧弱ですが、Googleカレンダーとの連携によりOutloookカレンダーと同じレベルとは言えないまでも、実用レベルに達したことで、タスクリストをNozbeに完全移行することが出来ました。Nozbeで仕事、プライベートのタスクリストを一括管理する事になった事で、カレンダー機能は若干使いにくくなりはしましたが、タスク管理自体は驚くほど快適になりました。そもそも、Outlook自体が持っているTodo管理機能はシンプルではありますが、タスクの階層化(プロジェクト化)や、仕事・プライベートと言った、大きな枠でのタスクの絞り込みが出来ません。このアプリケーションの基本的な機能不足により、ある一定数以上のタスクがたまる事がストレスになり、GTDの基本である、実行レベルまでのタスク細分化が行えてなかったのですね。実際どのような管理を行っていたかと言うと、Outlookのサイドバーに表示されているタスクリストは、シングルアクションではなく、実際は複数のシングルアクションが集まったプロジェクトでした。ような感じのタスクが並んでいた訳です。このようなプロジェクトは最低でも10個以上のシングルアクション(タスク)に分割されますし、同じようなプロジェクトが20以上あると、それらを全て分解してリスト化する事は、Outlookのユーザーインターフェイスでは無理がありました。このリストにプライベートのタスクリストを追加するなど、とんでも無い事だったのですね。その点、Nozbeは複数のシングルアクション(タスク)をプロジェクトとして階層管理が出来るので、やろうと思えば、全てのプロジェクトを実行出来るレベルまで細かく分解して管理する事が出来ます。実際、OutlookのタスクリストをNozbeに移行させた後、自分でも驚く程タスクの分解が進みました。この様にして、全てのプロジェクトを細かく分解したことにより、タスク実行の速度が目にみえて早くなったのは大きな成果ですね。これは自分でもビックリでした。GTDを始める前と比較して、仕事の処理能力はかなり早くなったと思っていましたが、まだまだ改善の余地があったということです。この仕事の処理能力が上がった理由については、また後のエントリーで紹介したいと思います。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21Nozbeの使い方~その1(基本に忠実なGTDアプリ)あたり前と言えばそれ迄ですが、Nozbeで扱われるタスクの流れ(収集→処理→レビュー→実行)はGTDの基本思想に忠実です。GTD自体がタスク管理を行うための思想であり、実践方法や使用するツールを事細かに指定しているものではありません。使用するツールにしても、デジタルツールで行うか手帳などのアナログツールを使うかは、その人の好みであり、一番しっくり来る物を使うとよいでしょう。言ってもiPhoneやWEBアプリのようなデジタルツールでGTDを実践したい人にとっては、使用するツールがその基本思想に沿って作られていないと、使い方を自分で工夫しカスタマイズする必要があるので、やはり使い勝手が良くないのですよね。その点、Nozbeは最初からGTDを行うために開発されたサービスですので、そのあたりの使用感は一本筋が通っている感があります。細かな所を見ていくと、改善点も多いのですが、定期的にバージョンアップも行われていく様ですので、今後に期待したいと思います。このサービスを使い始めて約二ヶ月程経ちましたが、色々と便利な使い方、出来る事出来ない事が見えてきましたので、これから数回のエントリーに分けて、Nozbeの使い方や使ってみた感想などについて紹介したいと思います。予定としてはこのような内容を考えています。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21NozbeのアップデートでGoogleカレンダーとの連携が完璧になった!こちらのエントリーでも紹介したように、プライベートに関するGTDのタスク管理はNozbeで行うことにしました。EverNoteとのデータ連携が出来ることと、Googleカレンダーへのスケジュール吐き出しが出来る事など、使い方を工夫すれば非常に幅広い使い方の出来るサービスだと感じています。ひとつ残念だったのが、Nozbeで指定したスケジュールがGoogleカレンダーに反映されるのにとても時間がかかったことです。時間がかかるというのは、数分とか数十分とかいうレベルではなく、数時間、半日というそれはとても酷いものだったのです。⇒Googleカレンダーと一方通行だったので、これまでは正直言って使い物にならないものでした。この不満な点が今回のバージョンアップで一気に解消されました。カレンダーをリロードすると、当たり前ですが即座にカレンダー上にタスクが表示されます。その逆も完璧で、googleカレンダー上でタスクを翌日に動かすと、Nozbeのスケジュールも即座に反映します。この、双方向かつリアルタイムなスケジュール同期が出来るようになったことで、タスク追加の方法にもう一つの可能性が生まれました。それはGoogleカレンダーにスケジュールを登録することで、Nozbeにタスクを追加するというこれまでに無かった方法です。」というコンテキストで「8月27日」に実施するという内容が設定されています。このタスクをGoogleカレンダーで確認するとこのような画面になります。!」という文字列です。これは、先程Nozbeで設定したプロジェクトとコンテキストの情報がここに記載されるということですね。これは、逆にGoogleカレンダーでスケジュールを登録する際に、この文字列を説明欄に記入すればNozbeにも反映されるということです。実際に試してみましょう。19:30~一時間」で実施するという事です。ちなみに、文字列の一番後ろについている「!」はNextactionという意味を持ち、Nozbeでは「Starred」になります。これをNozbeで確認すると、この条件にそってタスクが追加されている事が確認出来ますね。これまでは、タスクを洗い出し、それをカレンダーに割り振るというのが一般的な流れだったと思いますが、このバージョンアップにより、その逆が出来るようになりました。使いこなすのはこれからですが、タスク管理の方法にまた新たな可能性を感じているところです。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21EverNoteでGTDのベースを作る前々からプライベート関連のGTDを実践するのにどんなシステムを構築しようかと模索していたのですが、ようやくEvernote⇒Nozbe⇒googleカレンダー⇒Outlookカレンダーの流れで決まりそうです。そんなツールやシステムにこだわらずにさっさと実行すればばいいのにと言われそうですが、システムや仕組みを考えるのがそもそも好きなのでしょうがないのです。仕事で発生するタスクは、メール、電話、ミーティングが発生源になる事が殆どですので、サブディスプレイに常時表示してあるOutlookのToDoリストが、一番最初にタスクを放りこむInboxとして一番使いやすいと感じています。その一方、プライベートのタスクが発生する(思いつく)のは、自宅でノンビリしている時や、電車に乗っている時など、いわゆる三上と呼ばれる時間帯です。「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その1「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その2その他にも、ネットをブラウジングしている際に気になる記事を見つけたりすると「後で読む」と言うタスクが発生しますし、TwitterのTLを眺めている時には、誰かの呟きに触発され「何かしたい」「後で読みたい」「どこか行きたい」などのSomdayリストに入りそうなタスクが発生します。これらの様な場面で発生するタスクをキャプチャーするのに最も適したツールがまさにEvernoteだと思います。理由はEvernoteへノートを作成する方法の多様さですね。・Twitter中@myen(単語登録済み)にリプライする事でノート作成このように、その場その場で適したツール、方法を使う事で、ほぼ全ての場面において、気になる事をサクっとEvernoteのInboxにキャプチャー出来るのです。これが、プライベートGTDのInboxをEvernoteで一元管理しようと考えた理由です。■処理ステップはNozbeでGTDの処理ステップを全てEvernoteで実行出来れば素敵なのですが、タスクを分割してプロジェクトとしたり、プロジェクトのタスク一つをネクストアクションにしたり、また、それぞれのタスクに自宅、会社、実行タイミングなどのコンテキストを付加させようとすると、やはり専用のソフトではないEvernoteでは力不足を感じます。Todo管理のウェブサービス、アプリケーションは山ほどありますが、その中からNozbeを選んだのは、やはりEvernoteとのデータ連携が出来るからです。連携の方法はとても簡単で、Nozbe上で作成する新しいプロジェクトの名称をEvernoteのタグ名称と合わせるだけです。※事前にEverNoteのWEBサイトでNozbeからのアクセスを認証させるステップが必要です。私の場合、Evernoteに「Inbox」と言う名称のタグを作っているのでNozbeで同じ名称のプロジェクトを作ると、自動的にEvernoteで「Inbox」のタグを付けたノートがNozbe上に表示されます。こんな感じ■週次レビューでEvernoteからNozbeへEvernoteノートをNozbeに読み込んだ時点では、それはランドリーボックスに放り込まれた洗濯物と一緒で仕分けが全くされていません。その仕分けがされていない洗濯物(ノートの数々)を確認し、行動に移すかどうかの判断や、具体的なタスクの分類を行う必要があります。その作業を週に一度、いわゆる週次レビューの際に行い、実行可能なタスクへ変換するのですね。■NextactionのタスクはGoogleカレンダーからOutlookカレンダーへNozbeを使おうと決めたもう一つの理由は、Nozbeで設定したスケジュールをGoogleカレンダーに吐き出すことが出来ることです。仕事で使っているOutlookカレンダーやiPhone、iPadのカレンダーアプリの多くは、Googleカレンダーとの同期機能を持っているので、タスクの期限や処理するタイミングを確認するのに、わざわざNozbeを立ち上げる必要がなく、通常使用しているカレンダーアプリで簡単に確認が出来るのがメリットです。最初に仕事上のタスクはOutlookのTodoリストを使っていると書きましたが、そのタスクはOutlookのカレンダーで割り振りを行っています。OutlookカレンダーはGoogleカレンダーを読み込むことが出来るので、最終的には、仕事及びプライベートのタスクを常時表示しているOutlookカレンダーで一元管理するという最終目的が実現出来たわけですね。■まとめEvernoteの使い方というより、EverNoteをInboxとしたNozbeの使い方になってしまいましたが、こういうエントリーを書けるのも、APIを公開し多種多様なサービスと連携を取ることが出来るEvernoteの柔軟性があってこそでしょう。今後は記憶の外部保存スペースとしてだけではなく、例えばノート内でマインドマップを描けたり、簡単なスプレッドシートが扱えたりするなど、思考の場所、その保存場所としても使えるように進化して欲しいものですね。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21仕事のタスク、プライベートのタスク最近GTDがただのタスク管理の手法ではないと言うことに、何となく気がついた感じです。これはこれまでの数年間、GTDの守備範囲を仕事のToDo管理にのみ使用していた頃には全く気づくことが出来なかった感覚です。このブログでも紹介しているとおり、私は仕事上のタスク管理、GTDの実装をマイクロソフトのOutlookで行っています。それは、仕事を進める際、次々に発生するタスクの登録の容易さ、処理のステップ毎に変化して行くタスクの分類、名称。スケジュール管理を行なう際のカレンダーとの連携性など、このソフトが持っている機能、操作性が自分の仕事の進め方に非常にマッチしていたからだと思います。いや、逆にタスク管理のフローに併せ、ソフトの使い方、他のサービスとの連携を少しずつカスタマイズしたというのが正しいのかもしれません。それで、ずっと悩んでいたのが、プライベートのタスク管理をこのOutlookをベースとしたGTDの処理システムにどうやって乗せるかでした。大きく異なるタスクを同じシステムで管理しようとする事に、何とも言えない違和感を感じていたのです。これは、Outlookの機能として、大きなコンテキスト毎にタスクリストの表示、非表示が出来ないというのが大きな理由だったかもしれません。それと併せ、仕事とプライベートという2つの大きなタスクは、その粒度や重要性、優先度の決め方、処理に必要なスピードが微妙に異なることも理由の一つのだったとも思います。何かに例えるならば、仕事上のタスク処理は「テトリス」、プライベートのタスク処理は「ジグソーパズル」に例えられそうです。・明確な締め切りは無いが制限時間はある・各ピースを何処から、どんなスピードではめて行くかはその人次第あくまでも自分自身のイメージですが、仕事とプライベートのタスクは上に挙げたような違いがある様に思えます。これ迄、この様な違いを感じていたため仕事とプライベートのタスクを同列に扱い、同じシステムに載せるのに抵抗を感じていたのだと思います。現在は仕事のタスクはこれまでの通りOutlook、プライベートのタスクはEvernoteをinboxとし、Evernoteとデータ連係が出来るNozbeを間に挟み、最終的には仕事と同じOutlookカレンダーに、仕事とプライベートのタスクを並列表示させる事で、それぞれのタスク管理、スケジュール管理を行っています。(この詳細な流れはまた別のエントリーで紹介したいと思います。)やっと、本題に入ります。最初に、GTDが単なるToDo管理の手法ではないと書きましたが、同じ意味合いの事をTwitterで呟いたところ、@mehoriさんから以下の様なRTを頂きました。GTDは「人生観を実装する方法論」なので人によって違うんです」ここで@mehoriさん書かかれた「人生観」が何であるかはハッキリと伺った訳ではありませんが、私は我々がこの人生の中で何を成し遂げ、何になりたいか?と言う事ではないかと解釈しました。プライベートにおけるGTDは、他人から与えられたり、無理矢理やらされるものではなく、自分自身で目標となるゴール(作品)を見つけ、自分自身でピースを集め、時には一人で、時には誰かと協力しながら形を作り上げて行くものだと思うのですね。GTDを実践している人にとって、何をinboxに入れているかが、その人のGTDに対する向き合い方、人生観を表しているのだと思います。ツールは何を使っているか、デジタルかアナログか等の方法論はとても表面的な議論に過ぎず、一番大切なものは、このシステムを使って何を実現したいのかなのですね。電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。Outlookがインストールされていない場合、Outlookの代替としてGoogleカレンダーを使うことが出来ます。無料で使えるウェブカレンダーは色々ありますが、操作性や拡張性、共有の柔軟性などを考えるとGoogleカレンダーが最も優れていると思います。今回のエントリーでは、通常使用するOutlookとGoogleカレンダーを同期させることで、ネットにつながっているPCならどこでも自分のスケジュール確認を可能にする方法を紹介します。データ同期OutlookとGoogleカレンダーを同期させるためには、それぞれのカレンダーに登録されている情報を受け渡すためのアプリケーションが必要です。フリーのものであればGoogle提供しているGoogleSyncがありますし、有料のものならば私が使っているSyncMycalというソフトがお勧めです。GoogleSyncでもよいのですが、このアプリケーションではGoogle、Outlookそれぞれ一つのカレンダーしか同期処理を行うことが出来ません。その点SyncMycalは複数のカレンダー同士を同期させることが出来るので、プライベートのカレンダーと仕事のカレンダー、仕事についてもプロジェクト毎や、チームメンバー毎のカレンダー同士の同期を取ることが出来るようになります。このソフトのフリー版でも同じ機能を持っているのですが、フリー版では時間指定の同期処理が出来ず、同期を取る際にはOutlookの画面に表示される【同期ボタン】をその都度クリックする必要があります。私はそれが面倒なので、25$を払ってこのソフトを購入しました。ソフトのインターフェイスは全て英語なので、購入の方法と設定について簡単に紹介したいと思います。使用するOutlookのバージョンのインストーラーをダウンロードしてください。・アプリケーションのインストールは特に問題ないと思いますので割愛します。Operation」を選択しカレンダーの追加画面を開きます。Stepをクリックし登録画面を開きます。・カレンダーの設定画面1:画面上部のOperationで同期処理を行う期間の設定を行います。2:OutlookCalendarDetailで同期させるOutlookのカレンダーを選択します。3:GoogleCalendarDetailで同期させるGoogleカレンダーを選択します。自分で作成したカレンダー、またほかの人と共有設定をしているカレンダーがあればその一覧が表示されるので、Outlookと同期させたいGoogleカレンダーを選択してください。・同期の方法ですが、Googleカレンダーからのダウンロードのみ、Googleカレンダーへのアップロードのみなどの選択が出来ますが、ここではお互いのデータを双方向に同期させるためGooglePresedenceを選択します。これで同期ツールの設定は完了です。フリー版の場合は同期させたいときに同期ボタンをクリックしてください。有料版の場合は同期間隔を指定出来るので、この画面で設定してください。Outlookカレンダーを同期させる事が出来るようになります。次回のエントリーでは、仕事のメンバー間でカレンダーを公開、共有する方法、メリットについて紹介したいと思います。電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。cc私がGTDに出会う前、仕事のマネジメント手法としてWBSというシステムを使っていました。Technique)というシステムと併せ、冷戦時代の米海軍が原子力潜水艦を設計する際に、最適な工程管理を行うために使用していた手法が原型とされています。http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/pert.htmlをお読み下さい。WBSの最初のステップとして、目標を達成するのに必要な成果物を洗い出し、それらを更に細かい項目へと分割するところから始めます。この部分はGTDの考え方と似ていますね。その後のステップはGTDと少し異なりますが、このWBS、PERTのマネジメント手法もなかなか面白いので、その考え方について簡単に説明したいと思います。WBS(PERT)では一つの仕事を終わらせる為に必要なプロジェクトを洗い出し、それをアクションレベルのタスクまで小さく分解し、各タスクを処理するために必要な時間、リソースを割り振ります。各タスクの主従関係を矢線で結び、全体として必要な時間とリソース量を可視化するというものです。簡単ですが、そのイメージを書いた物が以下の工程表です。このサンプルでは、この仕事を終わらせるために必要なプロジェクトを三つ挙げ、それをさらに細かいタスクに分割しています。WBS(PERT)では、このネットワーク図を見ながら、この仕事を完了させるのに必要なクリティカルパスを割り出します。クリティカルパスとは、全体の工程の中で、このタスク、プロジェクトに遅れが生じると、全体の工程にまで影響を及ぼすというギリギリの工程を言います。この工程表のプロジェクト1のタスク2、タスク3の作業工程に遅れが生じても全体の工程には影響しませんが、プロジェクト2(タスク1)~プロジェクト3(タスク3)までのどれかに送れが生じると全体の工程にまで影響を及ぼすというタスクの流れのことです。工程管理を行う際は、このクリティカルパスを意識し、ここに遅れが生じないよう人員と時間を割くことで、全体の工程に遅れが出ない様に工程管理を行います。考え方はシンプルで、それを実行させるためのシステム(ソフト)があるにも関わらず、実はこのマネジメントシステムを上手く使いこなす事が出来ませんでした。この工程表を見ると、プロジェクト1とプロジェクト2の一部が重なっているので、そこには最低でも二人の人員を割り当て作業の重複を避ける必要があります。ここでは、プロジェクト1をMoyori、プロジェクト2をMogtaがそれぞれ担当することで、作業の重複を避けるようにしています。実際はこんな感じ人員不足と、上限を抑えられた外注費率により、結局全ての作業を自分で行う事になる事が殆どでした。24:00~9:00と、一人三交替制になることもしばしば。(涙目)工程を管理しているようで、結局出来ないことへの無力感から、そのうち真面目に作るのをやめてしまったというのが実際のところです。抜けが無いかを把握するのには非常に有効な方法だと思います。)などもありますので、興味のある方は一度試してみてはいかがでしょうか。第二領域のタスクを生活習慣に取り入れるための3つのステップNozbeのデスクトップクライアントのバージョンアップについて電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。とで、ストレスを回避する必要があると説明しました。リラックス出来ている時間に、仕事上のタスクを思いつくのは完全なストレスの原因になりますが、その内容が、仕事上の物ではなく何かワクワクする様ななアイデアだとしても、ストレスの原因となり得ます。道具が無いと、それを記憶に留めておく道具として自分の脳(記憶力)に頼らざるを得ません。うに出来ており、記憶を長期的に保持しておくことが苦手です。これが、思いついた内容が楽しい物であったとしても、その場でアイデアをキャッチしておかないとストレスになり得る理由です。リーでは、三上で生まれたアイデアやタスクをその場でキャッチしておくために私が使っているツールを紹介したいと思います。ルその1~Evernote先ほど人の記憶についてコメントしましたので、記憶の保存ツール、外部記憶ツールとして最適なEvernoteを最初に紹介したいと思います。けでも本が一冊書けてしまう程ですので、その説明については割愛させて頂きます。等がありますので、こちらを参考として下さい。具体的なアイデア(タスク)のキャッチ方法ですが、Evernoteの標準アプリは手軽に使うには少し挙動が遅いので殆ど使ってません。外出先で登録したノートを検索し保存した情報を取り出す時、または、これから紹介するアプリ(fastever)では出来ない写真のアップーロードくらいです。使っているのはFasteverというアプリです。ツールその2~fasteverこのFasteverというアプリが使いやすく感じるのはとにかく起動からメモの入力、送信、そして次のメモの入力までの挙動がシンプルかつ早いためですね。アプリと比べるとその差は数タップ、時間としてはコンマ数秒かもしれませんが、このあたりの差が使用感に大きく差をつけている感じです。ほんの3ステップで出来てしまいます。(ほんの数秒ですが)事が無いのも、操作性の向上に寄与していると思います。Egletlist次に紹介するのはEgletlistと言うアプリです。