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Les enjeux du BYOD : avantages ou risques ?105 Dec 2012BYOD, poste de travail, virtualisation by Aurelie MagniezAux Etats-Unis, environ 35% des employés achètent personnellement le smartphone qu’ils utiliseront pour leur travail selon une récente étude de Forrester Research. Cette tendance présente des défis certains pour l’entreprise. Devons-nous contrôler ou encadrer ce phénomène ? Faut-il l’ouvrir aux tablettes ? Comment aborder le sujet ? Quelles sont les risques pour la propriété intellectuelle de l’entreprise ? Quels sont les outils disponibles et comment les utiliser ?
Le mouvement a commencé il y a une dizaine d’années avec l’arrivée des smartphones. Les collaborateurs étaient équipés de façon standard avec des terminaux dont la marque et le modèle avait été décidés par l’IT de l’entreprise selon des critères reposant principalement sur leurs fonctionnalités et leur capacité à être administrés (là encore par l’IT). La standardisation de fait des protocoles de communication mobile a bouleversé ce mode de fonctionnement et a permis aux collaborateurs d’acheter leur propre smartphone au look sexy et à la mode à des fins professionnelles. Les premiers pas du “Bring Your Own Device” (BYOD) étaient effectués. Ce phénomène s’accompagne ou est amplifié avec l’arrivée en entreprise de collaborateurs non seulement habitués à utiliser les outils informatiques mais aussi souhaitant personnaliser et s’approprier les outils qui sont mis à leur disposition (http://download.microsoft.com/documents/France/Entreprises/2009/Reference-des-Usages-IT-au-travail.pptx).
Couvertures de portables personnalisées
Avantages ou risques ?
C’est la première démarche qu’il faut avoir sur le BYOD. Autant les risques sont souvent très vite identifiés (parfois amplifiés) par le département IT autant les avantages peuvent être plus difficile à cerner.
Les risques ou les défis qui vont être rencontrés par un département IT vont être autant techniques qu’organisationnels. Ils concernent les sujets suivants :
Le matériel : au lieu d’avoir à supporter un nombre limité de types de matériels, si les employés ne peuvent pas gérer leur propre support, l’entreprise peut se retrouver à devoir supporter des centaines de modèles différents avec des problèmes très variés.
Il arrive fréquemment qu’une entreprise signe un contrat global avec un fabriquant et les employés peuvent sélectionner leur modèle au sein d’une gamme prédéfinie afin de limiter la multitude de modèles de PC.
Le coût de l’infrastructure : un programme BYOD robuste implique que l’entreprise puisse supporter et forcer un standard comme par exemple un anti-virus. Il est alors nécessaire de mettre en œuvre et de maintenir une infrastructure très robuste pour des sujets comme les accès distants, le déploiement d’application…
La sécurité : ce défi ne concerne pas seulement les anti-virus mais aussi la sécurité, confidentialité, protection des informations de l’entreprise et la capacité à éviter leur fuite.
Les politiques du département IT : une démarche de type BYOD entraine une perte de contrôle du département IT sur certains aspects de la sécurité du poste de travail. Cette perte de contrôle doit s’accompagner d’une révision certaine et approfondie des politiques de sécurité. Ces modifications doivent être communiquées auprès des différents ayant-droits, des entités métier et bien sûr signées par les participants au programme BYOD.
Les considérations légales et humaines : dans une démarche BYOD, les données personnelles et professionnelles vont être amenées à coexister sur le même matériel. Le bon sens veut que l’entreprise ne finance que les applications qui sont nécessaires à la réalisation de l’activité de l’employé. Cependant, il faut définir les implications et responsabilités notamment légales si du contenu inapproprié est découvert sur le périphérique de l’employé ou si des applications illicites y sont installées. La situation où le périphérique en question est volé ou perdu doit aussi être prise en considération.
L’exposition aux risques divers de l’IT sera accrue. Le Gartner estime que 4 à 8% des PC d’entreprise (Gartner Report ID : G00206248) sont compromis par des malwares divers incluant les botnets alors que ce taux est de 20 à 30% selon Microsoft sur l’ensemble des PCs des consommateurs. Avec la mise en œuvre d’une démarche BYOD il faut s’attendre à une augmentation du taux d’infection des machines.
Les risques exposés sont à prendre en compte mais ne doivent pas faire perdre de vue les bénéfices liés à la mise en place d’un tel projet :
Redonner du pouvoir aux employés: le simple fait de laisser les employés d’une entreprise pouvoir choisir et utiliser le périphérique qu’ils souhaitent leur donne le sentiment de propriété. Ce sentiment va faciliter la prise en main, réduire le temps lié à l’adoption, et à l’apprentissage des interfaces tout en augmentant le niveau global de satisfaction.
Réduire les coûts: les utilisateurs sont plus à même de comprendre le fonctionnement de leur équipement et de supporter ou d’effectuer de simples opérations de maintenance. De la même façon qu’ils le font avec les équipements qu’ils possèdent à la maison. Les services et les garanties des constructeurs viennent en support de cette démarche qui peut, en quelque sorte, s’apparenter à de l’outsourcing du support du matériel informatique. L’organisation IT peut alors se recentrer sur les éléments qui sont critiques pour le succès d’un projet BYOD à savoir l’infrastructure et la sécurité.
Flexibilité: en utilisant le même périphérique pour leurs activités personnelles et professionnelles, les employés ont un maximum de flexibilité pour organiser leur emploi du temps. Avec l’effacement que l’on constate des frontières entre vie professionnelle et vie personnelle, il est ainsi possible d’avancer sur un projet à la maison comme, par exemple, permettre de répondre à un mail personnel lors du temps de présence au bureau.
Mobilité des employés: avec les évolutions économiques actuelles, la mobilité des employés est une force pour les entreprises. Que ce soit avec la réduction du temps de présence au bureau, la réduction des déplacements ou au contraire les “road warriors” de plus en plus au contact des clients, une démarche BYOD facilitera ce mode de travail à distance ou en mobilité en permettant l’accès à l’information en toute sécurité depuis n’importe quel réseau connecté à Internet.
Réutilisation des anciens équipements: les technologies qui sont mises en œuvre pour soutenir une démarche BYOD vont permettre de réutiliser les anciens matériels comme un simple terminal pour se connecter à une infrastructure de type VDI (Virtual Desktop Infrastructure).
Technophiles : les employés technophiles vont pouvoir utiliser dans leur environnement professionnel les mêmes outils que ceux qu’ils utilisent à la maison. Le BYOD est un des éléments qui permet d’attirer (et de retenir) ce type de population au sein des entreprises. Ces outils concernent les smartphones, les PC, les tablettes mais aussi les réseaux sociaux ou les différents services en ligne.
Le vrai défi pour le département IT est au final de faire en sorte que, quelque-soit le propriétaire du périphérique, tout fonctionne de façon fluide TOUT EN GARANTISSANT le respect de la propriété intellectuelle de l’entreprise.
Face à ces risques et bénéfices, faut-il implémenter un projet BYOD au sein de son entreprise ou faut-il au contraire tout mettre en œuvre pour éviter ce mouvement ? Faut-il contrôler ou encadrer cette “consumérisation de l’IT” ?
L’entreprise doit prendre une position claire pour l’une ou l’autre de ces deux approches. La responsabilité de l’IT est de vérifier que la politique choisie est bien suivie et de fournir aux équipes de direction, pour chaque plate-forme, une liste des périphériques non-autorisés y accédant et évaluer le risque associé. Toute zone d’ombre sera un risque d’intrusion illicite ou de fuite d’informations confidentielles.
A l’occasion de cette démarche d’encadrement de la consumérisation de l’IT, il est important de considérer l’usage de périphériques mais aussi l’utilisation de services en ligne fournis par exemple par Facebook, Google ou encore Microsoft. Les contrats d’utilisation de ces services ayant des implications juridiques qui peuvent mettre en cause l’entreprise.
Quelle démarche faut-il adopter pour un projet BYOD ?
Pour réussir son projet BYOD, il est important d’adopter une démarche structurée qui ne concerne pas seulement la technique mais aussi les populations qui seront impactée. La démarche peut se résumer en cinq grandes étapes :
Identifier les drivers, objectifs et périmètre du projet.
Comprendre et évaluer les profils au sein de votre organisation
Mesure l’impact du projet sur l’IT
Mise en place conjointe du plan au sein de l’IT, des Ressources Humaines et du département juridique
Communication et adoption
Il est important de comprendre la population qui sera affectée par le projet. En fonction de leur profil de travail et de consommateur, ces utilisateurs auront des attentes différentes face au projet. En fonction de ces attentes, il sera alors possible de classifier les utilisateurs selon quatre modèles. Le graphique ci-dessous présente ces modèles selon le degré de liberté permis pour l’utilisateur et le niveau de risque associé à un modèle.
Selon le modèle choisi les politiques appliquées seront :
Strictes, option “voici le vôtre”, le principe est relativement proche de ce qui est en place dans la majorité des entreprises à savoir un device prédéfinit pour chaque rôle.
Flexible, options “choisir le sien” ou “apporter le sien” qui consiste à choisir le périphérique dans une liste pré-approuvée. L’IT peut soit procéder aux achats ou laisser les employés acheter un matériel approuvé.
Sans politique, option “indépendance”. Tout périphérique est accepté.
Lors de cette étape d’évaluation des différents modèles d’implémentation du BYOD il faut, pour chaque modèle, estimer les points suivants : risque business, utilisation des applications métier, niveau de collaboration, degré de mobilité, engagement envers la technologie.
Par exemple, une population d’ingénieurs aura à priori une appétence pour des systèmes puissants et performants qu’ils maintiendront eux-mêmes, alors qu’une population de commerciaux cherchera à avoir un périphérique très mobile sans vouloir se préoccuper de la maintenance.
On obtient ainsi une matrice qui permet de définir les facteurs de productivité pour chacun des modèles BYOD. Cette matrice sert de base pour choisir un modèle plutôt qu’un autre pour un profil de population donnée.
L’impact du projet BYOD sur l’IT de l’entreprise est certain. Au minimum ces quatre domaines seront impactés:
Support : en fonction du modèle adopté le support technique de l’entreprise ne sera pas impliqué de la même façon. Dans le cas d’une approche où l’utilisateur choisi son propre matériel, ce dernier sera peut-être amené à contacter le support du constructeur du matériel en question.
Infrastructure : certains changements seront à effectuer au niveau de l’infrastructure pour laisser un accès réseau complet seulement aux périphériques complètement gérés et mettre en quarantaine ceux non gérés tout en leur laissant la possibilité d’accéder aux applications web ou à une infrastructure de type VDI.
Applications : les applications doivent être repensées pour pouvoir être déployées simplement sur des environnements très diversifiés.
Licences : certains modèles d’implémentation imposeront une révision de la gestion des licences. En effet si le PC est couvert pas une licence OEM, il n’est pas nécessaire d’avoir une licence en volume pour ce périphérique mais si l’utilisateur accède à une application déployer en tant que “RemoteApp”, une CAL (Client Access License) sera toutefois nécessaire. Il faut aussi prendre en compte les licences nécessaires pour une architecture autour de postes clients virtualisés.
Finalement, la mise en œuvre du projet nécessite une bonne synchronisation avec les équipes des ressources humaines, du département juridique et les équipes de direction.
Les nouvelles règles qui seront mises en œuvre avec ce projet doivent intégrer des paramètres techniques comme les spécifications techniques minimales d’un périphérique accepté (aussi bien sur un plan matériel que logiciel) ou encore qui paye (et combien) pour le support. Il est aussi nécessaire de revoir les politiques d’accès distant, de conformité des périphériques ou encore de stockage des données sensibles de l’entreprise.
Il faut aussi penser à adresser la procédure à suivre dans le cas d’une rupture du contrat de travail. Comment gérer le nettoyage des données d’un poste de travail qui n’appartient pas à l’entreprise ? Quelle est la responsabilité de l’entreprise et de l’utilisateur ?
Quelles sont les solutions techniques ?
Aucun projet BYOD ne peut réussir sans une bonne préparation voire une mise à jour sérieuse de l’infrastructure IT de l’entreprise. Plusieurs technologies complémentaires peuvent être mises en œuvre pour adresser ou limiter les risques associés à chaque domaine :
Périphérique
La gestion des périphériques est un sujet adressé depuis plusieurs cycles d’évolution de l’IT. Actuellement plusieurs solutions comme System Center Configuration Manager de Microsoft existent sur le marché permettant de gérer tout type de périphérique. Que celui-ci utilise un OS pour mobiles (type iPhone, Android ou Windows Phone), un OS client plus traditionnel comme Windows, Linux ou Mac OS. Ces solutions permettent d’appliquer des politiques sur ces périphériques ayant accès à des données de l’entreprise.
Comme l’accès au réseau d’entreprise peut être limité pour certains périphériques, il peut être judicieux d’évaluer l’intérêt d’implémenter une solution de type Cloud qui offre la même capacité que la solution d’entreprise évoquée ci-dessus. Cette approche permet ainsi de gérer les périphériques clients qui sont dans le projet BYOD, sans que ceux-ci ne soient nécessairement sur le réseau de l’entreprise. Cette gestion permet entre-autres d’évaluer le niveau de conformité des postes de travail utilisés par les employés par rapport à un niveau de référence défini par l’IT.
Le sujet des données est probablement le plus sensible pour une entreprise en ce début du 21ième siècle. Ces données peuvent souvent être classifiées en catégories, par exemple : LBI – Low Business Impact / MBI – Medium Business Impact / HBI – High Business Impact. A chaque classification peut être appliqué des critères de diffusion au sein de l’entreprise et à l’extérieur de l’entreprise. Les documents de format Office peuvent être chiffrés automatiquement en fonction de classifications appliquées par les utilisateurs ou automatiquement en fonction de critères définis par l’entreprise. Par exemple si un fichier contient des numéros de carte de crédit il ne pourra ainsi ni être imprimé ni lu à l’extérieur de l’entreprise par une personne non autorisée.
Avec l’arrivée du BYOD, la simple gestion des accès à un document ou à une ressource sur le réseau ne suffit plus. Il faut prendre en compte un paramètre supplémentaire : le périphérique depuis lequel on accède aux données. Le concept d’accès dynamique à l’information (Dynamic Access Control), se basant sur un contrôle d’accès à base de claims, permet d’intégrer ce nouveau paramètre. Par exemple, un utilisateur peut avoir accès à un fichier depuis un système membre du domaine, mais n’aura plus accès au même document depuis un système non membre du domaine.
Avec la mise en œuvre d’un tel projet, l’accès principal au réseau ne sera plus le réseau local de l’entreprise mais Internet. Ce changement de paradigme veut dire que l’architecture réseau actuellement en place sera à faire évoluer pour mettre en œuvre des solutions permettant de segmenter et simplifier les accès réseaux des différents types de périphériques. Un PC membre du domaine, à jour en terme de correctif de sécurité et de mise à jours pourra bénéficier d’un accès de type Direct Access lui donnant ainsi un accès sécurisé à l’ensemble des ressources de l’entreprise. Pour les postes non membre du domaine, un accès VPN limité à certaines ressources pourra par contre s’avérer être un choix judicieux.
Lors de la présence sur site, sur le réseau local de l’entreprise, la mise en place de solutions de type NPS (Network Policy Server) peut permettre de laisser un accès libre au réseau aux machines du domaine mais rediriger les périphériques non gérés dans un réseau spécifique avec accès uniquement aux services de publication d’application ou d’accès aux données que nous allons détailler ci-après.
Reste à définir comment déployer les applications sur des postes de travail qui n’appartiennent pas à l’entreprise. Dans le cas d’une rupture du contrat de travail, comment récupérer la licence associée ? Il faut raisonner non plus sous la forme de déploiement de l’application mais plutôt de mise à disposition de celles-ci. Plusieurs technologies modernes permettent de répondre à ce besoin :
Applications de productivité
Poste de travail virtualisé
Virtualisation de présentation ou de session
Virtualisation d’application
Comme la connectivité principale des postes BYOD est Internet, pour les applications de productivité, comme Office, un accès aux solutions de productivité en ligne, comme Office 365 de Microsoft, est à prendre en considération, car elle simplifie grandement le déploiement et la mise à jour des applications utilisées par tous. La double disponibilité sous la forme d’application web et disponibles à la demande sur le poste de travail permet aux utilisateurs de cette solution de choisir l’outil le mieux adapté à leur mode de travail.
Le poste de travail virtualisé permet de mettre à disposition des utilisateurs un poste de travail complet personnalisé ou standardisé. Dans les deux cas, le système d’exploitation tourne dans un pool de machines virtuelles qui sont allouées lors de la connexion des utilisateurs. Ces machines tournent sur un ou plusieurs hôtes au sein du datacenter de l’entreprise. Cette approche présente l’avantage de sécuriser les données de l’entreprise mais ne doit pas être considérée pour simplifier la gestion du parc. Les opérations de maintenance et de mise à jour doivent toujours être effectuées et supervisées surtout dans le cas de postes personnalisés.
La virtualisation de présentation consiste à déporter non plus l’affichage du bureau mais uniquement l’affichage lié à une application. Celle-ci en question s’exécute soit sur un pool de postes de travail virtualisés soir sur un hôte de sessions. Ces applications peuvent être publiées sur un portail d’entreprise interne ou externe (via un accès sécurisé) au réseau de l’entreprise ou dans le menu de démarrage de Windows 7, écran de démarrage de Windows 8. L’utilisateur lance l’application sans avoir à se préoccuper où celle-ci s’exécute. Les politiques de sécurité et de protection des données de l’entreprise sont ainsi respectées et le risque de fuite est minimisé.
L’authentification peut se faire en utilisant la session ouverte localement dans le cas où le poste est membre d’un domaine approuvé ou simplement via un portail d’authentification dans les autres situations.
La dernière approche consiste à fournir un socle de virtualisation à une application. Le code sera alors exécuté dans un environnement virtuel et les accès aux composants du système (registry, librairies système, exécutables) seront émulés. Par exemple, l’application lit ou écrit une valeur de la registry alors que le code est en fait en train d’accéder à une base de données. Les valeurs qui ne sont pas dans cette base sont réellement lues depuis la registry du poste de travail. Initialement un séquencement de l’application est nécessaire pour créer le paquet qui sera déployé puis utilisé par la couche de virtualisation. Cette étape permet de virtualiser pratiquement n’importe quelle application. Les mises à jour se font en effectuant une mise à jour du paquet en téléchargeant uniquement le différentiel.
Plusieurs options sont donc possibles et non exclusives les unes par rapport aux autres. C’est le niveau de flexibilité qui sera choisi par l’entreprise autour du BYOD qui définira la ou les options à mettre en œuvre. VDI ou hébergement de session ou virtualisation d’application ne sont que des moyens permettant d’accéder aux données de l’entreprise, au final c’est le niveau de protection des données qui est important.
D’un point de vue technique, un projet BYOD touche à de nombreux aspects liés à la gestion du poste de travail qu’il s’agisse des applications, de la sécurité ou encore de la protection des données. Un projet de type BYOD implique de nombreux acteurs au sein de l’entreprise, en particulier les départements des ressources humaines, juridique et bien entendu IT.
La réalisation d’un tel projet permet non seulement d’améliorer la satisfaction des utilisateurs face à l’outil informatique au sein de l’entreprise mais aussi d’augmenter leur flexibilité tout en réduisant les coûts associés au poste de travail. L’image de l’IT en sera alors modernisée à condition que l’infrastructure soit correctement mise à jour.
Au final, la réussite d’un tel projet dépend de la bonne coordination des équipes de direction, des métiers et de l’IT. Il peut être judicieux de considérer les membres exécutifs pour les phases pilotes du projet.
Damien CARO
Technical Evangelist chez Microsoft Corporation
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