スマートワーク総研ITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。【第9回】メールを一瞬で予定やToDoにする方法(2)Tweet2018/09/04戸田覚の週刊「ジバラ」-自分働き方改革のススメ【第9回】メールを一瞬で予定やToDoにする方法(2)「ジバラ(自分働き方改革)」を極める本連載は、メールやスケジュールの効率化が重要なテーマだ。前回は、メールで届いた情報をカレンダー、ToDoリストに登録する方法を紹介した。予定やToDoは、常にチェックできないと使い勝手がよろしくない。スマホでも利用できた方が便利だ。そこで今回はスマホとの連携方法を紹介しよう。覚スマホのアプリを準備するほとんどのAndroidスマートフォンでは、Googleカレンダーが標準アプリとしてインストールされているので、問題なく利用できる。それ以外の機種でもGooglePlayから無料でインストールできる。パソコンで作成した予定も同じアカウントなら自動で表示されるはずだ。iPhoneでも標準カレンダーに同じアカウントのGoogleカレンダーを登録すればよい。他のカレンダーアプリでもGoogleカレンダーを登録すれば利用可能だ。GoogleのToDoは、実は最近標準アプリがリリースされた。iPhone、Android共に無料で利用できるので、早速インストールしておこう。インストール後はやはりパソコンと同じGoogleのアカウントで登録すればよい。ToDoを利用すれば、パソコンで作成したそれぞれのデータが表示可能。出先でも素早くチェックできるようになる。複数のスマホやタブレットを利用していても利用は可能だ。ToDoでも受信したメールがそのまま開けるのはなんとも便利だ。このようにスマホ連携は、非常に便利なのだが、実は課題がある。スマホでは届いたメールからスケジュールやToDoを作成しにくいのだ。iPhoneでは受信したメールの日時から予定を作成する機能があるのだが、Androidスマートフォンには同様の機能がない。そこで僕は、メールで届いた予定を登録するのはオフィスに戻ってから作業するようにしている。打ち合わせや電話などで聞いた予定は、出先でもそのままカレンダーに登録する。メールは毎日事務所に戻ってから全部チェックし直すので、その段階で予定を入れるようにしているのだ。スマホでもメールから予定やToDoを作成できるようなることを期待している。実は、もう少し進んだ使い方もおすすめだ。Googleカレンダーでは、スケジュールにファイルを添付できる。僕はこの機能を利用して、名刺を添付することがままある。最初は自社に来ていただいたお客様の会社に訪問する場合など、まだ行ったことがない先では名刺を持っていないと受付で内線番号や詳しい部署がわからなくて困ることになる。訪問する先でも、正確な部署名や内線番号を忘れてしまうことが少なくないものだ。僕は受け取った名刺をスキャンして、OneNoteやEvernoteで管理しているのだが、受付でいちいち検索して探すのはスマートさに欠ける。パソコンで予定を作成している段階で、名刺の画像データを貼り付けておけばよい。簡単で、しかも役立つはずだ。その日使う書類を貼り付けておく手もある。書類はクラウドストレージなどに保存してあるはずだが、こちらも探すのが面倒なものだ。Googleカレンダーに貼り付けておけば、すぐさま利用できる。パソコン、スマホどちらでも、WordやExcelの書類が開けるので、困ることがない。パソコンでちょっと準備をしておくだけで、出先での効率がアップする。ジバラの目指すところだ。次回は、外さないビジネス書の選び方について説明する。パソコンのGoogleカレンダー(ブラウザー)で作成した予定を開いて「編集」をクリックする編集画面が開いたら「添付ファイルを追加」をクリックするこの画面が開いたら「アップロード」をクリックするファイルをドラッグで添付する。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。掲載の関連記事をご紹介。ご覧になりたい記事をお選びください。【第8回】メールを一瞬で予定やToDoにする方法(1)今回は、メールで届いた情報をそのままスケジュールやToDoにする方法を紹介する。TeamsやSlackなどのビジネスチャットが話題だが、顧客とのやりとりはほとんどがメールだ。打ち合わせの日程ややるべき作業の連絡が来たら、カレンダーやToDoリストに登録したいところ。Gmailを使うとそんな作業が一発でできるのだ。2018/08/28戸田覚のLifehack「時短を徹底するとストレスも減る」[PC-Webzine]2016/10/14【第14回】TODOリストがなぜ役立たないか(2)あらゆる作業をTODOリストに記載していくのは現実的ではないと第13回目に紹介した。数日、数週間にわたって作業していくようなスパンの長い仕事は、締め切り日だけがわかっても管理しきれない。多くの情報を記録しておきたいのだ。そんな、現実的な作業を管理する方法を紹介しよう。2018/10/09【第28回】「少人数のプレゼンに最強」タブレットをPCのモニターにする今回の「自働」(ジバラ)は、モバイルノートにタブレットを接続して外付けディスプレイとして使う方法を紹介する。他の記事でも何度か書いているのだが、これがとにかく便利で生産性向上に大きく役立つ。ところが、実際に自分以外が使っている場面には、これまでに1度しか出会っていない。利用していただきたく、そのメリットを中心に説明していこう。2019/01/29【第16回】デジタル手書きが仕事を激変!(2)働き方改革は自分で行う「ジバラ」を目指す連載。今回のテーマは、デジタル手書きの2回目だ。デジタルの手書きをしたことがない方に、お気軽な入門方法を紹介しよう。試して、効果が確認できたら本格的に開始することで、ぜひデジタル手書きの魅力を経験してほしい。2018/10/23【第38回】PDFの資料をしっかり読み込む(2)「自分働き方改革(ジバラ)」を促進するのが目的の連載。今回は、PDFファイルをじっくり読み込む方法を紹介する2回目だ。前回は、Wordを利用してPDFファイルを読む方法を紹介したが、今回はiPadでPDFファイルを読み込む。2019/04/09【第39回】Suicaで交通費精算を簡単に(1)働き方改革は、自分自身の仕事を工夫して効率化することから始まる。それを「自分働き方改革(ジバラ)」と呼ぶ。本連載は、少しでも作業を効率化して、時間を効率的に使おうというのがコンセプトだ。今回は、Suicaを使った交通費の精算方法を紹介する。2019/04/16【第13回】TODOリストがなぜ役立たないか(1)自分の働き方を改革(ジバラ)するのに最もムダなのが、わかっているのに失念して探すのに時間をかけること。こんなムダを防ぐには、自己管理が大事になる。作業の管理と言えば、TODOリストの出番だ。タスクリストとも呼ばれ、昔は紙で、今やアプリで管理できる。デジタルのTODOリストは、思ったより役に立たない。2018/10/02【第30回】スライドショーを記録して渡す(2)自分の効率をアップするための働き方改革は、自分で行うしかない。これを「自働」(ジバラ)と命名している。今回は、プレゼンをスライドショーに記録して渡す方法の2回目。途中から読まれている方は、ぜひ前回から読んでいただきたい。2019/02/12【第5回】読んだ本の効率的な管理方法(2)前回の「ジバラ(自分働き方改革)」では、読んだ書籍を仕分けして、保存しておく物、一部を保存しておく物、捨てる物に分類する方法を紹介した。今回は本を捨てたり、保存する前にやっておくべきことを解説する。数分の手間を掛けるだけで、読んだ本のデータが残るので非常に便利だ。会議録音のコツ(1)自分個人の働き方改革を極めるのがこの連載の趣旨。自分働き方改革を縮めて「ジバラ(自働)」と呼んでいる。target="_blank">(第7回)</a>説明したようにビデオ録画がベストだが、それが難しい状況もあるだろう。そんなときに選べる次善の策はスマホによる録音だ。2018/12/11【第32回】ピクトグラムで書類の説得力を向上(2)前回に続いて、ピクトグラムの使い方を紹介していこう。ピクトグラムを使う最大のメリットは時短だ。手間と時間を掛けずに、図解が作れるので、まさに時短向き。自分働き方改革『自働』(ジバラ)には相当に役立つはずだ。2019/02/26【第2回】写真で撮ったメモはOneNoteで管理する(1)「ジバラ(自分働き方改革)」の連載2回目は、紙のメモやホワイトボードの手書き情報をデジタル化し整理する簡単な情報を紹介する。待っていても会社のIT化がなかなか進まないと嘆いていても仕方ない。身近なところから、自分でできるデジタル化による効率化を目指そう。2018/07/10【第41回】写真を切り抜いて資料のクォリティアップ(1)「自分働き方改革」、略して自働(ジバラ)の連載。最近は仕事の資料に写真を入れるのは当たり前になってきた。会社で素材が用意されている場合にはいいのだが、自分で撮影せざるを得ないことも多い。そんな時に手軽に見栄えよくするためには、写真の切り抜きがおすすめだ。今回から2回連続で手順を紹介していこう。2019/05/07【第15回】デジタル手書きが仕事を激変!(1)会社や政治が色々言うけれども、結局のところ働き方は自分で改革するしかない。そんな自力での働き方改革を「ジバラ」と命名して、少しでも効率を上げるための連載の15回目をお届けする。今回と次回でパソコン、タブレット、スマホへの手書き(デジタル手書き)について解説していこう。2018/10/16【最終回】絵心なしでも「とりあえず」のイラストを用意する方法プレゼンや企画書などに、イラストを入れたいことが少なくない。フリーを含めた素材集にはなかなか思い通りのものが見つからない。見つかったとしても、ニーズに合った同じタッチの絵を複数揃えるのは至難の業だ。そこで、絵心がなくてもイラストを自分で用意しようというのが今回のテーマだ。働き方改革推進と上司からはっぱをかけられるが、具体的なノウハウは自分で会得するしかない。これを自分働き方改革(自働:ジバラ)と読んでいる。時短など効率的な仕事のコツを紹介していく連載をお届けする。今回は、タイマーの活用術だ。2019/01/22【第33回】質の高い書類を時短で作るWordの秘密ワザ(1)自分の働き方を改革(「自分働き方改革」ジバラ)することは、小さな効率化かもしれないが、積み重なれば大きな差が生まれる。ジバラを推し進めるのが本連載の目的だ。今回は、Wordを使った質の高い書類作成を効率化する方法を紹介しよう。2019/03/05【第36回】付せんやフローチャートで発想する(2)働き方改革は自分で行う「自分働き方改革(ジバラ)」を推奨する連載。発想やアイデアの整理方法を紹介する2回目をお届けする。前回は付せんを使ったアイデアの整理方法を紹介した。今回は、アプリを利用しフローチャートで整理する方法を解説する。会議録音のコツ(2)自分働き方改革(ジバラ)を極める連載。今回は、会議の録音を上手に使う方法の第2回目だ。前回は、スマホで会議を録音する方法を紹介した。ファイルはパソコンに転送して利用できる。いえ、録音したファイルを適当に保存しておくと、どれがどれだかわからなくなって始末に負えない。今回は録音した音声ファイルの上手な管理方法を紹介する。Rally」を戸田覚がレビュー[PC-Webzine]2017/10/16【第21回】「より伝わる文章」を書く方法(1)「文章がニガテ」なビジネスパーソンは少なくない。書類づくりはもちろんメールやSNSでのビジネスコミュニケーションにも文章は重要だ。自分で働き方を改革(ジバラ)する第一歩として、よりわかりやすく伝わりやすい文章を書くポイントを押さえておこう。2018/11/27戸田覚が教える、スマートスピーカーと最新イヤホンを利用した情報収集術[PC-Webzine]2018/10/19【第1回】なぜ、企業や政治の取り組みだけでは不十分なのか?「働き方改革」が各所で話題になっている。システムやソフトウエア、ハードも働き方改革を支援する製品が目白押しで、セミナーも数え切れない。間違いなくトレンドになっているのだ。ところが、働き方改革は、会社や政治に押しつけられてもなかなか思い通りにはできない。そこで、自分なりの効率化を目指した連載をスタートする。TAXI」「Uber」の使い勝手は?タクシー乗り場に並んだり、流しのタクシーを捕まえるのはなかなか面倒なもの。そんなときはスマートにタクシーを手配できる配車アプリを使おう。TAXI」「Uber」の3つを紹介する。特別招聘教授であり、ドワンゴやグリーなど国内有数のIT企業の取締役も務める夏野剛さん。TVやニコニコ動画、Twitter、ニュースサイトNewsPicksでの発言も注目を集めます。詳しくお話を伺いました。本格的にビジネスユーザーを視野に入れた一台だ。当連載では数回にわたってその実力を確認していきたい。Mobileとの違いを見ていこう。2016/07/11「パスワード管理はもう限界!」という人に使って欲しいLastPassクラウド利用が当たり前になった昨今、パスワードは際限なく増えていくことが確実だ。言ってアカウントを流用していると、そのサービスから個人情報が漏れたとき、芋づる式にだだ漏れとなってしまう。膨大なパスワードを管理するのはもう限界......そんな人に試して欲しいのがパスワード管理アプリの定番「LastPass」だ。晴天に恵まれた2日間、会場ではおよそ180の企業・団体がさまざまなソリューションを展示・講演した。ROBOTS、ヴイエムウェア、シスコシステムズ、アップル関連の製品・サービスを紹介する。海外の事例に学ぶフレキシブルな働き方とは?8【第6回】もう議事録は古い。最新の会議記録方法(1)9【第29回】GoogleマップにExcelのデータを表示する(1)10【第12回】Excelから簡単に分析できるPowerBI超入門(2)1Surfaceとケーブル1本ですっきり接続。生産性が上がるSurface専用EIZOモニター2Wordで作成した重要文書の改訂作業を効率化!マイクロソフトWordのプラグインソフトなので便利に使える3ケーブル1本でモニター接続と充電が同時にできる働き方改革の必需品4手書きノートをデジタルファイルに変換するスマートパッド5温泉地特有の故障で客室のテレビが見られない!硫化対策ブラビアで宿泊客に快適な旅のひとときを提供6カメラとモニターだけで監視システムを構築!PC不要、ソフトウェア不要ですぐに使える7帳票業務をタブレットでペーパーレス化!ワークスタイル変革の第一歩として効果的8インクジェット対応プラスチックカードで社員証などの発行を内製化しよう9空気清浄機ではない。ついてダイワボウ情報システム株式会社スマートワーク総研はダイワボウ情報システム株式会社によって運営されています。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。※パスワードを忘れた方はこちらログイン一般会員の方はこちら×お気に入り機能を使うには会員登録が必要です。ダウンロードするには会員登録が必要です。ログイン新規会員登録CLOSEITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。インタビュートレンドレビューテクノロジーイベント情報ソリューション。