സാധാരണ നിലയിൽ ബുക്കു കീപ്പിങ്ങും അക്കൗണ്ടിംഗും പര്യായ പദങ്ങളെന്ന നിലയിലാണ് ഉപയോഗിക്കാറുള്ളത്. എന്നാൽ സൂക്ഷ്മവിശകലനം നടത്തുമ്പോൾ ഇവ രണ്ടും വിഭിന്നങ്ങളായ ആശയങ്ങൾ ഉൾക്കൊണ്ടിരിക്കുന്ന പദങ്ങളാണെന്നു വ്യക്തമാകും. ക്രമാനുഗതമായി, സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകൾ ബുക്കുകളിൽ രേഖപ്പെടുത്തുകയും ചിട്ടയായി അവ സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് ബുക്ക് കീപ്പിങ്. വ്യക്തമായ നിർദ്ദേശങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ താഴെ ശ്രേണിയിലുള്ള ജീവനക്കാർക്ക് ഈ ജോലി നിർവഹിക്കാനാകും. അക്കൗണ്ടിംഗ് കുറച്ചുകൂടി വിശാലമായ പ്രവർത്തനമേഖലയാണ്. ചില തത്ത്വസംഹിതകളെ ആധാരമാക്കി, സാമ്പത്തിക വിഭവങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള പട്ടികകൾ തയ്യാറാക്കുകയും അവയ്ക്ക് സൂക്ഷ്മപരിശോധനയിലൂടെ കൃത്യത ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് അക്കൗണ്ടിംഗ്. ആഴത്തിലുള്ള അപഗ്രഥനവും വിശകലനവും സാധ്യമാകുംവിധം വിവിധ വിഭാഗങ്ങളിലുള്ളവർക്ക് വിവരങ്ങൾ ലഭ്യമാക്കുക എന്ന ധർമവും അക്കൗണ്ടിംഗ് നിർവഹിക്കുന്നു. കണക്കെഴുത്തുകാരനെന്നതിനുപരി ഭാവനാവൈഭവം, അനുഭവസമ്പത്ത്, കാര്യക്ഷമത, നൈപുണ്യം എന്നിവ ഒത്തിണങ്ങിയ ഒരാളിനുമാത്രം നിർവഹിക്കാനാകുന്ന ഒരു തൊഴിൽമേഖലയാണ് അക്കൗണ്ടിംഗ്. നിയമം, ധനശാസ്ത്രം, സ്ഥിതിവിവരക്കണക്ക്, ഗണിതശാസ്ത്രം, എഞ്ചിനീയറിങ് തുടങ്ങിയ ശാസ്ത്രശാഖകളിലെ സാമാന്യജ്ഞാനം അക്കൗണ്ടന്റിന് അനുപക്ഷേണിയമാണ്.
==അക്കൗണ്ടിംഗ് തത്ത്വങ്ങൾ 

സാർവദേശീയമായി അംഗീകാരവും പ്രാബല്യവുമുള്ള അക്കൗണ്ടിംഗ് തത്ത്വങ്ങളെ രണ്ടായി തരംതിരിക്കാം. പൊതുസങ്കല്പവും (concepts) കീഴ്വഴക്കങ്ങളും (conventions). അക്കൗണ്ടിംഗിലൂടെ ഉരുത്തിരിച്ചെടുക്കുന്ന വിവരങ്ങൾ ഈ പൊതുസങ്കല്പങ്ങളെ ആധാരമാക്കിയാണ് നിലകൊള്ളുന്നത്. വ്യാപാര അസ്തിത്വം, ഊർജ്ജിതമായി നടക്കുന്ന സ്ഥാപനം, നാണ്യ അളവുകോൽ, കോൾ മുതൽ, കാലയളവ്, ഇരട്ടഭാവം, സമീകരിക്കൽ, പ്രത്യക്ഷീകരണം, ബാലൻസ്ഷീറ്റിലെ തുല്യത, വസ്തുനിഷ്ഠമായ തെളിവുകൾ എന്നീ ഘടകങ്ങളിലെ അന്തഃസത്തയാണ് പൊതുസങ്കല്പങ്ങൾ.

ഉടമയിൽനിന്ന് വേറിട്ട് നിന്നുള്ള പ്രത്യേക അസ്തിത്വം (Business entity concept) എന്ന സങ്കല്പം, സ്ഥാപനത്തിന് അതിന്റേതായ കണക്കുകൾ എഴുതി ഉണ്ടാക്കുന്ന തത്ത്വമാണ് വ്യക്തമാക്കുന്നത്. അതായത്, ഉടമയുടെ സ്വകാര്യ ഇടപാടുകളും സ്ഥാപനത്തിന്റെ ഇടപാടുകളും തമ്മിൽ കൂട്ടിക്കുഴയ്ക്കാൻ പാടില്ല. സ്ഥാപനത്തിനെ പ്രത്യക്ഷമായി ബാധിക്കുന്ന ഇടപാടുകൾമാത്രം ഉൾപ്പെടുത്തി, സ്ഥാപനത്തിന്റെ നടത്തിപ്പിന് ഉടമ മുടക്കുന്ന പണം ഉടമയോട് സ്ഥാപനത്തിനുള്ള ബാദ്ധ്യതയായി കണക്കാക്കണമെന്ന തത്ത്വമാണ് വ്യാപാര അസ്തിത്വ സങ്കല്പം അനുശാസിക്കുന്നത്.

എല്ലാ ഇടപാടുകളുടേയും മൂല്യം നിർണയിക്കാനായി ബന്ധപ്പെട്ട രാജ്യത്തിലെ കറൻസിയിലാണ് (Money measurement concept) കുറിപ്പുകൾ അക്കൗണ്ടിംഗിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക. അപഗ്രഥനവും വിലയിരുത്തലും നടത്തുന്നത് സാമ്പത്തിക യൂണിറ്റിലാണെങ്കിലേ അർത്ഥസമ്പുഷ്ടി ഉണ്ടാകൂ എന്നതാണ് ഈ സങ്കല്പത്തിന്റെ പിന്നിലെ പൊരുൾ.

വാങ്ങിയ യഥാർഥ (കോൾ മുതൽ) വിലയെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയാണ് (cost concept) ആസ്തിബാദ്ധ്യതകൾ ഉൾപ്പെടെ ഏതിനവും അക്കൗണ്ടിംഗിൽ ഉൾപ്പെടുത്തേണ്ടത്. തന്മൂലം, ആസ്തിബാദ്ധ്യതകൾ ഓരോ കാലയളവിലും അന്നന്ന് നിലവിലുള്ള കമ്പോളവിലയ്ക്കനുസൃതമായി പുനർമൂല്യനിർണയം നടത്തി കണക്കുകളിൽ കാണിക്കുകയില്ല. മാത്രമല്ല, യഥാർഥവിലയിൽ ഉൾക്കൊള്ളിക്കുന്ന സ്ഥിരം ആസ്തികളുടെ (Fixed assets) നിരന്തരമായ ഉപയോഗത്തിലൂടെ ഉണ്ടാകുന്ന മൂല്യക്ഷയം (Depreciation) വർഷംതോറും ബന്ധപ്പെട്ട ആസ്തിയുടെ യഥാർഥവിലയിൽ നിന്ന് കുറവ് വരുത്തുകയും ചെയ്യും. ഇതിനിടയിൽ അപ്പപ്പോഴുള്ള കമ്പോളവില കണക്കിലെടുക്കുകയില്ല.

ഓരോ സാമ്പത്തിക ഇടപാടിനും രണ്ടുഭാവങ്ങൾ ഉണ്ട് എന്ന സങ്കല്പം (Dual aspect concept) ആണ് അക്കൗണ്ടിംഗിലെ കാതലായതത്ത്വം. ഓരോ ഇടപാടിന്റേയും രണ്ടുഭാവങ്ങളിൽ ഒന്നിൽ സ്ഥാപനത്തിന് നേട്ടവും മറ്റൊന്നിൽ കോട്ടവും വരുന്നുവെന്ന ന്യായമാണ് ഈ തത്ത്വത്തിന് ആധാരം. ഉദാഹരണമായി, 500 രൂപയുടെ ചരക്ക് രൊക്കം പണം നൽകി വാങ്ങുമ്പോൾ കൈവശമുള്ള ചരക്കിൽ 500 രൂപ മൂല്യത്തിലുള്ള നേട്ടവും കൈവശമുള്ള രൊക്കം പണത്തിൽ 500 രൂപാ കുറവുവരികയും ചെയ്യുന്നു. ഇമ്മാതിരി എല്ലാ സാമ്പത്തിക ഇടപാടിലും രണ്ടു ഭാവങ്ങൾ കാണാം. ഈ രണ്ടു ഭാവങ്ങൾ രണ്ട് അക്കൌണ്ടുകളെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. ഇതിൽ ഒരു അക്കൌണ്ട് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; മറ്റൊന്നു ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. അതായത് എല്ലാ സാമ്പത്തിക ഇടപാടിലും ഒരു ഡെബിറ്റും ഒരു ക്രെഡിറ്റും കുറിപ്പുകൾ വേണ്ടിവരുന്നു. ഡബിൾ എൻട്രി സിസ്റ്റമെന്നാണ് ഇതറിയപ്പെടുന്നത്.

ഓരോ ഡെബിറ്റിനും ഓരോ ക്രെഡിറ്റ് നൽകുന്നതുകൊണ്ട് സമാപനകണക്കുകൾ തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ ബാലൻസ് ഷീറ്റിൽ ആസ്തിബാദ്ധ്യതകൾ തുല്യമായിരിക്കും. ഇതിനുള്ള അടിസ്ഥാനപ്രമാണം ഇവിധം സംഗ്രഹിക്കാം: ഡെബിറ്റ് = ക്രെഡിറ്റ് എന്നത് വികസിപ്പിച്ചാൽ ചെലുവകൾ + നഷ്ടങ്ങൾ + ആസ്തികൾ = വരവുകൾ + നേട്ടങ്ങൾ + ബാദ്ധ്യതകൾ (ഉടമയുടെ മുതൽ മുടക്ക് ഉൾപ്പെടെ). അതായത് ആസ്തികൾ = (വരവുകൾ + നേട്ടങ്ങൾ + ബാദ്ധ്യതകൾ) - (ചെലവുകൾ + നഷ്ടങ്ങൾ). ബാലൻസ്ഷീറ്റിലെ തുല്യത (Balance Sheet Agreement concept) എന്ന സങ്കല്പമാണ് ഇത് വ്യക്തമാക്കുന്നത്.

വരവുചെലവുകളെ സമീകരിച്ച് ലാഭനഷ്ടം കണക്കാക്കുന്ന അക്കൗണ്ടിംഗ് സങ്കല്പം (Matching concept) ഏറെ ശ്രദ്ധേയമാണ്. ഇതനുസരിച്ച് ഒരു പ്രത്യേക അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവിലെ കുടിശ്ശികയും മുൻകൂർതുകയും യഥാവിധി ക്രമീകരിച്ച് വേണം വരവ്ചെലവ് കണക്കുകൾ തിട്ടപ്പെടുത്തേണ്ടത്.

ഇടപാടുകൾ കണക്കുകളിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ളതിനെക്കുറിച്ച് വിശദമായ പരിശോധന നടത്തുന്നതിനും സൂക്ഷ്മത ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകൾ സൂക്ഷിച്ചു വയ്ക്കേണ്ടതുണ്ട്. (Verifiable and Objective Evidence Concept). അതായത്, അക്കൌണ്ടുകളിൽ ഉൾക്കൊള്ളിച്ച വിവരം പക്ഷപാതരഹിതമാവണം. വിശ്വാസ്യത, ആധികാരികത തുടങ്ങിയ ഗുണവിശേഷങ്ങൾ ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതുമുണ്ട്.

മേൽവിവരിച്ച പൊതുസങ്കല്പങ്ങൾക്ക് പുറമേ, അക്കൗണ്ടിംഗ് ചില കീഴ്നടപ്പുകളെയും അവലംബിക്കുന്നുണ്ട്. മാമൂലുകൾ (conventions) എന്ന ഈ വിഭാഗത്തിൽ വെളിപ്പെടുത്തൽ (Disclosure), സ്ഥൂലമാക്കൽ (Materiality), സ്ഥിരത (Consistency), യാഥാസ്ഥിതികത്വം (Conservatism) എന്നിവ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു.


അമേരിക്കൻ സമീപനം
ഫിനാൻഷ്യൽ അക്കൗണ്ടിംഗ്
ഇംഗ്ളീഷ് സമീപനം
ബുക്ക് കീപ്പിങ്ങും അക്കൗണ്ടിംഗും