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Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada
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Int�grit� de l'ensemble de politiques
1. Principes g�n�raux
2. Examen
3. Pr�c�dents
4. D�cision d'invoquer une exception
5. Pr�l�vements
6. Informations non pertinentes � une demande
7. Indication des exceptions
8. Nature de l'exception
9. Consultation
10. Coordination des demandes de communication
Appendice A - Syst�me de coordination des demandes d'acc�s � l'information
Archiv�e - Lignes directrices sur l'acc�s � l'information - Exceptions - G�n�ralit�s
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Les articles 13 � 24 de la Loi sur l'acc�s � l'information pr�voient un certain nombre d'exceptions au droit d'acc�s �tabli par cette Loi. Chaque exception vise � prot�ger des renseignements concernant un segment particulier du public ou des int�r�ts priv�s. De plus, l'article 26 de la Loi pr�voit une exception d'ordre administratif reli�e � la publication des documents. Ces exceptions, ainsi que les diff�rentes cat�gories de documents exclus �num�r�es aux articles 68 et 69 de la Loi, sont les seuls �l�ments pouvant constituer un motif de refus de communication � l'�gard des documents de l'administration f�d�rale en vertu de la Loi sur l'acc�s � l'information.
Le principe qui sous-tend l'application de la plupart des exceptions est l'�quilibre n�cessaire entre le droit d'acc�s aux documents de l'administration f�d�rale et les pr�judices pouvant d�couler de la communication de ces documents. La politique gouvernementale exige que les institutions f�d�rales examinent tous les documents demand�s en vertu de la Loi sur l'acc�s � l'information avant de d�cider si les documents doivent �tre communiqu�s, s'ils doivent faire l'objet d'un refus de communication ou s'ils peuvent �tre communiqu�s � la discr�tion du responsable de l'institution conform�ment aux dispositions de la Loi. Le pouvoir discr�tionnaire pr�vu par la Loi doit �tre exerc� apr�s avoir appr�ci� tous les facteurs entourant la demande et les documents en cause et �tre fond� sur une juste application des dispositions de la Loi. Dans les grandes institutions et dans celles qui comportent des bureaux r�gionaux, cet examen pr�liminaire peut �tre coordonn� par le coordonnateur de l'acc�s � l'information de la division ou de la r�gion.
Lorsque les documents demand�s ont d�j� fait l'objet d'une demande de communication par le pass�, la d�cision de communiquer ou non les documents peut �tre diff�rente de celle prise ant�rieurement, du fait que les pr�judices �ventuels sont moindres ou parce que les circonstances diff�rent. Les institutions f�d�rales doivent �valuer chaque demande en fonction des facteurs qui lui sont propres et consid�rer les pr�c�dents uniquement comme des lignes directrices pouvant les aider � prendre une d�cision quant � la communication du document. Les documents classifi�s ou d�sign�s dans le cadre du syst�me de s�curit� de l'�tat doivent faire l'objet d'un examen pr�liminaire plus minutieux. Cependant, le fait qu'un document soit classifi� ou d�sign� ne signifie pas qu'il fait l'objet d'une exception; chaque document doit �tre examin� en fonction des dispositions relatives aux exceptions qui s'appliquent au moment de l'�tude de la demande.
La d�cision d'invoquer ou non une exception doit �tre prise en fonction des r�sultats de l'examen et des consultations men�es et, s'il y avait lieu de demander l'opinion du conseiller juridique de l'institution, en fonction de cette opinion. C'est le fonctionnaire � qui le responsable de l'institution a d�l�gu� le pouvoir d'invoquer l'exception qui doit prendre cette d�cision. La politique gouvernementale exige que l'avis d'exception transmis par �crit � l'auteur de la demande (voir la section concernant les avis au chapitre 2-4 des pr�sentes lignes directrices) soit sign� par le fonctionnaire d�l�gu� de l'institution ou par le coordonnateur de l'acc�s � l'information, au nom de ce fonctionnaire. (Voir les lettres types au chapitre 3-7).
Lorsqu'une autre institution f�d�rale a demand� que certains renseignements fassent l'objet d'une exception relativement � un document qui sera communiqu�, le responsable de l'institution de qui rel�ve la demande doit donner son approbation avant l'application de l'exception en question.
Les exceptions et les cat�gories de documents exclus du champ d'application de la Loi sont les seuls �l�ments pouvant justifier un refus de communiquer des renseignements gouvernementaux demand�s dans le cadre de la Loi. Par cons�quent, les institutions f�d�rales doivent communiquer tous les renseignements gouvernementaux � l'�gard desquels une demande est pr�sent�e dans le cadre de la Loi sur l'acc�s � l'information, sauf si les renseignements font l'objet d'une exception ou sont exclus en vertu d'une disposition de la Loi. Lorsqu'on envisage la possibilit� qu'un document fasse l'objet d'une exception, il faut se rappeler que ce document peut faire l'objet de plusieurs types d'exception. Le cas �ch�ant, il faut citer toutes les exceptions applicables.
Lorsque les renseignements ont d�j� �t� divulgu�s dans le pass�, ils doivent �tre consid�r�s comme accessibles � toute personne ayant le droit d'acc�s en vertu de l'article 4 et qui exerce ce droit, sauf si les circonstances justifiant la divulgation des renseignements ont chang� et justifient une exception. Toutefois, nous invitons les institutions � la prudence, car lorsqu'une d�cision ult�rieure concernant la divulgation va � l'encontre de la d�cision initiale � la suite d'un changement de circonstances, cela peut donner lieu � des plaintes. Les institutions devraient donc �tre pleinement pr�tes � d�montrer que la nouvelle d�cision est clairement justifi�e et appuy�e par le changement des circonstances.
Voici des exemples de situations o� des r�vocations de cette nature peuvent �tre consid�r�es comme pertinente:
i) Des renseignements personnels concernant une personne A sont communiqu�s � une personne B avec le consentement expr�s de la personne A, � condition que ces renseignements soient communiqu�s exclusivement � la personne B. La divulgation d'exactement les m�mes renseignements doit �tre refus�e en cas de demande ult�rieure de la part d'une personne C, car la personne A n'a pas consenti express�ment � cette divulgation. M�me si le paragraphe 19(1) n'�tait pas applicable dans le premier cas, il serait manifestement applicable dans le deuxi�me cas, compte tenu du changement des circonstances concernant le consentement.
ii) La soci�t� A demande et re�oit des renseignements la concernant du type vis� au paragraphe 20(1). Si, plus tard, la soci�t� B demande exactement les m�mes renseignements, leur divulgation doit �tre refus�e, car la soci�t� A n'a pas consenti � cette divulgation. M�me si le paragraphe 20(1) n'�tait pas applicable dans le premier cas, il le serait dans le deuxi�me en raison du changement des circonstances concernant la situation de la soci�t� A, qui, de demandeur qu'elle �tait initialement, est devenue un tiers, ayant le droit � la protection accord�e en vertu de l'article 20 et de l'exigence concernant le consentement du tiers.
L'article 25 de la Loi sur l'acc�s � l'information indique qu'une institution f�d�rale est tenue de communiquer les parties d'un document d�pourvues de renseignements pouvant faire l'objet d'une exception si ces parties peuvent �tre retir�es du document sans probl�mes s�rieux.
Cette disposition �tablit le principe des pr�l�vements raisonnables, c'est-�-dire que l'on ne doit pas refuser de communiquer la totalit� d'un document contenant des renseignements qui peuvent faire l'objet d'une exception si la partie faisant l'objet d'une exception peut �tre retir�e du document et que le reste peut �tre communiqu�.
Le sens de l'article 25 a �t� renforc� par la d�cision rendue dans l'affaire Rubin c. Pr�sident de la Soci�t� canadienne d'hypoth�ques et de logement (1988), [1989] 1 C.F. 265, 19 F.T.R. 160. La Cour d'appel a confirm� que la Loi n'avait pas �t� appliqu�e correctement, l'institution ayant commis une erreur en omettant d'envisager des pr�l�vements comme l'exige l'article 25.
Un pr�l�vement est raisonnable si, apr�s avoir retir� du document les parties contenant des renseignements pouvant faire l'objet d'une exception, le document ou la partie du document qui reste peut encore �tre compris. Il est possible que l'objet initial du document ne soit plus �vident une fois que les renseignements assujettis � une exception ont �t� pr�lev�s; cependant, on ne peut invoquer une exception pour l'ensemble du document tant qu'il reste des renseignements intelligibles. Par exemple, un document contenant un avis mais �galement des donn�es de base devrait, apr�s que la partie contenant l'avis a �t� pr�lev�e, �tre communiqu� � condition que les renseignements factuels ne soient pas assujettis � l'une des autres exceptions pr�vues par la Loi. En g�n�ral, la plus petite unit� restante apr�s un pr�l�vement doit �tre la phrase.
Il convient ici de faire mention de la d�cision rendue dans l'affaire Bande indienne Montana c. Ministre des Affaires indiennes et du Nord et autres (1988), 18 F.T.R. 15, Alta. C.R. (2) 373 (no T-1622-86), dans laquelle la Cour a fait remarquer qu'il ne semblait pas raisonnable dans les circonstances de pr�lever les renseignements se rapportant aux deniers publics : �Si l'on se conformait � l'article 25, il en r�sulterait la communication d'un document compl�tement censur�, laissant voir tout au plus deux ou trois lignes sorties de leur contexte, ces informations seraient inutiles. Le travail de pr�l�vement n�cessaire de la part du minist�re n'est pas raisonnablement proportionn� � la qualit� de l'acc�s qui s'ensuivrait.� Il importe de souligner, toutefois, que cette d�claration concerne des documents particuliers; il est important que les institutions d�terminent, dans chaque cas, s'il reste des renseignements compr�hensibles et pertinents � la demande apr�s les pr�l�vements.
Il arrive souvent que le seul renseignement assujetti � une exception soit le nom d'une personne qui constitue un renseignement personnel compte tenu du contexte. En pareil cas, il ne faut supprimer que le nom de la personne et les renseignements pouvant servir � identifier cette personne. De m�me, si le nom d'un lieu ou d'une chose peut faire l'objet d'une exception, seuls ces renseignements devraient �tre supprim�s. Ainsi, dans la phrase �John Doe, sp�cialiste en recherches sur l'environnement de l'Universit� de Toronto, a conseill� au Minist�re de ne pas tenir compte des observations faites par ce groupe d'environnementalistes�, si la demande de renseignements porte sur ce qui a �t� fait des observations en question, le nom �John Doe� et la mention relative � son affiliation � l'Universit� de Toronto pourraient faire l'objet d'une exception et le reste de la phrase pourrait �tre communiqu�, car les renseignements seraient quand m�me compr�hensibles et pertinents � la demande, � condition toutefois qu'il soit justifi� de croire que le reste de la phrase ne permet pas d'identifier la personne en cause. De plus, lorsque le nom d'une personne est suivi de renseignements non factuels, comme une �valuation qualitative de la performance de cette personne ainsi que les opinions d'autres personnes � son sujet, ces renseignements devraient faire l'objet d'une exception de fa�on � prot�ger la vie priv�e de cette personne. Il va sans dire qu'il s'agit l� de quelques exemples parmi d'autres, qui sont d'une grande simplicit�. Les institutions auraient avantage � formuler d'autres exemples de nature � aider leurs employ�s � appliquer le principe du pr�l�vement aux documents qui rel�vent de leur organisation. En cas de doute quant � la clart� des autres renseignements ne faisant pas l'objet d'une exception, ces renseignements devraient �tre communiqu�s � l'auteur de la demande.
Dans les cas o� il est n�cessaire de pr�lever un grand nombre de renseignements et qu'il vaudrait mieux, dans l'int�r�t de l'auteur de la demande, proc�der � un pr�l�vement page par page ou fournir des explications, l'institution peut convenir d'un arrangement de la sorte avec l'auteur de la demande. Les institutions devraient toutefois garder � l'esprit que de tels arrangements pourraient cr�er des pr�c�dents ou encore cr�er des attentes chez le requ�rant.
Il est raisonnable qu'� la suite de la pr�sentation d'une demande, une institution d�cide de ne traiter que les documents contenant des informations sur le sujet demand�. Ces documents seraient normalement trait�s enti�rement, et la totalit� du contenu serait soit divulgu�e, exclue ou prot�g�e. En vertu de la loi, la non-pertinence n'est pas un motif pour exclure ou prot�ger une partie d'un document (voir la cause M. X contre le ministre de la D�fense nationale et le Secr�taire d'�tat aux Affaires ext�rieures (ao�t 1991)).
Dans certains cas, un document peut contenir des informations sur le sujet demand� ainsi que d'autres sections sur d'autres sujets (comme un chapitre dans un long rapport). Dans cette �ventualit�, l'institution peut juger bon de discuter de la situation avec le requ�rant, pour lui expliquer que son accord de traiter seulement la partie pertinente se traduira par des �conomies de temps et d'argent, tant pour lui que pour l'institution. Dans tous les cas, dans sa r�ponse au requ�rant, l'institution doit lui signaler qu'il re�oit une partie d'un document plus volumineux traitant d'autres sujets. Le requ�rant aura alors le choix de demander le document par son nom ou par la source documentaire sans avoir � payer des frais suppl�mentaires s'il d�sire toujours le consulter in�gralement.
Il va sans dire qu'il incombe � l'institution de d�terminer ce qui est ou non pertinent � une demande; cependant, cette d�cision est normalement fond�e sur un examen de chaque document afin de d�terminer s'il est raisonnable de s�parer les informations pertinentes de celles qui ne le sont pas. Il ne serait normalement pas raisonnable, par exemple, de s�parer une phrase d'un paragraphe, ou un paragraphe d'une page pertinente, alors qu'il serait raisonnable de s�parer un chapitre d'un long rapport. Bien souvent, il est plus facile de traiter une petite quantit� d'informations non pertinentes, alors que le traitement d'un volume important d'informations non pertinentes est susceptible d'entra�ner des d�penses suppl�mentaires en temps et en argent pour l'institution et pour le requ�rant.
Selon l'alin�a 10(1)b), une institution est tenue d'indiquer dans l'avis de refus de communication la disposition pr�cise de la Loi sur laquelle se fonde le refus.
Sur le plan pratique, l'exception applicable � certaines sections pr�cises du document devrait �tre indiqu�e dans la marge du document � communiquer. Il peut �tre plus appropri� dans certains cas d'�num�rer les exceptions dans une lettre d'accompagnement, par exemple lorsque les r�f�rences dans la marge pourraient suffire en soi � causer des pr�judices.
Dans la cause Commissaire � l'information du Canada c. Ministre de la D�fense nationale, (no T-746-88), la Cour f�d�rale a pr�cis� que le paragraphe 10(1) exige que les institutions f�d�rales indiquent dans leur avis de refus de communication les dispositions des divers articles de la Loi portant sur les exceptions, et non les alin�as destin�s � d�crire les renseignements vis�s par la disposition en question ou � donner des exemples. Dans ce cas pr�cis, le litige se rapportait � l'article 15, mais le m�me principe vaut pour l'article 14 et les alin�as 16(1)c) et 18d).
Le principe � retenir est le suivant : l'institution doit indiquer la disposition pr�cise sur laquelle se fonde l'exception, ainsi que l'article, le paragraphe ou l'alin�a en cause, si ces derniers ne visent pas simplement � d�crire ou illustrer. Par exemple, en ce qui concerne l'article 15, l'information minimale � fournir serait le num�ro de l'article et le fondement de l'exception, soit la d�fense, les affaires internationales ou des activit�s hostiles ou subversives. M�me si la Cour a indiqu� que la Loi n'obligeait pas les institutions � faire mention des alin�as visant � d�crire ou illustrer, elle a pr�cis� qu'il �tait pr�f�rable de le faire, et cette avenue est donc recommand�e.
Il y a deux types d'exceptions pr�vues dans la Loi sur l'acc�s � l'information selon qu'elles sont fond�es sur un crit�re subjectif ou objectif, ou encore qu'elles sont d'application obligatoire ou discr�tionnaire. La diff�rence entre ces deux types d'exceptions est expliqu�e ci-apr�s.
8.1 Crit�re subjectif ou objectif
a) Crit�re subjectif
Dans le cas des exceptions fond�es sur un crit�re subjectif, l'acc�s � l'information demand� en vertu de la Loi peut �tre refus� lorsque la communication 'risquerait vraisemblablement de porter pr�judice' � l'int�r�t pr�cis� dans l'exception. Dans ce contexte, le terme pr�judice a en g�n�ral le sens de tort. Avant de refuser de communiquer un document, il faut �tre s�r que la divulgation des renseignements nuirait vraisemblablement ou porterait atteinte � l'int�r�t public ou priv� prot�g� par l'exception. Le fait que la divulgation pourrait entra�ner des changements administratifs au sein d'une institution f�d�rale ne suffit pas pour justifier une exception subjective. Selon la loi, il faut �tre en mesure de cerner le tort r�el pouvant �tre caus� � l'int�r�t vis� par l'exception.
Plusieurs aspects de la question doivent �tre consid�r�s avant de prendre une d�cision � cet �gard; cependant, les institutions f�d�rales devraient alors s'arr�ter � au moins trois facteurs g�n�raux, � savoir: jusqu'� quel point le tort pr�sum� est :
a) pr�cis : l'institution devrait pouvoir identifier la personne ou l'int�r�t en cause et d�finir le tort qui pourrait lui �tre caus�, au lieu de se limiter � d�crire ce tort en termes vagues;
b) actuel : l'institution devrait �tre en mesure de pr�ciser le tort qui risque d'�tre caus� imm�diatement ou dans un avenir prochain; lorsqu'elle re�oit une nouvelle demande concernant les renseignements qu'elle a refus� de divulguer par le pass�, elle devrait reconsid�rer l'�tat de ces renseignements afin de d�terminer s'il existe encore un risque de pr�judice imm�diat ou futur;
c) probable : le risque de pr�judice doit �tre vraisemblable.
Il peut arriver qu'il soit impossible d'invoquer une exception subjective si la demande est �tudi�e s�par�ment. Toutefois, lorsque la demande vient s'ajouter � une s�rie de demandes et qu'elle fait partie d'un tout qui risque de porter pr�judice � l'int�r�t vis� par l'exception, une institution peut refuser de communiquer les renseignements demand�s. L'institution doit cependant pouvoir montrer que l'effet cumulatif de plusieurs divulgations semblables ou compl�mentaires pourrait vraisemblablement �tre pr�judiciable.
Selon la jurisprudence, lorsqu'une liste de types de renseignements est donn�e � titre d'illustration (article 15, Affaires internationales et d�fense, par exemple), les renseignements qui correspondent � un des �l�ments de la liste ne peuvent �tre refus�s automatiquement. Il reste � d�terminer que la divulgation de l'information pourrait porter pr�judice � l'int�r�t vis� par l'exception. Les exemples ont pour seul but d'illustrer les types de renseignements auxquels des exceptions subjectives s'appliqueront probablement. Toutefois, le seul fait que le type de renseignements demand� figure comme exemple ne suffit pas � justifier sa protection automatique.
Les renseignements d�finis aux articles suivants constituent des exceptions subjectives : articles 14, 15 et 22; alin�as 16(1)c), 16(1)d), 16(2), 17, 18b), 18d), 20(1)c) et 20(1)d).
b) Crit�re objectif
Par crit�re objectif, on entend une description exacte des cat�gories de renseignements ou de documents qui peuvent faire l'objet d'une exception. Ces exceptions tiennent �galement compte du risque de pr�judice, mais elles concernent des cat�gories pr�cises de renseignements qui, selon le Parlement, sont de nature tellement d�licate que leur divulgation risquerait de faire du tort. Ainsi, en vertu des exceptions objectives, lorsqu'une institution f�d�rale est convaincue que les renseignements appartiennent � une cat�gorie pr�cise, elle est justifi�e de refuser de les communiquer et n'est pas tenue de prouver le risque de pr�judice.
Les renseignements d�finis aux articles suivants constituent des exceptions objectives : articles 13, 19, 21, 23 et 24, paragraphe 16(3), alin�as 16(1)a), 16(1)b), 18a), 20(1)a), 20(1)b).
8.2 Exceptions discr�tionnaires et obligatoires
Exceptions obligatoires
Les exceptions obligatoires sont pr�sent�es � l'aide de la formule suivante : 'Le responsable d'une institution f�d�rale est tenu de refuser la communication...'. Lorsque les renseignements demand�s en vertu de la Loi tombent sous l'application d'une exception obligatoire, les institutions sont habituellement oblig�es d'invoquer une exception et de refuser l'acc�s � l'information. Cependant, toutes les exceptions obligatoires, sauf celles vis�es par l'article 24 (Interdictions fond�es sur d'autres lois), contiennent des dispositions qui permettent aux institutions f�d�rales de divulguer les renseignements dans certains cas ou si certaines conditions sont remplies (par exemple, si le tiers y consent ou si ces renseignements sont d�j� � la disposition du grand public). Dans l'un ou l'autre de ces deux cas, et si aucune autre exception ne s'applique, l'institution f�d�rale est libre de divulguer les renseignements. Bien que le consentement ne cr�e pas en lui-m�me un droit d'acc�s, il sera g�n�ralement indiqu� de divulguer les renseignements demand�s, � condition �videmment qu'aucune exception ne s'applique. Ces cas d'exception sont trait�s en d�tail ci-apr�s dans le cadre de chaque disposition pertinente. Toutefois, les renseignements vis�s par une exception obligatoire doivent g�n�ralement �tre refus�s.
Les exceptions d�finies aux articles suivants sont obligatoires : article 13, 19, 24 et les alin�as 16(3) et 20(1). Tel que mentionn� ci haut, dans le cas de l'article 13 et des paragraphes 16(3) et 20(1), le consentement permet la divulgation. Dans le cas de l'article 19 cependant, tout discr�tion r�siduelle a �t� annul�e par la d�cision de la Cour f�d�rale dans l'affaire Commissaire � l'information c. le ministre de l'Emploi et de l'immigration (Goldstein) [1986] 3 C.F. 63, 5 F.T.R. 287. Dans cette affaire en effet, la Cour s'est dite d'avis que le consentement donn� par l'int�ress� imposait � l'institution l'obligation de divulguer (dans la mesure o� aucune autre exception ne s'applique). Voir la section concernant l'article 19 au chapitre 2-8 pour de plus amples d�tails.
Exceptions discr�tionnaires
Les exceptions discr�tionnaires sont pr�sent�es � l'aide de la formule suivante : 'Le responsable d'une institution f�d�rale peut refuser la communication...'. Lorsque de telles exceptions s'appliquent � des renseignements demand�s en vertu de la Loi, les institutions f�d�rales sont l�galement autoris�es � refuser de communiquer le document en question. Toutefois, en pr�sence d'une exception discr�tionnaire, les institutions f�d�rales peuvent communiquer les renseignements lorsqu'elles jugent que la divulgation ne risque pas de causer pr�judice ou lorsqu'elles estiment que les avantages d�coulant de la divulgation du renseignement sont plus grands que les risques �ventuels.
La d�cision d�finitive de divulguer ou non un renseignement pour lequel on pourrait invoquer une exception incombe � l'institution f�d�rale responsable du traitement de la demande; toutefois, il se peut que celle-ci doive consulter une autre institution f�d�rale avant de prendre une d�cision au sujet de certaines exceptions pr�cis�es dans ces directives et lignes directrices.
La majorit� des dispositions concernant les exceptions sont discr�tionnaires. On les trouve aux articles 14, 15, 17, 18, 21, 22 et 23; alin�as 16(1), 16(2).
Afin d'assurer une uniformit� dans l'application de certaines exceptions, les institutions f�d�rales devraient consulter l'institution f�d�rale comp�tente dans le domaine en cause. En outre, on recommande fortement de faire appel � la consultation lorsque les renseignements proviennent d'une institution f�d�rale qui ne traite pas la demande ou ont trait aux activit�s de celle-ci. En vertu de la politique, la consultation est obligatoire lorsque les articles 15 et 16 sont appliqu�s, quelle que soit la source des renseignements ou les activit�s d'autres institutions. Voir chapitre 3-2 pour plus de d�tails.
Des directives pr�cises au sujet du processus de consultation sont donn�es dans les sections pertinentes de ce chapitre qui portent sur ces articles. Dans tous les cas de consultation, la personne � consulter devrait �tre le coordonnateur de l'acc�s � l'information de l'institution f�d�rale consult�e ou le fonctionnaire de cette institution autoris�e � d�terminer si un renseignement particulier doit �tre divulgu� ou s'il doit faire l'objet d'une exception. Afin d'aider l'institution consult�e, la personne qui consulte doit indiquer s'il serait appropri� de divulguer les documents ou d'invoquer une exception. Il doit �galement fournir une explication de sa position, incluant les dispositions d'exception qu'il juge applicable.
Lorsqu'on doit consulter le gouvernement d'un �tat �tranger, une organisation internationale ou un de leurs organismes concernant une partie quelconque du chapitre 2-8, les institutions f�d�rales devraient coordonner ces consultations par l'entremise du coordonnateur de l'acc�s � l'information du minist�re des Affaires ext�rieures. Des consultations directes auront lieu seulement s'il y a d�j� en place un syst�me de liaison et consultation �tabli. Le minist�re des Affaires ext�rieures devrait �tre avis� de ces canaux de consultation. Le coordonnateur provincial, dans les provinces o� un tel poste existe, doit participer aux consultations entreprises en vertu de l'alin�a 13(1)c).
La coordination des demandes entre les institutions est importante, car elle permet de donner suite aux demandes dans un d�lai satisfaisant et de fa�on efficace, en particulier lorsque plusieurs institutions re�oivent une m�me demande, ou lorsque celle-ci a des cons�quences sur le plan des politiques.
Les institutions devraient conclure les arrangements n�cessaires pour assurer la coordination efficace des r�ponses aux demandes de communication, lorsque cette coordination est n�cessaire, ou participer � de tels arrangements. Elles devraient avoir recours au syst�me CDAI pour faire en sorte que ces arrangements ne les emp�chent pas de donner suite aux demandes de communication dans les d�lais pr�vus par la Loi.
Le Guide de l'utilisateur du syst�me de coordination des demandes d'acc�s � l'information, offert par Approvisionnements et Services Canada, donne des instructions d�taill�es � ce sujet. Les responsabilit�s des institutions relativement au CDAI sont expliqu�es � l'appendice A du pr�sent chapitre.
Responsabilit�s
Les institutions sont tenues de :
transmettre une copie de chaque demande qui leur est pr�sent�e dans le cadre de la Loi sur l'acc�s � l'information au minist�re des Approvisionnements et Services, aux fins du syst�me de coordination des demandes d'acc�s � l'information (CDAI), apr�s avoir supprim� tous les renseignements servant � l'identification des personnes. Les normes exigent que cet envoi soit fait dans les vingt-quatre heures suivant la r�ception de la demande;
signaler, aux fins du syst�me CDAI, les demandes qui, � leur avis, soul�vent des points touchant plusieurs minist�res, ou des questions � la fois nouvelles et importantes sur le plan juridique ou de la politique.