ഇടപാടുകളെ കാലക്രമമനുസരിച്ച് രേഖപ്പെടുത്തുക, ഓരോ അക്കൌണ്ടിലേയും ഒരു പ്രത്യേക കാലയളവിലുള്ള ഡെബിറ്റും ക്രെഡിറ്റും കുറിപ്പുകൾ ക്രമീകരിച്ച് നീക്കി ബാക്കി കണ്ടെത്തുക, ഈ നീക്കി ബാക്കികൾ ഉപയോഗിച്ച് പട്ടിക തയ്യാറാക്കുക, അതിന്റെ സഹായത്തോടെ ലാഭ/നഷ്ടം അല്ലെങ്കിൽ മിച്ചം/കമ്മി തിട്ടപ്പെടുത്തുവാനും സാമ്പത്തികനില കണ്ടറിയുവാനുമുള്ള സമാപനക്കണക്കുകൾ തയ്യാറാക്കുക, അവയുടെ അപഗ്രഥനത്തിനാവശ്യമായ രേഖകൾ തയ്യാറാക്കുക തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങളാണ് ഫിനാൻഷ്യൽ അക്കൗണ്ടിംഗിൽ വരുന്നത്.

ഇടപാടുകൾ കാലക്രമമനുസരിച്ച് രേഖപ്പെടുത്തുന്ന പ്രാരംഭ പുസ്തകമാണ് നാൾവഴി അഥവാ ജേർണൽ. ഇതിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന കുറിപ്പുകളെ നാൾവഴികുറിപ്പുകൾ എന്നാണ് പറയുക. അതേസമയം, ധാരാളം ഇടപാടുകൾ നടക്കുന്ന ഒരു സ്ഥാപനത്തിൽ എല്ലാ ഇടപാടുകളും ഒരു ബുക്കിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക പ്രായോഗികമല്ല. മാത്രമല്ല, എന്തെങ്കിലും പിശകുകൾ പിണഞ്ഞിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ അവ കണ്ടുപിടിക്കുന്നതിനും തിരുത്തുന്നതിനും നന്നേ ബുദ്ധിമുട്ടേണ്ടിവരും. ഓരോ തരത്തിലുമുള്ള ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനുവേണ്ടി വെവ്വേറെ ബുക്കുകളും ആവശ്യമെങ്കിൽ പ്രത്യേകചുമതലക്കാരേയും ക്രമീകരിക്കാനാവും. ഇതിനായി ഇടപാടുകളുടെ സ്വഭാവമനുസരിച്ച് ജേർണലിനെ വിഭജനം നടത്തും.

ജേർണലിന്റെ വിഭജനത്തിലൂടെ രൊക്കം പണം ഇടപാടുകൾക്ക് ക്യാഷ്ബുക്ക്, ചില്ലറ ചെലവുകൾക്ക് പെറ്റിക്യാഷ് ബുക്ക്, കടംചരക്ക് വാങ്ങുന്ന ഇടപാടുകൾക്ക് ക്രയബുക്ക് (purchases book), കടം ചരക്ക് വിൽക്കുന്ന ഇടപാടുകൾക്ക് വില്പനബുക്ക് (sales book), ബില്ലുകൾ സംബന്ധിച്ച ഇടപാടുകൾക്ക് കിട്ടേണ്ട ബിൽബുക്ക് (Bills Receivable Book), കൊടുക്കേണ്ട ബിൽ ബുക്ക് (Bills Payable Book), മറ്റിനം ഇടപാടുകൾക്കായി പൊതുജേർണൽ (Journal Proper) തുടങ്ങിയ വെവ്വേറെയുള്ള ജേർണലുകളാകാം.

ഓരോ അക്കൌണ്ടിനെയും സംബന്ധിച്ച് എല്ലാ ജേർണൽ കുറിപ്പുകളും ഒരു പ്രത്യേക ബുക്കിൽ വീണ്ടും പതിക്കുന്ന(Posting)തിന് ഒരു അനുബന്ധ ബുക്ക് കൂടി കരുതും. ഈ ബുക്കിനെ ലെഡ്ജർ (പേരേട്) എന്നാണ് വിളിക്കുക. ഓരോ അക്കൗണ്ടിനും ലഡ്ജറിൽ വെവ്വേറെ പുറങ്ങൾ ഉണ്ടാകും. ജേർണൽ കുറിപ്പുകളെ അപ്പപ്പോൾ ലഡ്ജറിലെ ബന്ധപ്പെട്ട അക്കൌണ്ടിലേക്ക് പതിക്കും. നിശ്ചിതകാലയളവിന്റെ അവസാനദിവസം നീക്കിബാക്കി (Balance) അറിയാൻ ഇത് സഹായകമാകും. ഇതിനായി, അക്കൗണ്ടിന്റെ ഡെബിറ്റ് വശത്തേയും (Debit side) ക്രെഡിറ്റ് വശത്തേയും (Credit Balance) ആകെത്തുക കണ്ടുപിടിക്കും. ഡെബിറ്റ് സൈഡിലെ ആകെത്തുകയാണ് കൂടുതലെങ്കിൽ ക്രെഡിറ്റ് സൈഡിലെ ആകെത്തുക കഴിച്ചുള്ള ബാലൻസിനെ ഡെബിറ്റ് ബാലൻസ് എന്ന് പറയും. മറിച്ചാണെങ്കിൽ ക്രെഡിറ്റ് ബാലൻസും. പൊതുവേ, മുടക്കുമുതൽ (Capital), ബാദ്ധ്യതകൾ, വരുമാനങ്ങൾ എന്നിവ സദാ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്ന ഇനങ്ങൾ ആയതുകൊണ്ട് ഇവയിലെ അക്കൌണ്ടുകൾ ക്രെഡിറ്റ് ബാലൻസും ആസ്തികൾ, ചെലവുകൾ, നഷ്ടങ്ങൾ എന്നിവയിലെ അക്കൌണ്ടുകൾ ഡെബിറ്റ് ബാലൻസുമാണ് കാണിക്കുക.

വ്യാപാരസ്ഥാപനത്തെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം ലാഭ/നഷ്ടം എത്രയെന്ന് അറിയാൻ വ്യാപാര ലാഭനഷ്ടക്കണക്കുകളും (Trading and Profit and Loss Account) വ്യാപാരേതര സ്ഥാപനത്തെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം മിച്ചം/കമ്മി എത്രയെന്ന് അറിയാൻ വരവുചെലവ് കണക്കുകളും (Income and Expenditure Account)വർഷാവസാനം തയ്യാറാക്കണം. ഒപ്പം, ആസ്തി-ബാദ്ധ്യതകൾ ഉൾക്കൊണ്ട സാമ്പത്തിക സ്ഥിതിയെക്കുറിച്ചറിയാൻ ഈ സ്ഥാപനങ്ങളും ബാലൻസ്ഷീറ്റും (ബാക്കിപത്രം) തയ്യാറാക്കും. ഇവയെ ഒത്തുചേർത്ത് സമാപനക്കണക്കുകൾ എന്നുപറയുന്നു. ഫിനാൻഷ്യൽ അക്കൌണ്ടിങ്ങിന്റെ ഉദ്ദേശ്യലക്ഷ്യംതന്നെ സ്ഥാപനത്തിന്റെ പ്രവർത്തനഫലവും സാമ്പത്തികനിലയും ലാഭനഷ്ടം തിട്ടപ്പെടുത്തിയും (മിച്ചം/കമ്മി തിട്ടപ്പെടുത്തലും) ആസ്തിബാദ്ധ്യത നിർണയിച്ചും കണ്ടറിയുക എന്നതുതന്നെ. ട്രയൽബാലൻസും കുടിശ്ശിക, മുൻകൂർപറ്റ്, മൂല്യക്ഷയം, കിട്ടാക്കടം കരുതൽ, ചരക്ക് നീക്കി ബാക്കി തുടങ്ങിയ മറ്റ് വിവരങ്ങളും ഒത്തുചേർത്താണ് സമാപനക്കണക്കുകൾ തയ്യാറാക്കുക.

റവന്യൂവരവുകളും ചെലവുകളും പ്രത്യക്ഷമെന്നും (Direct) പരോക്ഷമെന്നും (Indirect) തരംതിരിച്ച് യഥാക്രമം വ്യാപാരക്കണക്കുകളിലും (Trading Account) ലാഭനഷ്ടക്കണക്കുകളിലും (Profit and Loss Account) പെടുത്തുമ്പോൾ കുറച്ചുകൂടി യഥാർഥ ഫലം അറിയാനാകും. വ്യാപാരകണക്കുകളിൽ നിന്ന് വ്യാപാരലാഭം/വ്യാപാരനഷ്ടം (Gross Profit/Gross Loss) എത്രയെന്നും ലാഭനഷ്ടക്കണക്കുകളിൽ നിന്നും അറ്റാദായം/അറ്റനഷ്ടം എത്രയെന്നും വ്യക്തമാകുന്നു. മുന്നിരിപ്പ് ചരക്ക് വില, വാങ്ങിയവില, കൂലി, തുടങ്ങിയവ പ്രത്യക്ഷചെലവുകളും വില്പനവരവ്, നീക്കിയിരിപ്പ്, ചരക്കുവില തുടങ്ങിയവ പ്രത്യക്ഷവരവുകളും ആണ്. ശമ്പളം, വാടക, അച്ചടി, ഇൻഷ്വറൻസ്, പരസ്യം, പലിശ, കമ്മീഷൻ, മൂല്യക്ഷയം, കിട്ടാക്കടം, കരുതൽ കിട്ടാക്കടം തുടങ്ങിയവ പരോക്ഷ റവന്യൂ ചെലവുകളിൽപ്പെടുന്നു. പരോക്ഷ റവന്യൂ വരവുകളിലുള്ളവയാണ് പലിശ, വാടക, കമ്മീഷൻ തുടങ്ങിയ വരുമാനങ്ങൾ.

അറ്റാദായം/അറ്റനഷ്ടം തിട്ടപ്പെടുത്തുന്നതോടൊപ്പം തന്നെ ആസ്തിബാദ്ധ്യതകൾ ഉൾക്കൊണ്ട ഒരു പട്ടികയ്ക്കും തുല്യ പ്രാധാന്യമുണ്ട്. ആസ്തിബാദ്ധ്യതകൾ വെവ്വേറെ തരംതിരിച്ച് സ്ഥാപനത്തിന്റെ സാമ്പത്തിക വർഷാവസാനത്തിലുള്ള സാമ്പത്തികനില വ്യക്തമാക്കുന്ന പട്ടികയാണ് ബാലൻസ്ഷീറ്റ്. ഇത് പട്ടികരൂപത്തിലും അക്കൌണ്ട് മാതൃകയിലും തയ്യാറാക്കാം. ബാദ്ധ്യതകൾ ഇടതുവശത്തും ആസ്തികൾ വലതുവശത്തും എഴുതി അക്കൌണ്ടിന്റെ മാതൃകയിൽ ബാലൻസ്ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്ന ഇംഗ്ളീഷ് സമീപനരീതിയാണ് ഇന്ത്യയിൽ പ്രചാരത്തിലുള്ളത്. ആസ്തികൾ ഒന്നൊന്നായി താഴെതാഴെ എഴുതി ആകെ തുകയിൽനിന്നും വെവ്വേറെ എഴുതിക്കാണിക്കുന്ന പ്രസ്താവനാരൂപത്തിലുള്ള ബാലൻസ്ഷീറ്റും മറ്റുള്ള രാജ്യങ്ങളിൽ പ്രചാരത്തിലുണ്ട്.

ബാലൻസ്ഷീറ്റിൽ ആസ്തിബാദ്ധ്യതകൾ ഏത് മുറയ്ക്ക് എഴുതണമെന്നുള്ളതിന് ഇന്ത്യൻ കമ്പനി നിയമത്തിൽ പ്രത്യേക നിബന്ധനകളുണ്ട്. എങ്കിലും വ്യക്തികളും പങ്കാളിത്ത സംരംഭങ്ങളും തയ്യാറാക്കുന്ന ബാലൻസ്ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതിന് പ്രത്യേക ക്രമം നിശ്ചയിച്ചിട്ടില്ല. എങ്കിലും, ഹ്രസ്വകാല ആസ്തികളായ (Current Assets) രൊക്കപണം, ബാങ്ക് ബാലൻസ്, കിട്ടേണ്ട ബില്ലുകളും പ്രോനോട്ടുകളും, നിക്ഷേപങ്ങൾ, അധമർണർ, നീക്കിയിരിപ്പ് ചരക്ക് തുടങ്ങിയവ ആദ്യവിഭാഗത്തിലും സ്ഥിരം ആസ്തികളായ (Fixed Assets) കെട്ടിടം, ഭൂമി, മെഷീനറി, ഉപകരണങ്ങൾ, ഫർണിച്ചർ, മോട്ടോർവാഹനം തുടങ്ങിയവ മറ്റൊരു വിഭാഗത്തിലും അസ്പർശ്യ ആസ്തികളായ (Intangible Assets) പകർപ്പവകാശം, ട്രേഡ് മാർക്ക്, ഗുഡ്വിൽ തുടങ്ങിയവ വേറൊരു ഗണത്തിലുംപെടുത്തി ആണ് കാണിക്കുക. ഹ്രസ്വകാല വായ്പയായ ബാങ്ക് ഓവർ ഡ്രാഫ്റ്റ്, കൊടുക്കേണ്ട ബില്ലുകൾ, മറ്റിനങ്ങൾ എന്നിവ ഒരുമിച്ചും ദീർഘകാലവായ്പ മറ്റൊരു വിഭാഗത്തിലും മുടക്കുമുതൽ, ലാഭം, കരുതൽ ധനം എന്നിവ വേറൊരു ഗണത്തിലുംപെടുത്തി ബാദ്ധ്യതകളെ സംബന്ധിച്ച കണക്കുകൾ വെളിവാക്കുന്നു. ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ സാമ്പത്തിക ഭദ്രത നിർണയിക്കുന്നതിനുള്ള അടിസ്ഥാനരേഖയാണ് ബാലൻസ്ഷീറ്റ്. ബാലൻസ്ഷീറ്റിലെ വിവരണങ്ങളോടൊപ്പം, ലാഭനഷ്ടക്കണക്കുകളിലെ വിവരങ്ങൾ കൂടി ബന്ധിപ്പിച്ച് സ്ഥാപനത്തിന്റെ സാമ്പത്തികനിലയെക്കുറിച്ച് പലതരത്തിലുള്ള അപഗ്രഥനവും വിശകലനവും നടത്താനാവും.

ഫിനാൻഷ്യൽ അക്കൗണ്ടിങ്ങിന്റെ വിശ്വാസ്യതയും ഗുണമേന്മയും വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിനും വിദഗ്ദ്ധരെ വാർത്തെടുക്കുന്നതിലും ഇൻസ്റ്റിറ്റ്യൂട്ട് ഒഫ് ചാർട്ടേഡ് അക്കൗണ്ടന്റ്സ് ഒഫ് ഇന്ത്യാ (ICAI) ഗണ്യമായ സംഭാവന നൽകുന്നുണ്ട്. ന്യൂഡൽഹി കേന്ദ്രമായി പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഈ സ്ഥാപനം ഇന്ത്യൻ പാർലമെന്റിൽ പാസ്സാക്കിയ നിയമമനുസരിച്ചാണ് നിലവിൽ വന്നിട്ടുള്ളത്. രാജ്യമാകമാനം ചാപ്റ്ററുകളുള്ള ഈ സ്ഥാപനം പ്രൊഫഷണൽ അക്കൌണ്ടന്റാകാനുള്ള പഠനപരിശീലനവും നൽകുന്നുണ്ട്. കമ്പനികളുടെ അക്കൌണ്ടുകൾ ചാർട്ടേഡ് അക്കൌണ്ടന്റ് സൂക്ഷ്മപരിശോധനനടത്തി സാക്ഷിപത്രം നൽകണമെന്ന നിയമമുണ്ട്. ഇതുപോലെ തന്നെ സർക്കാർതലത്തിലും ചാർട്ടേഡ് അക്കൌണ്ടന്റ് സാക്ഷിപത്രം നൽകിയിട്ടുള്ള അക്കൌണ്ടുകൾക്കാണ് ആധികാരികതയുള്ളത്.

വിവിധതരം അക്കൗണ്ടുകൾ
അക്കൗണ്ടിംഗും കംപ്യൂട്ടറും
മാനേജ്മെന്റ് അക്കൗണ്ടിംഗ്
ഫിനാൻഷ്യൽ അക്കൗണ്ടിംഗ്