理事会の議事録は、総会議事録と同じくらい重要な会議の記録です。多くの管理組合では、管理会社が理事会の議事録を作成していると思うのですが、うちではどういうわけか、理事が理事会の議事録を作成しています。うちの管理規約では会計理事と並んで書記理事が定義されていて、理事会議事録の作成は書記理事が担当しています。管理会社が理事会議事録を作成すると自社に都合のよいように書く、という話も聞くので、理事が議事録を作成するのはいいと思うのですが、問題はありました。記録すべきことが書かれていない、事実と異なることが書かれている、意味が通じない、など、会議の記録としては看過できない状態でした。問題の原因は議事録の作成フローにあったと思います。書記理事が書いて印刷して配るだけ。総会議事録のように他の理事が署名・捺印することもありません。事前にドラフトが回ってこないので、事実と異なることがあっても指摘するタイミングがない。私は規約改正や会計を担当していたこともあり、理事会ではそれなりに発言しました。不正確だったり事実と異なることが書かれていたり、記録すべきことが書かれていないのは非常にまずい。