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7. Exigences de la politique
7.1 Planification et stratégie reliées à la préservation
7.1.1 Une stratégie globale de préservation guidera les plans et les mesures qui reflètent la portée de la mission de préservation, cernera tous les domaines de résultats clés en favorisant le développement et la mise en oeuvre, et planifiera des ressources en conséquence. Toutes les autres fonctions des AN doivent également prendre acte de l'impact d'une composante inhérente de préservation dans leurs plans et leurs ressources.
7.1.2 Toute la planification relative à la préservation sera déterminée par la Direction de la préservation en consultation avec d'autres fonctions des AN. Par ailleurs, la Direction de la préservation participera à la planification relative à d'autres fonctions des AN, le cas échéant.
7.2 Acquisition, sélection et élimination
7.2.1 La mise en équilibre de la nature physique des documents et l'état dans lequel ils se trouvent avec l'aptitude des AN à les préserver et à en garantir l'accessibilité dans le présent et à long terme seront considérés comme critères dans la décision d'acquérir ou de garder des documents, surtout dans le cas des documents dépendant d'une technologie.
7.2.2 Lorsque les ressources internes sont considérées comme insuffisantes pour préserver les documents et en garantir l'accessibilité à long terme, les AN peuvent explorer des possibilités auprès des donateurs et des sources de documents, que ce soit pendant le processus d'acquisition ou plus tard, tel qu'un soutien financier, l'achèvement des travaux préliminaires par les producteurs des documents ou l'octroi par la source d'une reprographie à des fins d'accès.
7.2.3 Comme autre solution, les AN peuvent tenter d'influencer les producteurs de documents pour qu'ils intègrent des mesures de préservation dans leur milieu de travail, surtout pour les documents dépendant d'une technologie. Dans certains cas (par exemple, dans certains ministères), la préservation à long terme peut être déléguée aux producteurs de documents, tandis que les AN assurent des services de consultation et de contrôle.
7.2.4 Des méthodes permettant d'évaluer et de prévoir les exigences en matière de préservation seront mises au point pour les fonds actuels et les acquisitions prévues.
7.2.5 La nature matérielle de certains documents d'archives pourrait exiger leur élimination après une reproduction à des fins de conservation, sous réserve d'une approbation. Le processus visant à déterminer l'approbation doit d'abord établir la condition d'inaccessibilité permanente du document archivistique et démontrer les attributs, la longévité et la valeur archivistique de la reproduction.
7.2.6 Les documents dont l'élimination a été approuvée, ou d'autres documents, peuvent être choisis par la Direction de la préservation pour être utilisés dans des recherches appliquées ou dans la formation liée à l'approbation touchant le domaine archivistique approprié.
7.3 Gestion de la préservation des collections
7.3.1 La gestion de la préservation des collections, notamment la garde, se déroule suivant un ordre progressif, en procédant du général au particulier et de la préservation préventive (comme les évaluations de collections, des locaux et une manipulation convenables) jusqu'à des mesures de plus en plus rigoureuses (comme la reproduction, le traitement, la restauration et la migration des pièces). Les conseils et la formation sont considérés comme une utilisation des ressources à l'échelle globale.
7.3.2 Une stratégie de préservation est reconnue comme une gestion des risques relatifs à l'ensemble des fonds. Elle permet de définir des plans et des priorités qui établissent un équilibre entre les besoins de documents (déterminés lors de sondages) et les priorités ministérielles (relevées à la suite de consultations auprès de toutes les divisions qui utilisent ou ont accès aux documents d'archives). Cet équilibre est atteint en ayant recours à des critères de décision, comme le mode de propriété des documents et la disponibilité des ressources. Les priorités sont indiquées dans les plans touchant l'entretien, la reproduction, la migration et le traitement des fonds tout en tenant compte du temps qu'il faudrait pour mener une recherche appliquée.
7.3.3 Les AN appliqueront des normes internationales ou largement reconnues, là où elles existent, pour assurer la préservation et l'accessibilité des fonds dont elles ont la garde. Elles suivront des normes adéquates en matière de locaux et utiliseront des matériaux et de l'équipement testés pour l'entreposage des documents. Elles veilleront à ce que des normes et des lignes directrices adéquates soient établies pour toutes les mesures prises relativement aux documents (p. ex., la manipulation, la préparation, le transport, la sécurité, les prêts, les expositions, etc.).
7.3.4 La gestion de la préservation des copies (à savoir, l'entreposage, la manipulation et l'utilisation) sera orientée en fonction de l'utilisation à laquelle est destinée la copie. Les originaux, notamment pour les documents dépendant d'une technologie, peuvent avoir la même priorité que celle attribuée aux documents d'archives, puis un ordre décroissant de priorité peut être attribué aux autres types de copies, comme les copies de consultation prévues pour une utilisation libre et que l'on remplace au besoin.
7.3.5 L'information concernant les activités de préservation, comme les données sur la préservation préventive, la maintenance des fonds, la reproduction, les traitements, les inventaires, les prêts, les expositions, les mises en circulation et les demandes de service, sera conservée s'il y lieu et gérée comme un investissement et un bien de valeur.
7.4 Locaux, sécurité et conditions ambiantes
7.4.1 De toutes les mesures de préservation, la fourniture de locaux appropriés est sans doute la plus efficace et la moins coûteuse pour l'ensemble des fonds des AN. Les AN veilleront à assurer des locaux appropriés pour tous les fonds dont elles ont la garde, qu'ils soient entreposés, traités ou utilisés.
7.4.2 Comme toutes les mesures de préservation, la fourniture des locaux est une mesure active, et non passive, qui requiert une gestion quotidienne pour en maximiser l'efficacité. La fourniture de locaux appropriés consiste en des espaces dont les conditions ambiantes sont contrôlées et surveillées, une conteneurisation conforme aux normes archivistiques, des normes de sécurité, des méthodes de lutte contre les ravageurs, des mesures d'intervention en cas d'urgence et de désastre et des protocoles de vérification de la propreté.
7.4.3 Les AN reconnaissent que la répartition de leurs fonds dans différents locaux, soit le Centre de préservation de Gatineau et les emplacements d'Ottawa et de Renfrew, donne lieu à de longs et fréquents transports qui constituent un risque pour les documents d'archives que l'on doit évaluer. Cette répartition a également une incidence sur l'organisation du travail ministériel, la disponibilité des ressources et l'accès aux documents. Les plans et les procédures de travail de tous les secteurs opérationnels doivent tenir compte des risques que ce transport représente et mettre en oeuvre des mesures pour les réduire et en atténuer les effets ch