管理方法ペーパーレスにコミットする情報サイト”ペパコミ”です!この記事では「書類管理」と「文書管理」と「記録管理」の違いについて解説していきます。似たような単語なので、一緒にされがちなので注意が必要です!書類管理とは?一般的に書類管理と聞く機会が多いかと思います。その名の通り、書類を管理することなのですが、範囲は個人になります。個人レベルで整理整頓することを「書類管理」と言います。文書管理とは?書類管理の次に聞くのが「文書管理」かと思います。文書となるとチョットお堅くなった感じがしませんか?これは気のせいではなく、書類管理は個人レベルに対し、文書管理は組織レベルで管理することを言います。ちなみに文書は書類だけではなく、電子データも含めて「文書」と言います。「文書管理規定」とか「文書管理システム」という単語があり、これらのコンサルする人間のことを「文書管理コンサル」なんて言ったりしますね!書類管理は個人レベル文書管理は組織レベルと覚えて下さればOKです!ちなみにペパコミで公開している情報は「文書管理」を念頭に置いていますよ!記録管理とは?なかなか聞きなれない記録管理はより深い概念ですい。一言で説明すると、法律で定められた文書・データを法律に則って正しく管理することを言います。どのようなことを記録するのか?保存するのか?どのようなデータを記録するのか?といった規定を含め、関係者や利害関係者などに示せるようにすることが「記録管理」です。説明責任(アカウンタビリティ)を果たすために必要なのです。書類管理が個人レベル文書管理が組織レベル記録管理が大組織レベルざっくりこんなイメージで覚えてくれればいいのかなと!ペーパーレスとは?文書管理と混合されがちですが、ペーパーレスとは名前の通り紙を削減することを指します!ただ現代のペーパーレス化はもう少し深くて、紙を活用していた業務をクラウドサービスを活用して効率化することを最近は指しますね。最近は身近になってきている、ペーパーレス会議もタブレット等を活用して会議をしています。文書管理は物理的に会社の紙→PDFにどうやって行うのか?そしてPDFにしたものをどう共有・運用していくのか?という”紙”にフォーカスした管理です。記録管理にいくほど管理が厳しくなり、業務の柔軟性が取れなくなります。書類管理にいくほど管理が緩くなり、各々バラバラになり統制が取れなくなります。文書管理は管理がしやすい上、効率的に業務が進められるようになります。理想は「記録管理」ですが、業務効率化の観点では「文書管理」のやり方を学び実践することが大切だと考えます。成果が上がることをお約束しますkintone(キントーン)はしっかり活用すればほとんどの業務が大幅に効率化出来ます。多くの企業がkintone(キントーン)で成果を出せていません。?・構築の仕方を間違えている・現場が使ってくれる仕組みを作っていない・業務を理解していない・課題が明確になっていない・効率化することが最優先で考えているから挙げだしたらキリがないですが、kintone(キントーン)を活用しきれない理由を潰さない限り、効果を最大化出来ません。確かな価値を提供しますので、お気軽にお問い合わせ下さい!無料相談はお気軽にこちらから!この記事を書いている人ペパコミ"ペーパーレスにコミットする"情報サイトペパコミです。必須サイト次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。