खातेवहीची गरज खालील कारणामुळे भासते. 

१. वर्गीकृत माहितीची गरज भागवणे. म्हणजे खर्च किती झाला याचा एकाच आकडा कळण्यापेक्षा तो कुठल्या कुठल्या कारणासाठी झाला हे समजणे व्यवस्थापनासाठी आवश्यक असते. किंवा एकूण येणे रक्कम किती आहे या पेक्षा आपले सर्वात मोठे पाच ऋणको कोण आहेत हे समजणे अधिक उपयुक्त आहे. ही माहिती खातेवही मुळे मिळू शकते.

२. व्यावसायिक निर्णय घेण्यासाठी खातेवही उपयुक्त ठरते. कुठले खातेदार फायदेशीर आहेत किंवा वारंवार व्यवहार करतात, खर्च कुठल्या कालावधी मध्ये कसा केला जातो इत्यादी माहिती मिळताच व्यवस्थापन अनेक प्रकारचे निर्णय घेऊ शकते.

३. महत्त्वाची आर्थिक विवरणे बनवणे. तेरीज पत्रक ( English : Trial Balance) , नफा तोटा पत्रक आणि ताळेबंद तयार करताना खातेवही वापरली जाते

४. लेखाकर्म करण्यासाठी आवश्यक. पुस्तपालन म्हणजे व्यवहारांची प्राथमिक नोंद पण तिला लेखाकर्माचे स्वरूप देण्यासाठी खातेवही आवश्यक ठरते.

खात्यांचे संतुलन
आवश्यकता
इंग्रजीतील टी या अक्षराप्रमाणे नमुना
स्वरूप