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Contribution à� l'optimisation du recouvrement des créances au niveau de l'hôpital général de Grand Yoff (HOGGY)par Cheikh Mohamed Tidiane POUYE Centre Africain d'études Supérieures en Gestion (CESAG) - Maitrise Professionnelle en Gestion des Entreprises et des Organisations (MPGEO) 2007Dans la categorie: Economie et Finance Télécharger le fichier original Disponible en mode multipage PRESENTATION DE L'ETUDE
a) Introduction
Depuis le début des indépendances (1960) jusqu'a
nos jours, les systèmes de santé de nos pays connaissent des
problèmes de financement. Cette situation est essentiellement due au
pouvoir économique faible de nos jeunes états qui ne peuvent pas
prendre en charge les besoins financiers énormes des structures
hospitalières. Pour améliorer cette situation l'état du
Sénégal instaura en 1972 un système de financement
communautaire de la santé : la participation des populations à
l'effort de santé. Ce système s'inscrit dans le cadre global
institué par la loi 72-02 du 1 février 1972 portant
réforme de l'administration territoriale et locale avec quatre options :
la concentration, la décentralisation, la régionalisation et
enfin la participation (y compris à l'effort de santé).
Les associations pour la promotion des hôpitaux (APH)
ont été crées pour gérer à côté
des administrations hospitalières les fonds générés
par la participation des populations. Au début des changements ont
été très prometteurs mais ne durèrent que quelques
années pour laisser la place à une gestion très
catastrophique.
Le constat est décevant :
- Dégradation avancée de la qualité des
prestations de services ;
- Thésaurisation des fonds par les APH malgré
l'insuffisance et la vétusté du plateau technique ;
- Rigidité de l'administration et omniprésence des
administrations centrales ; - Détournement de fonds.
Pour mettre fin à cette crise profonde, l'état,
à travers le programme national de développement sanitaire initie
la réforme hospitalière promulguée par la loi 98-08
portant réforme hospitalière et la loi 98-12 du 12 février
1998 relative à la création, à l'organisation et au
fonctionnement des EPS.
Cette loi vise essentiellement l'amélioration des
performances des hôpitaux sur le plan de la gestion et de la
qualité des soins. Cela, en laissant aux EPS une certaine autonomie de
tout en préservant la mission de service public.
C'est ainsi que l'HOGGY a été choisi parmi les
hôpitaux pilotes.
La principale conséquence c'est que l'hôpital doit
désormais tirer la quasi totalité de ses ressources de
fonctionnement de ses propres services.
Dés lors, il devient vital pour un EPS de mettre en place
un système de recouvrement efficace. Aujourd'hui, sept ans après
la réforme hospitalière, l'HOGGY, comme la plupart des
hôpitaux du Sénégal, souffre de déficit de
trésorerie chronique.
Cette situation serait causée par plusieurs facteurs parmi
lesquels, entre autres, on peut citer : > l'insuffisance des subventions de
l'état ;
> le plan sésame qui consiste en une prise en charge
intégrale des frais médicaux des personnes âgées de
plus de 60 ans par l'état ; ce plan est intervenu en septembre 2006 ;
> les charges salariales très élevées
> la baisse des tarifs imposée par l'état
> l'insuffisance de recouvrement des créances
surtout chez les particuliers qui payent à leur frais. C'est ce dernier
facteur, d'ailleurs, qui fera l'objet de notre étude.
Le déficit de trésorerie se manifeste par le
retard de paiement des salaires mais aussi par un délai de
règlement des fournisseurs très longs. Ce qui installe la
méfiance dans le camp des fournisseurs qui diminuent, voire
arrêtent toute livraison à l'hôpital. Il s'en suit des
ruptures d'approvisionnement en produits essentiels pour le fonctionnement des
services, et partant un manque à gagner important mais aussi et surtout
une dégradation de la qualité du service.
C'est pourquoi, nous tentons d' apporter notre part de
réflexion à la recherche de solution sur les problèmes de
dysfonctionnement du système de facturation et de recouvrement dont
souffre cette structure sanitaire, qui, somme toute, reste une figure de proue
du système de santé du Sénégal.
b) La problématique de
l'étude
L' HOGGY fonctionne depuis l'avènement de la
réforme hospitalière comme un EPS hospitalier c'est à dire
comme une entreprise avec, tout de même, certaines particularités
qui découlent sa mission de service publique. Pour être viable et
même performant, il est impératif
que l'hôpital génère des recettes à
la hauteur de ses charges. Les deux sources d'entrée sont les produits
provenant des prestations de services et les dotations étatiques. Or ces
dernières sont insuffisantes et n'ont pas augmenté ces
dernières années. En effet, durant ces quatre dernières
années les subventions que l'état du Sénégal a
alloué à HOGGY sont les suivantes: 2003 : 1 483 802 400; 2004 : 1
300 275 000; 2005 : 1 300 275 000; 2006 : 1 300 275 000; soit une diminution de
43% entre 2003 et 2004 ensuite une stagnation les 3 années suivantes.
Ainsi, il est clair que l'hôpital doit compter sur ses
propres ressources pour faire face à ses énormes charges
financières qui ne cessent d'augmenter d'année en année
comme le montre tableau ci dessous.
Tableau 1. Evolution des charges  2002
Charges totales
Hausse en %
Toutes choses qui font que le recouvrement des créances
est devenu, plus que jamais, une activité vitale dans les EPS
hospitaliers. L' HOGGY, du fait de son histoire, bénéficie d'une
certaine avance par rapport aux autres structures hospitalières du pays.
En effet, le CTO, en tant que structure privée menait déjà
des activités de recouvrement des créances.
Cependant, malgré tous les efforts fournis jusque
là par l'administration, la performance n'est pas encore au rendez vous,
ainsi qu'en témoigne le taux de recouvrement de l'année 2006 qui
s'élève à 62%.
C'est pourquoi, dans l'optique d'apporter ma modeste
contribution à la recherche de solution à ce problème
très complexe, j'ai porté le choix du thème de ce
mémoire sur la problématique du système de recouvrement
à HOGGY.
c) L'ampleur du problème
Les dysfonctionnements au niveau de la chaîne de
recouvrement des établissements étaient jusqu'alors
camouflés par les mécanismes de financement de l'état. La
réforme hospitalière, depuis son application, dévoile de
manière assez brutale leur ampleur et leur impact sur l'état des
finances globales de l'hôpital. Aujourd'hui, tous les
établissements Publiques de Santé sont
endettés et l'ardoise s'élève à
plus de quinze milliards de francs CFA (15 000 000 000 F CFA). Parmi les plus
endetté, L'HOGGY vient deuxième position, derrière
hôpital principal de Dakar, avec une dette de prés de cinq
milliards de francs CFA (5 000 000 000 F CFA).
Ainsi, si par le passé rien n'invitait les
établissements à considérer comme une priorité
l'optimisation du recouvrement des créances, aujourd'hui cette
problématique demeure parmi les enjeux majeurs pour ne pas dire vitaux
du secteur hospitalier sénégalais.
d) Les objectifs Les objectifs sont
sériés en objectif général et en objectifs
spécifiques.
- L'objectif général
Contribuer à l'amélioration du système de
facturation et de recouvrement à l'HOGGY - Les
objectifs spécifiques
Les objectifs spécifiques sont les suivants :
o Décrire l'organisation et le fonctionnement du
système de facturation et de recouvrement à l'HOGGY ;
o De collecter et d'analyser les informations disponibles ;
o Identifier les problèmes existants et enfin
o Formuler des recommandations pour l'amélioration du
système de facturation et de recouvrement à HOGGY ;
e) La méthodologie Notre étude est rétrospective allant de 2002
à 2006, période pendant laquelle les données statistiques
de l'hôpital sont disponibles.
Il s'est agit pour nous, d'abord, de procéder à
une analyse descriptive de la chaine de facturation et de recouvrement de
l'hôpital. Pour ce faire, nous avons fait un stage de trois (3) mois dans
les divisions finance, caisse, bureau des entrées et recouvrement.
Nous avons, ensuite, cherché les données
statistiques concernant notre sujet à travers les documents
élaborés par les services compétents de l'HOGGY. Donc,
notre démarche est la suivante :
+ L'observation directe
Sur les terrains de stage, nous avons porté un regard
critique sur le comportement des agents en plein travail, sur le
déroulement des activités
+ Les entretiens
Nous nous sommes entretenus avec :
- les patients ;
- les agents (agents de facturation, caissiers, agents de
recouvrement) ; et
- certains chefs de service et chefs de division (chef du bureau
de contrôle de la facturation, le chef de service des recouvrements, le
contrôleur de gestion)
+ Documentation
Les documents produits par les services administratifs de
l'hôpital ont été pour nous d'un apport
considérable. Le reste de la documentation nous a été
servi par la bibliothèque du CESAG et l'internet.
f) Intérêts de
+ Pour l'hôpital général de grand
Yoff.
Depuis l'avènement de la réforme
hospitalière, l'optimisation du système de recouvrement est
devenue un enjeu de taille pour les Etablissements Publiques de Santé
car ils ont désormais l'obligation de produire leurs propres ressources
mais surtout d'en assurer une gestion meilleure.
Compte tenu de l'insuffisance de la subvention
étatique, le fonctionnement de l' HOGGY est tributaire, dans une large
mesure, de son système de recouvrement. L'étude de ce dernier
vient donc apporter un éclairage dans le processus de prise de
décision au sein de HOGGY.
+ Pour le CESAG
Ce travail vient s'ajouter à la documentation,
déjà très riche, de la bibliothèque du CESAG.
+ Pour le système de santé
Les problèmes de recouvrements des créances sont
presque identiques dans tous les établissements Publiques de
santé, partant, les solutions trouvées à HOGGY pourraient,
avec quelques réaménagements, être adaptées à
n'importe quel autre EPS de niveau 3
g) Délimitation du champ de
Du fait que nous avons constaté que les statistiques de
2007 n'étaient pas encore disponibles, nous avons focalisé notre
étude sur la période précédente allant de 2002
à 2006.
Par ailleurs, il faut souligner qu'il est pratiquement
impossible d'étudier le recouvrement sans pour autant jeter un regard en
amont sur la facturation. Toutefois, notre travail est orienté vers
l'identification des problèmes du système de recouvrement et d'en
suggérer des solutions.
h) Plan de l'étude
Ce travail, outre la présentation de l'étude, est
composée de deux grandes parties.
La première partie est consacrée aux aspects
théoriques avec la définition des concepts clés d'une part
et un rappel de certaines notions générales sur le recouvrement
des créances.
La seconde partie aborde l'étude proprement dite en
procédant, dans un premier temps, à l'analyse descriptive
détaillée de la chaîne de facturation et de recouvrement,
dans un second temps à la présentation des résultats et
pour finir, à la formulation de recommandation. .
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE ET CONTEXTE DE
L'ETUDE
I. CADRE THEORIQUE 1.1. Définition des concepts 1.1.1. Définition de l'entreprise
Une entreprise est une structure
économique et sociale comprenant une ou plusieurs personnes et
travaillant de manière organisée pour fournir des biens ou des
services à des clients dans un environnement concurrentiel (le
marché) ou non concurrentiel (le monopole).
Trois grands types d'entreprises existent dans tous les pays : -
les entreprises privées à but lucratif ;
- les entreprises privées à but non lucratif ;
- les entreprises publiques (exemple : les EPS
hospitaliers).
1.1.2. Définition de l'« Etablissements publics
de santé » EPS Selon la loi n° 98-12 du 2 mars 1998, relative à la
création à l'organisation et au fonctionnement des
établissements publics de santé, Les établissements
publics de santé sont des personnes morales de droit public
spécialisées, dotées d'un patrimoine propre dont l'objet
consiste, dans le secteur sanitaire et social, à prendre en charge des
patients, à produire des biens et des services, à former des
personnels et à effectuer de la recherche. A ce titre, les
établissements publics de santé ont pour mission :
- l'amélioration de la santé des populations par
des prestations de qualité et des actions d'information,
d'éducation et de communication ;
- le développement des ressources humaines par la
formation initiale et la formation continue des personnels et auxiliaires de
santé ;
- le développement de la recherche et la vulgarisation de
ses résultats.
Leurs activités ne sont ni industrielles ni commerciales
et relèvent en conséquence du droit administratif.
Les établissements publics de santé comportent les
établissements publics de santé hospitaliers et les
établissements publics de santé non hospitaliers. Les
établissements publics de santé hospitaliers sont classés
en établissements de premier, second et troisième niveau selon
critères techniques définis par voie
réglementaire.
1.1.3. De l'entreprise à l'établissement
public de santé
L'établissement public de santé est une entreprise
publique spécifique. La spécificité du secteur sanitaire
est telle qu'il faut intégrer un certain nombre de paramètres
liés à l'organisation et au fonctionnement des
établissements. Il convient de tenir compte de la
vulnérabilité de la plupart des usagers et de la nature des
activités menées au sein des structures sanitaires. On ne peut
évaluer les prestations des formations sanitaires avec les
critères qui s'appliquent généralement aux entreprises du
secteur marchand.
L'une des finalités de l'entreprise est de gagner le
maximum d'argent que possible. Par contre la recherche de
bénéfice est incompatible avec la mission de service public de
santé qui doit permettre à tout individu d'avoir accès aux
soins, à un coût compatible avec ses ressources, dans des
conditions de sécurité dûment contrôlées.
Au-delà d'une simple question de déontologie médicale, il
y va du respect de la solidarité nationale dont l'État se doit
d'être le garant.
1.1.4. La réforme hospitalière La réforme hospitalière vise à assurer aux
hôpitaux une autonomie de gestion avec un statut
d'établissement public. L'établissement public de santé
doit assurer l'équilibre de ses comptes et la qualité de
soins pour répondre à ses obligations de performance.
Monsieur Abdoulaye Guèye, directeur de
l'établissement public de santé, a écrit dans le soleil du
19 juin 2001 :« La réforme hospitalière n'est pas du tout un
désengagement de l'Etat, car celui-ci va continuer à
subventionner les structures sanitaires selon leur niveau dans le cadre de son
budget annuel de la Santé. »
La réforme a pour but de revitaliser le service public
hospitalier, à travers une amélioration de la qualité et
de la sécurité des soins, ainsi qu'un renforcement des
capacités de gestion.
Il ne faut pas parler de rentabilité, mais plutôt
d'objectif de recouvrement des coûts. L'Etat va
supporter une partie des charges et soutenir l'usager dans le paiement des
coûts des prestations de services. Une tarification va permettre
l'accessibilité des soins aux populations et surtout aux plus
démunies d'entre elles auxquelles des tarifs sociaux seront
concédés.
L'Etat va venir maintenant en appoint auprès de ces EPS
qui appliquent ces tarifs sociaux. Le manque à gagner sera ainsi
résorbé.
1.2. Généralités sur le
recouvrement des créances 1.2.1. Définitions 184.108.40.206. Débiteur On appelle débiteur, une personne qui a
emprunté de l'argent, et qui par conséquent porte une dette
envers son créditeur ou créancier.
184.108.40.206. Créancier
Créance désigne un droit que
détient une personne dite le créancier à
l'encontre d'une autre personne dite le débiteur ou la
personne débitrice qui lui doit la fourniture d'une
prestation. Une même prestation peut concerner plusieurs
créanciers ou plusieurs débiteurs ou les deux à la fois.
Le débiteur est l'obligé du créancier. L'objet de la
créance consiste en une obligation, soit de donner, soit de faire soit
encore, de s'abstenir de faire.
184.108.40.206. Recouvrement des créances
Le recouvrement de créances est une activité
réglementée consistant à utiliser tous les moyens de
légaux, amiables et/ou judiciaires, pour obtenir d'un débiteur le
paiement de la créance due au créancier
1.2.2. Les méthodes de recouvrer une créance
Il existe plusieurs façons pour une entreprise de
recouvrer une créance :
184.108.40.206. Gestion interne L'entreprise gère elle-même le recouvrement de
ses impayés, par exemple dans un service contentieux ou un service du
recouvrement; elle peut éventuellement s'appuyer sur des
sociétés spécialisées, souvent des
sociétés de recouvrement, qui lui fourniront des services tels
que des modèles de documents à en-tête, etc., elle peut
aussi initier une action en justice, par l'intermédiaire d'huissiers de
justice. En cas de non-paiement, la société
créancière peut décider d'abandonner la créance.
184.108.40.206. Externalisation
L'entreprise fait appel à une société
spécialisée dans le recouvrement, alors mandatée, qui
s'occupe simplement de poursuivre la démarche initiale de recouvrement,
et éventuellement s'occupe des démarches judiciaires. La
société de recouvrement est alors dénommée le
mandataire, l'entreprise faisant appel à elle est alors
désignée comme le mandant. Dans ce cas de figure, l'entreprise
reste le créancier. En cas de non-paiement, et lorsque la
démarche de recouvrement amiable voire judiciaire se sera soldée
par un échec, le mandataire pourra alors fournir, en tant que
professionnel, une attestation de non solvabilité au mandant, lui
permettant par la suite de recouvrer la TVA auprès des services
fiscaux.
184.108.40.206. Rachat de créance
L'entreprise peut faire appel à une
société qui lui rachète la créance, moyennant un
rabais. Dans ce cas, c'est cette société de recouvrement qui
gère le risque de défaut de paiement, et elle devient alors,
définitivement, le créancier. On appelle ces
sociétés, des sociétés d'affacturage.
1.2.3. Les moyens utilisés
Nous distinguons deux principaux moyens : le recouvrement
à l'amiable et le recouvrement judiciaire.
184.108.40.206. Le recouvrement amiable
Cette méthode privilégie la négociation et
le compromis. Elle favorise le dialogue, dans le but d'emmener le
débiteur à régler sa dette sans avoir à l'y
contraindre.
Malheureusement, comme nous allons le constater,
l'efficacité de l'action de cette cellule tient à l'engagement et
à la bonne foi du débiteur. Et ce débiteur peut
s'avérer de mauvaise foi. Dans ce cas, l'entreprise qui risque de perdre
en temps et en argent, se voit obligée de procéder à un
recouvrement judiciaire de sa créance.
184.108.40.206. Le recouvrement judiciaire
Au centre de cette méthode se trouvent les instances
judiciaires. Celles-ci sont en effet saisies, à l'effet de permettre au
créancier d'entrer dans ses fonds. Le débiteur sera alors
contraint au règlement de sa dette.
Trois procédures peuvent être engagées:
- la procédure d'injonction de payer ;
- la procédure de droit commun (assignation en paiement)
et ;
- la procédure de saisie immobilière.
184.108.40.206.1. La procédure d'injonction de payer
Cette procédure est la voie par laquelle un
créancier peut obtenir rapidement un titre exécutoire, c'est
à dire une décision judiciaire de condamnation de son
débiteur au paiement de sa créance.
Le recours à cette procédure suppose
néanmoins pour le créancier, la détention d'une
créance certaine, liquide et exigible. La juridiction territorialement
compétente pour connaître de cette procédure, est celle du
domicile du débiteur. Le créancier devra alors déposer une
requête en personne ou par le biais de son mandataire, au greffe de cette
juridiction.
La décision de cette juridiction qui est susceptible
d'opposition, peut être une décision d'injonction de payer ou de
rejet. Lorsqu'il s'agit d'une décision de rejet, ce rejet peut
être total ou partiel. En cas de décision d'injonction de payer,
la cellule de recouvrement judiciaire de l'entreprise créancière
en question reste toujours ouverte à un règlement amiable, si le
débiteur le propose.
184.108.40.206.2. La procédure de droit commun (Assignation
en paiement)
C'est la seule voie de recours qui s'offre au créancier
en cas de rejet de la requête aux fins d'injonction de payer. Il s'agit
alors ici pour ce dernier, d'assigner le débiteur en paiement devant le
tribunal de son domicile.
En cas de jugement de condamnation au paiement total ou
partiel de la créance, le débiteur, ses coobligés et
héritiers le cas échéant, peuvent être
également condamnés à payer. Le débiteur qui
dispose alors d'un délai d'un mois pour faire appel, peut voir la
juridiction d'appel infirmer ou confirmer le jugement. Dans l'hypothèse
d'un arrêt confirmatif, le débiteur dispose d'un délai d'un
mois pour se pourvoir en cassation.
Dans tous les cas, à chacune des étapes de cette
procédure de droit commun, la cellule de recouvrement judiciaire de
l'entreprise créancière reste ouverte à un
règlement amiable de sa créance. Lorsque cette proposition ne
vient pas, cette cellule se voit alors contraint de procéder à la
saisie de l'immeuble affecté à la garantie du prêt
immobilier.
184.108.40.206.3. La procédure de saisie
immobilière
Cette procédure peut s'avérer inévitable,
surtout en matière de prêt immobilier. Elle consiste pour «
un créancier à poursuivre la vente par expropriation
forcée des immeubles appartenant à son débiteur
défaillant ou de ceux affectés à sa
créance.»
Longue et coûteuse, la procédure de saisie
immobilière n'est possible que pour les créances
constatées par un titre exécutoire de l'acte uniforme portant sur
les voies d'exécution. Ce titre en effet, demeure au centre de toute la
procédure de saisie immobilière. C'est d'ailleurs le titre sans
lequel aucune saisie immobilière n'est possible. A preuve, sous peine de
nullité, le commandement aux fins de saisie qui marque le point de
départ de la procédure de saisie immobilière, doit
contenir une reproduction ou une copie du titre exécutoire.
II. CONTEXTE DE L'ETUDE
2.1. Présentation de l'HOGGY
2.1.1. Historique L'historique de l'Hôpital Général de Grand
Yoff est en continuité avec celui de l'ex- Centre de Traumatologie et
d'Orthopédie (CTO). Ce dernier fut un centre spécialisé
dans le traitement des accidents du travail, domestiques et de la voie
publique.
Avec un déficit cumulé de 3 milliards puis 6
milliards après seulement cinq ans d'exercices et de lourds contentieux
sociaux, la Caisse de Sécurité Sociale fut obligée de
rétrocéder l'hôpital à l'Etat le 8 janvier 1996.
Le CTO change alors d'objectif et devient l'Hôpital
Général de Grand Yoff avec pour mission d'offrir toutes les
prestations d'un hôpital à vocation générale.
2.1.2. Population couverte et rayon d'action
L'HOGGY a une vocation nationale voire sous régionale.
Cependant, l'analyse de la provenance des malades permet de constater qu'il est
surtout fréquenté par les populations qui vivent dans
l'environnement immédiat de l'établissement
En effet, sur un échantillon de 100 patients
reçus par l'hôpital, seulement 47 habitent les quartiers
environnants (Grand Yoff, Parcelles Assainies), 33 proviennent des quartiers
suburbains (Pikine, Guédiawaye, Rufisque, Bargny).
Les habitants du Dakar ville fréquentent très
peu l'HOGGY (3%).Les patients qui viennent de l'intérieur du pays
représentent environ 5,5% ; et 0,6 % sont des ressortissants de pays
limitrophes.
2.1.3. Missions et objectifs
L' HOGGY est un EPS hospitalier de niveau 3. A ce titre, il a
pour mission d' assurer des soins de qualité équitables, au
moindre coût, à tous les citoyens.
Aussi, L'Hôpital Général de Grand Yoff a pour
objectif de :
· Améliorer les conditions de fonctionnement de
l'HOGGY.
· Améliorer la qualité des soins.
· Améliorer l'évaluation des pratiques
professionnelles.
· Mesurer les performances.
· Objectiver la capacité de l'HOGGY à donner
des soins de qualité de façon régulière
etréviser ou remettre en cause son fonctionnement pour la mise en
oeuvre de soins de qualité.
· Améliorer les systèmes d'accueil.
· Elaborer les procédures de soins.
· Favoriser l'amélioration continue de la
qualité des soins par la volonté d'auto - évaluation.
· Favoriser l'évaluation externe.
2.1.4. Les services L'HOGGY compte au total 28 services dont 20
médico-techniques et huit administratifs.
184.108.40.206. Les services administratifs - La Direction de l'Hôpital.
- Le Service Administratif et Financier.
- L'Agence Comptable Particulière (ACP).
- Le Service de Contrôle de Gestion et d'Audit Interne.
- Le Service des Ressources Humaines.
- Le Service des Soins Infirmiers.
- Le Service Social.
- Le Conseil D'Administration.
184.108.40.206. Les services médicaux et
médico-techniques
- Le Service des Consultations Externes
- Le Laboratoire d'Analyse de Biologie Médicale
- Le Service de la Pharmacie
- Le Service de Radiologie
- Le Service des Urgences
- Le Service Gynécologie Obstétrique
- Le Service de Traumatologie
- Le Service d'Orthopédie
- Le Service d'Urologie et d'Andrologie
- Le Service de Rééducation Fonctionnelle et de
Kinésithérapie
- Le Service de la Médecine du Travail, de
l'Hygiène et de la Sécurité
- Le Service d'Ophtalmologie
- Le Service d'Odontostomatologie
- Le Service de la Réanimation
- Le Service du Bloc Opératoire
- Le Service de Santé Publique
- Le Service des Spécialités
- Le Service de la Médecine Interne
- Le Service de la Pédiatrie
- Les Services Administratifs et Techniques
2.1.5. Les ressources humaines
L'ensemble du personnel s'élève, aujourd'hui
à 755 personnes répartit comme il suit:
Tableau 2 : Répartition des effectifs par
activité professionnelle au 31 décembre 2006
ACTIVITE SOCIOPROFESSIONNELLES
Pourcentage %
Médicale
Paramédicale
62 ,01%
Technique, ouvriers spécialisés,
ouvriers, buandiers, aides buandiers, cuisiniers, aides cuisiniers,
magasiniers, manoeuvres
07 ,03 %
Source: bilan social de H0GGY 2007(DRH)
2.1.6. ressources financières Les produits, qui n'ont cessé d'augmenter, sont ainsi
répartis de 2005 à 2007:
800 903 F CFA;
En effet les services cliniques ont réalisé 36
795 journées d'hospitalisation en 2 005 et 64 035 journées en 2
006, soit une augmentation de 69%. Les consultations enregistrées en
2006 s'élèvent à 124 345 contre 69 981 en 2005, soit une
augmentation de 78%.
Dans la même période les charges, surtout celles
salariales ont régulièrement augmenté pour atteindre
3 411 579 106 FRS comme l'indique le tableau ci-après.
Tableau 3 :récapitulatif de masse salariale
mensuelle MOIS
Masse salariale
660 F
TOTAL : 1.526.170.536 FRS TOTAL : 1.885.408.570
TOTAL GENERAL : 3 411 579 106 FRS
Source: bilan social de H0GGY 2007(DRH) 2.2.
Organisation et fonctionnement 2.2.1. Le conseil d'administration Sous la tutelle technique du ministère de la santé
et de la prévention, et celle financière du ministère de
l'économie et de finances, l'hôpital a, à sa tète un
conseil d'administration.
Les délibérations du conseil d'administration
portent notamment sur les orientations stratégiques et les projets
d'établissement.
Il donne son avis sur la nomination du directeur.
Cette dernière applique les décisions du conseil
d'administration, il assure la gestion de l'établissement.
Il est l'ordonnateur et l'administrateur des crédits,
il développe un style de management participatif, axé autour de
la concertation, la consultation et la prise de décisions conformes aux
objectifs de l'établissement et des employés.
2.2.2. La commission médicale d'établissement
(CME).
La CME est composée de l'ensemble des chefs de service
médicaux, pharmaceutiques et odontalgique, ainsi que trois
représentants du corps des médecins, pharmaciens, et
chirurgiensdentistes élus par leurs pairs.
Le président est élu parmi les chefs de service
par les membres de la commission.
La CME a pour attribution :
Préparer avec le directeur
· Le projet médical d'établissement
· L'organisation des activités médicales et
médico-techniques.
· Les orientations et les mesures relatives à la
politique d'amélioration continue de la qualité des soins et de
la sécurité.
· Les plans de formation des personnels médicaux,
pharmaceutiques et odontalgiques et leur mise en oeuvre.
· Emettre des avis sur :
- Le projet d'établissement
- Le projet de budget, les tarifs des prestations, les comptes,
les programmes relatifs aux travaux et aux équipements, ainsi que les
- Les suppressions et les transformations des installations et
tous les aspects techniques et financiers des activités
médicales, d'odontalgiques, et pharmaceutiques.
- Le règlement intérieur
- Le tableau des comptes du personnel médical, le
tableau des emplois permanents et contractuels, les formations
intéressant le personnel paramédical et les modalités
d'une politique d'une politique d'intéressement.
- Les conventions concernant les activités
médicales et universitaires.
- La nomination des chefs de service.
La commission est tenue périodiquement informée
de l`exécution du budget et de l'activité de l'exécution
de l'établissement. Elle établit avec le directeur un rapport
annuel à l'évolution technique et économique des
prestations de soins.
2.2.3. Le Comité technique d'établissement
(CTE)
Le GTE est composé d'un représentant de chaque
catégorie du personnel désigné par ses pairs.il est présidé par le
directeur et se réunit au moins deux fois par an .le comité est
obligatoirement consulté sur :
· Le projet d'établissement, les programmes relatifs
aux travaux et aux équipements.
· Toutes les questions touchant à l'hygiène
et à la sécurité dans l'établissement
· Les conditions et l'organisation du travail dans
l'hôpital, notamment les programmes de modernisation des méthodes
et techniques de travail.
· La lutte contre les infections nosocomiales et autres
pathologies liées aux soins.
· La politique générale du personnel,
notamment le plan de formation
· Les modalités d'une politique
d'intéressement.
Il a pour mission de :
· Faire le point régulièrement sur
l'exécution du budget et sur la situation de trésorerie.
· Présenter trimestriellement un rapport sur la
gestion de l'établissement.
Suivre en permanence l'évolution de l'effectif et de la
masse salariale.
· Apporter toutes les informations financières
nécessaires à la direction pour la prise de décision.
Analyse de l'environnement
Analyse l'environnement externe
Analyse de l'environnement interne
2.2.4. Le Service social
Il est chargé d'assister les patients confrontés
à des difficultés d'ordre financier.
Il est chargé de l'organisation des activités
à caractère social au sein de l'établissement, notamment
les cérémonies de remise de cadeaux aux enfants du personnel, les
pèlerinages.
Il assiste aussi le personnel de l'hôpital en cas de
besoin.
2.2.5. Le Service de contrôle de gestion
gestion de l'établissement
· Suivre en permanence l'évolution de l'effectif et
de la masse salariale
· Apporter toutes les informations nécessaires
à la direction pour la prise de décision.
2.2.6. Le Service des soins infirmiers
Il s'occupe de la qualité des soins, de la recherche et
de la formation.
Le chef du service des soins infirmiers participe à la
recherche, à l'évaluation et à la mise en place de la
politique de formation. Il est chargé de l'établissement du volet
soins infirmiers et du projet d'
établissement.il travaille
en étroite collaboration avec les chefs de services techniques et les
surveillants de service.
Ses collaborateurs directs sont dans les deux unités qui
composent ce service : la division des soins et la division recherche et
formation.
2.2.7. Le Service d audit interne
Il est chargé :
· De veiller au respect des procédures par tout le
· Veiller à la mise à jour des
procédures pour tenir compte des mutations dans
l'établissement.
· Ouvrir et contrôler les caisses, les stocks et
opérations effectuées dans les comptes bancaires.
Ces contrôles se font sur place et sur pièce et de
manière inopinée.
L'auditeur interne est également le correspondant des
commissaires aux comptes.
2.2.8. Le service des ressources humaines Le chef de ce service est chargé de la gestion de
l'ensemble des agents qui travaillent au sein de l'établissement.
Il élabore la description des postes, le profil des
agents aux postes, les offres d'emploi, les grilles d'entretien en vue des
recrutements, les procédures d'évaluation, les tableaux de bord
de la planification et de la gestion du personnel, les bulletins de paie, et
propose au directeur des mesures de motivation du personnel.
Le service est composé de trois divisions :
· La division gestion du personnel et des
· La division administrative et de la paie
· La division formation
2.2.9. Le Service technique de maintenance Ce service est chargé de la bonne marche des
équipements techniques de l'hôpital.
· Son chef supervise la division biomédicale et la
division sécurité incendie.
· Il prépare les bons de commande, les fait viser
par le contrôleur de gestion, le SAF,et le directeur de
l'hôpital.
· Il établit et met à jour
régulièrement un catalogue des prix et un planning de maintenance
préventive.
2.2.10. Les services de soins médico-chirurgicaux
et d'aide au diagnostic
Ces services médico-chirurgicaux comprennent plusieurs
spécialités dont entres autres : odontologie-stomatologie,
gastro-entérologie, gynécologie-obstétrique, pneumologie,
dermatologie, orthopédie-traumatologie, ophtalmologie etc. Les services
d'aide au diagnostic sont représentés par l'exploration
fonctionnelle cardiologique, la radiologie, le laboratoire, l'anatomie
pathologique etc.
Les tableaux qui suivent nous font l'économie des
activités enregistrées en 2006 et 2007
Le tableau n° 3 : Résumé des
activités en 2006 et 2007
Radios conventionnelles
Endos
opérations chirurgicales
hospitalisations
2.3. Les services contribuant directement au recouvrement
Les activités de facturation des prestations et de
recouvrement des créances sont sous la responsabilité du service
administratif et financier (SAF) et de l'agence comptable particulière
et (ACP). La collaboration entre ces deux services est très
étroite et cela est perceptible à l'analyse des procédures
de fonctionnement des guichets.
En effet, le fonctionnement d'un guichet requiert la
présence d'un agent de facturation et d'un caissier. Tandis que le
premier dépend de la division des finances qui fait partie du SAF, le
second est un élément de la division des caisses qui est sous la
tutelle de l'ACP. L'organigramme partielle ci-dessous ressort certaines des
relations fonctionnelles entre les deux services.
2.3.1. Organigramme du SAF et ACP
SERVICEADMINISTRATIF ET FINANCIER
AGENCECOMPTABLEPARTICULIERE
DIVISION FINANCES DIVISION BUREAU
DES ENTREES
DIVISION DESCAISSES
DIVISIONCOMPTABILITE
DIVISIONRECOUVREMENT ETCONTENTIEUX
Guichets des consultations externes
Guichet des hospitalisés Ou bureau des entrées
(cf. organigramme de HOGGY en annexe)
2.3.2. Le service administratif et financier (SAF)
Le chef du SAF assiste le directeur sur toutes les questions
administratives et financières. Il est l'adjoint du directeur et le
remplace en cas d'absence.
Le chef de service, travaille en étroite collaboration
avec le contrôle de gestion, l'agent comptable particulier, les chefs de
services pour l'expression des besoins en ressources matérielles.
Il a sous sa tutelle les cinq (5) divisions suivantes:
- la division approvisionnement s'occupe de tous les achats de
l'hôpital excepté les produits pharmaceutiques et les
denrées alimentaires.
- la division économat qui gère la buanderie, la
cuisine, le restaurant et le parc automobile. - la division comptabilité
matière qui assure la vérification et la liquidation des
factures.
- la division des finances est chargée, d'une part, de
faire la cotation et la valorisation des
soins médicaux prodigués au patient par les
praticiens et, d'autre part, de l'édition de
factures à adresser aux clients.
- la division bureau des entrées a pour mission de
maîtriser le circuit du malade, d'assurer la facturation des malades
hospitalisés, d'élaborer et de mettre en oeuvre un système
d'information efficace capable de relever le taux de recouvrement des
créances.
Les deux divisions dernièrement citées
participent pleinement au processus de facturation, raison
pour laquelle nous les présentons
spécifiquement.
2.3.3. L'Agence comptable particulière
L'Agent Comptable Particulier assure le règlement des
dépenses, le recouvrement des recettes, ainsi que la confection des
états financiers de chaque établissement public de santé.
Il est correspondant du trésor à qui il transmet pour visa les
états financiers destinés au Conseil d'Etat dans les huit mois
suivant la clôture de l'exercice. Ces états financiers sont soumis
au préalable à l'approbation du Conseil d'Administration.
L'Agent Comptable Particulier est nommé par
arrété du Ministre chargé des Finances sur proposition du
Trésorier Général, et relève dans les
établissements auxquels il est affecté, de l'autorité de
ce dernier. Il doit toutefois respecter les règles d'organisation et de
fonctionnement de l'établissement.
L'agence est composée de trois divisions:
- la division de la Comptabilité,
- la division des Caisses et
- la division Recouvrement et contentieux
Cette dernière est au centre de notre étude. Elle
a pour mission de recouvrer les créances de l'institution dans les
meilleurs délais et de régler tout litige entre l'hôpital
et sa clientèle.
DEUXIEME PARTIE : ETUDE DU SYSTEME DE RECOUVREMENT DE
HOGGY
I. ANALYSE DESCRIPTIVE DU SYSTEME DE RECOUVREMENT
Il faut d' abord souligner que, méme si l'objet de
l'étude reste le système de recouvrement, ce dernier ne peut
être compris qu'en rapport avec les procédures de facturation en
vigueur dans l'établissement. C'est pourquoi, verrons nous
successivement, d'abord les services de facturation ; ensuite le bureau des
contrôle de la facturation et enfin la division du recouvrement.
1.1. Les services de facturation
La principale mission de la division de la facturation
consiste à faire la cotation et la valorisation des actes,
séjours et traitement médicaux dont bénéficient les
patients. Pour ce faire, chaque acte prodigué aux patients est
matérialisé par une, deux ou trois lettres majuscules suivies
d'un chiffre. Par exemple, K est mis pour actes opératoires, B pour les
examens de laboratoires, Z pour les radiographies.
Les autres tâches dévolues aux agents de
facturation sont : l'accueil des patients, l'établissement des factures
et des fiches de renseignements.
1.1.1. Les guichets des consultations externes Ils sont composés de trois guichets situés
à des endroits différents dans l'hôpital.
184.108.40.206. Le guichet des urgences C'est un guichet qui reçoit les malades en urgence. De
tous les guichets il est le plus important pour être le seul qui
fonctionne à feu continu (24h/24), remplaçant ainsi les autres
guichets à leur fermeture. Il est également le seul guichet qui
autorise le traitement du malade avant règlement de sa facture. La
procédure de facturation au guichet des urgences se déroule selon
le schéma que voici :
Lorsqu'un malade arrive, il est conduit directement chez le
médecin en attendant que son accompagnant donne les renseignements
concernant l'identification du malade à l'aide d'une fiche par l'agent
facturier du SAF (voir annexe). La fiche de renseignements comporte les
éléments suivants :
- Les renseignements concernant le malade avec attribution d'un
index patient (IP) qui
est un numéro unique et personnel attribué
à chaque malade selon l'ordre d'arrivée, Par exemple : 04/3256
signifie le 3256éme malade de l'année 2004. Ce numéro doit
être conservé par le malade pour les consultations
ultérieures et servira à son identification au niveau de
l'hôpital. Dans cette première partie il est indispensable de
noter l'heure d'arrivée du malade et la date.
- Les renseignements concernant l'accompagnant ou le malade
notamment son lien avec
la victime, les références des pièces
déposées en garantie, etc.
- L'engagement solennel à payer les frais médicaux
et d'hospitalisation.
- Les actes pratiqués (partie réservée au
médecin du service des urgences).
Ces renseignements sont reportés dans le registre
d'admission des malades des urgences tenu par le facturier.
La fiche de renseignement dûment établie par
l'agent et signée par l'accompagnant est ensuite introduite chez le
médecin. Ce dernier remplit les actes à prodiguer dans la partie
qui lui est réservée. Si des analyses ou une radiographie sont
prescrites au malade, un infirmier amène au guichet de facturation des
urgences un bulletin d'examen ou de radio rempli par le médecin en deux
exemplaires pour visa. Le premier exemplaire, visé par l'agent de la
facturation est remis à l'infirmier qui accompagne le malade vers le
service prestataire de l'acte prescrit sur le bulletin. Le second est maintenu
au niveau du guichet de la facturation pour servir de pièce
justificative des actes prodigués au malade.
Une fois le diagnostic terminé, le patient va revenir
au guichet avec la fiche dans laquelle tous les actes sont indiqués.
L'agent de facturation lui fait une cotation et lui annonce le montant à
payer. Ce circuit est applicable dans les cas d'un malade non
hospitalisé, les hospitalisés sont facturés par le bureau
des entrées.
184.108.40.206. Le guichet de la radio
C'est un guichet qui reçoit ceux qui ont une demande
d'analyse ou de radio. Il reçoit divers types de malades et les services
qui lui sont rattachés sont : la gynécologie pour les femmes en
état de grossesse ; le laboratoire des analyses ; la cardiologie ; la
gastrologie pour les interventions tels que la fibroscopie, l'endoscopie,
184.108.40.206. Le guichet des consultations et des soins
externes C'est vers ce guichet que sont orientés les malades qui
viennent consulter à titre externe et anciens hospitalisés qui
reviennent pour contrôle ou bien soins à titre externe.
184.108.40.206. Le guichet de la
Ce guichet assure la facturation des services d'ophtalmologie,
d'odontostomatologie et de la kinésithérapie
1.1.2. Le guichet des hospitalisations ou bureau des
Comme son nom l'indique, c'est une Division qui s'occupe des
aspects relatifs à l'hospitalisation des malades .Cela sur toute la
trajectoire de l'hospitalisé : depuis son admission à sa sortie
et de l'établissement de la facture définitive.
On distingue deux formes d'hospitalisations :
184.108.40.206. Hospitalisation en urgence Le malade admis en hospitalisation par les urgences est en
premier temps identifié c'est à dire établissement d'une
fiche de renseignement, attribution d'un numéro d'index patient.
Ensuite l'agent de facturation lui délivre
l'autorisation d'admission et vérifie sa solvabilité du
coté du client PAF ou dans les autres cas, le titre de garantie, le
billet d'hôpital (BH), ou le carnet AT et on veille à ce que les
régularisations se fassent dans les 48 heures qui suivent son admission.
Dés que l'urgence est levée et que le malade ne présente
pas de solvabilité de garantie dans les 48 heures, il est «
exéaté » suivant avis du médecin en rapport avec la
Division du
Recouvrement. Au cas contraire l'ordre de « transéat
» est élaboré.
Durant le temps auquel il a résidé à
l'hôpital, le malade va régulariser tous les actes et à sa
sortie , la fiche de pharmacie qui a récapitulé la
totalité des consommables utilisés lui est délivrée
par le service et est transmise au Bureau des Entrées
184.108.40.206. Hospitalisation programmée ou
à froid
Dans ce cas, on suppose que le malade déjà vu
en consultation a rempli toutes les formalités. Le Bureau des
Entrées reçoit le malade avec son bulletin de caisse qui lui est
remise par le Major du service médical, ensuite il lui établit
une autorisation d'admission et d'intervention qui est visée par le chef
du service Administratif financier en un exemplaire sur présentation
d'un reçu de caisse. Et enfin on lui délivre l'autorisation de
transfert à la demande du service d'hospitalisation. A la fin de son
séjour à l'hôpital, le chef du bureau des entrées
met fin à la clôture de la facture en vérifiant le
séjour, si le malade est en règle ou s'il ne l'est pas.
S'il est en règle, le bon de sortie qui lui est
délivré est signé avec mention " EN REGLE ",au cas
contraire le recouvrement est automatiquement saisi avant la sortie.
Tout « transéat » doit faire l'objet d'une
autorisation préalable de la part du chef du Bureau des Entrées.
De même tout mouvement au bloc opératoire et les actes
pratiqués durant les interventions chirurgicales en même temps que
les fiches de pharmacie doivent être communiquées.
1.1.3. Les modalités de facturation et de
184.108.40.206. Les types de client
- Le particulier à ses frais (P.A.F) :
ils payent en espèces ou par virement bancaire
- Le malade dispose d'un titre de garantie:
c'est soit une lettre de garantie (LG) ou une
prise en charge(P.C) qui est souvent délivrée par
les sociétés et les instituts de prévoyance
maladie (I.P.M) agréés par l'HOGGY. Selon les cas
la prise en charge peut être totale ou
partielle ; dans la seconde éventualité, le
malade paie en espèces la part qui lui revient.- Le client
est pris en charge par l'Etat par imputation budgétaire (I.B) :
Excepté les
agents de santé entièrement pris en charge, ce type
de client paie 1/5 de sa facture.
- Le client est détenteur d'un carnet
d'accident du travail (C.A) délivré par la caisse de
sécurité sociale (C.S.S) : ces clients appelés (A.T) sont
entièrement pris en charge par la (C.S.S)
- Les autres: Ainsi sont nommés les cas
sociaux et le personnel et familles entièrement pris en charge par
184.108.40.206. La cotation.
Tout acte est désigné par une lettre majuscule
de l'alphabet suivi d'un chiffre. Par exemple la lettre Z pour les
radiographies et chiffre qui dépend du type de radio; ainsi Z10
représente la radio du poumon, Z12 la radio la jambe...
Dans cette nomenclature, on retrouve, par exemples, les lettres
K pour cas opératoire, B pour les examens biologiques, C pour les
consultations etc.
184.108.40.206. La tarification
Depuis septembre 2006 une nouvelle tarification fixée
par le Ministère de la santé et de la prévention
médicale est en vigueur dans tous les EPS hospitaliers du pays, y
compris HOGGY. Les nouveaux tarifs proposés sont beaucoup plus bas que
ceux antérieurement appliqués. En plus les factures de
l'état sont très réduites. Par ailleurs, la caisse de
sécurité sociale a signé avec l'hôpital une
convention permettant la réduction des factures des accidentés du
travail (AT).
Ainsi si nous prenons le cas d'une radiographie des poumons (Z
10) avec le tarif appliqué aujourd'hui le montant de la facture est le
suivant:
· P.A.F: 1000 FR. * 10 =10000 FR
· I.B : 665 FR * 10 = 6650 FR
· L.G : 1000 FR * 10 = 10000 FR
· A.T : 500 FR * 10 = 5000 FR
1.2.1. Bureau de contrôle de la facturation
A la fin de chaque journée, les factures
établies au niveau des guichets sont envoyées au bureau de
contrôle pour exploitation ainsi que les états
récapitulatifs des malades reçus aux urgences. Mais, les factures
du bureau des entrées ne sont envoyées qu'à la fin de
chaque mois.
Les agents de ce bureau procèdent, dés
réception de ces liasses au :
- Contrôle des cotations et de la valorisation des actes
prodigués sur le malade. A chaque erreur constatée l'agent dudit
bureau procédera à une correction et contactera, si besoin est,
le client PAF (car les autres types de clients ne reçoivent leur facture
qu'après vérification) pour remboursement ou complément
sur le montant déjà payé.
- A la codification des factures des malades et attribution de
numéros de comptes.
- Au classement des titres de garantie et des imputations
budgétaires par structure et par numéro de compte.
- A l'envoi des liasses déjà corrigées et
codifiées au cellule de saisie informatique pour la saisie des
brouillards.
- A la correction des brouillards venus du bureau de saisie
- A la correction des grands livres édités à
la fin de chaque mois par la cellule de saisie qui, par la suite établit
les factures définitives en 4 exemplaires.
- A la numérotation et datation de ces factures
définitives et à leur report dans le registre des factures.
- A la transmission des factures pour signature au chef du
SAF, puis au chef du contrôle de gestion et enfin au directeur. Ensuite
ces factures signées reviennent vers le bureau de contrôle pour
que les pièces y afférents puissent leur être jointes
après une mise à jour par rapport à d'éventuelles
régularisations des PAF non en règle notifiées dans le
registre des factures
- A la transmission de la facture définitive à la
division du recouvrement pour acheminement vers les clients
1.2.2. Cellule de saisie
Les agents de cette cellule se chargent de la saisie
informatique des factures venant des guichets et l'établissement des
factures définitives. Ce, après vérification et
contrôle du bureau de contrôle de la facturation.
1.3. La division du recouvrement
Trait d'union entre la facturation et la comptabilité
financière, la division du recouvrement est sans nul doute le noeud,
voire la finalité de toutes les activités de l'HOGGY. Le
recouvrement se fait sur la base des actes prodigués aux patients donc
des factures existantes.
1.3.1. La réception des factures
L'agent de recouvrement reçoit les factures de la
division facturation qui les transmet par Registre. Il vérifie si toutes
les factures ont été reçues. Il enregistre celles-ci sur
les fiches clients et les transmet aux destinataires.
1.3.2. La transmission des factures Il y a deux modes de transmission.
-Les transmissions par l'agent de recouvrement ou par vaguemestre
auprès du client. -Les transmissions par poste surtout pour certains
clients (PAF ou clients éloignés)
1.3.3. Mode de recouvrement 184.108.40.206. Recouvrement en amont Ce système de recouvrement consiste à amener le
client PAF hospitalisé et non en règle de s'acquitter de sa dette
avant d'être exéaté : c'est le recouvrement en amont ou le
recouvrement au chevet du malade.
184.108.40.206. Recouvrement en aval Ce type de recouvrement qui est le plus courant se fait souvent
en deux (2) manières.
- Par les soins du client lui-même, il se présente
au bureau du recouvrement pour régler. - L'agent de recouvrement va vers
les clients pour recouvrer la créance due à HOGGY
1.3.4. Procédures d'encaissement
184.108.40.206. les virements bancaires
Les références du virement sont
communiquées au recouvrement par la comptabilité. L'agent de
recouvrement établit un avis de recouvrement mouvementé le compte
met à jour le registre des encaissements.
184.108.40.206. Encaissement par chèque bancaire,
(ou chèque trésor public
certifié)
Il faut noter trois possibilités dans ce cas :
- chèque reçu par courrier postal
- chèque reçu par l'intermédiaire d'un agent
de transmission
- chèque retiré chez le client par un agent de
recouvrement qui, après vérification de l'exactitude du cheque et
de la facture ou des factures payées porte tous les renseignements
afférents au règlement oppose le cachet chèque non
endossable sauf au profit de l'HOGGY.
Il établit ensuite un avis de recouvrement puis mouvemente
la fiche du compte client.
184.108.40.206. Encaissement en
numéraire
Il se déroule de la même manière que
l'encaissement par chèque sauf que l'avis et la somme recouvrée
sont déposés au guichet caisse.
Le caissier établit à son tour un reçu
revêtu de sa signature, du cachet et de la date d'encaissement.
184.108.40.206. Encaissement par compensation
d'écriture
Bien que rare, ce mode de paiement peut être
utilisé. La procédure est la même que celui du virement
bancaire
1.3.5. Organisation du travail 184.108.40.206. Le chef de division Il coordonne et supervise toutes les opérations qui lient
directement les clients gros débiteurs ou les clients hors de Dakar. Il
présente les rapports manuels de recouvrement.
184.108.40.206. Les agents de recouvrement Ils sont chargés des opérations de recouvrement
et veillent à la mise à jour des comptes et à la
régularité d'écriture. Ils établissent les avis de
recouvrement et mouvement de fiches de comptes clients. Les sorties des agents
obéissent à un planning mensuel. Toute sortie est
justifiée par un programme de sortie.
184.108.40.206. Répartition du
Pour une gestion plus efficace et rigoureuse du portefeuille de
l'HOGGY, il est mieux indiqué et plus pratique de répartir les
clients en deux groupes:
- groupe I constitué par l'ensemble des
types de clients suivants: sociétés, Etat, une partie des PAF
- groupe II composée par l'ensemble des
types de clients suivants: IPM, compagnie d'assurances, une autre partie des
Chaque groupe et animé par un agent de recouvrement qui
est le responsable du groupe.
184.108.40.206. Les différents supports de travail
- Registre de transmission
- Registre d'encaissement
- Registre de chèques impayés
- Registre de moratoire
- Registre de compte rendu de sortie - Fichier de compte
- Avis de recouvrement
- Etats des sommes recouvrées (mensuel, trimestriel,
semestriel, annuel)
- Fiches comptes clients
- Fiches contrôle avis de recouvrement - Bordereau
d'envoi.
II. Résultats et recommandations 2.1. Les résultats concernant la facturation 2.1.1. La répartition de la clientèle de
l'HOGGY par type
Les particuliers à leurs frais constituent l'essentiel de
la clientèle de l'HOGGY, ils représentaient 46% en 2002 contre
56% en 2006 soit une augmentation de 10 points.
Les sociétés occupent la deuxième place avec
un taux qui varie entre 25 et 27 % suivant la période.
La proportion des agents de l'Etat qui viennent en
troisième position n'a cessé de diminuer d'année en
année ; elle est passée de 20% en 2002 à 14% en 2006. La
rubrique « autres » concerne les cas sociaux et les membres du
personnel (4%) sont pris en charge par l'HOGGY.
La Caisse de Sécurité Sociale qui vient en
dernière position a vu sa part diminuer de moitié durant la
même période.
Tableau 4 : Répartition
de la clientèle de l»HOGGY
LG&PC
Source : Evaluation finale du Projet d'Etablissement
2.1.2. La facturation et l'encaissement direct
Durant la période 2002_2006, le montant total des produits
s'élève à 14 792 390 486 répartis comme suit :
- encaissement direct :
- à facturer :
Ces produits ont été multipliés par 2,2
durant la même période.
La faiblesse des encaissements directs explique en grande partie
les difficultés de trésorerie de l'HOGGY. Le paiement direct
(PAF) des patients représente en moyenne 38% des produits.
Tableau 5 : Situation des factures des encaissements
directs ANNEES
ENCAISSES
A FACTURER
2.1.3. La facturation et l'encaissement par type de
La trésorerie de l'HOGGY est, en partie, tributaire du
paiement direct assuré par les particuliers à leurs frais. Or,
l'encaissement direct a assez fortement diminué entre 2002 (79%) et 2006
(69%) soit une baisse de 10 points. La persistance d'une telle situation ne
peut qu'accroître les tensions de trésorerie et par effets
d'entraînement affecter l'accomplissement de la mission de service public
de l'HOGGY.
Pour les agents de l'Etat, le ticket modérateur
représente 20% de la facture globale pour les soins ambulatoires, mais
l'HOGGY n'encaisse en moyenne que 09% ; ce qui laisse supposer qu'il
reçoit beaucoup plus de fonctionnaires en hospitalisation.
Les encaissements directs concernant les lettres de garantie sont
passés de 5 036 140 en 2002 à 8 776 583 en 2006.
Tableau 6 Facturation et encaissement par type de
PAF ER
PAF NER
IB TM
IB AF
LG PC
LG PC AF
PAF ER : Particuliers en règle
PAF NER : Particuliers non en règle
IB : Imputation budgétaire tiers payant
IB AF : Imputation budgétaire à
facturer LG TM : Lettre de garantie tiers payant LG AF
: Lettre de garantie à facturer
2.2. Les résultats concernant le recouvrement
2.2.1. Situation du recouvrement des créances. L'agence comptable a reçu en fin 2006, une facturation
globale de 11 311 988 265 dont les 36% concernent pour l'essentiel l'Etat ; 19%
les sociétés ; 18% les particuliers à leurs frais et 17%
les institutions de prévoyance maladie. Le taux de recouvrement est
relativement satisfaisant pour ce qui concerne les IPM (86%), la Caisse de
Sécurité Sociale (81%) et l'Etat (72%). Par contre, pour ce qui
est des particuliers à leur frais, il est très faible (11%) et on
peut même considérer que les 89% de créances seront en tout
ou partie irrécouvrables. Cette gratuité de fait remet en cause
la viabilité de tous les établissements hospitaliers.
Tableau 7 SITUATION DU RECOUVREMENT DES
CREANCES
TYPES DE CLIENTS
FACTURES RECUES
RECOUVREES
TAUX RECOUV
A RECOUVRER
AT CSS
2.2.2. Effets de la baisse des tarifs sur les produits La baisse des tarifs est intervenue le 2 Juillet 2006. Par
rapport à la tarification antérieure la réduction pour les
particuliers à leurs frais est de 40% à 9% suivant les actes
Tableau 8 Comparaison nouveaux et anciens
ANCIEN TARIF
NOUVEAU TARIF
ECART EN %
K Opératoire
B Biologie
Z Radiologie
Réanimation
Hospitalisation 1ére catégorie
Hospitalisation 2éme catégorie
Une étude comparative rapide entre les tarifs
appliqués par HOGGY et Principal pour certains actes permet de constater
qu'en ce qui concerne la consultation, le scanner, l'hospitalisation
1ére et 2éme catégorie les tarifs de l'HOGGY sont
inférieurs d'au moins 50% à ceux de Principal. Tableau
9 Comparaison tarif HOGGY et hôpital principal ACTES
TARIFS HOGGY
TARIF PRINCIPAL
Une estimation sommaire de l'impact la baisse des tarifs sur
les produits tirés de la consultation ; de la radiologie, de
l'échographie, de l'exploration cardiaque du laboratoire, des K
opératoires et anesthésiques fait apparaître un manque
à gagner total pour le second semestre de l'année 2006 de
292866831. Pour l'hospitalisation il s'élève à 95 749 920,
soit un total de prés de 388 616 751.
2.2.3. Abandon de créance et contentieux
Avant 2002, le montant total des abandons de créances
s'élève à 757 245 031 F CFA.
Ils ont surtout concerné les particuliers à leurs
frais (45%) et l'Etat (42%) et les sociétés probablement
tombées en faillite (6%) et la caisse de sécurité sociale
(5%).
Avant 2002 les créances litigieuses s'élevaient
à 1 078 187 790 F CFA et entre 2002 et 2005, il est de 395 620 947.
L'HOGGY a surtout des contentieux avec les sociétés (87% des
litiges) et dans une moindre mesure avec l'Etat (5%). IL faut noter qu'il n'y a
pas de contentieux avec les particuliers à leurs frais à qui on
fait signer des moratoires qu'ils ne respectent que rarement.
2.2.4. Moratoires 184.108.40.206. Période 1997 - 2001 Le nombre de moratoires est passé de 3 en 1997 à
89 en 2001 ; ils ont donc été multipliés par 30 environ.
Les montants qui ont été facturés s'élèvent
sur la période à 28 230 212 CFA avec un maximum enregistré
en 2001 (15 147 363). Le montant moyen facturé ne dépasse pas 320
226 CFA avec un maximum 1 405 999 et un minimum 13 500.
Les versements effectués par les clients
concernés sont au total de 2 389 056 soit 8,5% du montant total
facturé. Le montant total des moratoires signés
s'élève à 25 839 147 soit une moyenne de 192 686 alors que
le montant moyen des premières échéances n'est que 48
Le nombre d'échéances est en moyenne de 7.
184.108.40.206. Période 2002-2005
Le nombre de moratoires par rapport à la période
1997 - 2001 s'est accru considérablement avec un total de 1609 et une
moyenne de 402. Le montant total facturé aux clients
bénéficiaires de moratoire est de 319 075 241 CFA avec un montant
minimum de 12 000 et un maximum de 2 448 417. Le montant versé
représente 2% de la facture totale. Le montant moyen des moratoires le
plus élevé est noté en 2005 (258 225 CFA).
Le montant des premières échéances
comparées à celui de la période 1997-2001 est nettement
plus élevé : 15 118 774 en 2004 et 10 825 411 en 2003. Le nombre
moyen d'échéances est de 9 en 2002 contre 15 en 2005.
2.3. Synthèse des problèmes
identifiés
Ces problèmes sont multiples et variés. Sans
être exhaustifs nous nous en tenons à ceux qui nous semblent plus
déterminants sur le système de facturation et de recouvrement.
2.3.1. Au niveau des guichets
> Surcharge de travail pendant les heures de grande affluence
avec comme conséquence des
erreurs de facturation fréquentes, enregistrements
incomplets des informations relatives aux clients.
> Non affichage des sociétés agrées ou
suspendues
> Non informatisation du système
> Recyclages peu très fréquents.
2.3.2. Au niveau du bureau de facturation
> Nombre d'agents insuffisants.
> Non informatisation du système entraînant un
délai d'émission des factures très long (les
clients attendent 5 à 6 mois avant de recevoir leurs
2.3.3. Au niveau de la division du recouvrement.
> Les résultats du recouvrement sont très
faibles, surtout pour les P.A.F.N.E.R. (11%) et le
client des assurances (55%). Le problème des
P.A.F.N.E.R est aggravé par le fait que les factures sont transmises
avec beaucoup de retard d'une part, par l'enregistrement incomplet des
informations concernant le client et le changement constant d'adresse de ces
derniers. Par ailleurs, il est constaté de plus en plus un
détournement des clients solvables vers des cliniques tenues par les
médecins de l'hôpital. Le recouvrement en amont qui constitue la
seule alternative pour les PAF n'est que très peu appliqué.
Concernant les assurances, l'existence de multitude de compagnies d'assurance
non solvables rend le recouvrement difficile.
> L'informatisation du système, reconnue par
l'administration hospitalière comme une
urgence, tarde être mise en application. Jusqu' à ce
jour, le service de recouvrement n'est doté que d'un seul appareil
ordinateur pour cinq agents.
> Les locaux du service de recouvrement sont trop
étroits et inadaptés.
> Le logistique nécessaire n'est pas disponible.
Pendant la période du stage, le seul
véhicule utilisé par les équipes des agents
de recouvrement, manque de chauffeur de temps à autre. Ce qui
entraîne des difficultés de mise en oeuvre du planning des
sorties.
Le service de recouvrement, qui est en contact permanent avec
les clients, n'est pas doté de téléphone. Ce qui pose un
problème d'efficience et, partant, constitue un manque à gagner
très important en termes de temps, et de ressources financières
et matérielles.
> Niveau d'engagement faible du personnel en
générale et des majors de service en
particulier au côté du service de recouvrement pour
l'amélioration du recouvrement en amont c'est à dire au chevet du
malade.
2.4. Recommandations et plan d'action
Les recommandations sont formulées au regard des
problèmes observés sur le terrain. Nous suggérons de :
> Informatiser le système de facturation et de
recouvrement :
Elle permet une plus grande rapidité dans
l'exécution des tâches de facturation, d'enregistrement des
informations, du contrôle de facturation et de toutes les
activités administratives qui gravitent autour du recouvrement.
> Réviser et réactualiser les manuels de
procédure en faisant intervenir les acteurs, le
personnel et les autres services administratifs de
> Mettre en place un plan de communication efficace en
direction des cibles suivant : l'état,
le personnel hospitalier plus particulièrement les majors
de service et les populations.
- En direction de l'état : faire un plaidoyer, de
concert avec les autres EPS, en vu de revoir à la hausse les tarifs des
imputations budgétaires et des plans sésames ; inciter
l'état à se substituer au P.A.F.N.E.R ou bien de compenser tant
soi peu les pertes ; lui demander de réduire le délai de
règlement de ses factures.
- En direction du personnel de l'hôpital : Il doit
être informé, sensibilisé à temps réel de la
situation financière de l'hôpital en insistant sur le taux de
recouvrement mensuel des hospitalisations et produits financiers par mois et
par services. Ainsi, l'impact de la hausse ou de la baisse des entrées
financières sur le système indemnitaire, par exemple, sera une
motivation supplémentaire pour que tout un chacun s'implique davantage
pour relever le taux de recouvrement. Quant aux majors des services, on les
incitera, lors des réunions de coordination, à s'impliquer dans
le recouvrement en amont. D'ailleurs, compte tenu de leur proximité avec
les malades, ils sont mieux que quiconque, à même de juger de leur
solvabilité.
- En direction des populations : Les populations doivent
être informées que l'hôpital fonctionne aujourd'hui comme
entreprise, et par conséquent, la gratuité des soins
entraîne une faillite pure et simple. Pour cela, les média
(télévision, radio) et des affiches aux alentours des salles de
consultation, des guichets, des salles pourront être utilisés.
> Améliorer les conditions de travail des agents de
facturation et de recouvrement par :
-l'aménagement ou la construction de nouveaux locaux pour
le guichet des urgences et le service du recouvrement ;
- l'équipement des services du recouvrement en outils
informatiques suffisants et lignes téléphoniques.
- la mise à la disposition, de chaque équipe
d'agent de recouvrement d'un véhicule.
- la réflexion continuelle sur les causes
éventuelles de démotivation d'un agent de recouvrement afin d'y
remédier préventivement.
> Renforcer la capacité des acteurs du système
de facturation et de recouvrement par :
- la formation des chefs de services et éventuellement
des agents, aux nouvelles techniques de facturation et de recouvrement dans des
pays qui ont des réalités socioéconomiques proches (pays
maghrébins par exemples) mais avec systèmes performants.
- le recyclage régulier des agents sur les
procédures en vigueur.
> Faire une sélection rigoureuse et
régulière (une fois par mois) des sociétés à
agréer afin de
réduire au minimum le taux d'abandon de créance
dû aux sociétés en faillite.
> Mettre en place un programme de suivi évaluation de
tout le processus.
Plan d'Actions Objectifs
responsables
1. Informatiser le système de facturation et de
recouvrement
Le système est informatisé
Organiser un atelier de révision des manuels de
procédure de 2 jours
les manuels de procédure sont
réactualisées
Mettre en application le nouveau manuel de procédures
pendant 1mois pour test
Test effectué
Organiser un atelier de validation d'une journée
validés
Mettre en place un plan de
communication efficace en direction des cibles suivant :
l'état, Mettre en place un plan de
l'état,
Inciter à une concertation commune des directeurs d'E.P.S
hospitaliers en vue de préparer un plaidoyer à endroit de
état avec comme objet l'augmentation des tarifs des I.B et la
réduction de leur délai de paiement et de se substituer
P.A.F.N.E.R indigents.
La concertation faite entres les directeurs d EPS
Organiser une réunion d'information d'une dizaine de
minutes par service animée par chef du service du recouvrement tous les
Direction Division recouvrement
Réunions d'information organisée
Confectionner des affiches de sensibilisation sur le recouvrement
et les afficher dans l'hôpital
Direction Division recouvrement Division Communicat°
Les affiches sontConfectionnées
etaffichées
Améliorer les conditions de travail des agents de
facturations et de recouvrement
Construire de nouveaux locaux pour le guichet des urgences et
le service du recouvrement ;
De nouveaux
locaux pour le
guichet des
urgences et le
service durecouvrement ;
Equiper les services du recouvrement en outils informatiques
suffisants et lignes téléphoniques.
Les services du
recouvrement sont équipés en outils informatiques
Renforcer la capacité des acteurs du système de
facturation et de recouvrement
Former les chefs de services et
éventuellement les agents aux nouvelles techniques de
Les chefs de services et éventuellement les agents sont
formés aux nouvelles techniques de facturation et de recouvrement
Recycler 1 fois par an les agents sur les procédures en
les agents sont recyclés 1 fois par an sur les
DRH
Mettre en place un programme de suivi et d'évaluation de
Organiser un atelier de planification du programme de suivi et
d'évaluation de tout le processus
Organiser un L'atelier de planification du programme de suivi
d'évaluation de tout le processus est Organisé
Contrôle de
hospitalière, les EPS fonctionnent comme des entreprises publiques avec
une certaine autonomie de gestion. A ce titre ils sont tenus de
générer l'essentiel de leurs ressources. Cela a suscité au
niveau de tous les EPS, subitement, un regain d'intérêt pour la
question du recouvrement des créances.
Cette étude est une contribution à la recherche
de solutions à ce problème très complexe. La
complexité tient d'abord au fait les EPS de par leurs statuts sont
obligés d'accueillir les urgences sans tenir compte de leur
solvabilité. Ensuite, le seul moyen dont disposent les EPS pour
recouvrer leurs créances est la négociation.
Notre étude est, à la fois, descriptive et
rétrospective. La partie descriptive a consisté à analyser
toute la chaîne facturation-recouvrement pour trouver les points faibles
du système et dans la partie rétrospective nous avons recueilli
et analysé des données contenues dans les rapports des services
Ce travail vient confirmer avec plus de précision,
l'assertion unanimement admise selon laquelle, que le taux de recouvrement de
l'HOGGY est faible : (11%) pour les P.A.F.N.E.R et le client des assurances
(55%). Par ailleurs, nous avons identifié plusieurs points faibles
améliorables. Ces investigations apportent un éclairage sur une
question qui est devenue essentielle en ce sens que l'équilibre des
comptes des structures hospitalières de santé passe
nécessairement par l'optimisation du système de recouvrement.
Toutefois, beaucoup d'autres questions telle que les charges
exorbitantes notamment celles salariales, le système d'information et de
gestion, le recouvrement des coûts par une tarification bien
évaluée, et de manière plus large le mécanisme de
financement des structures hospitalières méritent, tout autant,
de faire l'objet d' étude approfondie.
IIIIIiIC4ii?AIDI-1IE
1. ABRAL RENE ET TOURE BOCAR, ((1996): Le
financement du secteur de la santé au Sénégal.
Rapport phase II et rapport intérimaire.
2. BANQUE MONDIALE, (1987): Le financement
des services de santé dans les pays en développement: un
programme de réformes.
3. HOGGY, Evaluation finale du Projet
d'Etablissement (2002 - 2006
4. HOGGY, contrôle de gestion, Budget
5. HOGGY, contrôle de gestion,
rapport de gestion 2007
6. MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE (1996):
Le financement des postes de santé au Sénégal.
7. MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE, (1991):
Problèmes de financement des soins de santé: Notes
8. SHAW Paul R et GRIFFIN Charles C, (1995):
Le financement des soins de santé en Afrique Sub-
saharienne par la tarification des services et l'assurance.
9. MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ,
Déclaration de la politique nationale de santéDakar, juin 1989
10. MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE Nouvelles
orientations de la politique de santé et d'action sociale Dakar, juin
11. Cabinet FICADEX AFRIQUE, rapport
définitif contrôle interne HOGGY 2007 et 2008
12. FAYE Djiby, Réforme
Hospitalière au Sénégal et gestion des produits
pharmaceutiques, 05 Février 2003
13. MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE
Déclaration de la politique nationale de santé, Dakar, juin
14. MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE /DES
Réforme hospitalière 6 ans après, septembre 2004
15. MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE DES
Réforme hospitalière au Sénégal. Prévention
- loi et décrets Dakar, janvier 1990.
A N N E X E S
ANNEXE 1 : ORGANIGRAMME DE L'HOGGY
ANNEXE 2 : ETAT JOURNALIER DES SOMMES RECOUVREES ANNEXE 3 :
LETTRE DE RELANCE
ANNEXE 4 : MORATOIRE
ANNEXE 5 : RELEVE DE FACTURES IMPAYEES
ANNEXE 6 : FACTURES
ANNEXE 7 : FICHE DE RENSEIGNEMENTS
ANNEXE 8: SITUATION JOURNALIERE DES ENCAISSEMENTS
MINISTERE DES FINANCES
MINISTERE DE LA SANTE °
_ · .
Comité Technique d'Etablissement
Contrôle de Gestion
119 Audit Interne
1.1.5 Commission Médicale
1.1.7 Cellule Information
1.1.11 Service de Promotion et
Division du Secteur Privé
Division de l'Accueil
1113 Division de
Division Contrôle Opérationnel
Division Supervision des procédures
Division de la PromotionSociale du
Division de la Médiation etl'Accompagnement
Division de la Rechercheet formation
Infi
Division qualité des Soins
Services médicaux
1.1.23 Services
Services médico-techniques
1125 Pharmacie
Service AdministratifFinancier
Division des finances
Division de l'Economat
DivisionComptabilité-Matières
DivisionSaisie Informatique
Divisiondes entrées
1.1.21 Service des
Division gestion prévisionnelle
Humaines
et carrières
Division gestion administrativeet de la
Division formation
Agence ComptableParticulière
Division du Budget
Division de la comptabilité
Division de la
ComptabilitéAnalytique
Division des caisses
Division du Recouvrementet contentieux
ANNEXE 2 : Etat journalier des sommes
recouvrées
REPUBLIQUE DU SENEGAL
MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA PREVENTION
HOPITAL GENERAL DE GRAND YOFF AGENCE COMPTABLE PARTICULIERE
Etat journalier des sommes
RAISON SOCIALE CL.
N°COMPTE
FACTURESREGLEES
REFERENCE DU REGLEMENT
MONT. REC.
N° AR
Le chef du recouvrement L'agent comptable particulier
ANNEXE 3 : LETTRE DE RELANCE
REPUBLIQUE DU SENEGALN° MSPM/HOGGY/ACP/FBN
Un Peuple - Un But - Une Foi Dakar le :
MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA PREVENTION MEDICALE
*-*-*-*-*-*
HOPITAL GENERAL DE GRAND-YOFF
AGENCE COMPTABLE PARTICULIERE
*-*-*-*-*-*DIVISION RECOUVREMENT&
CONTENTIEUX
Objet : Réclamation de créance
Monsieur,
La situation de votre compte à ce jour dans nos livres,
sauf erreur ou omission de notre part, présente un solde débiteur
de TROIS MILLIONS DEUX CENT QUATRE VINGT SEPT MILLE SEPT CENT QUATRE
VINGT SEIZE (3.287.796) Francs CFA (voir relevé des factures
impayées en annexe).
Toutes ces factures ont été déposées
auprès de vos services compétents et n'ont jamais fait l'objet de
contestation de votre structure.
Malgré les multiples démarches de nos agents de
recouvrement, ces factures sont toujours en souffrance chez vous.
Par la présente, nous vous prions de bien vouloir prendre
toutes les dispositions nécessaires pour le règlement de ce
dossier dans les meilleurs délais.
Nous vous prions d'agréer MONSIEUR,
l'expression de nos salutations distinguées.
L'Agent Comptable
ANNEXE 4 : MORATOIRE 53
B.P : 3270 / Tél. 869.40.77 - 869.40.50 / Fax :
827.61.49 / Email : firstname.lastname@example.org
REPUBLIQUE DU SENEGAL Dakar, le MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA PREVENTION MEDICALE
HÔPITAL GÉNÉRAL DE
GRAND-YOFF
AGENCE COMPTABLE
PARTICULIERE
DIVISION DU RECOUVREMENT ET DU CONTENTIEUX
MORATOIRE
Raison sociale du client : Adresse : N° Compte ou I.P : Référence factures : .
Montant déjà versé : Montant du moratoire accordé : Montant d'une échéance : ..
Nombre d'échéances : Période de versement : .
Je soussigné (e), m'engage à respecter ce
moratoire. En cas de non-respect, l'Hôpital Général de
Grand Yoff a toute l'attitude de procéder directement au recouvrement
par voie judicaire.
Pour l'HOGGY Lu et Approuvé Le
Débiteur
ANNEXE 5 : Relevé de factures
impayées
REPUBLIQUE DU SENEGAL N° MSPM/HOGGY/ACP/FBN
Un Peuple - Un But - Une Foi
*-*-*-*-*-* Dakar, le
. ... .
Relevé de factures impayéesN°
COMPTE CLIENT: N°
REFERENCES FACTURES
MONTANTS FACTURES
LE CHEF DU RECOUVREMENT
REPUBLIQUE DU SENEGAL MINISTERE DE LA SANTE ET
DE LA PREVENTION MEDICALE
BP: 3270 Dakar Sénégal
Tel, 869.40.77-869.40.50 /
Fax : 827.61.49 / Email :
firstname.lastname@example.org
Date facture : Service :
Facture N° : Nom : Prénom : CPT Client : Désignation :
Référence PC : Taux PC :
Nature des prestations Valeur
Montant total
Part tiers payant : Part patient : Montant
déjàversé : MONTANT NET A PAYER PAR LE PATIENT :
Nom de l'agent de facturation
MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA PREVENTION MEDICALE Dakar
Service des urgences Tel : (221)33 869 40 50
FICHE DE RENSEIGNEMENTS
I - RENSEIGNEMENTS CONCERNANT LE
MALADEN° IP Heure d'entée Prénom Nom Fils ou Fille de et de Profession Adresse professionnelle
Domicile Type de malade : II - RENSEIGNEMENTS CONCERNANT LE MALADE
Prénoms Nom Age Date et lieu de naissance : Adresse complète Lien avec la victime : Références
pièces déposées en garantie :
III - ENGAGEMENT SOLENNEL
Je soussigné, M .certifie l'exactitude des renseignements
ci-dessus et déclare me porter
garant pour le payement des frais médicaux et
d'hospitalisation.
Signature après écrit à la main «
bon pour acceptation »
Diagnostic de l'arrivée
Nature des actes pratiques
Intervention envisagée ANNEXE 8: Situation journalière des
encaissements
Situation journalière des encaissements N°
N°d'ordre
N° IP
Acte pratiquée
N° reçu
encaissé
NET A ENCAISSER : LE CASSIER PRINCIPAL :
TABLE DES MATIERES
PRESENTATION DE L'ETUDE
a) Introduction 1
b) La problématique de l'étude 2
c) L'ampleur du problème 3
d) Les objectifs 4
e) La méthodologie .4
f) L'intérêt de l'étude .5
g) La délimitation du champ de l'étude ..6
h) Le plan de l'étude 6
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE ET DU CONTEXTE DE
I. CADRE THEORIQUE
1.1. Définition des concepts
1.1.1. Définition de l'entreprise 7
1.1.2. Définition de l'« Etablissements publics de
santé » EPS .7
1.1.3. De l'entreprise à l'établissement public de
santé 8
1.1.4. Réformes hospitalières 8
1.2. Généralité sur le recouvrement
des créances 1.2.1. Définitions
184.108.40.206. Débiteur 9
184.108.40.206. Créancier 9
184.108.40.206. Recouvrement des créances 101.2.2.
Les méthodes de recouvrer une créance
184.108.40.206. Gestion interne 10
184.108.40.206. Externalisation 10
184.108.40.206. Rachat de créance 11
184.108.40.206. Le recouvrement amiable 11
184.108.40.206. Le recouvrement judiciaire 11
184.108.40.206.1. La procédure d'injonction de payer 12
184.108.40.206.2. La procédure de droit commun (assignation en paiement)
184.108.40.206.3. La procédure de saisie immobilière 13
2.1.1.
Historique 14
Population couverte et rayon d'action 14
Missions et objectifs 15
Les services 15
Les ressources humaines 17
Les ressources financières .17
2.2. Organisation et fonction de l' l'HOGGY
Le conseil d'administration 18
La commission médicale d'établissement (CME) 19
Le Comité technique d'établissement (CTE) 20
Le Service social 20
Le Service de contrôle de gestion 21
Le Service des soins infirmiers 21
Le Service d audit interne 21
Le service des ressources humaines 22
Le Service technique de maintenance 22
2.2.10. Les services médico-chirurgicaux et d'aide au
diagnostic 22
2.3. Les services contribuant directement au
2.3.1. Organigramme du SAF et ACP .23
2.3.2. Le service administratif et financier (SAF) 24
2.3.3. L'Agence comptable particulière 25
I. ANALYSE DESCRIPTIVE DU SYSTEME DE RECOUVREMENT 2.1.
Les services de facturation
2.1.1. Les guichets des consultations
externes
Le guichet des urgences .26
Le guichet de la radio 27
Le guichet des consultations et des soins externe.....
Le guichet de la kinési ..28
Les hospitalisations ou bureau des
Hospitalisation en urgence 28
Hospitalisation à froid ..29
Les modalités de facturation et de
Les types de client ..29
La cotation ..30
La tarification .30
2.2. Le bureau de contrôle de la facturation et la
cellule de saisie
1.1.4. Bureau de contrôle de la
facturation 1.1.5. Cellule de saisie 2.3. La division du recouvrement
..31
1.1.6. La réception des factures 32
1.1.7. La transmission des factures 32
1.1.8. Mode de recouvrement 32
184.108.40.206. Recouvrement en amont 32
184.108.40.206. Recouvrement en aval .33
1.1.9. Procédures d'encaissements
184.108.40.206. les virements bancaires .33
184.108.40.206. Encaissement par chèque
bancaire, CCP
ou chèque trésor public certifié .33
184.108.40.206. Encaissement en numéraire ...33
d'écriture 34
1.1.10. Organisation du travail
184.108.40.206.
Le chef de division .34
Les agents de recouvrement 34
Répartition du travail .34
Les différents supports de travail ..35
II. RESULTATS ET RECOMMANDATIONS
2.1. Les résultats concernant la
facturation
2.1.1. La répartition de la clientèle de l'HOGGY
par type 35
2.1.2. La facturation et l'encaissement direct ..36
2.1.3. La facturation et l'encaissement par type de client .37
2.2. Les résultats concernant le
2.2.1. Situation du recouvrement des créances .38
2.2.2. Effets de la baisse des tarifs sur les produits ..39
2.2.3. Abandon de créance et contentieux 40
2.2.4. Moratoires 40
184.108.40.206. Période 1997 - 2001 41
184.108.40.206. Période 2002-2005 41
2.3.1. Au niveau des guichets 41
2.3.2. Au niveau du bureau de facturation 42
2.3.3. Au niveau de la division du recouvrement .42
2.4. Recommandations et plan d'action .43
Bibliographie 48
Annexes ...49
Annexes 1 : Organigramme de l'HOGGY 50
Annexes 2: Etat journalier des sommes
recouvrées 51
Annexes 3: Lettre de relance .52
Annexes 4: Moratoire 53
Annexes 5: Relevé de factures
impayées 54
Annexes 6: Factures 55
Annexes 7 : Fiche de renseignements 56
Annexes 8: Situation journalière des
encaissements .57
Tables des matières 58