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Commission de la fonction publique du Canada
Renseignements à l'intention des
Les politiques
Services de dotation et d'évaluation
Vérification interne
ARCHIVÉE - États financiers – Vérification cyclique Cycle 2007-2008 - Rapport final
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Approuvé le 15 septembre 2008
1.1 Commission de la fonction publique du Canada
2.0 Renseignements généraux
2.1 Risques
3.0 Objectif
4.0 Portée
5.0 Énonce d'assurance
6.0 Méthode
7.0 Conclusions, recommandations et plans d'action de la direction
7.1 Cycles des salaires
Evaluation des risques et analyse des systèmes de contrôle
Procédures surveillance
Droits d'accès
7.2 Cartes d'achat
L'utilisation des cartes est conforme à la Loi sur la gestion des finances publiques et à la politique de la Commission de la fonction publique
Contrôles pour le traitement, la production de rapports et la surveillance relatifs aux cartes d'achat
Annexe A Critères de vérification
Annexe B Glossaire
Le Comité de vérification interne (CVI) de la Commission de la fonction publique (CFP) avait approuvé un plan de vérification cyclique au début de l'année 2007. Le plan devait porter sur les contrôles relatifs à la reddition de compte et à la gestion financière. Cela venait s'ajouter aux travaux d'attestation annuelle sur les états financiers de la CFP effectués par le Bureau du vérificateur général (BVG). La première vérification devait couvrir deux domaines clés : les contrôles du cycle des salaires et les opérations par carte d'achat de la CFP.
La CFP est un organisme fédéral de taille moyenne, qui compte quelque 1 000 employés et dispose d'un budget annuel de plus de 100 millions de dollars, qui est attribué au paiement des salaires dans une proportion de plus de 70 %.
La CFP a accepté de soumettre ses états financiers et ses contrôles de gestion financière à une vérification annuelle. La saine gestion financière revêt une importance particulière pour la direction de la CFP et contribue à la vérification du BVG et aux engagements de la CFP envers le Bureau du contrôleur général (BCG). La vérification met l'accent sur des aspects différents chaque année, selon un système de rotation, de façon à couvrir, au fil du temps, toutes les opérations clés. Le CVI a déterminé que le cycle des salaires et les cartes d'achat représentent des priorités en matière de vérification cette année après avoir examiné l'information fournie par la direction.
Les objectifs du cycle actuel de vérification consistaient à évaluer si :
Paye les processus et les contrôles généraux qui se rapportent au cycle des salaires sont déterminés et consignés; les processus et les contrôles généraux qui se rapportent aux transactions non automatisées sont déterminés et consignés;
Cartes d'achat les achats faits au moyen des cartes d'achat sont conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et sont justifiés à l'aide de documents pertinents. Conclusion
Dans l'ensemble, l'examen du cycle des salaires a révélé des caractéristiques de contrôle satisfaisantes et fonctionne convenablement aux fins de production d'états financiers. On a noté des possibilités d'amélioration en ce qui concerne la méthode d'évaluation des risques et l'analyse des systèmes de contrôle. On a constaté certaines lacunes attribuées au manque de documentation sur les procédures internes de la CFP. En outre, différents aspects du cycle des salaires pourraient faire l'objet d'une surveillance plus rigoureuse. Il en va de même pour les droits d'accès. Ces lacunes ont dénoté un risque accru, qui se sont concrétisées sous la forme d'erreurs. En raison de leur nature, certains employés peuvent subir les conséquences négatives de bon nombre de ces erreurs.
En ce qui concerne les cartes d'achat, la vérification a révélé que la CFP a établi, mis en œuvre et appliqué un cadre de gestion financière qui tient compte de la plupart des risques auxquels la CFP s'expose lorsqu'elle émet des cartes d'achat à ses employés. Dans l'ensemble, les procédures et les rôles sont clairs et les transactions personnelles se sont révélées conformes aux politiques et aux restrictions. Néanmoins, il faut se pencher sur certaines pratiques, comme le partage des cartes pour des raisons pratiques.
La direction a bien étudié les conclusions de cette vérification et a présenté des plans d'action solides afin d'en mettre en œuvre les recommandations.
Le cycle des salaires et les opérations par carte d'achat ont été inclus dans le plan de vérification cyclique. La vérification cyclique des états financiers était un élément du Plan de vérification interne 2007-2008 fondé sur les risques et elle s'est poursuivie dans le document sur les prévisions. Le travail sur les opérations de paye a été réalisé de novembre 2007 à mars 2008. Il portait sur les transactions effectuées entre le 1er avril 2007 et le 31 octobre 2007. L'examen des cartes d'achat a porté quant à lui sur les transactions faites durant l'exercice financier 2006-2007. Les travaux de vérification ont été achevés en avril 2008 et les résultats ont été validés simultanément.
La CFP est un organisme indépendant qui relève du Parlement. Elle est responsable de protéger l'intégrité du système de nomination de la fonction publique et l'impartialité des fonctionnaires fédéraux sur le plan politique. La CFP défend l'intérêt du public en veillant au respect des valeurs associées à une fonction publique professionnelle, soit : la compétence, l'impartialité politique et la représentativité.
La CFP veille à l'application de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et exerce d'autres responsabilités prévues dans la Loi sur l'équité en matière d'emploi. La CFP :
doit rendre compte au Parlement de la nomination interne et externe de personnes qualifiées à la fonction publique; élabore des politiques et lignes directrices à l'intention des gestionnaires de la fonction publique, leur offre des conseils et veille à ce qu'ils assument leurs décisions en matière de dotation; effectue des vérifications et des enquêtes indépendantes afin d'évaluer l'efficacité du système de nomination; recrute des Canadiens qualifiés de partout au pays pour les engager à la fonction publique fédérale; s'assure que ses services de recrutement et d'évaluation répondent aux besoins d'une fonction publique moderne et novatrice. La CFP comprend cinq directions générales : Vérification, Évaluation et Études; Enquêtes; Services de dotation et d'évaluation; Politiques et Gestion ministérielle. L'administration centrale est située dans la région de la capitale nationale.
La CFP est un organisme fédéral de taille moyenne, qui compte s