株式会社ウィルゲート急成長企業を支えたSalesforceとSmartViscaによる業務改善法とはばらばらに導入されてきた業務処理のためのツール群により,情報が社内に散在していた。業務効率を改善するためにも顧客情報を一元管理し,営業業務プロセスの最適化を図りたい。そのために,導入していたSalesforceの利用を一新。カスタマイズ機能やワークフロー機能を最大限に活用。Salesforce専用アプリケーションを適宜採用することで業務効率の高いERPとSFA環境ができあがった。主な事業:コンテンツマーケティング事業、メディア事業Webマーケティング環境の変化に合わせたビジネスの変革ウィルゲートは,“一人ひとりの『will(意志,想い,やりたいこと)』を実現する”という経営理念のもと,コンテンツマーケティング事業を主軸とする企業。同社は2006年の創立以来,Webマーケティング領域においてSEO(検索エンジン最適化)サービスで高い評価を得ている。近年,Webサイトの集客にはソーシャルメディアを利用してファンを増やすという方法もあるが,検索エンジンからの集客に力を入れることの重要性に変わりはない。「今は広告による一時的な集客よりも,Webサイトのコンテンツを充実させることで,検索エンジンの評価を自然に高め,継続的に集客を行うコンテンツマーケティングが主流になりつつあります」と吉岡氏。現在,ウィルゲートの記事特化型クラウドソーシングサービス「サグーワークス」は,価値あるコンテンツの企画から制作,そして拡散・検証に至るまでを一気通貫で行うサービスとしてこれまで約1,500社に導入(2017年9月1日現在)されている。Web担当者はコンテンツを充実させることが重要課題だと分かっていても,自社内のリソースでコンテンツ制作から管理までを行うことは難しい。「当社では手間の掛かるコンテンツ企画や品質の高い記事を安定的に制作するために,自社クラウドソーシングサービスをフル活用しています。「サグーワークス」は17万人(2017年9月1日現在)の登録ライターを抱え,月間約5万本の記事を制作している。ばらばらなツールを置き換えてSalesforceへの統合を目指すビジネスを短期間に拡大してきたウィルゲートでは,Salesforceで営業プロセスの効率化を図ろうとした。「2007年の事業立ち上げ時にSalesforceを採用しました。いえ,当時の標準機能では,当社のビジネス要件にマッチした開発ができず,リード獲得から契約/請求までの一貫した業務フローに乗せることが実現しなかった。」と吉岡氏は振り返る。当時のSalesforceにはPaaS環境も十分ではなく,本体の標準機能だけで自社の営業スタイルに合った使い方は難しかったのだ。その後ウィルゲートでは,現場作業の必要に応じ各種ITツールを導入することになる。名刺管理にはSansanを,CRMにはZOHOを,リードナーチャリングにはKAIROS,申請処理はX-pointを導入し,その他,申込書や納品管理などはExcelで管理していた。今回のプロジェクトのコンセプトは,Salesforceでの情報の一元管理です。(吉岡氏)ばらばらなツールで情報が分散化し,一元的な顧客管理もままならなかった。「コンテンツ制作サービスを開始してからは,Excelでの納品管理も煩雑になり,Salesforceへの登録情報も精度が悪く,売上管理や請求書の発行にも不備がある状況でした」と吉岡氏は語る。当初ウィルゲートではSalesforceを導入したものの限定的な運用に留まっていた。しているうちに事業は急拡大,現場プロセスの効率化は急を要した。そこで改めてSalesforceの再導入を検討したのだ。「全部署で使用する社内ツールの全てを“force.comのプラットフォームを基幹としたSalesCloudとSalesforceとデータ連携可能な各種ツール”に置き換えることで,情報の一元管理を行うことを目指しました。顧客管理や商談管理,契約,請求,入金管理などの基幹部分をSalesCloudに置き換えた。名刺管理にはSmartViscaを採用した。Cloudを導入し,社内の情報システム部門の担当者が設計から開発のほとんどを行った。契約の自動管理など,Apex開発が必要な部分のみ外部エンジニアに依頼することで,受注から請求書発行までの開発期間を4ヶ月という短期間,通常開発の1/5以下の予算でリリースすることに成功した。吉岡氏が名刺管理にSmartViscaを採用した決め手は,名刺情報がSalesforceのオブジェクトに直接入力され,簡単な操作で取引先リストにコピーできるところだった。以前使っていたSansanは,個々の名刺データを営業担当が取引先にコピーすることができなかった。ライセンスがユーザー単位だったこともありコスト面から全営業担当にアカウントを発行していなかった。「名刺のデータ化はしていましたが,共通アカウントではそれを活用するには至りませんでした」と吉岡氏。対してSmartViscaは,ライセンスが組織単位で社内にも展開しやすかった。「SmartViscaは固定従量課金制なので,営業の人数が増えるとコストメリットが大きいです。コストは以前の1/4程度になりました」と吉岡氏。現状は,毎月600枚程度の新規名刺データを取り込む。日常的な取り込みには各営業がスマートフォンのカメラを利用している。営業現場で利用するツールは,使う人自身がメリットを感じないとなかなか定着しないが,SmartViscaに代わってからは,名刺をデジタル化すればすぐにSalesforceの取引先データに紐付けられる。そこからメールでのコンタクトや社内情報共有などが容易となり,営業担当者も次なるアクションに結びつけやすくなった。「今回のプロジェクトのコンセプトは,Salesforceでの情報の一元管理です。2015年4月から再導入したSalesforceによる業務改革プロジェクトは順調に進み,2017年9月1日現在の時点では,「リード育成から商談管理,販売管理,請求・入金管理まで,一気通貫で管理し,業務フローの改善や生産性の向上が実現しているが,今後も業務効率を見直しさらに生鮮性の高い組織にしていきたい。