当団体では約半数の職員が出張旅費精算を行っています。中には外出頻度が少ないものも多く、旅費精算書の作成が不慣れであるがゆえ、記載項目やルールの間違いが多く発生していました。導入前、職員に作業時間を確認したところ、外出が多い職員で1時間半、少ない職員でも30分ほど時間を要していました。毎月の頻度で記載間違いが発生していたため、経理担当者は多い月で丸1日を確認チェック作業に費やしていました。そこから、仕訳や精算処理を行う流れでしたので、月初3営業日は締めに追われることが専らでした。当団体では定期代を毎月別途で支給しているため、申請時には定期区間を除いて申請する必要があります。外出頻度の少ない職員を中心に出張旅費精算のルールを誤認識しているものが多く、定期区間と重複している経路でも、全額申請してしまう事象が発生していました。職員それぞれがインターネットで経路を検索して申請してきていましたので、それが正しい経路・金額であったか確認のしようがありませんでした。3.独自のワークフロー、帳票管理によるクラウド化への障壁クラウド交通費精算の導入検討を始めた際、複数の業者の方とお打ち合わせをさせていただきましたが、当団体の公共事業特有の独自ルールをシステムで実現しているクラウドサービスは存在しませんでした。システムを導入しても運用でカバーせざるを得ない点を残すことに対しては経営陣からの反対意見もあり、導入検討機関に2年余りを費やしました。導入後の効果1.ICカード乗車履歴の活用で効率化と透明性を実現SPEASICを導入したことで、まず職員の出張旅費精算に掛かる時間が3割程度になりました。月末の締め日になって予定表をもとに記憶をたどり、そこからインターネットで検索をして書類を作成していたところを、乗車履歴のデータを選択して行先を入力していくだけの作業になりましたので、格段に処理のスピードが上がったとの事です。次にみられた効果としては、経理担当者の確認作業がほぼなくなった点です。基本的にはICカードの履歴がそのまま申請され、かつ定期区間の金額も自動的に控除されていますので、定期代を支給していない非常勤の職員なども、手入力の申請だけを確認すれば良い結果となりました。2.独自のルールをカスタマイズ対応によりシステム化SPEASICの導入の決め手になったのは、やはり当団体独自のルールをシステム上で実現していただけたことです。当団体では規程上3社以上のサービスを比較検討(相見積)しなければならず、結果として5社、お話をお聞きしましたが運用面のご相談も含め直接顔を見てお話合いできたのはエスピーイーさんだけでした。言えば、当団体の独自ルールをシステム化(カスタマイズ)できるのもエスピーイーさんのみでした。初期費用はカスタマイズ費用として20万円ほどかかりましたが、運用が大幅に効率化されたうえ、運用カバーしていた作業を全てやめられたことに経営陣からも高い評価をいただきました。無料トライアル・資料請求はこちら!お気軽にお問い合わせください。システム請求EXPRESSとは?請求EXPRESSの特徴TOPページカスタマイズについてよくあるご質問ICカードリーダーについて会社概要システム開発・Webサービス。