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Lignes directrices pour la gestion des courriels
2. Les institutions doivent recueillir et conserver tous les courriels relatifs à leurs activités organisationnelles
Conformément à la Politique sur la gestion de l'information, les institutions sont tenues de recueillir, créer, recevoir et conserver tous les courriels relatifs à leurs activités organisationnelles, notamment les courriels contenant des informations constitutives de la mémoire institutionnelle et des données servant à prendre une décision ou à entreprendre une action visant à :
soutenir la prestation de services, l'élaboration de politiques judicieuses et la prise de décisions éclairée, et répondre aux exigences organisationnelles, juridiques et de reddition de comptes;
assurer la pertinence, la fiabilité et l'exhaustivité de l'information;
optimiser le partage et la réutilisation de l'information conformément aux obligations découlant des lois et des politiques;
documenter les décisions et les processus décisionnels pour rendre compte des activités du gouvernement, reconstituer l'évolution des politiques et des programmes, assurer la continuité du gouvernement et de son processus décisionnel, et permettre une vérification et un examen indépendants;
réduire le fardeau des réponses aux demandes d'accès à l'information et aux demandes de preuves légales en évitant la collecte inutile de renseignements.
La gestion de tous ces documents soulève des questions fondamentales, notamment, combien d'exemplaires d'un document devrait-on conserver. Plus il y a d'exemplaires d'un même document, plus il y a d'endroits où ils peuvent se trouver, et plus il est difficile de les gérer. Afin de faciliter l'étape suivante du cycle de vie des documents (l'organisation), il est très important de conserver les métadonnées, c'est-à-dire les informations relatives aux courriels. Ces métadonnées peuvent comprendre le nom de l'expéditeur et le nom des destinataires, la date d'envoi du courriel, sa date de réception, l'objet du message et plusieurs autres informations pouvant servir à classer et à repérer le courriel ultérieurement.
Résultats attendus
Toutes les institutions du gouvernement fédéral auront obtenu les résultats suivants :
Tous les utilisateurs du courriel vont créer, expédier, recevoir, réacheminer et stocker leurs courriels conformément aux présentes Lignes directrices pour la gestion des courriels, et à toutes les recommandations applicables.
Les employés sauront quels messages conserver ou éliminer, et se chargeront de gérer leurs propres boîtes aux lettres et leurs propres dossiers sur une base régulière.
Un seul exemplaire d'un courriel sera conservé, dans un dépôt autorisé, où il aura le statut de « copie officielle ».
Les pièces jointes seront stockées avec le message ou, sinon, seront liées au message de manière fiable.
Les métadonnées associées aux courriels seront conservées.
2.1. Créer, expédier et stocker les courriels de manière structurée Tout message contenant de l'information utilisée dans (ou considérée dans, ou concernant) une transaction effectuée, une décision prise ou une action entreprise dans le cadre des activités organisationnelles d'une institution gouvernementale doit être conservé.
Le diagramme suivant illustre le processus recommandé pour créer, expédier et stocker les courriels au gouvernement du Canada.