markdown:
240 trang
Lượt xem: 214
Download: 121
# Giáo Trình Microsoft Excel 2010
Chia sẻ:
[tini6010](http://tailieu.vn/user/tini6010)
Microsoft Office là một tập hợp các ứng dụng và dịch vụ trên màn hình, servers có liên hệ chặt chẽ với nhau, được gọi chung là một gói ứng dụng văn phòng, chạy trên nền các hệ điều hành Microsoft Windows và Mac OS X. Microsoft Excel, còn được gọi theo tên đầy đủ Microsoft Office Excel, là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft.
![](images/graphics/blank.gif)
![](images/graphics/blank.gif)
## Thể loại:
[Công Nghệ Thông Tin](http://tailieu.vn/cong-nghe-thong-tin/)» [Tin học văn phòng](http://tailieu.vn/cong-nghe-thong-tin/tin-hoc-van-phong/)
## Chủ đề liên quan:
**Nội dung Text: Giáo Trình Microsoft Excel 2010**
0
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Mục lục Excel 2010
Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 .................................................................................. 7
I.
Thêm tính năng Sparkline ........................................................................................................................ 8
Tính năng Slicers...................................................................................................................................... 9
Định dạng dữ liệu có điều kiện .............................................................................................................. 10
PivotTables và PivotCharts..................................................................................................................... 11
Share Workbook.................................................................................................................................... 12
I. Nội dung chính .............................................................................................................................. 12
Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel ...................................................................................... 12
1.1 Giới thiệu Excel ...................................................................................................................... 12
Excel là gì: .................................................................................................................................. 12
Ribbon là gì? .............................................................................................................................. 16
Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) ............................................................................. 17
1.2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ .................................................................... 18
Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel .................................................................................................. 18
Thu nhỏ cửa sổ Excel ................................................................................................................. 19
Phóng to cửa sổ Excel ................................................................................................................ 19
Thoát khỏi Excel ...................................................................................................................... 19
1.3. Thao tác với ô và vùng............................................................................................................. 19
Nhận dạng ô và vùng (cells, range) ......................................................................................... 19
Chọn vùng.................................................................................................................................. 20
Sao chép và di chuyển vùng ....................................................................................................... 20
Dán đặc biệt (Paste Special) ..................................................................................................... 21
Đặt tên vùng ............................................................................................................................ 23
1
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Thêm chú thích cho ô ................................................................................................................. 23
Chèn, xóa ô, dòng và cột........................................................................................................ 24
Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng ............................................................................... 26
Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split) .......................................................................................... 28
Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô ............................................................................................ 28
1.4. Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt ....................................................................... 28
Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang ...................................................................................... 28
Thanh Sheet tab ......................................................................................................................... 29
Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển ............................................................................ 29
1.5 Thao tác với workbook ............................................................................................................. 31
Tạo mới workbook .................................................................................................................... 31
Lưu workbook............................................................................................................................ 32
Đóng workbook ......................................................................................................................... 34
Sắp xếp workbook...................................................................................................................... 34
1.6. Thao tác với worksheet ........................................................................................................... 35
Chèn thêm worksheet mới vào workbook ............................................................................. 35
Đổi tên worksheet ................................................................................................................... 36
Xóa worksheet ........................................................................................................................... 36
Sắp xếp thứ tự các worksheet ............................................................................................... 36
Sao chép worksheet ................................................................................................................... 37
Chọn màu cho sheet tab ............................................................................................................ 37
Ẩn/ Hiện worksheet .................................................................................................................. 38
1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác .................................................... 38
Sử dụng thanh Zoom .................................................................................................................. 39
2
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ ........................................................................... 39
Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề ................................................... 39
Sử dụng Watch Window ............................................................................................................ 41
Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong Excel ............................................................................................ 41
2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh .............................................................................................................. 41
Nhập liệu .................................................................................................................................. 41
Nhập các ký tự đặc biệt .............................................................................................................. 42
Hiệu ch ỉnh nội dung ................................................................................................................ 43
Nhập đè lên ô có sẵn nội dung ................................................................................................... 44
Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu ............................................................................................. 44
2.2. Định dạng ............................................................................................................................... 48
Định dạng chung ....................................................................................................................... 48
Tự động định dạng có điều kiện ................................................................................................. 56
Bảng và định dạng bảng (table) .................................................................................................. 57
Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) ................................................................. 59
2.3 Tìm và thay thế dữ liệu............................................................................................................. 60
2.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu ............................................................................................................... 61
Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm ........................................................................................... 65
3.1 Giới thiệu công thức và hàm: ................................................................................................... 65
Giới thiệu công thức (Formula) .................................................................................................. 65
Giới thiệu hàm (Function) .......................................................................................................... 67
Nhập công thức và hàm ............................................................................................................. 68
Tham chiếu trong công thức ...................................................................................................... 70
Các lỗi thông dụng (Formulas errors) ......................................................................................... 72
3.2 Các hàm trong excel ................................................................................................................. 73
a. Nhóm hàm về thống kê .......................................................................................................... 73
3
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
b. Nhóm hàm về phân phối xác suất........................................................................................... 75
c. Nhóm hàm về tương quan và hồi quy tuyến tính .................................................................... 77
d. Các hàm tài chính - financian functions .................................................................................. 78
e. Danh mục các Các Hàm Quản l{ Cơ sở dữ liệu và Danh sách ................................................... 82
f. HÀM TOÁN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC ........................................................................................... 99
g. HÀM XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ DỮ LIỆU ........................................................................................ 113
Chương 4: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu ..................................................................................................... 130
4.1. Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) ................................................................................................... 130
Sắp xếp .................................................................................................................................... 130
Lọc dữ liệu ............................................................................................................................... 131
4.2 PivotTable và PivotChart ........................................................................................................ 132
4.2.1 Giới thiệu PivotTable và PivotChart ..................................................................................... 133
Tạo một báo cáo PivotTable đơn giản ...................................................................................... 133
4.2.2 Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable ................................................................................ 147
4.2.3 Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable .............................................. 160
Chương 5: Đồ Thị Trong Excel .............................................................................................................. 172
5.1 Giới thiệu đồ thị ..................................................................................................................... 172
5.2. Vẽ đồ thị ............................................................................................................................... 173
5.3. Các thao tác trên đồ thị ......................................................................................................... 178
a. Nhận biết các thành phần trên đồ thị ................................................................................... 178
Các thành phần thông ụng ..................................................................................................... 178
ột số thành phần chỉ có trong đồ thị 3 -D ............................................................................... 178
b. Các thao tác với đồ thị ......................................................................................................... 179
Chọn thành phần trên đồ thị .................................................................................................... 179
Di chuyển đồ thị ....................................................................................................................... 179
Sao ch p đồ thị ........................................................................................................................ 180
óa đồ thị ................................................................................................................................ 180
4
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Thêm các thành phần của đồ thị .............................................................................................. 180
Sắp xếp và xóa các thành phần của đồ thị ................................................................................ 180
n đồ thị ................................................................................................................................... 180
c. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị ............................................................................................. 181
Hiệu chỉnh Chart Area .............................................................................................................. 181
Hiệu chỉnh Flot Area................................................................................................................. 182
Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, ch thích, tiêu đề trục hoành và trục tung, .................................... 182
Hiệu chỉnh đường lưới ngang và ọc ........................................................................................ 184
d. Các thao tác với chuỗi số liệu trong đồ thị ............................................................................ 188
óa bớt một chuỗi số liệu khỏi đồ thị ....................................................................................... 188
Thêm chuỗi mới vào đồ thị ...................................................................................................... 188
Thay đổi chuỗi số liệu .............................................................................................................. 189
Thêm đường xu hướng vào đồ thị ............................................................................................ 191
Chương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính ........................................................................................ 192
6.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel..................................................................................... 192
6.2. Thiết lập thông số cho trang in .............................................................................................. 193
6.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print ......................................................................................... 198
6.4. Các lưu { khác ....................................................................................................................... 200
Chương 7: Làm Việc Với Macro, Templates.......................................................................................... 200
7.1 Macro .................................................................................................................................... 200
Ghi một Macro ......................................................................................................................... 200
Thực thi Macro ........................................................................................................................ 202
Chương 8: Phím Tắt Và Thủ Thuật ....................................................................................................... 203
8.1 Phím Tắt ................................................................................................................................ 203
a. Truy cập Ribbon bằng bàn phím .......................................................................................... 203
b. Phím tắt ................................................................................................................................... 203
8.2 Thủ thuật ............................................................................................................................... 206
5
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
1. Dịch số tiền về chữ (Chuyển số thành chữ) .......................................................................... 206
2. Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp ..................................................................................... 212
3. Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức ......................................................................... 212
4. Sử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Sheet khác ........................... 219
5. Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox. ............................................................... 221
6. Đánh ấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting ......................................... 228
7. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn. ..................... 229
8. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực ..................................................................... 230
9. Tăng thêm số lần Undo cho Excel ......................................................................................... 232
10. Tách họ và tên trong cùng một cột trên bảng tính Excel ....................................................... 236
11. Tạo mục lục trong Excel ....................................................................................................... 237
6
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
I. Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010
1. Chức năng Backstage View
Giao diện ribbon của Office 2010 được đưa vào tất cả các ứng dụng trong gói Office 2010.
Công cụ Backstage View được truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), hỗ trợ sử dụng
các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấn.
Thanh định hướng bên trái của Backstage View chứa nhiều lệnh, như cho phép ai sửa tài liệu,
kích cỡ file...
7
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Thêm tính năng Sparkline
Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xu hướng. Với
Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới - Sparklines. Tính năng này cho
phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay một dòng nhận định khuynh hướng trong
một ô (cell). Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển
thị vào một cell.
8
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Sparkline là cách hữu ích để thêm một y u t tr c quan nhanh và g n.
Tính năng Slicers
Slicers là một trong những tính năng trong Excel 2010 có thể giúp bạn giải thích dữ liệu của
bạn dễ dàng hơn. Một cách nhanh chóng, b ạn có cái nhình trực quan sâu thông qua số
lượng lớn dữ liệu.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng Slicers để lọc thông qua các dữ liệu của bạn và có thể nhanh
chóng tìm thấy những thông tin có liên quan
Khi dữ liệu trong bảng trụ (Pivot Table) thay đổi, Slicer sẽ t động được cập nhật.
9
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Định dạng dữ liệu có điều kiện
Chức năng conditional format mới bao gồm nhiề kiểu định dạng và icons và khả năng tô sáng
chỉ những mục được chỉ định như giá trị lớn nhất, nhỏ nhất .. với chỉ 1 cú click chuột
Đây là chức năng rất hay trong Excel 2010. N u bạn có một bảng với nhiều s liệu khác
nhau, thông thường để đánh giá dữ liệu, chúng ta thường dùng các hàm rút trích và l c dữ
liệu. Tuy nhiên, với chức năng này, bạn không cần dùng hàm, càng không cần lấy dữ liệu ra
khỏi bảng mà vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô theo một điều
kiện định sẵn. Th c hiện như sau: quét ch n một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó
bấm nút Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy ch n:
Kiểu đánh giá sàng lọc:
Kiểu đánh giá này sẽ sàng l c dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng
ra ngoài như các phiên bản Excel trước đây. Chương trình th c hiện ―sàng l c tại chỗ‖ bằng
cách làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là
hai nhóm quy luật chính:
Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than... (lớn
hơn), Less Than... (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá
trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký t quy định), A Date Occurring (theo quãng
thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau).
Khi bạn ch n xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập
giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm
OK để chương trình th c thi trong bảng tính.
- Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị
lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% s ô có giá trị lớn nhất), tương t với Bottom 10 Items và
Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below
Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạ n ch n đánh giá theo dữ
liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập s ô cần làm nổi, chẳng hạn như
Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%... là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất.
Kiểu đánh giá hiển thị mức độ:
- Data Bars: bạn bấm ch n kiểu đánh giá này, ch n một màu ưng ý trong menu hiện ra. Khi
đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ
10
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
dàng so sánh cũng như nhận ra s tăng giảm của s liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì s
liệu của bạn càng có giá trị cao, ngược lại là những ô giá trị thấp.
- Color Scales: kiểu đánh giá này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với
mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi ch n nhó m Color Scales, bạn hãy
ch n một nhóm màu bạn thíc h trong menu hiện ra và sẽ thấy chương trình áp dụng lên vùng
ch n của bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách ch n Color Scales >
More Rules.
- Icon Sets: bấm ch n Icon Sets, ch n một nhóm biểu tượng mong mu n, chương trình sẽ t
động đặt các biểu tượng trước ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn tr c quan về bảng tính.
Ví dụ dấu biểu thị s liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị s liệu ở mức trung bình, và dấu
biểu thị s liệu thấp dưới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tượng ứng với một
mức độ, chương trình sẽ t động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so
sánh và ti n hành đặt biểu tượng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô đó đạt được
so với mức độ chung của cả cột hoặc dòng.
Bạn có thể định lại quy luật đánh giá này bằng cách ch n More Rules trong nhóm Icon Sets.
Ngoài những kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn có thể tạo riêng cho mình những quy luật
đánh giá khác bằng cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, tuy nhiên việc này rất
mất thời gian. T t nhất bạn nên sử dụng những quy luật có sẵn mà Excel đã cung cấp rất đầy
đủ cho bạn. Khi bạn không vừa ý với các định dạng đã ch n, để xóa chúng mà không mất dữ
liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, ch n một trong các kiểu xóa như Clear
Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột ch n), Entire Sheet (xóa trong cả sheet), This
Table (chỉ xóa trong bảng đang xử lý).
Có thể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 rất thú vị, nó cho phép chúng ta tạo
ra những bảng tính được trình bày rất khoa h c và bắt mắt. Đặc biệt nhất là tính t động cao,
giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng l c dữ liệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc
chắn khi sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tín h
toán trong Excel.
PivotTables và PivotCharts
Gi ng như PivotTables, PivotCharts cũng đư ợc th c hiện một cách dễ dàng trong giao diện
mới này. Tất cả những cải thiện mới về việc l c được cung cấp cho PivotCharts. Khi bạn tạo
11
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và các menu nộ i dung được cung cấp để bạ n
có thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạn cũng có thể thay đổi layout, style và đ ịnh dạng
của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể th c hiện cho
các biểu đồ thông thường. Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng
được duy trì khi thay đổ i sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà
nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây.
Share Workbook
Microsoft Excel 2010 có thể tích hợp với SharePoint để cung cấp các công cụ quản lý nộ i
dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc
nhóm.
Nội dung chính
I.
Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel
1.1 Giới thiệu Excel
Excel là gì:
Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạyr chương
trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc
th c hiện:
Tính toán đại s , phân tích dữ liệu
Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
12
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
Vẽ đồ thị và các sơ đồ
T động hóa các công việc bằng các macro
Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác
nhau.
Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán,
vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗ i workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng t ính), do
vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin
(file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính
của bạn.
Worksheet: Còn g i tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được g i là
bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng.
Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576
dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).
Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart
sheet rất hữu ích khi bạn mu n xem riêng lẻ từng đồ thị.
Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ
workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần
đ n trong thanh sheet tab.
Các thành phần của Workbook
13
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là ―.XLSX‖ (d a trên chuẩn XML giúp việc trao
đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là
―.XLS‖.
Giao diện Excel
Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu
tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office gi ng như th c đơn File
của các phiên bản trước.
Chúng ta có thể ch bi n thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử dụng
nhất. Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh
truy cập nhanh. N u các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể nhấn ch n More Commands…
để mở cửa sổ điều ch thanh lệnh truy cập nhanh.
14
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Các lệnh trong th c đơn Office
15
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Bảng l a ch n lệnh truy cập nhanh
Hộp thoại để ch bi n thanh các lệnh truy cập nhanh
Ribbon là gì?
Ribbon: Excel 2010 thay đổ i giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh th c đơn truyền
th ng thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình g i là Ribbon.
Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View,
Developer, Add-Ins.
Thanh công cụ Ribbon
16
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như:
cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng ho ặc cột, sắp
x p, tìm ki m, l c dữ liệu,…
Insert: Chèn các loại đ i tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …
Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thi t lập in ấn.
Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),
công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.
Data: Các nút lệnh thao đ i với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ
liệu,…
Review: Các nút lệnh kiễm lỗ i chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thi t
lập bảo vệ bảng tính.
View: Thi t lập các ch độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …
Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những
người có hiểu bi t về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel Options
Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon.
Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung,
các hàm bổ sung,…
Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)
Khi mu n th c hiện một thao tác nào đó trên đ i tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình
vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đ i tượng đó. Lập tức một thanh th c đơn
hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đ i tượng mà bạn ch n.
17
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Th c đơn ngữ cảnh
1.2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ
1.2.1. Mở Excel
Thao tác:
B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái
B2. Di chuyển chuột lên trên đ n chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải ch n
Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đ n chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại.
B3. Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel.
Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel
Các nút điều khiển cửa sổ Excel
18
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Thu nhỏ cửa sổ Excel
Thao tác này chỉ th c hiện được khi cửa sổ đang mở to Nhấp chuột chuột vào nút ở góc
trên cùng bên phải. Khi đó cửa sổ Excel sẽ được thu g n lại thành một biểu tượng trên thanh
Taskbar của Windows bên cạnh nút Start.
Phóng to cửa sổ Excel
Thao tác:
Thao tác này chỉ th c hiện được khi cửa sổ đang bị thu nhỏ
Nhấp chuột vào biểu tượng thu g n của Excel trên thanh Taskbar bên
phía dưới màn hình
Thoát khỏi Excel
Thao tác:
Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel. Hoặc cũng có thể thoát
Excel bằng cách nhấn nút Office chọn Exit Excel.
1.3. Thao tác với ô và vùng
Nhận dạng ô và vùng (cells, range)
Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và s thứ t của dòng. Một vùng
trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc
dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được
xác định là : (ví dụ cột A thì được xác định ngắn g n là A:A) và : (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4).
Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và s dòng là 11,
vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2
và ô cu i của vùng là H12.
19
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Địa chỉ ô và vùng
Chọn vùng
N u dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hiện hành đ n góc trên bên trái của
vùng cần ch n, sau đó giữ trái chuột kéo xu ng dưới qua phải đ n vị trí ô cu i cùng của vùng
và thả chuột. N u dùng phím thì sau khi ch n ô đầu tiên bạn giữ phím Shift trong khi nhấn
phím và để đ n ô cu i của vùng và thả các phím. (Bạn cũng có thể làm ngược lại là
ch n ô cu i của vùng trước và kéo ch n đ n ô đầu tiên).
Khi mu n ch n cả sheet hiện hành thì nhấn , còn mu n ch n cả workbook (nghĩa là
ch n tất cả các sheet) thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và ch n Select All Sheets.
Sao chép và di chuyển vùng
Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đ n một nơi nào đó trong bảng tính và dữ
liệu g c còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu g c sẽ được di
dời đ n vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải ch n vùng cần sao chép hay
di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để th c hiện:
Dùng Ribbon: Ch n vùng Home nhóm Clipboard nhấn nút hay
(Copy hay Cut), đ n nơi đích và Home nhóm Clipboard nhấn nút (Paste). Bạn
có thể g i các lệnh trên từ th c đơn ngữ cảnh nhấp phải chuột.
20
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Chuột: Ch n vùng giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl n u là sao chép (không giữ
thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển
đ n và thả chuột.
Dán đặc biệt (Paste Special)
Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nộ i dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ
vào với một s ch n l c nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste
Special… Sau khi ch n vùng, ra lệnh Copy, đ n đích cần sao chép đ n và nhấp phải chuột,
ch n lệnh Paste Special…. hộp thoại Paste Special có một s l a ch n như bảng sau:
Giải thích hộp thoại Paste Special
Hạng mục Mô tả
Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn
All
Dán giá trị và công thức, không định dạng
Formulas
Chỉ dán giá trị và k t quả của công thức, không định dạng
Values
Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thức
Formats
21
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trí và công thức
Comments
Chỉ dán vào các qui định xác th c dữ liệu cho vùng đích
Validation
Dán vào m i thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn
All using source theme
Dán vào m i thứ và loại bỏ các khung viền
All except borders
Chỉ dán vào thông tin qui đ ịnh chiều rộng cột
Column widths
Dán vào giá trị, công thức và các định dạng g c của các con s ,
Formulas and number
các định dạng khác bị loại bỏ.
formats
Dán vào giá trị, k t quả của công thức và các định dạng g c của
Values and number
formats các con s .
Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào
None
Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích
Add
Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của
Subtract
vùng nguồn.
Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của
Multiply
vùng nguồn.
Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương ứng của
Divide
vùng nguồn
. Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng
Skip blanks
đích
Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngược lại
Transpose
Dán vào và tham chi u ô đích đ n ô nguồn
Paste Link
22
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Đặt tên vùng
Việc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong quá trình thao thác và xử lý tính toán như: vùng được
gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các đ ịa chỉ đơn thuần, đặt tên
giúp việc tham chi u tính toán ít sai sót hơn và di chuyển hay ch n các vùng đã được đặt tên
rất nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to – F5).… Tên dài t i đa 255 ký t không
chứa khoảng trắng và dấu chấm, tên phải bắt đầu là ký tự không được bắt đầu là s , tên
không được đặt gi ng các địa chỉ tham chi u. Để đặt tên trước tiên ta ch n vùng cần đặt tên
ch n nhóm Formulas Defined Names Define Name, hộp thoại New Name
hiện ra. Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name ch n Scope, nhập chú thích n u cần,
xong thì nhấn OK. Ngoài ra bạn còn có thể đặt tên tr c ti p từ hộp Name box hoặc đặt tên
cho vùng ch n từ Formulas Defined Names Create from Selection hoặc dùng th c
đơn ngữ cảnh.
Mu n mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas Defined Names
Name Manager. Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnh thông tin cho các tên
hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đ n,…
Thêm chú thích cho ô
hêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang chứa được rõ
ràng hơn. Để thêm chú thích và ô, chọn ô ch n nhóm Review Comments New
Comment và hãy nhập chú thích vào. Ngoài ra bạn có thể nhấp phải chuột lên ô cần chú
thích và ch n Insert Comment.
23
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Để đ c chú thích chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích ho ặc vào Review Comments
Next hay Previous.
Để ẩn/ hiện chú thích vào Review Comments Show All Comments (ẩn/ hiện tất
cả) hoặc Show/ Hide Comment (ẩn/ hiện chú thích ô đang ch n).
Hiệu chỉnh chú thích vào ch n ô cần hiệu chỉnh chú thích Review Comments
Edit Comment. Ngoài ra để nhanh bạn có thể nhấp phải chuột và ch n Edit Comment từ
th c đơn ngữ cảnh.
Xóa chú thích vào ch n ô cần xóa chú thích Review Comments Delete. Hoặc
nhấp phải chuột và ch n Delete Comment.
Minh h a cho hiện các chú thích
Chèn, xóa ô, dòng và cột
Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái ho ặc bên trên của ô hiện hành trong worksheet
và dịch chuyển các ô đang ch n qua phải hoặc xu ng dưới. Tương t , ta có thể chèn thêm các
dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, các dòng và cột.
Chèn ô trống
B1. Ch n các ô mà bạn mu n chèn các ô tr ng vào đó (mu n ch n các ô không liên tục thì
giữ Ctrl trong khi ch n các ô).
24
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
B2. Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Cells… B3. Ch n l a ch n phù hợp
trong hộp thoại Insert
Chèn dòng
B1. Ch n một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn mu n chèn s dòng tương
ứng phía trên các dòng này.
B2. Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Sheet Rows
Minh h a chèn các dòng tr ng lên trên các dòng đang ch n
Chèn cột
B1. Ch n một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn mu n chèn s cột tương ứng
phía bên trái các cột này.
B2. Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Sheet Columns
Xóa các ô, dòng và cột
B1. Ch n các ô, các dòng ho ặc các cột cần xóa
B2. Ch n Home Cells Delete ch n kiểu xóa phù hợp (xem hình)
25
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng
Trong worksheet ta có thể qui định độ rộng cột từ 0 đ n 255, đây chính là s ký t có thể hiển
thị trong một dòng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký t , khi độ rộng là 0 thì cột được ẩn
đi. Tương t , chiều cao của dòng qui định từ 0 đ n 409, đây là đơn vị đo lường bằng điểm
(point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định của dòng là 12.75 point, khi chiều cao là 0
thì dòng bị ẩn đi. Các bước điều chỉnh dòng cột:
B1. Ch n dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng
B2. Ch n Home Cells Format Ch n lệnh phù hợp
Row Height… ch n lệnh này để qui định chiều cao của dòng
AutoFit Row Height ch n lệnh này Excel sẽ t canh chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với
nộ i dung.
Column Width… ch n lệnh này để qui định độ rộng cột
AutoFit Column Width ch n lệnh này Excel sẽ t canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với
nộ i dung.
Default Width… ch n lệnh này khi bạn mu n qui định lại độ rộng mặc định cho worksheet
hay cả workbook. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả
workbook bằng cách ch n cả worksheet hay cả workbook trước khi th c hiện lệnh. Ngoài
cách thay đổ i chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác
nhanh hơn. Mu n thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đ n phía bên phải tiêu đề cột đó cho
xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột.
26
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Tương t , mu n thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đ n bên dưới s thứ t dòng cho
xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xu ng dưới để tăng chiều cao dòng.
Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng
cách ch n cả worksheet hay cả workbook trước khi th c hiện lệnh.
Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao
tác nhanh hơn. Mu n thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đ n phía bên phải tiêu đề cột đó
cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ
rộng cột. Tương t , mu n thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đ n bên dưới s thứ t
dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xu ng dưới để tăng
chiều cao dòng.
27
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split)
Nối nhiều ô thành một ô
Khi n i nhiều ô thành một ô, n u tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển h t dữ liệu
lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ô này được giữ lại,
dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa.
B1. Ch n các ô cần n i lại.
B2. Ch n Home Alignment ch n Merge & Center. Để canh chỉnh dữ liệu trong ô
dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Algnment.
Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô
Sau khi chuyển ô đã n i về lại nhiều ô thì nộ i dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái.
B1. Ch n ô đang bị n i.
B2. Ch n Home Alignment ch n lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều
được.
1.4. Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt
Bạn có thể dùng chuột, các phím , thanh cu n d c, thanh cu n ngang, sheet tab,
các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đ n các nơi bất kỳ trong bảng
tính.
Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang
Thanh cu n d c và thanh cu n ngang được g i chung là các thanh cu n (scroll bars). Bởi vì
màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tính đang thao tác, nên ta
28
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dưới bảng tính và dùng thanh cuốn
ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảng tính.
Thanh cu n d c là thanh dài nhất, nằm d c ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên và mũi
tên xu ng; ở giữa có thanh trượt để cu n màn hình lên xu ng.
Thanh cu n ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đ m lên. Có hình dạng
gi ng thanh cu n d c, chỉ khác là nằm ngang.
Thanh cu n ngang
Thao tác:
Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để cu n màn hình đi sang trái.
Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để cu n màn hình sang phải.
Thanh Sheet tab
Để di chuyển qua lại giữa các sheet ta nhấp chuột lên tên của sheet trên thanh sheet tab.
Ngoài ra chúng ta có thể dùng để di chuyển đ n sheet liền trước sheet hiện
hành và để di chuyển đ n sheet liền sau sheet hiện hành. Để trở về sheet
đầu tiên bạn nhấp chuột và nút trên thanh sheet tab và để đ n sheet cu i cùng thì bạn nhấp
chuột vào nút trên thanh sheet tab. N u mu n đ n một sheet nào đó trong trường hợp có
quá nhiều sheet thì bạn hãy nhấp phải chuột vào thanh và ch n tên sheet cần đ n.
Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển
Để đ n được nơi cần thi t trong bảng tính ngoài việc dùng chuột cu n các thanh cu n ngang
và d c, các phím mũi tên thì bạn nên nhớ các tổ hợp phím ở bảng bên dưới để giúp di chuyển
được nhanh hơn.
29
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính
Nhấn phím Di chuyển
→ hoặc Tab Sang ô bên phải
← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái
↑ Lên dòng
↓ Xu ng dòng
Đ n ô ở cột A của dòng hiện hành
Home
Đ n địa chỉ ô A1 trong worksheet
Ctrl + Home
Đ n địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet
Ctrl + End
Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình
Alt + Page Up
Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình
Alt + Page Down
Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình
Page Up
Di chuyển ô hiện hành xu ng dưới một màn hình
Page Down
Mở hộp thoại Go To
F5
End + → hoặc Ctrl + → Đ n ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô tr ng
End + ← hoặc Ctrl + ← Đ n ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô tr ng
End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô tr ng
End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xu ng ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô tr ng
Di chuyển đ n sheet phía trước sheet hiện hành
Ctrl + Page Up
Di chuyển đ n sheet phía sau sheet hiện hành
Ctrl + Page Down
30
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
1.5 Thao tác với workbook
Tạo mới workbook
Ch n nút Office New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều l a
ch n để tạo workbook như: workbook tr ng, workbook theo mẫu d ng sẵn, workbook d a
trên một workbook đã có. Để tạo workbook tr ng, bạn ch n Blank workbook và nhấp nút
Create.
Mở workbook có sẵn trên đĩa
Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách:
1. Ch n nút Office ch n tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có thể có
t i đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì
31
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
nhấn vào nút Office Excel Options Advance phần Display Show
this number of Recent Documents ).
2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đ n nơi lưu trữ tập tin và
nhấp chuột hai lần lên tên tập tin.
3. Ch n nút Office Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng
ta phải tìm đ n nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và ch n tên tập tin cần mở sau đó nhấn
nút Open để mở tập tin. Các tùy ch n của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở
bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổ i), Open as Copy
(Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt
web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗ i).
Lưu workbook
ột điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ th c hiện lệnh lưu lại công
việc đã th c hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không t n nhiều thời gian nhưng n u
máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn
cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ t động th c hiện lệnh lưu theo
thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn
ch n nút Office Excel Options Save, sau đó đánh dấu ch n vào Save
AutoRecover information every minutes.
32
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Một s cách lưu workbook:
1. Ch n nút Office Save
2. Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar).
3. Dùng tổ hợp phím hoặc .
N u tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu ti p các phần cập nhật, còn n u là tập tin
được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, bạn hãy
ch n nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại hộp File name, ch n kiểu tập
tin tại Save as type và sau đó nhấn nút Save để lưu trữ.
Minh h a lưu tập tin
Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui t ắt đặt tên tập tin của Windows. Tên
tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên t ập tin không
được dùng các ký hiệu như: \ ? : * “ < > |
Để bảo mật tập tin, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải bi t mật mã mới
được phép mở tập tin (trừ những cách tà đạo!).
33
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
B1. Nhấn nút Office Save As, hộp thoại Save As hiện ra.
B2. Nhấn nút Tools ch n General Options…, hộp thoại General Options hiện ra
B3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo
mật). Sau đó nhấn nút OK
B4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. Sau đó nhấn nút OK
B5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook. Sau đó nhấn nút OK
B6. Nhấn nút Save để hoàn tất.
Dùng mật mã bảo vệ workbook
Các tùy ch n trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao có đuôi *.xlk
trước khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook), Password to modify
(mật mã để cập nhật nộ i dung workbook), Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đ c).
Đóng workbook
Một s cách đóng workbook:
1. Ch n nút Office Close
2. Dùng chuột ch n nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề).
3. Dùng tổ hợp phím hoặc . N u workbook có s thay đổi nộ i dung thì
Excel sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi đó.
Sắp xếp workbook
Chi mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp x p lại:
Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View ch n nút Arrange All Ch n kiểu b trí thích
hợp.
34
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Sắp x p các workbook trong cửa sổ Excel
1.6. Thao tác với worksheet
Chèn thêm worksheet mới vào workbook
Có nhiều cách th c hiện:
1. Nhấn vào nút trên thanh sheet tab
2. Dùng tổ hợp phím chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành.
3. Nhấn ch n nhóm Home đ n nhóm Cells Insert Insert sheet
4. Nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và ch n Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, ch n
Worksheet và nhấn nút OK. Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành.
35
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Minh h a chèn sheet mới
Đổi tên worksheet
Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, ch n Rename, gõ tên mới vào,
xong nhấn phím Enter. Tên sheet có thể dài tới 31 ký t và có thể dùng khoảng trắng, tuy
nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : / \ ? *
Xóa worksheet
Mu n xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau:
1. Ch n sheet mu n xóa ch n nhóm Home ch n nhóm Cells Delete
Delete sheet
2. Nhấp phải chuột lên tên sheet mu n xóa sau đó ch n Delete, xác nhận xóa OK.
Sắp xếp thứ tự các worksheet
Có nhiều cách th c hiện sắp x p worksheet như:
1. Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp x p và giữ chuột kéo đ n vị trí mới và thả chuột.
36
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
2. Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp x p, ch n
Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp ch n lên tên sheet trong danh
sách mà bạn mu n di chuyển sheet đ n trước nó, sau đó nhấn OK.
Sao chép worksheet
Nhấp phải chuột lên sheet, ch n Move or Copy…ch n vị trí đặt bản sao trong vùng
Before sheet đánh dấu ch n vào hộp Creat a copy nhấn nút OK. Ngoài ra để sao
chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột ch n lên tên sheet cần sao chép giữ
trái chuột rê đ n vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab thả trái chuột.
Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương t nhưng phải ch n nhiều sheet trước khi
th c hiện lệnh. Để ch n được nhiều sheet bạn hãy giữ phím để ch n
sheet.
Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ workbook đó lên sau
đó th c hiện lệnh Move or Copy… và nhớ ch n tên workbook đích t ại To book (n u ch n
workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đ n một workbook mới).
Chọn màu cho sheet tab
Việc tô màu giúp quản lý thanh sheet tab được t t hơn. Để tô màu cho các sheet tab bạn chỉ
cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần tô màu, ti p theo hãy ch n Tab Color và ch n màu
thích hợp.
37
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Ẩn/ Hiện worksheet
Khi bạn không mu n ngưới khác thấy một hay nhiều sheet nào đó thì bạn có thể ẩn nó đi.
Không thể ẩn h t các sheet trong workbook mà phải còn lại ít nhất một sheet không bị ẩn.
Mu n ẩn sheet bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet mu n ần và ch n Hide th là sheet
đã được ẩn. Khi mu n cho hiện trở lại một sheet, bạn nhấp phải chuột lên thanh Sheet tab và
ch n Unhide… sau đó ch n tên sheet cần cho hiện và nhấn nút OK.
1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác
Trong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu nhỏ các cửa sổ
để có được góc nhìn t t hơn, hoặc xem nộ i dung của cùng một worksheet dưới nhiều góc độ
38
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
khác nhau, hoặc chia cửa sổ worksheet thành nhiều Tab để dễ dàng tham chi u, hay giữ c
định tiêu đề một danh sách dài trong khi cu n các thanh cu n,…
Sử dụng thanh Zoom
Excel 2010 b trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc của bảng
tính. Thanh zoom nằm ngay ở góc dưới bên phải màn hình và có thể giúp thu nhỏ và phóng to
khung làm việc từ 10% đ n tới 400%, phóng to thì nhấn và nút dấu cộng còn thu nhỏ thì nhấn
vào nút dấu trừ.
Thanh Zoom
Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn mu n xem một worksheet hay các worksheet trong
cùng một workbook dưới nhiều góc độ khác nhau, mỗ i một nhân bản để xem sẽ được gắn
thêm chỉ s phía sau tên tập tin. Ch n nhóm View Window New Window
Để so sánh hai worksheet thì sau khi làm bước trên bạn ch n t i p nhóm View Window
View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cu n thanh cu n ở cửa sổ này thì
cửa sổ kia cũng được cu n theo. Để tắt tính năng cu n đồng thời này bạn vào View
Window Synchronous Scrolling (n u nó đang bật).
Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề
Tính năng rất hay được dùng khi thao tác trên các danh sách dài ho ặc trong tính toán cần phải
th c hiện nhiều việc tham chi u. Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ô hiện hành tại vi trí cần chia
39
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
trên bảng tính, sau đó ch n View Window Split. Để bỏ khung bảng tính thì nhấn nút
Split lại một lần nữa hoặc nhấp chuột 2 lần lên đường chia d c và ngang. Ngoài ra, ở đầu của
các thanh cu n d c và ngang có một ngấn nhỏ mà khi rê chuột lên sẽ có biểu tượng
(công cụ chia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và kéo ra nơi mu n chia trên cửa sổ
làm việc của bảng tính.
Minh h a chia 4, chia 2 d c, chia 2 ngang
Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn c định một vùng nào đó trên cửa sổ
làm việc ví dụ như dòng tiêu đề của một danh sách. Việc c định này rất hữu ích vì nó giúp ta
luôn thấy được dòng tiêu đề mặc dù đã cu n màn hình xu ng phía dưới để nhập liệu. Để c
định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần c định, sau đó ch n View Window
Freeze Panes ch n kiểu c định phù hợp. N u ch n:
Freeze Panes: Sẽ c định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành
Freeze Top Row: C định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách
Freeze First Column: C định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách
Minh h a c định các tiêu đề
Để bỏ c định thì vào View Window Freeze Panes Unfreeze Panes
40
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Sử dụng Watch Window
Tính năng này giúp ta theo dõi các ô trong quá trình tính toán. B ạn mu n giám sát ô nào thì
đưa nó vào danh sách giám sát ở cửa sổ của Watch Window. G i cửa sổ Watch Window bạn
ch n nhóm Formulas Formula Auditing Watch Window, sau đó ch n ô cần theo
dõi và nhấn vào nút Add Watch trên cửa sồ Watch Window.
Cửa sổ Watch Window
Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong Excel
2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh
Các ô trong bảng tính có thể chứa các con s , các chuỗ i văn bản hay các biểu thức toán h c.
Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … các đ i tượng này không
chứa trong ô mà nổ i trên bề mặt bảng tính.
Nhập liệu
Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm
B1. Trên worksheet, ch n ô cần nhập liệu
B2. Nhập vào con s , chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cần
B3. Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xu ng dưới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển
qua phải) để k t thúc.
Lưu ý:
N u nhập các con s vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủ bạn bản
tăng thêm chiều rộng cột.
Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần s nguyên và phần s thập phân.
41
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Khi nhập các con s mà các con s này không cần tính toán thì bạn nên định dạng ô là
Text trước khi nhập (Home nhóm Number ch n Text từ danh sách).
Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng đ ịnh dạng ngày mặc định trong Control Panel
Regional and Language Options.
Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 10-05-2007. Khi
mu n nhập ngày hiện tại vào ô hãy gõ . Khi mu n dùng định dạng ngày mặc định
cho ô chứa ngày thì ch n ô và gõ .
Khi nhập thời gian và mu n định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời
gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, n u không Excel t hiểu là AM. Khi mu n
nhập thời gian hiện tại vào ô hãy gõ . Khi mu n dùng định dạng thời gian mặc
định cho ô chứa thời gian thì ch n ô và gõ . Mu n nhập cùng một nội dung
cho nhiều ô, bạn hãy ch n các ô và nhập liệu vào sau đó nhấn . Ngoài ra còn có
thể sử dụng chức năng AutoFill (phần sau). Mu n nhập cùng nộ i dung trên các ô ở nhiều
sheet, bạn hãy ch n các sheet đó, sau đó ch n các ô trên sheet hiện hành, ti p theo nhập liệu
(có thể mất dữ liệu do bị nhập đè lên các ô có dữ liệu). Để bỏ ch n các sheet thì nhấp phải
chuột lên thanh sheet tab và ch n Ungroup Sheets.
Ví dụ nhập các loại dữ liệu
Nhập các ký tự đặc biệt
B1. Mu n nhập ký t đặc biệt vào, trước tiên ch n ô và đ n nơi cần chèn trong ô.
B2. Ch n Insert nhóm Text ch n Symbol
B3. Trong hộp thoại Symbol hãy ch n ký t cần, có thể đổi kiểu Font tại hộp Font.
B4. Nhấn nút Insert để chèn.
42
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Ví dụ chèn vào ô
Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau cùng
Để hủy một lệnh vừa th c hiện bạn nhấn chuột lên nút hay dùng phím
Đang nhập liệu vào ô mu n hủy thì nhấn phím ESC
Để phục hồ i lệnh vừa hủy thì nhấn nút hay dùng phím
Để th c hiện lại lệnh sau cùng nhấn
Hiệu chỉnh nội dung
Xóa nội dung các ô B1. Ch n một hoặc nhiều ô cần xóa
B2. Nhấn Delete trên bàn phím (xóa cách này thì chỉ xóa nộ i dung các định dạng của ô vẫn
còn). Ngoài ra để xóa bạn có thể vào Home nhóm Editing Clear ( ) và ch n
các lệnh:
43
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng
Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô
Clear Contents: Chỉ xóa nộ i dung, còn định dạng
Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô n u có
Lưu ý các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng (table)
Nhập đè lên ô có sẵn nội dung
Mu n nhập đè lên các ô có sẵn nộ i dung, trước tiên bạn hãy ch n ô đó và nhập vào nội dung
mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nộ i dung vừa nhập đè.
Hiệu chỉnh nội dung các ô
Mu n hiệu chỉnh nộ i dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau:
1. Nhấp chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh dùng chuột hoặc các phím mũi tên di
chuyển đ n nơi cần hiệu chỉnh dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một s nội dung
sau đó nhập vào nộ i dung mới.
2. Ch n ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào ch độ hiệu chỉnh và làm tương t như trên
3. Ch n ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức (Formula)
Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu
Sử dụng chức năng AutoFill
Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền t động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn.
Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình.
Danh saùch một s AutoFill coù saün
Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng
1, 2, 3 4, 5, 6
9:00 10:00, 11:00, 12:00
Mon Tue, Wed, Thu
44
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Monday Tuesday, Wednesday, Thursday
Jan Feb, Mar, Apr
Jan, Apr Jul, Oct, Jan
Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00
15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct
1999, 2000 2001, 2002, 2003
1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,...
Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,...
Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,...
Text1, textA text2, textA, text3, textA,...
1st Period 2nd Period, 3rd Period,...
Product 1 Product 2, Product 3,...
Bạn mu n điền các s lẻ trong khoảng từ 1 đ n 25 vào cột A bạn làm như sau:
B1. Ch n ô đầu tiên A1 và nhập vào s 1
B2. Ch n ô ti p theo A2 nhập vào s 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng s 2 vào ô
chứa s lẻ trước đó để có được s lẻ k ti p).
B3. Ch n hai ô A1:A2, di chuyển chuột xu ng dấu vuông nhỏ màu đen (Fill handle) ở góc
dưới bên phải vùng ch n cho chuột bi n thành dấu cộng màu đen.
B4. Giữ trái chuột kéo xu ng phía dưới cho đ n khi hiện s 25 thì dừng lại.
45
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Khi bạn mu n điền t động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành cho các ô bên
trái, bên phải, phía trên hay bên dưới nó thì bạn làm theo các cách sau:
1. Ch n ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ Fill handle và
kéo theo hướng bạn cần (lên, xu ng, trái hay phải). Khi đó dữ liệu hay biểu thức sẽ được sao
chép.
2. Ch n ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệu đ n, sau
đó vào Home nhóm Editing Fill ch n hướng phù hợp (Down, Right, Up,
Left).
T tạo danh sách AutoFill bạn vào nút Office Excel Options Popular trong
phần trong phần Top options for working with Excel ch n Edit Custom Lists hộp
thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danh sách trong khung List entries,
sau khi nhập xong nhấn nút Add để thêm vào Custom lists và kể từ lúc này bạn có thể sử
dụng chức năng AutoFill với danh sách t tạo của bạn.
Mu n xóa một danh sách thì bạn chỉ cần ch n danh sách đó và nhấn nút Delete.
N u mu n hiệu chỉnh danh sách thì ch n danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô List entries,
sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add.
Sử dụng chức năng Automatic Completion
Chức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chuỗ i văn bản gi ng nhau ở các ô được
nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng là m bạn khó chịu, để bật tắt bạn
46
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
vào nút Office Excel Options ch n Tab Advance tại Editing options
Enable AutoComplete for cell values.
Sử dụng chức năng AutoCorrect
AutoCorrect giúp bạn sửa các lỗ i chính tả nhập liệu khi nhập bằng ti ng Anh, ngoài ra nó còn
giúp nhập nhanh các ký hiệu hay các đoạn văn bản lặp đi lặp lại. Chúng ta có thể thêm vào
các cụm từ mà chúng ta thường hay dùng vào danh sách của AutoCorrect. Để thêm tử vào
danh sách AutoCorrect làm theo các bước sau:
B1. Ch n nút Office Excel Options Proofing AutoCorrect Options
B2. Tại Tab AutoCorrect ch n Replace text as you type thì chức năng này mới có tác dụng
B3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thường hay gõ sai (hoặc gõ vào mã t c ký)
B4. Trong hộp With gõ cụm từ đúng vào (hoặc gõ vào nguyên bản của mã t c ký)
B5. Nhấn nút Add để thêm vào danh sách
47
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Ðể hiệu chỉnh một mục từ trong danh sách thì ch n mục từ đó và gõ nội dung mới vào hai
hộp Replace và With, sau đó nhấn nút Replace. Mu n xóa một mục từ trong danh sách thì
ch n mục từ đó và nhấn nút Delete.
Minh h a thêm mã t c ký vn và nguyên văn
2.2. Định dạng
Định dạng chung
Các nút định dạng thông dụng của Excel được b trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home
của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, mỗ i khi cần định dạng bạn
chỉ việc nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp dưới đây.
48
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Định dạng văn bản và s
Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn truy cập
vào hộp thoại Format Cells: Ch n Home nhóm Cells Format Format Cells…
Giải thích hộp thoại Format Cells
49
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Định dạng Mô tả
Tab Number
Danh sách các loại định dạng s , giá trị
Category
Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các định dạng bạn
Sample
ch n
T i đa có thể có 30 s sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho dạng
Decimal places
Number, Currency, Accounting, Percentage, và Scientific.
Ch n ô này n u mu n có dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ…chỉ
Use 1000 Separator (,)
áp dụng cho dạ ng Number
Ch n loại định dạng thể hiện cho s âm, chỉ áp dụng cho dạ ng Number
Negative numbers
và Currency.
Ch n loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency và
Symbol
Accounting
Ch n kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng cho các dạng Date,
Type
Time, Fraction, Special, và Custom.
Ch n loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạ ng giá trị, chỉ áp dụng cho
Locale (location)
các dạng Date, Time, và Special.
Tab Alignment
Có các l a ch n dùng để canh chỉnh nội dung ô theo chiều ngang. Mặc
Text alignment Horizontal
định Excel canh lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị , các giá trị luận
lý và các lỗi được canh giữa.
Có các l a ch n dùng để canh chình nội dung theo chiều d c. Mặc
Vertical
định Excel canh lề dưới cho văn bản.
Thụt đầu các dòng nội dung của ô.
Indent
50
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Ch n các hướng của văn bản trong các ô.
Orientation
Đặt giá trị độ để xoay văn bản. Các giá trị từ -90 đ n 90 độ
Degrees
Nội dung trong ô được xu ng nhiều dòng tùy thuộc vào độ rộng cột và
Text control Wrap text
độ dài nội dung. (xem chi ti t phần dưới)
Giả m kích cở chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng cột
Shrink to fit
N i các ô ch n thành một ô (đã trình bày phầ n trên)
Merge cells
Xác định trình t đ c và canh lề
Right-to-left Text direction
Tab Font
Ch n kiểu Font cho các ô, font mặc định là Calibri
Font
Ch n kiểu thường, in nghiên, in đậ m…của Font chữ, kiểu mặc định là
Font style
Regular.
Kích thước font chữ , từ cở 1 đ n 1638 và mặc định là cở chữ 11 point.
Size
Ch n kiểu gạch chân cho văn bản trong danh sách, mặc định là None.
Underline
Ch n màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do Excel t ch n màu)
Color
N u ch n sẽ loại bỏ các định dạng Font khác và trở về dạng bình
Normal font
thường
Có thêm đường gạch ngang văn bản
Effects Strikethrough
Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên
Superscript
Làm cho văn bản co lại và đẩy xu ng dưới
Subscript
Xem trước k t quả định dạ ng bạn vừa ch n
Preview
Tab Border
Ch n kiểu và kích cở các đường kẻ khung, sau đó ch n các nút bên
Line
hộp Border để kẻ
51
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Ch n không kẻ khung, kẽ đường bao và kẽ các đường phân cách giữa
Presets
các ô
Ch n màu cho các đường kẽ
Color
Các nút bao quanh hình minh h a dùng để kẽ các đường bao các ô
Border
Tab Fill
Ch n màu nền cho các ô. Fill Effects cung cấp các hiệu ứng tô màu
Background Color
nền (xem chi ti t phầ n dưới).
Bổ sung thêm các màu và công cụ pha ch màu.
More Colors
Các mẫu màu nền
Pattern Color
các kiểu mẫu tô nền ô. Xem trước k t quả ch n màu và kiểu mẫu tại
Pattern Style
Sample
Tab Protection
Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, … các ô, chỉ có tác dụng khi sheet
Locked
được bảo vệ
Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi sheet được bảo vệ (xem
Hidden
phần sau)
Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi s dài hơn 12
General
s thì định dạng
chuyển sang dạng Scientific
General
Dùng để định dạng các con s , bạn có thể ch n dấu phân cách thập
Number
phân và qui định s con s sau dấu thập phân, đồng thời có thể ch n
kiểu hiển thị s â m.
Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, ta có thể ch n dấu
Currency
phân cách thập phân và định s con s sau dấu thập phân, đồng thời có
thể ch n kiểu hiển thị s â m.
52
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong k toán, nó đặt ký hiệu tiền
Accounting
tệ và giá trị ở hai cột khác nhau.
Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo ch n l a tại
Date
phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạ ng lấy
từ hệ th ng (Control Panel).
Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo ch n l a tại
Time
phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạ ng lấy
từ hệ th ng (Control Panel).
Định dạng này lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu % vào sau
Percentage
k t quả, bạn có thể ch n dấu phân cách thập phân và qui định s con s
sau dấu thập phân.
Định dạng này hiển thị con s dưới dạ ng phân s tùy theo Type bạn
Fraction
ch n.
Hiển thị con s dưới dạ ng khoa h c . Ví dụ, s
Scientific
12345678901 định dạ ng theo Scientific là 1.23E+10, nghĩa là 1.23 x
1010. Bạn có thể ch n dấu phân cách thập phân và qui định s con s
sau dấu thập phân.
Định dạng nội dung ô gi ng như những gì nhập vào kể cả các con s .
Text
Định dạng các con s dạng mã bưu chính (ZIP Code), s điện thoại, s
Special
bảo hiểm …
Dùng để hiệu chỉnh các mã định dạ ng đang áp dụng hay tạo mới các
Custom
định dạng do bạn áp dụng. Ta có thể thêm vào từ 200 đ n 250 định
dạng t tạo tùy theo ngôn ngữ và phiên bản Excel. (xem phần sau)
Sử dụng Wrap Text
Khi bạn mu n đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng thì bạn dùng chức năng wrap text ho ặc
dùng để xu ng dòng tại vị trí mong mu n.
B1. Ch n ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1
53
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
B2. Ch n Home Alignment ch n Wrap Text ( ). N u dòng không t động mở
rộng là do ô bị thi t lập chiều cao c định, bạn vào Home Cells Format tại
Cells Size ch n AutoFit Row Height
Xoay chữ (Orientation)
B1. Ch n các ô cần xoay chữ A1:D1
B2. Ch n Home nhóm Alignment Orientation Angle Counterclockwise
Định dạng khung (border)
Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách giữa các ô bằng nét mãnh
và màu tất cả đường kẽ là màu đỏ.
B1. Ch n danh sách cần kẽ khung B2:E18
B2. Ch n Home nhóm Cells Format Ch n Format Cells
B3. Vào Tab Border, ch n màu là Red ( ) tại Color
B4. Ch n Style là nét đậm , sau đó ch n nút Outline tại Preset
B5. Ch n Style là nét mảnh , sau đó ch n nút Inside tại Preset
B6. Nhấn OK hoàn tất
54
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect)
B1. Ch n vùng cần tô màu nền B2:E18
B2. Ch n Home nhóm Cells Format Ch n Format Cells
B3. Vào Tab Fill Ch n Fill Effects…
B4. Ch n các màu cần ph i hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2 (Blue)
B5. Ch n Shading styles là Vertical và ch n kiểu thứ 3
B6. Nhấn OK hai lần để hoàn tất.
55
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Tự động định dạng có điều kiện.
Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫ u trong dữ liệu và sử dụng
rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional Formatting trên
ribbon Home. Khi đưa chuột trên những l a ch n, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập tức.
Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị,
thêm một thanh dữ liệu trong su t phản ánh giá trị của ô… Cách thức ti n hành này cho phép
đơn giản hơn rất nhiều so với s phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel
2003.
56
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Bảng và định dạng bảng (table)
Excel thi t lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu
mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu t tạo thêm và cho phép xóa định dạng bảng.
Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thi t.
Áp định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng
B1. Ch n danh B2:E18
B2. Ch n Home nhóm Styles ch n Format As Table
B3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, ch n một trong các biểu mẫu. Ví
dụ ch n mẫu Light số 9
B4. Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận.
Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 ch n New Table Style…, sau đó đặt tên cho biểu mẫu mới và
nhấn Format để ch bi n biểu mẫu.
Mu n xóa một mẫu t tạo thì vào Home Style Format As Table, tại phần Custom
nhấp phải chuột lên biểu mẫu và ch n Delete.
Các tùy ch n hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools Tab Design trên thanh Ribbon
57
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách
Để xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trước tiên hãy ch n bảng, tại Tab Design
vào nhóm Table Styles ch n More ( ) ch n Clear. Đ n lúc này vùng ch n vẫn còn là
bảng do vậy nó có các tính năng của bảng.
Để chuyển một bảng về thành danh sách thì ch n bảng, sau đó vào Tab Design, tại nhóm
Tools ch n Convert to Range.
58
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes)
Các mẫu tài liệu d ng sẵn giúp người sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẽ chuyên nghiệp
và rất dễ sử dụng. Các biểu mẫu tài liệu được thi t k sẵn với nhiều màu, font chữ, hình ảnh,
đồ thị,… với nhiều hiệu ứng đẹp mắt. Ngoài ra chúng ta còn có thể hiệu chỉnh và ch bi n các
mẫu này.
Để áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào ch n nhóm Page Layout Themes Ch n một
biểu mẫu từ danh sách.
Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để ch n lại màu, vào Fonts để ch n lại kiểu Font
và vào Effects để ch n lại hiệu ứng.
Lưu ý bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng.
Tạo biểu mẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout Themes ch n Colors
ch n Create New Themes Colors hay Page Layout Themes ch n Fonts
ch n Create New Themes Fonts. Nhớ lưu lại (Save) sau khi t ạo.
Khi đổ i kiểu mẫu khác đồng loạt các đ i tượng được áp dụng biểu mẫu thay đổ i định dạng
và không bị thay đổ i nộ i dung.
59
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
2.3 Tìm và thay thế dữ liệu
Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay th dữ liệu:
• Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home
• Ch n Find hoặc Replace
60
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
• Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ mu n tìm trong mục Find What (n u bạn
ch n Find ở bước trên) hoặc nhập từ mu n tìm trong mục Find What và từ thay th trong
mục Replace with (n u bạn ch n Replace ở bước trên).
• Kích nút Options để tìm thêm các tùy ch n
2.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu
Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một
bảng tính được thi t lập d a trên các tiêu chuẩn.
Sắp xếp
Để th c hiện một sắp x p theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:
61
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
• Đánh dấu các ô mu n được sắp x p
• Kích nút Sort & Filter trên tab Home
• Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)
Tùy chỉnh sắp xếp
Để sắp x p nhiều hơn một cột:
• Kích nút Sort & Filter trên tab Home
• Ch n cột mà bạn mu n sắp x p đầu tiên
• Kích Add Level
• Ch n cột ti p theo bạn mu n sắp x p
• Kích OK
62
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Lọc dữ liệu
Bộ l c cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ
l c:
• Kích vào cột hoặc ch n các cột chứa dữ liệu mà bạn mu n l c
• Trên tab Home, kích Sort & Filter
• Kích nút Filter
• Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên
• Kích Text Filter
• Kích Words bạn mu n l c
Nhấn chuột vào đây để xem
ảnh g c
63
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
• Để không áp dụng bộ l c, kích nút Sort & Filter
• Kích Clear
64
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm
3.1 Giới thiệu công thức và hàm:
Giới thiệu công thức (Formula)
Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, n u không có các công thức thì bảng tính
cũng gi ng như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu
lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ t động cập nhật các thay đổi
và tính ra k t quả mới giúp chúng ta đỡ t n công sức tính lại nhiều lần. Vậy công thức có các
thành phần gì?
Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là s k t hợp của
các toán tử, các trị s , các địa chỉ tham chi u và các hàm.
Ví dụ:
Ví dụ về công thức
Các toán tử trong công thức
Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả
Cộng 3 cộng 3 là 6
+ =3+3
Trừ 45 trừ 4 còn 41
- =45-4
* Nhân =150*.05 150 nhân 0.50 thành 7.5
/ Chia =3/3 3 chia 3 là 1
Lũy thừa 2 lũy thừa 4 thành 16 Lấy căn
^ =2^4 =16^(1/4)
bậc 4 của 16 thành 2
65
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
N i chuỗ i =‖Lê‖ & ―Thanh‖ N i chuỗ i ―Lê‖ và ―Thanh‖ lại
&
thành ―Lê Thanh‖
Bằng Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K t quả:
= =A1=B1
FALSE
Lớn hơn Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K t quả:
> =A1>B1
FALSE
Nhỏ hơn Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K t quả:
< =A1= =A1>=B1
bằng FALSE
Nhỏ hơn hoặc Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K t quả:
=5,‖Đạt‖,‖Rớt‖): hàm 3 đ i s
=PMT(10%,4,1000,,1): hàm nhiều đ i s và đ i s tùy ch n
Trong Excel 2010 có các hàm chính như sau:
Hàm ngoại: Call, Registed.ID,…
Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,…
Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…
Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,….
Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…
Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…
67
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,…
Hàm luận lý: If, And, Or,…
Hàm tham chi u và tìm ki m: Choose, Vlookup, OffSet,…
Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,…
Hàm th ng kê: Stdev, Var, CountIf,…
Hàm văn bản: Asc, Find, Text,…
Chúng ta sẽ cùng nghiên cứu cách sử dụng từng hàm trong các nhóm hàm trên ở các phần
sau.
Nhập công thức và hàm
Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, mu n nhập công thức vào ô nào bạn chỉ việc nhập
dấu = và sau đó là s k t hợp của các toán tử, các trị s , các địa chỉ tham chi u và các hàm.
Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được tr n công thức. Một điều h t sức lưu ý khi
làm việc trên bảng tính là tránh nhập tr c ti p các con s , giá trị vào công thức mà bạn nên
dùng đ n tham chi u.
Ví dụ:
Minh h a dùng tham chi u trong hàm
Trong ví dụ trên, ở đ i s thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập tr c suất chi t tính
10% vào hàm mà nên tham chi u đ n địa chỉ ô chứa nó là I2, vì n u lãi suất có thay đổi thì ta
chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu được k t quả NPV mới ngay không cần
phải chỉnh sửa lại công thức.
Giả sử các ô C2:G2 được đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat (Xem lại cách đặt
tên vùng ở bài s 1) thì trong quá trình nhập công thức bạn có thể là m như sau:
B1. Tại ô B4 nhập vào =NPV(
B2. Nhấn F3, cửa sổ Paste Name hiện ra
B3. Ch n LaiSuat và nhấn OK
68
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
B4. Nhập dấu phẩy (,) và gõ F3
B5. Ch n DongTien và nhấn OK
B6. Nhập dấu đóng ngoặc rồi nhập dấu +
B7. Nhấp chuột vào ô B2
B8. Nhấn phím Enter
Chèn tên vùng vào công thức
Một trong những cách dễ dàng nhất để sử dụng hàm trong Excel là sử dụng thư viện hàm.
Khi bạn mu n sử dụng hàm nào chỉ việc vào thanh Ribbon ch n nhóm Formulas
Function Library -> ch n nhóm hàm -> ch n hàm cần sử dụng. Ngoài ra bạn có thể nhấn
để g i hộp thoại Insert Function một cách nhanh chóng và khi cần tìm hiểu về
vào nút
hàm này bạn chỉ cần nhấn vào Help on this function.
69
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Hộp thoại Insert Function
Tham chiếu trong công thức
Các tham chi u sử dụng trong công thức giúp c ho chúng ta khỏi t n công sửa chữa các công
thức khi các giá trị tính toán có s thay đổi. Có 3 loại tham chi u sau:
Tham chi u địa chỉ tương đ i: Các dòng và cột tham chi u sẽ thay đổi khi chúng ta
sao chép hoặc di dời công thức đ n vị trí khác một lượng tương ứng với s dòng và s
cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4
Tham chi u địa chỉ tuyệt đ i: Các dòng và cột tham chi u không thay đổi khi ta di dời
hay sao chép công thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4
Tham chi u hỗn hợp: Ph i hợp tham chi u địa chỉ tương đ i và tuyệt đ i. Ví dụ A$5
nghĩa là cột A tương đ i và dòng 5 tuyệt đ i.
Lưu ý: Dấu $ trước thứ t cột là c định cột và trước thứ t dòng là c định dòng. Nhấn phím
F4 nhiều lần để (tuyệt đ i) c định/ bỏ c định dòng hoặc cột.
Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột.
Ví dụ: Tính thành tiền bằng S lượng nhân Giá. Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND. Tính
tổng các cột Thành tiền và cột VND.
70
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Minh h a địa chỉ tương đ i và tuyệt đ i
B1. Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 và Enter. Sau đó quét ch n cả vùng D2:D14 và gõ
. Vào các ô D3, D4... D14 ta thấy công thức các dòng t động được thay đổi tương
ứng với khoảng cách so với ô D2. Trường hợp này chúng ta dùng địa chỉ tương đ i của
B2*C2 là vì chúng ta mu n khi sao chép công thức xu ng phía dưới thì địa chỉ các ô tính
toán sẽ t động thay đổi theo.
B2. Tại ô E2 nhập vào =D2*B$17 và Enter, sau đó chép công thức xu ng các ô E3:E14.
Chúng ta cần c định dòng 17 trong địa chỉ tỷ giá B17 vì ta mu n khi sao công thức xu ng thì
các công thức sao chép vẫn tham chi u đ n ô B17 để tính toán.
B3. Tại ô D15 nhập vào =Sum(D2:D14) và chép sang ô E15.
Lưu ý:
Tham chi u đ n địa chỉ ở worksheet khác nhưng cùng workbook thì có dạng
Tên_sheet!Địa_chỉ_ô. Ví dụ:
=A2*Sheet2!A2
=A2*’Thong so’!B4
Khi tên sheet có chứa khoảng trắng thì để trong cặp nháy đơn ‘ ’
Tham chi u đ n địa chỉ trong workbook khác thì có dạng
[Tên_Workbook]Tên_sheet!Địa_chỉ_ô.
71
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Ví dụ:
=A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4
=A2*’[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4
Khi tên Sheet hay Workbook có chứa khoản trắng để trong cặp nháy đơn ‘ ’
=A2*’C:\Tai lieu\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4
Khi tham chiếu đến workbook khác mà workbook này không mở
=A2*’\\DataServer\Excel\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4
Khi tham chiếu đến tài nguyên chia sẽ trên máy chủ trong mạng
Các lỗi thông dụng (Formulas errors)
Các lỗi thông dụng
Lỗi Giải thích
Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng
#DIV/0!
Do dánh sai tên hàm hay tham chi u hoặc đánh thi u dấu nháy
#NAME?
Công thức tham chi u đ n ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra s tồn tại của
#N/A
dữ liệu hoặc hàm không có k t quả
Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần
#NULL!
chung nên phần giao rỗng
Vấn đề đ i với giá trị, ví dụ như dùng nhầm s âm trong khi đúng phải là s
#NUM!
dương
Tham chi u bị lỗi, thường là do ô tham chi u trong hàm bị xóa
#REF!
Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.
#VALUE!
72
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
3.2 Các hàm trong excel
a. Nhóm hàm về thống kê
AVEDEV (number1, number2, ...) : Tính trung bình đ ộ lệch tuyệt đối các điểm dữ liệu theo
trung bình của ch ng. Thường ùng làm thước đo về sự biến đổi của tập số liệu
AVERAGE (number1, number2, ...) : Tính trung bình cộng
AVERAGEA (number1, number2, ...) : Tính trung bình cộng của các giá trị, bao gồm cả những
giá trị logic
AVERAGEIF (range, criteria1) : Tính trung bình c ộng của các giá trị trong một mảng theo một
điều kiện
AVERAGEIFS (range, criteria1, criteria2, ...) : Tính trung bình cộng của các giá trị trong một
mảng theo nhiều điều kiện
COUNT (value1, value2, ...) : Đếm số ô trong danh sách
COUNTA (value1, value2, ...) : Đếm số ô có chứa giá trị (không rỗng) trong danh sách
COUNTBLANK (range) : Đếm các ô rỗng trong một vùng
COUNT F (range, criteria) : Đếm số ô thỏa một điều kiện cho trước bên trong một dãy
COUNTIFS (range1, criteria1, range2, criteria2, ...) : Đếm số ô thỏa nhiều điều kiện cho trước
DEVSQ (number1, number2, ...) : Tính bình phương đ ộ lệch các điểm dữ liệu từ trung bình
mẫu của chúng, rồi cộng các bình phương đó lại.
FREQUENCY (data_array, bins_array) : Tính xem có bao nhiêu giá trị thường xuyên xuất hiện
bên trong một dãy giá trị, rồi trả về một mảng đứng các số. Luôn sử dụng hàm này ở dạng
công thức mảng
GEOMEAN (number1, number2, ...) : Trả về trung bình nhân của một dãy các số ương.
Thường ùng để tính mức tăng trưởng trung bình, trong đó lãi k p có các lãi biến đổi được
cho trước...
HARMEAN (number1, number2, ...) : Trả về trung bình điều hòa (nghịch đảo của trung bình
cộng) của các số
73
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
KURT (number1, number2, ...) : Tính độ nhọn của tập số liệu, biểu thị mức nhọn hay mức
phẳng tương đối của một phân bố so với phân bố chuẩn
LARGE (array, k) : Trả về giá trị lớn nhất thứ k trong một tập số liệu
MAX (number1, number2, ...) : Trả về giá trị lớn nhất của một tập giá trị
MAXA (number1, number2, ...) : Trả về giá trị lớn nhất của một tập giá trị, bao gồm cả các
giá trị logic và text
MEDIAN (number1, number2, ...) : Tính trung bình v ị của các số.
MIN (number1, number2, ...) : Trả về giá trị nhỏ nhất của một tập giá trị
MINA (number1, number2, ...) : Trả về giá trị nhỏ nhất của một tập giá trị, bao gồm cả các
giá trị logic và text
MODE (number1, number2, ...) : Trả về giá trị xuất hiện nhiều nhất trong một mảng giá trị
PERCENTILE (array, k) : Tìm phân vị thứ k của các giá trị trong một mảng dữ liệu
PERCENTRANK (array, x, significance) : Trả về thứ hạng (vị trí tương đối) của một trị trong
một mảng dữ liệu, là số phần trăm của mảng dữ liệu đó
PERMUT (number, number_chosen) : Trả về hoán vị của các đối tượng.
QUART LE (array, quart) : Tính điểm tứ phân vị của tập dữ liệu. Thường được dùng trong
khảo sát dữ liệu để chia các tập hợp thành nhiều nhóm...
RANK (number, ref, order) : Tính thứ hạng của một số trong danh sách các số
SKEW (number1, number2, ...) : Trả về độ lệch của phân phối, mô tả độ không đối xứng của
phân phối quanh trị trung bình của nó
SMALL (array, k) : Trả về giá trị nhỏ nhất thứ k trong một tập số
STDEV (number1, number2, ...) : Ước lượng độ lệch chuẩn trên cơ sở mẫu
STDEVA (value1, value2, ...) : Ước lượng độ lệch chuẩn trên cơ sở mẫu, bao gồm cả những
giá trị logic
STDEVP (number1, number2, ...) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợp
74
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
STDEVPA (value1, value2, ...) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợp, kể cả chữ và các
giá trị logic
VAR (number1, number2, ...) : Trả về phương sai ựa trên mẫu
VARA (value1, value2, ...) : Trả về phương sai ựa trên mẫu, bao gồm cả các trị logic và text
VARP (number1, number2, ...) : Trả về phương sai ựa trên toàn thể tập hợp
VARPA (value1, value2, ...) : Trả về phương sai ựa trên toàn thể tập hợp, bao gồm cả các trị
logic và text.
TRIMMEAN (array, percent) : Tính trung bình phần trong của một tập dữ liệu, bằng cách loại
tỷ lệ phần trăm của các điểm dữ liệu ở đầu và ở cuối tập dữ liệu.
b. Nhóm hàm về phân phối xác suất
BETADIST (x, alpha, beta, A, B) : Trả về giá trị của hàm tính mật độ phân phối xác suất tích
lũy beta.
BETAINV (probability, alpha, beta, A, B) : Trả về nghịch đảo của hàm tính mật độ phân phối
xác suất tích lũy beta.
BINOMDIST (number_s, trials, probability_s, cumulative) : Trả về xác suất của những lần thử
thành công của phân phối nhị phân.
CHIDIST (x, degrees_freedom) : Trả về xác xuất một phía của phân phối chi-squared.
CHIINV (probability, degrees_freedom) : Trả về nghịch đảo của xác xuất một phía của phân
phối chi-squared.
CHITEST (actual_range, expected_range) : Trả về giá trị của xác xuất từ phân phối chi-
squared và số bậc tự o tương ứng.
CONFIDENCE (alpha, standard_dev, size) : Tính khoảng tin cậy cho một kz vọng lý thuyết
CRITBINOM (trials, probability_s, alpha) : Trả về giá trị nhỏ nhất sao cho phân phối nhị thức
tích lũy lớn hơn hay bằng giá trị tiêu chuẩn. Thường ùng để bảo đảm các ứng dụng đạt chất
lượng...
EXPONDIST (x, lambda, cumulative) : Tính phân phối mũ. Thường ùng để mô phỏng thời
gian giữa các biến cố...
75
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
FDIST (x, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính phân phối xác suất F. Thường dùng
để tìm xem hai tập số liệu có nhiều mức độ khác nhau hay không...
FINV (probability, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính nghịch đảo của phân phối
xác suất F. Thường ùng để so sánh độ biến thiên trong hai tập số liệu
FTEST (array1, array2) : Trả về kết quả của một phép thử F. Thường ùng để xác định xem
hai mẫu có các phương sai khác nhau hay không...
FISHER (x) : Trả về phép biến đổi Fisher tại x. Thường ùng để kiểm tra giả thuyết dựa trên
hệ số tương quan...
FISHERINV (y) : Tính nghịch đảo phép biến đổi Fisher. Thường ùng để phân tích mối tương
quan giữa các mảng số liệu...
GAMMADIST (x, alpha, beta, cumulative) : Trả về phân phối tích lũy gamma. Có thể ùng để
nghiên cứu có phân bố lệch
GAMMAINV (probability, alpha, beta) : Trả về nghịch đảo của phân phối tích lũy gamma.
GAMMLN (x) : Tính logarit tự nhiên của hàm gamma
HYPGEOMDIST (number1, number2, ...) : Trả về phân phối siêu bội (xác suất của một số lần
thành công nào đó...)
LOGINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo của hàm phân phối tích lũy
lognormal của x (LOGNORMDIST)
LOGNORMDIST (x, mean, standard_dev) : Trả về phân phối tích lũy lognormal của x, trong
đó logarit tự nhiên của x thường được phân phối với các tham số mean và standard_dev.
NEGBINOMDIST (number_f, number_s, probability_s) : Trả về phân phối nhị thức âm (trả về
xác suất mà sẽ có number_f lần thất bại trước khi có number_s lần thành công, khi xác suất
không đổi của một lần thành công là probability_s)
NORMDIST (x, mean, standard_dev, cumulative) : Trả về phân phối chuẩn (normal
distribution). Thường được sử dụng trong việc thống kê, gồm cả việc kiểm tra giả thuyết
NORMINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo phân phối tích lũy chuẩn
76
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
NORMSDIST (z) : Trả về hàm phân phối tích lũy chuẩn tắc (standard normal cumulative
distribution function), là phân phối có trị trung bình cộng là zero (0) và độ lệch chuẩn là 1
NORMSINV (probability) : Tính ngh ịch đảo của hàm phân phối tích lũy chuẩn tắc
POISSON (x, mean, cumulative) : Trả về phân phối poisson. Thường ùng để ước tính số
lượng biến cố sẽ xảy ra trong một khoảng thời gian nhất định
PROB (x_range, prob_range, lower_limit, upper_limit) : Tính xác suất của các trị trong dãy
nằm giữa hai giới hạn
STANDARDIZE (x, mean, standard_dev) : Trả về trị chuẩn hóa từ phân phối biểu thị bởi mean
và standard_dev
TDIST (x, degrees_freedom, tails) : Trả về xác suất của phân phối Student (phân phối t),
trong đó x là giá trị tính từ t và được ùng để tính xác suất.
TINV (probability, degrees_freedom) : Trả về giá trị t của phân phối Student.
TTEST (array1, array2, tails, type) : Tính xác xuất kết hợp với phép thử Student.
WEIBULL (x, alpha, beta, cumulative) : Trả về phân phối Weibull. Thường sử dụng trong
phân tích độ tin cậy, như tính tuổi thọ trung bình của một thiết bị.
ZTEST (array, x, sigma) : Trả về xác suất một phía của phép thử z.
c. Nhóm hàm về tương quan và hồi quy tuyến tính
CORREL (array1, array2) : Tính hệ số tương quan giữa hai mảng để xác định mối quan hệ của
hai đặc tính
COVAR (array1, array2) : Tính tích số các độ lệch của mỗi cặp điểm dữ liệu, rồi tính trung
bình các tích số đó
FORECAST (x, known_y's, known_x's) : Tính toán hay dự đoán một giá trị tương lai bằng cách
sử dụng các giá trị hiện có, bằng phương pháp hồi quy tuyến tính
GROWTH (known_y's, known_x's, new_x's, const) : Tính toán s ự tăng trưởng dự kiến theo
hàm mũ, bằng cách sử dụng các dữ kiện hiện có.
INTERCEPT (known_y's, known_x's) : Tìm điểm giao nhau của một đường thẳng với trục y
bằng cách sử dụng các trị x và y cho trước
77
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
LINEST (known_y's, known_x's, const, stats) : Tính thống kê cho một đường bằng cách dùng
phương pháp bình phương tối thiểu (least squares) để tính đường thẳng thích hợp nhất với
dữ liệu, rồi trả về mảng mô tả đường thẳng đó. Luôn ùng hàm này ở dạng công thức mảng.
LOGEST (known_y's, known_x's, const, stats) : Dùng trong phân tích h ồi quy. Hàm sẽ tính
đường cong hàm mũ phù hợp với dữ liệu được cung cấp, rồi trả về mảng gía trị mô tả
đường cong đó. Luôn ùng hàm này ở dạng công thức mảng
PEARSON (array1, array2) : Tính hệ số tương quan momen tích pearson (r), m ột chỉ mục
không thứ nguyên, trong khoảng từ -1 đến 1, phản ánh sự mở rộng quan hệ tuyến tính giữa
hai tập số liệu
RSQ (known_y's, known_x's) : Tính bình phương hệ số tương quan momen tích Pearson (r),
thông qua các điểm dữ liệu trong known_y's và known_x's
SLOPE (known_y's, known_x's) : Tính hệ số góc của đường hồi quy tuyến tính thông qua các
điềm dữ liệu
STEYX (known_y's, known_x's) : Trả về sai số chuẩn của trị dự đoán y đối với mỗi trị x trong
hồi quy.
TREND (known_y's, known_x's, new_x's, const) : Trả về các trị theo xu thế tuyến tính
d. Các hàm tài chính - financian functions
ACCRINT (issue, first_interest, settlement, rate, par, frequency, basis, calc_method) : Tính lãi
tích lũy cho một chứng khoán trả lãi theo định kz
ACCR NT (issue, settlement, rate, par, basis) : Tính lãi tích lũy đ ối với chứng khoán trả lãi
theo kz hạn
AMORDEGRC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) : Tính khấu
hao trong mỗi tài khóa kế toán tùy theo thời hạn sử dụng của tài sản (sử dụng trong các hệ
thống kế toán theo kiểu Pháp)
AMORLINC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) : Tính kh ấu hao
trong mỗi tài khóa kế toán (sử dụng trong các hệ thống kế toán theo kiểu Pháp)
COUPDAYBS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính s ố ngày kể từ đầu kz lãi tới ngày
kết toán
78
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
COUPDAYS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính s ố ngày trong kz lãi bao gồm cả
ngày kết toán
COUPDAYSCN (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính s ố ngày từ ngày kết toán tới
ngày tính lãi kế tiếp
COUPNCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả về một con số thể hiện ngày tính lãi
kế tiếp kể từ sau ngày kết toán
COUPNUM (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số lần lãi suất phải trả trong
khoảng từ ngày kết toán đến ngày đáo hạn
COUPPCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả về một con số thể hiện ngày thanh
toán lãi lần trước, trước ngày kết toán
CUMIPMT (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Tính lợi tức tích lũy phải trả đối
với khoản vay trong khoảng thời gian giữa start_period và end_period
CUMPRINC (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Trả về tiền vốn tích lũy phải trả
đối với khoản vay trong khoảng thời gian giữa start_period và end_period
DB (cost, salvage, life, period, month) : Tính khấu hao cho một tài sản sử dụng phương pháp
số ư giảm dần theo một mức cố định (fixed-declining balance method) trong một khoảng
thời gian xác định.
DDB (cost, salvage, life, period, factor) : Tính khấu hao cho một tài sản sử dụng phương
pháp số ư giảm dần kép (double-declining balance method), hay giảm dần theo một tỷ lệ
nào đó, trong một khoảng thời gian xác định.
DISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính tỷ lệ chiết khấu của một chứng
khoán
DOLLARDE (fractional_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar ở dạng phân số sang giá dollar
ở dạng thập phân
DOLLARFR (decimal_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar ở dạng thập phân số sang giá
dollar ở dạng phân số
DURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis) : Tính th ời hạn hiệu lực
Macauley dựa trên đồng mệnh giá $100 (thời hạn hiệu lực là trung bình trọng giá trị hiện tại
79
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
của dòng luân chuyển tiền mặt và được ùng làm thước đo về sự phản hồi làm thay đổi lợi
nhuận của giá trị trái phiếu)
EFFECT (nominal_rate, npery) : Tính lãi suất thực tế hằng năm, biết trước lãi suất anh nghĩa
hằng năm và tổng số kz thanh toán lãi kép mỗi năm
FV (rate, nper, pmt, pv, type) : Tính giá tr ị kz hạn của sự đầu tư ựa trên việc chi trả cố định
theo kz và lãi suất cố định
FVSCHEDULE (principal, schedule) : Tính giá trị kz hạn của một vốn ban đầu sau khi áp dụng
một chuỗi các lãi suất kép (tính giá trị kz hạn cho một đầu tư có lãi suất thay đổi)
INTRATE (settlement, maturity, investment, redemption, basis) : Tính lãi suất cho một chứng
khoán đầu tư toàn bộ
IPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Trả về khoản thanh toán lãi cho một đầu tư ựa trên
việc chi trả cố định theo kz và dựa trên lãi suất không đổi
IRR (values, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho một chuỗi các lưu động tiền mặt được thể
hiện bởi các trị số
ISPMT (rate, per, nper, pv) : Tính số tiền lãi đã trả tại một kz nào đó đối với một khoản vay
có lãi suất không đổi, sau khi đã trừ số tiền gốc phải trả cho kz đó.
MDURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis) : Tính thời hạn Macauley
sửa đổi cho chứng khoán dựa trên đồng mệnh giá $100
MIRR (values, finance_rate, reinvest_rate) : Tính t ỷ suất doanh lợi nội tại trong một chuỗi
luân chuyển tiền mặt theo chu kz
NOMINAL (effect_rate, npery) : Tính lãi suất anh nghĩa hằng năm, biết trước lãi suất thực
tế và các kz tính lãi kép mỗi năm
NPER (rate, pmt, pv, fv, type) : Tính số kz hạn để trả khoản vay trong đầu tư ựa trên từng
chu kz, số tiền trả và tỷ suất lợi tức cố định
NPV (rate, value1, value2, ...) : Tính hiện giá ròng của một khoản đầu tư bằng cách sử dụng
tỷ lệ chiếu khấu với các chi khoản trả kz hạn (trị âm) và thu nhập (trị ương)
80
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
ODDFPRICE (settlement, maturity, issue, first_coupon, rate, yld, redemption, frequency,
basis) : Tính giá trị trên mỗi đồng mệnh giá $100 của chứng khoán có kz đầu tiên lẻ (ngắn
hạn hay dài hạn)
ODDFYIELD (settlement, maturity, issue, first_coupon, rate, pr, redemption, frequency,
basis) : Trả về lợi nhuận của một chứng khoán có kz tính lãi đầu tiên là lẻ (ngắn hạn hay dài
hạn)
ODDLPRICE (settlement, maturity, last_interest, rate, yld, redemption, frequency, basis) :
Tính giá trị trên mỗi đồng mệnh giá $100 của chứng khoán có kz tính lãi phiếu cuối cùng là lẻ
(ngắn hạn hay dài hạn)
ODDLYIELD (settlement, maturity, last_interest, rate, pr, redemption, frequency, basis) :
Tính lợi nhuận của chứng khoán có kz cuối cùng là lẻ (ngắn hạn hay dài hạn)
PMT (rate, nper, pv, fv, type) : Tính tiền phải trả đối với khoản vay có lãi suất không đổi và
chi trả đều đặn
PPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Tính khoản vốn thanh toán trong một kz hạn đã cho đối
với một khoản đầu tư, trong đó việc chi trả được thực hiện đều đặn theo định kz với một lãi
suất không đổi
PRICE (settlement, maturity, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị chứng
khoán trên đồng mệnh giá $100, thanh toán lợi tức theo chu kz
PRICEDISC (settlement, maturity, discount, redemption, basis) : Tính giá trị trên đồng mệnh
giá $100 của một chứng khoán đã chiết khấu
PRICEMAT (settlement, maturity, issue, rate, yld, basis) : Tính giá trị trên đồng mệnh giá
$100 của một chứng khoán phải thanh toán lãi vào ngày đáo hạn
PV (rate, nper, pmt, fv, type) : Tính giá tr ị hiện tại của một khoản đầu tư
RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess) : Tính lãi suất mỗi kz trong một niên kim
REVEICED (settlement, maturity, investment, discount, basis) : Tính s ố tiền nhận được vào
kz hạn thanh toán cho một chứng khoán đầu tư toàn bộ
SLN (cost, salvage, life) : Tính chi phí khấu hao (theo phương pháp đường thẳng) của một tài
sản trong một kz
81
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
SYD (cost, salvage, life, per) : Tính khấu hao theo giá trị còn lại của tài sản trong định kz xác
định
TBILLEQ (settlement, maturity, discount) : Tính lợi nhuận tương ứng với trái phiếu cho trái
phiếu kho bạc
TBILLPRICE (settlement, maturity, discount) : Tính giá trị đồng mệnh giá $100 cho trái phiếu
kho bạc
TBILLYIELD (settlement, maturity, pr) : Tính lợi nhuận cho trái phiếu kho bạc
VDB (cost, salvage, life, start_period, end_period, factor, no_switch) : Tính khấu hao tài sản
sử dụng trong nhiều kz
XIRR (values, dates, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho một loạt lưu động tiền mặt không
định kz
XNPV (rate, values, dates) : Tính tỷ giá ròng cho một ãy lưu động tiền mặt không định kz
YIELD (settlement, maturity, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Tính lợi nhuận đối với
chứng khoán trả lãi theo định kz
YIELDDISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính lợi nhuận hằng năm cho
chứng khoán đã chiết khấu
YIELDMAT (settlement, maturity, issue, rate, pr, basis) : Tính lợi nhuận hằng năm của chứng
khoán trả lãi vào ngày đáo hạn
e. Danh mục các Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu và Danh sách
DAVERAGE (database, field, criteria) : Tính trung bình các giá tr ị trong một cột của danh sách
hay các trị của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.
DCOUNT ( atabase, fiel , criteria) : Đếm các ô chứa số liệu trong một cột của danh sách hay
các trị của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.
DCOUNTA (database, field, criteria) : Đếm các ô "không rỗng" trong một cột của danh sách
hay các trị của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.
DGET (database, field, criteria) : Trích một giá trị từ một cột của một anh sách hay cơ sở dữ
liệu, khớp với điều kiện được chỉ định.
82
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
DMAX (database, field, criteria) : Trả về trị lớn nhất trong một cột của một danh sách hay
của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.
DMIN (database, field, criteria) : Trả về trị nhỏ nhất trong một cột của một danh sách hay
của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.
DRODUCT (database, field, criteria) : Nhân các giá trị trong một cột của một danh sách hay
của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.
DSTDEV ( atabase, fiel , criteria) : Ước lượng độ lệch chuẩn của một tập hợp theo mẫu,
bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu,
theo một điều kiện được chỉ định.
DSTDEVP ( atabase, fiel , criteria) : Tính độ lệch chuẩn của một tập hợp theo toàn thể các
tập hợp, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở
dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.
DSUM (database, field, criteria) : Cộng các số trong một cột của một danh sách hay của một
cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.
DVAR ( atabase, fiel , criteria) : Ước lượng sự biến thiên của một tập hợp dựa trên một
mẫu, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ
liệu, theo một điều kiện được chỉ định.
DVARP (database, field, criteria) : Tính toán sự biến thiên của một tập hợp dựa trên toàn thể
tập hợp, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở
dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.
GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2,...) : Trả về dữ liệu được
lưu giữ trong báo cáo PivotTable. Có thể ùng GETP VOTDATA để lấy dữ liệu tổng kết từ một
báo cáo PivotTable, với điều kiện là phải thấy được dữ liệu tổng kết từ trong báo cáo đó.
Nói chung về Các Hàm Quản l{ Cơ sở dữ liệu và Danh sách
Microsoft Excel cung cấp nhiều hàm dùng cho việc phân tích dữ liệu trong anh sách hay cơ
sở dữ liệu. Những hàm này bắt đầu bằng chữ D.
Mỗi hàm đều sử dụng 3 đối số là database, field và criteria; những đối số này là các tham
chiếu đến các mảng trong bảng tính.
83
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
* database : Là một dãy các ô tạo nên anh sách hay cơ sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu là một
danh sách dữ liệu gồm những mẩu tin, và có cột dữ liệu là các trường (fiel ). Dòng đầu tiên
trong danh sách luôn chứa tên trường.
* field : Cho biết cột nào được sử dụng trong hàm. field có thể được cho ở dạng text với tên
cột được để trong cặp dấu ngoặc k p (như "Age", "Yiel "...) hay là số đại diện cho vị trí của
cột (1, 2, ...)
* criteria : Là một dãy các ô chứa điều kiện. Có thể dùng bất cứ dãy nào cho phần điều kiện
này, miễn là ãy đó có ít nhất một tên cột và một ô bên ưới tên cột để làm điều kiện cho
hàm (xem thêm bài M ột số ví dụ về cách ùng Criteria để nhập điều kiện ở sau đây).
HÀM NGÀY THÁNG VÀ THỜI GIAN
Một số lưu { khi sử dụng ngày tháng và thời gian trong Excel:
Excel hỗ trợ tính toán ngày tháng cho Windows và Macintosh. Windows dùng hệ ngày bắt
đầu từ 1900. Macitosh dùng hệ ngày bắt đầu từ 1904. Tài liệu này được diễn giải theo hệ
ngày 1900 dành cho Windows.
Hệ thống ngày giờ Excel phụ thuộc vào thiết lập trong Regional Options của Control Panel.
Mặc định là hệ thống của Mỹ "Tháng/Ngày/Năm" ( / /yyyy). Bạn có thể sửa lại thành hệ
thống ngày của VN "Ngày/Tháng/Năm" ( / /yyyy).
Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ nó sẽ trở thành một chuỗi văn bản. Công
thức tham chiếu tới giá trị đó sẽ trả về lỗi.
=NOW() Cho hiện ngày giờ của hệ thống
=TODAY() Cho ngày của hệ thống
=DAY(D) Cho giá trị ngày của D (Trả về thứ tự của ngày trong tháng từ một giá trị kiểu ngày
tháng)
=MONTH(D) Cho giá trị tháng của D
=YEAR(D) Cho giá trị năm của D
=DAYS360(BTNT1, BTNT2) Tính số ngày giữa 2 mốc ngày tháng dựa trên cơ sở một năm có
360 ngày.
84
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
=EDATE Trả về mốc thời gian xảy ra trước hoặc sau mốc chỉ định
=EOMONTH Trả về ngày cuối cùng của tháng xảy ra trước hoặc sau mốc chỉ định
Hàm HOUR()
Cho biết số chỉ giờ trong một giá trị thời gian
Cú pháp: = HOUR(serial_number)
serial_number: Biểu thức thời gian hoặc là một con số chỉ giá trị thời gian
Ví dụ: HOUR(0.5) = 12 (giờ)
Hàm MINUTE()
Cho biết số chỉ phút trong một giá trị thời gian
Cú pháp: = MINUTE(serial_number)
serial_number: Biểu thức thời gian hoặc là một con số chỉ giá trị thời gian
Ví dụ: Bây giờ là 10:20 PM, MINUTE(NOW()) = 20 (phút)
=MONTH Trả về số tháng của một giá trị kiểu ngày tháng.
=NETWORKDAYS Trả về số ngày làm việc trong mốc thời gian đưa ra sau khi trừ đi ngày nghĩ
và ngày lễ.
=NOW Trả về ngày giờ hiện tại trong hệ thống của bạn.
Hàm SECOND()
Cho biết số chỉ giây trong một giá trị thời gian
Cú pháp: = SECOND(serial_number)
serial_number: Biểu thức thời gian hoặc là một con số chỉ giá trị thời gian
Ví dụ: SECOND("2:45:30 PM") = 30 (giây)
Hàm TIME()
Trả về một giá trị thời gian nào đó
Cú pháp: = TIME(hour, minute, second)
85
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
hour: Số chỉ giờ, là một con số từ 0 đến 23. Nếu lớn hơn 23, Excel sẽ tự trừ đi một bội số của
24.
minute: Số chỉ phút, là một con số từ 0 đến 59. Nếu lớn hơn 59, Excel sẽ tính lại và tăng số
giờ lên tương ứng.
second: Số chỉ giây, là một con số từ 0 đến 59. Nếu lớn hơn 59, Excel sẽ tính lại và tăng số
phút, số giờ lên tương ứng.
Ví dụ:
TIME(14, 45, 30) = 2:45:30 PM
TIME(14, 65, 30) = 3:05:30 PM
TIME(25, 85, 75) = 2:26:15 AM
* Cũng như DATE(), hàm T E() rất hữu dụng khi hour, minute, second là nh ững công thức
mà không phải là một con số, nó sẽ giúp chúng ta tính toán chính xác hơn
Hàm TIMEVALUE()
Chuyển đổi một chuỗi văn bản có dạng thời gian thành một giá trị thời gian để có thể tính
toán được
Cú pháp: = TIMEVALUE(time_text)
time_text: Chuỗi văn bản cần chuyển đổi
Ví dụ:
TIMEVALUE("26:15") = 0.09375 (= 2:15:00 AM)
=WEEKDAY Trả về số thứ tự của ngày trong tuần từ giá trị ngày tháng.
=WEEKNUM Trả về số thứ tự của tuần trong năm từ giá trị ngày tháng.
=WORKDAY Trả về ngày làm việc xảy ra trước hoặc sau mốc thời gian đưa ra.
Trong công việc hằng ngày, chắc hẳn chúng ta hay nghĩ đến chuyện việc làm này của mình
mất hết mấy phần trăm của một năm, ví ụ, một ngày ngủ hết 6 tiếng, là 1/4 ngày, vậy một
năm ch ng ta ngủ hết 25% (hic) thời gian...
86
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Hoặc một nhân viên của công ty xin nghỉ việc vào tháng 5, lương tính theo năm, vậy công ty
phải trả cho người đó bao nhiêu phần trăm lương khi cho nghỉ việc?
Excel có một hàm để tính tỷ lệ của một khoảng thời gian trong một năm, và cho ph p tính
theo nhiều kiểu (năm 365 ngày, hay năm 360 ngày, tính theo kiểu Mỹ hay theo kiểu châu
Âu...):
Hàm YEARFRAC()
(Dịch từ chữ Year: năm, và Frac = Fraction: tỷ lệ)
Cú pháp: = YEARFRAC(start_date, end_date [, basis])
start_ ate, en _ ate: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khoảng
thời gian cần tính toán. Nên nhập bằng hàm DATE(), hoặc dùng một kết quả trả về của một
công thức khác, vì có thể sẽ xảy ra lỗi nếu bạn nhập trực tiếp ngày tháng ưới dạng text.
basis: Một con số, quy định kiểu tính:
* 0 : (hoặc không nhập) Tính toán theo kiểu Bắc Mỹ, một năm có 360 ngày chia cho 12
tháng, một tháng có 30 ngày.
* 1 : Tính toán theo số ngày thực tế của năm và số ngày thực tế của từng tháng
* 2 : Tính toán theo một năm có 360 ngày, nhưng số ngày là số ngày thực tế của từng tháng
* 3 : Tính toán theo một năm có 365 ngày, và số ngày là số ngày thực tế của từng tháng
* 4 : Tính toán theo kiểu Châu Âu,mỗi tháng có 30 ngày (nếu start_date hoặc end_date mà
rơi vào ngày 31 của một tháng thì chúng sẽ được đổi thành ngày 30 của tháng đó)
Ví dụ: Tính tỷ lệ giữa ngày 15/3/2010 và ngày 30/7/2010 so với 1 năm:
YEARFRAC("15/3/2010", "30/7/2010") = 37%
Tính số ngày chênh lệch theo kiểu một năm có 360 ngày
Hiện nay, vẫn còn một số hệ thống kế toán dùng kiểu tính thời gian là một tháng coi như có
30 ngày và một năm coi như có 360 ngày!
Gặp trường hợp này, việc tính toán thời gian sẽ không đơn giản, vì thực tế thì số ngày trong
mỗi tháng đâu có giống nhau.
87
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Có lẽ vì nghĩ đến chuyện đó, nên Excel có một hàm dành riêng cho các hệ thống kế toán dựa
trên cơ sở một năm có 360 ngày, đó là hàm DAYS360.
Hàm DAYS360()
Cú pháp: = DAYS360(start_date, end_date [, method])
start_ ate, en _ ate: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khoảng
thời gian cần tính toán. Nên nhập bằng hàm DATE(), hoặc dùng một kết quả trả về của một
công thức khác, vì có thể sẽ xảy ra lỗi nếu bạn nhập trực tiếp ngày tháng ưới dạng text.
method: Một giá trị logic (TRUE, FALSE) để chỉ cách tính toán, theo kiểu châu Âu hay theo
kiểu Mỹ.
* FALSE: (hoặc không nhập) Tính toán theo kiểu Mỹ: Nếu start_date là ngày 31 của tháng, thì
nó được đổi thành ngày 30 của tháng đó. Nếu end_date là ngày 31 của tháng và start_date
nhỏ hơn 30, thì en _ ate được đổi thành ngày 1 của tháng kế tiếp.
* TRUE: Tính toán theo kiểu châu Âu: Hễ start_date hoặc en _ ate mà rơi vào ngày 31 của
một tháng thì chúng sẽ được đổi thành ngày 30 của tháng đó.
Ví dụ: So sánh số ngày chênh lệch giữa 01/01/2008 và 31/5/2008 theo kiểu một năm có 360
ngày và theo kiểu thường (dùng hàm DATEDIF)
DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008") = 150
DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008", TRUE) = 149
DATEDIF("01/01/2008", "31/5/2008", "d") = 151
Tính số ngày làm việc giữa hai khoảng thời gian
Bình thường, nếu lấy ngày tháng trừ ngày tháng, kết quả sẽ bao gồm luôn những ngày lễ,
ngày nghỉ, v.v... Còn nếu tính số ngày làm việc trong một khoảng thời gian, thì phải trừ bớt
đi những ngày không làm việc.
Trong Excel có một hàm chuyên để tính toán những ngày làm việc giữa hai khoảng thời gian
mà không bao gồm các ngày thứ Bảy, Chủ Nhật và những ngày nghỉ khác được chỉ định:
Hàm NETWORKDAYS (đ ng nguyên nghĩa của nó: net workdays).
88
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Dĩ nhiên hàm này chỉ thích hợp với những cơ quan làm việc 5 ngày một tuần, chứ như ch ng
ta, làm tuốt, có khi là 365 ngày một năm (hic) thì hàm này vô tác ụng!
Hàm NETWORKDAYS()
Cú pháp: = NETWORKDAYS(start_date, end_date [, holidays])
start_ ate, en _ ate: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc. Nên
nhập bằng hàm DATE(), hoặc dùng một kết quả trả về của một công thức khác, vì có thể sẽ
xảy ra lỗi nếu bạn nhập trực tiếp ngày tháng ưới dạng text.
holidays: Danh sách những ngày nghỉ ngoài những ngày thứ Bảy và Chủ Nhật. Danh sách này
có thể là một vùng đã được đặt tên. Nếu nhập trực tiếp thì phải bỏ trong cặp dấu móc {}.
Ví dụ: Công thức tính số ngày làm việc giữa ngày 1/12/2010 và ngày 10/1/2011, trong đ ó có
nghỉ ngày Noel (25/12) và ngày Tết Tây (1/1):
= NETWORKDAYS("01/12/2010", "10/01/2011", {"12/25/2007", "1/1/2011"})
Hàm DATEDIF()
Có lẽ cách dễ nhất khi muốn tính toán ngày tháng năm là ùng hàm DATED F().
Cú pháp: = DATEDIF(start_day, end_day, unit)
start_ ay: Ngày đầu
end_day: Ngày cuối (phải lớn hơn ngày đầu)
unit: Chọn loại kết quả trả về (khi dùng trong hàm phải gõ trong dấu ngoặc kép)
y : số năm chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối
m : số tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối
d : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối
md : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và tháng ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm
và số tháng
ym : số tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm và số
ngày
yd : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm
89
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Ví dụ:
DATED F("01/01/2000", "31/12/2100", "y") = 100 (năm)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "m") = 1211 (tháng)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "d") = 36889 (ngày)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "md") = 30 (= ngày 31 - ngày 1)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "ym") = 11 (= tháng 12 - tháng 1)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "yd") = 365 (= ngày 31/12 - ngày 1/1)
*Tính tuổi (2):
Ở bài trước, tôi đã đưa ra một cái công thức để tính tuổi ài thoòng như vầy:
= YEAR(NOW() - YEAR(Birthdate) - (DATE(YEAR(NOW()), MONTH(Birthdate), DAY(Birthdate))
> TODAY())
Đó là khi chưa biết đến hàm DATEDIF().
Bây giờ, với DATEDIF(), công thức trên chỉ ngắn như vầy thôi, mà ra kết quả vẫn chính xác:
= DATEDIF(Birthdate, TODAY(), "y")
Ví dụ, hôm nay là ngày 09/01/2007:
* Với ngày sinh là 05/01/1969 (đã tổ chức sinh nhật rồi), DATEDIF("05/01/1969", TODAY(),
"y") = 39
* Nhưng với ngày sinh là 11/1/1969 (chưa tổ chức sinh nhật), DATEDIF("11/01/1969",
TODAY(), "y") = 38
*Tìm một giờ, ph t, giây nào đó tính từ lúc này
Như tôi đã nói ở trên, hàm TIME() sẽ tự động điều chỉnh kết quả của một giá trị thời gian khi
những thông số trong hàm không hợp lý (giờ > 24, ph t và giây > 60). Và o đó, khi cần tính
toán hoặc tìm một giá trị thời gian nào đó kể từ lúc này (hoặc bất kz l c nào), người ta
thường sử dụng hàm TIME().
Ví dụ, công thức sau đây sẽ cho ra kết quả là thời gian vào 12 tiếng nữa kể từ lúc này:
= TIME(HOUR(NOW()) + 12, MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))
90
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Không giống như hàm DATE(), bạn không thể đơn giản cộng thêm giờ, phút, hay giây trong
hàm TIME(). Ví dụ công thức sau đây chỉ làm mỗi chuyện là tăng thêm 1 ngày vào ngày tháng
năm và thời gian hiện tại:
= NOW() + 1
Nếu bạn muốn cộng thêm giờ, phút, hay giây vào một giá trị thời gian, bạn phải tính thời
gian cộng thêm đó theo một tỷ lệ của một ngày. Ví dụ, bởi vì một ngày thì có 24 giờ, nên
một giờ được tính như là 1/24. Cũng vậy, bởi vì một giờ thì có 60 phút, nên m ột phút sẽ
được tính như là 1/24/60 (của một ngày). Và cuối cùng, bởi vì có 60 giây trong một phút,
nên 1 giây trong một ngày sẽ được tính bằng 1/24/60/60.
*Tính tổng thời gian
Khi tính tổng thời gian, bạn nên phân biết hai trường hợp sau đây:
* Cộng thêm giờ, phút, giây: Ví dụ, bây giờ là 8 giờ, cộng thêm 2 tiếng nữa, là 10 giờ... Hoặc
bây giờ là 23 giờ, cộng thêm 3 tiếng nữa là 2 giờ sáng (chớ không phải 26 giờ)... Nếu cộng
kiểu này thì bạn cứ cộng bình thường, dùng hàm TIME() và nếu cần thì theo bảng hướng dẫn
ở trên.
* Cộng tổng thời gian làm việc: Mỗi ngày tôi làm việc 18 tiếng, vậy hai ngày tôi làm mấy
tiếng? là 36 tiếng. Nhưng nếu bạn ùng format bình thường dạng thời gian thì Excel nó sẽ tự
quy ra (36-24) = 12:00... Để được kết quả là 36:00, bạn phải định dạng thời gian cho ô theo
kiểu:
[h]:mm:ss (giờ nằm trong một cặp dấu ngoặc vuông)
Lấy lại định dạng ngày tháng
Đôi khi, bạn nhận được một cái database mà không hiểu vì một l{ o gì đó, cell chứa ngày
tháng năm nó như sau: 20070823,
nghĩa là nó được định dạng theo kiểu YYYYMMDD.
Trường hợp này, không thể dùng Format Cell của Excel để định dạng lại, mà bạn phải dùng
đến hàm DATE(year, month, day)
và các hàm xử lý text, ví dụ hàm LEFT(), D() và R GHT() để lấy các trị số ngày, tháng, năm
cho hàm DATE():
91
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Tôi giả sử con số 20070823 này đang nằm ở cell A1, thì công thức LEFT(A1, 4) sẽ cho ta trị số
của năm, D(A1, 3, 2) sẽ cho trị số của tháng
và RIGHT(A1, 2) sẽ cho trị số của ngày.
Giả sử trong Control Panel của bạn định dạng ngày tháng năm theo kiểu dd/mm/yyyy, và
cell nhận kết quả của bạn đã được định dạng theo kiểu ngày tháng năm,
bạn dùng hàm DATE(year, month, day) với 3 tham số là 3 công thức vừa làm ở trên, ta sẽ có:
=DATE(LEFT(A1, 4), D(A1, 5, 2), R GHT(A1, 2))→ 23/8/2007
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Bao gồm các hàm tìm kiếm và tham chiếu rất hữu ích khi bạn làm việc với CSDL lớn trong
E CEL như kế toán, tính lương, thuế...
=ADDRESS(row_num, column_num *, abs_num+ *, a1+ *, sheet_text+) Dùng đ ể tạo địa chỉ
dạng chuỗi ký tự, theo chỉ số dòng và chỉ số cột được cung cấp.
row_num: Số thứ tự dòng của địa chỉ
column_num: Số thứ tự cột của địa chỉ
abs_num: Kiểu địa chỉ (tuyệt đối hay tương đối) - mặc định là tuyệt đối
a1: Dạng địa chỉ (=TRUE: dạng A1; =FALSE: dạng R1C1) - mặc định là TRUE
sheet_text: Tên của sheet chứa địa chỉ - mặc định là không có
=AREAS(reference) Trả về số vùng tham chiếu trong một tham chiếu. Mỗi vùng tham chiếu
có thể là một ô rời rạc hoặc là một dãy ô liên tục trong bảng tính.
reference: Là một hoặc nhiều vùng tham chiếu mà bạn cần đếm. Nếu muốn đưa nhiều vùng
rời rạc nhau vào công thức thì bạn phân cách chúng bằng dấu phẩy, nếu không ngăn bằng
dấu phẩy, Excel sẽ không đếm (xem ví dụ 3 ưới đây)
=CHOOSE Trả về giá trị trong mảng giá trị tại vị trí được chỉ định.
=COLUMN(reference) Trả về số thứ tự cột của ô đầu tiên ở góc trên bên trá i của vùng tham
chiếu.
92
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
reference: Là ô hoặc một vùng nhiều ô. Nếu reference bỏ trống thì COLUMN() trả về số thứ
tự cột của ô chứa công thức.
=COLUMNS(array) Trả về số cột của vùng tham chiếu.
array: Là ô hoặc một vùng nhiều ô, mảng tham chiếu
=HYPERLINK(link_location, friendly_name) Tạo một siêu liên kết, một liên kết để mở một tài
liệu...
link_location: Đường dẫn đến tài liệu cần mở, nhập ở dạng chuỗi ký tự. Link_location có thể
chỉ đến một ô đặc biệt, tên của một dãy ô trong một trang bảng tính hoặc một bảng tính,
hoặc chỉ đến một đánh ấu (bookmark) trong Microsoft Excel. Link_location cũng có thể chỉ
đến một tập tin lưu trên ổ cứng, hoặc một đường dẫn truy xuất nội bộ trên một máy chủ
hoặc một đường dẫn tài nguyên URL trên mạng intranet, internet.
- Link_location có thể là một chuỗi ký tự đặt trong dấu nháy kép, hoặc một ô nào đó chứa
đường dẫn ưới dạng chuỗi ký tự.
- Nếu link_location liên kết đến một tài nguyên không tồn tại, sẽ xuất hiện lỗi khi bạn kích
vào ô chứa hàm HYPERLINK() này.
firendly_name: Là nội dung hiển thị trong ô chứa hàm HYPERLINK(), có thể là một số, hoặc
chuỗi ký tự. Nội dung này sẽ hiển thị bằng màu xanh và có gạch chân, nếu không có
firendly_name thì chính link_location sẽ hiển thị.
- Firendly_name có thể là một giá trị, một chuỗi ký tự, một tên mảng, hoặc một ô liên kết
đến một giá trị hoặc một chuỗi văn bản.
- Nếu firendly_name liên kết đến một giá trị bị lỗi, thì chính tên cái lỗi đó sẽ được hiển thị để
thay thế cho nội dung bạn cần.
Ví dụ:
=HYPERLINK("http://example.microsoft.com/report/bu dget report.xls", "Click for report")
sẽ hiển thị: Click for report, và khi bạn click vào ô này, Excel sẽ mở bảng tính budget
report.xls của trang web http://example.microsoft.com/report
=HYPERLINK("F:\GPE\book2.xls",F10)
93
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
sẽ hiển thị nội dung của ô F10 và khi bạn click vào ô này, Excel sẽ mở bảng tính book2.xls ở
thư mục GPE của ổ F
=HYPERLINK("F:\GPE\book2.xls",F10)
sẽ hiển thị nội dung của ô F10 và khi bạn click vào ô này, Excel sẽ mở bảng tính book2.xls ở
thư mục GPE của ổ F
=MATCH Trả về vị trí của một giá trị trong bảng dữ liệu
=INDEX Trả về một giá trị trong bảng dữ liệu tương ứng với chỉ mục của nó.
Tìm kiếm trong nhiều cột
Đôi khi, các ữ liệu ùng để tìm kiếm không nằm ở một cột mà trong nhiều cột.
Ví dụ, bạn có một anh sách đã được tách sẵn họ và tên riêng ra hai cột.
Người ta yêu cầu dựa vào họ và tên để xác định chức vụ.
Chúng ta có thể dùng một cột phụ để nối họ và tên lại rồi tìm theo cột phụ... Nhưng có lẽ
không cần, vì tôi sẽ dùng hàm INDEX() và MATCH() với công thức mảng.
Hàm MATCH() có một c pháp ít người biết đến, đó là:
=MATCH(value1 & value2, array1 & array2, match_type)
value1 & value2 là các dữ liệu để tìm (ví dụ họ và tên)
array1 & array2 là các cột (hoặc hàng) chứa các dữ liệu ùng để tìm kiếm đó
Và đây là c pháp ùng INDEX() ghép với MATCH() trong công thức mảng:
{=INDEX(reference, MATCH(value1 & value2, array1 & array2, match_type))}
=INDIRECT(ref_text [, a1])
ref_text là tham chiếu tới một ô (có thể là dạng A1 hoặc dạng R1C1), là tên định nghĩa của
một tham chiếu, hoặc là một tham chiếu dạng chuỗi.
-Nếu ref_text không hợp lệ, INDIRECT() sẽ báo lỗi #REF!
-Nếu ref_text chứa tham chiếu đến một bảng tính khác thì bảng tính này phải đang mở, nếu
không, ND RECT() cũng báo lỗi #REF!
94
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
a1 là giá trị logic xác định dạng tham chiếu bên trong ref_text.
a1 = TRUE (hoặc là 1, hoặc không nhập) là kiểu tham chiếu A1
a1 = FALSE (hoặc là 2) là kiểu tham chiếu R1C1
Trả về giá trị của một tham chiếu từ chuỗi ký tự. Tham chiếu được trả về ngay tức thời để
hiển thị nội dung của ch ng. Cũng có thể dùng hàm INDIRECT khi muốn thay đổi tham chiếu
tới một ô bên trong một công thức mà không cần thay đổi công thức đó.
=LOOKUP Dò tìm một giá trị
Hàm LOOKUP
Dùng để dò tìm một giá trị từ một dòng hoặc một cột trong một dãy ô hoặc một mảng giá
trị.
Hàm LOOKUP() có hai dạng: Vec-tơ (vector form) và ảng (array form)
* Dạng Vec-tơ: LOOKUP() tìm kiếm trên một dòng hoặc một cột, nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị
của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) được chỉ định.
* Dạng Mảng: LOOKUP() tìm kiếm trên dòng (hoặc cột) đầu tiên của một mảng giá trị, nếu
tìm thấy sẽ trả về giá trị của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) cuối cùng trong mảng đó.
Vector form (dạng vec-tơ)
Cú pháp: LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, result_vector)
lookup_value: Là giá trị LOOKUP() sẽ tìm kiếm trong lookup_vector. Nó có thể là một số, một
ký tự, một giá trị logic, một tên đã được định nghĩa của một vùng ô hoặc một tham chiếu
đến một giá trị.
lookup_vector: Là một vùng mà chỉ gồm một dòng (hoặc một cột) có chứa lookup_value.
Những giá trị chứa trong vùng này có thể là một số, một ký tự hoặc một giá trị logic.
- lookup_vector phải được sắp xếp theo thứ tự tăng ần, nếu không, LOOKUP() có thể cho
kết quả không chính xác.
- Nếu không tìm thấy lookup_value trong lookup_vector thì LOOKUP() sẽ lấy giá trị lớn nhất
mà nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value.
95
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
- Nếu lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong lookup_vector thì LOOKUP() sẽ báo lỗi
#NA!
result_vector: Là một vùng mà chỉ gồm một dòng (hoặc một cột) chứa giá trị trả về. Kích
thước của result_vector bắt buộc phải bằng kích thước của lookup_vector.
^^ Array form (dạng mảng)
Cú pháp: LOOKUP(lookup_value, array)
lookup_value: Là giá trị LOOKUP() sẽ tìm kiếm trong array. Nó có thể là một số, một ký tự,
một giá trị logic, một tên đã được định nghĩa của một vùng ô hoặc một tham chiếu đến một
giá trị.
- Nếu không tìm thấy lookup_value trong array thì LOOKUP() sẽ lấy giá trị lớn nhất mà nhỏ
hơn hoặc bằng lookup_value.
- Nếu lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột hoặc hàng đầu tiên trong array thì
LOOKUP() sẽ báo lỗi #NA!
array: Là một vùng chứa lookup_value, có thế là số, ký tự, hoặc giá trị logic.
Dạng mảng của LOOKUP() gần tương đương như hàm VLOOKUP() hoặc HLOOKUP().
Khác biệt ở chỗ VLOOKUP() và HLOOKUP() tìm kiếm trên cột (hoặc òng) đầu tiên, còn
LOOKUP() tìm kiếm trên cột hoặc trên dòng tùy thuộc vào dạng mảng được khai báo:
- Nếu array là mảng có số cột nhiều hơn số dòng thì LOOKUP() sẽ tìm trên òng đầu tiên.
- Nếu array là mảng có số dòng nhiều hơn số cột thì LOOKUP() sẽ tìm trên cột đầu tiên.
- Trường hợp array là mảng có số dòng bằng số cột thì LOOKUP() sẽ tìm trên cột đầu tiên.
- VLOOKUP() và HLOOKUP() lấy kết quả trên cột (hoặc) òng được chỉ định, còn LOOKUP()
luôn luôn lấy kết quả trên dòng (hoặc cột) cuối cùng.
- Các giá trị trên dòng (hoặc cột) đầu tiên của array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng ần,
nếu không, LOOKUP() có thể cho kết quả không chính xác.
Hàm GETPIVOTDATA()
96
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Trả về dữ liệu được lưu giữ trong báo cáo PivotTable. Có thể ùng GETP VOTDATA() để lấy
dữ liệu tổng kết từ một báo cáo PivotTable, với điều kiện là phải thấy được dữ liệu tổng kết
từ trong báo cáo đó.
Để nhanh chóng nhập công thức GETPIVOTDATA(), bạn có thể gõ dấu = vào ô muốn nhận dữ
liệu tổng kết, rồi nhấp vào ô chứa số liệu tổng kết của báo cáo PivotTable.
Cú pháp: = GETPIVOTDATA(data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2,...)
ata_fiel : Tên trường chứa dữ liệu tổng kết của báo cáo PivotTable. Tên này phải được đặt
trong một cặp dấu nháy kép.
pivot_data : Tham chiếu đến một ô, dãy ô, hoặc tên dãy ô bên trong một báo cáo
PivotTable. Thông tin này được ùng để xác định báo cáo PivotTable nào chứa dữ liệu trả
v ề.
field1, item1, field2, item2,... : Có thể có từ 1 đến 126 (với Excel 2003 trở về trước thì con số
này chỉ là 14) cặp tên field và item mô tả dữ liệu muốn trả về. Những cặp này có thể thuộc
bất cứ loại nào. Nếu tên field và item không là ngày tháng hoặc số liệu, cần phải đặt chúng
trong cặp dấu nháy k p. Đối với loại báo cáo OLAP PivotTable, items có thể bao gồm đầy đủ
đường dẫn lẫn tên của item. Một cặp field và item của OLAP PivotTable có thể như sau:
"[Product]","[Product].[All Products].[Foods].[Baked Goods]"
Lưu {:
* Các field hay item tính toán và các phép tính tự tạo có thể được đặt trong phép tính
GETPIVOTDATA.
* Nếu pivot_table là một dãy có chứa nhiều hơn 1 báo cáo PivotTable, ữ liệu trả về sẽ là từ
báo cáo được tạo ra sau cùng.
* Nếu đối số fiel và các đối số của item mô tả chỉ mỗi một ô, giá trị của ô đó sẽ được trả về
mà không cần biết giá trị đó là chuỗi, là số, là lỗi, hay là một thứ gì đó...
* Nếu item chứa ngày tháng, giá trị phải được biểu diễn ưới dạng một chuỗi số hoặc được
thiết lập bằng cách ùng hàm DATE() để giá trị đó sẽ không biến đối khi bảng tính được mở
ở một máy khác, có hệ thống định dạng ngày tháng khác với nơi tạo ra nó. Ví dụ, một item
97
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
tham chiếu tới ngày 5 tháng 3 năm 1999 có thể được nhập là 36224 hay DATE(1999, 3, 5).
Thời gian có thể được nhập như một giá trị thập phân hoặc bằng cách dùng hàm TIME().
* Nếu pivot_table không phải là một dãy có chứa báo cáo PivotTable, GETPIVOTDATA() sẽ
trả về lỗi #REF!
* Nếu các đối số miêu tả một field không thể thấy được, hoặc nếu chúng gồm một trường
không hiển thị, GETP VOTDATA() cũng sẽ trả về lỗi #REF!
Hàm DGET()
Trích một giá trị từ một cột của một anh sách hay cơ sở dữ liệu, khớp với điều kiện được
chỉ định.
Cú pháp: = DGET(database, field, criteria)
=OFFSET(reference, rows, cols [, height] [, width]) Trả về một vùng tham chiếu từ một vùng
xuất phát.
Đây là một trong những hàm rất hay của Excel, và được ứng dụng rất nhiều.
Nó ùng để tham chiếu đến một vùng nào đó, bắt đầu từ một ô, hoặc một dãy ô, với một
khoảng cách được chỉ định.
reference: Là vùng mà bạn muốn làm điểm xuất phát để tham chiếu đến vùng khác.
Reference phải chỉ đến một ô hoặc một dãy ô liên tục, nếu không, hàm sẽ báo lỗi #VALUE!
rows: Số dòng dời lên (hoặc xuống) tính từ reference, nhập số ương nếu muốn dời xuống,
hoặc số âm nếu muốn dời lên.
cols: Số cột dời sang phải trái (hoặc phải) tính từ reference, nhập số ương nếu muốn dời
sang phải, hoặc số âm nếu muốn dời sang trái.
height: Là số òng (độ cao) của vùng tham chiếu cần trả về.
width: Là số cột (độ rộng) của vùng tham chiếu cần trả về.
Ghi chú:
* Nếu số dòng (rows) hoặc cột (cols) vượt ra ngoài phạm vi bảng tính, hàm sẽ báo lỗi #REF!
* Độ cao (height) và độ rộng (width) nếu không nhập, thì xem như nó bằng với độ cao và độ
rộng của vùng xuất phát (reference)
98
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
=ROW(reference) Trả về số thứ tự dòng của ô đầu tiên trong dãy ô. Trả về số thứ tự dòng
của ô đầu tiên ở góc trên bên trái của vùng tham chiếu.
reference: Là ô hoặc một vùng nhiều ô. Nếu reference bỏ trống thì ROW() trả về số thứ tự
cột của ô chứa công thức.
=ROWS(array) Trả về số dòng của vùng tham chiếu.
array: Là ô hoặc một vùng nhiều ô, mảng tham chiếu
=TRANSPOSE(array) Chuyển một vùng dữ liệu ngang thành dọc và ngược lại.
Hàm TRANSPOSE() luôn luôn được nhập ở dạng công thức mảng (nhấn Ctrl-Shift-Enter sau
khi nhập)
array: Là mảng dữ liệu cần hoán chuyển
Nếu số cột trong vùng nhập công thức nhiều hơn số hàng của array, hoặc số hàng trong
vùng nhập công thức nhiều hơn số cột của array, hàm sẽ báo lỗi #NA tại những ô bị ư ra.
=VLOOKUP(giá trị tìm, vùng cần tìm, cột cần lấy, cách tìm) Dò tìm một giá trị trên cột đầu
tiên và trả về ...
Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo cột.
Vùng cần tìm: thường để ở chế độ giá trị tuyệt đối: $
Cột cần lấy: ở vùng cần tìm.
Cách tìm: Tìm theo 2 giá trị:
0: Cột bên trái của vùng cần tìm không sắp xếp (ngầm định)
1: Sắp xếp tăng ần.
=HLOOKUP(giá trị tìm, vùng cần tìm, hàng cần lấy, cách tìm) Dò tìm m ột giá trị trên hàng đầu
tiên và trả về ... - giống hàm VLOOKUP
f. HÀM TOÁN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC
Bao gồm các hàm về toán học và lượng giác giúp bạn có thể giải một bài toán đại số, giải
tích, hoặc lượng giác từ tiểu học đến đại học...
99
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Lưu { đến quy cách hiển thị số của VN và của US. Để luôn nhập đ p một giá trị kiểu số bạn
hãy sử dụng bàn phím số.
=ABS Tính trị tuyệt đối của một số
=ACOS Tính nghịch đảo cosin
=ACOSH Tính nghịch đảo cosin hyperbol
=ASIN Tính nghịch đảo sin
=ASINH Tính nghịch đảo sin hyperbol
=ATAN Tính nghịch đảo tang
=ATAN2 Tính nghịch đảo tang với tọa độ
=ATANH Tính nghịch đảo tang hyperbol
=CE L NG Là tròn đến bội số gần nhất
=COMBIN Tính t ổ hợp từ số phần tử chọn
=COS Tính cosin của một góc
=COSH Tính cosin hyperbol
=DEGREES Đổi radians sang độ
=EVEN Làm tròn một số đến số nguyên chẵn gần nhất.
=E P Tính lũy thừa cơ số e
=FACT Tính giai thừa của một số
=FACTDOUBLE Tính lũy thừa cấp 2
=FLOOR Làm tròn xuống đến bội số gần nhất do bạn chỉ.
=GCD Tìm ước số chung lớn nhất
=INT(X) Làm tròn xuống số nguyên gần nhất (Hàm lấy giá trị là phần nguyên-Hàm cho giá trị
là phần nguyên của X)
=LCM Tìm bội số chung nhỏ nhất
=LN Tính logarit cơ số tự nhiên của một số
100
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
=LOG Tính logarit
=LOG10 Tính logarit cơ số 10
= DETER Tính định thức của ma trận
=MINVERSE Tìm ma trận nghịch đảo
=MMULT Tính tích 2 ma trận
=MOD(a,b) Hàm cho giá trị là phần ư của phép chia a:b
=MROUND Làm tròn một số đến bội số của số khác.
=MULTINOMIAL Tỷ lệ giai thừa tổng với tích các giai thừa của các số.
=ODD Làm tròn đến một số nguyên lẽ gần nhất.
=PI Trả về giá trị pi
=POWER Tính lũy thừa của một số
=PRODUCT Tính tích các số
=QUOTIENT Lấy phần nguyên của phép chia
=RAD ANS Đổi độ sang radians.
=RAND Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng 0 và 1
=RANDBETWEEN Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng do bạn chỉ định
Hàm ROMAN()
Dùng để chuyển đổi một số dạng Ả-rập sang dạng số La-mã
Cú pháp: = ROMAN(number, form)
number: Số cần chuyển đổi
form: dạng chuyển đổi
0 (hoặc TRUE, hoặc không nhập): Dạng cổ điển
1 cho đến 3: Dạng cổ điển nhưng được rút gọn, số càng lớn rút gọn càng nhiều (xem thêm ở
ví dụ)
4 (hoặc FALSE): Dạng hiện đại
101
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Chú ý:
* number phải là số ương, nếu number < 0 hàm sẽ báo lỗi #VALUE!
* Nếu number là số thập phân, ROMAN() chỉ chuyển đổi phần nguyên của nó
* Hàm ROMAN() chỉ xử l{ được tới số lớn nhất là 3999, nếu number > 3999 hàm sẽ báo lỗi
#VALUE!
* Sau khi đã chuyển đổi, kết quả sẽ là một dữ liệu dạng text, và không thể tính toán với nó
được nữa
Ví dụ:
ROMAN(499, 0) = CDXCIX = ROMAN(499) = ROMAN(499, TRUE)
ROMAN(499, 1) = LDVLIV
ROMAN(499, 2) = XDIX
ROMAN(499, 3) = VDIV
ROMAN(499, 4) = ID = ROMAN(499, FALSE)
ROMAN(2008) = MMVIII
=ROUND(X,n) Hàm làm tròn n số của X
Nếu n ương (n>0) sẽ làm tròn số bên phải kể từ vị trí dấu chấm thập phân.
Nếu n âm (n= 1000, IF(A1 >= 10000, "Really big!!", Big!"), IF(A1 < 100, "Small", "Not big"))
Chĩ cần một lưu {, là những dấu đóng mở ngoặc đơn. Nếu bạn đóng và mở không đ ng l c
hoặc không đủ, Excel sẽ không hiểu, hoặc là cho các bạn kết quả sai đấy.
Hàm IFERROR
Trong quá trình thao tác với bảng tính, không ít lần chúng ta gặp lỗi, và cũng khó mà tránh
được lỗi. Ví dụ, một công thức đơn giản thôi =A/B có thể gây lỗi #DIV/0! nếu như B bằng 0,
hoặc gây lỗi #NAME? nếu A hoặc B không tồn tại, gây lỗi #REF! nếu có ô nào đó liên kết với A
hoặc B bị xóa đi...
Tuy nhiên, đôi l c ch ng ta lại cần phải lợi dụng chính những cái lỗi này, ví dụ sẽ đặt ra một
tình huống: nếu có lỗi thì làm gì đó... Gọi nôm na là BẪY LỖI.
Có lẽ vì vậy mà hàm này có hai chữ đầu là IF; IFERROR = nếu xảy ra lỗi (thì)...
MS Excel 2003 trở về trước có hàm ISERROR(value), với value là một biểu thức. Nếu biểu
thức này gặp lỗi, ISERROR() sẽ trả về giá trị TRUE, còn nếu biểu thức không có lỗi, ISERROR()
trả về giá trị FALSE.
Và ch ng ta thường dùng ISERROR() kèm với IF:
=IF(ISERROR(expression), ErrorResult, expression)
Nếu như biểu thức (expression) có lỗi, công thức trên sẽ lấy giá trị ErrorResult (một ô rỗng,
hoặc một thông báo lỗi, v.v..), ngược lại, sẽ lấy chính giá trị biểu thức đó.
Ví dụ: =IF(ISERROR(A/B), "", A/B)
Cái bất tiện khi phải dùng vừa IF() vửa ISERROR() là chúng ta phải nhập cái biểu thức hai lần:
một lần trong hàm ISERROR() và một lần ở tham số value_is_False của IF()
Có thể cái bất tiện vừa nói trên không đáng kể, tuy nhiên cách sử dụng này làm cho công
thức của chúng ta trở nên khó ùng hơn,
bởi vì nếu thay cái biểu thức(expression), thì chúng ta phải thay đổi nguyên cả công thức.
122
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Excel 2010 ường như hiểu được sự bất tiện đó, nên đã gộp hai hàm IF() và ISERROR lại
thành một, đó là FERROR()
Cú pháp: IFERROR(value, value_if_error)
_____value: Biểu thức có thể sẽ gây ra lỗi
_____value_if_error: kết quả trả về nếu value gây ra lỗi
Nếu biểu thức value không gây lỗi, IFERROR() sẽ lấy biểu thức đó, còn nếu nó có lỗi thì lấy
cái biểu thức value_if_error.
Ví dụ, công thức =IF(ISERROR(A/B), "", A/B) nếu dùng IFERROR() thì sẽ là
=IFERROR(A/B, "")
Bạn thấy đấy, IFERROR() ngắn gọn và dễ hiểu hơn nhiều.
=NOT (logical) : Đảo ngược giá trị của các đối số
Hàm OR
OR có nghĩa là HOẶC. Dùng hàm này khi muốn nói đến cái này hoặc cái này hay cái kia... cái
nào cũng được, miễn là phải có ít nhất 1 cái!
Cú pháp: OR(logical1 [, logical2] [, logical3]...)
logical: Những biểu thức sẽ được x t xem đ ng (TRUE) hay sai (FALSE)
Nếu tất cả các biểu thức đều sai, hàm OR() sẽ trả về giá trị FALSE, và chỉ cần 1 trong các biểu
thức đ ng, hàm OR() sẽ trả về giá trị TRUE.
Giống như hàm AND(), bạn có thể dùng hàm OR() bất cứ chỗ nào bạn muốn, nhưng thường
thì hàm OR() hay được dùng chung với hàm IF().
Ví dụ:
=IF(OR(B2 > 0, C2 > 0), "1000", "No bonus")
Nếu giá trị ở B2 hoặc ở C2 lớn hơn 0 (tức là chỉ cần 1 trong 2 ô lớn hơn 0), thì (thưởng)
1.000, còn nếu cả 2 ô B2 hoặc C2 đều nhỏ hơn 0, thì không thưởng chi cả.
=TRUE(): Có thể nhập trực tiếp TRUE vào trong công thức, Excel sẽ hiểu đó là một biểu thức
có giá trị TRUE mà không cần ùng đến cú pháp của hàm này
123
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Bỏ qua những ô bị lỗi khi chạy công thức
Ví dụ: Cột Gross Margin (cột D) của bảng tính ưới đây có chứa một số ô gặp lỗi chia cho 0
(#DIV/0!), do bên cột C có những ô trống.
Để tính trung bình cộng của cột D, kể những ô có lỗi #DIV/0!, phải dùng công thức mảng như
sau:
{=AVERAGE(IF(ISERROR(D3:D12), "", D3:D12))}
(nghĩa là nếu gặp những ô có lỗi thì coi như nó bằng rỗng)
ác định tên của cột (Determining the Column Letter)
Trong Excel có hàm COLUMN(), cho ra kết quả là số của cột (ví dụ, gõ hàm này trong cột B
thì kết quả sẽ là 2).
Nhưng đôi khi bạn muốn kết quả là tên của cột chứ không muốn đó là con số (B chứ không
phải là 2), thì làm sao?
Đây là một vấn đề đòi hỏi sự khôn khéo một chút, vì tên cột trong bảng tính chạy từ A đến Z,
từ AA đến AZ... và cho tới tận cùng là XFD (!)
Có một hàm gi p ch ng ta tìm địa chỉ tuyệt đối của một cell, đó là hàm CELL("a ress"), ví
dụ $A$2, hoặc $B$10...
Hàm CELL(info_type [,reference])
Với info_type là một tham số đã được định nghĩa (sẽ nói kỹ hơn trong những bài sau)
Và reference là cell mà bạn chỉ định, nếu bỏ trống thì Excel sẽ lấy ngay cái cell có chứa công
thức CELL().
Trong bài này, để tìm địa chỉ tuyệt đối của một cell, chúng ta sẽ dùng công thức CELL() với
info_type là "address"
Tinh ý một chút, ta thấy tên của cột chính là những chữ cái nằm giữa hai dấu dollar ($) trong
cái địa chỉ tuyệt đối này.
Bắt đầu làm nhé: dùng hàm MID() trích ra chữ cái từ vị trí thứ 2 trong địa chỉ tuyệt đối của
cell:
=MID(CELL("Address"), 2, num_chars)
124
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Cái khó là cái num_chars này đây, vì tên c ột thì có thể là 1, 2, hoặc 3 ký tự (ví dụ: A, AA hoặc
AAA). Vận dụng hàm FIND thôi:
FIND("$", CELL("address"",A2), 3) - 2
Giải thích chút nhé: Dùng hàm FIND(), tìm vị trí của dấu $ trong cái địa chỉ tuyệt đối của cell,
và bắt đầu tìm từ vị trí thứ 3 trong cái địa chỉ này.
Tại sao phải trừ đi 2? Công thức trên sẽ chỉ ra vị trí (là một con số) của dấu $ thứ hai trong
địa chỉ tuyệt đối của cell, tức là cái dấu $ phía sau tên cột,
phải trừ đi 2 tức là trừ bớt đi 2 cái $, l c này kết quả sẽ chính là số ký tự của tên cột (1 chữ,
2 chữ hoặc 3 chữ)
Bây giờ, công thức hoàn chỉnh sẽ như sau:
=MID(CELL("Address"), 2, FIND("$", CELL("address"), 3) - 2)
Công thức này áp dụng cho chính cell chứa công thức.
Nếu muốn tìm tên cột tại một cell nào đó, bạn chỉ việc thêm địa chỉ (hoặc một cái gì đó tham
chiếu đến địa chỉ này) của cell muốn tìm vào phía sau cái "address"
Ví dụ, muốn tìm tên của cell AGH68, bạn gõ:
=MID(CELL("Address", AGH68), 2, FIND("$", CELL("address", AGH68), 3) - 2) → AGH
Lập mã số tự động
Có nhiều danh mục khách hàng hoặc danh mục hàng hóa được lập mã số bằng cách dùng vài
ký tự đầu của tên khách hàng (hoặc tên hàng hóa) kết hợp với một con số.
Cách đặt mã số tự động như vậy rất dễ làm trong Excel, bằng cách sử dụng những hàm xử lý
văn bản và chuỗi.
Giả sử danh mục của chúng ta nằm ở cột A và bắt đầu tại cell A2.
Trước tiên, chúng ta hãy tách 3 ký tự đầu tiên của danh mục và định dạng cho nó thành
những chữ in hoa, bằng công thức:
UPPER(LEFT(A2, 3))
125
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Tiếp theo, tận dụng chính số của những hàng trong bảng tính để lập mã số tự động:
ROW(A2),
và định dạng sao cho những con số này luôn có 4 chữ số, bằng công thức:
TEXT(ROW(A2),"0000")
Và đây là công thức hoàn chỉnh:
=UPPER(LEFT(A2, 3)) & TEXT(ROW(A2), "0000")
Hàm BETADIST()
Trả về giá trị của hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta.
Thông thường hàm này được ùng để nghiên cứu sự biến thiên về phần trăm các mẫu, ví dụ
như khoảng thời gian mà người ta ùng để xem TV trong một ngày chẳng hạn.
Cú pháp: = BETADIST(x, alpha, beta, A, B)
x : Giá trị giữa A và B, ùng để tính mật độ hàm.
alpha & beta : Tham số của phân phối.
A : Cận ưới của khoảng x, mặc định là 0.
B : Cận trên của khoảng x, mặc định là 1.
Lưu {:
* Nếu có bất kz đối số nào không phải là số, BETADIST() trả về giá trị lỗi #VALUE!
* Nếu alpha ≤ 0 hay beta ≤ 0, BETAD ST() trả về giá trị lỗi #NUM!
* Nếu x < A, x > B hay A = B, BETADIST() trả về giá trị lỗi #NUM!
* Nếu bỏ qua A và B, nghĩa là mặc định A = 0 và B = 1, BETADIST() sẽ sử dụng phân phối tích
lũy beta chuẩn hóa.
Hàm BETAINV()
Trả về nghịch đảo của hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta.
Nghĩa là nếu xác suất = BETADIST(x, ...) thì x = BETAINV(xác suất, ...)
126
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Thường dùng trong việc lên kế hoạch dự án, để mô phỏng số lần mở rộng xác suất, biết
trước thời gian bổ sung kz vọng và độ biến đổi.
Cú pháp: = BETAINV(probability, alpha, beta, A, B)
Probability : Xác suất của biến cố x trong phân phối xác suất tích lũy beta.
alpha & beta : Tham số của phân phối.
A : Cận ưới của khoảng x, mặc định là 0.
B : Cận trên của khoảng x, mặc định là 1.
Lưu {:
* Nếu có bất kz đối số nào không phải là số, BETAINV() trả về giá trị lỗi #VALUE!
* Nếu alpha ≤ 0 hay beta ≤ 0, BETA NV() trả về giá trị lỗi #NUM!
* Nếu probability ≤ 0 hay probability > 1, BETA NV() trả về giá trị lỗi #NUM!
* Nếu bỏ qua A và B, nghĩa là mặc định A = 0 và B = 1, BETAINV() sẽ sử dụng phân phối tích
lũy beta chuẩn hóa.
* BETAINV() sử dụng phương pháp lặp khi tính mật độ phân phối. Với probability cho trước,
BETAINV() lặp cho tới khi kết quả chính xác trong khoảng ±0.0000003. Nếu BETAINV() không
hội tụ sau 100 lần lặp, nó sẽ trả về giá trị lỗi #NA!
Ví dụ:
BETAINV(0.6854706, 8, 10, 1, 3) = 2
Hàm BINOMDIST()
Trả về xác suất của những lần thử thành công của phân phối nhị phân.
B NO D ST() thường được dùng trong các bài toán có số lượng cố định các phép thử, khi
kết quả của các phép thử chỉ là thành công hay thất bại, khi các phép thử là độc lập, và khi
xác xuất thành công là không đổi qua các cuộc thử nghiệm.
Ví dụ, có thể ùng B NO D ST() để tính xác suất khoảng hai phần ba đứa trẻ được sinh ra là
bé trai.
Cú pháp: = BINOMDIST(number_s, trials, probability_s, cumulative)
127
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Number_s : Số lần thử thành công trong các phép thử.
Trials : Số lần thử.
Probability_s : Xác suất thành công của mỗi phép thử.
Cumulative : Một giá trị logic để xác định hàm tính xác suất.
= 1 (TRUE) : BINOMDIST() trả về hàm tính xác suất tích lũy, là xác suất có số lần thành công
number_s lớn nhất.
= 0 (FALSE) : BINOMDIST() trả về hàm tính xác suất điểm (hay là hàm khối lượng xác suất), là
xác suất mà số lần thành công là number_s.
Lưu {:
* Nếu number_s và trials là số thập phân, chúng s ẽ được cắt bỏ phần lẻ để trở thành số
nguyên.
* Nếu number_s, trials hay probability_s không ph ải là số, BINOMDIST() trả về giá trị lỗi
#VALUE!
* Nếu number_s < 0 hay number_s > trials, BINOMDIST() trả về giá trị lỗi #NUM!
* Nếu probability_s < 0 hay probability_s > 1, BINOMDIST() trả về giá trị lỗi #NUM!
Ví dụ:
BINOMDIST(6, 10, 0.5, 0) = 0.2050781
BINOMDIST(6, 10, 0.5, 1) = 0.828125
Hàm CHIDIST()
Trả về xác xuất một phía của phân phối chi-squared.
Phân phối chi-squared kết hợp với phép thử chi-square ùng để so sánh các giá trị quan sát
với các giá trị kz vọng.
Ví dụ, một thí nghiệm về di truyền có thể giả thiết rằng thế hệ kế tiếp của các cây trồng sẽ
thừa hưởng một tập hợp các màu sắc nào đó; bằng cách so sánh các giá trị quan sát được
với các giá trị kz vọng, có thể thấy được giả thiết ban đầu là đ ng hay sai.
Cú pháp: = CHIDIST(x, degrees_freedom)
128
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
x : Giá trị ùng để tính phân phối.
degrees_freedom : Số bậc tự do.
Lưu {:
* Nếu các đối số không phải là số, CHIDIST() trả về giá trị lỗi #VALUE!
* Nếu x < 0, CHIDIST() trả về giá trị lỗi #NUM!
* Nếu degrees_freedom không phải là số nguyên, phần thập phân của nó sẽ bị cắt bỏ để trở
thành số nguyên.
* Nếu degrees_freedom < 1 hay degrees_freedom > 10^10, CHIDIST() trả về giá trị lỗi
#NUM!
* CH D ST() được tính toán theo công thức: CHIDIST = P(X > x), với X là biến ngẫu nhiên chi-
squared.
Ví dụ:
CHIDIST(18.307, 10) = 0.050001
Hàm NORMINV()
Trả về nghịch đảo của phân phối tích lũy chuẩn.
Cú pháp: = NORMINV(probability, mean, standard_dev)
probability : Xác suất ứng với phân phối chuẩn
mean : Giá trị trung bình cộng của phân phối
stan ar _ ev : Độ lệch chuẩn của phân phối
Lưu {:
* Nếu có bất kz đối số nào không phải là số, NORMINV() sẽ báo lỗi #VALUE!
* Nếu probability nhỏ hơn 0 hoặc lớn hơn 1, NOR NV() sẽ báo lỗi #NUM!
* Nếu standard_dev nhỏ hơn hoặc bằng 0, NORMDINV() sẽ báo lỗi #NUM!
* Nếu mean = 0 và standard_dev = 1, NORMINV() sẽ dùng phân bố chuẩn.
129
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
* NORMINV() sử dụng phương pháp lặp đi lặp lại để tính hàm. Nếu NORMINV() không hội tụ
sau 100 lần lặp, hàm sẽ báo lỗi #NA!
Chương 4: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu
4.1. Sort (sắp xếp) và Filter (lọc)
Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một
bảng tính được thi t lập d a trên các tiêu chuẩn.
Sắp xếp
Để th c hiện một sắp x p theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:
• Đánh dấu các ô mu n được sắp x p
• Kích nút Sort & Filter trên tab Home
• Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)
Tùy chỉnh sắp xếp
Để sắp x p nhiều hơn một cột:
• Kích nút Sort & Filter trên tab Home
• Ch n cột mà bạn mu n sắp x p đầu tiên
• Kích Add Level
• Ch n cột ti p theo bạn mu n sắp x p
• Kích OK
130
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Lọc dữ liệu
Bộ l c cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ
l c:
• Kích vào cột hoặc ch n các cột chứa dữ liệu mà bạn mu n l c
• Trên tab Home, kích Sort & Filter
• Kích nút Filter
• Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên
• Kích Text Filter
• Kích Words bạn mu n l c
131
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
• Để ko áp dụng bộ l c, kích nút Sort & Filter
• Kích Clear
4.2 PivotTable và PivotChart là những công cụ phân tích dữ liệu rất mạnh trong Excel.
Chúng có thể biến những con số dường như vô nghĩa trong một khối dữ liệu khổng lồ thành
132
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
những con số có nghĩa. PivotTable và PivotChart rất dễ sử dụng, nhưng chúng cũng có một
số vấn đề phức tạp không thể tránh khỏi.
4.2.1 Giới thiệu PivotTable và PivotChart
Tạo một báo cáo PivotTable đơn giản
Giả sử chúng ta có bảng tính sau đây:
Đây là một trong những loại bảng tính mà bạn có thể dùng để tạo ra một PivotTable. Dữ liệu
thông kê doanh thu của 3 cửa hàng (store) bán dụng cụ thể thao, đại diện cho 3 miền (region)
trong một tuần (từ ngày 06 đ n ngày 12/6/2005). Cột D là s khách hàng của từng loại dụng
cụ thể thao, cột E là tổng doanh thu, và các cột còn lại là doanh thu chi ti t của từng mặt
hàng.
Đây là một s câu hỏi mà bạn có thể phải trả lời d a vào bảng tính đó:
Doanh thu của dụng cụ cắm trại (Camping) tại mỗi miền ?
Tại mỗi cửa hàng, ngày nào trong tuần là ngày đông khách nhất?
Tại mỗi cửa hàng, mặt hàng nào bán được nhiều nhất?
133
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Ngày nào trong tuần (nói chung) là ngày bán nhất?
Tôi sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đầu tiên. Tôi sẽ hướng dẫn bạn tạo ra một PivotTable để thấy
được tổng doanh thu mặt hàng Camping của mỗi miền.
Để bắt đầu, bạn cần bảo đảm rằng bạn đang ch n môt ô (bất kỳ ô nào) nằm ở tr ong vùng chứa
dữ liệu mà bạn mu n tạo PivotTable. Rồi, bạn nhấn nút PivotTable nằm trong nhóm Insert
của thanh Ribbon:
Excel sẽ hiển thị hộp thoại Create PivotTable như hình sau đây:
Trong hộp thoại này, bạn thấy rằng địa chỉ của dãy ô chứa dữ liệu (A2 :K44) đã được nhập
sẵn trong hộp Table/Range. N u như các nút tùy ch n được ch n gi ng hệt trong hình:
Select a table or range và New Worksheet, bạn hãy nhấn OK để đóng hộp thoại này.
Excel sẽ tạo một Sheet mới, và nó sẽ trông gi ng như hình sau đây:
134
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Người ta g i đây là cái vỏ của một PivotTable. Trong cái vỏ này, bạn sẽ thấy: Ở bên trái là
vùng báo cáo PivotTable, là vùng sẽ hiển thị các yêu cầu của bạn sau khi bạn đã hoàn tất một
PivotTable. Ở bên phải là cửa sổ PivotTable Field List, là nơi mà bạn sẽ quy t định những
dữ liệu nào sẽ được hiển thị trên PivotTable, và cách sắp x p của chúng. Tôi sẽ trình bày với
bạn chi ti t về cái PivotTable Field List này trong một bài khác. Còn bây giờ bạn cứ ti p tục
đã.
Trong hộp thoại PivotTable Field List, bạn hãy nhấn vào mục Region để ch n nó (hoặc bạn
nhấn vào hộp kiểm ngay bên cạnh nó cũng được). Bạn sẽ thấy mục Region này t động xuất
hiện trong vùng Row Labels của PivotTable Field List, đồng thời PivotTable cũng t động
hiển thị tên của 3 miền: Midwest, Northeast và South trong côt A:
135
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Ti p tục, bạn nhấn vào Camping để ch n nó. Ngay lập tức, Sum of Caming xuất hiện trong
vùng Values ở phía cu i PivotTable Field List, đồng thời, ở cột B hiển thị tổng doanh thu
mặt hàng Camping ứng với mỗi miền.
Cu i cùng, bạn nhấn vào cái mũi tên bé tí nằm ngay bên cạnh mục Sum of Camping trong
khung Values, ch n Value Field Settings trong danh sách mở ra.
136
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Hộp thoại Value Field Settings xuất hiện. Nhấn vào cái nút Number Format. Hộp thoại
Format Cells quen thuộc sẽ mở ra, ch n Currency. Xong nhấn OK hai lần để đóng tất cả
các hộp thoại. PivotTable của bạn sẽ gi ng như sau hình say. N u thích, và cũng dễ xem hơn,
bạn nhấn vào ô A3, nơi đang có chữ Row Labels, sửa nó lại thành Region:
Hy v ng rằng bạn sẽ thấy việc tạo ra một PivotTable dễ như th nào. Vâng, nó rất đơn giản,
và n u có những yêu cầu phức tạp hơn, thì cũng vậy thôi. Xin nói thêm một vài khía cạnh
khác của PivotTable:
137
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Khi môt PivotTable được kích hoạt, hộp thoại PivotTable Field List sẽ xuất hiện. Những
Field được ch n vào trong báo cáo PivotTable sẽ được in đậm và có một dấu kiểm ở ngay
bên cạnh, đồng thời chúng cũng xuất hiện ở những vùng bên dưới của PivotTable Field List,
cho chúng ta bi t vai trò của chúng trong PivotTable. Để kích hoạt một PivotTable, bạn nh ấn
vào một ô bất kỳ trong vùng báo cáo PivotTable. Còn n u không mu n kích hoạt nó, thì bạn
chỉ việc nhấn ra ngoài, bất kỳ chỗ nào trong bảng tính.
Bạn sẽ thấy ở bên phải của tiêu đề Region trong vùng báo cáo (ô A3) có một nút mũi tên xổ
xu ng (drop-down arrow). Nút này có chức năng tương t chức năng AutoFilter. Nhấn vào
đó, bạn có thể l a ch n những mục mu n xem thuộc danh sách Region, mà mặc định của nó
là Select All (xem tất cả). Ví dụ, bạn chỉ mu n xem doanh thu dụng cụ cắm trại của riêng
miền Midwest mà thôi, bạn nhấn vào nút này, nhấn vào mục (Select All) để tắt nó đi, rồi nhấn
vào mục Midwest, bạn sẽ có k t quả như hình sau:
1.2. Tạo một báo cáo PivotTable với nhiều cột
138
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Ví dụ ở bài trước chỉ là một trong những báo cáo PivotTable đơn giản nhất. Tr ong bài này,
bạn sẽ h c cách tạo một báo cáo PivotTable phức tạp hơn, có nhiều cột cũng như nhiều hàng
hơn.
Bạn xem dữ liệu sau đây. Nó là dữ liệu của những cửa hàng cho thuê băng video:
Các hàng dữ liệu trong bài này được thi t k khác với bài trước. Mỗ i hàng trong bảng đại
diện cho một thể loại video của một cửa hàng (được ghi ở cột B). Con s ở cột Title là s
lượng đầu phim thuộc thể loại đó. Mục đích của chúng ta là tạo một PivotTable để trình bày
những thông tin ở một dạng dễ xem hơn.
Các bước để tạo ra một cái vỏ của PivotTable, tôi đã trình bày ở bài 1. N u bạn làm đúng,
hộp thoại PivotTable Field List của bạn sẽ gi ng như sau:
139
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Trong danh sách các Field sẽ có Store, Category và Titles. Hãy nhấn ch n cả ba. Excel sẽ làm
giúp bạn các việc sau:
Đem Store và Category vào trong hộp Row Labels
Đem Tiltes vào trong hộp Values, với cái tên là Sum of Titles
Trình bày các thông tin vào vùng báo cáo PivotTable
K t quả được minh h a ở hình sau đây:
140
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Có thể những gì hiển thị trên máy của bạn không gi ng cái h ình này. N u như bạn mu n nó
gi ng hệt hình này, hãy nhấn nút phải chuột vào tên của một cửa hàng nào đó trong cột A
(Clarkville chẳng hạn), ch n lệnh Field Setting, rồi bạn đánh dấu vào các tùy ch n của tab
Layout & Print gi ng như tôi đã làm trong hình s au đây; và n u như cái tên trong ô A3 đang
là RowLabels, hãy đổi nó thành Store. Bạn sẽ có một PivotTable y hệt như hình ở trên.
141
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Cho dù đây là một báo cáo PivotTable rất chính xác, nhưng nó không phải là cái tôi mu n.
Trong trường hợp này, Store và Category đang nằm chung trong một hàng, đều là Row
Labels; còn tôi thì mu n Category phải là một cột riêng, là Column Labels.
Làm th nào để chuyển một mục ở Row Labels thành Column Lables? Có hai cách:
1. Trong hộp thoại PivotTable Field List, trong vùng Row Labels, bạn hãy nhấn vào
nút mũi tên bên cạnh mục Category, và ch n lệnh Move To Column Labels.
2. N u như bạn khéo sử dụng chuột, bạn có thể "nắm" và "kéo" cái mục Category ra
khỏi vùng Row Labels rồi "thả" nó vào vùng Column Labels.
Sau khi làm xong một trong 2 cách trên, bạn sẽ thấy PivotTable gi ng như sau:
142
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
So sánh với bảng dữ liệu ban đầu, PivotTable dễ đ c hơn nhiều. Nhìn vào bảng báo cáo này,
chúng ta có thể so sánh s lượng đầu phim của từng thể loại video giữa các cửa hàng với
nhau (xem theo cột), hoặc so sánh s đầu phim giữa các thể loại video của một cửa hàng với
nhau (xem theo hàng). Nhìn vào PivotTable, bạn có thể trả lời ngay cửa hàng nào có nhiều
phim hành động nhất, phải không?
Bạn có thấy rằng: việc di chuyển một Field từ Row Labels sang Column Labels, làm cho
PivotTable dường như là xoay bảng dữ liệu từ d c thành ngang. Chữ "xoay", trong ti ng
Anh, là "pivot". Vậy bạn hiểu PivotTable là gì rồi chứ?
N u như từ nãy giờ, bạn vừa đ c bài này, vừa t th c hành, thì bạn hãy lưu lại bảng tính.
Chúng ta sẽ sử dụng PivotTable vừa tạo ra này cho bài sau: Tạo một biểu đồ xoay
(PivotChart). Hẹn gặp lại.
1.3. Tạo một PivotChart
Một PivotChart chẳng có gì khác hơn là một biểu đồ Excel, được tạo ra từ dữ liệu của một
PivotTable. Thật ra thì cũng có một vài tính năng mà bạn không tìm thấy ở những biểu đồ
143
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
bình thường. Tuy nhiên, phần lớn thì một PivotChart cũng gi ng như bất kỳ một biểu đồ nào
trong Excel, những thao tác với các biểu đồ, hoặc việc định dạng cho nó, chẳng có gì khác.
N u bạn bi t chắc rằng bạn sẽ cần đ n một PivotChart, bạn có thể tạo ra PivotTable và
PivotChart cùng một lần. Thay vì nhấn vào nút PivotTable trong nhóm Insert trên thanh
Ribbon (như tôi đã trình bày ở bài 1), bạn hãy nhấn vào cái mũi tên nhỏ ở dưới cái nút đó, và
ch n lệnh PivotChart. Rồi thì bạn cũng sẽ gặp hộp thoại tạo một PivotTable như ở những bài
trên, nhưng khi tạo xong PivotTable, thì Excel cũng sẽ t động tạo luôn một PivotChart đi
kèm theo.
Bây giờ chúng ta sẽ h c cách tạo ra một PivotChart từ PivotTable mà bạn đã th c hành ở bài
s 2, bài toán về các cửa hàng bán video. Bạn lần lượt theo các bước sau:
1. Chắc chắn rằng bạn đang kích hoạt PivotTable. N u như không mu n thấy cái hộp
thoại PivotTable Field List, bạn có thể tắt nó đi. Hộp thoại này có thể bật tắt bất cứ
lúc nào bằng cái nút này (trong nhóm PivotTable|Options trên thanh Ribbon):
2. Nhấn nút PivotChart trong nhóm PivotTable|Options trên thanh Ribbon. Excel sẽ
hiển thị hộp thoại Insert Chart, như hình sau:
144
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
3. Ch n Column trong danh sách Templates ở bên trái, rồi nhấn vào biểu tượng thứ hai
(stacked column) ở hàng đầu tiên trong khung bên tay phải.
4. Nhấn OK để tạo biểu đồ.
Bạn sẽ có một biểu đồ như hình sau. Mỗi cửa hàng (Store) được đại diện bởi một "bar" trong
biểu đồ, và trong mỗi "bar" này chứa s lượng thể loại phim ( Category) có trong cửa hàng đó,
được phân biệt bởi các màu khác nhau.
145
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Khi bạn nhấn vào biểu đồ, tức là bạn kích hoạt PivotTable, Excel sẽ hiển thị hộp thoại
PivotChart Filter Pane như bạn thấy ở hình trên. Bạn có thể dùng Axis Fields và Legend
Fields trong hộp thoại này để l c các dữ liệu, điều chỉnh PivotChart hiển thị hay không hiển
thị biểu đồ của một loại dữ liệu nào đó. Bất kỳ việc l c dữ liệu nào bạn th c hiện trong hộp
thoại này, cũng sẽ được áp dụng trong PivotTable, và biểu đồ sẽ t động vẽ lại t heo những
thay đổi trong PivotTable.
Ví dụ, tôi nhấn vào Axis Fields, và chỉ ch n hai cửa hàng: Clarkville, WestEnd. Biểu đồ sẽ t
động vẽ lại như sau:
146
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
4.2.2 Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable
Chúng ta có thể sử dụng nhiều loại dữ liệu để làm nguồn cho một PivotTable:
Sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel trong cùng một Workbook
Sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel trong một Workbook khác
Sử dụng dữ liệu k t hợp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng có cấu trúc gi ng nhau
(consolidate ranges)
Sử dụng dữ liệu từ một báo cáo PivotTable khác
Những bài sau đây sẽ lần lượt điểm qua từng loại dữ liệu này.
2.1. Sử dụng dữ liệu của cùng một bảng tính Excel
Có lẽ cách dễ nhất và cũng được nhiều người sử dụng nhất là sử dụng dữ liệu của một bảng
tính Excel để làm nguồn cho PivotTable. Dữ liệu này có thể nằm trong cùng một bảng tính,
như đã được trình bày ở bài 1.
147
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
M i việc sẽ trở nên rất đơn giản khi bạn tạo một PivotTable trong cùng bảng tính chứa dữ
liệu nguồn. Dữ liệu này phải được thi t k theo dạng một List (trong Excel 2003), một Table
(Excel 2010), với những yêu cầu sau:
Hàng đầu tiên chứa tên các Field (ho ặc tên của các cột)
Hàng thứ hai và những hàng ti p theo chứa dữ liệu
Không có hàng bỏ tr ng, nhưng có thể có những ô tr ng
Để tìm hiểu kỹ hơn về cấu trúc của một Table, bạn có thể tham khảo ở bài "Phân tích dữ liệu
với các Table".
N u có một ô nằm ở đâu đó trong vùng dữ liệu nguồn này được ch n khi bạn mở hộp thoại
Create PivotTable, Excel sẽ t động xác định địa chỉ của toàn bộ vùng dữ liệu và nhập nó
vào trong mục Table/Range của hộp thoại. N u bạn mu n xác định chính xác địa chỉ của
vùng dữ liệu nguồn, bạn có thể ch n một trong 3 cách sau:
1. Ch n một ô trong vùng dữ liệu trước khi mở hộp thoại. Địa chỉ của vùng dữ liệu sẽ
được nhập vào t động
2. Nhập tr c ti p địa chỉ của vùng dữ liệu trong mục Table/Range của hộp thoại
3. Sử dụng nút Select trong hộp thoại để ch n vùng dữ liệu
Có một cách rất hay và rất nên làm để chỉ cho Excel bi t vùng dữ liệu nằm ở đâu, là tạo một
cái tên (Name) cho vùng dữ liệu. Sử dụng Name thì tiện lợi hơn việc nhập địa chỉ hoặc ch n
vùng dữ liệu mỗ i khi bạn mu n tham chi u đ n chúng. Để tìm hiểu thêm về Name cho vùng
dữ liệu, xin đ c bài: "Sử dụng tên cho dãy".
148
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Tuy nhiên, n u bạn sử dụng một Table của Excel 2010 để làm dữ liệu nguồn cho PivotTable,
thì bạn khỏ i cần quan tâm đ n Name, bới chính bản thân Table đã có sẵn một cái tên, khi bạn
tạo nó. Và khi đã có Name của dữ liệu nguồn, bạn chỉ việc nhập tr c ti p cái tên này vào
trong mục Table/Range của hộp thoại Create PivotTable. Ví dụ, ở hình sau đây, dữ liệu
nguồn của PivotTable là một dãy có tên là SalesData:
2.2. Sử dụng dữ liệu nguồn từ một bảng tính Excel khác
N u dữ liệu mà bạn sẽ dùng trong PivotTable nằm tron một bảng tính khác, các bước thể tạo
PivotTable hơi khác một tí. Bạn sẽ phải xác định dãy ô (địa chỉ) chứa dữ liệu nguồn, và tên
của workbook chứa dữ liệu nguồn.
Cách dễ nhất để th c hiện việc này, là mở đồng thời hai bảng tính. Môt cái sẽ chứa
PivotTable, một cái chứa dữ liệu nguồn. Rồi làm theo các bước sau:
1. Ch n (kích hoạt) workbook sẽ tạo PivotTable.
2. Nhấn nút PivotTable trong tab Insert của Ribbon để mở hộp thoại Create
PivotTable.
3. Hãy chắc chắn rằng tùy ch n Select a Table or Range đang được ch n.
4. Nhấn nút Select nằm ở phía bên phải của khung Table/Range, một hộp thoại Create
PivotTable "nhỏ" như sau đây sẽ xuất hiện:
149
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
5. Nhấn Alt+Tab hoặc nhấn vào workbook chứa dữ liệu nguồn để kích hoạt nó. Bạn sẽ
vẫn thấy cái hộp thoại Create PivotTable "nhỏ".
6. Ch n dãy chứa dữ liệu nguồn cho PivotTable. Địa chỉ của nó, bao gồm cả tên của
workbook, sẽ t động nhập vào trong hộp thoại Create PivotTable "nhỏ":
7. Nhấn vào nút Select trên cửa sổ Create PivotTable "nhỏ" để chấp nhận vùng ch n
và đóng nó lại, quay về hộp thoại Create PivotTable "lớn".
8. Nhấn OK để quay về bảng tính với PivotTable vừa tạo.
Khi một PivotTable được "link" tới một bảng tính bên ngoài, bạn chỉ có thể cập nhật (update)
PivotTable n u đường link này tới bảng tính nguồn cò n tồn tại. Khi bảng tính chứa dữ liệu
nguồn bị đổi tên, bị dời đi chỗ khác, hoặc bị xóa, bạn sẽ không thể cập nhật PivotTable. Excel
sẽ hiển thị một thông báo lỗi n u bạn c làm việc đó.
Có thể bạn thắc mắc là tại sao có nhiều người không làm một PivotTable trong cùng một
bảng tính, mà lại làm PivotTable trong một bảng tính khác? Việc này, thật ra rất hữu ích, nhất
là đ i với những dữ liệu khổng lồ, cồng kềnh. Có lẽ bạn đã bi t những bảng tính chứa một
bảng dữ liệu lớn thì chạy chậm như th nào. Khi đặt PivotTable trong một bảng tính khác,
bạn vẫn có thể có được những th ng kê, mà không cần thi t phải mở dữ liệu nguồn ra. Hoặc
khi bạn mu n th ng kê dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bạn có thể tạo một workbook trung
gian, chứa nhiều PivotTable, mà mỗi PivotTable thì "link" đ n một dữ liệu nguồn riêng.
Có một điều bạn cần nên bi t, là bản thân PivotTalbe không bao giờ t "refresh" dữ liệu,
nghĩa là nó không thể t động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi, bất kể dữ liệu nguồn nằm
trong cùng một workbook với PivotTable hay nằm trong một worbook khác. Việc tính toán
lại bảng tính (recalculated) cũng không cập nhật lại dữ liệu cho PivotTable.
Bạn phải th c hiện chuyện "refresh" bằng tay. Bằng hai cách:
Nhấn chuột phải vào PivotTable và ch n lệnh Refresh Data
Nhấn vào nút Refresh nằm trong tab PivotTable|Option trên Ribbon (bạn chỉ thấy
tab này khi bạn kích hoạt PivotTable).
150
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
2.3. Sử dụng nhiều dãy dữ liệu có cùng cấu trúc (Multiple Consolidation Ranges)
Thuật ngữ "Multiple Consolidation Ranges" (nhiều dãy dữ liệu có cùng cấu trúc), thật ra
không phức tạp như cái tên của nó. Tất cả chỉ đơn giản là tạo một PivotTable d a trên hai
hoặc nhiều bảng dữ liệu (là Table, hay là List trong các version trước). Những nguồn dữ liệu
này có thể nằm trong cùng một bảng tính, hoặc nằm trong những bảng tính khác nhau.
Nhưng, chức năng Create PivotTable của Excel 2010 mà chúng ta đã làm quen từ đầu đ n
giờ, lại không hỗ trợ Multiple Consolidate Ranges, và không có tùy ch n này. Để sử dụng
được Multiple Consolidation Ranges, chúng ta phải cầu viện đ n chức năng PivotTable and
PivotChart Wizard, một chức năng có trong những version trước của Excel. Trong Excel
2010, chức năng này vẫn còn, nhưng bị ẩn đi. Để g i nó ra, bạn phải sử dụng những phím tắt
dùng để g i PivotTable and PivotChart Wizard trong Excel 2003, đó là: Alt+D+P.
N u như bạn thuộc tất cả các phím tắt để g i lệnh trên menu của Excel 2003, thì bạn có thể
sử dụng chúng trong Excel 2010, cho dù Ribbon của Excel 2010 thì chẳng gi ng gì Menu Bar
của Excel 2003.
Để sử dụng được Multiple Consolidation Ranges, bắt buộc mỗi danh sách mà bạn mu n dùng
làm dữ liệu nguồn cho PivotTable phải có cùng cấu trúc, có nghĩa là tất cả những tiêu đề cột
(nằm trên hàng đầu tiên) và tiêu đề dòng (nằm trong cột đầu tiên bên trái) phải gi ng hệt
nhau. N u như có một hàng nào, hoặc cột nào nằm riêng lẻ, thì chúng sẽ không được tích hợp
vào trong báo cáo PivotTable.
Đây là một ví dụ về các nguồn dữ liệu có thể sử dụng với chức năng Multiple Consolidation
Ranges:
151
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Để khởi động "Wizard", bạn hãy nhấn Alt+D rồi nhấn thêm phím P. Và tại Step 1, nhấn vào
tùy ch n Multiple Consolidation Ranges:
Sau khi nhấn Next để sang Step 2a, bạn sẽ có 2 tùy ch n:
Create a single page field for me — Để Excel t động tạo ra một Page Field đơn,
với mỗi vùng dữ liệu nguồn là môt mục (item) trong Page Field đó. Page Field có thể
tạm hiểu như là chức năng l c "cấp 1" của PivotTable. Trong cửa sổ PivotTable
Field Lists, Page Field chính là những mục nằm trong khung Report Filter. N u
không có, xem như Page Field = All (xem tất cả các dữ liệu).
I will create the page fields — Dùng tùy ch n này để t tạo các Page Field của riêng
bạn. Bạn có thể tạo t i đa là 4 Page Field, mỗi Page Field l c ra một thành phần nào
đó của các dữ liệu.
2.3.1. Tạo một trang tổng hợp duy nhất với chức n ăng Create a single page field for me
Bạn xem lại bảng tính EmployeeData mà tôi vừa trình bày ở bài trước. Bạn sẽ thấy có 3 danh
sách, mỗi danh sách là một phương án tuyển dụng nhân viên cụ thể cho các bộ phận. Và cả 3
danh sách đều có cùng cấu trúc, cũng như tiêu đề của các hàng, cột này là gi ng nhau. Để tạo
một PivotTable d a vào 3 danh sách này, bạn hãy sử dụng PivotTable and PivotChart
Wizard theo các bước tôi đã trình bày ở bài trước, và khi đang ở trong Step 2a, hãy đánh dấu
vào tùy ch n Create a Single-Page Field, rồi nhấn Next để sang Step 2b, rồi theo các bước
sau:
152
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
1. Nhấn vào nút Select ở bên phải hộp Range
2. Ch n dãy A3:B9 trong bảng tính.
3. Nhấn lại vào nút Select để đưa dãy vừa ch n vào trong khung Range.
Ghi chú: Nếu bạn bỏ qua bước 1, mà chỉ cần dùng chuột chọn trực tiếp dãy A3:B9
trong bảng tính, Excel sẽ tự hiểu là bạn đã nhấn nút Select rồi, nên cũng sẽ bỏ qua
luôn bước 3 này. Khi bạn kết thúc việc chọn dãy bằng chuột, Excel sẽ đưa bạn vào
thẳng bước 4 sau đây.
4. Nhấn nút Add để thêm dãy vừa ch n vào trong danh sách All Ranges.
5. Lập lại bước 1 đ n bước 4 để ch n và thêm vào danh sách All Ranges hai dãy D3:D9
và G3:G9. Tới đây, màn hình của bạn sẽ gi ng như sau:
6. Nhấn Next để sang Step 3.
7. Tại đây, bạn có thể ch n New Worksheet để tạo PivotTable trong một Sheet mới,
hoặc ch n Existing worksheet và nhấn chuột vào nơi bạn mu n tạo PivotTable ngay
trong bảng tính này.
8. Click Finish.
Bạn sẽ có một PivotTable như sau:
153
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Trong PivotTable này, nhãn Column Labels có một mũi tên xổ xu ng, bạn có thể dùng nó để
l c ra cột mu n xem. Trong trường hợp này, do các dữ liệu nguồn chỉ có một cột
(Employees), nên nút này không cần dùng đ n, nhưng n u các dữ liệu nguồn của bạn có
nhiều cột, bạn sẽ cần dùng đ n nó. Nhãn Row Labels cũng có một mũi tên xổ xu ng, dùng
để l c ra những hàng mu n xem. Những nút xổ xu ng này là điểm đặc trưng mà bạn có thể
thấy trong tất cả các PivotTable.
Còn nút xổ xu ng của nhãn Page1 thì có gì đặc biệt? Nó cho phép bạn l c ra dữ liệu nguồn
nào mu n xem, như bạn thấy ở hình sau đây, khi nhấn vào nó. Các mục Item1, Item2 và
Item3 tham chi u đ n 3 dữ liệu nguồn mà bạn đã dùng làm dữ liệu nguồn cho PivotTable.
Bạn có thể ch n tổng hợp dữ liệu theo tất cả các nguồn (All), hoặc chỉ 1 nguồn nào đó. N u
mu n tổng hợp nhiều hơn 1 nguồn dữ liệu, bạn phả i nhấn vào tùy ch n Select Multiple
Items.
154
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Bạn hãy thử sử dụng các nút xổ xu ng bên cạnh các nhãn, để xem chúng làm việc như th
nào. L c là một trong chức năng quan tr ng nhất của một PivotTable, bạn cần hiểu rõ cách
l c của một PivotTable, để có thể dễ dàng ti p cận với những chức năng cao cấp hơn.
Trong PivotTable mà chúng ta đã th c hành trong bài này, có cột Grand Total, là một mặc
định của PivotTable. Tuy nhiên, bởi vì các dữ liệu nguồn của chúng ta chỉ có 1 cột, nên
không cần thi t đ n cột Grand Total, tôi sẽ nói về cách bỏ cái cột này đi trong bài sau.
2.3.2. Tạo một PivotTable có nhiều trang tổng hợp từ những dữ liệu nguồn có cùng cấu
trúc
Trong công việc hằng ngày, nhất là khi phải thường xuyên tổng hợp những dữ liệu kiểu như:
Báo cáo doanh thu quý I, Báo cáo doanh thu quý II, Báo cáo doanh thu quý III, v.v..., bạn nên
sử dụng PivotTable, với tùy ch n thứ 2 khi đang ở trong Step 2a của PivotTable and
PivotChart Wizard: I will create the page fields.
Tùy ch n này rất thích hợp khi tổng hợp từ nhiều nguồn dữ liệu có cùng cấu trúc, mà những
nguồn dữ liệu đó có cùng tiêu đề, chỉ khác vài con s dùng để tổng hợp (theo quý, theo năm,
theo tháng...), chẳng hạn như bảng tính này:
155
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Đây là 4 bảng tổng hợp s h c sinh đạt yêu cầu theo từng môn, và theo từng h c kỳ trong hai
năm h c 2005, 2006; cả 4 đều có chung tiêu đề Year ... Semester ....
Chúng ta hãy thử. Bạn hãy sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo các bước tôi
đã trình bày ở bài 2.3, và khi đang ở trong Step 2a, hãy đánh dấu vào tùy ch n I will create
the page fields, rồi nhấn Next để sang Step 2b, rồi theo các bước sau:
1. Nhập kh i dữ liệu nguồn thứ nhất (A2:B8) vào trong khung Range
2. Nhấn nút Add để thêm nó vào trong danh sách All Ranges
3. Lập lại hai bước trên ba lần, để thêm 3 kh i dữ liệu còn lạ i (D2:D8, A11:B17, và
D11:E17) vào trong danh sách All Ranges. Tại thời điểm này, màn hình của bạn sẽ
gi ng như hình sau:
156
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
4. Nhấn vào tùy ch n 2 ở phần How many page fields do you want?
5. Bạn sẽ thấy phần đang mờ mờ ở dưới cùng của hộp thoại PivotTable and
PivotChart Wizard mở ra 2 cái: Field one và Field two (bạn chỉ có thể có t i đa 4
trang tổng hợp).
6. Tới đây, hãy tạm dừng một chút để vạch ra một vài ý tưởng cho việc th ng kê dữ liệu.
Bạn cần có bao nhiêu trang tổng hợp? Hay nói cách khác, bạn cần th ng kê d ữ liệu
theo mấy tiêu chí? Hãy nhìn vào tiêu đề của 4 dữ liệu nguồn. Ở đó chúng ta có hai
năm h c: 2005 và 2006, và hai h c kỳ (semester): h c kỳ 1 và h c kỳ 2. Vậy, ý tưởng
hay nhất, có lẽ là th ng kê theo năm để l c ra dữ liệu của từng năm, hoặc cả 2 năm; và
đồng thời cũng th ng kê theo từng h c kỳ, để l c ra dữ liệu của từng h c kỳ hoặc cả 2
h c kỳ. Như vậy, chúng ta cần có hai trang tổng hợp, đó là lý do tại sao ở bước 4 trên
đây, tôi nói bạn nhấn vào tùy ch n 2. Mời bạn ti p tục:
7. Trong danh sách All Ranges, ch n dãy đầu tiên: A2:B8, dãy này là s liệu của h c kỳ
1 năm 2002.
8. Nhập Year 2002 vào trong Field one.
157
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
9. Nhập Semester 1 vào trong Field two.
10. Ch n ti p dãy thứ hai: D2:E8, dãy này là s liệu của h c kỳ 1 năm 2003.
11. Nhập Year 2003 vào trong Field one.
12. Bởi vì trong Field two đã có sẵn Semester 1, nên thay vì nhập, bạn có thể ch n nó từ
nút mũi tên xổ xu ng.
13. Ch n dãy thứ ba: A11:B17, dãy này là s liệu của h c kỳ 2 năm 2002.
14. Ch n Year 2002 từ nút mũi tên xổ xu ng cho Field one.
15. Nhập Semester 2 vào trong Field two.
16. Ch n dãy cu i cùng: D11:E17, ch n Year 2003 cho Field one và Semester 2 cho
Field two từ các nút mũi tên xổ xu ng.
Nhấn Next để hoàn tất PivotTable và đặt nó ở trong cùng Sheet hay trong một Sheet khác,
tùy bạn. Thành quả của chúng ta gi ng như sau, là một PivotTable tổng hợp tất cả s h c sinh
đạt yêu cầu của cả hai năm h c 2002 và 2003, th ng kê chi ti t theo từng môn h c:
158
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
N u bạn nhấn nhãn Page 1, bạn sẽ có hai l a ch n: Year 2002 và Year 2003; cũng vậy, khi
nhấn nhãn Page 2, bạn sẽ có hai l a ch n: Semester 1 và Semester 2.
Bởi vì trong PivotTable này chỉ có 1 cột, nên bạn có thể bỏ cái Grand Total đi bằng cách:
nhấn phải chuột vào ngay nhãn Grand Total, và ch n Remove Grand Total từ menu mở ra.
2.4. Tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu nguồn từ một báo cáo PivotTable đã có
159
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
L a ch n cu i cùng cho việc tạo một PivotTable là d a vào một PivotTable hoặc một
PivotChart đã có. Nói cách khác, ta sử dụng Summary Data của một PivotTable đã có làm
Raw Data cho báo cáo thứ hai.
Có hai cách để tạo một PivotTable là d a vào một PivotTable đã có:
N u bạn sử dụng Excel 2010, bạn chỉ việc g i lệnh tạo một PivotTable như vẫn
thường làm, và ch n một PivotTable có sẵn làm dữ liệu nguồn cho nó.
N u bạn sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard, đánh dấu vào tùy ch n
Another PivotTable or PivotChart Report ở bước 1 (tùy ch n này chỉ xuất hiện khi
bảng tính của bạn đã có chứa ít nhất một PivotTable). Sau khi bạn nhấn Next, bạn sẽ
thấy một danh sách các PivotTable hoặc PivotChart đang có, rồi bạn ch n một cái để
làm dữ liệu nguồn.
Tại sao lại sử dụng một PivotTable đã có để làm dữ liệu nguồn cho một PivotTable khác?
Trong nhiều trường hợp, ít nhất là lúc ban đầu, bản PivotTable thứ hai sẽ có cùng một dữ liệu
nguồn với bản PivotTable thứ nhất. Nhưng với việc định dạng cho bản PivotTable thứ hai,
bạn sẽ tạo ra được hai cách xem cho cùng một dữ liệu nguồn, rất hữu dụng cho một s giải
pháp xử lý dữ liệu. Ví dụ, bạn đã có một PivotTable tổng hợp dữ liệu, nhưng có lẽ vẫn còn
một ít rắc r i (vì dữ liệu có nhiều vấn đề cần xử lý). Bằng cách tạo thêm một PivotTable nữa
d a vào PivotTable đã có, bạn sẽ có được một cái nhìn cụ thể hơn, dễ xem hơn về dữ liệu
nguồn.
Thêm nữa, việc tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu nguồn từ một PivotTable đã có, sẽ ít
chi m dụng bộ nhớ hệ th ng hơn là tạo 2 PivotTable từ một dữ liệu nguồn. Thi t nghĩ đây
cũng là một vấn đề cần cân nhắc khi chúng ta phải xử lý những dữ liệu lớn.
4.2.3 Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable
Excel có một s công cụ được thi t k đặc biệt cho các báo cáo PivotTable. Bạn sẽ thấy
những công cụ này trên Ribbon Options và Design, xuất hiện khi có một PivotTable được
kích hoạt.
160
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Khi kích hoạt một PivotTable, bạn sẽ thấy có thêm Ribbon Options và Design
3.1. Tìm hiểu PivotTable Field List
Có lẽ công cụ mà bạn sẽ phải đụng đ n thường xuyên nhất khi làm việc với PivotTable là
Field List. Bạn dùng Field List để chỉ ra loại dữ liệu nào sẽ được đưa vào báo cáo PivotTable,
và sắp x p chúng trong báo cáo.
Khi bạn vừa ra lệnh tạo mới một PivotTable, bạn sẽ có một báo cáo rỗng. Khi đó, PivotTable
Field List hiển thị tất cả những Field có trong dữ liệu nguồn. Đây là một ví dụ:
Một PivotTable mới tinh, phía bên phải là PivotTable Field List, chưa có field nào được
ch n
Để thêm một field nào vào trong báo cáo PivotTable, bạn chỉ cần đánh dấu vào hộp kiểm
ngay bên cạnh tên field. Excel sẽ thêm field đó vào một trong 4 vùng nằm ở phần dưới của
PivotTable Field List.
161
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
B n vùng này là:
1. Report Filter: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng để l c
toàn bộ dữ liệu nguồn. Nói cách khác, PivotTable chỉ hiển thị những dữ liệu nào thỏa
mãn điều kiện của Report Filter.
2. Columns Label: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng làm
tiêu đề cột cho báo cáo PivotTable.
3. Row Label: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng làm tiêu
đề hàng cho báo cáo PivotTable.
4. Values: Những Field nào được thêm vào trong vùng này sẽ được tính tổng theo mặc
định và hiển thị trên vùng nội dung chính (main body) của PivotTable, nói cách khác,
đây chính là những th ng kê từ dữ liệu nguồn, mà bạn mu n có khi sử dụng
PivotTable.
Khi bạn đánh dấu kiểm vào một field nào đó, làm sao Excel bi t bạn mu n đem field đó vào
vùng nào ? Đơn giản thôi: N u field chỉ chứa những dữ liệu là s , thì nó sẽ được đem vào
trong vùng Values, còn n u field có chứa những loại dữ liệu khác (text, ngày tháng...) thì nó
sẽ được đem vào trong vùng Row Labels. Tuy nhiên, việc Excel đem field vào trong vùng
nào thì không quan tr ng. Bởi vì bạn có thể di chuyển các field từ vùng này sang vùng khác,
n u thấy cần thi t.
Xem ví dụ sau đây, minh h a một PivotTable cùng với Field List của nó. Bạn sẽ bi t cách tạo
ra PivotTable này trong bài sau. Còn bây giờ, hãy lướt qua các vùng mà tôi đã đánh s trong
hình, tương ứng với 4 vùng của Field List mà tôi vừa trình bày ở trên.
1. Region được đặt trong vùng Report Filter, và nó nằm trong vùng Filter của báo cáo
(ở trên cao, góc trái), có chức năng l c toàn bộ dữ liệu nguồn.
2. Date được đặt trong vùng Row Labels, và nó là các tiêu đề hàng của báo cáo
PivotTable.
3. Store được đặt trong vùng Column Labels, và nó là các tiêu đề cột của báo cáo
PivotTable.
4. Camping (chính xác hơn, là Sum of Camping) được đặt trong vùng Values, và nó là
các dữ liệu đã được l c ra trong báo cáo PivotTable.
162
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Bài ti p theo sẽ trình bày cách sử dụng Field List để sắp x p cách trình bày một PivotTable
theo như ý bạn mu n.
..............
163
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
PivotTable Field List, với các field đã được thêm vào trong 4 vùng bên dưới
3.2. Sử dụng PivotTable Field List
Ở bài trước, bạn đã bi t rằng khi đưa một Field vào trong một vùng củ a Field List, thì nó sẽ
nằm ở đâu trong PivotTable, hay nói cách khác, việc đưa Field vào một trong b n vùng của
Field List sẽ ảnh hưởng th nào đ n cấu trúc của PivotTable. Bài này sẽ trình bày cho bạn
thay đổi cấu trúc đó bằng cách sử dụng Field List.
Trước h t, mời bạn mở file SportingGoodsRawData.xlsx (ở cu i bài này). Yêu cầu đặt ra là
th ng kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bán được theo cửa hàng (Store) và
theo ngày (Date) của từng vùng (Region).
Bạn theo các bước sau:
1. Nhấn con trỏ vào bất kỳ ô nào trong vùng dữ liệu.
2. Nhấn nút PivotTable từ Ribbon Insert để mở hộp thoại Create PivotTable.
3. Nhấn OK. Excel sẽ tạo một PivotTable "rỗng" như hình sau:
Hình 3.4. PivotTable, lúc ban đầu
164
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
4. Trong Field List, ch n (click vào hộp kiểm ở ngay bên trái) các Field Store, Region,
Camping, và Date.
Tới lúc này, bảng tính của bạn sẽ gi ng hình 3.5.
PivotTable với cấu trúc theo mặc định, chưa chỉnh sửa
Bạn thấy đấy. Field Camping và Store đều được đặt trong vùng Values, bởi Excel thấy
chúng chứa toàn các dữ liệu kiểu s . Field Region và Date được đem vào trong vùng Row
Labels bởi chúng có chứa những dữ liệu kiểu ngày tháng và text.
Dĩ nhiên, cấu trúc này của PivotTable không phải là thứ chúng ta cần, chính xác hơn, về cơ
bản thì nó chả có ích lợi gì, bởi vì mục đích của chúng ta là th ng kê lượng hàng phục vụ cho
dã ngoại (Camping) đã bán được theo cửa hàng (Store) và theo ngày (Date) của từng vùng
(Region). Tất cả những gì cần làm để đạt được mục đích, là sắp x p lại các field trong các
vùng của Field List.
165
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Bạn có thể di chuyển một field sa ng vùng khác bằng hai cách:
Click vào field mu n di chuyển và rê (drag) nó vào trong vùng khác.
Nhấn vào nút mũi tên xổ xu ng bên cạnh tên field (ở trong một vùng nào đó), rồi
ch n lệnh Move to XXXX (với XXXX là tên của vùng bạn mu n dời field này đ n).
Dùng nút mũi tên xổ xu ng để dời field Region vào vùng Report Filter
Và th c hiện những việc sau:
Dời field Region vào vùng Report Filter
Dời field Store (đang mang tên là Sum of Store) vào vùng Column Labels
PivotTable của bạn lúc này sẽ gi ng như hình sau:
166
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
PivotTable sau khi được chỉnh sửa
Cu i cùng, bạn hãy định dạng cho giá trị trong PivotTable theo dạng tiền tệ:
Nhấn vào nút mũi tên xổ xu ng cạnh field Sum of Camping trong vùng Values
Ch n Value Field Settings trong danh sách mở ra, để mở hộp thoại Value Field
Settings.
167
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Ch n Value Field Setting cho field Sum of Camping
Nhấn vào nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells quen thuộc.
168
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Nhấn nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells
Ch n loại định dạng Currency (tiền tệ), rồi nhấn OK hai lần để trở về PivotTable.
PivotTable của bạn cu i cùng sẽ gi ng như sau, và đó cũng là tất cả những gì chúng ta mu n.
PivotTable đã hoàn chỉnh theo yêu cầu
169
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
3.3. Thiết lập các tùy chọn cho PivotTable Field List
Hộp thoại Field List sẽ t động hiện ra mỗi khi bạn nhấn chuột vào bất kỳ chỗ nào trong
PivotTable, nghĩa là khi PivotTable được kích hoạt thì hộp thoại Field List sẽ t động mở ra.
Tuy nhiên, bạn có thể đóng hộp thoại Field List bằng cách nhấn vào nút Field List trên
Ribbon Options (và nhấn vào một lần nữa để mở nó ra lại).
Nhấn vào nút này để đóng hoặc mở hộp thoại Field List
Cũng gi ng như m i hộp thoại khác, bạn có thể di chuyển Field List tới bất kỳ nơi nào bạn
thích bằng cách nhấn vùng tiêu đề của hộp thoại và rê chuột đi, hoặc thu nhỏ nó lại hay mở
rộng nó ra bằng cách nhấn và kéo các cạnh biên.
Bình thường, hộp thoại Field List hiển thị danh sách các Field ở phía trên, và sắp x p 4 vùng
dữ liệu sẽ hiển thị trong PivotTable ở bên dưới. Bạn có thể thay đổi s sắp x p này bằng cách
nhấn vào cái nút nằm ở phía trên bên phải của hộp thoại Field List, và ch n 1 trong 5 kiểu
hiển thị từ menu mở ra:
170
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Ch n các kiểu hiển thị khác cho hộp thoại Field List
Hộp thoại Field List còn có một tùy ch n nữa, nằm ở góc dưới bên trái: Defer Layout
Update, giúp bạn tạm ngưng việc t động cập nhật dữ liệu trong PivotTable.
171
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Nhấn vào nút này để tạm thời ngưng chức năng t động cập nhật cho PivotTable
Bình thường, tùy ch n này không được bật. Bất kỳ những thay đổi nào của bạn trong hộp
thoại Field List (di chuyển, thêm, xóa các field, thi t lập định dạng s cho một field nào đó,
v.v...) sẽ được cập nhật ngay tức khắc tro ng PivotTable. N u bạn có môt PivotTable lớn,
phức tạp, nhất là khi PivotTable sử dụng nguồn dữ liệu từ bên ngoài Excel, việc t động cập
nhật này sẽ diễn ra khá chậm chạp và mất thời gian. Bạn có thể bật tùy ch n Defer Layout
Update để tạm ngưng việc t động cập nhật, và sau khi đã hài lòng với cách b trí các Field
vào các vùng dữ liệu, bạn nhấn nút Update để tất cả những thay đổi của bạn được cập nhật
cùng một lúc.
Chương 5: Đồ Thị Trong Excel
5.1 Giới thiệu đồ thị
Đồ thị giúp trình bày các s liệu khô khan bằng việc vẽ thành các hình ảnh tr c quan, dễ hiểu.
Đồ thị được liên k t với dữ liệu của nó trong bảng tính, do đó khi thay đổ i dữ liệu của nó
172
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
trong bảng tính thì lập tức đồ thị sẽ thay đ ổi tương ứng theo. Trong Excel 2010 việc vẽ đồ thị
chưa bao giờ dễ dàng và đẹp như bây giờ. Excel có rất nhiều kiểu đồ thị khác nhau phục vụ
cho nhiều mục đích khác nhau của rất nhiều loại đ i tượng sử dụng bảng tính, chúng ta sẽ
cùng nhau khám phá th giới đồ thị của Excel trong bài h c này. Đồ thị là một đ i tượng
(object) của Excel, đ i tượng này chứa các dữ liệu và biểu diễn thành hình ảnh với màu sắc
và kiểu dáng rất phong phú. Nhìn chung, Excel có 2 lo ại đồ thị đó là đồ thị nằm trong
WorkSheet (còn g i là Embedded chart) và ChartSheet. Để chuyển đổ i qua lại giữa 2 loại đồ
thị này ta làm như sau: Ch n đồ thị Chart Tools Design Location Move
Chart n Object in + Tên Sheet (đồ thị nằm trong Worksheet) hay ch n New sheet +
Nhập tên ChartSheet vào.
Ch n ChartSheet hay E mbedded chart
5.2. Vẽ đồ thị
Phần này trình bày các bước vẽ đồ thị từ một bảng s liệu cho trước và một s tùy ch n của
đồ thị. K t quả nghiên cứu về s thõa mãn của các nhóm khách hàng phân theo độ tuổi được
cho như hình bên dưới, n u chúng ta dùng k t quả này để báo cáo cũng không có vấn đề gì,
tuy nhiên báo cáo sẽ sinh động và thuy t phục hơn n u chúng ta bi n các con s này thành đồ
thị để được nhìn thấy mộ t cách tr c quan hơn.
173
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Bảng s liệu nghiên cứu
Hãy làm theo các bước sau để vẽ đồ thị: B1. Ch n vùng dữ liệu A3:D9, ch n luôn các nhãn
của các cột. B2. Ch n kiểu đồ thị từ Ribbon Insert Charts. Mỗi nhóm đồ thị bao
gồm nhiều kiểu khác nhau, ví dụ chúng ta ch n nhóm Column Clustered Column.
Ch n kiểu đồ thị
B3. Xong bước 2 là chúng ta đã có ngay một đồ thị dạng cột như hình trên, tuy nhiên chúng
ta có thể đổi các b trí của các thành phần trên đồ thị. Chọn đồ thị Chart Tools
174
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Design Chart Layout n cách b trí thích hợp. Ví dụ ta ch n kiểu Layout 3
trong Chart Layout.
L a ch n layout
B4. Đảo các chuỗi s liệu từ dòng thành cột và ngược lại: Chart Tools Design Data
Switch Row/Column. Chúng ta th c hiện lệnh này khi các đồ thị ở bước trên chưa hiển
thị đúng như mong mu n. Ví dụ chúng ta mu n nhóm các nhóm tuổi lại để dễ so sánh giữa
các tháng với nhau.
175
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Đảo dòng/ cột
B5. N u thấy kiểu đồ thị trên không đẹp, chúng ta có thể đổi sang kiểu khác bằng cách: Chart
Tools Design Type Change Chart Type, hộp thoại Insert Chart hiển thị liệt kê
toàn bộ các kiểu đồ thị hiện có của Excel tha hồ cho bạn l a ch n.
Hộp thoại Insert Chart và ch n kiểu đồ thị khác
176
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
B6. Ngoài ra, n u bạn thấy tông màu của đồ thị chưa đẹp thì vào ch n Chart Tools
Design Chart Styles n More ( ).
Ch n Chart Style
177
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
5.3. Các thao tác trên đồ thị
a. Nhận biết các thành phần trên đồ thị
Các thành phần thông dụng
1. Chart Title 7. Horizontal Axis
2. Chart Area 8. Data Table
3. Plot Area 9. Horizontal Axis itle
4. Data Label 10. Vertical Gridlines
5. Legend 11. Vertical Axis
6. Horizontal Gridlines 12. Vertical Axis Title
Một số thành phần chỉ có trong đồ thị 3-D
Back wall: Màu/ hình hền phía sau đồ thị
o
o Side wall: Màu/ hình nền ở các cạnh bên của đồ thị
178
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
o Floor: Màu/ hình nền bên dưới đồ thị
o Column depth: Độ sâu của các thành phần biểu diễn chuỗi s liệu dưới dạng 3 -D.
b. Các thao tác với đồ thị
Chọn thành phần trên đồ thị
o Cách dễ nhất là dùng chuột nhấp lên thành phần cần ch n, thành phần được ch n sẽ
có 4 hoặc 8 nút xuất hiện bao quanh.
Khi đồ thị đã được ch n, chúng ta có thể dùng các phím mũi tên để di chuyển đ n
các thành phần trong đồ thị.
o Ngoài ra, bạn có thể ch n các thành phần tại Chart Tools Format Current
Selection
Ch n thành phần trên đồ thị
Di chuyển đồ thị
Đồ thị là Embedded Chart, nhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để ch n đồ thị di
chuyễn, khi đó đầu con trỏ chuột có thêm ký hiệu mũi tên 4 chiều (xem hình dưới).
Giữ trái chuột và di chuyển đồ thị đ n nơi khác.
Thay đ i kích thước đồ thị
Đồ thị là Embedded Chart, hấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để ch n đồ thị cần
thay đổi kích thước, khi đó xung quanh đồ thị xuất hiện 8 nút nắm.
179
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Di chuyển chuột vào các nút này, giữ trái chuột và kéo hướng vô tâm đồ thị để thu nhỏ và
hướng ra ngoài để phóng to.
Sao chép đồ thị
Ch n đồ thị, dùng tổ hợp phím để chép đồ thị vào bộ nhớ, rồi di chuyển đ n một
ô nào đó trong bảng tính và nhấn để dán đồ thị vào.
Xóa đồ thị
Ch n đồ thị sau đó nhấn phím Delete để xóa đồ thị. Để xóa Chart Sheet, trước tiên hãy
ch n Chart Sheet, sau đó nhấp phải chuột và ch n Delete từ th c đơn ngữ cảnh hiện ra.
Thêm các thành phần của đồ thị
Ch n đồ thị Chart Tools Design Chart Layouts Sử dụng các nhóm lệnh
tạo các thành phần tương ứng trên đồ thị được thi t k sẵn như t a đề, chú thích, các nhãn,
đường lưới,…
Sắp xếp và xóa các thành phần của đồ thị
Một s thành phần trong đồ thị có thể di chuyển được như t a đề, chú thích, nhãn. Mu n di
chuyển thành phần nào trước tiên hãy dùng chuột ch n nó, sau đó nhấp và giữ trái tại cạnh
của thành phần và kéo đ n vị trí mới trong đồ thị.
Ngoài ra có thể vào Chart Tools Layout ch n từ các danh sách thi t k sẵn.
Để xóa thành phần nào, bạn chỉ cần dùng chuột ch n thành phần đó và nhấn phím Delete.
Các thành phần trên đồ thị
In đồ thị
In đồ thị cũng gi ng như in các đ i tượng khác của Excel lưu ý Print Preview trước khi in
để đảm bảo trang in được tr n vẹn nội dung.
N u bạn mu n in đồ thị thành một trang riêng thì hãy ch n đồ thị và nhấp nút Print để in,
khi đó Excel chỉ ra lệnh in đồ thị mà bạn đang ch n.
180
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
c. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị
Việc hiệu chỉnh và định dạng các thành phần trên đồ thị ta có thể dùng Ribbon hay dùng các
hộp thoại. Cách dễ th c hiện nhất là nhấp phải chuột lên thành phần cần định dạng và ch n
Format … hay nhấn . Sau đây là minh h a hiệu chỉnh và định dạng một s thành
phần của đồ thị.
Hiệu chỉnh Chart Area
Chúng ta có thể hiệu chỉnh màu sắc, hiệu ứng, đường kẽ, khung, đổ bóng… cho Chart Area
bằnh cách: ch n Chart Area Format Chart Area…
Định dạng Chart Area
Ngoài ra bạn có thể vào Ribbon Chart Tools Format nhóm Shape Styles có
cung
181
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
cấp rất nhiều mẫu định dạng d ng sẵn rất đẹp.
Ghi chú:
Fill: Nhóm lệnh liên quan đ n tô nền cho thành phần đang ch n
Border Color: Nhóm lệnh liên quan đ n kẻ khung và màu sắc của thành phần đang ch n
Border Styles: Các kiểu đường két kẻ khung của thành phần đang ch n.
Shadow: Liên quan đ n việc đổ bóng cho thành phần đang ch n
3-D Format: Tạo hiệu ứng 3-D cho thành phần đang ch n.
Định dạng bằng Ribbon
Hiệu chỉnh Flot Area
Ch n Plot Area Chart Tools Format Shape Styles ch n kiểu định dạng
Mu n phóng to/ thu nhỏ Plot Area Nhấp chuột trái vào các nút bao quan Plot Area và
kéo hướng vô Plot Area để thu nhỏ và hướng ra ngoài Plot Area để phóng to.
Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị chú thích tiêu đề trục hoành và trục tung
Tùy theo kiểu đồ thị đang xử lý mà E xcel cho phép bạn hiệu chỉnh các loại tiêu đề của kiểu
đồ thị đó.
182
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Để thêm tiêu đề chính cho đồ thị vào: Chart Tools Layout Labels Chart Title
l a ch n kiểu từ danh sách
Để thêm tiêu đề cho trục hoành (hay trục tung) vào Chart Tools Layout Labels
Axis Titles l a ch n kiểu từ danh sách
Để thêm chú thích vào Chart Tools Layout Labels Legend kiểu
từ danh sách
Để thêm nhãn dữ liệu vào Chart Tools Layout Labels Data Labels l a
ch n kiểu từ danh sách
Để thêm bảng dữ liệu vào Chart Tools Layout Labels Data Table l a
ch n kiểu từ danh sách.
Ngoài ra chúng ta có thể chè n các Text Box vào đồ thị Chart Tools Layout Insert
Text Box.
Hiệu chỉnh chú thích cho đồ thị từ hộp thoại Data Source
183
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Hiệu chỉnh đường lưới ngang và dọc
Mu n thêm hay bỏ đường lưới trước tiên bạn ch n Plot Area, rồi vào Chart Tools
Layout Axes Gridlines ch n kiểu phù hợp từ danh sách.
Để hiệu chỉnh màu sắc, kiểu của đường lưới nào thì ch n nó và vào Chart Tools
Format Shape Style ch n kiểu và màu sắc theo nhu cầu.
Hiệu chỉnh các trục Mu n hiệu chỉnh thông s cho trục trên đồ thị thì bạn hãy ch n trục
Format Axis… Sau đây là giải thích các thông s trong hộp
thoại Format Axis.
Hộp thoại Format Axis tùy theo giá trị của trục mà bạn ch n
Value Axis
184
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Hầu h t các đồ t hị trình bày giá trị trên trục tung và phân nhóm trên trục hoành. Các bạn nên
ch n thử để bi t rõ hơn công dụng của các tùy ch n.
Minimum Xác định giá trị nhỏ nhất trên trục (giá trị khởi đầu)
o Auto Để Excel t xác định
o Fixed Qui định giá trị nhỏ nhất cho trục
Maximum Xác định giá trị lớn nhất trên trục (giá trị k t thúc)
o Auto Để Excel t xác định
o Fixed Qui định giá trị nhỏ nhất cho trục
Major unit Xác định giá trị các khoảng chia chính trên trục.
o Auto Để Excel t xác định
o Fixed Qui định giá trị nhỏ nhất cho trục
Minor unit Xác định giá trị các khoảng chia phụ trên trục.
o Auto Để Excel t xác định
o Fixed Qui định giá trị nhỏ nhất cho trục
Values in reverse order Đảo thứ t sắp x p các giá trị trên trục
Logarithmic scale Chuyển các giá trị trên trục sang hệ logarith với cơ s do ta qui định tại
Base (không thể dùng cho giá trị âm hay bằng 0)
Display units Ch n đơn vị hiển thị trên trục.
Show display units label on chart Cho hiển thị các nhãn đơn vị trên đồ thị
Major tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách chính trên đồ thị.
o None Không sử dụng
o Inside Hiển thị phía bên trong trục
o Outside Hiển thị phía bên ngoài trục
o Cross Hiển thị cắt ngang trục
Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ trên đồ thị.
185
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục
o None Không sử dụng
o High Hiển thị phía bên phải trục
o Low Hiển thị phía bên trái trục
o Next to Axis Hiển thị k bên trục (theo mặc định)
Horizontal axis crosses Các l a ch n qui định cách mà trục tung cắt trục hoành (Đ i với đồ
thị 3-D đó chính là tùy ch n Floor crosses at)
o Automatic Do Excel t xác định.
o Axis value Xác định giá trị mà các trục sẽ giao nhau
o Maximum axis value Hai trục sẽ giao nhau tại giá trị lớn nhất trên trục (tung)
Category Axis
Interval between tick marks Xác định s thể hiện các nhóm theo khoảng chia (có bao nhiêu
nhóm trong một khoảng chia, thường là một nhóm).
Interval between labels Xác định s xuất hiện của nhãn theo khoảng chia
o Automatic Excel t xác định (thường là 1)
o Specify interval unit Xác định nhãn sẽ xuất hiện sau bao nhiêu khoảng chia trên trục.
Categories in reverse order Các nhóm thể hiện theo thứ t ngược lại
Label distance from axis Xác định khoảng cách của nhãn so với trục
Axis Type Xác định loại trục sử dụng như Automatic, Text axis hoặc Date axis
Major tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách chính trên đồ thị.
Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ trên đồ thị.
Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục
Vertical axis crosses Các l a ch n qui định cách mà trục tung cắt trục tung
o Automatic Do Excel t xác định.
o At category number Xác định s nhóm mà tại đó các trục sẽ giao nhau
186
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
o At maximum category Hai trục sẽ giao nhau tại giá trị lớn nhất trên trục
Position Axis Qui định cách hiển thị của các nhóm và nhãn trên trục (Dùng cho đồ thị 2 -D
area, column, và line).
o On tick marks Hiện ngay ký hiệu phân cách
o Between tick marks Hiện giữa các ký hiệu phân cách
Time Scale Axis
Minimum Xác định giá trị (ngày) nhỏ nhất trên trục (ngày bắt đầu)
Maximum Xác định giá trị (ngày) lớn nhất trên trục (ngày k t thúc)
Major unit Xác định khoảng chia chính trên trục (đơn vị là ngà y, tháng hay năm)
Minor unit Xác định khoảng chia phụ trên trục (đơn vị là ngày, tháng hay năm)
Base Unit Xác định đơn vị tính cho trục
Dates in reverse order Hiển thị theo thứ t ngược lại trên trục
Axis Type Xác định loại trục sử dụng như Automatic, Text axis hoặc Date axis
Major tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách chính trên đồ thị.
Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ trên đồ thị.
Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục
Vertical Axis crosses Các l a ch n qui định cách trục tung giao với trục hoành
o Between dates Do Excel t xác định
o At date Giao nhau tại ngày do bạn nhập vào
o At maximum date Giao nhau tại ngày lớn nhất (gần đây nhất) trên trục
Position Axis Qui định cách hiển thị của các nhóm và nhãn trên trục (Dùng cho đồ thị 2 -D
area, column, và line).
o On tick marks Hiện ngay ký hiệu phân cách
o Between tick marks Hiện giữa các ký hiệu phâ n cách
187
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
d. Các thao tác với chuỗi số liệu trong đồ thị
Xóa bớt một chuỗi số liệu khỏi đồ thị
Ch n chuỗi s liệu trên đồ thị (Ví dụ: ch n đường cung)
Nhấn phím Delete trên bàn phím để xót chuỗi khỏi đồ thị
Minh h a xóa chuỗi đường cung khỏi đồ thị
Thêm chuỗi mới vào đồ thị
Ch n đồ thị cần thêm chuỗi mới vào.
Chart Tools Design Data Select Data. Hộp thoại Select Data Source xuất
hiện.
Nhấp nút Add, hộp thoại Edit Series xuất hiện
Đặt tên cho chuỗi mới tại Series Name (bằng tham chi u hoặc nhập tr c ti p tên vào từ bàn
phím) và ch n vùng chứa dữ liệu tại Series Values
Ngoài ra ta có thể thêm nhanh chuỗi mới vào đồ thị bằng cách chép ( Ctrl+C) dữ liệu của nó
vào bộ nhớ, sau đó ch n đồ thị và dán (Ctrl+V) vào đồ thị.
188
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Minh h a thêm chuỗi dữ liệu của tháng 3/2008 vào đồ thị
Thay đổi chuỗi số liệu
Cũng với ví dụ trên nhưng ta mu n chỉ vẽ cho 2 sản phẩm Giày và Dép
Ch n đồ thị cần chỉnh sửa
Chart Tools Design Data Select Data. Hộp thoại Select Data Source xuất
hiện.
Ch n chuỗi cần chỉnh sửa, nhấp nút Edit, hộp thoại Edit Series xuất hiện
Ch n lại vùng dữ liệu mới tại Series Values. Làm tương t cho các chuỗi s liệu khác.
189
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Minh h a thay đổi chuỗi s liệu
Ngoài ra chúng ta có thể sử dụng hàm Series cho đồ thị. Cú pháp như sau: =
Series(series_name, category_labels, values, order, sizes) Trong đó:
Series_name: (tùy ch n) tham chi u đ n ô chứa tên chuỗi, bạn có thể nhập văn bản tr c
ti p vào nhớ đặt trong cặp nháy kép.
Category_labels: (tùy ch n) tham chi u đ n vùng chứa các nhãn cho các nhóm s liệu trên
trục, n u bỏ tr ng Excel t đánh s các nhóm bắt đầu là s 1. Có thể nhập tr c ti p các nhãn
vào Tab cách nhau bằng dấu phẩy và đặt trong cặp ngoặc móc {}.
Values: (bắt buộc) tham chi u đ n vùng chứa s liệu của các chuỗi cần vẽ.
Order: (bắt buộc) Là s nguyên qui định thứ t vẽ của các chuỗi (n u đồ thị có nhiều hơn 1
chuỗi)
Sizes: (chỉ dùng cho đồ thị bong bóng – Bubble chart) Tham chi u đ n vùng chứa dữ liệu
về kích thước của bong bóng trong đồ thị kiểu Bubble (sử dụng trong phân tích tài chính).
Các giá trị có thể nhập tr c ti p Tab cách nhau bằng dấu phẩy và đặt trong cặp ngoặc móc {}.
190
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Minh h a hàm Series của chuỗi s liệu tháng 3/2008
Thêm đường xu hướng vào đồ thị
Khi vẽ các đồ thị với dữ liệu theo thời gian chúng ta thường vẽ thêm đường xu hướng để bi t
được xu hướng trong tương lai của tập dữ liệu. Một tập s liệu có thể có nhiều đường xu
hướng tùy theo cách phân tích của chúng ta. Để thêm đường xu hướng bạn vào:
Chart Tools Layout Analysis Trendline ch n kiểu đường xu hướng từ
danh sách hay vào More Trendline Options…
191
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Minh h a thêm đường xu hướng vào đồ thị
Chương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính
6.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel
Excel 2010 hỗ trợ mạnh hơn trong việc in ấn, với nhiều ch độ xem tr c quan giúp bạn có thể
thấy được k t quả in ngay trên màn hình.
Có 3 ch độ hiển thị là Nornal View, Page Layout View và Page Break Preview. Để truy cập
các ch độ xem vào nhóm View Workbook Views
Normal View: Đây là ch độ bạn sử dụng thường xuyên trong quá trình nhập liệu,
tính toán,… trên bảng tính và là ch độ mặc định của Excel.
192
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Page Layout View: Là ch độ xem trước khi in, trong ch độ này bạn vẫn có thể
tính toán và nhập liệu.
Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với các dấu phân trang, tại đây bạn
có thể chia lại trang bằng cách kéo thả các đường chia cách trang.
6.2. Thiết lập thông số cho trang in
Tất cả các tùy ch n thi t lập thông s trang in có tại nhóm Page Layout Page
Setup (Margins: tùy ch n lề trang, Orientation: chiều trang ngang hay d c, Size: tùy ch n
khổ giấy, Print Area: tùy ch n vùng in, Breaks: tùy ch n ngắt trang, Background: chèn hình
nền, Print Titles: tùy ch n in tiêu đề lặp lại trên mỗi trang,…). Bạn có thể thi t lập các thông
s tại đây hoặc vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh. Để vào hộp thoại Page Setup bạn
vào nhóm Page Layout Page Setup
193
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Chiều trang in (Orientation)
1. Ribbon Page Layout Page Setup Orientation Portrait (trang d c)/
ch n Landscape (trang ngang)
2. Trong hộp thoại Page Setup Page Orientation
Portrait / Landscape
Kh giấy (Size)
1. Ribbon Page Layout Page Setup Size
2. Trong hộp thoại Page Setup Page Page size
Canh lề giấy (Margins)
1. Ribbon Page Layout Page Setup Margins
2. Trong hộp thoại Page Setup Margins Top (lề trên),
Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu trang), Footer (lề tiêu
194
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
đề chân trang). Ngoài ra còn có tùy ch n canh giữa: Horizontally (canh giữa trang theo chiều
ngang) và Vertically (canh giữa trang theo chiều d c)
Chọn vùng in (Set Print Area)
Quét ch n vùng cần in, vào Ribbon Page Layout Page Setup Print Area
Set Print Area.
Ngắt trang (Page Break)
Chèn ngắt trang ngang: Di chuyển ô hiện hành đ n nơi sẽ chèn ngắt trang tại cột A,
sau đó vào Ribbon Page Layout Page Setup Breaks Insert Page
Break. (N u không để ở cột A sẽ ngắt trang theo chiều ngang và d c)
sau đó
vào Ribbon Page Layout Page Setup Breaks Remove Page Break.
Ribbon Page Layout Page Setup Breaks
Reset All Page Breaks.
Thêm hình nền (Background)
Vào Ribbon Page Layout Page Setup Background hình lưu trữ trên
máy Insert
In tiêu đề dòng và cột (Row and column headers)
Vào Ribbon Page Layout Sheet Options Headings Print
In tiêu đề cột và dòng lặp lại ở các trang
B1. Vào Ribbon Page Layout Page Setup Print Title
B2. Tại ô Rows to repeat at top ta quét ch n dòng s 1 vào $1:$1
B3. Tại ô Columns to repeat at left ta quét ch n cột A $A:$A
B4. Nhấn OK hoàn tất.
195
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Hình minh h a ch n in lặp lại các tiêu đề dòng 1 và cột A
Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in
Trong một s trường hợp ta cần in nén hay phóng to nội dung vào một s trang nhất định khi
đó ta dùng Ribbon Page Layout Scale To Fit Scale. Ta có thể thu nhỏ tài liệu
đ n 10% và phóng to tới 400%.
Ngoài ra ta có thể ép Excel in tài liệu ra với s trang t a qui định tại Ribbon Page Layout
Scale To Fit Width và Ribbon Page Layout Scale To Fit Height.
In đường lưới của các ô
Để in đường lưới kẽ các ô trong bảng tính ta ch n Ribbon Page Layout Sheet
Options Gridline Print.
Thêm thông tin vào đầu trang và chân trang (Header và Footer)
Header chứa các thông tin xuất hiện ở đầu mỗi trang và Footer chứa các thông tin xuất hiện ở
cu i mỗi trang. Các phiên bản trước ta dùng ngăn Hearder/ Footer trong hộp thoại Page Setup
196
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
để thêm Header và Footer nhưng phiên bản này làm bằng một cách khác dễ dàng và tr c
quan hơn, đặc biệt có thể chèn hình vào.
Vào Ribbon View Page Layout
Header và Footer vào.
Lưu ý bạn phải nhấp chuột vào vùng Header hoặc Footer thì nhóm lệnh Design mới hiện ra.
Các nút lệnh trong thanh Design
Các mã lệnh và nút lệnh trong Header và Footer
Nút lệnh Mã lệnh Chức năng
Hiển thị s trang tài liệu
&[Page]
Hiển thị tổng s trang được in
&[Pages]
Hiển thị ngày hiện tại
&[Date]
Hiển thị giờ hiện tại
&[Time]
Hiển thị đường dẫn đầy đủ đ n nơi lưu tập
&[Path]&[File]
tin và Tên tập tin
Hiển thị tên tập tin
&[File]
Hiển thị tên sheet
&[Tab]
Chèn hình l a ch n vào. Bạn phải tìm đ n
Không có
hình cần chèn vào trong hộp thoại Insert
Picture, ch n hình và nhấn nút Insert.
Thi t lập các thông c cho hình chèn vào.
Không có
197
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Do Excel dùng ký hiệu & để bắt đầu mã lệnh, do vậy trong trường hợp đoạn văn bản trong
Header và Footer cần dùng ký hiệu & thì bạn hãy nhập ký hiệu này 2 lầ n &&. Ví dụ bạn
mu n nhập ―Công thức & Hàm‖ vào Header thì hãy nhập ―Công thức && Hàm‖. Các l a
ch n khác của Header và Footer:
Different First Page: N u ch n thì bạn có thể thi t lập thông tin khác vào header/
footer của trang đầu tiên so với header/ foot er của các trang còn lại trong tài liệu.
Different Odd & Even Pages: N u ch n, thì bạn có thể đặt header/ footer khác nhau
cho các trang chẵn và các trang lẻ.
Scale With Document: N u ch n, kích thước chữ của header/ footer sẽ tăng giảm
theo tài liệu khi tài liệu sử dụng chức năng in có điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ.
Align With Page Margins: N u ch n, lề trái và lề phải của header/ footer canh đều
với lề trái và lề phải của tài liệu.
6.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print
Để g i hộp thoại Print, bạn ch n nút Office
Dùng hộp thoại này để ch n máy in, ch n trang cần in, ch n s lượng bản sao và một s tùy
ch n khác.
198
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Selection: Chỉ in vùng đang ch n trước nhấn lệnh Office Print
Active sheet(s): Chỉ in sheet hiện hành hay các sheet đang ch n.
Entire workbook: In toàn bộ workbook
Table: Chỉ có tác dụng khi ô hiện hành đang trong một bảng, n u ch n thì chỉ in
bảng này.
Ignore print areas: Khi ch n, Excel sẽ bỏ qua tất cả các thi t lập vùng in đã th c
hiện.
199
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
6.4. Các lưu ý khác
Ngăn không cho in một số vùng
Trong một s trường hợp, dữ liệu có các thông tin nhạy cảm mà bạn không mu n in ra. Khi
Home Cells
Format
Tô màu chữ gi ng với màu nền của các ô.
Vẽ hình đè lên vùng dữ liệu nhạy cảm.
Ngăn không cho in các đối tượng
Một s đ i tượng trên bảng tính như đồ thị, hình vẽ, SmartArt mà bạn không mu n in thì làm
như sau:
B1. Nhấp phải chuột lên đ i tượng và ch n Size and Properties.
B2. Ch n ngăn Properties trong hộp thoại
B3. Bỏ l a ch n tại Print Object.
Chương 7: Làm Việc Với Macro, Templates
7.1 Macro
Macros là các tính năng cao cấp có thể làm tăng tốc độ chỉnh sửa hay định dạng mà
bạn có thể thực hiện thường xuyên trong một bảng tính Excel. Chúng ghi lại những hành
động mà bạn đã ch n ở menu để cho một chuỗi các hành động đó có thể được hoàn thành
trong một bước.
Ghi một Macro
Để ghi một Macro:
• Kích tab View trên vùng Ribbon
• Kích Macros
• Kích Record Macro
200
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
• Nhập tên cho Marco (không chứa dấu cách)
• Nhập một phím tắt
• Nhập vào mục Description để giải thích hay mô tả
Để th c hiện Macro:
• Kích Macro
• Kích Stop Recording
201
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Thực thi Macro
Để th c thi một Macro từ phím tắt, chỉ cần ấn vào phím mà bạn đã ch n để chạy Macro.
Hoặc bạn có thể xem tất cả các Macro và th c thi bằng cách:
• Kích Macros
• Kích View Macros
• Ch n một Macro và kích Run
202
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Chương 8: Phím Tắt Và Thủ Thuật
8.1 Phím Tắt
a. Truy cập Ribbon bằng bàn phím
Mới nhìn qua giao diện Excel chúng ta có thể tưởng rằng phải sử dụng Ribbon bằng chuột
không thể dùng tổ hợp vì không có các ký gạch chân như các phiên
bản trước. Tuy nhiên thanh Ribbon vẫn có thể truy cập bằng bàn phím.
Khi mu n truy cập đ n các nhóm lệnh trên thanh Ribbon như Home, Insert, … ta nhấn
phím ALT một lần (không cần giữ phím ALT). Các ký t đại diện cho các nhóm lệnh sẽ hiện
lên, bạn chỉ cần nhấn phím trên bàn phím tương ứng ký t đại diện cần truy cập. Ngoài ra bạn
cũng có thể dùng các phím để di chuyển trong thanh Ribbon.
Để bi t ký t đại diện cho các nút lệnh, bạn hãy nhấn nhấn tổ hợp phím . Ví dụ nhóm lệnh Page Layout (ký t đại diện là P) .
Khi mu n th c hiện một lệnh nào đó trên thanh Ribbon thì ta di chuyển () đ n
lệnh đó và nhấn phím Enter hay dùng .
Khi mu n trở lại vùng làm việc trên bảng tính, ta nhấn phím ALT một lần hoặc nhấn phím
ESC.
b. Phím tắt
Đôi lúc con chuột của máy tính hơi “dở chứng” và việc “quẳng” nó đi nhiều khi lại là biện pháp hay
nhất. Nếu gặp trường hợp như thế thì danh sách phím tắt dưới đây thật sự cần thiết cho bạn và
cho cả những ai còn con chuột nhưng muốn thao tác nhanh hơn:
Phím tắt Ý nghĩa
Cài dữ liệu vào ô, di chuyển xu ng dưới
Enter
203
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi
ESC
Lặp lại thao tác vừa làm
F4 hay Ctrl+Y
Bắt đầu dòng mới trong ô
Alt+Enter
Xóa ký t bên trái hoặc vùng ch n
Backspace
Xóa ký t bên phải hoặc vùng ch n
Delete
Xoá tất cả chữ trong một dòng
Ctrl+Delete
Phím mũi tên Di chuyển lên xu ng hoặc qua lại một ký t
Chuyển về đầu dòng
Home
Chép dữ liệu từ ô trên xu ng ô dưới
Ctrl+D
Chép dữ liệu từ bên trái qua phải
Ctrl+R
Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên
Shift+Enter
trong vùng ch n
Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua phải
Tab
vùng ch n
Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua trái
Shift+Tab
vùng ch n
Phím tắt Ý nghĩa
Bắt đầu một công thức
=
Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô
F2
Xoá ký t bên trái trong ô đang hiệu chỉnh
Backspace
204
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Đặt tên cho vùng ch n
Ctrl+F3
Dán một tên đã đặt trong công thức
F3
Cập nhật tính toán các Sheet trong Workbook
F9
đang mở
Cập nhật tính toán trong sheet hiện hành
Shift+F9
Chèn công thức AutoSum
Alt+=
Cập nhật ngày tháng
Ctrl+;
Nhập thời gian
Ctrl+Shift+:
Chèn một Hyperlink
Ctrl+K
Ctrl+Shift+‖ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con
trỏ của ô hiện hành
Ctrl+’ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con
trỏ của ô hiện hành
Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một
Ctrl+A
tên hàm vào công thức
Chèn dấu ( ) và các đ i s của hàm sau khi
Ctrl+Shift+A
nhập tên hàm vào công thức
Định dạng dữ liệu
Phím tắt Ý nghĩa
Hiển thị lệnh Cell trong menu Format
Ctrl+1
Định dạng s kiểu General
Ctrl+Shift+~
205
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Định dạng s kiểu Curency với hai chữ s
Ctrl+Shift+$
thập phân
Định dạng s kiểu Percentage (không có chữ
Ctrl+Shift+%
s thập phân)
Định dạng s kiểu Exponential với hai chữ
Ctrl+Shift+^
s thập phân
Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm
Ctrl+Shift+#
Định dạng kiểu Numer với hai chữ s thập
Ctrl+Shift+?
phân
Thêm đường viền ngoài
Ctrl+Shift+&
Bỏ đường viền
Ctrl+Shift+ -
Bật tắt ch độ đậm, không đậm
Ctrl+B
Bật tắt ch độ nghiêng, không nghiêng
Ctrl+I
Bật tắt ch độ gạch dưới
Ctrl+U
Bật tắt ch độ gạch giữa không gạch giữa
Ctrl+5
Ẩn dòng
Ctrl+9
Hiển thị dòng ẩn
Ctrl+Shift+(
8.2 Thủ thuật
1. Dịch số tiền về chữ (Chuyển số thành chữ)
Bước 1. Mở tập tin cần chuyển >> Nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để mở trình soạn thảo VBA
của Excell
206
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Bước 2. Nhấp chuột phải lên VBA Project >> Insert >> Module >> và dán đoạn mã bên
dưới vào cửa sổ của Module mới chèn
Function ConvertCurrencyToVietnamese(ByVal MyNumber)
Dim Temp
Dim Dollars, Cents
Dim DecimalPlace, Count
ReDim Place(9) As String
Place(2) = " Nghin "
Place(3) = " Trieu "
Place(4) = " Ty "
Place(5) = " Ngan ty "
' Convert MyNumber to a string, trimming extra spaces.
MyNumber = Trim(Str(MyNumber))
' Find decimal place.
DecimalPlace = InStr(MyNumber, ".")
' f we fin ecimal place
If DecimalPlace > 0 Then
' Convert cents
Temp = Left(Mid(MyNumber, DecimalPlace + 1) & "00", 2)
Cents = ConvertTens(Temp)
' Strip off cents from remainder to convert.
MyNumber = Trim(Left(MyNumber, DecimalPlace - 1))
End If
Count = 1
Do While MyNumber ""
' Convert last 3 digits of MyNumber to English dollars.
207
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Temp = ConvertHundreds(Right(MyNumber, 3))
If Temp "" Then Dollars = Temp & Place(Count) & Dollars
If Len(MyNumber) > 3 Then
' Remove last 3 converted digits from MyNumber.
MyNumber = Left(MyNumber, Len(MyNumber) - 3)
Else
MyNumber = ""
End If
Count = Count + 1
Loop
' Clean up dollars.
Select Case Dollars
Case ""
Dollars = "khong Nghin"
Case "One"
Dollars = "Mot Nghin"
Case Else
Dollars = Dollars & " Nghin"
End Select
' Clean up cents.
Select Case Cents
Case ""
Cents = " va khong Dong"
Case "One"
Cents = " va mot Dong"
Case Else
208
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Cents = " va " & Cents & " Dong"
End Select
ConvertCurrencyToVietnamese = Dollars & Cents
End Function
Private Function ConvertHundreds(ByVal MyNumber)
Dim Result As String
' Exit if there is nothing to convert.
If Val(MyNumber) = 0 Then Exit Function
' Append leading zeros to number.
MyNumber = Right("000" & MyNumber, 3)
' Do we have a hundreds place digit to convert?
If Left(MyNumber, 1) "0" Then
Result = ConvertDigit(Left(MyNumber, 1)) & " Tram "
End If
' Do we have a tens place digit to convert?
If Mid(MyNumber, 2, 1) "0" Then
Result = Result & ConvertTens(Mid(MyNumber, 2))
Else
' If not, then convert the ones place digit.
Result = Result & ConvertDigit(Mid(MyNumber, 3))
End If
ConvertHundreds = Trim(Result)
End Function
Private Function ConvertTens(ByVal MyTens)
Dim Result As String
' Is value between 10 and 19?
209
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
If Val(Left(MyTens, 1)) = 1 Then
Select Case Val(MyTens)
Case 10: Result = "Muoi"
Case 11: Result = "Muoi mot"
Case 12: Result = "Muoi hai"
Case 13: Result = "Muoi ba"
Case 14: Result = "Muoi bon"
Case 15: Result = "Muoi lam"
Case 16: Result = "Moi sau"
Case 17: Result = "Muoi bay"
Case 18: Result = "Muoi tam"
Case 19: Result = "Muoi chin"
Case Else
End Select
Else
' .. otherwise it’s between 20 an 99.
Select Case Val(Left(MyTens, 1))
Case 2: Result = "Hai muoi "
Case 3: Result = "Ba muoi "
Case 4: Result = "Bon muoi "
Case 5: Result = "Nam muoi "
Case 6: Result = "Sau muoi "
Case 7: Result = "Bay muoi "
Case 8: Result = "Tam muoi "
Case 9: Result = "Chin muoi "
Case Else
210
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
End Select
' Convert ones place digit.
Result = Result & ConvertDigit(Right(MyTens, 1))
End If
ConvertTens = Result
End Function
Private Function ConvertDigit(ByVal MyDigit)
Select Case Val(MyDigit)
Case 1: ConvertDigit = "Mot"
Case 2: ConvertDigit = "Hai"
Case 3: ConvertDigit = "Ba"
Case 4: ConvertDigit = "Bon"
Case 5: ConvertDigit = "Nam"
Case 6: ConvertDigit = "Sau"
Case 7: ConvertDigit = "Bay"
Case 8: ConvertDigit = "Tam"
Case 9: ConvertDigit = "Chin"
Case Else: ConvertDigit = ""
End Select
End Function
Bước 3. Nhấn phím Alt + F11 một lần nữa và nhấn Ctrl + S để save lại toàn bộ tài liệu.
Bước 4. Đ n đây, bạn có thể sử dụng công thức =ConvertCurrencyToVietnamese(B3) để
chuyển đổi tiền tệ từ s về chữ (với B3 là s tiền bằng chữ s )
Ví dụ: B3 có giá trị là: 123456 thì k t quả =ConvertCurrencyToVietnamese(B3) trả về là
Mot Tram Hai muoi Ba Nghin Bon Tram Nam muoi Sau Nghin va khong Dong
211
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
2. Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp
Trong công việc văn phòng, nếu bạn cần giấu một bảng tính trong tài liệu Excel mà không
muốn người khác dùng lệnh Format > Sheet > Unhide để xem bảng tính, mà theo cách
thông thường khi bạn dùng lệnh Format > Sheet > Hide để giấu các bảng tính (nếu không
được bảo vệ bằng mật khẩu) thì chỉ cần người không chuyên thôi cũng đã có th ể dùng lệnh
Format > Sheet > UnHide để làm cho nó hiện ra bảng tính rồi.
Nhưng khi bạn áp dụng thủ thuật này thì bảng tính của bạn sẽ được an toàn hơn rất nhiều
và đây cũng là một "phương án" mới để các bạn đọc tham khảo và có thêm được nhiều sự
lựa chon trong công việc của mình Các thực hiện như sau: Trong bảng tính cần được bảo
mật, bạn hãy nhấn ALT+F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic ra. Trong cửa sổ Project -
VBA Project, nhắp đúp vào VBA Project, tiếp tục nhắp đúp vào Microsoft Excel Objects để
mở các bảng tính trong tài liệu sau đó rồi chọn bảng tính mà bạn muốn giấu -> rồi nhấn F4.
Trong tùy chọn Visible bạn nhắp vào dấu tam giác chọn 2-xlSheetVeryHidden, cuối cùng
đóng Microsoft Visual Basic này lại và xem kết quả thế nào Khi nào muốn bảng tính hiện ra
trở lại, thì bạn chỉ cần thực hiện lại các thao tác trên và chọn -1-xlSheetVisible là được.
3. Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức
Chiêu này giúp bạn cho phép người khác thay đ i các ô có chứa dữ liệu, nhưng cấm họ
thay đ i các ô chứa công thức. Bạn cũng có thể bảo vệ các ô có chứa công thức mà không
cần phải bảo vệ toàn bộ trang tính của bạn.
212
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Khi tạo một bảng tính, thường chúng ta sẽ phải dùng đ n một s công thức, và khi chia sẻ
bảng tính cho m i người, có thể bạn mu n rằng, không ai có thể can thiệp (xóa, sửa...) những
vào những ô có chứa công thức. Cách dễ nhất là cũng phổ bi n nhất là Protect (bảo vệ) bảng
tính. Tuy nhiên, Protect bảng tính không chỉ ngăn không cho can thiệp vào các ô chứa công
thức, mà nó không cho can thiệp vào tất cả, nghĩa là không ai có thể làm gì bảng tính của bạn.
Đôi khi, bạn lại không mu n như vậy, bạn chỉ mu n bảo vệ các ô chứa công thức thôi, còn
những ô chứa dữ liệu thì không.
Có ba giải pháp để th c hiện điều này: Khóa những ô chứa công thức, sử dụng chức năng
Data-validation cho các ô chứa công thức, và t động bật tắt chức năng bảo vệ.
Khóa các ô chứa công thức
Theo mặc định, tất cả các ô trong bảng tính đều được khóa (locked), tuy nhiên, nó chẳng có
tác dụng gì trừ phi bạn áp dụng lệnh Protect bảng tính. Đây là cách dễ nhất để áp dụng lệnh
Protect cho bảng tính, nhưng chỉ những ô chứa công thức thì mới bị khóa, và được bảo vệ:
Ch n toàn bộ bảng tính, bằng cách nhấn Ctrl+A, hoặc nhấn vào cái ô vuông nằm ở giao điểm
của cột A và hàng 1. Rồi nhấn nút phải chuột và ch n Format Cells, rồi trong tab
Protection, bỏ đánh dấu ở tùy ch n Locked, rồi nhấn OK:
213
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Mở khóa (Unlock) toàn bộ bảng tính bằng cách bỏ tùy chọn Locked
Sau đó, bạn ch n đại một ô nào đó, ch n Home ➝ Find & Select ➝ Go To Special; hoặc
nhấn Ctrl+G hay F5 rồi nhấn vào nút Special.... Hộp thoại sau đây sẽ mở ra:
214
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Dùng hộp thoại Go To Special để chọn các ô có chứa công thức
Trong hộp thoại đó, bạn nhấn vào tùy ch n Formulas, và n u cần thi t thì ch n hoặc không
ch n thêm 4 ô nhỏ ở dưới (liệt kê các loại công thức, mặc định thì cả 4 ô này đều đ ược ch n),
và nhấn OK. Sau đó, bạn mở lại hộp thoại Format Cells đã nói ở trên, nhưng lần này thì bạn
đánh dấu vào tùy ch n Locked, và n u bạn thích ẩn luôn công thức (không cho thấy) thì đánh
dấu vào tùy ch n Hidden, nhấn OK.
Việc cu i cùng là Protect bảng tính: Ch n Home trên Ribbon, nhấn vào Format trong nhóm
Cells, rồi nhấn vào Protect Sheet...; hoặc ch n Review trên Ribbon, rồi nhấn vào Protect
Sheet [E2003: Tools | Protection | Protect Worksheet] :
215
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Chọn Protect Sheet từ Home
Chọn Protect Sheet từ Review
Trong hộp thoại Protect Sheet, bỏ đánh dấu ở tùy ch n Select locked cells, chỉ cho phép
Select unlocked cells (ch n những ô không khóa), và nhập vào một password, n u cần thi t:
216
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Bỏ tùy chọn Select locked cells trong hộp thoại Protect Sheet
Vậy là xong. Từ bây giờ, những ô chứa công thức của bạn sẽ được bảo vệ, có thể không xem
thấy được n u bạn đã ch n Hidden, bạn không lo những công thức này bị can thiệp nữa.
Sử dụng Data-validation
Sử dụng Data-validation, chỉ là đơn giản không cho ghi đè vào những ô có chứa công thức,
nghĩa là không cho sửa công thức. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ phòng ngừa cho chính
bạn, nghĩa là tránh việc táy máy sửa lại cái gì đó trong những ô c hứa công thức, chứ thật ra,
mặc dù đã được "Validation", bạn vẫn có thể xóa công thức, hoặc dán vào những ô đó bất kỳ
dữ liệu nào bạn thích... Nói chung nó không bảo vệ được gì nhiều. Nhưng cũng xin nói sơ
qua về phương pháp này:
Để th c hiện, bạn hãy ch n những ô chứa ô công thức bằng chức năng Go To Specials mà
tôi đã nói ở trên. Rồi, với những ô chứa công thức đang được ch n, bạn g i Data Validation
từ menu Data trên Ribbon [E2003: Data | Validation]. Trong hộp thoại này, ch n tab
Settings, ch n Custom cho khung Allow, và nhập công thức này: =" " vào khung Formula,
rồi nhấn OK, như hình sau:
217
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Sử dụng Data Validation để bảo vệ những ô chứa công thức
Kể từ đây, mỗi khi bạn nhập bất kỳ thứ gì vào trong những ô chứa công thức, hoặc bạn mu n
sửa lại công thức, sẽ có một cảnh báo xuất hiện, ngăn không cho bạn nhập vào. Xin nhắc lại,
phương pháp này không cấm việc xóa hẳn công thức, cũng như dán đè thứ gì đó vào những ô
chứa công thức.
Tự động bật tắt chức năng bảo vệ
Phương pháp này, sẽ t động bật chức năng bảo vệ bảng tính (Protect) mỗi khi bạn ch n một
ô đã được khóa (locked), nhưng nó cũng sẽ t động tắt chức năng bảo vệ khi bạn ch n một ô
không bị khóa.
Để bắt đầu, bạn hãy chắc chắn rằng những ô bạn mu n bảo vệ (ô chứa công thức) đã được
khóa, còn những ô không cần bảo vệ thì không bị khóa, như tôi đã trình bày ở phương pháp
thứ nhất. Sau đó, bạn nhấn Alt+F11, nhấn vào Sheet mà bạn mu n bảo vệ các ô đã khóa ở
trong đó, rồi nhập vào trong khung soạn thảo đoạn code sau đây:
Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
If Target.Locked = True Then
Me.Protect Password:="Secret"
Else
Me.Unprotect Password:="Secret"
End If
218
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
End Sub
Nếu không cần đến password, bạn không cần ùng đoạn Password:="Secret", hoặc nếu muốn
Password là thứ gì khác, bạn sửa lại chữ Secret bằng cái bạn muốn.
Nếu bạn lo rằng người ta có thể vào trong khung soạn thảo VBA để xem password, bạn có thể bảo vệ
các code này (không cho xem) bằng cách chọn Tools ➝ VBAProject Properties, chọn tab Properties,
chọn Lock Project for Viewing, và nhập vào một password.
Tuy nhiên, phương pháp này cũng không hoạt động hoàn hảo, mặc ù nó cũng gi p bạn được phần
nào việc bảo vệ các công thức. Từ khóa Target được sử dụng trong đoạn code sẽ chỉ để tham chiếu
đến ô đang "active" ngay tại thời điểm nó được chọn (xin nói thêm, cho dù bạn chọn một dãy,
nhưng trong ãy đó, chỉ có một ô "active" mà thôi, là ô đang có màu khác với những ô còn lại). Vì lý
do này, nếu một người nào đó chọn một dãy các ô (với ô "active" không bị khóa), thì người đó có thể
xóa toàn bộ dãy ô này, bởi vì khi đó thì chức năng Unprotect đã được tự động bật!
4. Sử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Sheet khác
Sử dụng Data-Validation là một cách dễ nhất để áp dụng một quy tắc nhập liệu cho một dãy dữ
liệu. Theo mặc định, Excel chỉ cho phép Data-Validation sử dụng những danh sách nguồn nằm
trong cùng một Sheet với dãy dữ liệu sẽ được áp dụng quy tắc này. Tuy nhiên, vẫn có cách để lách
khỏi chuyện đó.
Chiêu này sẽ giúp bạn làm cho Data-Validation có thể sử dụng những danh sách nguồn nằm trong
một Sheet khác. Cách thứ nhất là lợi dụng chính việc đặt tên cho một dãy của Excel, cách thứ hai là
sử dụng một hàm để gọi ra anh sách đó.
Cách 1: Sử dụng Name cho dãy nguồn
Có lẽ cách nhanh nhất và dễ nhất để vượt qua rào cản Data-Validation của Excel là đặt tên cho dãy
mà bạn sẽ dùng làm quy tắc nhập liệu. Để biết cách đặt tên cho dãy, bạn xem ở loạt bài này: Sử dụng
tên cho dãy.
Giả sử bạn đã đặt tên cho dãy sẽ dùng làm quy tắc nhập liệu là MyRange. Bạn chọn ô (hoặc dãy)
trong bất kz Sheet nào mà bạn muốn có một danh sách xổ ra để nhập liệu, rồi trong menu Data trên
Ribbon, bạn chọn Data Tools | Data Validation [E2003: Data | Validation]. Chọn List trong danh sách
các Allow, và trong khung Source, bạn nhập vào =MyRange. Nhấn OK. Bởi vì bạn đã sử dụng một
Name để làm List, nên bạn có thể áp dụng Data-Validation này cho bất kz Sheet nào.
219
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Cách 2: Sử dụng hàm INDIRECT
Hàm INDIRECT() cho phép bạn tham chiếu đến ô chứa dữ liệu text đại diện cho một địa chỉ ô. Và rồi
bạn có thể sử dụng ô đó như môt tham chiếu cục bộ, cho dù nó tham chiếu đến dữ liệu trong một
Sheet khác. Bạn có thể sử dụng tính năng này để tham chiếu đến nơi chứa dãy mà bạn sẽ dùng làm
danh sách nguồn cho quy tắc Data-Validation.
Giả sử, dãy chứa danh sách nguồn này nằm ở Sheet1, trong dãy $A$1:$A$8. Để tạo một Dala-
Validation, bạn cũng làm những bước như tôi đã nói ở cách 1, nhưng thay vì gõ tên ãy vào trong
Source, thì bạn nhập vào đó công thức: =INDIRECT("Sheet1!$A$1:$A$8"). Hãy chắc chắn rằng tùy
chọn In-cell drop-down đang được kích hoạt, và nhấn OK.
220
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Nếu tên Sheet của bạn có chứa khoảng trắng, hoặc có dấu tiếng Việt, bạn phải đặt tên Sheet trong
một cặp nháy đơn ('). Ví dụ, giả sử tên Sheet chứa danh sách nguồn là Sheet 1 (chứ không phải
Sheet1), thì bạn sửa công thức trên lại như sau: =INDIRECT("'Sheet 1'!$A$1:$A$8"). Chỗ khác nhau
so với công thức hồi nãy là có thêm một dấu nhấy đơn (') sau ấu nháy kép ("), và một dấu nháy đơn
(') nữa trước dấu chấm than (!).
Xin mở một ngoặc đơn: Nếu như có thể được, khi gặp những tham chiếu đến tên Sheet, bạn nên tập
thói quen luôn luôn bỏ nó vào trong cặp dấu nháy đơn. Điều này, tuy chẳng có tác dụng gì với những
tên sheet như Sheet1, D HH... nhưng nó sẽ giúp bạn không bao giờ gặp lỗi, khi bạn hay đặt tên
Sheet có khoảng trắng, hay là có bỏ dấu tiếng Việt...
Ưu điểm và Khuyết điểm của cả hai cách đã nêu trên
Đặt tên cho ãy, và ùng hàm ND RECT, đều có cái tiện lợi và cả cái bất tiện.
Tiện lợi của việc đặt tên cho dãy, là việc bạn thay đổi tên Sheet chẳng có ảnh hưởng gì đến Data-
Vali ation. Và đó chính là cái bất tiện của việc dùng INDIRECT, khi bạn đổi tên Sheet, tên mới sẽ
không tự động cập nhật trong công thức dùng INDIRECT, cho nên nếu vẫn muốn dùng công thức này,
bạn phải mở Data-Validation ra và sửa lại tên Sheet trong công thức.
Tiện lợi của việc dùng INDIRECT, là dãy dùng làm danh sách nguồn của bạn luôn luôn nằm yên chỗ đã
chọn (A1:A8 trong ví dụ trên chẳng hạn). Còn nếu bạn dùng Name, mà bạn lỡ tay xóa mất vài hàng
(hoặc cột) ngay chỗ chứa Name, thì bạn phải điều chỉnh lại cho đ ng...
5. Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox.
Mặc dù Conditional Formating là 1 trong những chiêu mạnh của Excel, nhưng mu n bậ t hay
tắt nó bằng ribbon hay menu thì khá b c bội. Bây giờ ta bi n hoá bằng cách điều khiển bằng
1 checkbox gi ng như 1 công tắc (hoặc 1 cái toggle Button càng gi ng hơn).
Conditional Formating có từ đời Excel 97, gán định dạng cho những ô nào thoả 1 s điều
kiện nào đó. Điều kiện có thể là 1 điều kiện về giá trị, nhưng ta có thể tuỳ bi n nhiều hơn khi
dùng điều kiện là công thức, d a vào đó ta có thể thay đổi định dạng cho những ô này, khi có
s thay đổi giá trị của ô khác.
1. Dùng 1 Checkbox hoặc 1 Toggle Button để xem và ẩn dữ liệu:
Bạn mu n một vùng dữ liệu nào đó chỉ hiện ra lúc cần xem, xem xong thì bi n đi cho rảnh.
Trước tiên bạn phải gán lên sheet 1 Checkbox hoặc 1 Toggle Button. Trong Excel 2010, vào
tab Developer, nhấn Insert trong Controls - ch n Checkbox hoặc Toggle Button trong Control
221
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Toolbox, trong Excel 2003 ch n trong view – Toolbar – Control Toolbox, vẽ lên sheet 1 cái.
Trong hình, tôi làm thử 2 cái.
.................
Nhấn vào nút design, click ch n cái control bạn vừa vẽ, nhấn thêm nút Property. Trong cửa
sổ Property, sửa dòng Caption thành View/ Hide, sửa dòng Linked Cell thành $C$2. (cả 2010
và 2003 như nhau, cả checkbox và Toggle Button như nhau).
222
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Bây giờ khi bạn click ch n checkbox hoặc nhấn nút Toggle, ô C2 sẽ lần lượt có các giá trị
TRUE và FALSE.
..................
Bây giờ giả sử vùng dữ liệu của bạn gồm 4 fields, trong đó bạn chỉ mu n 3 fields hiện thường
xuyên, còn field thứ 4 thì khi nào cần mới hiện ra để xem, không cần th ì dấu đi. Bạn đánh dấu
ch n vùng chứa field 4, trong 2010 bạn vào tab Home, Conditional Formating, New Rule,
ch n ti p ―use a formula to determine which cells to format‖, trong 2003 là Fornat -
Conditional Formating - ch n ti p ―Formula is‖. Trong ô k b n, bạn gõ: = $C$2=FALSE.
223
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Nhấn vào nút Format, định dạng font chữ màu trắng. Nhấn OK và OK. Nhấn nút design 1 lần
nữa để thoát ta khõi ch độ design Mode. Và nhấn nút toggle hoặc click ch n cái checkbox
xem k t quả.
224
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
............
N u bạn không thích thì định dạng ô C2 chữ trắng luôn, để khỏi thấy chữ TRUE, FALSE
hiện lên.
2. Tắt mở định dạng màu cho ô:
Dùng Conditional Formating nhằm tô màu ô theo điều kiện giúp ta dễ tìm được những ô có
giá trị đặc biệt cho trước. Excel 2010 có nhiều định dạng khác nhau cho giá trị s nằm trong
khoảng cho trước. Nhưng biện pháp để mở tắt bằng checkbox là không có sẵn.
225
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Tương t như phần trên, ta tạo ra 1 checkbox hoặc 1 Toggle Button link tới ô $C$2. Nhưng
lần này ta đặt name cho nó là IsFill chẳng hạn. Ta cũng đặt name cho ô $A$2 là BeginNum
và $B$2 là EndNum, với A2 là giới hạn dưới thí dụ 100, và B2 là giới hạn trên thí dụ 1.000.
Trong vùng dữ liệu B5:B16, ta mu n giá trị nào nằm trong khoảng BeginNum và EndNum sẽ
được tô màu. Vậy dùng conditional Formating như trên, ch n vùng C8:C18, lần này công
thức là:
=AND($C8>=BeginNum,$C8
![](images/graphics/blank.gif)
![](images/graphics/blank.gif)
## Top Download Tin Học Văn Phòng
-
-
[Cách xử lý 326 lỗi máy tính thường gặp khi sử dụng máy tính](http://tailieu.vn/doc/cach-xu-ly-326-loi-may-tinh-thuong-gap-khi-su-dung-may-tinh-7895.html)
136p
40918
25051
-
[Những kỹ năng tùy biến bảng tính excel](http://tailieu.vn/doc/nhung-ky-nang-tuy-bien-bang-tinh-excel-41637.html)
117p
6140
4207
-
[Cách trình bày hình vẽ đồ thị biểu đồ biểu bảng](http://tailieu.vn/doc/cach-trinh-bay-hinh-ve-do-thi-bieu-do-bieu-bang-1580788.html)
26p
537
303
-
[Giáo trình Power Point nâng cao - Phạm Tiến Vượng](http://tailieu.vn/doc/giao-trinh-power-point-nang-cao-pham-tien-vuong-12961.html)
68p
12154
7647
-
[Hướng Dẫn Sử Dụng MS Project 2010 - Lê Thị Đào](http://tailieu.vn/doc/huong-dan-su-dung-ms-project-2010-le-thi-dao-1049036.html)
61p
3691
1323
-
[Trình diễn báo cáo bằng Power Point - Trần Thanh Phong](http://tailieu.vn/doc/trinh-dien-bao-cao-bang-power-point-tran-thanh-phong-9031.html)
96p
5351
4023
-
-
-
[Hướng dẫn sử dụng word 2007 - Hồ Anh Thắng](http://tailieu.vn/doc/huong-dan-su-dung-word-2007-ho-anh-thang-167419.html)
89p
7844
2902
Tài Liệu Tin học văn phòng Mới
[Xem thêm »](http://tailieu.vn/cong-nghe-thong-tin/tin-hoc-van-phong/)
Tài Liệu mới cập nhật
[Xem thêm »](http://tailieu.vn/tai-lieu/)