kintone】添付ファイルの管理をもっと便利に!box連携プラグインの紹介プラグイン2018/11/5、M-SOLUTIONS社よりBox連携プラグインが発売されました!Boxはクラウドのファイル管理サービスの世界的な大手企業です。近年では日本でも利用企業が増えており、特にその堅牢かつ柔軟なセキュリティが評価されています。今回のプラグインは、kintone連携によりプロジェクトの一括管理を実現します。今までファイルと進捗の管理は別々だったのが、1つの画面で一括管理できるようになります。kintoneならコレ!boxとは?近年企業での活用が広がっているクラウドストレージサービスです。boxを知らない方も「dropbox」ならご存知ではないでしょうか。クラウド上にファイルを置き、webからアクセスができるようになります。boxの特徴は企業ユースに注力している点で、セキュリティの高さがポイントの1つです。柔軟な権限管理・堅牢なインフラ・幅広い取得認証などなど。「boxなら大丈夫」という大手企業も少なくありません。社内に留まらず、外部との共有にも利用できます。そのため、社内ファイルサーバーの置き換えから、複数企業間のプロジェクトまで、幅広いシーンで利用が期待できるサービスです。そんな人気サービスのboxですが、kintoneと連携することで何ができるのでしょうか?できること今回のプラグインでは、boxのフォルダ内容をkintoneの画面に表示する連携を実現しています。連携するフォルダを指定し、その中にあるフォルダがkintoneのレコードと結びつきます。レコードの詳細画面にboxのビューアが表示される仕組みです。図解するとこんな感じでしょうかこの連携のミソは、互いに弱点を補い合っている点です。それぞれの得意/不得意をざっくりと整理してみます。ファイルの扱いは得意/業務のプロセス管理機能は弱いkintoneの立場で言えば、苦手なファイルの取り扱いをカバーすることができます。容量もさることながら、プレビューや外部共有の機能までカバーできるのは嬉しい点です。それでは、具体的な画面イメージを紹介していきましょう。画面イメージboxの画面とkintoneの画面を並べてみました。kintoneの詳細画面にビューアが埋め込まれ、同じフォルダ・ファイルが並んでいるのが分かります。ファイルのアップロードもkintoneから可能です。boxとkintoneの画面を横並びビューアではboxと同じプレビューが利用できます。パワポファイルを選択すると、中身のプレビュー表示が可能。ダウンロードいらずなのは、kintoneユーザーならば嬉しい点ではないでしょうか。言えば、boxは「閲覧はOK、だけどダウンロードはNG」の設定ができます。入力するのは、連携する「フォルダ」「フィールド」「スペース」の情報だけです。アプリ側のフィールドも文字列1行が2つ、スペース1つだけでOKです。設定はシンプルですが、使ってみると丁寧な処理に気付きます。kintone側で新しくレコード登録した場合、box側にも紐付くフォルダを自動生成してくれます。いちいち別途用意しなくてもよいのはありがたい。認証boxとの認証は一覧画面から行います。言っても難しくはありません。ボタンを押す・ログインする・連携を許可する、の3ステップだけです。ポイントはユーザー(ブラウザ)ごとに認証を行うこと。boxで設定した権限を反映することができます。boxで権限がないフォルダは、もちろんkintoneでもビューアが表示されない仕組みです。随所でbox側の柔軟な権限管理が光ります。認証はブラウザのセッションが続いている間は生きているため、PCを再起動したり時間が経つと再認証をする仕組みです。利用シーンさて、そんなbox連携プラグインは、どんなシーンで効果を発揮するのでしょうか?私の中では大きく3つのストーリーが思い浮かびました。図面・写真を多く扱う製造・建設業まずは図面や写真を多く扱う製造・建設業でしょうか。ファイルはクラウド管理していても、進捗管理はExcelというケースは少なくありません。図面・写真はboxで共有・プレビューしつつ、kintoneでタスクやプロジェクトの管理をします。今までは分散していたプロジェクトの情報を一元管理できますね。大容量のファイルと言えば、動画や高画質な画像が挙げられます。コンテンツ製作ではそういった素材を大量に扱いますし、プレビューができるboxはピッタリなツール。製作の進捗管理も必要な業界です。全体の進捗は担当者の頭の中、なんてことも少なくありません。kintoneで可視化することで、トラブルの回避や効率的なマネジメントができそうです。企業間のプロジェクト管理boxは企業間のファイル共有に多く使われています。高いセキュリティと柔軟な管理がそれをサポートします。プロジェクトの管理はファイルだけでなく、進捗の管理も必要です。この辺りはkinotneの十八番ですね。取引先はboxを直接操作しつつ、社内のメンバーはkintoneから操作する。ファイルを追いながら進捗を入力していけば、効率的な管理が実現できるでしょう。イラレ、フォトショは要申請!kintoneは画像のサムネイル表示に対応していますが、画像以外は一度ダウンロードする必要があります。その点boxは幅広いファイルのプレビュー表示に対応しています。boxを導入する大きな理由の1つです。そこで気になるのが「ai」と「eps」ファイル。プレビューのニーズも高い、IllustratorやPhotoshopのファイル形式です。何か注意書きがありますねぇ。「ai」、「eps」および「ps」ファイルタイプの画像プレビューは、Businessレベル以上のBoxアカウントでリクエストがあった際に使用できます。リクエストをする...だと...!?どうやら有償アカウント限定で、コミュニティページからbox社にリクエストすると使えるようです。有償なのはいいけれど、本当にプレビューできるのだろうか。実際に試してみたということで、実際に試してみました。Community」からサポートに投稿をします。残念ながらサポートは英語のみ。Google先生に頼りながら依頼してみました。すると、2、3時間ほどですぐに回答が。機能がOnになっっている!?意外と早いゾ。敷居があるけれど、意外と簡単でしたepsのプレビューに成功!早速kintoneからbox画面を見てみましょう。HPから拝借した製品ロゴのepsファイルがあります。これをクリックしてみると。kintoneならコレ!いかがだったでしょうか。boxを導入済みの会社様であれば、更なる効率化にkintone連携は有効な手段になると思います!また、これから大容量ファイルを扱う業務の管理効率化を考えていれば、セットの利用を検討してみてはいかがでしょうか^^プラグインの詳細・お問合せは、M-SOLUTIONS社のHPをご覧ください。〜12の連携サービスを写真・動画でご紹介〜皆さんこんにちは、kintone大好き松井です。キンスキラジオvol.7(2018/12/21収録)皆さんこんにちは、kintone大好き松井です。運営このWEBサイトはサイボウズ株式会社が運営しています。キンスキとはユーザーの皆様がもっと活用できるよう、kintone大好きなサイボウズ社員が活用情報を発信します。開発はナシ!標準機能や連携サービスを組み合わせた、便利な使い方を紹介します。Inc.スターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。