{"partition": "head_middle", "source_domain": "olivier-moch.over-blog.net", "digest": "sha1:2JOPYWZBWEWV5JKEO57NWESWKVPPGEM2", "path": "/lustre/fsn1/projects/rech/qgz/uzq54wg/processed_redpajama/base_processing/output/fr/2014-15/000_00049.parquet"}
Communication	L'auteur
Espace Etudiants
Les bases de la com'
Mon Livre
Par Olivier Moch	Jeudi 1 mars 2012
/Mars
L'événementiel ! Pourquoi ? Comment ?	L'événement est un outil de communication qui peut rapporter gros s'il est bien organisé et bien ciblé !
Dans la panoplie des
outils de communication, l'événementiel tient un place à part, c'est une organisation lourde, souvent chère, mais qui permet de travailler sur un public ciblé. Encore faut-il que cette
organisation soit optimale afin de générer un retour opportun. Il s'agit d'abord de définir ce qu'est l'événement. De façon académique, l'événement est un fait important, un fait marquant. De
façon plus détaillée, l'on dira qu'un événement est une action particulière déterminée dans le temps, dans l'espace et dans la durée, prévue et organisée intentionnellement pour un public cible
défini et avec un objectif déterminé. On n'improvise pas un événement, c'est une organisation maitrisée au maximum avec des moyens et des objectifs clairement définis et où la part laissée
au hasard doit être réduite au minimum. Les occasions de mettre en place un événement peuvent être nombreuses et variées sur une année (inaugurations, conférences, anniversaires, fête de
personnel,...), les budgets à y consacrer sont importants, il convient donc de soigneusement réfléchir aux organisations que l'on va entreprendre, de déterminer quel type d'événement conviendra
le mieux à l'occasion et quel public il faut cibler. Avant de se lancer dans l'organisation de l'événement, il est capital de cerner l'objectif au mieux; un événement peut avoir notamment pour
objectif : - d'informer;
- d'échanger des connaissances ou de partager des expériences;
- de créer des contacts avec des clients ou des partenaires potentiels;
- de favoriser le réseautage;
- de définir une politique ou une stratégie;
- de se positionner dans un secteur;
- d'améliorer une image;
- de recruter ou de former du personnel;
- de motiver ou de remercier le personnel;
- de favoriser un esprit d'équipe...
Il convient de ne pas confondre le motif et l'objectif d'un événement ! Le motif est l'occasion qui donne naissance à un événement, l'objectif est la raison pour
laquelle on organise un événement à cette occasion. Dans le cas, par exemple, d'une entreprise qui fête son 25è anniversaire : le motif sera l'anniversaire, l'objectif sera de
remercier le personnel qui fait tourner l'entreprise depuis 25 ans ou de faire savoir au grand public que l'entreprise est présente depuis 25 ans (gage de sérieux, de fidélité...). Parfois,
l'on s'apercevra que le meilleur moyen d'atteindre l'objectif fixé ne passe pas par l'événement, si c'est le cas il ne faut pas vouloir organiser cet événement. Dans l'exemple précité, si
l'objectif est d'informer le grand public des 25 ans de l'entreprise, une communication vers les médias ne sera-t-elle pas plus efficace qu'un événement lourd à mettre en place ? Lorsque le
ou les objectifs sont clairement posés, il faut encore définir avec précision le public à qui s'adresse l'événement (le grand public, un secteur professionnel précis, des clients, le personnel de
l'entreprise dans son entièreté, les cadres de l'entreprise, ...) mais aussi quelles sont les attentes du commanditaire de l'événement par rapport à ce public (l'amuser, le remercier, le mettre
en valeur, le séduire...), les attentes du public cible par rapport à l'événement (être mis en valeur, s'amuser...), l'intérêt de ce public à participer à l'événement (intérêt commercial,
réseautage, prestige, qualité du programme proposé...) ainsi que ce qui pourrait l'inciter à ne pas y participer (accessibilité difficile, agenda, qualité du programme proposé...).
Quand les objectifs sont fixés et le public ciblé, la partie organisationnelle peut débuter. La facilité recommande de sous-traiter l'organisation à une société
spécialisée dans l'événementiel qui prendra en charge la gestion de l'entièreté de l'événement. C'est une alternative efficace mais elle a un coût important ! L'autre alternative est d'organiser
l'événement avec les forces vives dont on dispose, c'est assurément plus fastidieux mais aussi moins onéreux. Si la possibilité existe de mettre en place un groupe de travail, cela
facilitera l'organisation. Ce groupe, une fois créé, s'articulera autour d'un coordinateur (ou chef de projet qui encadrera l'événement et qui sera l'interface avec la direction ou le
commanditaire), d'un créatif (qui amènera le concept et les idées pour le mettre en place), d'un organisateur (qui a l'expérience de l'événementiel), d'un spécialiste de contenu (qui agencera le
contenu du programme) et d'exécutants (qui peuvent être les personnes précitées) pour passer de la théorie à la pratique... Ces différentes tâches peuvent être assurées par un nombre limité de
personnes (ex. le coordinateur peut aussi être le spécialiste de contenu). Ce groupe de travail a pour mission de construire l'événement, de le livrer "clé sur porte". Il doit définir
- les intervenants : ceux qui prendront la parole, depuis le mot de bienvenue aux
différents exposés éventuels dans le cas de conférences ou de colloques;
- la date de l'événement : en fonction des agendas des intervenants mais aussi des réalités
du calendrier (périodes de vacances, pléthore d'organisations sur une période donnée, disponibilité de la salle...) voire aussi de l'agenda du public cible;
- le lieu de l'événement : selon l'accessibilité (pas une salle dans un coin perdu loin de
tout axe routier important), la capacité d'absorption (pas une salle de 100 places pour un public de 1000 personnes mais pas l'inverse non plus), la disposition de l'espace (si besoin d'ateliers,
de stands promotionnels, d'un espace pour le traiteur...), l'équipement (cuisines si besoin, parkings, matériel de projection...), la possibilité d'hébergement à proximité (dans le cas de
participants ou d'interven