IT向上委員会:有江が発信中!どもども、有江です。仕事をスムーズに進めるためには、上司へのホウレンソウ(報告・連絡・相談)が大切です。ホウレンソウをより円滑に行うために、新しいツールを導入する会社も増えています。新しいツールの使い方によっては、かえって悪くなってしまうケースもあります。今回は、メールでのホウレンソウについて少々補足したいと思います。★メールを送った相手がその内容を理解して、はじめて報告や連絡は完了します。よって、相手から返信があるまでは、報告や連絡は終わっていないという認識でいましょう。メールの受信量が多い上司の場合、ついつい見落としてしまう事も十分ありえます。したがって、重要なメールに関しては、タイトルを工夫するなど、読ませる工夫も大切です。私の個人的な経験では『●●さん、大変です!』というタイトルが一番効果がありました。★メールを受信したら「メール、確かに受け取りました。」などの簡単な内容で構わないので、メールを受信した事を伝える返信を速やかに行いましょう。これによって、相手からの報告や連絡が完了した事を、お互いが認識する訳です。××日までにご連絡します。」と、期日を明記して返信するのが良いと思います。添付ファイルのパスワードが間違っていたり、ソフトのバージョンが異なっていたり、ファイル自体が正しく送られていても、色々な原因で添付ファイルを開けないケースがよくあります。開けた場合は、「添付ファイル、確かに受け取りました。口頭で伝えればすぐ済む事を、わざわざメールで伝えるのはやめましょう。急ぎの報告や連絡は、メールよりも直接や電話の方が確実です。ホウレンソウは、相手に伝えればどんな方法でもよいという訳ではありません。ホウレンソウを行う側の都合だけでなく、ホウレンソウの相手の事を考え相手が短時間に、かつ、正確に理解できるよう、内容に適した方法で行う事が大切です。最後に、どんな場合でも、最新のテクノロジーを過信してはいけません。送ったメールが必ず相手に届いていると思ったら大間違いです。最新のテクノロジーほど最初は不安定であり、皆さん、色々な工夫をして使っています。最近ではメジャーな存在になったツイッターでさえ、たまにトラブっています。最新のテクノロジーほど、大きな気持ちで、だましだまし使っていく事が大切です。