アントを使うよりも手軽で使いやすいかもしれません。らに最適化されるとのウワサも聞こえてきています。らっしゃいますので、もっと詳しくお知りになりたい方は、こちらのサイトをご覧になって下さい。スク追加のツールとしてメインに使っているものです。紹介したEvernote系のツールはOutlookとの同期が取れないため、後で見返してOutlookのタスクリストに転記する必要があります。出来ればその様なワンクッションは省きたいので、直接Outlookのタスクリストと同期が取れるツールが欲しくなってしまうのが人情と言うものw。々と探した結果、現時点で私が使っている2つのツールがその機能を備えており、日常的に使うツールとなっています。willcom03を使ってました。抵抗膜方式のタッチバネルがモッサリしていて、iPhoneと比較するとUIが残念過ぎる端末ではありましたが、Bleutoothの外部キーボードが使え、単体でもフルキーボードが使えるので、いま振り返っても高機能な端末だったと思います。後は上部の入力欄にどんどんタスクを入力すれば良いだけです。ここで完璧に入力をしようと考えると一つ一つのタスク入力に時間がかかり、ストレスになるのでお勧めしません。ためにも最低限の作業に留めておきましょう。接続することで同期を取る事が出来ます。(※BleutoothでPCと接続することで、USBケーブルを省くことまでは出来ます。使っているiPhone3G(あと一ヶ月買うのを我慢すれば待てば3GSに出来たのに。用のタスク管理アプリはそれはもう沢山有りますが、その中から私が選択したのがAppigoTodoです。Outlookとのデータ同期機能ですね。AppigoTodoのデータを同期させるための中継地点として利用しますので、サイトにアクセスしアカウントを取得して下さい。準備するのがこのソフトです。し、Toodledoのタスクリストと同期を取ることが出来ます。アプリはこちらのサイトからダウンロードして下さい。インストールするのはこのアプリです。いるので、Outlookとの連係を考えなくて良い方にもお勧めです。Milk)も選べますが、RMTはそれ専用のアプリがあるので、あえてToodledoと同期を取る必要はないでしょう。iPhoneのタスクリストを同期する準備が出来ます。Outlookに同期しますので、入力したタスクの分類はデスクトップのOutlookでじっくりやりましょう。入力したタスクの分類方法は以下のエントリーをご確認下さい。これまでに紹介したツールは主に仕事用として使っていますが、このツールはどちらかと言うとプライベート用として使っています。それも私個人だけの物ではなく、家族のToDo管理ツールとして使っています。使い方としては共通のアカウントを作り、私と妻両方のiPhoneにインストールします。えば、ここには買い物リストや、お互いが処理すべきタスクリストを入れておくようにします。くオンラインのサーバー上に保存されるので、お互いが追加したタスクをお互いの端末で共有出来るという方法です。い物を思いついた場合、手元のiPhoneから買い物リストにその内容を追加します。トを確認し、商品を買い物籠に入れるという流れですね。まとめ以上が私がふと思いついたアイデア(タスク)をキャッチするのに使っているツール、テクニックでした。先週5月8日に参加したマインドハック研究会で講師の@nokibaさんがタスク管理ツールの色々について説明して下さいました。・保持(貯蔵)・想起(検索)の三つです。前回、今回のエントリーでアイデア(タスク)をキャッチするという表現を使いましたが、心理学的に正しい表現とするなら、このなかの「記銘」というのがそれに当たるのでしょうね。その2電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。cc昔から人が新しいアイデアを思い付く事が出来る場所を「三上」と呼んでました。トに入っているとき、トイレに入っている時のことです。確かに、このような場面ではリラックス出来ているせいか、色々なアイデアが浮かんでは消えていくものです。アイデアだけではありません。締め切り間際の仕事を抱えている時は、懸念事項や今日やるべきことが頭の中でグルグル回ってしまいます。通勤途中の電車の中やトイレでならまだしも、布団の中で目を瞑っている間も、仕事の事を考えているようでは、睡眠の質も下がり、休息もとれません。このようなストレスフルな状態を避ける為、仕事以外の時間は、仕事の事をキッパリ忘れる必要があるのです。基本である「気になる事を信頼出来るシステムに全て入れておく」というプロセスが重要となるのです。仕事中なら、思いついたタスクは、サブディスプレイに表示させているOutlookに入力すれば良いのですが、電車の中、布団の中ではそうも行きません。簡単、かつ速やかに思いついたタスクをinboxに保存する方法が必要です。紙とペンを手元に置いておき、思いついたその瞬間に書き留めるのが一番早いのでしょうが、字を書くのがとにかく苦手(嫌!)な事、そして出来ればデジタルツール一本で完結させたい気持ちがあるので、時と場所によってツールを使い分けるようにしています。次回のエントリーでは、それぞれサービス、アプリをどのように使っているか簡単に紹介したいと思います。その2電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。cc仕事の悪循環を絶つには複数のプロジェクトを進める際、私が気を付けているのは、一つのプロジェクトがどんなに忙しく余裕が無い状況であったとしても、他の仕事の手を止めてしまわないことです。時間に余裕のある仕事を、忙しい仕事のために放置してしまうと、忙しい仕事が終わった頃には、その余裕のあった仕事が緊急事態に陥っている。いう悪循環に入ってしまいます。下の図で言うと、仕事1、仕事2がとても忙しい仕事。仕事3が比較的時間に余裕のある筈だったのが、仕事1~2に時間を奪われ、結局時間が無くなった状態ですね。その悪循環を防ぐためには、緊急ではない仕事(仕事3)についても、毎日少しずつ心と時間を割く必要があります。仕事3のタスクに「作業見極め」に入っているものがあると、自分自身でもその内容を把握出来ていない事があるため、ギリギリになって着手してみたら、とんでもない作業が待ち受けていた。なんて事にもなりかねません。言うか、そんな場面になんども直面し、その度に会社で泊まり込とかしていたものです。気の重い仕事に着手するには問題はその仕事3のような、今日の時点では緊急ではない仕事を、気持ちに余裕のない時間にどうやって割り込ませるかです。「快楽を求め、痛みを避ける」のが人間の本質だとすると、気の重い仕事を「今」から始めるには非常に強い意志が必要になります。意志の弱い自分のケースではありますが、大抵は延ばし延ばしになって、開始がずるずると遅れてしまいがちでした。そんな意志の弱い私が、気の重い仕事に取り掛かる方法として使っているのが、これもまたカレンダーです。今、この瞬間にはどうしても取り掛かることの出来ないタスクは、午後、または翌日のカレンダーに、そのタスクを割り振り、作業時間の予約をするのですね。Outlookのカレンダーに予定を入れておくと、指定時間にアラームのポップアップが表示されるので、その時間が来たらその予定に従い作業に取り掛かるという流れです。この方法で、完璧とは言えないまでも、何とか、その仕事に取り掛かる事が出来るようになりました。これは、気の重い仕事に自分の意志で着手するには抵抗を感じるが、上司や客先から急かされたら嫌々でも取り掛からざるを得ない。情けないですが、そんな状況に似ていると思います。自分で設定したカレンダーの作業予定に、自分自身の行動をコントロールさせるイメージでしょうか。気の重い仕事でも、こうやって無理矢理スケジュールに予定を組み込んでおくことで、作業に取り掛かるきっかけを作ることが出来るようになります。時間を割り振ることで気持ちにも余裕をまた、気持ちに余裕がなく切羽詰った状態だと、忙しい方の仕事が気になってしまいますが、これについても「カレンダー上で予め作業時間を割り振っているので、その間は他の仕事の事は考えなくてよい」という安心感を得ることが出来るのもメリットの一つですね。この限られた短い時間に出来るタスクを予め準備しておく必要がありますが、それはGTDの最初のステップで行うタスクの洗い出し、分解が出来ていれば問題ないと思います。逆に言うと、全てのタスクを「すぐ出来る」アクションレベルまで分解するというGTDの下準備があってこそ実践できる方法ではないかと思います。その2電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。め」に分類されているもので。着手までに時間の余裕があるタスク困難な内容で簡単に着手出来無いタスク単一の作業で、処理に一日以上かかるタスクこのような、すぐには着手出来ないが、今週中に処理する必要のあるタスクは、一週間のカレンダーにとりあえず配置します。前回のエントリーでは、洗い出したタスクを分解し、すぐに出来る「アクション」レベルまで細かくした上で、カレンダー上に割り配置しましょう。先の読めない仕事を、そのレベルまで分解し、一週間のカレンダーに割り振るのは正直言って困難です。下の画像は、細かく分解したタスクを配置してみた例ですが、ここまで先を読んで作業のスケジュールを立てるのはまず無理ですね。仕事の締め切り日など、週全体のスケジュールに影響するような変更が生じると、すべてのタスクをカレンダー上で動かし、再配置する必要が出てきます。そのような事は、余計な作業を増やす原因にしかなりませんので、細かくタスクを割り付けるのは、今日一日とせいぜい明日まで。それ以降のカレンダーには、午前、午後など、大まかな単位でタスクを配置します。その際、それぞれの仕事の締め切りだけはしっかり入れておきます。前日の夜、または朝の出社後に行うタスクレビューは、大まかに割り付けたタスクとその締め切り日を確認し、今日明日の範囲のみ細かいタスクへ分解する。それらをカレンダーに割り振ることで、一日の作業段取りを行うと良いでしょう。その2電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2019/12/24GTDをカレンダーと組み合わせる■Outlookのカレンダー機能について以前は手帳のカレンダーを使って仕事のスケジュール管理を行っていましたが、Outlookとスマートフォンを使うようになって以来、手帳や卓上カレンダーなど、紙のカレンダーは殆ど使わなくなってしまいました。PCで使えるカレンダーアプリとして、Outlookの他に、WebベースのものではGoogleカレンダー、Yahooカレンダーなどがありますね。会社でグループウェアーを導入している所は、ロータスノーツ、サイボウズなどのカレンダー機能を使っている方もいらっしゃると思います。グループウェアーのカレンダーは使ったこと無いので比較出来ないのですがGTDのタスク管理をそのアプリ内で行えることチームメンバーのカレンダーを重ねて表示出来ること操作が直感的で、タスクの追加、スケジュールの変更がマウスのドラッグで行えることこのような理由により、私のお勧めはやはりOutlookです。画面上にカレンダーを表示させるには、左のメニューバーから予定表をクリックします。カレンダーのスパン(月間、週間、一日)を選ぶメニューがありますが、GTDのプラットホームとして使いますので、表示を週間表示にします。これで、一週間の稼働時間を全てカレンダー上で俯瞰することが出来るようになりました。■タスクをカレンダーに落とし込む次に行うのは、画面右に表示されているタスクリストの中から今日実行に移すタスクをカレンダー入れる作業です。リストに入っているタスクが、以前のエントリーで紹介した分類方法に従って振り分けられているならば、「アクション」の項目に分類されている仕事が今日処理するタスクとなりますので、それぞれをドラッグし、カレンダーにドロップします。カレンダー上にドロップされたタスクには、タスクリストの記入項目がそのまま表示されるので、タスク一覧に仕事を追加する場合には頭に仕事の内容が判別出来るような頭文字を付けておくと良いでしょう。■カレンダー上のタスクに処理時間を設定するドロップされた直後のタスクには、その処理に必要となる時間の設定されていないので、ここでそのタスクの処理に必要な時間を見積ます。Outlookのカレンダーではタスクの単位時間を細かく決めることが出来ますが、あまりにも細かいと画面に一日の稼働時間が全て表示出来なくなり、使いにくくなるので、仕事の最小時間は30分程度に設定すると良いでしょう。タスクを終わらせるのに要する時間の見積もりですが、アクションリストからドロップしたタスクは、基本的には細かく分解されている筈ですので、上記で設定したタスクの最小単位(30分)を基本とし、それ以上かかりそうなタスクはその見積もり時間をベースに時間の増減を行います。時間の増減を行う操作は非常に簡単で、Googleカレンダーと同じく、タスクをドラッグすることで時間の移動、下線をドラッグし広げることで時間の変更を行うことが出来ます。Outlookのカレンダーは、アプリケーションベースなので、右クリックでのコピー&ペーストや、CTRL+ドラッグでタスクコピーなどを行うことが出来るため、カレンダー上でのタスク操作は非常に簡単で直感的となっています。これは、WEBベースのGoogleカレンダー(現時点)では出来ない操作ですね。GTDを実践する際、このような細かい部分の操作性の悪さがストレスになり、GTDを継続していくための障害になったりするので、使用するツールの選定はとても大事だと思います。■一日の仕事にタイムリミットを設けるタスクの数と、必要なタスク処理時間にもよりますが、このようにして「アクション」「手配」など、緊急を要するタスクを並べていくと、一日の有効作業時間があっと言う間に埋まってしまうと思います。今日の作業時間内に入りきれなかったタスクは、締め切りの日程を考慮し、翌日やそれ以降の日に割り振りましょう。タスクを並べる際、有効作業時間の終了時間を何に設定するかは人それぞれだと思いますが、私の場合21:00を基本的なタイムリミットとしています。(可能ならば17:30にしたいものです。)このようにして、カレンダーに配置した各タスクと一日の終わりを目に見える形で締め切りを設けることは、ダラダラと作業をしてしまう事を避けるのに非常に効果的です。完了したタスクリストを消す快感タスクリストの分類方法~その2タスクリストの分類方法~その1電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。cc今回のエントリーは「タスクリストを定期的に見直し、その時の状況に応じ割り振っている分類の見直しを行いましょう」という内容です。これはGTDでは週次レビューといわれ「週次レビューを行わなければ、GTDは実践されていない」といわれるほど重要なステップです。具体的には、週に一度時間を設け、inboxに入っているタスク一覧を見直すことで、それらのタスクが順調に処理されているかを確認する。新たなタスクが出てきたらリストに追加するような作業です。入っているタスクは、ついつい放ったらかしにしてしまいがちになります。気がつくと締め切り直前になっていて、慌てて作業に取り掛かるなんて事にもなりかねません。私がタスクのレビューを行う際のポイントは大きく分けて以下のものです。「アクション」に入っているにも関わらず処理出来ていないタスクはないか?「通常作業」に入っているタスクで着手時期に入っているものはないか?「通常作業」に入っているタスクで分解できるものはないか?「作業見極め」に入っているタスクの潜在的な問題は把握出来ているか?「作業保留」に入っているタスクで着手時期に入っているものはないか?「処理中」に入っているタスクの進捗状況は把握しているか?この様な点に意識してタスクリストを眺め、各タスクの振り分け、新規追加を行っています。実際は出社後、作業を開始する前に上記の作業をざっとやりますので、実は週次レビューの時間を具体的に取るという事はやっていません。最初に偉そうなことを書いて申し訳ありません。(笑)大切であるはずの週次レビューを行わなくても、ある程度の結果は出しているつもりだったので、自分には週次レビューは必要ないと思っていたのです。この記事を読み、「あぁ、やっぱり週次レビューは必要だ」と思い直しました。何かというと、Lifehacker(日本語版)「デヴィッド・アレン直伝、GTDのためのタスク仕分けリスト」です。ここではGTDの生みの親、デビッド・アレンのタスク分類方法が紹介されていました。将来、やってみたいかも=「いつか/たぶん」ある前提条件をクリアしたら、やってみたいかも=「予定」(レビュー日を事前に定めておく)より大きな成果を出したい=「ビジョン・目標」(より長い期間をおいて成果をレビュー)自分が気になることで、ほかの人がやること=「待機」(最低でも週次でレビュー)繰り返しの作業のとき考えるべきこと=「要チェック」う~ん、何か深い。ここに落ち着くまでに色々な試行錯誤があったのではと想像出来ます。各類がどのような意味を持っているのかじっくり聞いてみたいものですね。話を戻しますが、この分類分けを見て、自分自身のタスクリストに全くない項目があることに気がつきました。何かと言うと、今月、来月というスパンではなく、もっと長期的視点に立ったビジョン、やりたい事についての項目です。そもそも、私がGTDを始めたきっかけは、とにかく毎日処理しなければならない膨大なタスクを、いかにして整理し、自分自身のストレスを軽減するか?という、いうならば「今の仕事さえ楽になれば良い」という発想だったので、GTDを自分自身の人生全般に活用しようという発想がなかったのですね。毎日行うタスクレビューさえやっていれば、1~2ヶ月というスパン短いスパンの仕事をこなす上では、特に週次レビューというプロセスは必要なかったのかもしれません。仕事をこなす上でのGTDは完全に習慣化されているので、これからの目標はそのテクニックをプライベートの範囲まで広げていくことですね。近いうちに、これからの人生において何がしたいか?を具体的に洗い出し、GTDのInboxに入れてみたいと思います。完了したタスクリストを消す快感タスクリストの分類方法~その2タスクリストの分類方法~その1電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。cc前回までのエントリーで紹介したタスク分類の方法は、私が自分の仕事をやりやすいように試行錯誤を重ねて考案したものです。これはあくまでも現時点での分類方法であり、これが最善であるとは考えていません。仕事の内容によっては、そぐわない点もあると思います。そのような場合は自分なりに上手く行く分類の方法を編み出して下さい。分解したタスクを処理していくこのような1~5までのプロセスをぐるぐる回しながら仕事を進めることになります。どんなに高い山であっても登り始めるのは最初の一歩。GTDをベースとしたタスク管理は、高い山に登るための一歩一歩を明確にすることで、山の大きさへの恐怖感を無くす効果も期待出来ます。完了したタスクにチェックを付けリストから消す行為は、仕事を終わらせた実感(快感)につながりますので、モチベーションアップにもなるのです。完了したタスクリストを消す快感タスクリストの分類方法~その2タスクリストの分類方法~その1電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。cc前回のエントリーで、私が行っているタスクの分類分け方法6種類について簡単に紹介しました。ここでも改めて書いておきますが、以下1~6の分類です。今回のエントリーでは、inboxに入れたタスクをどのようなルールで割り振るかについて紹介したいと思います。※この分類方法は、私独自の我流です。仕事の内容によってはそぐわない点もあると思いますが、分類方法にはこれと言った決まりは無いので、自分がやりやすい方法を見つけると良いと思います。アクションこの項目に入るタスクは、すぐに終わらせる事の出来る(概ね5~30分以内)仕事のリストです。基本的にはあまり考える必要がなく、すぐに行動(アクション)に移すことの出来るものを分類します。通常作業inboxに入ったタスクは、まず最初にこの分類に入ります。inboxに入れる段階で、タスクを細かく分解し、上記「アクション」の分離に入れる事が出来れば良いのですが、最初からすべての仕事を細かく分割して登録することは出来ないでしょう。最初にリストアップした時点での記載内容は、ざっくりとした、やや漠然とした内容になっていると思います。一度この分類に入れたタスクを眺めながら(レビュー)、出来る限りそのタスクを小さく分解し、アクションレベルのタスクに落とし込みます。すべて分解が出来た時点で、そのタスクは「通常作業」から消え「アクション」へ移動します。■手配この分類に入るタスクは、洗い出したリストの中で、チームメンバー、協力会社に作業をお願いするものです。自分が担当するタスクは時間配分や優先順位を自分でコントロール出来ますが、社外に依頼するタスクは相手の都合により無理が言えない場合が多く、作業の進捗がこちらの希望通りにならないことが大半です。平行して進める仕事にはそれぞれ関連がありますので、外注作業の部分がボトルネックになって作業が遅れると、それに関連する作業が全てが遅れてしまう。そのような状況を回避するため、外にお願いする仕事の段取り、手配に関するタスクは最優先で処理するようにしています。■作業見極めここに分類される仕事は、内容が複雑かつ難易度が高いもの、または作業の全容を把握できないタスクです。これまでの経験では、締め切り間際にそのような作業に着手した場合、いざ手を動かしてみると想像以上に時間がかかることが判明したり、全体の作業方針を覆すような問題が発覚することが多く、ギリギリになってとんでもない突貫作業が発生することが多々ありました。自分で内容を把握出来ていない仕事を後回しにしているのですから、そこからどんな問題が出てくるかなんて、蓋をあけて見ないと分からないのは当然ですよね。重要な事は、そのような問題は出来るだけ早い段階で把握する必要があると言うことです。締め切りギリギリになって出てくる問題・課題は突貫作業や、作業の手戻りにつながる大問題となりますが、最初から把握が出来ていれば仕事を進める上での検討項目の一つにすぎなくなるのです。そのようなリスクを回避するため、私はこの「作業見極め」という項目を作りました。作業の全体像が見えない仕事については、この項目へ分類し、今日中という厳しい締め切りは設けないのもの、比較的優先順位を高く設定し、少しだけでもその作業に対して時間を割くようにしています。手を動かすことで、隠れていた問題が明らかになったり、やらなければならない段取などのタスクが見えてくるものです。ある程度見極めが出来たら、タスクを分解し、適切な作業項目に分類します。■作業保留この項目に分類されるタスクは、作業を進める上で必要な資料が手元になく手を付けられない状態、また協力会社に依頼した作業の結果が上がって来ないと自分の作業が出来ないなど、全体の作業は終わってないが現時点では手を付けることの出来ないものです。最初のステップで、タスクリストの中から「やらなくて良いこと」を抽出し、そのタスクを忘れてしまいましょうと書きましたが、そのようなタスクもまたこの分類の中に入れておくことになります。■処理中この項目には自分自身の作業完了後、クライアントに内容の確認をして貰っているもの。チームメンバー、協力会社への作業手配が終わり自分以外の所で作業が進んでいるタスクを分類します。これも具体的な作業は自分の手を離れているので、とりあえず忘れるようにしています。定期的なタスクレビューを行う中で、進捗確認だけは忘れずに行う必要がありますね。以上、我流ではありますが、inboxに入れたタスクの分類法でした。完了したタスクリストを消す快感タスクリストの分類方法~その2タスクリストの分類方法~その1電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。cc気になっている事、やるべきタスクの洗い出しを行った後に行うのは、それらタスクリストの分類です。これまでに出版されている仕事本などではタスクリストを重要度によって分類するよう書かれているものが多いと思います。重要でも緊急でもないこの分類分けは良く見かけますし、そのように書かれている本の中では、重要度の高いものから取りかかるように書かれていると思います。最初は私もこの分類にタスクリストを落とし込んで仕事をしていたのですが、正直言ってなかなか上手く行きませんでした。その作業が重要だと分かっているのにも関わらず、なかなか気が重くて手を付けられないのです。その後、分類分けについて試行錯誤を行った結果、その原因に気がつきました。このような重要度でタスクを分類すると、そのタスクが重要であるほどそこに書かれている内容が漠然としてしまい、最初の一歩を踏み出すための心理的抵抗を大きく感じるからでした。大きな山を目の前にして、その大きさばかりに気を取られ、登り始めるための一歩を踏み出すことが出来ない。そんな感じだったと思います。今現在もタスクリストの分類については試行錯誤を繰り返しているところですが、現時点では以下の6つのカテゴリーに分類することで割と上手くようになりました。次回のエントリーでは、各分類項目にどのような意味付けをしているか説明したいと思います。完了したタスクリストを消す快感タスクリストの分類方法~その2タスクリストの分類方法~その1電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21タスクリストの洗い出し私がGTDのツールとして使っているOutlooK2007でタスクリストを洗い出す方法(気になる事をInboxに入れる方法)について説明したいと思います。Outlookを立ち上げ、タスクの入力画面を表示させましょう。左サイドバーにOutlookで使用できるツール(メール、カレンダー、連絡先、メモ等)一覧が表示されていると思いますが、そのそれぞれの画面において右サイドバーにタスク一覧が表示されるようメニューの設定を行います。仕事リストタスク入力欄が表示出来たら、仕事、プライベートで気になっている事、やるべき事をタスクとして追加していきます。出来るだけ時間をかけ、頭のなかが空っぽになるまで細かくタスクの洗い出しをやってみましょう。最初は何を記入していけば良いか迷うと思いますが、タスクを追加していく中で、関連したタスクが連鎖的に浮かんでいと思いますので、まずは手を動かしてみることです。タスクの洗い出しを行う際一つ注意する点は、その内容は漠然とした内容ではなく、出来るだけ具体的に、次に起こす行動を書くことですね。行く」は最終的に完了させたいタスクかもしれませんが、そこに行き着くまでには色々な準備が必要です。タスクリストに書く内容が漠然としていると、それに対して最初に何をするべきかが曖昧になり、作業の取りかかりが遅くなる原因にもなります。現時点で分かりうる範囲でタスクを分解し、行動レベルまで落とし込むことが上手く行くこつだと思います。次のエントリーでは、洗い出したタスクの分類方法について説明したいと思います。完了したタスクリストを消す快感タスクリストの分類方法~その2タスクリストの分類方法~その1電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21ゾーンに入るには~その2前回のエントリーで、仕事中にゾーンに入るために必要なこと、そしてその為にはゾーンに入るための集中力を阻害するノイズを出来るだけ遠ざける必要があると説明しました。・メール・ふと思いついた他のタスク他にも沢山あると思いますが、代表的な物でこのようなものが挙げられます。それでは、それぞれのノイズについて私がどのような対処を取っているか、項目毎に説明したいと思います。■電話こちらの都合など一切考えずに掛かってくる電話ほど、私たちの作業を妨げるものはないですよね。その電話によって作業が一時中断するだけならまだしも、その電話の用件によって発生するタスクが重要であればなおさら今進めているタスクへの集中力は無くなってしまいます。このような電話による集中力の寸断を回避するには、その電話の内容を一時的に忘れる必要があります。私は、電話が終わった時点で、その電話の内容を新たなタスク扱い、すぐにメモするようにしています。これは当たり前のことですが、大切なのはその新しいタスクに飛びつくのではなく一度脇に置くことです。→電話で発生したタスクは一度脇に置いておく■メール電話と同じように作業を中断させるノイズとしてメールが挙げられます。メール着信のポップアップがPCの画面に表示されると、大抵の人はそのメールを開き、そのまま返信やそのメールの内容についての処理をしてしまうと思います。こちらのエントリーでは、人が仕事中にメールを開くと元の仕事に戻るのに平均64秒かかるという調査結果が紹介されています。このようなメールによる作業の中断、集中力の寸断を避ける最も有効な対処方法は、新着メールのチェック間隔を30分、または一時間程度に設定し、メールを処理する時間も予め決めておくことです。これは、新着メッセージの表示回数を減らす事でジャマーの発生回数を減らし、かつメール処理の時間を仕事のスケジュールに組み込む事でそれ自体を一つのタスクにまとめるということです。そのメール処理によって発生した新たなタスクについても、電話で発生したタスクと同じように、その都度処理するのではなく、一度タスクリストのInboxに放り込み、処理するタイミングは現在進めているタスクが終わってから判断するようにします。→メールの新着確認間隔を出来る限り長く設定し、メール処理の時間を予め決めておく。→電話と同じようにメールで発生したタスクへすぐに取りかからない■ふと思いついた他のタスクメールや電話と違い、こちらの都合を無視して割り込んで来る事はないのですが、作業中にふと思いつくタスクというのも、現在進めているタスクへの集中力を阻害するノイズの一つです。なにか作業をやりながら「そう言えば会議の資料を印刷しなきゃ」なんてタスクを思い出し、慌ててその作業に取りかかるなんて事はないですか?このような突発的に思いついたタスクについても、電話やメールを同じように、一度タスクリストのInboxに放り込み、今の作業が終わった後に取りかかるようにします。思いついたタスクは、それを忘れたくないがため、すぐに取りかかりがちですが、一度タスクリストのInboxに入れてしまえば問題ありません。→電話やメールと同じように、先ずは発生したタスクをInboxに放り込んで一時忘れましょう。今回のエントリーで、集中力を阻害する代表的なノイズに対する対処法を紹介しましたが、共通して言えるのは、突発的に発生したタスクに飛びつかないことです。それが、簡単に終わる一本の返信メール、電話だとしてもですね。一般論で、本当に重要かつ緊急な場合は仕方無いですが、それ以外については出来るだけ一度Inboxに入れるようにしましょう。次回は、そのInbox(私の場合はOutlookをInboxとしています)にタスクリストを作る具体的な方法について説明したいと思います。電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21ゾーンに入るには~その1スポーツ選手などの集中力が極限まで高まり、自分の持っている実力を100%発揮出来るような精神状態をゾーンに入ると言います。ゴルファーがパットを打つ際、すぐ近くを通り過ぎる電車の音が一切聞こえなくなるとか、まさにこの境地なのでしょう。私も学生時代にアーチェリーをやっていましたが、このゾーン状態に入ると、周りに沢山の競技者が居るにもかかわらず、自分一人が世界から隔絶されているような感覚になり、50メートル先の標的が通常より大きく見え、何度矢を放っても外れる気がしない。そんな精神状態を度々経験しまいた。スポーツの世界ではよく聞くこの精神状態ですが、仕事の上でもこれに近い状態に入る事が出来ます。私の場合は本当にたまにですが、ゾーンに入ることが出来ると次から次へとタスクを片付けることが出来、一日でこなす仕事量は通常の二倍以上にもなることもあります。その際「毎日これ位頑張れたら良いのに。」なんて思うのですが、なかなか難しいです(笑)それでもGTDをベースとしたタスク管理を始めてから、その頻度は確実に上がっていると思います。ここではそのゾーンに入るために心がけている幾つかの項目について紹介したいと思います。ひとつの事に集中するゾーン状態を維持するためには、一つのタスクのみに意識を集中することが重要です。前に書いたような、慢性的に繁忙感を感じている人は、常に頭の中が色々なタスクで一杯になっていると思います。そのような状態では、頭の中のゴミタスクがゾーンに入るのを妨げます。一つのタスクに集中するためにも、今考える必要のないタスクを、一度頭の中から追い出すことが大事なのです。→今やらなくてよいタスクを明確にしましょう制限時間を設けるゾーン状態に入るには適度な緊張状態も必要です。仕事に締切時間が設けられてないと、ついダラダラとしてしまうのが人の弱い所です。これは自分自身も大いに反省すべき点ですが、このようなダラダラした精神状態だとゾーン状態には入れません。周りから押し付けられた締切がなく、自分の裁量でタイムスケジュールを決められるならば、積極的に締切を設け、そのタイムリミット内にタスクを完了させるとういう意識が必要です。→タスク完了のタイムリミットを設けましょうタスク密度を高める集中力を維持するには、タスクの密度も重要です。一つのタスクが完了した時点で「さて、次は何をやろうか?」と考えているようでは、集中力が途切れ、折角入れていたゾーン状態が途切れてしまいます。それを途切れさせないためには、NextActionが書かれたタスクリストを準備しておくことが重要です。→タスクは出来るだけ細かく分解し、すぐに出来るタスクを沢山持っておきましょう集中の邪魔になるものを取り除くタスクの実行中に、電話やメールで作業が中断する。これがゾーン状態を妨げる一番の原因ではないでしょうか。その他にも、ついついRSSをチェックしたり、iPhoneをいじってしまったりと、ゾーン状態を妨げるものは沢山あります。こちらの都合などお構いなしに掛かってくる電話は別として、その他のノイズを出来るだけ遠ざけることが、ゾーン状態を維持するのに大切なのです。電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21GTDで得られる効能GDTをベースとした仕事の進め方で得られるメリットは、作業の効率化だけではありません。膨大なタスクを明確にしないまま作業を続けると、あるタスクを進めながらも他のプロジェクトのタスクを思いだして気を揉んだり、そのタスクについつい手を出してしまい、結局どちらの仕事も中途半端になってしまうでしょう。GTDの最初のステップでタスクの抽出を行い、今着手する必要のないタスクを除外することで、そのような状況を回避する。その結果として頭の中が仕事で一杯になっている慢性的な繁忙感から解放されるのがGDTの本当の効果だと思います。電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。忙しい時は、気になることをすべて書き出し、頭の中をスッキリさせることが大事です。混乱した思考のもとでは、どんなに頑張っても生産性を上げることなど出来ません。―ストレスなく生産性を発揮する方法(2002年)』で紹介している仕事術ですが、このブログでは、このGTDをベースとした仕事術、また生活を豊かにするちょっとしたテクニックについて紹介していくつもりです。書籍ではGTDの最初のステップとして、最低でも3時間かけて、仕事・プライベートに関わらず、自分の気になっていることをすべて書きだすよう書かれています。想像してみてください。机の前に3時間も座り、仕事・プライベートの区別なく、気になっている事をすべて書き出すとどれくらいの量になるのか。クライアントへの確認事項、プロジェクトを進めるための書類作成、チームメンバーへの連絡、社内委員会の準備、雑多な事務作業、自宅のゴミ捨て、請求書の処理、、、、あっという間に膨大なリストが出来上がるはずです。このリストが出来たら、次は分類です。本来ならばGTDのフローチャートに沿って説明するべきですが、ちょっと端折ってポイントだけを抑ます。■やらなくて良いことを洗い出す最初にやるのは、このリストの中から「やる必要のないタスク」を抽出することです。この「やる必要のないタスク」とはこの先ずっとやらないもの、すくなくとも暫くはやる必要のないものです。抽出が出来たら削除するか、「いつかやる・多分やる」のフォルダーに放り込みます。書籍では、この「いつかやる・たぶんやる」タスクの例としてバス釣りに行く、ボートを買う、スタッフのPRビデオを作る、スペイン語の勉強、会いたい人を探す、水彩教室に行く、デジタルビデオカメラを買う、キッチンのサイドボード購入、北イタリア旅行、日曜大工を習う、キャサリンにスクーターを買う、ポスターなどのライトアップ、気球に乗る、池を作って鯉を飼う、ワインセラーを作るetc.などが挙げられています。それらのタスクについては、やらないと決めたのですから、現時点では忘れてしまって結構です。やるべき時が来たのなら、そのリストを見れば良いのですから。■すぐに出来る事をすぐにやるやる必要の無いタスクを消し去ったら、次の作業に入ります。それはリストの中で、時間をかけずに今すぐ出来るタスクを実行することです。出来るタスクの定義ですが、書籍の中では2分以内で終わらせられるタスクと書かれています。私の仕事では、2分と言われるとちょっと短いので、10分以内に出来ることをすぐに出来ることとして考えています。このような手順で、今すぐに出来るタスクを洗い出し、朝の日次レビュー完了後、すぐに電話をかける、メールを書く、資料を印刷すると言った感じで作業を始めます。終わったタスクについてはリストから削除する。仕事を進めるなかで生じた気になることは、メモにとり頭の中で管理しないことを徹底します。その追加された気になることを定期的に見直し、同じ手順で処理・整理というフローを通しつつ、今やれること、ここでやれることに集中するのです。電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。仕事上でのストレスにはいろいろな種類があると思います。・膨大な作業量とそれに伴う長時間労働この他にも色々あるかとは思いますが、これから私が紹介する仕事術で改善できるのは一番下の項目、膨大な作業量を確実にこなし、一日の仕事密度を高めることで深夜まで及ぶ長時間労働を少しでも短くすること。家に帰って寝るだけのような生活を送っている方に少しでも自分の時間を作ってあげることです。それ以外のストレスについては主にコミュニケーションに由来するものが多いと思いますので、実際に悩まれている方は、その方面の書籍などを読み、解決の努力をしてください。(笑)■何にストレスを感じていたか?私がまだGTDを知らなかった頃、朝の通勤電車の中では、今日やるべき仕事のリストが頭の中をぐるぐる回り、気持ちが押しつぶされそうになっていたものです。・以前送ったメールの内容確認。このように、やるべきことの作業リストが頭の中で連想ゲーム的に浮かび上がるのです。その連想が平行して進めている別のプロジェクトまで広がってしまう。それらの作業を終わらせるのに必要な時間を見積もると、帰りは深夜になることが分かり朝からどっと疲れる。そんな毎日だったのを覚えています。■そのストレスはどうやって消すのか?それでは、私が通勤電車の中で感じていたストレスを解消するために何が必要だったのか?あまりにも簡単な答えで拍子抜けですが、こうしたモヤモヤをスッキリさせる方法はただ一つモヤモヤの原因となっている仕事のリスト、やるべきタスク一覧をすべて書き出し、書き出した後はサッパリと忘れることだったのです。朝出社してPCの電源を入れ、メールのチェックを終わらせ「さて今日は何から始めようか」と余裕のある仕事環境なら、手帳への簡単なメモ書き、モニターに貼る付箋で十分です。本当に仕事に追われ追われて何から手を付ければ良いか分からない。自分のように、半分パニック状態に陥っている状態に陥っている人は、頭の中のタスクリストを徹底的に書き出す必要があるのです。人の脳は全ての事を覚えておくこは出来ません。どんなに重要なことであっても時間と共に記憶は失われていくものです。それゆえ、忘れてはならないタスクが一つでも頭の中にあると「忘れてはいけない」という気持ちが沸き起こり、常にストレスを感じるのです。それが、沢山あるとどうでしょう?■まとめすべてのタスクを書き出せれば、そのリストを自分の頭で覚えておく必要は一切くなります。これが通勤電車で感じていたストレスを無くす一番の処方箋だったのです。GTDという仕事術を身に着けて分かったことは、敵(仕事)が見えなければ見えないほどストレスを感じるということ。自分のやることがすべてリスト化され明確化されれば、後はそれをどうやってこなして行くかという前向きな発想へ転換されるということなのです。その2電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/22現在執筆中?の自己流GTDマニュアルまる一年執筆が止まっているのが、この自己流GTDマニュアルです(笑)以前は会社への通勤時間が1時間ほどあり、運良く座れた時にWillcom03とBlueToothのワイヤレスキーボードですこしずつ書きためていたのです。ガジェット好きの性格により携帯をiPhoneに変更し、また会社の近くに越したため電車に乗る時間が全くなくなってしまったことで、筆が完全に止まってしまってました。現時点で§10まで書き終わっていたみたいですが、やはり一年も温めておくと情報は古くなってしまうのですね。その当時では結構目新しかったことも、今では当たり前になっている。そんな項目が多々あるみたいです。GTDを使った仕事術に関しては、自分自身でも効果を実感していますし、具体的なアプリケーションの使い方、各アプリケーションを関連付けを行った応用方法など、まだコモディティ化していないテクニックもあるようですので、頑張って最後まで書き上げたいと思います。最近、KindleやiPadがメジャーになり、電子書籍が新しいメディアになりつつある今日この頃ですので、機会があればpdfにして公開してみようかと思います。その2電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。wordpress.あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?の発刊について電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。