業務を効率化できるクラウドFAXサービス。業務を効率化できるクラウドFAXサービス。FAXをクラウド化するメリットとは?業務を効率化できるクラウドFAXサービス。FAXをクラウド化するメリットとは?2019/08/08大量のFAX配信を行う現場では、オンプレFAXサーバやクラウドFAXサービスが活用されています。こちらでは、オンプレFAXサーバとクラウドFAXサービスの違い、クラウドFAXサービスの利用によって実現できる業務改善についてお話しします。オンプレFAXサーバとクラウドFAXサービスの違いオンプレFAXサーバとクラウドFAXサービスはどちらもFAX配信に使用されるシステムです。両者の違いについて見てみましょう。オンプレFAXサーバは、FAX配信のために自社に設置するシステムです。テキストファイル、画像などの電子データをオンプレFAXサーバに転送することで、電話回線を通じて指定された送信先へと送ることができます。搭載されている機能によっては、複合機をオンプレFAXサーバとして利用することもできます。対して、クラウドFAXサービスはFAX送信の手段として社外のクラウドサービスを利用する形態です。最終的に電話回線が使用される点はオンプレFAXサーバと同じですが、送信データは最初にクラウドシステムを経由します。その後、送信データは任意の送信先ごとに振り分けられ、通常のFAXデータと同じようにそれぞれの送信先へと届けられます。弊社のクラウドFAXサービスは、お客さまからお預かりしたファイルをもとにデータを作成し、FAXとして送信する形態です。ファイル・送信履歴の閲覧などを、クラウド上の管理システムで行うこともできます。メールでの送信管理通知も可能です。クラウドFAXサービスのメリットオンプレFAXサーバとクラウドFAXサービスはどちらもFAX送信が多い企業にとって業務改善が期待できるシステムです。近年では、さまざまな業務でクラウドサービスの活用が目立っており、FAX送信についてもオンプレからクラウドへの移行が増えてきました。このように注目を集めているクラウドFAXサービスについて代表的なメリットをご紹介します。導入コストの低さ自社にFAXサーバを設置する場合、数十万円から数百万円のコストが必要です。機能や仕様はコストに依存する部分が大きく、自社に合わせて細かくカスタマイズされたシステムを構築する場合は相応の費用が発生します。対して、クラウドFAXサービスの費用は大幅に安価であり、さらにシステムの仕様も最初から多くの企業のニーズに合わせてパッケージされています。運用の手間なしオンプレFAXサーバは、当然ながら設置後の運用も自社で行う必要があります。サーバの運用業務は、多くの企業にとって決して無視できない負担になります。そもそも、ITに詳しい従業員がいない場合もあるでしょう。クラウドFAXサービスの場合、運用はすべてサービス提供事業者が担当します。安心・安全・スピーディーなFAX配信オンプレFAXサーバの信頼性やセキュリティ面での安全性は、コストや企業の運用体制によって大きく変わります。低予算でFAXサーバを構築し、体制が整っていないまま運用を始めると、信頼性の低いシステムになってしまうだけでなく、障害やトラブルでFAX配信ができなくなってしまう可能性も否定できません。その点、クラウドFAXサービスでは、冗長化、サポート体制の確立、セキュリティへの取り組みなどで、堅牢な運用体制が整えられています。大型災害が相次いでいる昨今、ひとつの拠点にシステムを集約させることの危険性が叫ばれるようになりました。Plan:事業継続計画)」に乗り出す企業が目立っています。データのバックアップやサーバを設置する拠点の分散などが、BCP対策の代表的な取り組みです。クラウドFAXサービスは、自社以外にFAX配信のシステムを置くことからBCP対策として機能します。多くのクラウドサービス事業者は拠点の分散・冗長化を行っており、災害リスクへの備えは万全です。FAXのクラウド化で業務を改善とりわけFAXで配信することが多いのが、受発注に関する書類です。電子データによる書類のやり取りも以前と比較して一般的になっていますが、取引先が物理的な書類を求めるシーンでは、まだまだFAXが活用されています。取引先がパソコンを使用する頻度が少ない場合も、やはりFAXでの書類配信が確実です。クラウドFAXサービスは大量のFAXをそれぞれ個々の送信先に、任意のタイミングで配信することができます。メーカーや中古車販売業者など顧客・取引先に対して大量のFAX配信を頻繁に行っている事業者が中心です。大量のFAX配信を行おうとすると、多くの企業で保有している回線数がネックとなります。配信FAX数が回線数に対して多い場合、FAX配信を複数回に分けなければなりません。したケースでは、FAX配信だけで従業員のリソースが大きく圧迫されてしまいます。クラウドFAXサービスであれば、従業員のタスクは送信データを作成し、それと併せて送信先のデータをクラウドサービスにアップロードするのみ。その後はクラウド事業者が保有している豊富な回線によって、スピーディーにFAX配信が行われます。***ビジネスにおけるクラウドの活用は普及しており、多くの業務がクラウドに移行しています。FAX配信も例外ではありません。弊社もお客さまの業務改善に役立つクラウドFAXサービスを提供しております。「オンプレFAXサーバの運用に限界を感じている」「大量のFAX配信業務が負担になっている」という企業さまは、ぜひご相談ください。