 มีขั้นตอนพิเศษในการจัดการเงินสดที่ไม่ใช่เงินสดย่อยหรือไม่?
หลังจากพูดคุยกับ CPA สองคนแล้ว ดูเหมือนว่าการจัดการโดยใช้ระบบอิมเพรสเป็นแนวคิดที่ดีที่สุด ลักษณะพื้นฐานของระบบอิมเพรสคือจำนวนคงที่จะถูกสงวนไว้และเติมในภายหลังเมื่อเหลือน้อย การเติมนี้จะมาจากแหล่งบัญชีอื่น เช่น เงินสดย่อยจะถูกเติมโดยการขึ้นเงินเป็นเช็คที่เบิกเข้าบัญชีธนาคาร ระบบ imprest เงินสดย่อยช่วยให้สามารถเติมเงินได้เฉพาะการใช้จ่ายเท่านั้น ดังนั้น หากคุณเริ่มต้นเดือนด้วยเงิน 100 ยูโรในโฟลตเงินสดย่อยของคุณและใช้จ่าย 90 ยูโรของเงินสดนั้นในเดือนนั้น จำนวนเงิน 90 ยูโรจะถูกใส่ในโฟลตเงินสดย่อยของคุณเพื่อนำยอดคงเหลือในโฟลตเงินสดย่อยของคุณกลับมา ถึง 100 ยูโร การเติมเงินเข้าบัญชีเงินสดหลัก โดยปกติจะเป็นบัญชีธนาคาร (Dr - Petty Cash a/c, Cr - Bank a/c) และเดบิตจะไปที่บัญชีค่าใช้จ่ายตามลำดับ - ค่าใช้จ่าย a/c, Cr - Petty Cash a/c). ในระบบที่ไม่ผูกขาดซึ่งมีการออกจำนวนเงินคงที่ทุกเดือน เช่น €100 ทุกครั้งที่ต้องใช้เงินสด ไม่มีสิ่งจูงใจใด ๆ ที่จะทำให้แน่ใจว่าเงินที่ออกทั้งหมดได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร เพราะเมื่อมีการใช้จ่ายเงินทั้งหมดจะมีการออกเช็คสำหรับจำนวนเงินคงที่ . เป็นการยากกว่ามากในการกระทบยอดระบบที่ไม่ประทับใจเนื่องจากคุณไม่มีทางรู้ว่าควรจะอยู่ในโฟลตเท่าใด ในระบบอิมเพรส จำนวนเงินที่ร้องขอจะได้รับการบันทึกไว้ เอกสารที่เป็นใบเบิกเงินสดย่อยและใบเสร็จรับเงินหรือใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง คุณจึงสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลาว่าควรจะเหลือเงินย่อยเท่าไรโดยการหักจำนวนเงินที่ใช้ออกจากกระแสเงินสดย่อยที่เปิดอยู่