Mit nevezünk munkafolyamatnak?
Munkafolyamatok InfoPath-űrlapokkal való használatának módszerei
Az Office SharePoint Server 2007 programban található munkafolyamatok
Egyéni munkafolyamatok támogatása a Windows SharePoint Services 3.0 vagy az Office SharePoint Server 2007 alkalmazásban
Munkafolyamatok használatának lépései
Munkafolyamat indítása egy dokumentumon vagy elemen
A munkafolyamatot néha eredményt létrehozó tevékenységek soraként határozzák meg. A Microsoft SharePoint termékek és technológiák szemszögéből nézve a munkafolyamatok szűkebb értelemben a dokumentumok és elemek automatikus mozgatása olyan műveletek vagy tevékenységek sorozatán keresztül, amelyek egy üzleti folyamathoz kapcsolódnak. A munkafolyamatok segítségével a szervezeten belül következetesen kezelhetők a szokásos üzleti folyamatok azáltal, hogy a szervezetek üzleti logikát kapcsolhatnak a SharePoint-listákban vagy -tárakban lévő dokumentumokhoz vagy elemekhez. Az üzleti logika alapvetően egy olyan utasításkészlet, amely meghatározza és szabályozza a dokumentumokkal vagy más elemekkel elvégzendő műveleteket.
A munkafolyamatok a bevont emberi tevékenységek kezelésével és nyomon követésével racionalizálhatják a szokásos üzleti folyamatok (például a projektjóváhagyás vagy a dokumentumvéleményezés) összehangolására fordított költségeket és időt. Microsoft Office SharePoint Server 2007-alapú webhelyeken például munkafolyamatot társíthat egy dokumentumtár, amely a dokumentumokat jóváhagyásra eljuttatja a megfelelő személyekhez. Amikor a dokumentum szerzője elindítja a munkafolyamatot a dokumentumtár egyik dokumentumával, a munkafolyamat létrehozza a jóváhagyási feladatokat, kiosztja azokat a munkafolyamat résztvevőinek, majd a résztvevőknek e-mailben értesítést küld; az e-mail egyrészt a feladatot ismertető utasításokat tartalmazza, másrészt egy hivatkozást nyújt a jóváhagyásra váró dokumentumra. A munkafolyamat ideje alatt a munkafolyamat tulajdonosa (jelen esetben a szerző) vagy a munkafolyamat többi résztvevője a Munkafolyamat állapota lapon ellenőrizheti, hogy ki végezte el a munkafolyamatból rá eső feladatot. A Munkafolyamat állapota lap a dokumentumhoz vagy elemhez tartozó munkafolyamat állapotára kattintva nyitható meg a dokumentumtárból. Amikor a résztvevők elvégzik feladataikat, a munkafolyamat véget ér, amiről a tulajdonos automatikusan értesítést kap.
Az alábbi ábrán a jóváhagyási munkafolyamat látható.
A munkafolyamatok nem csak a meglévő manuális munkamódszereket segítik, de kibővítik a dokumentumok, listák és dokumentumtárak segítségével való együttműködés és munka lehetőségeit is. A webhely felhasználói a SharePoint-listákban vagy -dokumentumtárakban lévő dokumentumokból vagy elemekből elérhető testreszabható űrlapok használatával kezdeményezhetnek munkafolyamatokat vagy vehetnek részt bennük. Ezek a testreszabható űrlapok olyan SharePoint-lapok, amelyek segítségével a felhasználók áttekinthetik és módosíthatják a munkafolyamatokat. Emellett az Office SharePoint Server 2007 munkafolyamat-funkciója szorosan együttműködik a 2007-es Microsoft Office rendszer szoftvercsomaggal. Az alábbi munkafolyamat-feladatok egy Office SharePoint Server 2007-alapú webhelyen vagy közvetlenül az 2007-es Office kiadás bizonyos alkalmazásaiban egyaránt elvégezhetők:
A dokumentummal vagy elemmel társított munkafolyamatok listájának megtekintése
Munkafolyamat indítása dokumentumon vagy elemen.
Munkafolyamat-feladat megtekintése, szerkesztése vagy máshoz rendelése.
Munkafolyamat-feladat befejezése.
Szabályok alkalmazásával az űrlapok más módokon is válaszolhatnak a munkafolyamatokra, megjeleníthetnek például egy üzenetpanelt, amely utasításokat tartalmaz az adott munkafolyamat-állapotnak megfelelően.
Megjegyzés : A párbeszédpanelek nem jelennek meg automatikusan a felhasználók által a webböngészőben kitöltött böngészőkompatibilis űrlapsablonokban.
A munkafolyamatok csak úgy használhatók InfoPath-űrlapsablonokon keresztül, ha SharePoint-listához, -tárhoz vagy -tartalomtípushoz vannak társítva. Az adott webhelyen használható munkafolyamatok köre is változó: attól függ, hogy milyen típusú a webhely, illetve hogy léteznek-e a Microsoft Office SharePoint Designer 2007 alkalmazással készült egyéni munkafolyamatok. Kérdezze meg a farm rendszergazdájától, hogy milyen munkafolyamatok vannak telepítve, és melyek használhatók a webhelyen.
SharePoint-webhelyeken használható munkafolyamatok
Az Office SharePoint Server 2007-webhelyeken használható munkafolyamatok
Az Office SharePoint Server 2007-alapú webhelyeken elérhetők az alábbi, gyakori üzleti forgatókönyvekhez készült munkafolyamatok is:
Jóváhagyás: Ez a munkafolyamat egy űrlapot küld jóváhagyásra az adott személyek csoportjának. Alapértelmezés szerint a Jóváhagyás munkafolyamat a Dokumentum tartalomtípussal van társítva, ami azt jelenti, hogy a dokumentumtárakban automatikusan elérhető. A Jóváhagyás munkafolyamat egy verziója alapértelmezés szerint a közzétételi webhelyek Lapok dokumentumtárával is társítva van; itt a munkafolyamattal a weblapok közzétételének jóváhagyási folyamata kezelhető.
Visszajelzések összegyűjtése: Ez a munkafolyamat egy űrlapot küld az adott személyek csoportjának, amelyről visszajelzést kér. A véleményezők megírják visszajelzéseiket; ezeket a rendszer feldolgozza, és visszaküldi a munkafolyamat elindítójának. Alapértelmezés szerint a Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat a Dokumentum tartalomtípussal van társítva, ami azt jelenti, hogy a dokumentumtárakban automatikusan elérhető.
Megjegyzés : Ez a munkafolyamat InfoPath-űrlapokkal nem használható.
Törlés jóváhagyása: Ez a rekordkezelési folyamatokat támogató munkafolyamat kezeli a dokumentumok elévülését és megőrzését úgy, hogy lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy a eldönthessék, törölni vagy megőrizni szeretnék-e az elévült dokumentumokat. A törlés-jóváhagyási munkafolyamat elsődlegesen rekordtár webhelyen belüli használatra van tervezve.
Csoportos jóváhagyás: Ez a munkafolyamat hasonlít a Jóváhagyás munkafolyamatra, de kijelölt dokumentumtárat használ, és személyre szabott nézetet biztosít azokhoz a jóváhagyási folyamatokhoz, amelyekben az adott felhasználó részt vesz. A munkafolyamat egy hierarchikus szervezeti diagramot kínál fel, amelyből kiválaszthatók a jóváhagyók, akik aláírás helyett bélyegző vezérlőt is használhatnak. Ez a megoldás kizárólag az Office SharePoint Server 2007 kelet-ázsiai verzióiban található meg.
Fordításkezelés: Ez a munkafolyamat kezeli a manuális dokumentumfordítási folyamatot: a lefordítandó dokumentumokról létrehoz egy példányt, és kiosztja a fordítási feladatokat a fordítóknak. Csak fordításkezelési dokumentumtárakban használható.
A fenti munkafolyamatok mindegyike többféleképpen is a szervezet igényeire szabható. Ha például egy listához, dokumentumtárhoz vagy tartalomtípushoz munkafolyamatot társít, és így azt dokumentumokhoz és más elemekhez elérhetővé teszi, testreszabhatja a feladatok és az előzmények listáit, amelyek a munkafolyamat adatait tárolják.
Amikor egy felhasználó valamelyik dokumentummal vagy más elemmel munkafolyamatot indít, típusától függően a munkafolyamat további testreszabására is lehetőség van a résztvevők, a határidő és az utasítások megadásával.
A szervezet dönthet saját üzleti folyamataira szabott, egyéni munkafolyamatok fejlesztése és üzembe helyezése mellett. Ezek a munkafolyamatok lehetnek egyszerűek vagy összetettek attól függően, hogy az üzleti folyamatokhoz mire van szükség. A fejlesztők tervezhetnek olyan munkafolyamatokat, amelyeket a webhelyfelhasználók indítanak el, vagy olyanokat, amelyek meghatározott esemény bekövetkezésekor (például egy SharePoint-listaelem vagy dokumentumtárbeli űrlap létrehozásakor vagy megváltozásakor) automatikusan elindulnak. Ha szervezete egyéni munkafolyamatokat fejlesztett és helyezett üzembe, azok minden bizonnyal elérhetők a webhelyen.
Professzionális szoftverfejlesztők: A professzionális szoftverfejlesztők a Windows folyamatkövető alaprendszer számára készült Microsoft Visual Studio 2005-kiegészítések használatával készíthetnek munkafolyamatokat. Ezek egyéni programkódot és munkafolyamat-tevékenységeket tartalmaznak. Miután a professzionális fejlesztő létrehozta, a kiszolgáló rendszergazdája üzembe helyezheti az egyéni munkafolyamatot több webhelyen is.
Webhelytervezők: A webhelytervezők kód nélküli munkafolyamatokat készíthetnek a különböző listákban vagy tárakban történő használathoz – ehhez Windows SharePoint Services-kompatibilis webhelytervező alkalmazásokat (például Microsoft Office SharePoint Designer 2007 programot) használhatnak. Ezeket a munkafolyamatokat a rendelkezésre álló tevékenységekből lehet összeállítani, és létrehozójuk üzembe is helyezheti a munkafolyamatokat közvetlenül a megfelelő listában vagy tárban.
Ha szeretne egy egyéni munkafolyamatot tudnak megvalósítani, forduljon a farmgazdájához olvashat a rendelkezésre álló erőforrásokat a szervezet. Egyéni munkafolyamatok Windows SharePoint Services 3.0fejlesztésével kapcsolatos további tudnivalókért lásd: a Windows SharePoint Services Developer Center alwebhelyéről MSDN. Egyéni munkafolyamatok Office SharePoint Server 2007fejlesztésével kapcsolatos további tudnivalókért lásd: a Microsoft Office SharePoint Server 2007-es SDK csomagjában talál, amelyek érhető el a Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer Portal segítségével MSDN webhelyen.
A dokumentumokhoz vagy más elemekhez kapcsolódó munkafolyamatok használata több lépésből áll. Minden egyes lépést úgy terveztek, hogy különböző szerepkörű személyek végezzék el. A webhely rendszergazdája például munkafolyamatot társíthat a dokumentumtárral, a tartalomszerzők elindíthatják a munkafolyamatot vagy menet közben módosíthatják azt, egy véleményező vagy jóváhagyó pedig lezárhatja a munkafolyamat-feladatot.
A következő szakaszban a munkafolyamatok használatával járó alábbi folyamatokat ismertetjük:
Munkafolyamatok társítása listával, dokumentumtárral vagy tartalomtípussal
Dokumentumhoz vagy elemhez kapcsolódó munkafolyamatok indítása
Munkafolyamatok módosítása menet közben
Munkafolyamat-feladatok lezárása
Munkafolyamatok állapotának nyomon követése
Mielőtt egy munkafolyamat használható lenne, társítani kell egy listához, dokumentumtárhoz vagy tartalomtípushoz. Ehhez Listák kezelése engedélyek kell rendelkezni. Ezt a feladatot többnyire a webhelyek rendszergazdái vagy az egyes listák vagy tárak kezelői hajtják végre.
Ha egy munkafolyamatot lista tartalomtípushoz ad hozzá (egy meghatározott listához vagy tárhoz hozzáadott webhely tartalomtípus egy példánya), akkor az csak a megadott listának vagy tárnak az olyan tartalomtípusú elemeire érvényes, amelyhez a tartalomtípus kapcsolódik.
Ha egy webhely-tartalomtípushoz ad hozzá egy munkafolyamatot, akkor a munkafolyamat minden listában és dokumentumtárban elérhető lesz az adott tartalomtípusú elemek számára. Ha adott tartalomtípusú elemekhez egy webhelycsoport minden listájában és tárában egységesen elérhetővé kíván tenni egy munkafolyamatot, a legegyszerűbb közvetlenül a webhelyi tartalomtípushoz hozzáadni a munkafolyamatot.
Ha munkafolyamatot ad hozzá egy listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz, akkor azt az adott hely számára különféle lehetőségek megadásával testre is szabhatja:
A munkafolyamat-példány neve
A munkafolyamathoz kapcsolódó összes eseményt rögzítő előzménylista
A munkafolyamat indítási módja
Az adott munkafolyamatra jellemző egyéb beállítások, például hogy a feladatok hogyan jutnak el a résztvevőkhöz, milyen körülmények között lehet lezárni a munkafolyamatot, illetve a lezárás után milyen műveletekre kerül sor
Megjegyzés : Munkafolyamat listához, dokumentumtárhoz vagy tartalomtípushoz való társításakor mindössze elérhetővé teszi azt az adott helyen lévő dokumentumok és más elemek számára; magát a munkafolyamatot ezzel még nem indítja el. A Lásd még szakaszban lévő hivatkozásokra kattintva további információkat olvashat a munkafolyamatok listákhoz, dokumentumtárakhoz vagy tartalomtípusokhoz való hozzáadásáról.
Miután munkafolyamatot társított egy listához, dokumentumtárhoz vagy tartalomtípushoz, az adott helyen egy dokumentummal vagy más elemmel elindíthatja azt (ha a munkafolyamat beállításai lehetővé teszik a manuális indítást). A munkafolyamat elindításához ki kell jelölni azt a dokumentumhoz vagy elemhez használható munkafolyamatok listájában. Ha szükséges, ki kell tölteni egy űrlapot a megfelelő információkkal. Indítása után a munkafolyamatot, tervezésétől és beállításaitól függően, más módon is testreszabhatja, például a résztvevők, a határidő és az utasítások megadásával.
Elindítása után a munkafolyamat olykor módosításra szorul, például további résztvevőket kell felvenni, az egyik résztvevő feladatát máshoz kell rendelni, vagy kérni kell a munkafolyamat alapját képező dokumentum vagy elem megváltoztatását. Az Office SharePoint Server 2007 alkalmazásba beépített, előre definiált munkafolyamatok némelyike menet közben módosítható. Ha a szervezet egyéni munkafolyamatokat fejlesztett és helyezett üzembe, a menet közbeni módosítás lehetősége a tervezésen múlik.
A munkafolyamat kézi beavatkozást igénylő lépései a munkafolyamat-feladatok. Ha egy feladat a munkafolyamat egyik résztvevőjéhez van rendelve, a résztvevő végrehajthatja a feladatot, vagy a megfelelő munkafolyamat-feladat űrlapján kérheti a munkafolyamat módosítását. Az Office SharePoint Server 2007 alkalmazásban a munkafolyamat-résztvevők a feladatokat végrehajthatják a SharePoint-webhelyen vagy közvetlenül az erre szolgáló Microsoft Office 2007 programban – például a Microsoft Office InfoPath 2007 alkalmazásban. Amikor egy résztvevő végrehajtja a munkafolyamat-feladatot, vagy kéri a munkafolyamat módosítását, a kiszolgáló a munkafolyamatot a soron következő állapotba lépteti.
A munkafolyamat-tulajdonosok és -résztvevők nyomon követhetik a munkafolyamat haladását a SharePoint-webhelyen vele társított állapotlap ellenőrzésével. Az állapotlap információt nyújt a még el nem végzett munkafolyamat-feladatok állapotáról, illetve a munkafolyamathoz kapcsolódó előzményekről.
Az Office SharePoint Server 2007 jelentéskészítő eszközöket is tartalmaz, amelyekkel összesített elemzés készíthető a munkafolyamat előzményeiről. A szervezetek ennek az elemzésnek az alapján megkereshetik a folyamat azon területeit, amelyek javításra szorulnak, illetve megállapíthatják, hogy egy adott csoport megfelel-e az üzleti folyamat támasztotta teljesítménybeli követelményeknek. Az Office SharePoint Server 2007 több előre definiált Microsoft Excel-jelentést tartalmaz, amelyek bármely munkafolyamatban használhatók. A munkafolyamati előzményadatok SharePoint-lista formátumú adatforrásként is elérhetők, amelyek más programokban (például a Microsoft Office Visio 2007, a Microsoft Office Access 2007 vagy a Microsoft Office InfoPath 2007 alkalmazásban), illetve egyéni üzletifolyamat-figyelő megoldásokban felhasználhatók és elemezhetők.