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Divulgation proactive Le gouvernement
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Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents 3.3 Annexe II -- Profil Fonctionnel de la fonction « gestion du matériel » de l'administration fédérale
Ce profil de la fonction « gestion du matériel » vise à faciliter l'application des modalités de transfert des documents archivistiques (v. Annexe I) élaborées à l'occasion de l'élimination des documents administratifs communs créés, recueillis ou conservés par les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada au soutien de cette fonction. Le profil se
compose essentiellement de descriptions des huit sous-fonctions les plus importantes associées à la gestion du matériel, chacune de ces sous-fonctions étant à son tour subdivisée en tâches, activités et processus, selon le cas.
La gestion du matériel
La fonction « gestion du matériel », en tant que fonction commune aux institutions de l'administration fédérale ou partagée entre certaine d'entre elles, peut être décrite de façon conceptuelle et dans ses grandes lignes comme étant la gestion de biens meubles tels que mobiliers, ameublements, équipements, fournitures, véhicules et autres articles matériels utilisés ou acquis par une institution dans le but d'assurer un soutien administratif à sa mission et à son mandat. Cette fonction implique la façon dont une institution gère ses biens mobiliers afin de s'assurer qu'elle répond à ses besoins opérationnels afin d'exécuter ses programmes efficacement et qu'elle atteint un rapport convenable entre la valeur obtenue et les
sommes déboursées lorsqu'elle planifie, acquiert, utilise et se départit de ses biens matériels. La gestion du matériel en tant qu'approche du cycle de vie de la gestion des biens matériels d'une institution, telle que décrite dans la politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel, peut être appliquée à n'importe
quelle institution sans égard au fait que celle-ci est assujettie ou non aux politiques et aux lignes directrices d'organismes centraux fédéraux. La gestion du matériel et ses diverses sous-fonctions telles que présentées ici sont régies par des lois fédérales, provinciales ou autres, des règlements et des circulaires ainsi que par d'autres annexes ou articles qui établissent des besoins obligatoires ou facultatifs, selon le cas. Pour les fins du profil fonctionnel, la gestion du matériel est divisée en quatre phases, selon la gestion du cycle de vie des biens mobiliers, et ces phases regroupent huit sous-fonctions (indiquées en caractères gras) réparties
Phase 1. évaluation et planification des besoins,
Phase 2. acquisition de biens matériels et de services connexes,
Phase 3. fonctionnement, utilisation et entretien du matériel et
Phase 4. remplacement et aliénation du matériel.
Ce profil fonctionnel ne s'applique pas aux biens qui relèvent de la gestion immo