Szakmai értékelés a 2008. április 10-i 11. „PROJEKTMENEDZSMENT A GAZDASÁGBAN” Fórumról
Az 1998 tavaszi első Fórum még csak a projektmenedzsment magyarországi örömteli jelenlétére, a definícióra, az elfogadtatásra koncentrált. A beindult magyarországi gazdasági átalakulás rendkívüli fejlődést követelt meg elsősorban az elmaradott infrastruktúra területén. A nagyberuházások rendkívüli együttműködést igényeltek a megvalósításban dolgozó vállalatoktól, intézményektől és ehhez nélkülözhetetlenné vált a projektmenedzsment alkalmazása. Az eltelt tizenegy évben Magyarországon is megfigyelhetők voltak a projektmenedzsment nemzetközi irodalomból megismert fejlődési lépcsői. Általánossá vált a projektmenedzsment a gyakorlatban és az egyetemeken. A nemzetközileg is használt módszertanok elterjedtek, sok vállalatnál projekt irodák működnek, sok szervezetben a projekt portfolió kezelése is megtörténik.
A piaci versenyképességet biztosító stratégiai ötletek, a hatékony szervezetfejlesztés, a szükséges innovációk sikeres megvalósításának leghatékonyabb eszköze a projektmenedzsment, mert az eredményorientáltsága mellett a kockázatokat is kezelni tudja. A globalizálódó világgazdaság és benne a piaci verseny olyan környezetet teremt, melynek a kezelése új vezetési-, ellenőrzési- és értékelési módszereket, nagyon összetett szakemberi kompetenciákat igényel a projektekben érdekeltektől.
A 11. Fórumon 28 vállalat szakértői 30 előadást tartottak. A Fórum szakmai előadásainak sorát a hagyományoknak megfelelően „AZ ÉV PROJEKTMENEDZSERE” előadása nyitott meg. 2008-ban a díjat Károlyi László (Legrand Magyarország) nyerte, aki bevezető előadásában, tapasztalatait összefoglalva rámutatott a projektmenedzsment nélkülözhetetlenségre a változások irányításában, valamint a projektmenedzserek legfontosabb feladataira (a projektben érdekeltek elvárásainak megismerésétől, az alapos előkészítésen és tervezésen át a projektmenedzseri kompetenciák megismeréséig).
A Fórum első plenáris szekciója az államigazgatás és az önkormányzatok projektmenedzsment lehetőségeit és problémáit tekintette át. Harmadik éve, hogy a Fórum külön szekciót szentel a közigazgatás projektmenedzsment problémáinak. A központi közigazgatás átalakítása (intézményi racionalizálás, teljesítmény-értékelés, teljesítményalapú bérezés) kedvező feltételeket jelez a projektmenedzsment terjedéséhez. A Fórumon elhangzó előadások jelentős hangsúllyal mutatták be a Nemzeti Fejlesztési Programok szervezési-irányítási kérdéseit, a projektmenedzsmentben jelentkező kritikus kérdéseket, mind az irányító hatóságnál és közreműködő szervezeteknél (a projektek követését, ellenőrzését, átvételét végzik), mind a kedvezményezetteknél (többnyire önkormányzatoknál). Az irányító hatóság jóllehet a közigazgatási normál rendszerben működik, tevékenysége során a projektmenedzsment forma által megkívánt rugalmas erőforrás menedzsmentet, szisztematikus és szakszerű változásmenedzsmentet igényel, ami a hagyományos közigazgatási rendszerben nem jelentkező szervezési megoldások. Fontos feladat az államigazgatás intézményi működésének illesztése a projektszerű működés követelményeihez („Projekt szereplők kiszabadítandók a hivatal kalitkájából!”). Jövőbeli döntés kérdése az NFÜ fejlődési iránya (fejlesztés politika meghatározója vagy kiemelt projektek irányítója legyen).
A kiemelt humánpolitikai-, környezetvédelmi-, elektronikus közigazgatási- és államreform operatív programokban meghatározó szerep jut kedvezményezettként az önkormányzatoknak. Az önkormányzatok a programokban vállalt finanszírozási önrész miatt erősebb sikerorientációval rendelkeznek, mint az államigazgatási szervezetek. Az önkormányzatok vagy szervezetükön belül (kisebb szervezetek, kisebb projektek) oldják meg a projekt irányítás kérdését vagy külső projektmenedzsmentet szolgáltató cégektől vásárolják meg a projektmenedzsment szolgáltatást. Mindkét esetben kritikus kérdés a megfelelő ellenőrzés és minőségbiztosítás, amit tudáshiány gátol sok esetben. A sikeres közigazgatási projektekhez elengedhetetlen a projektgazda, a közreműködő szervezetek és feladatok megoldásába bekapcsolódó vállalkozók magas színvonalú együttműködése. A projekttudás gyűjtéséhez és elosztásához több központi támogatásra lenne szükség (a programok költségvetésében a tényleges projektmenedzsmentre relatíve kis összeg [2-3%] marad).
A Fórumon a folyamatmenedzsment és az innováció szervezési-irányítási kérdéseivel foglalkoztak célzott szekcióba szervezett előadások. A hatékony üzleti folyamatok kialakítása a nemzetközi felmérések szerint az üzleti célok egyik legfontosabbika (kockázatok és költségek csökkentését, a rugalmasabb működés lehetőségét, a hatékonyság növelését hozza, amik javítják a szervezet versenyképességét). A folyamatmenedzsment célja a folyamatok kontrollja, állandó fejlesztése, megújítása. A vállalati működésben új modellek jelennek meg és ezekben kiemelt szerep jut a projektmenedzsmentnek és a folyamatmenedzsmentnek. A megfelelő folyamatmenedzsment egyértelmű felelősségi rendszer kialakítását, szolgáltatásorientációt, átlátható és párhuzamosságok nélküli működést eredményez. A folyamat-átalakító projektek (BPR) átalakítják a tevékenységek sorrendjét, az input-outputok tartalmát és a szervezeti egységek infor-mációs kapcsolatát. Az átalakulások miatt megváltozik a munkamegosztási-, felelősségi-, teljesítménymérési- és beszámolási rendszer (a folyamatirányítás), ami a vállalati szabályzatokban követhető nyomon. A BPR előkészítés projektmenedzseri munkája különleges felkészültséget jelent, mert koncepció kialakítás rendkívül sok változással jár, sokféle érdek egyeztetésére van szükség rendkívül szűk időkorlátok között. A folyamat átalakítás megvalósítása már meghatározott keretek között (elfogadott célok, rögzített feladatok) folyik, de az állandó változások itt is irányítási problémát jelenthetnek.
Az innovációs projektek meghatározó kérdéseit vizsgáló szekció először került be a Fórum programjába.
A projektmenedzsment eszköztára jelentős segítséget adhat a vállalati versenyképességhez nélkülözhetetlen innovációs eredmények megszületéséhez. Az innovációk forrása az egyetem, ahol a kutatások és fejlesztések kiinduló pontját jelentik az innovációnak, amihez ipari- és más közreműködő partnerekre is szükség van. Az egyetemeket a költségvetési nyomás is kényszeríti az innovációban üzleti szolgáltatásokkal való részvételre, amihez jelentős tevékenységi és intézményi átalakulásokra is szükség van. Ennek elemei lehetnek: innovációs intézményrendszer, szellemi alkotás-kezelés szabályozás, innovációt finanszírozó alap, üzleti profilok (egyetemi tudásközpontok, amik ipari együttműködést kínálnak), innováció hálózatba kapcsolódás. Az egyetemi tudásközpontok a szellemi potenciállal rendelkező tanszékek/intézetek támogatását látják el tervezési, feladatütemezési, erőforrás allokációs, ellenőrzési feladatok megvalósításával. A fejlődés eredményeképpen az egyetemi tudásközpontok gazdasági formában kiszervezve megszüntetik a költségvetési szerven belüliség okozta feszültséget. A kritikus kérdés az marad, hogy az önálló gazdasági formában működő tudásközpontok ipari kooperációval valódi piaci szereplőként képesek-e működni. Az egyetemi működés hatékonyságát jelentősen növelheti egy olyan modell szerinti működés, ahol az oktatás, a kutatás és a kutatás-fejlesztés egyforma hangsúlyt kap. A három dimenziós szervezetben a feladatok elosztásában jelentős szerepet kapnak a felsőbb éves hallgatók.
● a projekt tudásmenedzsment problémái (tudásfejlesztés beépítése a projektmenedzsment munkába, tudásfejlesztés érdekeltségének megteremtése),
● a szervezeti stratégia projektekre bontásának és a projektprioritás meghatározás kérdései (stratégiai alapú projektportfolió projekt prioritásainak optimalizálása),
● a projekt program- és portfoliómenedzsment gyakorlati tevékenységei (projektmenedzsment eszközrendszerének használhatósága több kapcsolódó projektet tartalmazó programok esetén, kockázatkezelés, stratégiai céloknak megfelelés vizsgálata, gazdaságossági elemzés, erőforrás menedzsment),
● programirodai feladatok (tanácsadói, tudáskezelői, standardizálási),
● szervezeti érettség (CMMI, GPM) minősítésének problémái és eredményei (külső- és belső szakértői csapat kiválasztása, az érettségi szinteknek megfelelő folyamatok kidolgozása, oktatás, szemlék),
● globális projektek menedzselésének megoldásai (szervezeti komplexitás kihívásainak megoldásai: hatáskör és felelősség megosztásban, döntéshozásban, konfliktus menedzsmentben, ügyfélkapcsolat menedzselésében, kommunikációban),
● agilis módszertan eredményei és korlátai (elsősorban bizonytalan induló célú projekteknél, így szoftverfejlesztési projektekben alkalmazható a megbízhatóbb kontroll kézbentartására. Iteratív-inkrementális fejlesztési modell a kockázatok kezelését is megoldhatóvá teszi. A célok iteratív ciklusonként/„scrum”/ ismertetésre kerülnek, de a feladatok és azok ütemezése a csapat feladata),
● a projektmenedzsment szakma jellegzetességei és fejlődési irányai (új, speciális ismeretekre épülő szakmák között szereplő projektmenedzsment kialakulóban van: elmélet, kutatás, különböző szintű képzés, minősítés – licenszek, speciális szakmai kultúra, etikai kódex, a társadalmi elismeréshez a szakmai egyesületek érdekvédelmi munkája is szükséges),
● a projekt szponzor szerepe és felelőssége (projekt célok üzleti stratégiából meghatározása, felhasználók igényeinek képviselet, erőforrások- és projekt irányítás biztosítása, eredmények átvétele), valamint a komplex feladatok megoldásához szükséges támogatások (szervezeti rendben felelősségek tisztázása, oktatás-képzés, projektmenedzser és irányító bizottság támogatása)
● esettanulmányok (biotechnológiai kutatás, nemzetközi vállalatok egyesülése, vállalati profitcentrum átszervezés, elektronikus elszámolási rendszer felépítés, alkalmazás integráció).
A Fórum programját a hagyományoknak megfelelően egy másfél órás kerekasztal beszélgetés zárta, ahol a „projekt sikertényezők” kérdőív eredményei alapján (részletes eredmény-tanulmány www.pmi.hu, www.pmsz.hu és www.hte.hu portálokon megtalálható) kerültek megbeszélésre a magyarországi projekttapasztalatok. Az eredmények tükrében megállapítható volt, hogy a válaszadók a sikertényezők megítélésben közel hasonló eredményre jutottak, mint amire egy amerikai felmérés jutott, ugyanakkor a tényezők érvényesülését a válaszadók lényegesen alacsonyabbra becsülték. Különösen kevéssé érvényesül a véleményük szerint Magyarországon a konfliktus- és minőségmenedzsment, valamint a hatékony projekt kommunikáció. A válaszadók 25%-a rendelkezett minősítéssel és a minősített kollégák a sikeres projekt feltételeinek érvényesülését alacsonyabbra értékelték, mint a minősítéssel nem rendelkezők. A felmérés alapján a válaszadók két nagy csoportba oszthatók (nagy projektek – műszaki-technikai képzettségű projektmenedzserrel, kis projektek – gazdasági végzettségű projektmenedzserrel). Kimutatható volt, hogy a nagyobb projektekben gyakorlattal rendelkezők nagyobb számban rendelkeztek minősítéssel és a projektmenedzsment kompetencia meglétének nagyobb jelentőséget tulajdonítottak, mint a kisebb projektek menedzselésében gyakorlottak. A vitában előkerült, hogy a válaszok nagy szórásának az is oka lehet, hogy a siker rendkívül összetett és a siker összetevők prioritása a projekt során is erősen változhat. A kerekasztal részvevői szerint fontos jövőbeli feladat a projektmenedzsment szakma társadalmi elismertetése, amit nagymértékben segíthet a projekt kultúra terjesztése tapasztalatcserék szervezésével, sikeres projekt-esettanulmányok bemutatásával.
A Fórum résztvevői kérdőív kitöltéssel mondták el menedzseri szakmai érdeklődésük legfontosabb területeit, projekt menedzsment ismereteik megszerzésének forrásait, a Fórum megrendezésével kapcsolatos véleményeiket és jövőbeli elvárásaikat.
Összesítve megállapítható, hogy a Fórum a kapcsolatépítés mellett jelentős tapasztalatokat adott a résztvevőknek a projektmenedzseri munkához. Ebben az évben is a résztvevők nagy része gyakorlati munkák során (84%) szerezte projektmenedzseri tudását, de minden válaszadó más formában is szerzett ismereteket és gyűjtött tapasztalatokat (egyetemi képzés: 44%, vezetőképzés 50%, önképzés 70%). A részvevők 93%-a projektmenedzseri-, 26% IB tagsági-, 9% IB elnöki gyakorlattal rendelkezett. A résztvevők cégeinek 81%-nál létezik írásos PM eljárásrend. A kérdőívre választ adók 46%-a szerint az előadások színvonala jó, 28% szerint kimagaslóan jó volt. 46% szerint az előadások témája aktuális, míg 37% szerint rendkívül aktuális volt. A válaszadók 90%-a az előadásokat tartalmazó kiadványt hasznosnak tartotta. A Fórum technikai lebonyolítását az átlagosnál jobbnak gondolta a válaszadók 95%-a. A felmérés összegzéseként megállapítható, hogy a résztvevők az előadások és a kiadvány színvonalát nagyon jónak tartották, ami azt mutatja, hogy a projektmenedzsment kultúra fejlődése vitathatatlan.
Az 1998-ban indult Fórum több éves dinamikus létszám növekedése 2002-re megállt. 2003-ban jelentős visszaesés következett be, amit 2005-ben sikerült megállítani és stabilizálni. 2008-ban 65 cég képviseletében 122 résztvevője volt a Fórumnak. A projektmenedzsment szakma lassan minden jelentősebb szervezete (FÖVOSZ-IPMA, PMI Budapest Hungary, PMSZ, TIPIK) bekapcsolódott a szervezésbe, ami a Fórum országos ismertségét jelentősen megnövelte. Mindezek alapján megállapítható, hogy a 2008. április 10-én, a margitszigeti Thermal Hotelben megrendezett, 11. Projektmenedzsment a Gazdaságban Fórum szakmailag sikeresnek tekinthető.
A Fórum résztvevői az idén is megválasztották a Fórum legjobb előadóját, aki ez évben Cselőtei Attila vezérigazgató-helyettes (CIB Bank) lett, aki a IEB és CIB bankok egyesülését kísérő informatikai integráció program tapasztalatai alapján mutatta a be a projekt szponzor feladatait és a hozzá kapcsolódó felelősségeket.
A Szervező Bizottság az „ÉV PROJEKTMENEDZSERE” cím pályázatát hetedik alkalommal 2007. novemberében írta ki. A 2008. március 3-i határidőig 3, a kiírásnak teljes mértékben megfelelő, magas színvonalú pályázat érkezett be. A kiírásnak megfelelően az SZB megbízásából az Operatív Bizottság márciusban az értékelési munkát elvégezte és az SZB 2008. március 19-i ülésén, elfogadva az OB ajánlását, szavazással döntött az ÉV PROJEKTMENEDZSERE díj 2007. évi győzteséről, aki Károlyi László vezérigazgató (Legrand Magyarország) lett. Károlyi László a „A FŐNIX kereskedelmi profitcentrum reorganizációs program” vezetőjeként pályázott a díjra.
A következő, tizenkettedik Fórum megrendezésére várhatóan 2009. április 2-án kerül sor.