Gmailの特徴は、豊富な容量と優れた検索機能Gmailは、優れたメールシステムです。ウェブメールでありながら、メーラーにも負けない使いやすさを誇ります。Gmailに、@gmail.com以外のメールアドレスを追加すれば、いつでもどこでも、Gmailから、自分のすべてのメールを確認することができます。豊富な容量と優れた検索機能が、Gmailの特徴です。豊富な容量によって、Gmailは、自分がやりとりしたすべてのメールを保存することができます。優れた検索機能によって、自分のGmailの中に保存された膨大なメールの中から、自分が今必要な1通のメールを拾い出すことが可能になります。Gmailは、自分専用のデータベースとしても活躍する豊富な容量と優れた検索機能によって、今必要なメールを拾い出すことができるので、Gmailは、単なるウェブメールを越えて、自分専用のデータベースとしても活躍します。a.メールには、いろんな情報が含まれているメールには、いろんな情報が含まれています。多くの人は、メールの末尾に、メールの署名を追加しています。住所やFAX番号まで書いてあります。普段メールのやりとりをしている人の連絡先を知りたいと思ったときは、その人から送られてきたメールを探せば、そこにその人の連絡先が書いてあります。自分が作成した成果物をメールで送る、ということもあります。クライアントに何かの電子データを納入するとして、データサイズが大きくないファイルなら、メールで送ることもしばしばあります。第1稿を送り、クライアントからの修正意見を踏まえて第2稿を送り、何度かやりとりを繰り返したあと、最終稿もメールで送付して納品する、ということもあります。このようなやりとりを行ったなら、後日、その成果物のデータを確認したいと思ったら、メールを探せば、そこにすべてのデータがあります。履歴と完成バージョンが、全部メールに残ります。クライアントからの修正意見も、修正意見に対して自分がどのように対応したかも、全部残ります。場合によっては、かなり役に立つデータです。b.Gmailを使えば使うほど、Gmailは、優れた自分専用データベースになる大切なのは、これらのデータは、Gmailを使ってさえいれば、いつの間にか自動的に貯まっていく、ということです。上の例で上げた友人の連絡先にせよ、完成品までの履歴データにせよ、Gmailを優れたデータベースにするために、あえて何かをした、というわけではありません。Gmailからメールをやりとりしていただけです。Gmailにすべてのメールアドレスを集約すれば、Gmailを使い続けるだけで、すべてのメールがGmailに蓄積されます。これによって、いつの間にか、自分にとって大変使い勝手のよいデータベースが、Gmail上にできているわけです。Gmailにある個人用データベースなら、データベースを整えるための手間が必要ありません。Gmailを使えば使うほど、いつの間にか、Gmailは、優れた自分専用データベースになります。2.Gmailを自分専用データベースとして活用するための5つの習慣いざというときに、Gmailを使い勝手のよい自分専用データベースとして活用するためには、普段から、いくつかのことに気をつけておくのがよいです。私の経験からすると、次の5つです。折に触れて、Gmailを自分専用データベースとして使ういちばん大切なことは、自分の意識です。Gmailは、単なるメールではなく、自分専用データベースなのだ、と意識する、ということです。この意識があれば、何かを探すときにGmailを検索することが、習慣化します。パソコンのブラウザやAndroidのGmailアプリから、自然にGmailを検索するようになります。Gmailの検索をたくさん使えば、Gmailをさらによいデータベースとして使うにはどうしたらよいのか、ということも、わかります。データベースとして使えば使うほど、Gmailは、データベースとして、成長します。まとめメモメールを送るまた、何かをした後で、すぐにまとめメモメールを送ることも、大切です。誰かと何かの打ち合わせをしたら、メールで簡単な議事メモを作成して、関係者全員にメール送信するとよいです。メール本文にべた打ちすれば十分です。いつ、どこで、誰が参加して、何を話し合って、どんなことが決まったか(誰がいつまでに何をするか)、などを書いておけば、あとからとても役に立ちます。打ち合わせの相手にメールを送ることができなければ、自分宛に送るのも悪くありません。あとからの検索を意識してメールを作成するあとから検索することを意識してメールを作成する、というのも、有効です。具体的には、以下の3点がポイントです。a.正式名称とキーワードを使うまず、できる限り正式名称を使い、略語を使うとしても、略語の使い方を統一する、ということです。その場その場で思いくまま適当な略語を使っていると、あとから検索するときに、漏れが生じてしまいます。同じ理由から、検索に引っかかりやすいキーワードを意識して記載するのも有効です。b.タイトルの付け方を工夫する次に、メールのタイトルの付け方を工夫することです。Gmailの検索結果画面では、検索結果一覧に、メールタイトルがずらりと並びます。メールタイトルを工夫しておけば、検索結果から目的のメールを発見するのが、容易になります。c.スレッドを分ける最後に、話題が変わったらスレッドを分ける、ということです。Gmailは、スレッド単位でメールを管理します。メールの検索結果も、スレッド単位です。そのため、ひとつのスレッドに多数の話題を扱うメールが混在していると、探すのが大変になります。話題が変わったら、タイトルをつけ直して、スレッドを分けることを心がけるとよいです。便利なデータを含む情報を、自動で、メール配信するGmailをデータベースとして使うなら、自動のメール送信を活用するのも、ひとつです。Googleカレンダーには、毎朝、その日の予定をメール配信する機能があります。この機能を使って、Gmailに予定をメール送信すれば、いつどんな予定があったかを、Gmailで検索できます。同じことは、Toodledoのメール送信でも可能です。Toodledoは、過去に完了させたタスクを検索する機能が、それほど強くないので、タスクリストを毎日Gmailにメール送信することは、一定の意味があります。グループウェアによっては、伝言メモの内容をメールで通知する機能があります。この伝言メモをGmailに転送しておけば、いつ誰からどんな伝言があったのか、その人の電話番号は何なのかのデータが、Gmailに蓄積されます。Gmailのセキュリティを厳重にする最後に、Gmailをデータベースとして使うなら、ぜひ設定しておきたいセキュリティ対策です。Gmailに保存される様々な情報は、多くの個人情報を含む、大切な情報です。そのため、セキュリティは、厳重に管理する必要があります。難しくて複雑なパスワードを設定するのもひとつですが、より抜本的な対策としては、2段階認証プロセスを利用するのがよいと思います。3.まとめGmailは、優れた自分専用データベースです。Gmailを使ってメールをやりとりするだけで、いつの間にか、良質のデータベースができているところが、何ともすばらしいです。Gmailを自分専用データベースとして活用するためには、以下の5つに気をつけるとよいです。『「超」整理法』は、時代を超える名著です。自分のためのタス記事を読む瞬時レビューと実行中メモで、タスク実行中の感情&脱線を処理する。シリーズを読み直し記事を読むデスクの上の一部を3階建てに。机上台をふたつ重ねる。なんと、ついに、できちゃいました。irodrawEdition」をキーボードから使うための導入準備(Mac)諸事情により、Macの環境を再度設定しています。→もっと見る『クラウド時代の思考ツールWorkFlowy入門』WorkFlowyの本を書きました。子育てに没頭中のワーキングパパです。1980年代生まれ、愛知県在住。好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。