INFORMATYZACJA

Jak zbudować system komputerowy

Pośpiech szkodzi przetargom

RYS. PAWEŁ GAŁKA

RYSZARD NOWAK

System informatyczny jest jak wodociąg - dopóki pracuje,  dopóty nie budzi zainteresowania. Dopiero w momencie awarii skupia na sobie uwagę. Przykładem może być ZUS.

Kilkanaście lat system informatyczny ZUS działał nieprzerwanie. Przez cały ten czas prawie nikt o nim nie słyszał, nim nie zabrano się za jego unowocześnienie przy okazji reformy ubezpieczeń społecznych. Zresztą w zakresie wypłat rent i emerytur oraz wniosków o przyznanie świadczeń działa nadal tzw. stary system. Całe szczęście, że tworzenie nowego zaczęto od obsługi składek.

Ucieczka dostawcy

Od kilku lat toczy się dyskusja na temat powodów niepowodzeń we wdrażaniu wielkich systemów informatycznych (system podatkowy, celny, ubezpieczeń społecznych, itd.).

Różne są metody realizacji dużych przedsięwzięć informatycznych. Jedna z mniej szczęśliwych to rozpisanie przetargu ukierunkowanego na wybór dużej firmy informatycznej, która będzie w stanie przejąć całą odpowiedzialność za budowę systemu. Przykład: przetarg na kompleksowy system dla urzędów celnych. Umowa była majstersztykiem. Siemens Nixdorf wypchnął do podpisania tej umowy swoją spółkę CGK, systemu jak nie było, tak nie ma, a biedna, wystawiona do odstrzału CGK i tak nie zapłaciła przewidzianych umową kar.

Wydaje się, że im większy system, tym mniejsza szansa na osiągnięcie sukcesu tą drogą. Najprawdopodobniej niewiele daje eskalacja żądań i gwarancji w wymaganiach przetargowych, gdy przedmiotem przetargu jest dostawa, czyli wykonanie i następnie oddanie systemu w całości do eksploatacji przez zamawiającego. Znany efekt "ucieczki dostawcy" zaowocuje nieuchronnie pozostawieniem użytkownika z problemami, gdy tylko koszty ich rozwiązywania okażą się zbyt wysokie. Bull, francuska firma informatyczna, znalazła sposób, by zostawić "wyeksploatowanego" klienta w trakcie realizowania kontraktu na informatyzację podatków w Polsce, a i ZUS zostanie zapewne pozostawiony samemu sobie, gdy przestanie być finansowo interesujący.

Standardy polskie  i zachodnie

Jako antidotum na niebezpieczeństwa związane z wdrażaniem systemów informatycznych w nowych lub reformowanych instytucjach wymienia się często koncepcję zakupu i zaadaptowania gotowego i sprawdzonego systemu z zachodu. Zakłada się, że skoro w efekcie tego procesu powstanie organizacja zgodna z zachodnimi standardami, to któryś z istniejących zachodnich systemów będzie spełniał jej potrzeby. Ten pogląd usprawiedliwia odkładanie istotnych decyzji i powoduje, spontaniczną, pozbawioną jakiegokolwiek planu mikrokomputeryzację takiej instytucji. Polonizowanie i wdrażanie typowych systemów zarządzania produkcją w typowych przedsiębiorstwach trwa kilka lat, zwykle zdecydowanie dłużej niż zakłada się na początku, i kończy się pełnym sukcesem w zastanawiająco niskim procencie przypadków. Koszt jest zawsze bardzo wysoki.

Koncepcje zinformatyzowania w ten sposób państwowych instytucji często rozważano i zwykle odrzucano. Powodem był najprawdopodobniej wzrost wiedzy na temat problemów z ich realizacją.

Własnym sumptem

Kilkakrotnie podejmowano próby stworzenia kompleksowego systemu dla powstającej lub reorganizującej się instytucji, powołując w jej ramach zespół informatyków. Drugi etap budowy systemu ewidencji podatków i podatników "Poltax" jest tego klasycznym przykładem. Kiedy po pięciu latach okazało się, że wynajęcie francuskiej firmy Bull nie rozwiązuje problemu informatyzacji systemu podatkowego w Polsce, zdecydowano się na rozbudowanie stworzonego w ramach Ministerstwa Finansów zespołu informatyków, który przejął całe zadanie. Kierujący wcześniej tym zespołem, jeszcze podczas współpracy z Francuzami, profesor Andrzej Jankowski jako jedną z przyczyn niepowodzenia "Poltaksu" podał w piśmie "Computerworld" fakt tworzenia systemu przez zespół dopiero powstający, i to w bardzo niesprzyjających warunkach (m.in. zmiany w działaniu samej instytucji, nieuregulowany status informatyków, zmiany priorytetów). Budowanie sprawnego zespołu informatyków zawsze trwa długie lata, a żeby stworzyć dobry system informatyczny, trzeba najpierw zrobić w danej dziedzinie  system zły. Według płynących ostatnio od osób kierujących informatyzacją podatków -"Poltax" ma się coraz lepiej. Być może etap złego działania został już zakończony i za kilka lat system będzie pracował w wystarczającym zakresie. 

Komu jakie zadanie

Drogą, która w naszych realiach okazywała się dotychczas dość skuteczna, jest oddanie dobrze zdefiniowanych informatycznych zadań do wykonywania przez wyspecjalizowane zewnętrzne firmy.

Koncepcja ta ma następujące zalety:

- Już w fazie analizy zadania umożliwia dostęp do specjalistycznej wiedzy i oparcie planów na realnie istniejących mocach wykonawczych.

-Zaoszczędza czas potrzebny na stworzenie zespołów i ośrodków informatycznych.

-  Wyklucza zjawisko "ucieczki dostawcy" - w odróżnieniu od dostawcy systemu wykonawca usług jest wynagradzany za eksploatację systemu w danym okresie.

- Wymusza skuteczne egzekwowanie powierzonych zadań przez wcześniejsze precyzyjne określenie składowych systemu, zakresu obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych wykonawców.

Zlecanie poszczególnych zadań budowy systemu zewnętrznym firmom jest natomiast szalenie nieatrakcyjne w początkowej fazie przedsięwzięcia - zbyt szybko ukazuje wszystkie koszty i rzeczywiste problemy. W dodatku,  przez wielu informatyków zatrudnionych w informatyzowanej instytucji traktowany jest jako zamach na ich pozycję. Tymczasem ich pozycja umacnia się: do nich należy dokonanie szczegółowej analizy, które z zadań zlecić na zewnątrz, które realizować, korzystając z własnych zasobów, a także, jak te cząstkowe rozwiązania, eksploatowane na odległych komputerach, najprawdopodobniej w różnych technologiach, zintegrować w jeden "przezroczysty", osiągalny ze wszystkich stanowisk pracy system. Przykładem takiej ścieżki  jest KRUS - Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, która uznana została przez tygodnik "Teleinfo" za najlepiej zinformatyzowaną instytucję ubezpieczeniową w 1999 r. Charakterystyczne jest, że KRUS nie ma własnego ośrodka informatyki - obsługiwana jest przez grupę zewnętrznych firm. Ważne, że do tej pory nic nie było słychać o kłopotach z identyfikacją składek czy wypłatami rolniczych świadczeń. To znaczy, że systemy w KRUS działają.

Nie tylko komputery

Stałym elementem najbardziej fatalnych scenariuszy jest niedostrzeganie złożoności zadania informatycznego. Zwykle na początku widzi się jedynie wielką liczbę komputerów osobistych otoczonych najprzeróżniejszymi peryferiami i podłączonych do lokalnych lub regionalnych serwerów, a wszystko to zwieńczone wielkim serwerem centralnym. Prezes Janusz Paczocha, obejmując kilka lat temu stanowisko w Głównym Urzędzie Ceł, zapowiadał jako pierwszy krok w nowym etapie realizacji systemu informatycznego rozpisanie wzorcowego przetargu na mikrokomputery dla urzędów celnych. 

Przetarg się odbył i zapewne był wzorcowy, tylko w żaden sposób nie przybliżył uruchomienia systemu. Zakup sprzętu wraz z podstawowym oprogramowaniem i urządzeniami peryferyjnymi to przedsięwzięcie najprostsze, spektakularne i łatwo je przedstawić jako duży sukces, mimo iż potem często okazuje się, że duża część zakupów była chybiona.

Poważny problem zaczyna się z chwilą przystąpienia do przejęcia danych z istniejących systemów. Przyjęta jest zwykle jedna z dwóch skrajnych koncepcji:

-Desperacka - próba wykonania przy okazji budowy nowego systemu wszystkich "niekompletnych" ewidencji. Doprowadza to do rozproszenia wysiłków i skutecznie zatrzymuje budowanie właściwego systemu.

- Kunktatorska - okrojenie "na razie" systemu. Tego rodzaju wyjście nazywane jest pragmatycznym i prowadzi do wytworzenia papierowo-mikrokomputerowej atrapy systemu, przy czym przeznaczone na realizację projektu fundusze topi się w "wyposażaniu technicznym biur i centrali".

Pod presją czasu

W dalszym ciągu na realizację czekają programy komputeryzacji systemów ewidencji pojazdów i kierowców, ewidencji gruntów, upraw i zwierząt, podatków i podatników ("Poltax"), rejestrów sądowych, systemów dla administracji celnej ("Osiac") i wiele innych. Prawie każda resortowa reforma czy reorganizacja zawiera w sobie konieczność stworzenia ogólnokrajowego systemu informatycznego. Perspektywa wejścia do Unii Europejskiej zjawisko to nasili. Kolejne poważne informatyczne przedsięwzięcia będą podejmowane pod presją czasu. W przygotowywanych w pośpiechu dokumentach przetargowych pojawią się chybione wymagania i nierealne terminy. Do wydania są duże, w większości unijne pieniądze. Żądania szybkich efektów łatwo zaowocują powielaniem ogólnie znanych scenariuszy. Dotychczas przynosiły one tylko niepowodzenia.

Autor reprezentuje Agencję Informatyczną, partnera firmy Software AG w Polsce, dostawcy narzędzi do tworzenia systemów informatycznych o kluczowym znaczeniu
System informatyczny dopóki pracuje, nie budzi zainteresowania. Dopiero w momencie awarii skupia na sobie uwagę. Przykładem może być ZUS.
Kilkanaście lat system informatyczny ZUS działał nieprzerwanie. Od kilku lat toczy się dyskusja na temat powodów niepowodzeń we wdrażaniu wielkich systemów informatycznych.
Różne są metody realizacji. Jedna z mniej szczęśliwych to rozpisanie przetargu ukierunkowanego na wybór dużej firmy informatycznej, która będzie w stanie przejąć całą odpowiedzialność za budowę systemu. Wydaje się, że im większy system, tym mniejsza szansa na osiągnięcie sukcesu tą drogą. Jako antidotum na niebezpieczeństwa związane z wdrażaniem systemów informatycznych wymienia się często koncepcję zakupu i zaadaptowania gotowego i sprawdzonego systemu z zachodu. Zakłada się, że  któryś z istniejących zachodnich systemów będzie spełniałj potrzeby. Koncepcje zinformatyzowania w ten sposób państwowych instytucji często rozważano i zwykle odrzucano. Powodem był najprawdopodobniej wzrost wiedzy na temat problemów z ich realizacją.
Kilkakrotnie podejmowano próby stworzenia kompleksowego systemu dla powstającej lub reorganizującej się instytucji, powołując w jej ramach zespół informatyków. 
Stałym elementem najbardziej fatalnych scenariuszy jest niedostrzeganie złożoności zadania informatycznego. 
Prawie każda resortowa reforma czy reorganizacja zawiera w sobie konieczność stworzenia ogólnokrajowego systemu informatycznego. Perspektywa wejścia do Unii Europejskiej zjawisko to nasili. Kolejne poważne informatyczne przedsięwzięcia będą podejmowane pod presją czasu. W przygotowywanych w pośpiechu dokumentach pojawią się chybione wymagania i nierealne terminy. Do wydania są duże unijne pieniądze. Żądania szybkich efektów łatwo zaowocują powielaniem ogólnie znanych scenariuszy. Dotychczas przynosiły one tylko niepowodzenia.