একটি রেকর্ডের শূন্য বা অধিক কী (চাবি) থাকতে পারে। রেকর্ডে একটি কী একটি ক্ষেত্র বা ক্ষেত্রের সেট, যা শনাক্তকারী হিসাবে কাজ করে। একটি একক কী কে প্রায়ই প্রাথমিক কী বা সাধারণভাবে রেকর্ড কী বলা হয়। উদাহরণস্বরূপ একজন কর্মচারীর ফাইলে কর্মী নম্বর, নাম, বিভাগ, এবং বেতন থাকতে পারে। প্রতিষ্ঠানের কর্মী নম্বর হবে অনন্য এবং প্রাথমিক কী হবে। স্টোরেজ মমাধ্যম এবং ফাইল প্রতিষ্ঠানের উপর নির্ভর করে কর্মী সংখ্যা বর্ণানুক্রমিক তালিকা প্রস্তুত করা যেতে পারে, দ্রুততর অনুসন্ধান করতে একটি পৃথক ফাইলের মধ্যেও সংরক্ষণ করা হয়। বিভাগ কোড অনন্য নাও হতে পারে; এটি তালিকা করা যেতে পারে যেখানে এটি একটি অপ্রধান কী, অথবা বিকল্প কী হিসাবে বিবেচিত হবে। তালিকাভুক্ত না হলে পুরো কর্মী ফাইলে একটি নির্দিষ্ট বিভাগের সমস্ত কর্মচারীদের তালিকা তৈরি করতে স্ক্যান করতে হবে। বেতনের ক্ষেত্র সাধারণত একটি কী ব্যবহারযোগ্য হিসেবে বিবেচিত হবে না। একটি ফাইল ডিজাইন করার সময় সূচকটি একটি উত্পাদক হিসেবে বিবেচিত হবে।

স্বনির্ধারিত রেকর্ড
আলগোল ৬৮ এর বিভাজক ক্ষেত্র নির্বাচন
চাবি
মেমরিতে উপস্থাপনা