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Des membres du personnel de l’administration de l’Assemblée nationale collaborent à la tenue des séances pour en assurer le bon déroulement.
Ce sont :
le secrétaire général
le secrétaires adjoints
le sergent d’armes
les pages.
Le secrétaire général est le plus haut fonctionnaire de l’Assemblée. Durant les travaux parlementaires, il agit à titre de premier conseiller du président de l’Assemblée en matière de procédure parlementaire, c’est-à-dire l’ensemble des règles relatives au déroulement des travaux parlementaires.
Dans la salle de l’Assemblée nationale, le secrétaire général occupe le siège au bout de la table des greffiers, juste devant le fauteuil du président et face à la masse.
Pour en savoir plus sur la table des greffiers, le fauteuil du président et la masse
Un rôle déterminé par la tradition parlementaire britannique
Le rôle du secrétaire général remonte très loin dans l’histoire parlementaire britannique. Comme un Parlement ne peut fonctionner sans enregistrer ses décisions, ses votes et ses résolutions, le secrétaire général tient le procès-verbal qui fixe ces éléments dans un cadre juridique.
Les importantes fonctions du secrétaire général sont évoquées par les motifs de papyrus sculptés sur les boiseries de la Chambre, qui rappellent le rôle des scribes dans l’Égypte ancienne.
La notion du temps est incontournable au Parlement. Autrefois, le greffier (nom donné à la fonction de secrétaire général) consultait l’horloge qui orne la salle de l’Assemblée nationale, face à son siège et à celui du président, pour pouvoir consigner l’heure dans les registres. Aujourd’hui, des écrans indiquent à tous le temps de parole alloué à chaque intervenant.
Secrétaires adjoints
Les secrétaires adjoints sont des membres du personnel de l’Assemblée qui agissent à titre de conseillers en procédure parlementaire auprès du président. Ils sont aussi au service de tous les députés.
Quand des questions particulières touchant la procédure sont soulevées, les secrétaires adjoints peuvent rappeler au président des décisions antérieures ou l’application d’une règle. La décision ultime sur la question soulevée appartient au président. Les décisions qu’il rend constituent la jurisprudence parlementaire.
Les secrétaires adjoints tiennent également un registre des interventions des députés et un registre de leur temps de parole durant les travaux de l’Assemblée.
On voit aussi les secrétaires adjoints à l’œuvre lors des votes par appel nominal. Ils doivent, de mémoire, nommer tour à tour chaque député et sa circonscription pour permettre l’enregistrement de son vote.
Les outils de travail du secrétaire général, des secrétaires adjoints et du président sont
la Loi sur l’Assemblée nationale;
le Règlement de l’Assemblée nationale et son édition annotée;
le Recueil de décisions concernant la procédure parlementaire à l’Assemblée et le Recueil de décisions concernant la procédure parlementaire en commission La procédure parlementaire du Québec la banque de données Samuel-Philips, constituée par le personnel de l’Assemblée et contenant près de 10 000 documents
les ouvrages des autres parlements de type britannique.
Dans la salle de l’Assemblée nationale, les secrétaires adjoints prennent place à la table des greffiers, de chaque côté du secrétaire général.
Sergent d’armes
Le sergent d’armes exerce des tâches reliées à la sécurité des députés et au décorum :
il s’assure que les députés puissent s’exprimer dans des conditions adéquates
il veille au respect de l’ordre sur le parquet et dans les gradins de la salle de l’Assemblée nationale
il est le porteur de la masse.
Un pupitre est réservé au sergent d’armes dans la salle de l’Assemblée nationale.
Les pages ont pour fonction de voir à l’aménagement de la salle de l’Assemblée nationale et des salles de commissions avant et après chaque séance. Ils répondent aux demandes de la présidence, des députés, de leurs attachés politiques ainsi que des secrétaires pendant les séances de l’Assemblée. Ils distribuent aussi aux députés les documents déposés et les projets de loi présentés tant à l’Assemblée qu’en commission.
Les pages donnent l’exemple quant au décorum à observer à l’Assemblée. Ils organisent et jouent un rôle dans le cérémonial quotidien d’entrée et de sortie entourant le président et les vice-présidents et, à certaines occasions, le lieutenant-gouverneur.	En Complément
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Date de dernière modification: 20 février 2013