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Agile Gardener
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Action = porteur + date
AgileGardener : March 18, 2010 12:05 am : Coaching, Kanban
Pour qu’une action se réalise, il faut un porteur et une occasion identifiée dans le temps.
Pour qu'une action se réalise, il faut un porteur de l'action et une occasion identifiée dans le temps.
Dans le tableau Kanban, lorsqu’une carte est bloquée, l’équipe à tendance à dire : « Cette carte est bloquée! Elle dépend de X, il faut que je le rappelle [...] mais il n’est pas très disponible. »
Lorsque j’entends ceci, je parie : « dans deux jours, la carte sera toujours bloquée au même endroit! ». D’ailleurs pourqoui changerait-elle de place? Il y a deux jours, la carte était là et j’avais déjà entendu la même excuse phrase, il n’y a donc pas de raison que cela change. Même cause, même effet!
Alors l’équipe me regarde avec de grands yeux et nous entamons un dialogue qui ressemble au suivant :
- moi : « Ok, qui va le faire et quand? ».
- équipe : « Il faut rappeler X, mais il n’est pas très disponible. ».
- moi : « Qui subit l’impact de la carte bloquée? ».
- équipe : « C’est nous! ».
- moi : « Qui a intérêt à ce que la carte soit débloquée? ».
- moi : « Ok, qui va appeler et quand? ».
Certaine fois, je n’ai pas fini de poser la question qu’il y a un volontaire pour prendre la responsabilité de régler le problème dès la fin du daily. D’autre fois la réponse est : « Je n’ai pas le temps maintenant, je regarde mon horaire dès la fin de la rencontre et j’y place cette tâche ».
[Quelques semaines plus tard...]
L’équipe adresse chaque jour les points bloquants avec une action portée par une personne et identifiée dans le temps. Et les cartes bloquées se libèrent ;-)
Êtes-vous toujours attentifs aux : « Il faut que? »
Mettre de la pression sur le système pour faire apparaître le gaspillage
Afin de faire apparaître les goulots d’étranglement dans le processus de réalisation d’une équipe fonctionnant en Kanban, j’ai proposé de réduire les limites du WIP[1. Work In Progress]
Lors de la mise en place, l’équipe a fixé des limites confortables pour le WIP. Après deux semaines d’utilisation du tableau, l’équipe n’a pas identifié de goulot d’étranglement.
Lorsque j’ai fait ce constat, j’ai proposé au coordonnateur, lorsqu’il a remodelé le tableau à la réception du nouveau tableau, de réduire la capacité de certaines colonnes en plus des modifications prévues lors de la rétrospective.
Cela va bientôt faire trois mois que le tableau Kanban est en place et deux mois que les limites ont été baissées, et nous avons observé des difficultés telles que les suivantes :
Des cartes sont bloquées depuis plusieurs jours et il ne reste qu’un espace disponible dans la colonne pour passer des nouvelles demandes.
Il y a deux cartes dans une case.
Une case ‘blocage spécial’ à été crée pour sortir une carte qui est bloquée et qui n’est plus prioritaire.
En discutant avec l’équipe, il apparaît que la baisse des limites a eu l’effet escompté, puisque avant cette baisse, il y avait suffisamment de place libre pour que de nouvelles cartes puissent passer même si d’autres étaient bloquées.
Content de ce résultat, je comptais proposer à l’équipe de réduire le nombre global de cartes présentes dans le tableau, car actuellement, les limites établies permettent d’avoir un nombre que « je » juge trop important d’items en cours simultanément.
En effet les limites sont établies par étapes du flux de travail, mais les mêmes personnes travaillent sur plusieurs étapes et cela ne force pas les items à sortir le plus vite possible, certains restant même plusieurs jours dans le backlog.
Mais je me suis ravisé car mes solutions ne seront jamais meilleures que celles de l’équipe.
Alors, au lieu de proposer ma solution de réduction du nombre de cartes dans le tableau, j’ai proposé à l’équipe de travailler sur la notion de gaspillage lors d’une rétrospective.
À la suite de cette rétrospective, après avoir identifié l’attente (une carte est souvent en attente dans le tableau) comme l’un des plus gros poste de gaspillage, l’équipe a commencé à mesurer le temps passé par les cartes dans les différentes phases du processus à l’aide de la méthode proposée dans l’article « Flow. Discover Problems and Waste in Kanban ».
J’espère que ces mesures permettront à l’équipe de trouver « ses » solutions pour éliminer le gaspillage, solutions qui rendront la mienne obsolète.
Quels sont les mécanismes que vous mettez en place pour contraindre le système ? Quels sont les résultats que vous obtenez ?
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