Notes移行がうまくいかない理由Notesからほかのグループウェアに移行する際に必ず出てくるのが「まずは棚卸しからです」というひとこと。情報共有...永遠の課題への挑戦」より転載、編集しています。グループウェア業界でIBMのNotesが草刈り場になっているようだ。取り残されたユーザーの我慢も限界にきたというところだろうか。Notesの導入企業としてメディアに取り上げられた大企業も、こぞって他のグループウェアへ切り替えつつある。大物では残るは数社というところか。中堅企業ではまだ、Notesの廃止に踏み切れない企業も多いとも聞く。Notesから他のグループウェアへ移行する際のポイントといえば、「既存資産の移行をどうするか」に尽きる。グループウェアの基本機能を再現するだけなら、新しいグループウェアへ切り替えても問題はない。Notesの上で共有している企業のノウハウや業務上のナレッジを移すとなると話は違ってくる。1つひとつ見ていくことが必要だ。これがNotesデータベースの棚卸し作業になる。グループウェアベンダー各社も、ノーツマイグレーションを行うSIerも、皆、口をそろえて「Notesデータベースの棚卸し作業が重要だ」と言う。「まずは棚卸しからです」と最初に言うのだ。それなのに、具体的な棚卸しの際の手法を確立しているSIerは皆無に近い。「棚卸し」と称して作成したExcelの一覧表を顧客につきつけて、「さあ、ここから移行するデータベースを選んでください」というだけのエンジニア、「ツールによるNotesデータベースの解析結果」がウリだと言うので結果を見てみたら、単に設計要素の数をExcelの表にして数が多い順にグループ化しただけのものを見せ、グループごとの移行工数を掛け算した見積を出す営業——。ノーツマイグレーション市場では、こういう人にばかり会う。そんな安易な棚卸しでは、経営者もユーザーも納得しない。してノーツマイグレーションプロジェクトは迷走する。SIerは、長年に渡って蓄積された情報資産に対して、きちんと棚卸しの考え方を整理して提示すべきだ。われわれが棚卸しをする場合、再利用できるものは何か、一から共有し直したほうが良い情報はどんなものかを見極め、ためるものと周知するものはストックとフローとして分類する。蓄積するものは、「FIXされた結果なのか」「検討経緯や過程こそが重要なのか」といった情報の性格によって適するプラットフォームが異なる。更新頻度は多いのか少ないのか、更新者は単独か複数か、それによっても共有形態は変わってくる。フローコンテンツにしても、展示することが目的なのか、回覧・周知することが目的なのかによって適したソリューションは異なり、回覧・周知が目的の場合はグループウェア以外のツールに適したものがある。安易にベンダーやSIerの営業の口車に乗ってムダな「エセ棚卸し」で迷走しないようご注意を。情報活用を主テーマにコンサルティングや新ビジネスモデルの開発に携わっている。詳しいプロフィールはこちら。今あるオフィスで次世代の生産性=創造性を高めるために必要なたった1つのこと生産性を高めるためにオフィス環境をカイゼンする——日本マイクロソフトとスチールケースが協業して目指す新たな「働き方改革」とは!?クラウド導入で電話営業をやめた不動産ベンチャーの話トラブルにも発展しがちな不動産投資の営業電話。読者の皆さんも受けたことがあるのでは。約9割が断られる状況の中、ならばと新規顧客向けの電話営業を全廃した不動産会社がある。大和ハウス工業、RPA導入で働き方改革推進へソフトウェアロボット「BizRobo!」を活用したRPAを導入し、働き方改革や経営管理の高度化を図りながら、基幹システムに関わる業務を自動化した。非ITでも成果は出せる——「働き方改革」の実践者が語る大切なポイントSCSKとサイボウズで「働き方改革」に取り組んできた担当者に、そのきっかけや道のり、苦悩などを聞いた。広告に関するお問い合わせメールマガジンSpecialインデックスRSSfacebooktwitter利用規約ITmediaはアイティメディア株式会社の登録商標です。