 เก็บบันทึกข้อมูลทางการเงินตามบัญชีหรือตามปี
อันดับแรก ฉันพยายามเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ (ด้วยการสำรองข้อมูลที่เหมาะสม) เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้: ใบแจ้งหนี้ค่าสาธารณูปโภค ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต ใบแจ้งยอดธนาคาร ฯลฯ สิ่งนี้ช่วยลดพื้นที่จัดเก็บลงอย่างมาก และจะถูกเก็บไว้ตลอดไป สำหรับบันทึกที่เป็นเอกสารจะขึ้นอยู่กับการทำธุรกรรม ฉันพยายามรักษาสมดุลของเวลายื่นและเวลากู้คืน โดยเป็นไปได้มากน้อยเพียงใดที่ฉันจะต้องเข้าถึงบันทึกในอนาคต ฉันมักจะต้องการใบเสร็จค่ากาแฟเช้านี้ที่สตาร์บัคส์น้อยกว่าที่ต้องใช้ใบแจ้งหนี้ค่าสาธารณูปโภคสำหรับสถานที่ให้เช่าของฉัน (100% ตามเวลาภาษี) ตัวอย่างเช่น โดยค่าเริ่มต้น ฉันจะจัดเก็บใบเสร็จรับเงินของบัตรเครดิตของฉัน ซึ่งไม่ได้ยื่นที่อื่น โดยแยกตามปีโดยเก็บบัตรทั้งหมดไว้ด้วยกัน และคัดออกหลังจากผ่านไป 5-7 ปี ฉันเก็บใบเสร็จรับเงินของบัตรเครดิตไว้ทั้งหมด เพียงเพราะมันใช้ความพยายามน้อยกว่าการตัดสินใจว่าจะเก็บอะไรและจะทิ้งอะไร ฉันเก็บมันไว้ในไฟล์แอคคอร์เดียนตามเดือนที่เรียกเก็บ และเก็บไว้สองอันสำหรับปีปัจจุบันและปีก่อนหน้า ทุกต้นปี ฉันจะกำจัดใบเสร็จรับเงินในไฟล์ที่เก่าที่สุดและนำกลับมาใช้ใหม่ สิ่งใดก็ตามที่ต้องเก็บไว้นานกว่าสองสามปีจะถูกแยกออกจากกัน บันทึกบางอย่างถูกเก็บไว้ด้วยกัน ตัวอย่างเช่น ใบรับซ่อม/บำรุงรักษารถจะยื่นแยกตามรถและเก็บไว้ตลอดอายุของรถ (อาจมีประโยชน์เมื่อขายไป เพื่อระบุประวัติการซ่อม) ใบเสร็จรับเงินทั้งหมดสำหรับทรัพย์สินให้เช่าจะถูกเก็บไว้รวมกันโดยจัดระเบียบตามบัญชี ฉันจะเก็บสิ่งเหล่านี้ไว้จนกว่าจะขายทรัพย์สินได้ ใบเสร็จรับเงินที่เกี่ยวข้องกับภาษีทั้งหมดที่ไม่มีไฟล์เฉพาะจะถูกเก็บไว้รวมกันตามปีพร้อมกับการคืนภาษี