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Vendredi 25 mai 2012
Inventaire réglementaire : le cas du musée des arts décoratifs de Bordeaux	Musée des Arts décoratifs de Bordeaux,
(C) Mairie de Bordeaux, photo Lysiane Gauthier
Caroline Fillon est chargée de l'inventaire informatisé des collections au musée des Arts décoratifs de Bordeaux. Polyvalente comme tous
les membres de l'équipe, elle consacre néanmoins depuis deux ans la plus grande partie de son activité à l'administration de la base de données recensant les œuvres du musée.
Elle nous fait partager cette expérience grâce cet entretien et souhaite que cela impulse des échanges entre professionnels.
Quand le musée des arts décoratifs de Bordeaux a t'il fait le choix du tout informatique ?
L'informatisation des collections a débuté en 2001 sous la houlette de mon prédécesseur. Le musée édite son registre d'inventaire à partir de sa base de données documentaire depuis 2004. Le
traditionnel registre d'inventaire manuscrit, un temps encore utilisé par l'équipe de conservation strictement avec les mêmes informations, a été totalement abandonné en 2005.
Comment cela se passe-t-il concrètement ?
Non doté d'un module spécifique dont l'acquisition serait à décider pour tous les musées de Bordeaux, le musée procède à cette édition en décembre de chaque année en sélectionnant rigoureusement
les notices d'acquisition et les notices de dépôt de l'année écoulée. Un profil d'impression "cahier d'inventaire" regroupe les rubriques réglementaires de chaque notice d'objet ; il est
spécifiquement utilisé à cette occasion. Le registre produit est imprimé sur du papier permanent et assemblé par une reliure cousue par l'atelier de reprographie de la ville.
Le registre n'excède guère une trentaine de pages et est paraphé par le conservateur. Une copie de sécurité est déposée au service d'archives.
Comment garantissez-vous la fiabilité de vos données réglementaires incluses dans votre base de gestion ?
Sans module verrouillant la saisie des notices au moment de la prise d'inventaire, la cohérence des informations relatives à l'inventaire est préservée grâce à la gestion fine des droits
d'écriture des différents professionnels du musée utilisant l'outil. L'informatisation de l'inventaire réglementaire s'inscrit dans un "grand élan de numérisation et de dématérialisation" à
l'échelle du musée. La base de données du musée est un outil de traçabilité et de travail en équipe. Cette dernière est composée de sept personnes intervenant en alternance sur l'outil. Nous
gagnons un temps précieux avec des recherches documentaires plus efficaces.
Comment décririez-vous votre rôle en tant que chargée de l'inventaire informatisé des collections ?
La coordination fait partie de mon r�