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Administration des droits à l'information et à la protection des renseignements personnels
Archivé — Rapport annuel de 2008–2009 concernant la Loi sur l'accès à l'information
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Tél. : 613-948-1554
Téléc. : 613-947-7155
Adresse courriel : email@example.com
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No de catalogue Iul-4/1-2009
Préface et objet
Vue d'ensemble de l'organisation
Mandat d'Industrie Canada
Contexte et environnement
Structure du Ministère
Faits saillants 2008–09
Défis et Interventions
Politiques, procédures et pratiques touchant l'AIPRP
Niveaux de complexité des demandes Obligation de prêter assistance
Utilisation de cédéroms
Frais
Pratiques non officielles
Information accessible au public, site Web et points d'information
Site Web de l'AIPRP
Salles de consultations
Article 67.1 — Entrave au droit d'accès
Accès à l'information — tendances et statistiques
Tendances importantes
Rapport statistique — Interprétation et explication
I. Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
II. Disposition à l'égard des demandes traitées
III. Exceptions invoquées
IV. Exclusions citées
V. et VI. Délais de traitement et prorogations
VII. Traductions
VIII. Méthode de communication
IX. Frais
X. Coûts
Plaintes, enquêtes et appels
Modifications découlant de questions soulevées par de hauts fonctionnaires du Parlement
Commissariat à l'information du Canada Bureau du vérificateur général du Canada
Annexe I — Rapport statistique concernant la Loi sur l'accès à l'information
Annexe II — Structure organisationnelle de l'ADIPRP
Annexe III — Délégation de pouvoirs
La Loi sur l'accès à l'information (Lois révisées du Canada, Chapitre A–1, 1985) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.
L'article 2 de la Loi sur l'accès à l'information accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un droit d'accès élargi aux documents de l'administration fédérale, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.
L'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information stipule qu'à la fin de chaque exercice financier, chaque responsable d'une institution fédérale doit faire préparer pour présentation au Parlement le rapport d'application de ces lois dans son institution au cours de l'exercice.
Ce rapport annuel décrit la manière dont Industrie Canada s'est acquitté de ses responsabilités au cours de la vingt-sixième année d'application de la Loi sur l'accès à l'information.
Industrie Canada a pour mandat d'aider les Canadiens à être plus productifs et concurrentiels dans l'économie du savoir et d'améliorer ainsi le niveau et la qualité de vie dans le pays. Par ses politiques, programmes et services, le Ministère stimule l'essor d'une économie dynamique et novatrice pour:
procurer aux Canadiens des emplois plus nombreux et mieux rémunérés; favoriser la croissance des entreprises grâce à l'amélioration soutenue de la performance sur le plan de la productivité et de l'innovation;
donner aux consommateurs, aux entreprises et aux investisseurs l'assurance que le marché est équitable, efficace et concurrentiel;
assurer aux Canadiens un avenir économique, environnemental et social plus durable.
Industrie Canada s'efforce d'aider les Canadiens à contribuer à l'économie du savoir et à améliorer la performance du pays sur le plan de la productivité et de l'innovation grâce à ses trois objectifs stratégiques :
un marché équitable, efficace et concurrentiel une économie innovatrice
une industrie concurrentielle et des collectivités durables
Afin de stimuler la croissance et de créer des emplois de qualité qui sont bien rémunérés, le gouvernement du Canada s'est, entre autres, fixé comme grande priorité de bâtir une économie du XXIe siècle. Industrie Canada continuera d'appuyer cette priorité par ses objectifs stratégiques. Par exemple, des structures de marché solides contribuent à créer un climat d'affaires propice à l'innovation, à l'investissement et à l'entrepreneuriat. Encourager l'innovation scientifique et technologique revient à s'assurer que des découvertes et des percées se produisent au Canada et que leurs retombées socioéconomiques contribuent à améliorer le niveau et la qualité de vie des Canadiens.
Favoriser le développement économique dans les collectivités stimule une économie du savoir novatrice en permettant d'améliorer les compétences, d'approfondir les idées et de saisir les débouchés dans tout le pays. Collectivement, les objectifs stratégiques du Ministère appuient la croissance de l'emploi, du revenu, de la productivité et du développement durable au Canada. Contexte et environnement Le mandat d'Industrie Canada est vaste de par sa nature, et comprend une responsabilité concernant environ 50 lois différentes et plus de 80 programmes et initiatives touchant tous les paliers de gouvernement et de multiples intervenants des domaines professionnels. Le Ministère intervient dans une large gamme de dossiers liés à l'industrie et à la technologie, au commerce, à la science, à la consommation, aux sociétés par actions et aux valeurs mobilières, à la concurrence et aux restrictions au commerce, aux poids et mesures, à la faillite et à l'insolvabilité, aux brevets et au droit d'auteur, à l'investissement, à la petite entreprise et au tourisme.
En plus de son administration centrale et d'autres bureaux dans la région de la capitale nationale, le Ministère dispose de cinq bureaux régionaux (Pacifique, Prairies et Nord, Ontario, Québec et Atlantique) situés respectivement à Vancouver, Edmonton, Toronto, Montréal et St. John's. La présence régionale du Ministère comprend également l'Initiative fédérale de développement économique pour le Nord de l'Ontario, dix bureaux auxiliaires et de nombreux bureaux de district. Les réseaux régionaux d'employés (par exemple, le Bureau de la concurrence Canada, Mesures Canada, le Bureau du surintendant des faillites Canada et la Gestion du spectre et des télécommunications) permettent au Ministère d'offrir des services distincts à des clients situés partout au Canada.
De plus, afin d'atteindre ses objectifs stratégiques, Industrie Canada s'associe à d'autres ministères pour offrir divers programmes et services aux entreprises et aux consommateurs.
Dans son budget de 2009, le gouvernement a annoncé le lancement de plusieurs nouveaux programmes et initiatives. Plusieurs de ceux-ci furent attribués à Industrie Canada en vue de leur mise en œuvre et de leur gestion, à savoir, le Programme d'infrastructure du savoir, le Programme des manifestations touristiques de renom, le programme Infrastructure de loisirs du Canada, ainsi que le Programme de développement du Sud de l'Ontario et le Programme de développement de l'Est de l'Ontario. Par conséquent, le Ministère s'est réorienté afin de mieux faire face à ses responsabilités accrues et de mieux tenir compte des priorités du gouvernement. Pour de plus amples renseignements, visitez les sites Industrie Canada, Entreprises Canada et Passerelle d'information pour le consommateur canadien.
En 2008–09, de par son mandat, Industrie Canada a joué et continue de jouer un rôle important dans la mise en place et l'orientation du programme d'action en matière d'économie du gouvernement du Canada, plus particulièrement en raison du ralentissement économique actuel au Canada et ailleurs dans le monde. Cela a engendré un intérêt marqué du public pour les activités du Ministère.
Structure du Ministère Industrie Canada compte environ 5 800 employés partout au Canada et se divise en plusieurs secteurs ayant chacun des responsabilités distinctes en vue d'atteindre ses objectifs prioritaires. Chaque secteur est responsable de trouver et d'extraire les documents en réponse à des demandes d'accès officielles reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP). Toutefois, l'Administration des droits à l'information et à la protection des renseignements personnels (ADIPRP) est légalement responsable de la mise en place et de la gestion du programme et des services en matière d'AIPRP pour Industrie Canada, y compris les décisions touchant la divulgation ou la non-divulgation de renseignements en vertu des dispositions législatives. La relation étroite entre la gestion efficace des renseignements et la conformité aux dispositions des lois en matière d'AIPRP a entraîné la décision en 2007 que l'ADIPRP serait mieux placée au sein de la Direction générale de la gestion de l'information (DGGI) du Secteur des services axés sur le marché et les petites entreprises (SAMPE). L'un des plus gros secteurs, le SAMPE compte un peu plus de 20 p. 100 des employés du Ministère. Sa mission est de favoriser la confiance du monde des affaires et des consommateurs vis-à-vis des marchés, ainsi que la compétitivité des entreprises en faisant la promotion de lois, de politiques, de programmes et de services qui sont à l'écoute des besoins et en les administrant.
Direction générale de la gestion de l'information La DGGI exerce une responsabilité à plusieurs égards en ce qui a trait à la gestion de l'information (GI), puisqu'elle répond aux besoins de plusieurs clients. Les services de la DGGI orientent et soutiennent une gestion fonctionnelle et efficace de l'information au sein de l'organisme, qu'il s'agisse de planification, d'élaboration de systèmes, d'élimination ou de conservation à long terme. Plus particulièrement, la Direction générale offre une supervision ministérielle et des services d'exécution liés à la tenue de dossiers, à l'accès public à l'information ministérielle, à l'accès ministériel aux renseignements de nature commerciale et aux orientations stratégiques touchant à des aspects des méthodes de gestion et de l'obligation de rendre compte. Par conséquent, les gestionnaires de programmes sont plus en mesure de respecter leurs obligations en vertu de la Politique sur la gestion de l'information du gouvernement, de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi fédérale sur la responsabilité, et le Ministère peut respecter les droits de propriété intellectuelle des éditeurs commerciaux. L'élaboration et la mise en place du programme de GI constituent une priorité essentielle pour Industrie Canada.
Administration du droit à l'information et de la protection des renseignements personnels
L'ADIPRP est responsable de la mise en place et de la gestion des programmes et services relevant de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour Industrie Canada. L'ADIPRP dispose d'une équipe de 15 employés comprenant un directeur, trois gestionnaires, neuf conseillers et deux employés de soutien, qui tous se consacrent au traitement des demandes de communication et de renseignements personnels, de même qu'à des fonctions connexes.
L'ADIPRP prend des décisions quant à la suite donnée aux demandes de communication; favorise une connaissance de la législation afin de s'assurer de la réceptivité ministérielle aux obligations imposées par la loi; assure un suivi et offre ses conseils concernant la conformité ministérielle aux lois, règlements, procédures et politiques; et agit à titre de porte-parole pour le Ministère lors des démarches auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, du Commissaire à l'information, du Commissaire à la protection de la vie privée, ainsi qu'auprès d'autres ministères et organismes du gouvernement. Il income également à l'ADIPRP de réaliser des consultations auprès d'autres ministères fédéraux en rapport avec les questions touchant l'accès aux renseignements et la protection de la vie privée. Délégation de pouvoirs
En 2008–2009, l'ordonnance de délégation de pouvoirs en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) a été examinée et approuvée par le nouveau ministre. Les pleins pouvoirs ont été délégués au sous-ministre adjoint du SAMPE, au directeur général de la DGGI, ainsi qu'au directeur et aux gestionnaires de l'ADIPRP. Le directeur et les gestionnaires de l'ADIPRP sont tous pleinement responsables de la conduite des activités quotidiennes relatives (se reporter à l'Annexe III).
Le directeur de l'ADIPRP est chargé d'élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures efficaces visant à assurer la conformité du Ministère aux exigences de ces lois. L'administration de celles-ci au sein d'Industrie Canada se fait également au niveau des directions générales et des bureaux régionaux. Chaque secteur organisationnel possède un agent de liaison (qui relève d'un sous-ministre adjoint, d'un directeur exécutif régional, etc.) chargé à la fois de coordonner les activités et de fournir des conseils concernant les procédures administratives ayant trait à ces lois. L'ADIPRP, qui est située à Ottawa, répond à toutes les demandes officielles présentées en vertu des lois applicables. Faits saillants 2008 — 2009
1. Ressources humaines Comme de nombreux bureaux d'AIPRP, l'ADIPRP a continué de faire face à des difficultés de recrutement, de perfectionnement et de rétention de personnel en 2008–2009. Des 15 postes de l'ADIPRP, seulement 12 étaient dotés pendant la majorité de la période considérée. Les 12 postes dotés comprenaient le directeur, un gestionnaire (PM–06), troix conseillers principaux (PM–05), un conseiller de niveau PM–04 et quatre postes de niveau PM–03, de même que deux postes d'employés de soutien. Plusieurs des employés étaient pour la plus grande partie du temps en perfectionnement en raison d'une promotion, d'une affectation intérimaire ou du fait qu'ils étaient nouvellement arrivés. Durant une partie de la période considérée, un expert-conseil a été embauché pour aider à traiter la charge de travail. Pour faire face aux défis constants en matière de recrutement et de maintien en poste, l'ADIPRP a mis en place un programme de perfectionnement professionnel ayant trait à l'AIPRP (PPP–AIPRP) et a également réalisé un examen et une restructuration de l'unité, afin de mieux satisfaire les demandes croissantes provenant du monde des affaires et d'accroître ses services de conseil en matière de politiques et de diffusion.
Réorganisation
En 2008–2009, l'ADIPRP a fait faire un examen indépendant de sa structure et de ses ressources actuelles. La nouvelle structure a été approuvée en janvier 2009. Le but de la réorganisation était de faire en sorte que le niveau adéquat de ressources soit déterminé en vue de mieux respecter les obligations légales de l'ADIPRP, tout en permettant un accroissement des possibilités de perfectionnement professionnel, ce qui constituerait un attrait pour les employés et les nouvelles recrues, et contribuerait au maintien en poste. La nouvelle structure est formée de trois unités : deux d'entre elles sont fonctionnelles et gèrent les activités courantes en traitant les demandes officielles reçues en vertu de la législation; l'autre est responsable des services en matière de politiques et de diffusion (conseil et formation auprès des fonctionnaires du Ministère).
Ces derniers mois, l'ADIPRP a concentré son attention sur la mise en place de la nouvelle structure, telle que décrite à l'Annexe II, et elle poursuivra cette démarche au cours du prochain exercice financier.
Programme de perfectionnement professionnel — AIPRP
Le programme de perfectionnement professionnel — AIPRP (PPP–AIPRP) d'Industrie Canada est en vigueur depuis 2005, avec pour objectif de perfectionner les employés des niveaux PM–01 à PM–04 dans le cadre de la fonction AIPRP. Le but du programme est de fournir un outil permettant de recruter, former et maintenir en poste de nouvelles ressources humaines intéressées à se bâtir une carrière dans le domaine de l'AIPRP. Le programme permet d'acquérir des connaissances sur la législation, les politiques et les directives en rapport avec l'AIPRP, de même que d'autres compétences de base telles que le raisonnement analytique, la prise de décision et le leadership, des compétences désormais nécessaires. Les participants acquièrent graduellement de nouvelles compétences en vue de satisfaire des besoins tant réglementaires qu'institutionnels, tout en maintenant et en améliorant leurs compétences existantes pour satisfaire les besoins opérationnels. Au terme du programme, les participants sont devenus des spécialistes compétents et autonomes de l'AIPRP (niveau PM–04 ou son équivalent).
En 2009, deux employés de l'ADIPRP ont atteint le niveau PM–04. Un nouveau candidat a passé avec succès l'examen d'admission et a été admis à suivre le programme, ce qui donne un total de cinq participants. Le programme a permis de faciliter le recrutement et le maintien en poste d'employés. Il a également contribué à réduire le nombre de longues procédures et actions de dotation, et s'est révélé avoir une influence positive sur le maintien en poste. 2. Volume de travail En 2008–2009, le Ministère a reçu 660 nouvelles demandes d'accès, qui se sont ajoutées aux 118 cas non réglés datant des années précédentes, pour une charge de travail totale de 778 cas. De plus, le Ministère a reçu 135 demandes de consultation, en provenance de plus de 32 autres ministères ou agences du gouvernement.
Le nombre de demandes d'accès reçues a presque doublé par rapport à l'exercice précédent (660 comparativement à 342), alors que l'étendue, la complexité et le volume des documents saisis ont également continué d'augmenter. En tout, le Ministère a finalisé 653 demandes (526 demandes d'accès et 127 consultations) comparativement à 431 pour l'exercice précédent. Le volume des documents demandés a aussi augmenté de façon significative, atteignant plus de 689 000 pages, comparativement à 183 000 pages en 2007 — 2008.
Parmi les 12 employés de l'ADIPRP, sept conseillers étaient responsables du traitement des 653 demandes finalisées. Chaque conseiller a traité 93 cas, en moyenne, pour un total de plus de 75 000 pages. Chez Industrie Canada, les demandes de traitement comprennent habituellement la recherche, l'évaluation et l'examen de documents, des consultations avec les parties concernées, des négociations avec les demandeurs, les tiers consultés et les fonctionnaires du Ministère, ainsi que les autres tâches administratives requises aux fins de suivis, de contrôle et de documentation des décisions.
En plus de répondre aux demandes officielles, l'ADIPRP fournit aussi des conseils et des directives continus aux employés du Ministère, à l'égard de l'interprétation et de l'application des aspects de la Loi sur l'accès à l'information reliés aux initiatives et au développement des politiques du Ministère. En 2008 — 2009, un conseiller principal était responsable de cette fonction, qui comprenait également des sessions de formation et de sensibilisation à la grandeur du Ministère. Le Ministère a mis sur pied plusieurs initiatives afin de contribuer à gérer le volume croissant de travail requis pour faire face à ses obligations en matière d'AIPRP. Gestion des documents de dossier
L'ADIPRP poursuivra ses efforts de promotion de solutions GI/TI qui offriront une meilleure gestion des documents hors de ses propres bureaux, puisqu'une extraction et un traitement des documents de manière opportune, complète et exacte constituent le fondement de la législation en matière d'AIPRP. L'ADIPRP, pour sa part, poursuit ses efforts en vue d'améliorer ses processus de gestion des dossiers et a acheté un nouveau système électronique de gestion d'AIPRP qui sera mis en place au cours de la prochaine année financière. Ce nouvel outil améliorera le contrôle et le suivi, et permettra de gérer les obligations croissantes de rendre compte, donnant ainsi à l'ADIPRP les moyens de gérer plus efficacement sa charge de travail quotidienne.
Partenariats de travail Au cours des années précédentes, dans le but d'atténuer les risques et ultimement de réduire la charge de travail, l'ADIPRP a établi plusieurs partenariats de travail avec des secteurs fonctionnels administratifs de base, tels que le Bureau de l'informatique (BI), le Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA), la Direction générale des ressources humaines (DGRH), la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE), les Services intégrés des documents ministériels (SIDM) et le Bureau du secrétaire général et du Portefeuille (BSGP). Voici certaines des activités dans le cadre de ces partenariats :
Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE)
En 2006, un partenariat d'affaires a été conclu avec la DGVE, aux termes duquel l'ADIPRP doit réviser les esquisses finales de vérification ainsi que les rapports d'évaluation, incluant les avis de la direction, avant qu'ils ne soient affichés sur le site Web du Ministère. En 2008 — 2009, l'ADIPRP a effectué la révision de 19 rapports.
Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA)
La politique de sécurité récemment modifiée fait référence à la législation en matière d'AIPRP — à ce titre, l'ADIPRP maintient une relation de travail officieuse avec les Services de sécurité dans le cadre de laquelle elle examine les politiques et directives ministérielles et offre des conseils.
L'ADIPRP fournit également des données au SFCA relativement à l'item 12 (gestion de l'information) du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). L'AIPRP concentre ses efforts tout particulièrement autour des rapports annuels et de l'Info Source.
Bureau du secrétaire général et du Portefeuille (BSGP)
L'ADIPRP révise et approuve les réponses finales aux questions et motions parlementaires en vue de la production d'articles. En 2008 — 2009, l'ADIPRP a révisé 20 questions parlementaires.
Services intégrés des documents ministériels (SIDM) L'ADIPRP poursuit son étroite collaboration avec le SIDM à plusieurs égards, notamment en offrant des directives et des conseils en matière de conservation et d'élimination, de même que de propriété et de contrôle de documents, en vue de se conformer aux exigences légales et d'imputabilité.
Activités de sensibilisation et de formation
Une sensibilisation accrue et une connaissance des obligations en matière d'AIPRP des fonctionnaires du Ministère améliorent la conformité aux obligations légales, les délais de traitement et la qualité des interventions.
En 2008–2009, l'ADIPRP a préparé et donné 25 séances de formation sur l'AIPRP (dont 6 destinées aux fonctionnaires régionaux), et a rejoint plus de 500 employés. C'est là une augmentation de 92 p. 100 par rapport à l'année précédente. Sur demande, des séances peuvent être personnalisées afin de s'adapter aux besoins d'un groupe en particulier. En plus de ces séances, un site sur l'intranet est utilisé pour sensibiliser les employés et diffuser de l'information à leur intention. Politiques, procédures et pratiques commerciales touchant l'AIPRP Industrie Canada s'assure que les politiques du Conseil du Trésor sont mises en place, soit par le biais de politiques ministérielles internes, soit par des directives et des orientations. L'ADIPRP a également mis en place et documenté diverses pratiques commerciales qui accroissent le rendement et l'efficacité de la gestion des programmes et services en matière d'AIPRP. Voici quelques faits saillants :
Niveaux de complexité des demandes En 2008 — 2009, de façon à mieux comprendre et à mieux gérer leur charge de travail, et aussi pour mieux répondre aux exigences en matière de rapports, l'ADIPRP a établi un système de classification des niveaux de complexité des demandes reçues et traitées chez Industrie Canada. À cet égard, l'ADIPRP a effectué un survol des autres juridictions, pour se rendre compte qu'un certain nombre de provinces utilisaient également des descriptions similaires pour qualifier le niveau de complexité des demandes reçues, et ce, conformément à leurs législations respectives.
L'ADIPRP a donc établi une classification des niveaux de complexité, soit faible (1), modérée (2) et élevée (3), tel que décrit ci-dessous :
Niveau 1 (faible)
Niveau 2 (modérée)
Niveau 3 (élevée)
Moins de 100 pages
Divulgation complète ou prélèvements mineurs Intérêt restreint à l'égard du dossier, s'il y en a (nombre limité de consultations ou aucune)
L'application des exceptions est minime, s'il y en a, est constante
Divulgation de renseignements déjà en circulation Divulgation non officielle
Plus grand nombre de pages
Implique plus d'un secteur du Ministère Divulgation partielle ou exemption complète due au nombre limité d'exceptions avec les arguments appropriés
Nombre raisonnable de consultations avec d'autres ministères ou agences du gouvernement et tierces parties
Faire le suivi et le contrôle d'un nombre significatif d'activités administratives, telles que consultations, mises à jour, suivis, etc.
Très grand nombre de pages
Les renseignements sont interreliés
Implique un ou plusieurs secteurs du Ministère
Un grand nombre d'entités sont impliquées
La divulgation est influencée par d'autres autorités légales ou obligations (c.-à-d. : autres gouvernements, autres lois, tierces parties, etc.)
Peut nécessiter un avis légal, à l'égard d'opinions ou de commentaires
Le sujet traité peut être très en vue et très délicat
La nature du sujet traité peut faire en sorte que la haute direction doive en connaître les résultats
Peut nécessiter de multiples consultations avec les autres agences/ministères gouvernementaux, tierces parties et à d'autres paliers de gouvernement Diversité des exceptions invoquées, avec un mélange d'exemptions obligatoires et discrétionnaires
Contrats d'aide temporaire
Liste d'employés occasionnels ou pour une période déterminée
Liste de contrats
Dossiers de télécommunications
Dossiers de faillites
Contrats et produits livrables
Réforme du droit d'auteur
Demandes liées à la Loi sur la concurrence En 2008 — 2009, l'ADIPRP a établi que, des 526 cas finalisés, 56 p. 100 se classaient dans une catégorie de complexité de niveau 1, principalement à cause d'une augmentation signification de la rediffusion de renseignements, 40 p. 100 étaient de niveau 2 et 4 p. 100, de niveau 3. En moyenne, la plus grande partie des demandes traitées par Industrie Canada ne dépassait pas le niveau de complexité 2. Obligation de prêter assistance Au fil des ans, l'ADIPRP a mis en œuvre et a établi diverses approches visant à améliorer les réponses et le soutien offerts aux demandeurs. En 2008 — 2009, l'ADIPRP a commencé à documenter ses pratiques établies à l'égard du soutien aux demandeurs, en vertu de son obligation de satisfaire à la nouvelle disposition de la LAI, l'obligation de prêter assistance (paragraphe 4(2.1)). Les pratiques comprennent les règles suivantes : L'identité du demandeur n'est pas prise en considération au cours du traitement d'une demande, et n'est pas révélée aux fonctionnaires du Ministère, à moins qu'elle ne soit nécessaire afin de retrouver des renseignements ou si le demandeur accorde son consentement.
Une communication régulière est établie avec le demandeur, afin de clarifier et de mieux cibler sa demande, de le tenir au courant des développements et de lui expliquer le processus de la LAI ainsi que les droits inhérents à la Loi.
Des réponses exactes, complètes et en temps opportun sont fournies en toute bonne foi; des solutions de rechange peuvent être suggérées, par exemple à l'égard de renseignements déjà publiés ou accessibles au public et, s'il y a lieu, des références vers d'autres organismes impliqués.
Les rapports sont fournis dans le format demandé. Depuis 2001, l'ADIPRP fournit gratuitement au demandeur la documentation traitée sous forme de cédérom et en format PDF. Des extraits de données sont parfois publiés en format Excel, Lotus ou ASCII et, si le document contient moins de 50 pages, une copie papier peut également être fournie.
D'autres pratiques ont trait à la facilitation de discussions ou de rencontres avec les agents officiels de programmes, et lorsque cela est possible, à la transmission de réponses provisoires ainsi qu'à la limitation des frais facturés au demandeur.
Cette initiative a allégé le fardeau de la paperasserie, a éliminé les frais de reproduction et les visites effectuées sur place par les demandeurs, et a amélioré les délais et l'efficacité de la gestion du programme et des services d'AIPRP. Le Ministère ne réclame aucun frais pour les cédéroms.
La Loi sur l'accès à l'information permet l'annulation des frais lorsqu'il y va de l'intérêt public. Le Ministère annule systématiquement les frais de moins de 25 $, conformément à la politique et aux lignes directrices du Conseil du Trésor. Pratiques non officielles
Conformément au principe voulant que la Loi vise à compléter et non à remplacer les pratiques actuelles en matière d'accès à l'information gouvernementale, des demandes non officielles peuvent être adressées directement aux directions générales du Ministère. L'ADIPRP dirige régulièrement les demandeurs vers les secteurs pertinents.
Le Ministère est vaste et diversifié et il administre un ensemble de lois qui prévoient légalement un accès public à de l'information. Industrie Canada exploite un site Web exhaustif et offre aussi un certain nombre de points d'information auxquels le public peut présenter ses demandes directement et obtenir de l'information de façon informelle, dont les suivants :
ic.gc.ca (anciennement Strategis)
Entreprises Canada
Passerelle d'information pour le consommateur canadien
Office de la propriété intellectuelle du Canada
Corporations Canada
Bureau du surintendant des faillites
Site Web de l'AIPRP L'ADIPRP a aussi mis en place son propre site internet, qui contient des renseignements généraux, des points de contact et des liens vers d'autres ministères et organismes clés, y compris vers les bureaux de l'AIPRP des membres du portefeuille de l'Industrie.
L'ADIPRP doit communiquer au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) les mises à jour des fonds de renseignements du Ministère, et cela dans un délai permettant de les inclure dans les publications d'Info Source. On peut consulter les publications d'Info Source dans une bibliothèque publique ou universitaire ou sur le site Web suivant : Publications d'Info Source.
Salles de consultation
Il existe une salle de consultation dans l'aire réservée au public à l'administration centrale d'Industrie Canada et dans tous les bureaux régionaux. Les manuels en usage au Ministère sont mis à la disposition du public sur demande ou peuvent être fournis en format électronique.
Article 67.1 — Entrave au droit d'accès Une politique interne et des directives concernant l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information ont été mis en œuvre en collaboration avec les services de sécurité interne.
Protection des renseignements personnels — tendances et statistiques
Auparavant, les demandes d'accès à l'information reçues au Ministère provenaient dans une proportion d'environ 60 p. 100 d'entreprises et d'organisations (par exemple, de partis politiques et d'associations). Cette année, semblablement à l'année 2007–2008, les médias étaient à l'origine de 29 p. 100 des demandes reçues et il demeure le deuxième type d'utilisateur le plus fréquent après les entreprises (36 p. 100 des demandes). Une autre tendance de cette année est la croissance accrue de 15 p. 100 des demandes reçues du secteur universitaire en comparaison à 10 p. 100 dans la période 2007 — 2008.
L'ADIPRP s'est maintenue au cours des dernières années en toute conformité grâce à la coopération du Ministère. Pour la période visée, le Ministère a atteint un niveau de conformité de 91 p. 100 et a répondu à 526 demandes, cela équivalant au traitement de 530 000 pages au total.
En 2008 — 2009, le volume des demandes a augmenté de 93 p. 100 avec 660 nouvelles demandes reçues contre 342 l'année précédente. Autre aspect important, le volume de dossiers totalisant 689 845 pages comparativement à 183 367 en 2007 — 2008. En conséquence, la taille moyenne d'un dossier dépasse 1 045 pages, comparativement aux 536 pages en moyenne de l'année précédente. Cette augmentation est due à la croissance de l'intérêt public à l'égard des lois sur les droits d'auteur, les prix des hydrocarbures, les différents examens en matières d'investissements et la concurrence.
Des 526 demandes d'accès traitées et terminées au cours de la période visée, 30 p. 100 étaient des demandes informelles (159 contre 18 l'annnée dernière). Cette augmentation est grandement attribuable à l'intérêt accru du public à l'égard des prix des hydrocarbures ainsi que de nombreuses demandes de rapport d'inspection des distributeurs d'essence produits par Mesures Canada.
L'Annexe I présente un rapport statistique sommaire des demandes de renseignements personnels traitées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et reçues entre le 1er avril 2008 et le 31 mars 2009. Voici diverses explications et interprétations concernant les renseignements contenus dans ce rapport.
Des 778 demandes examinées pendant la période à l'étude, 118 avaient été reportées de l'exercice précédent, 660 étaient nouvelles et 252 ont été reportées à la nouvelle année financière. Un total de 526 demandes ont été traitées en entier et plus de 530 000 pages ont été examinées.
Voici la ventilation par type d'utilisateur :
Secteur commercial (demandeurs professionnels inclus)
36 p. 100
Secteur universitaire
Organismes (partis politiques inclus)
9 p. 100
Des 778 demandes actives, 526 (68 p. 100) ont été traitées en entier durant l'exercice 2008–2009, visé par le rapport, de sorte qu'il en restait 252 (32 p.100) à traiter au 31 mars 2009. Les demandes traitées en entier se répartissent comme suit :
Communication totale — Dans le cas de 83 des 526 demandes traitées en entier, les requérants ont obtenu un accès complet aux documents pertinents.
Communication partielle — Dans 158 cas, les requérants ont obtenu un accès partiel aux documents.
Aucune communication (exclusion) — Six demandes visaient de l'information qui ne pouvait être communiquée parce que l'ensemble des renseignements faisait l'objet d'une exclusion en vertu de la Loi.
Aucune communication (exception) — Dans dix cas, l'information ne pouvait être communiquée parce que l'ensemble des renseignements visés faisait l'objet d'une exception en vertu de la Loi.
Transfert — Des 526 demandes traitées, 11 portaient sur des documents qui ne relevaient pas du Ministère. Après étude préliminaire, elles ont été transférées à l'institution fédérale compétente, conformément à la Loi.
Traitement impossible — Après étude préliminaire, le Ministère n'a pu donner suite à 76 demandes. Dans la plupart des cas, aucune réponse n'a été donnée en raison de l'absence de documents.
Note : Au total, 16 p. 100 des cas n'ont pu être transférés ou ne pouvaient être traités. Cependant, chaque cas exige tout de même du travail, qu'il s'agisse de recherches, de tâches administratives, de négociations avec les requérants ou les représentants d'autres ministères et de consultations auprès de fonctionnaires, afin de pouvoir se prononcer sur les suites à donner.
Abandon de la demande — Sur l'ensemble des demandes traitées, 23 demandes ont été abandonnées par le requérant. Il peut y avoir abandon à n'importe quelle étape du traitement d'une demande.
Traitement non officiel — Dans 159 cas, l'information demandée pouvait être communiquée par voie non officielle, sans qu'il faille recourir à la procédure prévue par la Loi.
Comme on peut le voir à l'Annexe I, le Ministère a invoqué des exceptions en vertu des articles 13, 14, 15, 16, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24 et 26 de la Loi sur l'accès à l'information. Il faut noter que si cinq motifs d'exception ont été utilisés à l'égard d'une demande, chacun figure comme une exception conformément à l'article pertinent, ce qui donne un total de cinq exceptions. Si la même exception est invoquée plusieurs fois pour une même demande, elle n'est déclarée qu'une seule fois.
Selon le type d'information géré par le Ministère, les statistiques confirment que malgré que l'ADIPRP a invoqué toutes les dispositions d'exonération applicables de la Loi, les artices 15, 19, 20, et 21 demeurent les plus fréquemment utilisés. IV. Exclusions citées
La Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas aux documents publiés, aux documents mis en vente pour le public et aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine, conformément aux articles 68 et 69 de la Loi respectivement. Comme dans le cas des exceptions, l'Annexe I indique les catégories d'exclusions invoquées pour refuser l'accès.
Parmi les 526 demandes traitées en entier, le Ministère a pu répondre à 374 (17 p. 100) d'entre elles dans les 30 jours suivant leur réception, mais il a fallu une prorogation de délai en vertu de la Loi dans quelque 29 p. 100 des cas traités en entier pour autoriser des consultations externes avec des tiers et d'autres ministères et organismes du gouvernement, avec les délais d'exécution suivants : 7 p. 100 en 31 à 60 jours, 11 p. 100 en 61 à 120 jours, et 11 p. 100 en plus de 121 jours.
Le traitement de ces demandes n'a nécessité aucune traduction.
Dans 241 cas, les documents ont été présentés et les requérants ont reçu copie, sur papier ou sur cédérom, des documents qu'ils avaient demandés. Il est aussi important de souligner que depuis le début de l'utilisation des cédéroms, en 2002, aucune demande de consultation sur place n'a été déposée. IX. Frais
La Loi sur l'accès à l'information autorise la perception de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes officielles faites en vertu de cette loi. Outre des frais de 5 $ payables à chaque demande, il peut y avoir des frais de recherche, de traitement et de reproduction. Le barème de ces frais figure dans le Règlement sur l'accès à l'information. Aucune somme n'est exigée pour l'examen des dossiers, les frais indirects et les envois. De plus, conformément à l'article 11 de la Loi, aucuns frais ne sont perçus pour les cinq premières heures consacrées à chercher un document ou à en préparer toute partie aux fins de communication. La Loi sur l'accès à l'information permet l'annulation des frais lorsqu'il y va de l'intérêt public.
Les frais perçus au cours de la période à l'étude s'élèvent à 3 255 $, près de la moitiée de la somme recueillie en 2007 — 2008. Cette baisse reflète l'importante croissance des communications informelles sans frais (c.-à-d. les rediffusions) effectuées par le Ministère Le montant des frais qui ont ainsi fait l'objet de dispenses totalisait 2 909 $ en 2008 — 2009. Les frais totaux perçus durant cet exercice représentent moins de 0,3 p. 100 de la totalité des frais administratifs de 1 287 979 $ du Ministère.
Les coûts salariaux découlant des activités ayant trait à la Loi sur l'accès à l'information sont estimés à 1 115 622 $ pour 2008 — 2009. Les autres coûts sont estimés à 172 357 $, ce qui porte le total à 1 287 979 $. Les ressources employées (incluant l'ADIPRP et les gestionnaires du Ministère) nécessaires aux fins de ces activités sont estimées à 15 employés à temps plein. Plaintes, enquêtes et appels
Le Ministère a reçu un total de 89 plaintes au cours de la période visée, comparativement à 16 l'année précédente, ce qui représente une augmentation de 456 p. 100.
Même si les requérants ont le droit de se plaindre à tout moment, l'importante hausse de plaintes est sûrement attribuable à la responsabilité et à la transparence accrues du Ministère, à l'examen scrupuleux du public, à l'augmentation de la charge de travail, aux changements apportés au processus de recherche et aux enjeux liés aux ressources. Après examen des types de plaintes déposées, 76 p. 100 relèvent des prorogations de délai et des prélèvements. À la suite de recherches, 32 plaintes ont été traitées par le Commissariat à l'information du Canada, dont 3 sont résolues, 14 abandonnées et 15 étaient mal fondées. À la fin de la période visée, 57 plaintes au total faisaient toujours l'objet d'une enquête.
Tableau 1 : Types de plaintes
Type de plainte
Reçues
1 résolue
Prorogation
13 abandonnées
15 mal fondées
2 résolues
1 abandonnée
Frais facturés
Refus généraux (c.-à-d. d'autres documents pourraient exister ou que les documents n'ont pas été fournis)
Deux appels ont été interjetés devant la Cour fédérale durant la période visée. Un appel a été rejeté par la Cour et le deuxième est toujours en suspens. Modifications découlant de questions soulevées par de hauts fonctionnaires du Parlement
Commissariat à l'information du Canada
En plus des renseignements statistiques concernant les plaintes, il y a eu une mention d'Industrie Canada dans le rapport annuel de 2008 — 2009 du Commissaire à l'information publié en juin dernier. Le Commissaire à l'information a signalé l'approche innovatrice d'Industrie Canada dans l'obtention du consentement d'un requérant afin de permettre que la demande demeure en suspens quelques jours supplémentaies, reportant ainsi l'échéance légale. Même si le Commissaire ne s'était pas opposé à l'entente entre IC et le requérant, il n'a pas appuyé la prorogation de l'échéance, bien que le requérant ait accepté la nouvelle date.
Il n'y a rien à signaler à cette rubrique pour la période considérée.
Annexe I — Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information (2008–2009)
Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information (2008–2009)
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