日経ウーマン2019/10/9オトナのスキルアップ入門ちょとしたコツで伝言・メール・手紙の印象が変わる(写真はイメージ=PIXTA)毎日のように書く、同僚への伝言メモや仕事相手へのメール。受け取る人の視点に立った小さな心遣いがあるかないかで、相手に与える印象も自分の評価も大きく変わる。伝え上手になれる書き方のコツをプロから学ぼう。「読む」より「見る」メモを目指す電話応対後に渡す伝言メモ。通話中は6W(いつ・どこで・誰が・誰に・何を・なぜ)3H(どうやって・いくつ・いくら)を念頭にメモを取り、必要な要件を記す。「メモをもらった人が必要な行動を素早く起こせるよう、簡潔に書くのがポイント。最後まで読まないと趣旨が伝わらないメモでなく、『見て即分かる伝言メモ』が理想です」(ビジネスインストラクターの鈴木真理子さん)。工夫が足りない伝言メモ工夫された伝言メモ●大事なことは目立たせる重要度や緊急性の高い案件を伝えるときには、そのことがひと目で伝わる工夫を。「大事なポイントを囲んだり、色ペンで目立たせると、受け手も見て即、行動を起こしやすい」。●時系列ではなく結論を先に時系列で書かれた文章は、最後まで読まないと趣旨が分からず効率が悪い。「電話あり・折り返しを」と結論を記し、次に詳細を書いたほうが、読む側は素早く理解できる。箇条書きで完結に丁寧に書こうとするほど文章は長く、分かりにくくなる。「上司宛てでも『折り返し電話をしてください』のみ敬体にし、他は箇条書きに。『お手数ですが』などのクッション言葉も不要」。●名前はカタカナで書く名前を電話で聞き取る場合、正しい漢字でなかったり、伝えた相手が漢字を読み間違えたりすることも。間違いを避け、素早く書くために、名前はカタカナ表記を基本に。何時と受け取るかは人それぞれ。「本日18時まで」などと、数字で明確に示す。■さらに差が付くテクニック●「折り返し不要」と言われても、電話があったことは伝える電話の相手が、不在者にとって重要人物の場合も。「電話があったと伝えれば、不在者からかけ直す、『何度もお電話をいただき失礼しました』と相手にわびる、などの対応が可能に」。●主観は吹き出しで伝える伝言メモには基本的に事実だけを書くが、「時には『怒っていた』『焦っていた』など受け手が感じた印象も有益情報。『主観ですが』の意味を込め、吹き出しで伝える手も」。●メモだけでなく、口頭でもフォローする伝言メモをデスクに置いても、気づいてもらえなかったり、書類に紛れたりする恐れも。「先ほど電話がありました」「机に伝言メモを残しました」と、一声掛ければ万全。permission.。