 จัดระเบียบการเงินและกำหนดหมายเลขให้กับแต่ละประเภทบันทึก
สิ่งที่คุณกำลังอธิบายคือผังบัญชี เป็นโครงสร้างที่นักบัญชีใช้ในการจัดหมวดหมู่บัญชีเป็นหมวดหมู่ย่อยภายใต้โครงสร้างสินทรัพย์/หนี้สิน/รายได้/ค่าใช้จ่ายมาตรฐาน หมวดหมู่จริงที่ใช้จะแตกต่างกันอย่างมากระหว่างบุคคลและบริษัทต่างๆ ทุกคนและบริษัทแตกต่างกัน แม้ว่าคุณอาจพอใจที่จะมีบัญชีค่าใช้จ่ายเดียวที่เรียกว่า "อาหารกลางวัน" ฉันอาจต้องการบัญชีค่าใช้จ่ายจำนวนมากเพื่อแยกความแตกต่างระหว่างร้านอาหารต่างๆ ที่ฉันกินเป็นประจำ บริษัทต่างๆ มักจะเปลี่ยนผังบัญชีของพวกเขาเมื่อเวลาผ่านไป เนื่องจากพวกเขาตัดสินใจว่าพวกเขาต้องการเก็บรายละเอียดมากขึ้น (หรือน้อยกว่า) ว่ามีการใช้ค่าใช้จ่ายประเภทใดประเภทหนึ่งจริงๆ ทั้งหมดนี้ทำให้ความพยายามในการสร้างมาตรฐาน (ในความหมายที่เข้มงวด) ค่อนข้างไร้ประโยชน์ ฉันได้ทำงานในสถานที่ไม่กี่แห่งที่มีการอภิปรายเกี่ยวกับวิธีจัดโครงสร้างผังบัญชีและแบบแผนการอ้างอิงที่จะใช้สามารถได้รับความร้อนอย่างน่าประหลาดใจ! คุณจะต้องสร้างระบบของคุณเอง แต่ฉันสามารถให้คำแนะนำทั่วไปบางประการได้: หากคุณกำลังมองหาตัวอย่างง่ายๆ เพื่อเริ่มต้นใช้งาน ซอฟต์แวร์การเงินส่วนบุคคลส่วนใหญ่ (เช่น GnuCash) จะเสนอให้สร้างแผนภูมิตัวอย่าง ของบัญชีเมื่อคุณเริ่มเซสชันครั้งแรก