ccボトムアップが基本のGTDをトップダウンの視点で管理する方法です。GTDのフローは、身の回りにある気になる事の収集から始まります。気をつけなければならないのは、収集した気になる事、そこから生成したタスクリストを高い視点からレビューを行わないと、目先のタスク管理と実行に謀殺されてしまうことです。これでは、ボトムアップどころかボトムステイです。書籍の中では、レビューを行う際、それぞれの高度毎にどの様な視点を持てば良いかについて紹介されています。現在の行動しかし、その言わんとすることは理解出来るものの、具体的な方法となると、何処から手を付ければ良いか悩んでしまい、レビューの手が止まってしまいます。この部分についてしっかり書こうとすると、それだけでも本一冊の分量になること。それと、GTDの解説本としては、語るべき対象から少し外れること。このテーマについては、求める結果、・目標が人それぞれ大きく異ることから、具体的な方法論まで記述しなかったのでしょう。この分野に関する書籍としては、おそらく・思考は現実化する・7つの習慣などが適切です。この記事では、7つの習慣で紹介されている役割ごとのミッションを、どのようにして具体的なタスク管理ツールに落としこんでいくか。そのプロセスについて紹介します。自分の役割とは何か?7つの習慣(第三の習慣)では、自分がどのような役割を担っているか、そしてその役割についてどのような目標を定めるかについて説明されています。男性、女性の視点からこのような役割が挙げられています。大きくはこのような役割があると考えており、このそれぞれの役割毎に複数のプロジェクトが登録されています。cc役割ごとのミッションを整理する整理した役割と、その役割に対する目標は、紙に書くなど目に見える形にして定期的に確認し更新します。そのツールとして使っているのは、ブラウザで利用できるマインドマップサービス、Mindmisterです。他にも色々なサービスがありますが、PCのブラウザ、iPhone(iPad)アプリで同じデータを編集出来ること。Googleドキュメントと同じように一つのデータを復数の人で同時編集出来ることから、このサービスを使うことにしました。online具体的な方法としては、役割ごとにマインドマップのブランチを伸ばし、それぞれについて細分化出来るものは分割し、その一つ一つについて、目指す目標を書き込みます。大切なのは、この段階で完璧なリストと目標を作ることではなく、それを定期的に確認し、タスクリストを整合をとるための習慣を作ることです。わたしはその振り返りの時間を、週末の週次レビューで行なっています。タスク管理ツールとの関連付け役割と、役割ごとの目標が出来たら、それぞれの項目と具体的なタスクリストとの関連付けを行います。タスク管理ツールとして使っているのは、PCのブラウザで使用するNozbeです。具体的な関連付けはNozbeのラベル機能を使います。その関連付けの方法は、ラベルの名称を、先ほどマインドマップで作成した役割の名称と合わせること。全てのプロジェクトをそれぞれのラベルに振り分けることです。幾つかのラベルについて具体的に説明します。▼仕事:ここでは、私が担当する案件の一覧が表示されています。▼仕事:各仕事には復数のプロジェクトが格納されてます。▼勉強会:私が参加したり企画している勉強会の一覧です。このようにして、抽象的になりがちな自分の役割と、それぞれの目標を明らかにし、具体的なプロジェクトリスと関連付けながら、それぞれの目標に進むための具体的な行動をタスクリストとして追加するのです。週次レビュー、月次レビュー、年次レビューを行う中で、ミッションリストの内容を加筆・修正し、登録しているタスクに抜けが無いか、塩漬けになってないか、少しづつでも進んでいるか、不必要となった役割はないか、などの確認を行うのですね。このプロセスを通じて、初めてGTDの高度モデル、7つの習慣で説明されるようなトップダウンのタスク管理と、GTDの基本であるボトムアップのタスク管理が結びつくのです。まとめ現時点で作成している役割ごとの目標は、まだまだ曖昧です。これから行うレビューの中で、それぞれの目標に対し、5年度、1年後、1ヶ月後などの期限を切り、それぞれに対するより具体的なロードマップを作ります。GTDを基本とするタスク管理を初めて、もう二年以上経ちました。仕事も含め、日常生活をストレスフリーに過ごすためのタスク管理は身につけたと思いますが、今後はより高い目標に到達するためのタスク管理について模索したいと思うのです。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21Nozbeのバージョンアップに求める12個の機能NozbeのようなサウェブサービスはGTDのワークフローを実現するために必須の機能と併せ、タスク管理というスピード感が求められる作業をスムーズに行うためのUIが必要です。私がNozbeを使い始めてもう一年以上経ちますが、タスク管理を行う際に、全体を俯瞰して眺めるための機能。タスクの追加、絞り込みを行う際の表示内容など、細かい所を挙げればまだまだ沢山の改善点があります。今回は1ユーザーとして私が今後のアップデートに期待する内容を幾つか挙げたいと思います。■Nozbeのプロジェクトとマインドマップの連携Nozbeでは複数のタスクをプロジェクトとして管理し、そのプロジェクトをラベルで緩やかに関連付けています。現時点でも特に不自由はしていないのですが、ラベルに対するプロジェクトとその中のタスクを平面的に俯瞰して眺めたいと思うのです。Nozbeの表示方法を通常のリスト形式と併せ、マインドマップのような平面的に広がるツリー形式で眺められたらどうでしょう?例えばこんな感じです。ここでは複数ある仕事の一つとしましょう。その仕事を進めるために必要なプロジェクトを一本目のブランチとし、そのプロジェクトに含まれるタスクを二本目のブランチとします。このような表示が出来れば、仕事全体を俯瞰して眺められるのと併せ、各プロジェクト・タスクの関連性について把握し易いと思います。Nozbeのシステム上、二階層以上のブランチは作れませんが、ここまで出来れば充分でしょう。■Nozbeのプロジェクトとガントチャート私の認識不足かもしれませんが、GTDはプロジェクトの進捗や時間管理に対する重要度が低いと感じてます。複数のタスクにコンテキストというメタ情報を付加し、自分が置かれている状況で着手できるNextActionを一つ一つ処理していくのがGTDの基本的なフローです。よって、各々のプロジェクトに着手する順序、またその仕事を最短で終わらせるためのクリティカルパスという概念は重要でないのでしょう。会社という組織の中で限られたリソース、ここではチームメンバーを指しますが、そのリソースを上手に配分し、一人のメンバーに過剰な負担が生じないよう調整するには、各プロジェクトを適切に処理するための工程管理が必須となります。一つのプロジェクトに対して一人の担当が割り当てられるとすれば、その人が2つのプロジェクトを同時に進めることは出来ません。全体の業務工程上、どうしてもプロジェクトの実行時期が重なる時には、オーバフローしたタスクを他のメンバーに委譲するなど、段取りが必要です。今のNozbeのシステムでは、このような業務全体の工程管理ができません。可能であれば、先ほどのマインドマップのように、一つのラベルを中心としたプロジェクトの表示方法をガントチャート形式で表示して欲しいです。この表示ができれば、クリティカルパスを明確に出来るのと併せ、先程説明したようなリソースの配分状況を時間軸の中で視覚的に把握することが容易になります。マインドマップ機能と併せ、このようなガントチャート機能が付加されるなら、Nozbeは他のGTDサービスと一線を画すプロジェクト管理ツールとなるでしょう。個人のみの使用だけでなく、チームとして復数のメンバーが共同して使うためのツールであれば、この領域までたどり着いて欲しいものです。■カレンダー機能の強化カレンダー機能を強化させることは、タスク実行を行う際、各タスクを終わらせるのに必要な時間、順番、締切などを視覚的に認識する効果があります。タスクリストと週間スケジュールタスクをカレンダーに表示するメリットガントチャートが月単位の中期的な工程管理用だとすれば、カレンダー機能は今日、または一週間のスケジュールを確認するための、短期的なものです。Nozbeを使うまでは、アウトルックでタスク管理を行ってましたが、一日の時間軸の中で、今私は何をしているのか、逆に何を出来ていないかを明確に出来たのは非常に便利でした。Nozbeを使い始めてカレンダーの中でタスク管理を行うことは無くなりましたが、これも今後のバージョンアップで強化して欲しい点です。現時点でもgoogleカレンダーとのデータ連携は可能ですが、その操作性が今ひとつなので、出来ればアウトルックカレンダーとのデータ連携機能があると嬉しいです。■Nozbeのタスク追加に時に画面キャプチャーというのがあるといいな。こんな機能を欲しいと思うのは、私が設計の仕事をしているからでしょう。ある図面の修正をタスクとして追加する際、言葉だけでその内容を表現するのは非常に困難です。可能であれば、タスクの追加時、または既存タスクのプロパティ-画面でスクリーンキャプチャーが出来ると便利です。【画面キャプチャー】のボタンを押すと、対象とするアプリケーションの画面を矩形選択できる。そのイメージはタスクのプロパティー画面に表示される。イメージに書き込みが出来れば最高ですが、画像が一枚あるだけでも、図面の修正内容がイメージし易くなるでしょう。■プロジェクト内でのチャット機能チームメンバーと一緒に仕事を進める際、最も重要なものはコミュニケーション。これに異論を挟む方はいないと思います。現時点でもタスクのコメント機能を使って細々とメッセージのやり取りをしていますが、このこの機能をもう少し発展させて欲しいのです。イメージとしては、FacebookのグループチャットのようなUIですね。プロジェクトのプロパティからチャットウインドウを開くと、そのプロジェクトの参加者がチャットメンバーに自動的に選択される感じです。ここでチャットを行いつつ、浮かび上がったタスクをその場で追加し、誰が担当するかもそこで決める。いわゆるチャットワークのような機能を取り入れて欲しいのです。■Nozbeにもタイマーが欲しいなタスクシュートまでとは言いませんが、仕事が終わる時間の見積もりと、実際にかかった時間の実績はしっかりと把握したいものです。今でも各タスクには必要時間の入力欄がありますが、正直言って殆ど活用出来ていません。それは入力した時間に対し、実際にかかった時間の評価をすることが出来ないからです。各タスクにタイマーボタンがあったらどうでしょう。タスク実行時にスタートボタンを押し、完了したら終了ボタンを押す。実行中は見積もり時間に対してカウントダウンされます。単純な機能ですが、各タスクの実行に対して締切効果が生じるのと併せ、慣れていないタスクについてはログを取ることで、次の実行時の見積もりにも役立ちます。上手く使えばポモドーロ的な運用も出来るので、是非追加して欲しいと思います。■プロジェクト一覧表示モードでのタスク追加これは週次レビューを行う際、毎回感じることです。何かと言うと、プロジェクト一覧表示において、プロジェクトにタスクを追加出来るようにして欲しいのです。Nozbeの使い方~その10(意外と便利なワンクリック)この一覧表示モードでは、各ラベルに登録されているプロジェクト全てを展開して表示させることが出来ます。週次レビューでは各ラベルを一つ一つ選択しつつ、プロジェクトとその中のタスクを確認し、追加するものはないか、分解出来るものはないか、移譲の段取りをするものはないかなど、仕事の進捗、段取りについて検討を行います。ここで困るのが、プロジェクトに新規のタスクを追加する時です。現時点ではこの一覧表示モードではタスクの追加が出来ません。追加する場合には、別のタブでNozbeくか、わざわざinBoxに移動した上で追加する必要があります。これはホント不便です。今後のバージョンアップ、またはデスクトップクライアントでは、この一覧表示モードで直接、タスクの追加が出来るようにして欲しいです。■タスクからプロジェクトへ変更する際のメンバーについて例えば元々のプロジェクトでA,B,Cの三人が参加していたとするなら、そのプロジェクトのタスクから変換され作成されたプロジェクトは、同じメンバーが登録されて然るべきです。現時点では、新しく作成されたプロジェクトに、改めて他のメンバーを招待しなければなりません。タスクの粒度は出来るだけ細かくしたいのですが、プロジェクトに変換する度、面倒な操作が必要では、それもままなりません。タスクからプロジェクトに変換する際には、元のプロジェクトの参加メンバー情報も一緒に移行して欲しいです。■Evernoteとの関連付け方法NozbeにEvernoteを関連付ける方法はこちらの記事で紹介しています。現時点ではプロジェクト名とタグ名称を一致させる方法しかありませんが、出来れば個別のノートブックも指定できるようにして欲しいです。Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)各プロジェクトのプロパティー画面で、リンク先のノートブックと絞り込むためのタグが選択出来れば完璧ですね。これが出来れば、本当に必要な資料をより簡単に閲覧することが出来るようになるでしょう。■Evernoteノートのタスク化Nozbeと関連付けたEvernoteの情報は資料という位置づけで閲覧のみ可能です。Evernoteの使い方にもよるのですが、稀にノート自体がタスクになることもあり得ます。Evernoteノートをドラッグしてタスク一覧に持ってくることがで出来れば、Evernoteとの連携方法に幅が出ると思います。■Dropboxとの連携についてこれも殆ど活用出来ていない機能の一つです。Evernoteと同じでデータの連携方法がイマイチで、本当に必要なファイルを表示させることが出来ません。出来れば、各タスクから直接必要となるファイルの選択が出来るようにして欲しいです。デスクトップアプリでは、Dropboxだけでなく、会社のサーバーに保存されているローカルファイルの指定も出来ればもっと便利になるはずです。■プロジェクトのソート機能プロジェクトやタスクの表示順序をドラッグアンドドロップで並び替えらるのは便利ですが、名前によるソートボタンも欲しいです。バブルボタンで別のプロジェクトへ移動する時、移動先のプロジェクトがなかなか見つからずに苦労することがよくあります。プロジェクトの数をあまり増やしたくないという心理的抵抗がここから生まれているんですよね。以上、Nozbeのバージョンアップに期待する項目を大きなものから小さなものまでピックアップしました。今後予定されている開発のロードマップに取り入れてもらえればとても嬉しいです。Articles:Nozbe2.0への要望~その1NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになったEvernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになったNozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄いNozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。2013/12/21子供の成長とGTDの処理ステップについて今週末二歳になる子供が、何かにつけ「これって?これって?」と聞いてきます。そのたび車だよ、電車だよ、猫だよ、赤だよ、と物の名前や色や数字を教えています。まっさらの白紙で生まれてきた子供が、物の名前を覚え、親の話す言葉を真似、徐々に他者とのコミュニケーションを取るようになる様子はとても興味深いものです。今は具体的な物の名前くらいしか聞いてきませんが、これから成長して行く過程で、もう少し複雑な概念や、社会のルール、問題に直面したときの判断基準を色々な所、場面で学んで行くのでしょう。今は自由気ままに振舞っている子供も幼稚園に入り集団生活をするようになれば、まわりと協調することも覚えなければなりません。小学校に入れば気の進まない勉強も自分でやる必要がでてきます。大きくなれば人間関係の問題など簡単には解決出来ない問題に向き合うことになると思います。GTDの処理ステップでは収集した気になる事について「これは何か?」の問いかけを行います。その自問の答えとして、すぐにやるのか。