資料請求どのようなコミュニケーションをとればいい結果が生まれるのかをデータベース化IT分野における専門性の強みを活かした転職支援サービスを提供されるアイネクスト様さまにお話しを伺いました。担当者ごとのメモと口頭ベースのみ当社の事業のスタートは、実際にホームページ運用スタートした昨年の10月からとなります。得意している領域ですが、業界はIT業界に絞り、特にエンジニアに特化してきました。マッチング、企業面接サポート、入社までを一気通貫で業務をしています。Watch(インプレスウォッチ)」という約900万人の読者を抱える媒体の中に、当社のHPを用意し、周知・宣伝と会員獲得もできるという事が一番の強みです。「インプレス」というIT系出版会社としてのブランドがありますので、最初からある程度ご信頼いただけるということもあります。Watch(インプレスウォッチ)」という媒体を利用して、どれくらい登録者を集めることができるかを実験的に行っていました。―業務フローはどのようにされていたのでしょうか業務フローについては、実際の運用を半年ほど回してみた後に段階的に整備していくことにしていました。データが増えてきて管理しきれなくなり、特に求人案件の共有化という面で紙ベースの管理は難しくなってきました。データ共有化のための会議の時間を増やすことでなんとか乗り切りましたが、データベースシステムの導入が必要だと感じていました。経緯をまとめた活動管理については紙に出力することを前提としており、まったくデータ化していませんでした。お互いの活動や求人案件を把握するため、お互いに忙しいなか、まとまった会議の時間を作らなくてはいけませんでした。それまでは担当者毎のメモと口頭ベースのみで行ってましたから。それで、それぞれが時間が空いているときにデータを見ることができるシステムがあればと考えるようになったのが、システムの導入を検討したきっかけです。事業を開始して3ヶ月経った時点でシステムの必要性は感じていました。社員数を増やしていこうと考えました。2月中旬にマッチングッドのソフトを導入し、4月から社員数を増やしました。―システムの導入に際して何社か検討しましたが、マッチングッドを導入した一番の理由は、他社にはなかったメール管理機能です。登録者の方々とどういったやり取りをしているのかを記録に残し、管理者が閲覧できる。登録者の方とのメールのやり取りを含めた対応履歴をきちんと記録できるようにすることで、どのようなコミュニケーションをとれば、いい結果が生まれるかというのを、このメール機能を用いることでデータベース化できると考えました。成約できた方とのメールのやり取りが閲覧できるということで成功事例が分かるというメリットです。この方とはどういったやり取りをしたかを自動的に整理できる事も利点ですね。こちらのメール機能以外にも、「この会社からどの求人案件を受注したか。」、「この企業の担当の方とどういうメールのやり取りをして、どういう人材をご紹介したか。」ということもマイページで一覧できるので、担当者が自分の業務を毎日管理していくにも便利だと思っています。コストパフォーマンスがよかったのも決め手の一つです。立ち上げたばかりの会社にとってはリーズナブルな価格でした。形式がワード、エクセル、PDFにかかわらず、一括で検索できるという機能が良いですね。求人案件の情報をいただいたときに、いずれデータとしてうちこむのですが、とりあえずマッチングッドにファイルとして保管しておけば、検索したときにひっかかってくる。スキルのキーワードで検索することもできます。いう状況もあって、ファイルを保管しておくだけで、中身を検索できる一括検索機能は便利だと思っています。―導入する際にマッチングッドで不安だった点などはありましたか?導入実績があるとお伺いしていましたので、稼動しないということは考えていませんでしたが、マッチングッドが既に備えている一般的な紹介会社の機能が、我々の業務の中で使いこなすことができるかなという点は不安でした。我々自身がまだ自分たちの会社にあった業務フロー体制を構築途中だったからです。実際半年ほどの利用の期間で、まずは営業、営業事務にシステムを理解させ、日々の業務をマッチングッド中心に記録していくことを徹底させて行き、業務フローも大分定着してきましたので、マッチングッドの機能を活用できるようになりました。機能的には特に問題はなかったと思います。―マネージャーが管理・確認しやすい仕組みが備わっているもともと活動状況等がデータ管理できていませんでしたが、マッチングッドを導入した結果、マネージメントの立場としても便利になりました。マッチングッドを見ることで、日々の数字を一目で把握することができるようになったからです。個別の案件の進捗・やりとりについて、以前は担当営業を呼んで毎回聞かなくてはいけなかったのが、今は私が見たいときにマッチングッドで進捗・やり取りを確認できますし、その場でアドバイスのメールを打つこともできます。やり取りというのは、メールだけに限らず、面談の履歴、電話履歴、どこを紹介しているかなどの進捗も全てですが、これらを一覧で確認できるのは便利ですね。深堀するときに、その活動履歴が役に立っています。メールへの対応や、フォローなどに注意を払うことができるようになりました。マッチングッドには登録者や企業様以外からの余計なメールが入ってこないような機能が備わっていますので、安心してこちらも気兼ねなくメールをチェックできるというのは良いですね。最初はシステムに慣れてなく、また紹介事業の理解が進んでいない人間がいましたので、現場は言われたとおりにするという形でした。ある程度データを入れてくると、便利になりますのでマッチングッドを中心に業務を回すようになってきました。今は業務連絡も楽になったと思っているでしょう。―業務の効率化は図れましたか?業務効率化は図れました。我々もまだまだマッチングッドを使いきれていないところもありますが、業務の効率化を図る上でこのシステムは必要で、私たちは一気通貫で業務を行っており、オフィスにいない時間も多いですが、そのオフィスにいない時間を営業事務がサポートしなくてはいけませんので、その時にはこういったシステムがないと業務を回せないですね。登録者の方とのアポ予約でも、営業担当が外出しており、なかなか直接連絡がつながらないときは、マッチングッドのスケジュール管理を利用して、営業担当のスケジュールを把握しています。一気通貫といっても、複数人で登録者、求人企業と対応するということも行っておりますので、そういった意味では効率化はできていると思います。アポの取得率もだいぶよくなってきましたしね。―それはマッチングッドをどのように使う事で達成できましたか?例えば登録いただいた方に、まず登録していただいたことへのメールを送付します。その後、こういった案件があるので面談しませんか?とメールや電話をする。その後、自分のメールソフトだと、そのまま忘れてほっておいてしまう時があるのですが、マッチングッドがやりっぱなしの案件を教えてくれるので、2,3日たって返事がこない場合に再度メールを打ってみようと思う。このように今自分が何をしなくてはいけないかが一目で分かるのは大変助かっています。お客様や登録者に対してやるべきことのモレはなくなったように思います。編集後記ありがとうございます。9:00〜17:00/土日祝休)選べる3システム人材派遣システム応募から給与計算まで一元管理できる初期費用無料のクラウド型の人材派遣システム>人材紹介システム人材紹介会社のベストプラクティスを集めた、売上を上げるためのシステム>採用管理システム人材会社から推薦を集めることができる、採用を成功させるためのシステム>株式会社ブレイン・ラボは「プライバシーマーク」使用許諾事業者として認定されています。