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L'informatisation des collections du musée national de porcelaine à Limoges	Céline Paul, conservateur au musée national de la porcelaine Adrien Dubouché à Limoges, nous
fait part de l'expérience de son établissement en matière d'informatisation. Celle-ci s'inscrit dans le contexte du chantier des collections lié aux travaux de rénovation du musée.
Musée national de la porcelaine Adrien Dubouché à Limoges,
vue de la galerie des techniques, © RMN. Martine Beck-Coppola
"J'ai rejoint l'équipe du musée national Adrien Dubouché à Limoges en mars 2005. Mon choix était motivé par un intérêt profond pour les arts du feu ainsi que par le projet de rénovation du musée,
qui s'est avéré une porte d'entrée magistrale vers les collections.
L'informatisation des collections nous a été d'une grande aide pour mener de front l'inventaire, le récolement et le chantier des collections lié aux travaux de rénovation du musée, dont
l'inauguration est prévue en juin prochain.
La base de données du musée, portée sur un logiciel de gestion de collections, ne comportait au début des opérations qu'environ 700 notices. Elle en compte désormais plus de 16.000, couvrant
l'ensemble des collections de céramique et de verre du musée. Cette complétude a été atteinte grâce à la migration des données d'un tableur, constamment enrichies durant sept ans, vers le
logiciel de gestion.
Ce tableau bureautique initial était le résultat d'une saisie externalisée de nos fiches manuelles d'inventaire assurée par une société extérieure en 2005, financée par le ministère de la Culture. Cette
première saisie "brute" de l'ensemble des collections nous a doté de l'outil de travail - minimal mais indispensable - pour récoler et préparer le déménagement des œuvres : un socle informatisé
d'informations fiable et large sur les collections.
L'idéal aurait été de migrer les données du tableur vers l'outil de gestion des collections du musée avant même de commencer le chantier des collections, afin de bénéficier des fonctionnalités
adaptées, mais cela n'a pas pu s'organiser de cette façon. Pour des collègues confrontés à ce cas de figure, j'insisterais sur l'importance d'assurer la continuité du projet, de la saisie jusqu'à
la migration vers un logiciel de gestion, pour en tirer les plus grands bénéfices.
Trois ans de travail en réserves et des mouvements d'œuvres considérables nous attendaient. L'équipe dévolue au récolement et au chantier des collections était composée de deux conservatrices -
dont une assumant la direction de l'établissement - pour la vérification et l'intégration des données scientifiques dans le tableur, et de deux restauratrices, pour le constat d'état, les mesures
et la prise de vue des œuvres et des marques.
Nous avons donc travaillé en priorité sur le tableur, en ne perdant jamais de vue la future migration des informations. Ainsi, la structure et le contenu du tableau ont été subdivisés en autant
de colonnes que nécessaire pour correspondre aux rubriques "cibles" de la base de données du musée et répondre aux besoins de l'inventaire informatisé et du récolement. Pour ce faire, nous avons
associé en amont la société éditrice du logiciel de gestions de collections dont est doté notre établissement.
La capacité de nos serveurs informatiques a été augmentée afin d'assurer la sauvegarde du tableur et le stockage des photographies prises durant le chantier des collections (deux images minimum
pour chaque œuvre). La liaison des réserves du musée au réseau informatique nous a permis d'informatiser au maximum notre collecte d'informations devant les œuvres. Néanmoins, il était impossible
que les deux conservatrices enrichissent le tableur simultanément : il a fallu intégrer cette lourde contrainte dans l'organisation de notre temps de travail.
En 2005, la numérisation en mode image des registres d'inventaire anciens du musée avait également pu être réalisée. En plus des atouts classiques (consultation aisée et simultanée, préservation