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les basiques de la responsabilité de Projet: Ne jouez pas au "Jeu du Blâme"
Project Accountability 101: Don’t Play the Blame Game
http://www.easyprojects.net/blog/2014/01/31/project-accountability-101-dont-play-blame-game/
Image courtesy of graur razvan ionut / FreeDigitalPhotos.net
Il est très facile de commencer à montrer des choses du doigt quand les choses tournent mal. Le blâme pourrait être jeté sur vous et votre équipe pour bon nombre de raisons, certaines sans rapport, certaines injustifiées, certaines valables. Si non relevé, ceci pourrait significativement affecter votre réputation et réduire votre statut dans l’organisation.
Alors, comment les chefs de projet peuvent-ils contrôler une telle crise, particulièrement quand l’incident de déclenchement est quelque chose que l’équipe ne peut pas prévoir, comme un client qui change d’avis ou un membre de l’équipe qui tombe malade ?
1) Documentez tout
Pile of File Folders — Image by © Royalty-Free/Corbis
La première chose que le management va faire pendant une crise est d’établir une chronologie. Ils demanderont à voir vos rapports pour toutes informations significatives. Ceci peut inclure le périmètre du projet, des listes de tâches, des communications documentées et des notes de réunion. Bien que ces documents puissent finir de confirmer votre culpabilité, ils peuvent aussi vous dédouaner de toute responsabilité si l’incident est hors de votre contrôle. Gardez de manière organisée, les enregistrements de chaque communication de projet et si possible faites-en une sauvegarde sous forme digitale ou avec un stockage physique. Vous ne savez jamais quel pourrait être le facteur déterminant dans un procès portant sur plusieurs millions de dollars.
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2) Faites la différence entre faute et blâme
Image courtesy of stockimages / FreeDigitalPhotos.net
La faute est la responsabilité directe, vérifiable d’un incident, tandis que le blâme voit une faute, qu’elle existe vraiment ou non. La faute est beaucoup plus facile à manager que le blâme, parce qu’elle peut être prouvée et réfutée si vous avez la documentation adéquate. Le blâme, quant à lui, porte le poids de qui le donne. Si un PDG vous blâme, les gens écoutent, que ce soit vrai ou pas.
Quand vous constatez que vous ou votre équipe êtes vraiment en tort, reconnaissez-le immédiatement et trouvez une solution. Rester silencieux et cacher des informations aggravera seulement les avis à votre encontre et rendra plus difficile de rétablir votre réputation.
3) Communiquez, Communiquez, Communiquez
Comme mentionné dans le point précédent, une méthode cruciale pour éviter le blâme est de maintenir les communications. Soyez le premier à offrir volontairement des informations. Plus vous soulignez votre implication réelle (ou son manque) dans l’incident, participez au développement d’une solution et montrez de l’empathie avec les parties affectées, plus on vous verra comme faisant partie de la solution, pas du problème. Le blâme jeté sur votre équipe peut diminuer et céder la place à une discussion plus raisonnable.
4) Mais faites attention à ce que vous dites
Image courtesy of tockimages / FreeDigitalPhotos.net
En communiquant avec le management, soyez attentif à ce que les peuvent avoir éprouvé et votre position de potentiel "méchant" dans cette histoire. Bien que la confiance en soi et une position ferme soient bonnes, en montrer trop peut vous faire paraitre arrogant et insouciant. Aussi, essayez de ne pas faire de promesses ou affirmations que vous ne pourrez pas tenir à 100 %, parce que la répercussion d’une fausse déclaration peut être bien pire que ne rien dire du tout.
5) Gérez vos émotions
Tout incident déclencheur invoquera probablement beaucoup d’émotions négatives. Beaucoup vous seront probablement adressées à vous et à votre équipe projet. Il y doit avoir une action visible et mesurable de votre part pour réparer n’importe quel problème. Prenez la responsabilité de ce que vous pouvez (mais ne vous embrochez pas sur votre propre épée en le faisant) et répondez aux personnes affectées rapidement et efficacement.
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comment maintenir le momentum ?
Projectmanager.com
Au début d’un projet il y a normalement une bouffée massive d’énergie et vous pensez que vous faites des tas de progrès. Mais cela peut ralentir. Si vous voulez atteindre vos objectifs, vous avez besoin de savoir…
…comment garder le momentum
Gardez toute votre équipe efficace avec ces simples astuces.
Astuce #1 : Donnez des délais réalisables
Avoir tout fini d’ici à vendredi ? C’est beaucoup demander. Alors, donnez des délais aux membres de l’équipe qui soient réalisables. En fait, il est encore meilleur de les impliquer dans la détermination des délais. S’ils s’engagent à compléter une tâche par une date spécifique, ils vont plus probablement l’atteindre que si vous leur avez donné une date.
Découpez les grandes tâches en tâches plus petites pour que chaque sous-partie ait sa propre date de fin. Ceci rendra aussi les délais plus réalisables et plus faciles de contrôler.
Astuce #2 : Suivez la progression
Vous pourrez voir dans quelle mesure que vous faites des progrès sur votre projet si vous contrôlez le statut de chaque tâche. Ce contrôle vous aidera aussi à voir si quoi que ce soit (ou quelqu’un) est en train de ralentir, vous permettant de leur parler de maintenir le momentum. Utilisez des informations en temps réel pour vérifier le progrès sur les tâches et vous assurer que tout avance.
Bien sûr, vous avez besoin d’un plan envers lequel mesurer le progrès, assurez-vous donc que vous avez toutes les tâches et des dates d’achèvement proposées annotées pour vous pour vérifier contre.
Astuce #3 : Partagez votre progrès avec d’autres
Il ne suffit pas que vous sachiez quels progrès sont réalisés. Pour que d’autres dans l’équipe sentent qu’ils atteignent leurs objectifs de projet, tout le monde devrait être mis au courant de la progression du projet. Ceci est facile de faire avec ProjectManager.com. Vous pouvez rapidement produire des rapports pour montrer la progression par rapport à l’échéancier et les partager avec l’équipe entière en seulement quelques clics.
La capacité de voir que le projet avance est un excellent motivateur et aidera l’équipe à continuer à aller de l’avant vers ces buts finaux.
Astuce #4 : Célébrez les succès
Ne faites pas attendre jusqu’à la fin du projet de célébrer les succès ! Trouvez quelques moments pendant le projet quand quelque chose a été réalisé qui vaut la peine d’être mentionné et célébrez ceci. Par exemple, la fin de la phase de test quand vous avez un produit qui est prêt pour la livraison, ou l’achèvement d’un gros morceau pendant la conception. Ce que vous célébrez n’a pas vraiment d’importance tant que c’est lié avec le projet d’une façon ou d’une autre et que vous pouvez utiliser cette opportunité pour démontrer quels progrès sont réalisés et ce qu’il reste à faire. Même de petites célébrations motivent les membres de l’équipe qui vous aideront à leur tour à piloter le projet vers sa réussite.
Astuce #5 : ne chargez pas trop la barque
Un projet massif peut intimider tout le monde sur l’équipe et vous pourriez constater que le travail ralentit parce que les gens se sentent écrasés. Divisez votre projet en phases plus petites et livrez-les un peu à la fois. Ceci peut aider à structurer le travail en composants réalisables et plus faciles à manager. Si c’est moins intimidant, l’équipe sera plus confiante de progresser.
Sur ce même sujet:
le momentum, facteur clé de réussite du projet
donner du rythme au projet
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PMI Pulse of the Profession 2014: Sponsors et Change Management sont à l’honneur !
PMI’s 2014 Pulse of the Profession®, le rapport annuel du PMI examine chaque année l’impact du management de projets, programmes et portefeuilles de projets.
Cette édition 2014 met en exergue le fait que pour rester compétitives, les organisations doivent placer un focus stratégique à la fois sur les personnes et sur les processus.
Lisez notamment les pages 12 et 13 dédiées au rôle prépondérant des sponsors "actifs" de projets et le processus de gestion des modifications.
Download the 2014 Pulse of the Profession
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les pointeurs utiles
23-24 Avril – Lausanne – Congrès du management de projet
Congrès du Management de Projet – 23 et 24 avril, Lausanne Tarif préférentiel pour les membres de PMI France : encore 10 jours pour économiser 248 euros !
Le Congrès du Management de Projet rassemblent celles et ceux qui œuvrent pour mener des projets à bon port. Près de 600 chefs de projet, cadres d’entreprise, membres d’une équipe de projet ou personnes intéressées par l’une des thématiques ont désormais pris l’habitude de se réunir chaque année à l’Université de Lausanne pour s’informer, se former et réseauter. Ils y trouvent des opportunités de développer leur savoir-faire, d’enrichir leurs pratiques et de monter de nouveaux projets.
Pour vous inscrire
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rdv - Europe Middle East & Africa
8 choses que les chefs de projet devraient faire chaque semaine !
8 Things Project Managers Should Do Every Week!
http://www.pmhut.com/8-things-project-managers-should-do-every-week par Susanne Madsen
Dans un article précédent nous avons discuté des 7 choses que les chefs de projet devraient faire chaque jour. Dans ce billet, nous regardons les activités que les chefs de projet devraient faire toutes les semaines.
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Rencontrez votre client
Image courtesy of photostock / FreeDigitalPhotos.net
Le client est l’élément le plus important de n’importe quel projet, gardez donc les vôtres proches de vous et parlez leur chaque semaine de leurs besoins, soucis et problèmes. Tenez-les au courant du statut du projet, des progrès et de tous risques, problèmes ou décisions sur lesquels vous avez besoin de leur avis. La communication en face à face est la meilleure, suivie par le téléphone. Ne comptez pas uniquement sur le courrier électronique et les rapports écrits.
Évaluez la progression du projet Passez du temps avec votre équipe chaque semaine à vérifier les progrès réalisés et mettre à jour le plan de projet. Si quelque chose n’est pas en bonne voie, discutez des causes racines et prenez une ou des actions correctives. Autorisez les personnes à prendre la pleine responsabilité de leurs attributions et à s’engager sur les estimations qu’elles fournissent.
Revoyez risques et problèmes
"Image courtesy of pakorn / FreeDigitalPhotos.net"
Exécutez une revue et une mise à jour des risques du projet et des problèmes à une heure précise chaque semaine. Ne le faites pas tout seul; impliquez toute l’équipe. Demandez-leur ce qui les inquiète et ce qui les freine. Demandez aussi aux gens à l’extérieur de l’équipe immédiate. Ils voient le projet dans une lumière différente et pourraient identifier des risques supplémentaires que vous n’aviez pas considérés.
Mettez à jour la métrique
Mettez à jour les indicateurs clés de performance du projet et la métrique de valeur acquise. Évaluez combien du périmètre du projet a été complété comparé à combien de temps et d’argent ont été consommés. Mettez aussi à jour les données financières du projet avec a) les dépenses réelles comparées au budgété et b) l’évaluation des dépenses à l’achèvement comparée au budget restant.
Diffusez un rapport d’avancement écrit
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Enregistrez les progrès et accomplissements du projet dans un rapport d’avancement d’une page et diffusez-le à toutes les parties prenantes clés. Ce rapport devrait contenir une brève vue d’ensemble des accomplissements et des succès, des jalons clés, les 5 plus forts risques et problèmes, des informations budgétaires et un statut de global (RAG Report – Red Amber Green). Pour le rendre plus attractif visuellement, incluez un échéancier et des histogrammes simples sur les KPIs.
Prenez une vue d’hélicoptère du projet
Bloquez du temps dans votre calendrier chaque semaine et prenez une vue d’ensemble du projet. Partez de votre bureau pour un endroit où vous pouvez penser de façon nouvelle et moins usuelle. Regardez les aspects qui ne fonctionnent pas de façon optimale et décidez ce que vous ferez d’eux. Évaluez les façons dont vous pouvez aider à améliorer la performance de votre équipe et à mieux respecter les besoins de votre client avec moins d’effort.
Conduisez chaque semaine des réunions 1 pour 1
Image courtesy of Ambro / FreeDigitalPhotos.net
Ayez ces réunions individuelles avec les membres clés de l’équipe chaque semaine, même si c’est pour 20 seulement minutes. Faites l’effort de ne pas discuter seulement des missions spécifiques sur lesquelles ils travaillent, mais aussi comment ils progressent, quelles sont leurs observations et ce qu’ils apprécient. Cherchez à comprendre de quelle manière vous pouvez mieux motiver chaque personne à contribuer et donnez-leur envie de prendre plus de responsabilités.
Présidez une réunion de travail de groupe
Chaque projet a besoin d’un rythme cardiaque et d’une réunion centrale où la progression est discutée et où des décisions clés sont prises, par exemple une réunion de groupe de travail régulière où les parties prenantes principales et les membres de l’équipe sont présents. Présidez une discussion autour des accomplissements, des risques et des problèmes, et des décisions se rapportant à la conception du produit et de la solution. Cherchez à faire une démonstration de la solution autant que cela est possible pendant ces réunions.
12 Mars – Québec – Portrait sommaire de la fonction projet au Québec
De 7:30 à 8:30
Communauté de pratique sur la gestion organisationnelle de projet : Le contexte économique pousse les organisations à innover constamment dans leurs produits, leurs opérations et leurs pratiques pour rester performantes alors qu’au moins 21% du PIB mondial est associé à des projets.
Confrontées à cette problématique complexe, les organisations se questionnent :
Comment assurer l’utilisation optimale des ressources pour un maximum de rendement?
Quelles sont les compétences et les pratiques qui assurent ce résultat?
Comment ancrer les projets dans l’organisation et maximiser leur rendement ?
S’appuyant sur les concepts fondamentaux de stratégie, de gouvernance, de structures et processus, cette recherche est la première à proposer une vision intégrée de l’ensemble de la gestion organisationnelle de projet. Par conséquent, les résultats qui en émergent permettent à la fois une vision d’ensemble de l’organisation et un regard détaillé sur les structures et processus en place et leurs mécanismes d’action.
Notre atelier reviendra rapidement sur les résultats de la phase qualitative pour présenter ensuite plus en détail les résultats des analyses du sondage. Si vous êtes intéressé à suivre en parallèle les résultats de votre organisation, vous pouvez recevoir les deux questionnaires en vous adressant à firstname.lastname@example.org pour des copies papier ou électronique. Si vos données nous parviennent au moins deux jours d’avance, vous recevrez votre rapport personnalisé au début de l’atelier.
Conférencière : Hélène Sicotte est titulaire d’un Doctorat (Ph.D.) en gestion des technologies et systèmes d’information du programme de doctorat conjoint des universités montréalaises. Elle est professeure des programmes d’études avancées en gestion de projet, lesquels sont accrédités par le PMI.
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5 Étapes pour mettre à jour plus rapidement votre statut de Projet
selon le blog de Projectmanager.com
Les mises à jour de statut de projet prennent beaucoup de temps à assembler et à préparer. Combien de temps sauveriez-vous si vous pouviez le réaliser plus rapidement ? Vous pouvez y parvenir sur votre projet avec ces 5 étapes…
L’utilisation de ces astuces vous aidera à obtenir des rapports d’état d’avancement de votre équipe beaucoup plus rapidement.
Étape 1 : définissez un échéancier
Faites en sorte qu’il soit très facile pour les membres de votre équipe projet de se souvenir de quand ils doivent vous fournir une mise à jour de statut en respectant jour et horaire. Avez-vous besoin d’une mise à jour chaque vendredi après-midi ? Un mercredi sur deux au matin ? Cela n’a pas d’importance du moment que c’est régulier et bien communiqué. Ceci permettra aux membres de l’équipe d’entrer dans une routine. Ils peuvent préparer leur mise à jour de statut à l’avance car ils savent quand il sera exigé.
Étape 2 : Utilisez des informations en temps réel
Cela demande plus longtemps aux membres de l’équipe de préparer leur mise à jour de statut s’ils n’ont pas accès aux informations en temps réel. Assurez-vous donc qu’ils peuvent utiliser des données en temps réel pour préparer leur mise à jour !
L’utilisation de logiciel comme ProjectManager.com qui peut capturer des informations de tâches en temps réel signifie qu’ils auront l’accès à tout ce dont ils ont besoin d’un claquement de doigt. Ils pourront assembler leurs mises à jour plus rapidement et donc vous les obtiendrez aussi plus rapidement.
Étape 3 : Fournissez des modèles
Si vous voulez que des membres de l’équipe vous informent sur certaines informations ou selon un certain format, rendez cela facile à faire pour eux en leur donnant un modèle à utiliser. Chaque semaine ils peuvent simplement éditer la dernière version de votre modèle et la mettre à jour avec les dernières avancées.
Vous obtiendrez toujours les données que vous voulez et ils n’auront pas à trop réfléchir à quoi vous envoyer! Cela vous sauvegardera aussi du temps à les relancer quand ils oublient d’inclure quelque chose de vraiment important, car ils auront ces têtes de chapitre dans le modèle pour les aider à se rappeler de quoi vous avez besoin.
Étape 4 : envoyez des rappels
Utilisez le management des tâches et les envois de rappel par courrier électronique en utilisant votre logiciel de management de projet pour demander aux membres de l’équipe de compléter leurs mises à jour de statut à l’heure. Vous pouvez configurer une tâche récurrente dans leur liste de choses à faire pour qu’ils n’aient jamais l’excuse d’avoir oublié !
Si vous pouvez automatiser l’envoi de ces courriers électroniques de rappel, faites-le aussi. Cela marche bien avec les membres de l’équipe qui voyagent beaucoup et pourraient avoir besoin d’un rappel par courrier électronique. Plus vous pouvez automatiser, plus facile ce sera pour vous et plus vous aurez de chances que votre équipe vous envoient leurs mises à jour de statut à temps.
Étape 5 : suivez, suivez, suivez
Ceci n’est pas la meilleure façon d’obtenir des mises à jour rapidement, mais ça peut marcher si vous devez faire entrer un membre spécifique de l’équipe dans une routine vertueuse ! Relancez pour les rapports que vous n’obtenez pas dans les temps agréés. Puis relancez-les de nouveau. Et de nouveau! Faire de vous-même une nuisance ne vous gagnera pas le prix du chef de projet le plus décontracté, mais vous obtiendrez ce que vous voulez au final et la prochaine fois, il y a bon espoir que le membre concerné de l’équipe y réfléchira à deux fois avant de laisser passer le délai d’envoi de sa mise à jour de statut.
Le management des tâches et les fonctionnalités de stockage de documents d’outils en ligne tels que ProjectManager.com vous permettent de facilement rationaliser le management des mises à jour de statut de votre équipe. Vous pouvez leur prévoir des tâches, configurer des rappels et partager des modèles.
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experience sharing
voici 7 choses que les chefs de projet devraient faire chaque jour
7 Things Project Managers Should Do Every Day
http://www.pmhut.com/7-things-project-managers-should-do-every-day par Susanne Madsen
En tant que chef de projet, vous êtes celui vers lequel d’autres se tournent pour les prises de décisions quotidiennes, la direction et la résolution de problèmes. Il est important que vous donniez le bon exemple et cherchiez à être à votre meilleur chaque jour.
Les 7 domaines ci-dessous peuvent vous aider à y parvenir :
Centrez-vous sur les besoins des clients
L’unique plus grand facteur de succès pour un projet est qu’il livre ce dont les clients ont vraiment besoin. Non seulement cela fait un client heureux, cela augmentera aussi radicalement votre succès de chef de projet. La partie délicate est que ces besoins clients ne sont pas nécessairement synonymes de ce que les clients disent qu’ils veulent. Les excellents chefs de projet se concentrent sur les besoins réels du client et cherchent à découvrir les raisons derrière ces besoins. Ils le font par le questionnement et en apprenant en permanence davantage sur le business du client.
Tenez vos promesses
Pour un chef de projet, il est absolument essentiel que ce que vous disiez et fassiez soit crédible et que vos clients et parties prenantes aient confiance en vous. Quand vous prenez une action ou vous engagez à tenir un délai, grand ou petit, délivrez toujours quand vous l’avez dit. Ceci est aussi vrai lorsqu’il s’agit de faire le suivi d’autres personnes pour les actions qu’elles mènent. Vous gagnerez une énorme quantité de respect en étant efficaces, ponctuels et fiables et il sera alors plus facile pour vous de planifier et exécuter le projet en rencontrant une résistance minimale. Donnez le bon exemple dans tout ce que vous faites.
Soyez proactif
La clé du succès de tout manager et leader est d’être proactif et concentrer systématiquement vos efforts et votre attention sur la solution à long terme plutôt qu’être réactif dans l’instant présent. Trop souvent nous sommes coincés sur des activités urgentes ou sans importance et remettons sur les grandes choses importantes telles que : la planification et le lancement du projet, l’écriture du cas d’affaires, l’étude du business de notre client ou allouer du temps à nouer des relations fortes avec nos clients et membres de l’équipe. Ne vous asseyez pas pour attendre que les choses se produisent. Prenez l’initiative de façon spontanée et naturelle.
Supportez votre équipe
Votre équipe est le plus grand atout du projet alors soignez la et permettez à chaque membre de l’équipe de se développer. Permettez de l’individualité des gens, jouez sur leurs forces et donnez-leur le support dont ils ont besoin pour réussir. Pour construire une super équipe, passez du temps en tête-à-tête avec les personnes chaque semaine. Demandez-leur ce que vous pouvez faire pour aider, ce qui les inquiètent et comment vous pouvez leur permettre de travailler plus efficacement. N’ayez jamais peur de poser des questions ni de donner un coup de main. Un de vos rôles les plus importants est d’éliminer les blocages pour que votre équipe puisse poursuivre son travail.
Déléguez
Si vous voulez ajouter une valeur maximale, vous devez apprendre à déléguer. Ceci vous aidera à créer de l’espace pour vous concentrer sur la vue d’ensemble et sur les aspects stratégiques du projet. Le suivi de feuilles de présence, la prise de notes et planifier le travail détaillé des sous-groupes sont des aspects importants d’un projet, mais il n’est pas nécessaire que vous les fassiez personnellement. Recrutez un administrateur de projet ou donnez une formation à vos membres expérimentés de l’équipe pour qu’ils prennent des rôles plus seniors. Non seulement vous développez leur jeu de compétences, vous vous libérez aussi pour approfondir les relations client, la communication, le développement de l’esprit d’équipe et la communication sur la vision.
Défiez le Statu Quo
Il ne suffit plus de se montrer au travail et délivrer un projet de la façon traditionnelle. La crise mondiale a signifié que tout est examiné et que les cadres cherchent constamment comment nous pouvons mieux faciliter le changement, de la façon la moins chère et la plus rapide. Vous devez tous les jours défier le statu quo et aider à identifier comment l’équipe peut travailler plus intelligemment, quelles nouvelles techniques vous pouvez employer, quels bénéfices supplémentaires vous pouvez délivrer et comment vos processus de projet peuvent être améliorés.
Restez calme sous la pression
Vous êtes le chef de projet et vous êtes sous une pression quotidienne de délivrer, prendre des décisions et résoudre les problèmes. Vous avez besoin de donner l’exemple en gérant votre état d’esprit et en restant calme quand la pression est forte. Maintenez une perspective équilibrée et pensez aux solutions plutôt que de faire des reproches ou prendre des décisions hâtives. Dans les situations de conflit, prenez le rôle d’un médiateur et exposez les deux faces de l’argument. Quoi que vous fassiez, faites-le bien; car la manière dont vous vous conduisez est le plus vous pourrez jamais attendre de votre équipe.
Et, pour les amoureux du chiffre 7, voici d’autres "7…" sur ce blog:
7 clés pour mobiliser les acteurs du projet par CSP Formation
les 7 obstacles à la diplomatie
résolution de problème en 7 étapes
7 avantages secrets de l’orateur qui utilise le « story-telling »
7 définitions de Big Data intéressantes à connaître
7 astuces simples pour interagir avec des personnes négatives
le "pacte de responsabilité" des chefs de projets serait-il une combinaison d’éthique et de RACI ?
Alors que l’on nous rebat les oreilles avec le "pacte de responsabilité" entre état et patrons, je pense que les chefs de projet comme d’autres professionnels ont depuis bien longtemps un pacte de responsabilité bien établi.
Et, il me semble pour les PMs avoir 2 composantes principales: Le "code de déontologie" et la matrice des Rôles et Responsabilités (RACI).
Image courtesy of PinkBlue / FreeDigitalPhotos.net
En effet, le code de déontologie et de conduite professionnel, celui que je connais bien vient du PMI (Learn more and read the Code), décrit les attentes que nous entretenons pour nous et nos collègues praticiens dans l’arène globale du management de projet. Il présente les idéaux auxquels nous aspirons ainsi que les comportements que nous nous devons d’adopter dans nos rôles de professionnels et de volontaires. Il propose même une Structure de Prise de Décision Éthique avec les étapes qui peuvent être utilisées pour guider un professionnel du management de projet confronté à un dilemme éthique au travers d’un processus de prise de décision.
Relisez: le Code de déontologie et de conduite professionnelle et la Structure de Prise de Décision Éthique du PMI
D’autre part, la Matrice d’Affectation des Responsabilités (Responsibity Assignment Matrix : RAM), aussi connue comme la grille RACI (Responsabilité-Autorité-Consulté-Informé), décrit les rôles divers des participants dans l’achèvement de tâches ou produits pour un projet ou une procédure. Elle est particulièrement utile pour clarifier les rôles et responsabilités dans les projets et processus transverses aux organisations.
L’une des manières de l’utiliser qui n’est pas décrite explicitement dans le PMBoK mais qui fonctionne bien pour moi consiste à partir des livrables des organisations en présence. Il est facile avec le RACI de réaliser un tableau partagé de « qui fait quoi ». En effet, les livrables sont très concrets, exacts et beaucoup plus précis que les descriptifs des rôles et responsabilités des organisations. Ceux-ci, pour être honnête, donnent souvent une image de ce que l’on voudrait qu’ils soient idéalement plutôt que la réalité. Pour chaque livrable, il est relativement aisé de tomber d’accord sur qui le produit, avec qui, en le communiquant à qui et qui en porte ultimement la responsabilité car le livrable est concret, palpable.
aussi connue comme la grille RACI (Responsabilité-Autorité-Consulté-Informé), décrit les rôles divers des participants dans l’achèvement de tâches ou produits pour un projet ou une procédure. Il est particulièrement utile pour clarifier les rôles et responsabilités dans les projets et processus transverses aux organisations.
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comment faire utiliser votre outil de management de projet par votre Équipe
How to Get Your Team to Use your Project Management Tool
http://www.easyprojects.net/blog/2014/01/24/get-team-use-project-management-tool/
Ça y est, vous vous êtes jetés à l’eau et avez investi dans un nouvel outil de management de projet. Félicitations! Malheureusement, aucun de votre personnel n’est enchanté par ce changement. Ils ont chacun leur propre système et s’y accrochent comme un bébé à son doudou ! Jusqu’à ce qu’ils embrassent le changement, votre onéreux outil de management d’équipe projet va juste être posé là, vide et inutile.
Chaque organisation va rencontrer d »e la résistance au changement, mais ce n’est pas une excuse pour vous pour laisser les choses en l’état et laisser un comportement de tête de mule de certains paralyser le business. Vous devez garder le contrôle et, si possible, les transformer en avocats du nouveau système.
Ci-dessous sont quelques trucs utiles pour y parvenir :
Formez
Une des raisons principales pour laquelle les gens n’aiment pas de nouveaux systèmes est la nécessaire courbe d’apprentissage. Il est intimidant d’apprendre un nouveau programme à partir de zéro. La mise en place de sessions de formation fréquentes avant la sortie officielle peut donner aux gens une chance de s’adapter. Adaptez contenu et programme de formation aux personnes à former : Moins une personne est technique, plus elle devra suivre de classes et vice versa. Si possible, faites les étudiants se former entre eux, cela fera aussi un bon exercice de développement de l’esprit d’équipe.
Donnez de la perspective à votre équipe
Parfois, cela aide de savoir Pourquoi vous faites quelque chose, au lieu de juste exécuter des ordres. Posez le contexte de la situation, expliquez les difficultés de l’ancien système et comment le nouveau améliorera des choses. Montrez-leur comment ils peuvent bénéficier des nouvelles fonctionnalités et comment elles amélioreront leur efficacité, augmenteront l’exactitude des rapports et diminueront leur stress. De même, montrez les conséquences de la saisie de données incorrectes ou d’une mauvaise utilisation. Faites savoir que l’efficacité de l’outil de management de projet dépend entièrement de comment ils choisissent de l’utiliser.
Faites respecter les procédures
Une fois que vous avez mis en place des procédures pour une utilisation appropriée de l’outil de management de projet, vous devez vous montrer impitoyable et les faire respecter. L’outil de management de projet est seulement aussi bon que les informations que vous y mettez et donc vous devez régulièrement vérifier l’intégrité de la base de données et rendre les utilisateurs individuellement responsables des entrées qu’ils font. Si quelqu’un fait systématiquement des fautes de frappe dans ses données ou utilise des raccourcis non autorisés, vous devez le réprimander et vous assurer qu’il change son comportement.
Éliminez les alternatives Quelques collaborateurs voudront retourner au confort de leur ancien système, que ce soit un vieux logiciel ou une autre méthode manuelle. Si vous le pouvez, vous devez éliminer ces options dès que le nouveau système est en ligne. Supprimez le précédent outil de management de projet de votre réseau (ou supprimez-en au moins l’accès) et découragez l’utilisation de l’ancien système.
Recrutez des alliés de l’intérieur
Si les membres de l’équipe résistent au changement parce qu’il est "imposé" par la direction, contournez le problème. Recrutez les collaborateurs les plus ouverts d’esprit et demandez-leur d’aider à convaincre les membres de leurs équipes. Les collaborateurs difficiles pourraient être plus réceptifs à leurs pairs.
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