05.17brgttsukuこの記事は5分で読めます社外文書とは大体ビジネス文書のことを言います。その役割は実務をよりスムーズに進めるためにあります。仲間とのコミュニケーションを図るための文書ではなく、実務内容を記録するためという意味合いが強くなります。社外文書は社内文書と違い、礼儀的な部分を省くことができません。大事なことは何かというと相手に正確な情報を伝えるということです。↓↓ビジネスのマナー事典!マナーで悩んでる人には必見の総まとめ。わび状を作成するときのポイント社外文書を作成する前に知っておきたいポイント・上司に一度見てもらう上司から見ても大丈夫であれば間違いありません。それに誰かに見てもらったほうが、客観的に判断できミスの少ない文書になります。・要点がすぐわかるような文章にする文章が長くなったり、修飾語を使ったりするとちゃんと伝わらない可能性があります。・最低限の礼儀をわきまえる前文と文末には挨拶文をいれて、正しい敬語で書くようにしましょう。・客観的な内容で書く感情を入れて文章を書いてはいけません。客観的な事実を述べます。社外文書には流れがあり、それに従って書くことで読み手が理解しやすくなります。宛名は左寄せで、他は右寄せにします。挨拶・ご機嫌伺い・お礼の順に記入します。「さて」「ついては」などの言葉を使って1拍おいてから本題に入ります。頭語が「拝啓」であれば「敬具」というように、頭語に対する結語で締めます。文書と別の説明を入れる場合に「記」と書きます。ある場合は最後に書きます。案内状を作成するときのポイント展示会や説明会などの催し物への参加をお願いする場合は、相手にもメリットがあることをしっかりと伝えましょう。相手もボランティアで参加してくれるわけでは無いと思うので、メリットの記入をしっかりと行います。メリットを記入するときには、相手に「参加したいな」と思ってもらえるように書きます。そのために具体的な数字や、分かりやすい表現などを用いたりすることでスムーズに話が進みます。案内状を作成するには以下のポイントに気をつけます。製品の特徴や性能や機能を、相手に分かるように表現します。数字などを用いると具体性がアップします。相手に分かりやすいように箇条書きで書くのがいいです。・案内図の添付をつける会場周辺の案内図や、そこへのアクセス方法などを詳しく記しましょう。添付するのが基本で、無いのは不親切です。依頼書を作成するときのポイント相手にお願いをするものなので、好感をもってもらえるような書き方をしなければいけません。返信を求める場合は、返信用はがきや切手の準備も必要です。依頼書を作成するときは以下のポイントに気をつけます。相手が連絡したいときに困らないように、電話番号・メールアドレス・FAX番号などを記載しましょう。連絡をする相手の場合はまず非礼を詫びます。自分や会社について自己紹介をします。相手を選んだ理由や目的を分かりやすく記入しましょう。わかりやすくハッキリとした内容でないとトラブルになります。相手に納得して依頼を受けてもらえるようにします。依頼内容の詳細や期日や謝礼を記入します。相手に分かりやすいように箇条書きで書きましょう。スポンサーリンク交渉状を作成するときのポイント納期やお金など、重要事項の変更を求める場合は書面で交渉を行います。一度決めた内容を変更するので、筋が通っていなければなりません。相手に納得してもらえるような内容にします。交渉状を作成するときは以下のポイントに気をつけます。・交渉理由を簡潔に記入する交渉を行わなければいけない理由を分かりやすく端的に説明します。言い訳やごまかしなど、相手に不快に思われる内容は書いてはいけません。筋が通っている内容でなければダメです。納期遅れなどで、納期日を再交渉する場合はまず最短納期をしっかりと提示します。それを迅速に行うという誠意を示す必要もあります。・簡潔に交渉の内容を記入するトラブルを最低限に抑えるために交渉内容を明確に記入します。相手に誤解のないように、分かりやすく記入するのがポイントです。見積書を作成するときのポイント見積書は契約書とほど同じ意味を持ちます。金額などは間違えると大変なことになりますので、再確認をしましょう。見積書を作成するときには以下のポイントに気をつけます。・箇条書きで書く依頼内容ごとに項目を作って見やすくしましょう。数字が続く場合は別紙に添付を行います。・簡潔に内容が分かりやすいように、「いつ」「だれに」「何」と具体的に内容を記載しましょう。抗議状を作成するときのポイント抗議状は相手に非を認めさせるための書状です。上から目線になることがないようにしなけれなばいけません。感情的な文章は避けましょう。抗議状を作成するときには以下のポイントに気をつけます。・相違点を明記する発注したときの内容と、納品したときの内容の違いをハッキリとさせます。・要望を曖昧にしない講義をするだけでなく、相手に求める対応をしっかりと明記します。曖昧にしてはいけません、ハッキリさせるのが大事です。証拠になるものがあれば、抗議状と一緒に同封しましょう。念のため、証拠品はスマートホンの写真などにも撮っておくと良いでしょう。損害内容を具体的に明記します。内容が本当であるということをより強くアピールできます。督促状を作成するときのポイントもし相手に非があっても、今後の付き合いや立場を考えて、強く言えない時もあります。そんなときは丁寧にお願いしましょう。督促状は法的証拠としても、利用することができます。言葉には十分気をつけましょう。督促状を作成するときには以下のポイントに気をつけます。・困っている理由を明記する相手に申し訳ないと思ってもらえるように、損害内容や、相手に望む対応をやんわりと説明します。・問題の対象物を特定させる話の対象が何なのかをハッキリとさせます。相手の事情を考慮し、なおかつ自社に損害が出ないように今後の対応策を促します。わび状を作成するときのポイント弁解の余地が無い場合、謝罪を行います。相手に誠意を感じてもらうには早めの対応が必要です。わび状を作成するときには以下のポイントに気をつけます。・予測が出来なかったことを強調まずは自社の非を認めます。その上でトラブルを予測出来なかったことを説明します。伝えることは今回のトラブルに関する反省の意と、今後の改善策です。今後もお取引を続けてもらえるように誠意を示します。・具体的な対処法を述べるトラブルに対してどのように対処するのか、相手が納得する対処法を明記します。これ以上トラブルを起こさないことを約束します。謝罪の意思を伝えるには、できるだけ早く対応することが大切です。遅くなればなるほど、不信感を募らせます。遅くなるほど、どんんどん話が悪い方向に進んでいくので、早めに対応していきましょう。↓↓ビジネスのマナー事典!マナーで悩んでる人には必見の総まとめ。07.19産休と育休の手当や支給はいつから?親になる前から知っておきたいこと。04.11意外と知らない返信用封筒の「行」と「宛」の使い方。切手の金額なども解説。04.17メモを取るときのビジネスマナー。2016年8月15日こちらの記事が皆さんに人気があります!2016.02.25【卒業式】送辞の例文や書き方、時候の挨拶の参考例。2015.12.30メンズカラーはアッシュベージュが安定の女子ウケ。市販やブリーチ無しでもできる?2016.02.15女子高校生の私服や春コーデまとめ!カワイくなりたい人必見2016.03.01【卒業式】共感できる小学校の祝辞書き方。PTA会長へオススメの例文。A4・角2・長3によくある質問なども解説2016.04.11意外と知らない返信用封筒の「行」と「宛」の使い方。切手の金額なども解説。福袋おすすめ記事2016.06.28お茶出しのタイミングや順番は?コーヒーとお茶の使い分けは?二杯目はマナー違反?2016.02.12卒園式のバッグは色や大きさも大事。袴を着る時に気をつけたいこと。所作や防寒・豆知識2016.02.27卒業式で母親の服装は馴染むことが大切。スーツの色やバッグなど細かく解説。2016.05.10社内文書の種類や書き方の基本!大切なの読み手にわかりやすいこと。2016.04.14社会人なら知っておきたい!ビジネスシーンでの会話マナーや会話のネタ2016.03.08【卒業式】袴は購入とレンタルどちらがいいの?選び方のポイントは?2016.04.11意外と知らない返信用封筒の「行」と「宛」の使い方。切手の金額なども解説。【ビジマナーズ】マナーを知って素敵な毎日を。