次郎ITでは何かと二律背反に悩む話が多い。プライバシーとセキュリティの話などがあった。そこで言葉の遊びではないが、今回はセキュリティと利便性の両立をいかに確保するか、という話題をとりあげよう。我々の仕事では、外部の会社と情報共有したり、共同で資料作成することは日常茶飯事である。さまざまな媒体を通して情報交換をする。スムーズにいかない状況を何度か経験した。当社を含め、各社が企業内情報管理の強化を進めていることが主な原因だ。企業を情報管理強化に向かわせる要因は幾つかある。第一は、むろん個人情報保護の問題である。個人保護法への対応を待つまでもなく、最近の個人情報の漏洩事件の波紋は予想以上に大きい。脅かしかねないという危機意識が高まっている。第二に、知財権戦略の観点が大きい。競争優位性を確保するため、各社には自社ノウハウのブラックボックス化を図ろうとする動きが強くなってきたからだ。最近の情報管理強化の特徴は、従業員に対する内部統制をより強化している点にある。多くの情報漏洩の原因が企業内部にいた人間であることが多いからだ。ポリシーの見直しを進める動きもでてきている。ここで、セキュリティの強化が内部的な情報活用の利便性を損なう心配がでてくる。ソリューションも提供されているので、この問題も次第に解消されていくだろう。このファイルのパスワードは何だっけ?むしろ、セキュリティと利便性の二律背反で悩むのは、企業横断的な情報連携の場合だ。企業内情報管理を行っている企業の間では、思わぬ苦労を強いられたりする。筆者がある企業の方と共同作業を行った際は以下のような具合であった。持ち出しが厳しく管理されているため、筆者が自分の携帯パソコンを持ち込むことになった。ところが、外部からのパソコンの持ち込みについても厳しい承認手順を踏まなければならない。筆者が自社サーバにリモートアクセスしてファイルを取得する。企業間でファイルを交換する場合、ファイル毎にパスワード管理するのが原則である。作業している2人の間ではしばしば「このファイルのパスワードは何だったけ?」というやりとりが交わされる。情報共有することはできない。内容確認することが多くなる。すると再び、「このファイルのパスワードは何だったけ?」となる。強化されれば、筆者のような経験をする方も多くなるのではないだろうか。ある程度はやむ終えないことなのかもしれない。解消していく工夫が必要となろう。当社で検討されているのはプロジェクトポータルという考え方である。比較的手軽に立ち上げることが可能なポータルサイトである。このポータルサイトのポイントは、標準的な情報管理ポリシーと運用ルールを設定しておくことである。独自の社内情報管理ポリシーが存在するが、これをお互いに調整するコストは大きい。お互いに標準的な情報管理ポリシーと運用ルールに合意し、情報連携の実を早期に獲得していくという判断が求められる。シリーズ次回は2020年1月下旬に更新予定です。Easyは創刊以来週刊でお届けして参りましたが、2012年4月からは隔週とさせて頂きます。2018年10月にサイトデザインをリニューアルし、SSL対応いたしました。引き続きご愛顧のほどよろしくお願いいたします。