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Paris, le 29 juin 2020.Chères et chers doctorantes et doctorants, Vous avez été récemment destinataires d’un message de votre École Doctorale vous informant que vous recevrez prochainement un questionnaire portant sur la prolongation des contrats doctoraux. Ce questionnaire doit permettre la mise en œuvre de l’engagement ministériel de la prolongation des contrats doctoraux à l’échelle de l’université, tout en prenant en compte de la diversité des parcours. Il a été élaboré dans une double finalité : d’une part, recenser les potentiels candidats à un prolongement du contrat doctoral ; d’autre part, évaluer l’impact de la crise sanitaire sur l’ensemble des doctorants.Or, à la Faculté des Lettres, les doctorantes et doctorants bénéficiant d’un financement dédié au travail de thèse sont très minoritaires. Quelle que soit votre situation, que vous soyez financé ou non, quel que soit votre type de contrat, le Collectif Doctoral vous encourage à remplir ce questionnaire.En effet, même si vous ne pouvez pas prétendre à un prolongement de votre financement par contrat doctoral, ce questionnaire sera utilisé par votre École Doctorale pour prendre en considération les conséquences de la crise sanitaire sur vos recherches, et pourra faciliter vos éventuelles demandes de prolongation de la durée de votre thèse.Pour vous aider à remplir ce questionnaire, nous vous proposons un guide qui prend en compte la diversité des situations.Un questionnaire dynamiqueLe questionnaire se présente sous une forme dynamique : en fonction de vos réponses précédentes, de nouvelles questions apparaissent et disparaissent suivant une arborescence qui a été relue par les membres du Collectif Doctoral.Vous êtes donc invités à vous montrer vigilants sur les réponses que vous apportez, en particulier pour la demande de prolongation du contrat doctoral, car il s’agit de la première étape pour constituer le dossier officiel. Le questionnaire distingue soigneusement la demande de réinscription administrative de la thématique du financement :Si vous ne disposez pas de financement spécifique pour votre doctorat mais que vous estimez avoir souffert de la crise sanitaire dans vos recherches, vous êtes invités à indiquer que vous souhaitez une prolongation de votre inscription en thèse. C’est ainsi que l’École doctorale prendra en considération votre demande pour vous l’accorder plus facilement, et pourra mesurer l’impact de la crise sur l’ensemble des doctorants.De même, certaines Écoles doctorales ont transmis l’information selon laquelle les doctorantes et doctorants contractuels en fin de troisième année qui ont obtenu un contrat d’ATER pour la rentrée prochaine ne pourraient pas bénéficier de cette prolongation du contrat doctoral. En conséquence, celles et ceux qui se trouvent dans cette situation sont invités à indiquer qu’ils sollicitent une prolongation de leur inscription en doctorat, et non de leur contrat doctoral.Une procédure dématérialiséeAfin que la demande de prolongation du contrat soit complète, plusieurs documents sont nécessaires : une demande de la part du doctorant via le questionnaire ; un avis rédigé du directeur de thèse ; et un second avis du directeur d’unité. Posur rassembler ces documents, la perspective retenue a été la suivante : à aucun moment, la doctorante ou le doctorant ne doit télécharger et demander les signatures lui-même, l’ensemble de la procédure est gérée de manière dématérialisée par l’Institut de Formation Doctorale (IFD).Comment se déroule la procédure dans sa totalité ? Concrètement : L’ensemble des Écoles Doctorales ont transféré leurs listes de doctorantes et doctorants inscrits auprès de l’IFD ; Ce dernier génère en retour des courriels et liens individuels afin que chaque doctorant puisse répondre au questionnaire ; En fonction de la demande ou non de prolongation du contrat, l’IFD contacte le directeur de thèse en transmettant les réponses du doctorant·e et en lui demandant un avis ; Puis, l’IFD contacte le directeur de l’unité en transmettant les réponses du doctorant et l’avis du directeur de thèse ; Enfin, chaque École Doctorale arbitre l’ensemble des dossiers qui seront transmis au ministère.Il faut noter que si l’établissement portera un regard sur l’ensemble des demandes, l’arbitrage réside véritablement à l’échelle de l’École Doctorale.  Les élues et élus doctorants dans les Conseils des Écoles Doctorales ont donc un rôle primordial à jouer dans cette dernière étape. De part leurs connaissances disciplinaires et leur mandat électif, ils sont à même d’être des interlocutrices et interlocuteurs privilégiés pour simplifier les démarches, accompagner les doctorants, mais aussi porter un regard sur la procédure en cours. Tous cas litigieux devra impliquer des représentants élus des doctorants.Le cas des doctorants agrégésLe cas minoritaire des doctorantes et doctorants détenteurs du concours de l’agrégation est à souligner. Si le cas classique pour la Faculté des Lettres est de demander une prolongation de trois ou quatre mois, il est possible de considérer que cette prolongation n’est pas adaptée aux contraintes administratives qui pèsent sur les doctorants contractuels titulaires du second degré. La demande de disponibilité dure en effet une année entière (et non quelques mois) et elle est de plus en plus difficile à obtenir : si l’année dernière, l’académie de Versailles les refusait de manière systématique, il semblerait que ce soit cette année celle de Créteil qui pose difficulté.Dans l’encart correspondant, le Collectif Doctoral vous invite donc à motiver votre demande de prolongation d’un an en faisant état de cette situation administrative complexe. Vous pouvez par exemple partir de l’énoncé suivant et l’adapter selon votre situation :Même si le retard pris dans mes travaux n’est que de trois mois, je demande une prolongation de mon contrat doctoral d’un an afin de pouvoir disposer d’une disponibilité de mon académie couvrant l’ensemble de l’année scolaire.Toute information notée dans cet encart sera examiné par l’Ecole Doctorale, il est donc essentiel de ne pas l’oublier.Concernant la date butoire, elle est fixée à la mi-juillet pour que les Écoles Doctorales étudient les dossiers des doctorantes et doctorants en troisième année. Vous êtes donc toutes et tous invités à remplir le questionnaire dès sa réception.En cas de difficulté, le Collectif Doctoral peut être contacté à l’adresse suivante : collectifdoctoral@gmail.com. Nous nous tenons à votre disposition !Télécharger le guide au format PDF.Le Collectif Doctoral de Sorbonne Université