2019年1月14日スポンサーリンクどんな立場や年齢であっても、完全に一人で仕事をしている人はいないと思います。会社に勤めている方であれば、同期や同僚がいると思います。同期や同僚は仲間でもありますが、ライバルであり常に競争し合う関係でもあります。ビジネスの場では常にスキルアップを図り、他の人との差をつけて優位に立つ必要があります。今回は“同僚や同期、ライバルとの差をつけるポイント“をご紹介します。紹介するカテゴリーは大きく以下の4つです。カテゴリー1:”仕事の仕方“で差をつける2:”説明の仕方“で差をつける3:”話し方“で差をつける4:”仕事への姿勢“で差をつける興味のあるポイントだけ読んで、他は読み飛ばして頂いても結構ですが、“他者との差をつけるポイント”は「自身では普段意識しておらず、かつ改善すべき・向上すべき点」だと思います。「自身にあまり関係がない」と思う題目であっても、読んで頂くと「思ってもみなかった改善点や差をつけるポイント」が見つかるかもしれません。“仕事の仕方”で差をつけるスケジュールは精緻に立てる成功している時こそ理由を分析する自分が始めたことは継続するめんどくさいことから先にやるアンテナを常に張って情報を仕入れる相手の立場に立って先回りする“説明の仕方”で差をつけるできない理由は30%、今後に向けての提案を70%具体値を用いて話をする資料をひたすら読むのをやめる“話し方”で差をつける話し出しに、「あっ」というのはやめよう「とりあえず」という一言は使わない“仕事への姿勢”で差をつける何が何でも自分がなんとかする、という姿勢で取り組む会議では必ず発言する共同作業者には敬意をはらって対応するさいごに“仕事の仕方”で差をつけるポイント一覧1:スケジュールは精緻に立てる2:成功している時こそ理由を分析する3:自分が始めたことは継続する4:めんどくさいことから先にやる5:アンテナを常に張って情報を仕入れる6:相手の立場に立って先回りするスケジュールは精緻に立てる作業を始める前に、スケジュールを立てることは大切です。スケジュールの立てることの大切さは、多くの人が認識していると思いますが、カレンダーを眺めて線を引くだけのスケジュール作りをしている人もまた多い気がします。精緻で正しいスケジュールの作り方をご存知ですか?スケジュールの立て方にはいくつかの方法がありますが、私が業務で実用している正しいスケジュールの立て方を解説します。注意点は、「残業(時間外)をあてにしたスケジュールには決してしないこと」です。1日8時間の労働・作業時間であるならば、1日8時間を最大の割り当て可能な時間とすべきです。1日10時間、割り当て可能」としてはいけないスケジュールを立てる段階で、残業を”あて”にしてしまった場合、想定外の事態の発生や、遅延が発生した際のリカバリーが出来なくなってしまうからです。スケジュールを立てる段階で、「作業量が期限までの残された作業時間を超えてしまっている場合」は、作業者の増員や、期限の見直しを行うのが正しい行動です。成功している時こそ理由を分析する失敗した時やミスをしてしまった時は、なぜそういう結果に至ってしまったのか、原因を分析することが重要です。分析をすることで、再発防止や今後の行動や品質といったものに活かせるからです。分析が必要なのは、失敗した時やミスをしてしまった時だけではありません。成功している時、うまく行っている時こそ分析は必要なのです。理由は以下の3点です。・良い点を財産、資源として蓄積し、次回以降のプロジェクトに活かす・今はうまく行っているが、”今後うまく行かなくなる恐れがあるポイント”を事前に検知し、未然に防止する・成功している(うまく行っている)理由を分析し、改善の余地を模索する⇒タイミングや運が良かっただけで、実は失敗やミスが発生する要因が潜在していた⇒うまくいっていたのは、周りの人の働きあったからで、自身の動き方には改善の余地がある自分が始めたことは継続する自身でルールや作業手順を決めたり、大勢の人が利用する資料を作成する機会は、年次を重ねたり役職が上がるにつれて増えていくことと思います。作成する際は、自分自身でルールを作るため、きっと様々なことに考慮して作るはずです。自身で決めたルールや手順にもかかわらず、徐々に自身が順守することがおろそかになっていき、結果的に形骸化してしまうことがあります。資料の場合は最新化されず「作りっぱなしの状態」に陥ってしまうものがあります。この形骸化したルール・手順や、最新化されない資料は存在が迷惑です。最新化されておらず、今では正しくないルール・手順や資料だとしても、他の人からしたら「ルール・手順」や「資料」に変わりはありません。他の人は、そのルールや手順に沿って作業を行ったり、資料を利用することになります。最新化されていないルールや資料を用いて作業を行うため、不備の混入やミスの発生の可能性が高まります。自身で決めたルールや手順、作成した資料は、責任を持って最新化するルールまでを整えましょう。めんどくさいことから先にやるめんどくさくて後回しにしたいことや作業ってありますよね。仕事でも学校でも、日常生活でも。めんどくさいからこそ先にやってしまいましょう。めんどくさいことを先送りすると、そのことを検知した時と比べて状況が悪化していたり、手に負えなくなっている場合があります。要は、さらにめんどくさいことになっている、ということです。期限ギリギリに作業を開始した場合、想定外のことが発覚し急いで対応に追われたり、実は見積り以上の作業量で急遽応援をお願いしたり、と本来割く必要のないことにリソースや時間を充てる必要が出てくる場合があるからです。以下のような状況が考えられます。ケース1依頼されていた仕事を、めんどくさいからと後回しにしていた。期限ギリギリになって開始したところ、別途取り寄せる必要のある器材が判明し、結果的に期限に間に合わなかった。顧客からも、期限まで余裕があったにも関わらず、なぜ検知できなかったのかとお叱りを受けた。ケース2幹事を頼まれている宴会の予約を、めんどくさいからと後回しにしていた。開催日ギリギリになって予約しようとしたところ、目星をつけていた全てのお店の予約が既に埋まっており、急遽お店探しに追われることになった。ケース3携帯電話のオプション契約の解除を、めんどくさいからと後回しにした。解除期限が過ぎてしまい、自動更新がかかり本来必要としない出費が発生してしまった。私は「めんどくさいから、今やっちゃおう」と口癖のように言って行動するように心がけています。アンテナを常に張って情報を仕入れる常に周りのことに気を配って、情報を仕入れるようにしましょう。職場環境の変化、顧客の人事異動、顧客の社内事情といった大きな話から、社内の人間関係やメンバーのモチベーションといった比較的範囲の限られた話でも、広く情報を得るようにましょう。情報をいち早く仕入れて、次の行動に移せた人が強いからです。早く次の行動に移せると次のような強みがあります。早く行動することの強み・他者との競合において、物事を有利に進めることができる・方針転換に伴う影響を限られたものにできる・状況が悪化しきる前に対策を打つことができる例えば、今日決まったことが数日後には方針が変わって、180度方向転換をしなければならない、といった状況は仕事でも日常生活等でも時々発生します。このような状況が発生した時に、事前に情報を仕入れて行動できれば、情報を得ていない場合と比べて準備や実際に行動する時間を多く得ることできるので、有利に物事を進めることが出来るようになります。事前に情報を仕入れて対策を取ることができていれば、手戻りも少なくて済みますし、影響も限られたものに抑えることができます。相手の立場に立って先回りする相手の立場に立って物事を考えることは大切です。・「報告すべき機会や相手」が存在する。いうように、自身と同じような環境や状況が存在します。「相手は今、こういうことをやってほしいんだな」と想像して、相手から依頼される前に行動することが大切です。これが“先回りする“ということです。・顧客の会社では、明日の午後に定例の進捗会議がある・顧客の会社では今、進捗に加えて製品のテストの不良率について、話題に上がっているらしいという情報を事前に得ていたとします。ここで取る行動は、例えば以下のようになります。・明日午後の顧客の内部進捗会議までには進捗状況を報告する必要がある。会議直前に報告しても、顧客自身が整理したり分析する時間がないので、優先度を上げて本日中に報告する。・不良率に関しては、顧客から報告を求められていないが、進捗会議で顧客が上席者から聞かれる可能性がある為、進捗状況と合わせて情報を提供する。この”先回りして行動する”ということを続けると、顧客から信頼を得られるようになり、結果的に仕事が円滑に進むようになります。“説明の仕方”で差をつけるポイント一覧1:できない理由は30%、今後に向けての提案を70%2:具体値を用いて話をする3:資料をひたすら読むのをやめるできない理由は30%、今後に向けての提案を70%顧客から依頼された仕事が、事前の調査や分析を行った結果、実現出来ないことが判明することは多々あると思います。以下のようなケースです。・システムの構築を依頼されたが、技術的に実現できない場合こういった時、顧客宛ての説明を「できない理由」のみで終わらせてしまう方が非常に多いです。確かに、検討した結果である「できない理由」を説明することは大切ですが、顧客からしたら「できない理由は分かったけれど、今後私たちはどうしたらいいの?」と不安に思うことでしょう。顧客の立場に立って、依頼されたことは実現できないが、代替案を検討し提案することが大切です。私はいつも顧客に説明する際は「できない理由は30%、今後に向けての提案を70%」の割合を心がけています。ステップ1:できない理由(実現できない理由)の説明まずは、できない理由(実現できない理由)を説明することが必要です。相手も、目的や事情があって依頼をしてきているため、顧客が納得する説明をこちらもする必要があります。分析結果や背景をもって、論理的に実現できない理由を説明します。続いて、代替案の説明を行います。依頼されたことを完全には実現させることはできないけれど、こういった方法(代替案)によって当初の目的に近づけることができます。とった提案を行います。上記比率は目安であり、もちろん状況や目的によって説明の比率調整は必要です。詳細な分析を依頼されたにも関わらず、提案の説明に重点をおいても、あなたにお願いしたことはそんなことではないよ...と言われかねません。どんな状況にせよ、相手の立場に立って、相手が”本当に求めていること”を理解し、提供することが大切です。具体値を用いて話をする報告や説明の場では、具体値を用いて説明をすべきです。聞き手側の理解が深まるからです。具体値を用いずに説明を行った場合、聞き手側はイメージがしづらく、話し手の意図したことが完全には伝わらず、納得してもらえない恐れがあります。以下のような説明や報告が悪い例として考えられます。例1:この商品の今月の売り上げは結構低下しました。例2:作業がかなり遅延しています。して文章にしてみると、違和感や伝わらなさ具合が目立ちますが、普段の会話や報告の場では、例のように具体的な数値を挙げずに説明を行う人が非常に多いです。初期段階の報告や、関係者間の認識を合わせておくことに重点を置く説明や報告の場であれば、ある程度ざっくりとした数値でいいと思います。定量的に判断する材料として具体値を用いるのです。先ほどの例を、具体値を用いて言い換えると以下のようになります。例1:今月のこの商品の売り上げは、先月と比べて30%程度低下しました。例2:作業が3人日程度遅延しています。「どうすれば納得してもらえるか」ということを常に考えて、数値を収集し分析することを繰り返すことが大切です。厳密な報告の場では精緻な数値が求められると思いますので、状況に応じて対応を変えることは必要です。資料をひたすら読むのをやめる作成した資料について、対面で顧客説明を行う状況は多々あると思います。そんな時に、資料をひたすら一字一句読み上げる方がいます。対面で説明やレビューを行う必要がなく、時間の無駄です。合意をしておく必要のある個所や誤解を招いてしまう箇所は重点的に説明し、一方で説明を省略できる個所は簡略化することで、確実かつ効率のいい説明を心がけるべきです。「重点的に説明すべきポイント」と「説明を省略(割愛)できるポイント」を一例ですが、以下に挙げます。・いかに相手に内容を理解してもらえるようするか・いかに認識相違を防止するかということに重点を置いて、工夫した説明をするべきです。注意点は、説明の省略を意識しすぎて、本来説明のするべき個所や、特に認識を合わせておくべき個所を読み飛ばしてしまうことです。初歩的でギャグみたいなことのように思えますが、説明に慣れてきた時に起こりがちなミスです。このようなミスを防止する為にも、上記の「重点的に確認すべきポイント」等は、持込む資料とは別のメモに記載し、漏れなく確認するようにしましょう。“話し方”で差をつけるポイント一覧1:話し出しに、「あっ」というのはやめよう2:「とりあえず」という一言は使わない話し出しに、「あっ」というのはやめよう話し出しに、「あっ」という一言を言ってしまう人がいます。この「あっ」という一言は、ビジネスや就活の上では非常に不利です。自信が無いように見えてしまうからです。自身では気づいていないかもしれませんが、表情や態度におどおどとした様子が出てしまっています。次の2ステップで、「あっ」という一言を言わないように直しましょう。ステップステップ1:「あっ」と言ってしまっていることを意識するステップ2:話し始める前にワンテンポ置くあわせて読みたい話し出しの「あっ」って一言。やめよう、それ不利だよ。「とりあえず」という一言は使わない「とりあえず」という一言も非常に印象が悪いです。やってみます、とりあえず○○してみますという一言を聞くことは多いですが、聞き手側からすると「とりあえず」ってなに?って思います。思われてしまう背景は、「とりあえず」という意味が、“物事を深く考えず場当たり的に(適当に)”と捉えられてしまうからです。「先のことはまだ深く考えていないですが、手を付けてみます」なんてことを上司に言った時には、「真面目に計画を立ててから出直して」と返えってくるのは容易に想像できるのではないでしょうか。このように、「とりあえず」という何気ない一言は、言った本人は特に何も思っていなくても、聞き手からすると非常に印象が悪いので、意識して使わないようにしましょう。“仕事への姿勢”で差をつけるポイント一覧1:何が何でも自分がなんとかする、という姿勢で取り組む2:会議では必ず発言する3:共同作業者には敬意をはらって対応する何が何でも自分がなんとかする、という姿勢で取り組む問題が発生した時や、課題に直面した時に、「何が何でも自分が何とかする」という姿勢を持って行動できていますか?「いつか誰かが助けてくれるだろう」という気持ちをどこかで思っていたりしませんか?どこかで逃げていませんか?もし思っている場合は、少しずつ考えを変えていきましょう。与えられた仕事や作業は、責任をもって全うすべきです。与える側も責任を持ってやり遂げてほしい、という期待のもとあなたに依頼しているはずです。ちなみに「いつか誰かが助けてくれるだろう」という気持ちや姿勢は、周りの人からはすぐにバレます。小学生や中学生同士ならまだしも、相手が大人の場合は、容易に見抜かれます。私の職場でも、「あいつは誰かが助けてくれるだろうって思って必死になってないな...」って上司がぼやいている時があります。気を付けてくださいね。ちなみに、ここでいう「責任を持って全うすべき仕事、作業」は、上席者によって作業者の力量・スキルに応じて正しく割り振られ、かつ期限が十分考慮されているもの、が前提です。無理難題に割り振られた作業にも関わらず、割り振られた仕事なのだから無理してでも責任を持ってやり遂げなさい、という意味ではありません。責任感の強い方が、読み違えてしまうことを懸念しての補足説明です。会議では必ず発言する内部の打合せや、レビュー、検討会等の「意見を交換することを重視する会議」では必ず何かしらの発言をしましょう。このような打合せで発言もせず、ただ座って聞いているだけの人は、出席する意味も、出席させる意味もありません。他の人から情報や知識を得る以上、自身も提供する必要があります。この”提供”の意味は、「有益な情報を他の人に提供すること」のみを指す訳ではありません。誰かの発言や報告に対して、「質問をすること」も重要な提供の一つです。質問によって、新たな視点で物事を見れるようになり隠れていた事実が洗い出されたり、新しいアイディアが生まれたりもするからです。「打合せにいてもいなくてもいい人」にならないようにしましょう。共同作業者には敬意をはらって対応する共同作業者には丁寧に、敬意をはらって接するようにしましょう。・相手が派遣社員だから・相手がプロパーではなく協力会社の人だから・会社の立場として、自身が客で、相手はお金を受け取る側の人だからなどとという理由で、あからさまに下に見たりする言動や姿勢を取る人がいます。相手の立場に応じてこんな悪い態度を取っていては、相手から信頼を得ることが出来ず、適切な人間関係や体制を整えることはで出来るはずがありません。結果的に作業進捗への影響や品質の低下に直結します。当たり前のことですが、相手の立場に応じて態度を変えるべきではありませんし、変える人は人間としてレベルが低いです。相手の所属している会社といった見かけの部分を見るのではなく、相手自身の能力やスキルを見るべきです。派遣社員の方でも、プロパー社員よりずば抜けてすごい技術や経験を持っている人もいますし、そういった「自身が持っていない部分や見習うべきところ」を探して、学んだり教えを乞うべきです。さいごに今回ご説明した内容は、私が社会人になって学んできたこと、上司・指導者から受けた指摘、リーダーという立場になってから見えてきたこと、を元に書き上げました。私は社会人歴が10年程度の若輩者ではありますが、仕事で様々な経験を積み、たくさんの失敗をしてきました。非常に厳しい先輩の指導を何年も受け、毎日のように怒られ、指摘を受けてきました。今では自身が学んできたことや、受けた指導の内容を活かして、日々の業務で他者との差別化を図ることが出来てきているように思います。自身でいうのもいやらしい話ですが、今では所属部署でトップの評価を頂いています。それも、今回書いたような内容をもとに常に向上心を持ち、行動して、受けた指摘を受けれ直していった結果だと自負しています。私が経験したことを、少しでも他の人に伝えることができたらいいな、と完全なおせっかいかもしれませんが思い、ご説明させて頂きました。今回の記事が、皆さんの仕事や就活、転職などに活きて、皆さんの目標が達成できることを心より願っています。POST仕事術・スキルアップ【社会人向けのレベルアップ】話し出しの「あっ」って一言。やめよう、それ不利だよ。人生は経験値稼ぎの連続である【社会人向けのレベルアップ】話し出しの「あっ」って一言。人生は経験値稼ぎの連続である。