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La gestion de documents de la Snecma décolle avec Alfresco
Mise en place par Sollan, la solution Alfresco permet d’optimiser la gestion des 40 à 50 000 documents traités par la maintenance des moteurs d’avions civils et militaires
Motoriste aéronautique et spatial de premier rang et société du groupe international de haute technologie Safran, Snecma conçoit, développe, produit et commercialise, seul ou en coopération, des moteurs pour avions civils et militaires, lanceurs spatiaux et satellites.
La division MRO (Maintenance, Repair and Overhaul), qui assure la maintenance complète de moteurs d’avions civils et militaires, doit faire face à la gestion de plusieurs dizaines de milliers de documents, utilisés par les opérateurs en ateliers.
En effet, pour chaque opération de maintenance, un ou plusieurs documents sont associés, et nécessitent un traitement et un classement particuliers. Autre problématique, pour maintenir et réparer chaque moteur, la Snecma ne dispose que de quelques semaines : un délai très court qui nécessite une optimisation maximale des outils de gestion associés à ces missions.
Le projet @érodoc : optimiser la gestion de 40 à 50 000 documents de travail utilisés en atelier
En 2007, la division MRO lance donc le projet @érodoc, avec pour objectif de disposer d’un outil optimisé de gestion des documents de travail utilisés par les opérateurs en ateliers, interfacé avec le système ERP.
La société Sollan, société de services spécialisée dans l’informatique documentaire et partenaire Gold d’Alfresco est choisie pour mettre en œuvre le projet, et recommande une solution Alfresco. Sa facilité de mise en œuvre, sa souplesse d’utilisation et la grande évolutivité de sa solution technique ont été déterminants.
« L’enjeu de la mise en place d’une solution de gestion des données prend toute sa dimension lorsque l’on sait que 40 à 50 000 documents sont utilisés par les opérateurs et qu’en moyenne chaque document « subit » deux à trois mises à jour chaque année. La solution de gestion des données d’Alfresco que nous avons installée permet de gérer ce volume important en toute sérénité », précise Bruno Barret, PDG de Sollan.
Maîtrise, fiabilité des données techniques et conformité des prestations
L’opérateur en atelier en charge de la réparation des pièces ou de la maintenance des moteurs passe une douchette sur le document accompagnant le matériel et accède en temps réel à la documentation technique. Cette documentation contient du texte, des schémas, des photos. Outre le descriptif technique de la pièce, ces documents de travail intègrent des données dites « balisées ». Ce sont des données qui précisent par exemple le type d’outillage, le numéro de la machine à utiliser ….
A tout moment, l’opérateur peut saisir des commentaires ou des remarques dans un document de travail. Via la messagerie, ces informations sont transmises instantanément aux techniciens « méthodes » en charge de la mise à jour des documentations.
Le système a été conçu pour garantir le principe d’unicité des données, il est donc possible de créer des liens entre les documents pour éviter la duplication d’informations.
Un workflow pour optimiser la traçabilité de chaque document
Concernant la validation des documents de travail, un système de workflow a été mis en place permettant une traçabilité complète du processus. Ainsi, le nom du rédacteur et la date de mise à disposition du document sont connus. Les signatures des personnes en charge des validations et approbations sont enregistrées et accessibles.
« Un travail très important a été effectué sur l’ergonomie du système. L’opérateur d’atelier devait disposer non seulement d’un outil performant mais également simple et souple d’utilisation », tient à souligner l’équipe projet de la division MRO.
A titre d’exemple, lorsqu’une documentation technique d’une pièce a été mise à jour, le système permet à l’opérateur de visualiser les modifications qui ont été apportées entre la version 1 et la version 2 du document. Il peut ainsi être particulièrement vigilant sur les points qui ont évolué.
Le système a été déployé sur les sites situés en France. Il est utilisé par 60 préparateurs « méthodes » et 600 à 700 opérateurs en ateliers qui ont reçu une formation appropriée. Progressivement le système sera déployé sur l’ensemble des sites Snecma MRO.
À propos d’Alfresco Software
Alfresco (www.alfresco.com) est une plateforme ouverte de gestion de contenu social. Elle associe l’innovation de l’Open Source à la stabilité d’une authentique plateforme d’entreprise, à un dixième du coût des systèmes propriétaires. La plateforme de contenu Alfresco fait appel à une architecture souple pour déployer des logiciels de gestion documentaire, de gestion de contenu web, de gestion des archives et de collaboration, auprès de clients et partenaires présents dans 40 pays. Basée à Londres, Alfresco a été fondée en 2005 par une équipe d’experts en gestion de contenu, dont John Newton, cofondateur de Documentum, et John Powell, ex-COO de Business Objects.