1941 നവംബർ 29 -ന് ഹെയ്‌ഡ്രിക് ഒരു മന്ത്രിതല യോഗം ഡിസംബർ 9 -ന് വാൻസിയിലെ ഇന്റർപോൾ കാര്യാലയത്തിൽ വച്ച് നടത്തുന്നുണ്ടെന്നുള്ള സന്ദേശം ആഭ്യന്തര, നീതികാര്യ, ചതുർവർഷ പദ്ധതി, പ്രൊപഗണ്ട, അധിനിവേശകാര്യം എന്നീ മന്ത്രാലയങ്ങൾക്ക് അയച്ചു. ഡിസംബർ 4 -ന് ഈ യോഗത്തിന്റെ സ്ഥലം അയാൾ മാറ്റുകയുണ്ടായി. ജൂതപ്രശ്നത്തിന് അന്തിമപരിഹാരം കാണുവാനുള്ള ഒരു പദ്ധതി തയ്യാറാക്കിക്കൊണ്ട് ഗോറിങ്ങ് തനിക്കയച്ച ജൂലൈ 31 -തിയതിവച്ച ഒരു കത്തിന്റെ പകർപ്പും ഇതോടൊപ്പം ഹെയ്‌ഡ്രിക് എല്ലാവർക്കും അയച്ചുകൊടുത്തു.

ആദ്യം യോഗം നടത്താൻ വിചാരിച്ച ഡിസംബർ 9 -നും യോഗത്തിലേക്കുള്ള ക്ഷണങ്ങൾ പോയ നവംബർ 29 -നും ഇടയിൽ ചരിത്രത്തിൽ ധാരാളം കാര്യങ്ങൾ മാറിമറിഞ്ഞിരുന്നു. ഡിസംബർ 5 -ന് സോവിയറ്റ് സേന മോസ്കോയിൽ തിരിച്ചടി തുടങ്ങുകയും പെട്ടെന്നു തന്നെ സോവിയറ്റ് യൂണിയനെ കീഴടക്കാം എന്ന നാസികളുടെ പ്രതീക്ഷ മങ്ങുകയും ചെയ്തു. ഡിസംബർ 7 -ന് ജപ്പാൻ സേന അമേരിക്കയെ പേൾ ഹാർബറിൽ ആക്രമിക്കുകയും പിറ്റേന്നു തന്നെ അമേരിക്ക ജപ്പാനെതിരെ യുദ്ധം പ്രഖ്യാപിക്കുകയും ചെയ്തു. ഡിസംബർ 11 -ന് നാസി ജർമനി അമേരിക്കയ്ക്കെതിരെ യുദ്ധപ്രഖ്യാപനം നടത്തി. യോഗത്തിനു ക്ഷണിക്കപ്പെട്ട പലരും ഈ കാര്യങ്ങളുടെ തയ്യാറെടുപ്പുകളുടെ തിരക്കിലായതിനാൽ ഹെയ്‌ഡ്രിക് യോഗം മാറ്റിവച്ചു. യുദ്ധത്തിന്റെ സമീപഭാവിയിൽ എങ്ങും അവസാനം ഉണ്ടാവാൻ സാധ്യതയില്ലെന്നു മനസ്സിലാക്കിയ ഹിറ്റ്‌ലർ, യുദ്ധശേഷം ജൂതരെ കൂട്ടക്കൊല ചെയ്യാം എന്നുള്ള മുൻതീരുമാനത്തിൽ നിന്നും മാറി യൂറോപ്പിലെ ജൂതന്മാരെ ഉടൻതന്നെ കൊന്നുതീർക്കാൻ ഉത്തരവിട്ടു. 1941 ഡിസംബർ 12 -ന് നടന്ന ഉന്നതതല യോഗത്തിൽ തന്റെ ഉദ്ദ്യേശങ്ങൾ ഹിറ്റ്‌ലർ വ്യക്തമാക്കിയിരുന്നു. യുദ്ധം നടന്നുകൊണ്ടിരിക്കുന്നതിനാൽ കൂട്ടത്തോടെ ആൾക്കാരെ യുദ്ധമേഖലയിൽക്കൂടി മറ്റൊരിടത്തേക്ക് കൊണ്ടുപോകുന്നത് അസാധ്യമായതിനാൽ ആ സമയത്ത് ജനറൽ ഗവൺമെന്റ് മേഖലയിൽ ഉള്ളവരെ, യൂറോപ്പിന്റെ മറ്റുഭാഗത്തുള്ള ജൂതന്മാരെപ്പോലെതന്നെ, അധിനിവേശ പോളണ്ടിൽത്തന്നെയുള്ള കൂട്ടക്കൊല കേന്ദ്രങ്ങളിൽ കൊണ്ടുപോയി കൊന്നുകളയാൻ ഹെയ്‌ഡ്രിക് തീരുമാനിച്ചു.

1942 ജനുവരി 20 -നു പുതിക്കിയ യോഗം നടക്കുമെന്നുള്ള അറിയിപ്പുകൾ ഹെയ്‌ഡ്രിക് ജനുവരി 8 -ന് എല്ലാവർക്കും അയച്ചുകൊടുത്തു. സുരക്ഷാസേന യോഗങ്ങൾ നടത്താനായി 1940 -ൽ ഫെഡറിക് മിനോക്‌സിൽ നിന്നും വാങ്ങിയതായിരുന്നു ഈ വില്ല.

കോൺഫറൻസിനുള്ള തയ്യാറെടുപ്പുകൾ
വാൻസീ കോൺഫാൻസ് നടന്ന കെട്ടിടം
പങ്കെടുത്തവർ
യോഗത്തിന്റെ നടപടിക്രമങ്ങൾ